Saisie en paie des arrêts de travail pour cause de maladie, maternité ou paternité sans maintien ou avec maintien du salaire brut Lors d un arrêt de travail, sous réserve qu il remplisse les conditions d ouverture des droits à l assurance maladie, le salarié perçoit des indemnités de la sécurité sociale (IJSS). Ces indemnités sont versées au salarié ou directement à l employeur si celui-ci en a fait la demande (on parle alors de «subrogation»). En complément de ces IJSS, selon le code du travail, la convention collective ou les usages de l entreprise, l employeur peut : 1. ne pas maintenir le salaire, 2. maintenir intégralement le salaire, 3. maintenir partiellement le salaire. Enfin, dans le cadre de certains arrêts (en général d au-moins 30, 60 voire 90 jours continus) il peut aussi y avoir des indemnités versées par la caisse de prévoyance (directement au salarié ou par l intermédiaire de l employeur). Il convient de prendre en compte l ensemble des indemnités dues au salarié pour l établissement de la paie. La présente fiche explicite les rubriques de paies à utiliser en cas d absence sans maintien ou avec maintien total ou partiel du salaire brut. En cas d absence avec maintien du salaire net, se reporter à la fiche solution correspondante. Sommaire 1 Rubriques de paie pour la déduction de l absence 1.1 Absence sans maintien de salaire 1.2 Absence avec maintien de salaire partiel 1.3 Absence avec maintien de salaire total 2 Rubriques de paie pour le maintien de salaire 2.1 Maintien de salaire total 2.2 Maintien de salaire partiel 2.3 Rubriques de paie «IJSS soumises» et «IJSS non soumises» 3 Réalisation de la paie avec maintien à 90% du brut 4 Réalisation de la paie avec maintien à 100% du brut 5 Réalisation de la paie avec maintien à 100% puis 75% du brut page 1
1 Rubriques de paie pour la déduction de l absence Menu Paramètres - Rubriques de paie - Rubriques La méthode retenue par GHS pour déduire les absences est la méthode dite «des jours calendaires» : elle consiste à diviser le salaire mensuel par 30 (quel que soit le nombre de jours dans le mois) et retenir autant de 30 ème que de jours calendaires d absence (on compte donc tous les jours y compris les samedi et dimanche). Cette méthode a pour avantage de simplifier le calcul des paies d absences et de calquer le mode de calcul sur celui des IJSS. Exemple : Salarié ayant un salaire brut de 2000. Il est en arrêt une semaine en mai 2015. Méthode jours calendaires : la valorisation de l absence est indépendante du mois sur laquelle se situe l absence, elle est égale à (2000 / 30) *7 = 466,66. Les paragraphes suivants décrivent le paramétrage des rubriques de paie en fonction des différents cas d indemnisation de l absence. 1.1 Absence sans maintien de salaire Cette rubrique de paie est à utiliser dans le cas d une absence non rémunérée : délai de carence non pris en charge par l employeur ou absence sans obligation de maintien de la part de l employeur (pas d accord conventionnel, pas assez d ancienneté ). Elle est en principe livrée lors de l installation de spaiectacle, il s agit de la rubrique «Absence maladie jour» avec le code AbMa : - Libellé rubrique : vous pouvez ajouter sans maintien afin de bien la distinguer des rubriques suivantes - Heures : -5,056 (=151,67/30) - Jours : -0,722 (=21,67/30) - Montant : Rubrique interactive Montant : -1/30% de Salaire global Base utilisée : salaire de base de Paie la boite à cocher «Absence hors congés payés & RTT» est cochée et le menu déroulant est positionné sur «Autorisée avec maintien partiel ou nul». page 2
Cette rubrique d absence maladie doit être utilisée pour décompter le nombre de jours d arrêt de travail, c est-àdire la période telle qu elle est définie sur l arrêt de travail émis par le médecin (il convient de comptabiliser tous les jours, y compris les samedis et dimanches). 1.2 Absence avec maintien de salaire partiel Cette rubrique de paie est à utiliser dans le cas d une absence rémunérée partiellement : obligation de maintien de la part de l employeur à un taux différent de 100%. En voici son paramétrage : - Libellé rubrique : Absence maladie - maintien de salaire partiel - Code rubrique : AbMaP - Heures : -5,056 - Jours : -0,722 - Montant : Rubrique interactive Montant : -1/30% de Salaire global Base utilisée : salaire de base de Paie - la boite à cocher «Absence hors congés payés & RTT» est cochée et le menu déroulant est positionné sur «Autorisée avec maintien partiel ou nul» ; - la boite à cocher «Suspension de contrat avec maintien de rémunération» est cochée. Cette rubrique d absence maladie doit être utilisée pour décompter le nombre de jours d arrêt de travail qui bénéficieront d un maintien de salaire partiel (il convient de comptabiliser tous les jours, y compris les samedis et dimanches). page 3
1.3 Absence avec maintien de salaire total Cette rubrique de paie est à utiliser dans le cas d une absence rémunérée totalement : obligation de maintien de la part de l employeur à 100%. En voici son paramétrage : - Libellé rubrique : Absence maladie - maintien de salaire total - Code rubrique : AbMaT - Heures : -5,056 - Jours : -0,722 - Montant : Rubrique interactive Montant : -1/30% de Salaire global Base utilisée : salaire de base de Paie - la boite à cocher «Absence hors congés payés & RTT» est cochée et le menu déroulant est positionné sur «Autorisée avec maintien total du salaire», - la boite à cocher «Suspension de contrat avec maintien de rémunération» est cochée. Cette rubrique d absence maladie doit être utilisée pour décompter le nombre de jours d arrêt de travail qui bénéficieront d un maintien de salaire total (il convient de comptabiliser tous les jours, y compris les samedis et dimanches). page 4
2 Rubriques de paie pour le maintien de salaire Menu Paramètres - Rubriques de paie - Rubriques 2.1 Maintien de salaire total (à 100%) Voici le paramétrage de la rubrique de maintien de salaire à 100% : - Libellé rubrique : Maintien de salaire 100% - Code rubrique : MS100 - Heures : 5,056 - Jours : 0,722 - Montant : Rubrique interactive Montant : 1/30% de Salaire global Base utilisée : salaire de base de Paie - la boite à cocher «Suspension de contrat avec maintien de rémunération» est cochée. Cette rubrique de maintien de salaire total doit être utilisée pour indemniser les jours d arrêt de travail qui bénéficient d un maintien de salaire à 100% (il convient de comptabiliser tous les jours, y compris les samedis et dimanches). page 5
2.2 Maintien de salaire partiel (exemple à 90%) Voici un exemple de paramétrage de rubrique de maintien de salaire partiel. Le principe est à reproduire pour les autres cas de maintien de salaire (75%, 66,66%, etc.). - Libellé rubrique : Maintien de salaire 90% - Code rubrique : MS90 - Heures : 5,056 - Jours : 0,722 - Montant : Rubrique interactive Montant *: 1/30*0,9%de Salaire global Base utilisée : salaire de base de Paie * vous pouvez saisir des formules dans la zone Montant, spaiectacle calculera tout seul le résultat! - la boite à cocher «Suspension de contrat avec maintien de rémunération» est cochée. Cette rubrique de maintien de salaire partiel doit être utilisée pour indemniser les jours d arrêt de travail qui bénéficient d un maintien de salaire à 90% (il convient de comptabiliser tous les jours, y compris les samedis et dimanches). 2.3 Rubrique de paie «IJSS soumises» et «IJSS non soumises» Cette rubrique et la suivante sont à utiliser pour réintégrer les IJSS versées par la sécurité sociale. Le maintien de salaire se calculera sous déduction de ces IJSS. En effet, lorsque la convention ou l accord collectif prévoit le maintien de la rémunération que le salarié aurait perçue s il avait continué à travailler, les IJSS doivent être déduites pour déduire la part restant à la charge de l employeur. Les rubriques d indemnités journalières soumises et non soumises sont en principe livrée lors de l installation de spaiectacle. page 6
Rubrique de paie «IJSS soumises» - Libellé rubrique : Indemnités IJSS soumises - Code rubrique : IJS - Heures : 0 - Jours : 0 - Montant : choisir Valeur par défaut puis cliquer sur le + pour forcer le montant en valeur négative - la boite à cocher «Suspension de contrat avec maintien de rémunération» est cochée. Rubrique de paie «IJSS non soumises» - Libellé rubrique : Indemnités IJSS non soumises - Code rubrique : IJNS : décocher - Heures : 0 - Jours : 0 - la boite à cocher «Non inclus dans coût employeur» est cochée. page 7
3 Réalisation de la paie avec maintien à 90% du brut Vous trouverez ci-après reproduit la paie d une absence maladie pour un employeur sans obligation conventionnelle, qui est donc soumis aux règles du code du travail, soit : un délai de carence de 7 jours puis un maintien de salaire de 90% du brut (sous déduction des IJSS). Exemple d un arrêt maladie d un salarié absent du 8 au 26 juillet 2015. Un évènement a été saisi dans la liste des évènements (Menu Contrats - Evènements). En cliquant sur l imprimante, une simulation du calcul des IJSS est disponible pour pouvoir établir la paie au plus juste dès le mois de l absence : Réaliser la paie comme d habitude. Ajouter une ligne ayant pour les jours d absence maladie sans maintien de salaire : - dans notre cas, la quantité est de 7 car le délai de carence «légal» d absence de maintien de salaire dû par l employeur est de 7 jours, - le code rubrique à utiliser est AbMa, Ajouter une ligne pour les jours d absence maladie avec maintien : - dans notre cas, la quantité est de 12 car l absence représentait 19 jours calendaires moins les 7 jours de carence, - le code à utiliser ici est AbMaP car le code du travail prévoit un maintien de salaire partiel Ajouter une ligne pour le maintien de salaire : - la quantité est identique à celle de l absence avec maintien (soit 12 dans notre cas), - le code à utiliser ici est MS90 car le code du travail prévoit un maintien de salaire de 90% du brut, Ajouter une ligne d IJ soumises qui vient se déduire du montant du maintien de salaire dû par l employeur : - la quantité doit être égal au maximum à celle des absences avec maintien (soit 12 dans notre cas), - le code à utiliser est IJS, la base journalière correspond au montant des IJSS brutes calculé par la simulation de spaiectacle (ou celle de la Sécurité Sociale si vous avez déjà reçu les indemnités). Si vous avez pratiqué la subrogation, ajouter une ligne d IJ non soumises qui sont à reverser au salarié : - la quantité doit être celle réellement calculée par la sécurité sociale (soit 16 dans notre cas : 19 absences - 3 jours de carence de la sécurité sociale), - le code à utiliser est IJNS, la base journalière correspond au montant des IJSS nettes calculé par la simulation de spaiectacle (ou celle de la Sécurité Sociale si vous avez déjà reçu les indemnités). page 8
Ne pas modifier le calcul des heures, ni celui du plafond! Avec ce mode de calcul on peut obtenir un salaire net supérieur au salaire net habituel : cela est dû au fait que le maintien du salaire est fait sur le brut alors que les IJSS ne sont pas soumises à cotisations. Remarque : le délai de carence est fonction du code du travail (7 jours) ou des conventions collectives. Ce délai est un délai maximum : il est tout à fait possible pour l employeur de prévoir un délai de carence inférieur voire aucun, tant que la règle est la même pour tous les salariés. 4 Réalisation de la paie avec maintien à 100% du brut Nous reprenons le même exemple que précédemment mais cette fois-ci pour un employeur dépendant de la convention collective «Entreprises Artistiques et Culturelles» soit : aucun délai de carence et maintien de salaire à 100% du brut (sous déduction des IJSS). Réaliser la paie comme d habitude. Ajouter une ligne pour les jours d absence maladie avec maintien : - dans notre cas, la quantité est de 19 car il n y a pas de jours de carence, - le code à utiliser ici est AbMaT car le code du travail prévoit un maintien de salaire total Ajouter une ligne pour le maintien de salaire : - la quantité est identique à celle de l absence avec maintien (soit 19 dans notre cas), - le code à utiliser ici est MS100 car le code du travail prévoit un maintien de salaire de 100% du brut, Ajouter une ligne d IJ soumises qui vient se déduire du montant du maintien de salaire dû par l employeur : - la quantité est de 16 dans notre cas : soit 19 jours d arrêt moins les 3 jours de carence non pris en charge par la sécurité sociale (qui seront donc pris en charge en totalité par l employeur), - le code à utiliser est IJS, la base journalière correspond au montant brut calculé par la simulation de spaiectacle (ou celle de la Sécurité Sociale si vous avez déjà reçu les indemnités). Si vous avez pratiqué la subrogation, ajouter une ligne d IJ non soumises qui sont à reverser au salarié : - la quantité doit être celle réellement calculée par la sécurité sociale (soit 16 dans notre cas) - le code à utiliser est IJNS, la base journalière correspond au montant net calculé par la simulation de spaiectacle (ou celle de la Sécurité Sociale si vous avez déjà reçu les indemnités). page 9
Ne pas modifier le calcul des heures, ni celui du plafond! Avec ce mode de calcul on obtient un salaire net supérieur au salaire net habituel : cela est dû au fait que le maintien du salaire est fait sur le brut alors que les IJSS ne sont pas soumises à cotisations. 5 Réalisation de la paie avec maintien à 100% puis 75% du brut Prenons l exemple d un salarié ayant un arrêt de 4 mois chez un employeur dépendant de la convention collective «Entreprises Artistiques et Culturelles», soit : aucun délai de carence et maintien de salaire à 100% du brut (sous déduction des IJSS) les 3 premiers mois puis maintien de salaire à 75% du brut (sous déduction des IJSS) les 3 mois suivants. Exemple d un arrêt maladie d un salarié absent du 15 juin au au 14 octobre 2015. Le passage de 100% à 75% du maintien du salaire brut s effectue le 15 septembre. Un évènement a été saisi dans la liste des évènements (Menu Contrats - Evènements). En cliquant sur l imprimante, une simulation du calcul des IJSS est disponible pour pouvoir établir la paie au plus juste dès le mois de l absence : page 10
Réaliser la paie de septembre comme d habitude. Ajouter deux lignes pour les jours d absence maladie avec maintien : - une ligne avec 14 absences qui seront maintenues à 100%, soit AbMaT - une ligne avec 16 absences qui seront maintenues à 75%, soit AbMaP Ajouter deux lignes pour les maintiens de salaire : - une ligne avec 14 maintien de salaire à 100%, soit MS100, - une ligne avec 16 maintien de salaire à 75%, soit MS75, Ajouter une ligne d IJ soumises qui vient se déduire du montant du maintien de salaire dû par l employeur : - la quantité est de 30 pour le mois de septembre, - le code à utiliser est IJS, la base journalière correspond au montant brut calculé par la simulation de spaiectacle (ou celle de la Sécurité Sociale si vous avez déjà reçu les indemnités). Si vous avez pratiqué la subrogation, ajouter une ligne d IJ non soumises qui sont à reverser au salarié : - la quantité doit être celle réellement calculée par la sécurité sociale (soit 30 dans notre cas) - le code à utiliser est IJNS, la base journalière correspond au montant net calculé par la simulation de spaiectacle (ou celle de la Sécurité Sociale si vous avez déjà reçu les indemnités). Ne pas modifier le calcul des heures, ni celui du plafond! En cas d absence de plus de 4 semaines pour cause de maladie, le salarié n acquiert plus de droit à congés payés : nous avons donc régularisé le compteur des droits acquis pour le mois de septembre (-2,5 RCP2 pour les jours ouvrables, -2,08 RCP2 pour les jours ouvrés). page 11