FICHE DE PROCEDURE Cycle charges N 2013 - PCS Rémunérations - PR 02 Version V1.3 Rédaction : Service/ Bureau Nom et Qualité des rédacteurs Jessica PAYAN Agence Comptable Marie-Thé ROBILLARD Agence Comptable Pascale BANCEL - DRH Maryan DANEDE CAP Date : 09/07/2013 Entrée en vigueur : 09/07/2013 Fiche validée par Nom et Qualité Cécile MEOULE-DARRIET - DRH Catherine MENDIBOURE-AGENT COMPTABLE Actualisation : Périodicité de l actualisation et/ou évènement entrainant une obligation d actualisation - Changement de règlementation - Examen d une situation familiale particulière Responsable de l actualisation : Pascale BANCEL DRH Référence(s): - Décret 85-1148 du 24 octobre 1985 art. 10 à 12 - Décret 86-83 du 17 janvier 1986 art.39 et 53 - Arrêté du 20/12/2013 portant 'Nomenclature des pièces justificatives des dépenses de l'etat' paragraphe 3.2.2 REGLE D ATTRIBUTION ET PRISE EN CHARGE DU SFT DESCRIPTION Le supplément familial de traitement («SFT») est un complément de la rémunération d un agent public. Ce droit est ouvert dès le premier enfant à charge. La procédure décrite ci-dessous a pour but d indiquer au gestionnaire la règlementation en vigueur et les modalités techniques de prise en charge dans Winpaie. Elle doit être le document de référence dans la démarche à suivre pour vérifier la réalité des droits et justifier le versement du SFT. OBJECTIFS Accompagner les gestionnaires dans l exercice de leur fonction concernant la prise en charge du SFT et réduire le nombre de dossiers incomplets ou non actualisés Date Modifié par (Nom, Prénom, Service) Historique des mises à jour Description du changement 04/11/2013 Jessica Payan- Agence Comptable Corrections mineures de forme 04/11/2013 Pascale Bancel DRH et Anne Mazenc Cellule Juridique 18/02/2013 Jessica Payan, Marie-Thé Robillard Agence Comptable et Maryan Danède - Cap Précision sur la notion de charge effective Modification références nomenclature pièces justificatives des dépenses de l Etat Arrêté du 20/12/2013 Nor : BUDE1331822A JO 304 du 31/12/2013 1
DISPOSITIFS ET REGLES DE GESTION APPLICABLES Périmètre et Définition Le Supplément Familial de Traitement («SFT») est versé aux agents de l'etat titulaires et non titulaires dont la rémunération est fixée en référence au point d indice (indice nouveau majoré : «INM») pour les enfants dont ils ont la charge effective. Un agent peut percevoir un SFT pour l'enfant de son conjoint dans le cas d une famille recomposée. Le caractère effectif et permanent de cette charge ne peut pas être réduit à la simple notion de charge financière (ex : versement d une pension alimentaire ) mais dépend du fait que le ou les enfants concernés vivent de manière effective et permanente au foyer de la personne qui en a la charge, à la date à laquelle le SFT doit être payé. La charge effective s analyse donc comme une obligation générale d entretien et d éducation. Remarque : les contractuels doctorants qui n ont pas de rémunération indicée peuvent néanmoins bénéficier du SFT. Le SFT est dû pour le ou les enfant(s) ; un seul des parents peut le percevoir. Le SFT s'arrête automatiquement à la fin du mois qui précède le 20e anniversaire. Détail des opérations à effectuer par le gestionnaire Le gestionnaire doit effectuer certaines tâches pour l attribution du SFT lorsqu il prend en charge le dossier d un nouvel agent ou qu il actualise un dossier existant. Nouvel Agent : Créer obligatoirement dans le dossier de l agent une chemise SFT qui regroupera toutes les pièces afférentes Collecter les pièces justificatives nécessaires Renseigner la «Check-List» (cf annexe 1) qui doit figurer dans chaque dossier (preuve de traçabilité de l auto-contrôle du gestionnaire) Saisir dans Winpaie la prise en charge du SFT Actualisation d un dossier à l occasion d une modification de la situation familiale (séparation, divorce, naissance..) ou l atteinte de l âge de 16 ans d un des enfants Créer obligatoirement dans le dossier existant de l agent une chemise SFT qui regroupera toutes les pièces afférentes si celle-ci n est pas présente Collecter les pièces justificatives nécessaires Renseigner ou compléter la «Check-List» (cf annexe 1 ) qui doit figurer dans chaque dossier (preuve de traçabilité de l auto-contrôle du gestionnaire) Saisir éventuellement dans Winpaie les modifications du SFT 2
Liste des pièces justificatives exigées Socle commun 1) Copie du livret de famille ou extrait de l acte de naissance d un nouvel enfant ou jugement d adoption 2) Preuve, pour les enfants de plus de 16 ans, jusqu à l âge de 20 ans, à chaque rentrée scolaire, de la charge effective : a. Certificat de scolarité en cours de validité ou, b. Copie du contrat d apprentissage ou, c. Attestation de stage indiquant la durée et la rémunération ou, d. Attestation sur l honneur de la déscolarisation et d une rémunération inférieure à 55% du SMIC ou, e. Certificat médical justifiant d un handicap ou d une infirmité. 3) Attestation de non perception du conjoint à renouveler tous les 3 ans : a. Cas d un conjoint agent public => déclaration commune du choix de l allocataire visée du service gestionnaire du conjoint (cf annexe 2) b. Cas d un conjoint non agent public, sans emploi ou exerçant dans le secteur privé => attestation sur l honneur établie par l agent public (cf annexe 3) 1) Obligatoirement lorsque les(s) enfant(s) ne sont pas ceux de l agent public preuve de la communauté de vie par tous moyens (certificats de scolarité avec mention du domicile de l enfant, factures, quittances ) 2) Obligatoirement en cas de changement de situation familiale (séparation, divorce, décès ) preuve de la charge effective de l enfant maintenue (ordonnance du juge ou jugement de divorce ; convention ou déclaration entre concubins ou pacsés, séparés, précisant la garde des enfants ) SAISIE DANS WINPAIE Nouvel Agent Carte 02 Date d'effet JJ/MM/AAAA Date du 1er jour du mois suivant la naissance ou date de la prise en charge Suppl Fam Trait. 1 DROIT au SFT Nbre enfant(s) Indiquer le nombre d'enfant(s) Carte 9C Date d'effet MMAAAA mois suivant la naissance ou mois de prise en charge Situation Familiale Important : doit être identique à celle renseignée en carte 00 Droit Prest Fam 0 DROIT FERME (toujours) Code Prise en Charge CARTE 9G C ou M Création ou modification selon le cas 1 carte par enfant Numéro d'ordre 1 souvent 1, le numéro d'ordre 2 ou 3 ou plus sert en cas de naissances multiples Code enfant (Les 3 codes les plus utilisés) 01 Enfant à charge 05 Enfant à charge de 16 à 20 ans 99 Enfant plus de 20 ans 3
Actualisation d un dossier Selon les cas, une ou plusieurs des cartes précitées seront à mouvementer. Exemple changement de situation familiale : - Mariage -> Divorce : modification carte 9C (en plus de la carte 00) - Age des enfants : modification du code enfant de la carte 9G - Nombre d enfants : modification de la carte 02 et souvent mouvement (création / suppression) en carte 9G Assistance En support d application de la procédure, les différents acteurs pourront solliciter : - A la DRH Responsable du pôle transversal Poste : 44.87 Mail : Pascale.Bancel@u-bordeaux3.fr Acteur(s) : - DRH - Agence comptable Documentation / Annexe(s) : - Check-List pièces du dossier SFT - Déclaration commune du choix de l allocataire visée du service gestionnaire du conjoint - Attestation sur l honneur de l agent public d une activité privée ou sans emploi du conjoint 4
Direction des Ressources Humaines CHECK-LIST DES PIECES A FOURNIR POUR L ATTRIBUTION DU SFT Et Et Ou o Copie du livret de famille ou preuve de l existence de l enfant o Pièce précisant que l enfant est à charge entre 16 et 20 ans (généralement certificat de scolarité) Pour les couples d agents publics o Déclaration commune du choix de l allocataire SFT visée par l administration du conjoint, concubin ou partenaire d un PACS Pour les autres couples o Attestation sur l honneur de l agent public que son conjoint exerce une profession relevant du secteur privé ou est sans emploi o Preuve de la communauté de vie par tous moyens (factures, certificats de scolarité mentionnant l adresse du domicile de l enfant ) Obligatoire lorsque le(s) enfant(s) n est pas celui (ceux) de l agent public Et/Ou o Copie de l ordonnance de non conciliation ou du jugement de divorce Historique des mises à jour Date Modifié par (Nom, Prénom) Description du changement
Direction des Ressources Humaines ATTRIBUTION DU SUPPLEMENT FAMILIAL DE TRAITEMENT Nomenclature des pièces justificatives des dépenses de l Etat Instruction codificatrice 11-017-B du 22 août 2011 DECLARATION COMMUNE (à remplir par le couple d agents publics) Je, soussigné(e).. Corps, grade.. Affecté(e) à Et M. Mme Corps, grade. Affectation. Déclarent conjointement vouloir que le SFT soit attribué à.. A., le.. Signature du bénéficiaire, Signature du conjoint, Visa de l employeur du conjoint, (ou ex-conjoint) (ou ex-conjoint) Liste des autres pièces à fournir : 1) Copie du livret de famille ou preuve de l existence de l enfant 2) Pièce précisant que l enfant est à charge entre 16 et 20 ans (certificat de scolarité par exemple) 3) Preuve de la communauté de vie par tous moyens (factures, certificats de scolarité mentionnant l adresse du domicile de l enfant ) / Obligatoire lorsque le(s) enfant(s) ne sont pas ceux de l agent public 4) Copie de l ordonnance de non conciliation ou du jugement de divorce
Direction des Ressources Humaines ATTRIBUTION DU SUPPLEMENT FAMILIAL DE TRAITEMENT Nomenclature des pièces justificatives des dépenses de l Etat Instruction codificatrice 11-017-B du22 août 2011 ATTESTATION SUR L HONNEUR (à remplir par l agent public) Je, soussigné(e).. Corps, grade.. Affecté(e) à Atteste sur l honneur que mon conjoint ou ex-conjoint (nom, prénom). o o Exerce actuellement une activité professionnelle qui relève du secteur privé Est actuellement sans emploi A., le.. Signature du bénéficiaire, Liste des autres pièces à fournir : 1) Copie du livret de famille ou preuve de l existence de l enfant 2) Pièce précisant que l enfant est à charge entre 16 et 20 ans (certificat de scolarité par exemple) 3) Preuve de la communauté de vie par tous moyens (factures, certificats de scolarité mentionnant l adresse du domicile de l enfant ) / Obligatoire lorsque le(s) enfant(s) ne sont pas ceux de l agent public 4) Copie de l ordonnance de non conciliation ou du jugement de divorce