1. Application informatisée Diagnostic IBIS Octobre 2010 Notice d utilisation
APPLICATION INFORMATISEE IBIS I - Procédure d installation Deux versions sont disponibles : - Version pour les utilisateurs d Access 2007 (dossier IBIS 2007) - Version pour les utilisateurs d Access 2003 ou supérieur (dossier IBIS 2003) Etape 1 : Ouvrir l explorateur Windows et sélectionner «Poste de travail» puis «C:» puis copier le dossier «IBIS année de version» DIRECTEMENT SUR «C :» Remarque : Le dossier IBIS doit impérativement être installé sous C: pour que l application fonctionne correctement. Etape 2 : Ouvrir le dossier «IBIS année de version» et faire un clic droit sur l icône «AppliQuestionnaireAgriculteur.mdb» puis cliquer sur «Envoyer vers» et «Bureau (créer un raccourci». Etape 3 : Copier le fichier «MouseWheelDVPNoReg.dll» dans «C:\WINDOWS\system32» Remarque : Si vous avez effectué une précédente installation (version antérieure), l étape 3 est inutile. Etape 4 : Cliquer sur le raccourci pour ouvrir l application. Attention : la société Microsoft intègre énormément de sécurités sur l utilisation de bases de données sous Access et des messages d erreurs peuvent s afficher, en particulier avec Access 2007. Sous Access 2007, si vous avez les messages d erreurs suivants qui s affichent à l ouverture de l application : Cliquez sur OUI puis fermez l application. Il faut désactiver cette sécurité de Microsoft de la façon suivante : Cliquez de nouveau sur le raccourci de l application pour l ouvrir en maintenant appuyée la touche MAJ de votre clavier afin d ouvrir le logiciel ACCESS dans son mode «programmation». Toujours en maintenant la touche MAJ enfoncée, cliquez OUI deux fois de suite aux deux messages d erreur qui s affiche (Cf. ci-dessus) et attendre que le logiciel Access s ouvre. 2
Vous allez donc avoir une fenêtre vide qui va s ouvrir (le menu ne s affiche pas) ; cliquez sur le «bouton Office» et suivez les étapes suivantes : 1- Bouton OFFICE 2- Cliquez sur «Options Access» 3- Ouvrir le menu «Centre de gestion de la confidentialité» 4- Cliquez sur «Paramètres du Centre de gestion de la confidentialité» 5- Ouvrir le menu «Paramètres des macros» et cochez la dernière option «Activer toutes les macros» puis OK deux fois de suite et refermez Access. Vous pouvez maintenant utiliser l application sans messages d erreurs Microsoft! 3
Un autre message de sécurité peut apparaître quand vous ouvrez de nouveau l application message suivant peut s afficher (version 2007) : «Avertissement de sécurité : du contenu de la base de données a été désactivé» Cliquez sur le bouton Options Puis cochez la case «Activer ce contenu» puis OK. 4
II Utilisation de l application Rappel des icônes utilisées Aperçu de l édition (Cadre de synthèse, état des lieux, ) Impression directe (Cadre de synthèse, état des lieux, ) Exportation du cadre de synthèse et du schéma de synthèse dans Word Quitter l écran en cours ou Quitter l application en bas d écran Page précédente et Page suivante Annuler et quitter (ne prend pas en compte les modifications effectuées) => Utiliser dans l écran d ajout ou de modification des coordonnées d un agriculteur 1 - Ecran de démarrage : sommaire Après avoir ouvert l application, vous accédez au sommaire afin de saisir les coordonnées d un agriculteur, un questionnaire complété ou éditer l état des lieux, le cadre de synthèse et le schéma de synthèse. 5
MODULE PARAMETRAGE : - Paramétrage du département de saisie (choix de la région puis filtrage pour choix du département) + Paramétrage de l organisme qui saisit les informations (Fédération de chasseurs, Chambre d agriculture, ), - Gestionnaire des tables liées, - Paramétrage de l imprimante par défaut (reprenant la liste des imprimantes installées sur votre ordinateur) - Paramétrage des indicateurs (permet de modifier l évaluation des indicateurs intégrés). IDENTITE AGRICULTEUR : - Saisir un nouvel agriculteur, - Modifier les coordonnées d un agriculteur. QUESTIONNAIRE PREALABLE : - Saisir un nouveau questionnaire, - Modifier un questionnaire, - Imprimer le questionnaire préalable (pré rempli avec les réponses saisies au préalable). VISITE TERRAIN : - Editer/Modifier/Imprimer le cadre de synthèse et le schéma de synthèse. 2 - Module «PARAMETRAGE» 6
Ecran «PARAMETRE DU DEPARTEMENT DE SAISIE» Cette option permet de définir la région et le département dans lequel se situe l exploitation agricole pour laquelle le diagnostic a été réalisé ainsi que la structure qui saisit les informations dans l application. Ecran «PARAMETRE DE L IMPRIMANTE PAR DEFAUT» Cet écran permet de définir sur quelle imprimante vous allez effectuer vos impressions (PDF ou impression papier). La liste déroulante s incrémente automatiquement avec les imprimantes installées sur votre ordinateur. Sélectionnez une imprimante par défaut puis cliquez sur le bouton de sortie. Remarque : Ecran «GESTIONNAIRE DE TABLES LIEES» Un message d erreur indiquant que l application ne trouve pas les données peut empêcher le fonctionnement de l application, quelque soit la version d Access. Exemple de message d erreur : Il faut donc aller sur la fonction «GESTIONNAIRE DE TABLES LIEES» dans le module PARAMETRAGE. L écran suivant s affiche : Il faut alors suivre les étapes suivantes Etape 1 : Cocher la case «Toujours demander un nouvel emplacement» Etape 2 : Cliquer sur le bouton «Sélectionner tout» puis sur «OK» Etape 3 : Sélectionner l emplacement de la base de données (dans le cas présent, si vous êtes en Access 2007, c:/ibis 2007/QuestionnaireAgriculteur.mdb) puis cliquez sur «OK». 7
Ecran de «Paramétrage des indicateurs» Cette fonction permet de modifier les fourchettes de calcul des indicateurs prédéfinies si vous souhaitez adapter ces indicateurs à un contexte différent de celui défini par IBIS. Liste des indicateurs prédéfinis. Fourchettes concernant l indicateur sélectionné. 2 - Module «IDENTITE AGRICULTEUR» Ce module vous permet de rechercher, modifier ou créer un agriculteur et ses coordonnées. Avant toute création d un agriculteur, veillez à bien vérifier qu il n existe pas déjà, ceci évitera tout risque de doublon. Ecran «Saisir un nouvel agriculteur» Rappel du département et de l organisme paramétré par défaut La date de création de l agriculteur est automatiquement remplie avec la date du jour (permet la création automatique du numéro d identification) 8
Ecran «Modifier les coordonnées d un agriculteur» Département Organisme Année de création Numéro Automatique Utiliser la liste déroulante pour sélectionner l agriculteur à modifier 3 - Module «QUESTIONNAIRE PREALABLE» Ecran «Saisir un nouveau questionnaire» et «Modifier un questionnaire» Remarque : Tant qu un agriculteur n a pas été sélectionné dans la liste et qu une date n a pas été renseignée (il faut cliquer sur le menu déroulant pour confirmer la date choisie), les informations de chaque onglet sont grisées. Il est indispensable de sélectionner la date de saisie du questionnaire Chaque partie du questionnaire est représentée sous forme d onglets : - Exploitation, - Parcellaire, - Assolement, - Production animale, - Pratiques agricoles, - Couverts - éléments fixes, - Environnement et biodiversité, - Vos projets, - Commentaires. 9
Pour accéder aux différents onglets, vous avez deux possibilités : Soit en cliquant sur l onglet désiré (en haut de l écran) ; Soit en cliquant sur le bouton «Suivant» présent dans chaque partie du questionnaire. Onglets Permet de passer à l onglet suivant 10
Dernier onglet (Commentaires) Permet de quitte le questionnaire et enregistre les modifications apportées Ecran «IMPRIMER LE QUESTIONNAIRE PREALABLE» Remarque : Tant qu un agriculteur n a pas été sélectionné, le champ «Date de réponse au questionnaire» est invisible pour évite tout risque d erreur lors de la sélection. Choix de l agriculteur Le choix de la date est automatiquement mis à jour selon l agriculteur sélectionné Permet une impression directe du questionnaire. Veillez à bien avoir sélectionné au préalable l imprimante par défaut (module PARAMETRAGES) 4 - VISITE TERRAIN Ecran «EDITER/MODIFIER/IMPRIMER LE CADRE DE SYNTHESE ET LE SCHEMA DE SYNTHESE» Remarque : Sélectionner le nom de l agriculteur dans la liste déroulante pour accéder à la liste de sélection de la date de réponse de l agriculteur au questionnaire. Génération de l exportation sous Word Aperçu avant impression Impression directe 11
Export en Word Accès à la page suivante Les zones grisées correspondent aux zones de saisie après la visite sur le terrain, Vous pouvez donc saisir ces informations soit directement sous l application, soit sur Word, une fois l export réalisé. Remarque : Lorsque vous souhaitez visualiser juste l aperçu avant impression du cadre de synthèse, vous avez, en bas de la toute dernière page de ce cadre de synthèse la possibilité de générer le schéma de synthèse. Accès au Schéma de synthèse 12
Visualisation du Schéma de synthèse 13