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Analyse Support de notes Version 1 Juin 2001 Avertissement Ce support n est ni un manuel d utilisation (pour cela consultez la documentation jointe à votre logiciel ou micro), ni un outil d auto-formation. Ce support est un complément à vos notes personnelles. L auteur vous consent toute reproduction et utilisation pour un usage privé. L auteur remercie ses collègues d avoir collaboré à la production de cette ressource. Vous pouvez consulter cette ressource sur les sites : http://perso.wanadoo.fr/laurent.duprat/ http://www.e-wsc.com Page 2 sur 16 Laurent DUPRAT

Version 1 Juin 2001 Support de notes Analyse Table des matières Introduction... 4 Dictionnaire de données... 4 Modèle conceptuel de données... 6 1. Entités et Associations...6 2. Clé primaire...7 3. Cardinalités...8 Modèle physique de données... 9 La CNIL... 11 Laurent DUPRAT Page 3 sur 16

Analyse Support de notes Version 1 Juin 2001 Introduction La création d une base de données est comparable à la construction d une maison. Avant de commencer les travaux, il est indispensable de faire des plans pour savoir comment construire. Les modifications sont possibles mais toujours délicates. Sur Access il est indispensable de faire les plans d une base de données pour savoir où placer les informations. Car les modifications ultérieures sont difficiles et peuvent entraîner la perte définitive des données saisies. Nous allons apprendre à concevoir sur papier une base de données relationnelle et à manipuler les concepts et le vocabulaire spécifique à ce type de structuration des données. Dictionnaire de données Cette première étape consiste à faire la liste exhaustive des données élémentaires (champs) à entrer dans la base de données pour informatiser la solution. Puis à indiquer pour chaque champ le type de données (texte, numérique, logique, date, etc.) et la taille du champ en nombre de caractères. Un dictionnaire de données vierge vous est donné en page 16. Important : Les données calculées par l ordinateur (données élaborées) n apparaissent pas en principe dans le dictionnaire des données car elles sont obtenues par un calcul réalisé à partir des données élémentaires. Page 4 sur 16 Laurent DUPRAT

Version 1 Juin 2001 Support de notes Analyse Remarques : Access autorise les types de champs suivants : Texte - enregistre jusqu à 256 caractères de texte, Numérique - enregistre les chiffres, Monétaire - enregistre des nombres et attribue un format avec séparateurs de milliers, 2 décimales et symbole monétaire, Date / Heure - enregistre des dates ou heures, Compteur (NuméroAuto) - est augmenté de 1 à chaque enregistrement, Logique (Oui/Non) - prend un état oui-non ou 0-1, Mémo - enregistre des textes dont la longueur est inférieure ou égale à 64 000 caractères, OLE - enregistre les données par copier-coller (image et son) Sur Access, il n est pas nécessaire de définir la taille des champs : Date / Heure, Monétaire, Numérique, Compteur (NuméroAuto), ou OLE. Exemple : Nous voulons nous constituer un annuaire téléphonique de nos clients avec Access. A l heure actuelle, chaque nouveau client est noté sur une fiche (voir ci-dessous) qui est ensuite rangée avec les autres suivant un ordre alphabétique sur le nom et le prénom. FICHE CLIENT Titre : Nom : Prénom : Rue : CP : Ville : Téléphone : A partir de cette fiche, nous allons noter dans le dictionnaire de données tous les champs que nous voulons stocker dans la base de données. Dictionnaire des données Base de données : Annuaire Date de création : Rubriques - Champs Type Taille Description - Règles de calcul 1 Titre Texte 12 Madame, Mademoiselle, Monsieur 2 Nom Texte 30 3 Prénom Texte 20 4 Rue Texte 50 5 Code Postal Texte 5 6 Ville Texte 20 7 Téléphone Texte 10 Laurent DUPRAT Page 5 sur 16

Analyse Support de notes Version 1 Juin 2001 Modèle conceptuel de données Le modèle conceptuel de données (M.C.D.) permet de représenter et d organiser de façon schématique dans des entités et associations les informations nécessaires à l informatisation de notre projet. 1. Entités et Associations Annuaire Tous les champs du dictionnaire peuvent être regroupés dans une entité. Une entité regroupe toutes les informations se rapportant à un même ensemble. Exemple : Titre Nom Prénom Rue Code Postal Ville Téléphone Visualisons, un instant, le contenu de notre table Annuaire : Titre Nom Prénom Code Postal Ville Mlle DUPONT Corinne 65000 TARBES Mme DURAND Isabelle 65270 ST PE DE BIGORRE M FAURIE Pierre 65500 VIC BIGORRE Mme JOURDIN Sylvie 65000 TABRES M QUILLET Louis 65550 VIC-BIGORRE M ROBIN Luc 65270 SAINT PE DE BIGORRE Remarques : La structure actuelle de notre table nous oblige à saisir plusieurs fois les mêmes codes postaux et les mêmes villes. Lors de la saisie plusieurs erreurs peuvent se produire : - Une erreur de frappe : TABRES au lieu de TARBES, - Une abréviation : ST pour SAINT, - Un code postal différent pour une même ville : 65500 et 65550 pour VIC BIGORRE, - Une saisie différente pour une même ville : VIC BIGORRE ou VIC-BIGORRE. Page 6 sur 16 Laurent DUPRAT

Version 1 Juin 2001 Support de notes Analyse Une solution consiste à placer ces données dans deux entités bien distinctes qui seront reliées entre elles. Elles sont mises en relation ou associées par l action, pour les clients, d habiter une ville. Pour cette raison nous allons transformer notre MCD (créer une entité Villes et une association Habitent qui relie les deux entités Clients et Villes) pour qu il se présente ainsi : Clients Titre Nom Prénom Rue Téléphone Habitent Villes Code Postal Ville 2. Clé primaire Une base de données doit être fiable et à ce titre, interdire la saisie plusieurs fois d un même enregistrement dans une table. La solution consiste à interdire un même contenu dans un champ essentiel de la table ; ce champ est appelé Clé primaire (ou identifiant) et son contenu est obligatoirement différent pour chaque enregistrement (Exemples : n de Sécurité sociale ; n d immatriculation ; ). Sur Access, une table doit obligatoirement posséder une clé primaire. Par convention, elle est soulignée et apparaît en premier dans la structure de la table. Exemple : Clés primaires Clients N Client Titre Nom Prénom Rue Téléphone Habitent Villes N Ville Code Postal Ville Laurent DUPRAT Page 7 sur 16