Code de conduite des membres du conseil d administration Version adoptée par le conseil d administration lors de sa séance du 24 avril 2014 Contexte 1. Le Gîte Ami est un organisme communautaire constitué en vertu de la troisième partie de la Loi sur les compagnies. 2. La Loi sur les compagnies prévoit que c est le conseil d administration qui établit les Règlements généraux de l organisme, lesquels sont entérinés par l assemblée générale des membres de l organisme. 3. La Loi sur les compagnies ainsi que les Règlements généraux de l organisme indiquent des pouvoirs et des responsabilités que détiennent les administrateurs, membres du conseil d administration. 4. Ces pouvoirs et ces responsabilités nécessitent, de chaque personne membre du conseil d administration, un même code de conduite afin d assurer l intégrité et la probité de l instance décisionnelle où elle siège. a. On entend ici par intégrité la capacité du conseil d administration d agir constamment et conformément en fonction de son rôle strict. b. On entend ici par probité la capacité du conseil d administration d agir constamment et conformément en fonction des règles internes et du Code d éthique établis. 5. On entend par code de conduite une série de règles et de normes qui encadrent les attitudes et les comportements, les actes admissibles et les actes prohibés pour toute personne siégeant à titre de membre du conseil d administration. Principes directeurs Le présent Code s'applique à tout administrateur. L objectif du Code de conduite est de s assurer de l engagement de tous les administrateurs envers les principes suivants : 1. Le respect des personnes et de leurs droits 1.1. Traiter chaque personne avec respect et courtoisie 1.2. Éviter toute forme de harcèlement 1.3. Répondre aux besoins des personnes de façon adéquate 1.4. Fournir aux personnes une information exacte, utile et compréhensible
2. Le respect de l intérêt commun 2.1. Agir avec honnêteté, intégrité et transparence 2.2. Respecter les encadrements en vigueur 2.3. Subordonner les intérêts personnels à ceux de la mission de l organisme 2.4. Favoriser la liberté de jugement et d appréciation dans la prise de décision 2.5. Sauvegarder l indépendance de l organisme à l égard de toute entreprise et de toute formation politique ou religieuse 3. Le respect de l organisation 3.1. Faire preuve de loyauté envers l organisme 3.2. Ne commettre aucun acte qui pourrait porter préjudice à l organisme 3.3. Être solidaires des décisions démocratiques 3.4. Préserver le caractère confidentiel des décisions 3.5. Contribuer au rayonnement, au développement et à la crédibilité de l organisme 4. Le respect des institutions 4.1. Éviter le dénigrement des parties prenantes ou des partenaires 5. Le respect de l environnement 5.1. Évaluer l impact environnemental de ses décisions 5.2. Favoriser les stratégies de développement durable. Les règles En 2011, le conseil d administration du Gîte Ami a adopté une Politique et procédures pour une saine gestion financière, laquelle définit une saine gestion financière comme étant fondé sur la transparence, la continuité, l efficience, l équilibre, l équité, l abnégation, en plus de l efficacité, tout en tenant compte de l économie. Sur ces principes, les règles de bonnes conduites sont : 1. Obligations légales 1.1 Agir, en tout temps, avec prudence, diligence, honnêteté, loyauté et équité; 1.2 Respecter l esprit et les dispositions des lois et règlements; 1.3 Ne pas participer directement ou indirectement à des opérations illicites. 2. Conflit d intérêts 2.1 Éviter de se placer en situation de conflit d intérêts ou en apparence de conflit d intérêts; 2.2 Déclarer, sans omissions, s abstenir de voter ou de prendre position concernant une question ou éviter d influencer le vote ou la décision en présence de situation de conflit d intérêts (réel, potentiel ou apparent). En outre, se retirer de la réunion durant la durée des discussions et de la prise de décision sur cette situation. S assurer que mention en est faite au procès-verbal de la réunion; 2.3 Déclarer toute situation où un administrateur estime qu il pourrait être en situation de conflit d intérêts (réel, potentiel ou apparent). Les autres membres du Conseil d administration ou du comité où il siège discutent de la situation et statuent sur la position à adopter. Ils peuvent lui demander de s absenter des discussions et de la prise de décision, imposer des limites à sa participation, demander un avis à l instance responsable d assurer le respect du Code, conclure qu il n est pas Tel qu adopté le 24 avril 2014 lv/jpdl page 2
nécessaire d agir. La mention de la déclaration de la situation, de la décision rendue et de la justification de la décision doit être faite au procès-verbal de la réunion. 3. Gratification 3.1 Ne pas accepter, ni solliciter de cadeaux, marques d hospitalité ou autres avantages, de nature financière ou non financière, pour lui-même, une personne liée ou un tiers. Les cadeaux d usage ou de valeur modeste, offerts de façon non répétitive, peuvent toutefois être acceptés. En cas de doute, l administrateur peut demander l avis de l instance responsable d assurer le respect du Code. Sont aussi acceptables, les marques de reconnaissance conformes à une politique de reconnaissance; 3.2 Porter à l attention de la présidence du conseil d administration, toute demande de traitement de faveur qui lui est faite en échange d avantages pour lui-même, une personne liée ou pour un tiers. 4. Contrats 4.1 Ne pas conclure de contrat avec l organisme pour lui-même ou pour une personne liée à moins que cela représente un avantage démontrable pour l organisme et que le conseil d administration en soit informé. 5. Fonctions incompatibles 5.1 Toute personne représentant une organisation, privée ou publique, liée par contrat ou entente avec l organisme. 5.2 Un administrateur doit démissionner avant d accepter un poste au sein de l organisme. 6. Activités extérieures 6.1 Un administrateur doit s assurer de ne pas porter préjudice aux intérêts ou à la réputation de l organisme lorsqu il exerce des activités extérieures à ses fonctions au sein de l organisme. 7. Devoir de réserve 7.1 Ne jamais donner l impression, lorsqu il exprime une opinion personnelle, qu il exprime une position officielle de l organisme, à moins d y être expressément autorisé. 7.2 Ne pas exercer ou tenter d exercer une influence indue sur les employé-e-s ou les bénévoles de l organisme. 8. Confidentialité/ Protection de la réputation 8.1 Ne pas divulguer les renseignements confidentiels dont il a besoin dans l exercice de ses fonctions d administrateur et ceux remis à tous les administrateurs dans l exercice de leur fonction d administrateur, y compris après la fin de son mandat; 8.2 Ne pas faire usage des renseignements confidentiels pour son bénéfice ou celui d un tiers qu il s agisse d une personne morale ou physique; 8.3 Ne pas émettre des opinions ou divulguer des renseignements qui sans être strictement confidentiels peuvent nuire à la réputation de l organisme. 9. Protection des données/gestion des documents 9.1 Protéger les renseignements confidentiels, les systèmes, les programmes et les projets de l organisme. Tel qu adopté le 24 avril 2014 lv/jpdl page 3
10. Signalement 10.1 Signaler à l instance désignée qu un manquement au Code de conduite est survenu lorsqu il a un motif sérieux de le croire. Procédures 1. L administrateur s engage à : Signer, dès son entrée en fonction, le serment de confidentialité prévu au Code de conduite; Signer annuellement la déclaration de l administrateur qui porte sur : - sa situation professionnelle; - ses intérêts ou compétences particuliers; - la divulgation de ses intérêts; - son engagement à signaler tout changement important à sa situation. 2. Tous les membres du conseil d administration peuvent prendre connaissance des déclarations annuelles des administrateurs qui sont sous la garde du secrétaire de l organisme. 3. Le Conseil d administration est responsable de faire respecter le Code de conduite des administrateurs, il confie le mandat à la présidence de l organisme de : a) conseiller les membres du Conseil d administration sur toute question relative à l'application du présent code; b) fournir au Conseil d administration toute information ou tout avis relatif à l'éthique; c) diffuser et promouvoir le présent Code auprès des membres du Conseil d administration; d) recevoir et traiter les allégations de manquement au présent Code qui lui sont soumises par un écrit dûment signé et produire, s il y a lieu, un rapport à l attention du conseil d administration ; e) s'assurer que les dispositions du présent Code soient effectivement utilisées et appliquées dans le but et l'esprit de leur adoption et non pas à d'autres fins. 4. Si le rapport de l instance désignée recommande une sanction, le Conseil d administration donne à la personne concernée l'occasion de présenter son point de vue. Le Conseil d administration prend ensuite une décision par scrutin secret. 5. Conformément aux dispositions de l article 30 des Règlements généraux de l organisme, le Conseil d administration dispose du pouvoir de destituer un membre ; toutefois il dispose d autres moyens pour sanctionner les manquements au Code. Il pourra, tout en tenant compte de la gravité des écarts de conduite et des représentations de la personne concernée, donner un avertissement ou une réprimande; demander de corriger la situation qui a généré la transgression du Code, voire, demander la démission de la personne concernée. 6. Tout amendement au présent Code doit, à moins d'accord unanime des membres, être soumis au moins un mois avant la réunion pendant laquelle cet amendement sera inscrit à l'ordre du jour. Reddition Annuellement dans le cadre du processus d évaluation du Conseil, de ses comités et de leurs membres Tel qu adopté le 24 avril 2014 lv/jpdl page 4
RESPONSABLE DE L ÉLABORATION ET DE LA RÉVISION DE LA POLITIQUE La présidence RESPONSABLE DE L APPLICATION DE LA POLITIQUE La présidence FRÉQUENCE DE RÉVISION Aux deux ans ENTRÉE EN VIGUEUR Le 24 avril 2014 FORMULAIRES Serment de confidentialité Déclaration annuelle de l administrateur ANNEXE A CODE DE CONDUITE DES ADMINISTRATEURS DU GÎTE ami Je, soussigné (e), membre du conseil d administration du Gîte Ami, reconnais avoir pris connaissance du Code de conduite, déclare être lié (e) par ses dispositions comme s il s agissait d un engagement contractuel de ma part et, en conséquence, m engage à m y conformer. SIGNÉ À, ce e jour de Signature Tel qu adopté le 24 avril 2014 lv/jpdl page 5