LA CRÉATION D UN NOUVEAU DOSSIER Pour créer un nouveau dossier (ou une nouvelle base), vous devez suivre les différentes étapes proposées par l assistant de création du dossier. La création d une base peut se faire par le chemin Fichier Nouveau Cette création peut être réalisée à partir de n importe quel module du progiciel de gestion intégré. Un assistant de création s affiche à l écran et va permettre la saisie des informations nécessaires à la création de la nouvelle base. La création d un nouveau dossier peut également être effectuée lors du lancement du logiciel Service Education EBP Open Line - Création d une nouvelle base PGI Page 1
En lançant par exemple la gestion commerciale, la fenêtre suivante s affiche alors à l écran : En cliquant sur Créer un nouveau dossier on lance l assistant de création de la nouvelle base. Il faudra ensuite suivre les différentes étapes proposées par l assistant de création du dossier. Il faut tout d abord sélectionner les applications sui seront intégrées dans votre nouveau dossier : Dans le progiciel de gestion intégrée EBP Ligne Open Line, les modules de gestion commerciale et de comptabilité sont généralement indissociables. Les différents modules Immobilisations, Paye et CRM peuvent être liés entre eux. Les liaisons existant entre les différents modules du PGI sont les suivantes : Service Education EBP Open Line - Création d une nouvelle base PGI Page 2
En supposant que le nouveau dossier intègre l ensemble des modules du PGI, la démarche à suivre est la suivante : 1. Tout d abord vous devez sélectionner le moteur de bases de données à utiliser pour créer votre dossier. En général, le moteur utilisé est Microsoft SQL Server 2. Sélectionner le type d'installation (les données sont installées sur l'ordinateur ou elles sont sur un autre ordinateur). En fonction du type d'installation sélectionné vous aurez des étapes différentes. En supposant que le type d installation réseau est Poste client seul (les données ont été installées sur un autre ordinateur), il faut indiquer le nom du dossier et le nom du serveur. Service Education EBP Open Line - Création d une nouvelle base PGI Page 3
La case à cocher "Afficher les options de connexions avancées" permet sélectionner le protocole et de saisir l authentification de l utilisateur. En supposant que l installation réseau est du type Poste client + serveur (l ordinateur est alors celui sur lequel les données ont été installées) Quel que soit, le type d installation réseau retente, la suite de la création du dossier est identique. 3. Pour l installation avec les données installées sur l ordinateur, il faut saisir le nom du dossier Il est possible d afficher les options de connexion avancées. L utilisation de cette possibilité n est toutefois pas nécessaire pour créer le nouveau dossier. La case à cocher "Afficher les options de connexions avancées" permet de Sélectionner le protocole et de saisir l'authentification de l'utilisateur. Service Education EBP Open Line - Création d une nouvelle base PGI Page 4
Après avoir cliqué sur le bouton Suivant il faut saisir les informations relatives à l identification de la société et à son adresse. Après avoir saisi l'identification et les coordonnées de la société, il faut saisir d autres informations Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant de création de dossier. Une attention particulière doit être portée sur la saisie des informations de TVA et des informations administratives. Service Education EBP Open Line - Création d une nouvelle base PGI Page 5
La saisie de la territorialité est obligatoire car elle détermine un certain nombre de fonctionnalités dans l'application comme par exemple les taux de TVA pour le dossier. Les informations relatives au paramétrage de la paye doivent ensuite être saisies : Il faut ensuite saisir les dates de l exercice et de l exercice suivant du dossier que vous allez créer puis choisir le type de plan comptable. Le dossier de paye nécessite que soient précisées les informations relatives : - Aux congés payés - A la formation - Et à la réduction du temps de travail Service Education EBP Open Line - Création d une nouvelle base PGI Page 6
Il faut ensuite renseigner les informations relatives à la gestion commerciale et sélectionner les fonctionnalités. Service Education EBP Open Line - Création d une nouvelle base PGI Page 7
S affichent ensuite à l écran les fenêtres permettant de saisir les informations relatives au dossier de comptabilité et au dossier d immobilisations : Service Education EBP Open Line - Création d une nouvelle base PGI Page 8
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Une fois toutes les informations saisies, le logiciel demande de vérifier les paramètres retenus avant de cliquer sur le bouton Lancer qui enclenchera la procédure de création de la base. A la fin du traitement, le nouveau dossier est ouvert automatiquement. Il est vivement conseillé d'ouvrir les infos de société et le paramétrage du dossier afin de contrôler les informations que vous venez de saisir et de renseigner les autres options. Service Education EBP Open Line - Création d une nouvelle base PGI Page 10