ECF Eléments de Fiscalité et de Comptabilité 2. Procédures et pratique comptables

ECF Eléments de Fiscalité et de Comptabilité 2. Procédures et pratique comptables ECF A. Description de l'unité pédagogique Intitulé : Sujet : Gestion : Eléments de Comptabilité et de Fiscalité - Code U.F. : 711106U3D1 Dom : 702 Auteur : clerbois.serge@skynet.be Scope : Contenu : EPS - Section "Gradué en Secrétariat" 1. Principes de comptabilisation en partie double 2. Démarche comptable et Systèmes d'enregistrements 3. Système centralisateur Logiciels comptables et de gestion Table des matières 1. PRINCIPES DE COMPTABILISATION EN PARTIE DOUBLE 1 1.1. INTRODUCTION 1 1.2. LE BILAN 1 1.2.1. Exemple introductif 1 1.2.2. Structure du bilan 3 1.2.3. Schéma de bilan après répartition 4 1.2.4. Exercices 5 1.3. LES COMPTES DU GRAND-LIVRE 6 1.3.1. Justification des comptes 6 1.3.2. Les comptes de bilan 6 1.3.3. Les comptes de résultat 9 1.4. LE PLAN COMPTABLE MINIMUM NORMALISE (P.C.M.N.) 12 1.4.1. Classes du PCMN 12 1.4.2. Mécanisme de fonctionnement des comptes 13 1.4.3. Adéquation du Plan Comptable 14 2. DEMARCHE COMPTABLE ET SYSTEMES D'ENREGISTREMENTS 15 2.1. CYCLE D'EXPLOITATION DE L'ENTREPRISE 15 2.2. SCHEMA GENERAL DE TENUE D'UNE COMPTABILITE GENERALE 15 2.3. LES DOCUMENTS ET ETATS COMPTABLES 16 2.3.1. Le Livre journal 16 2.3.2. Grand livre 16 2.3.3. Balance des comptes 16 2.3.4. Livre des inventaires 16 2.4. OPERATIONS COMPTABLES : CLASSEMENT PAR PERIODICITE. 17 2.4.1. les opérations cycliques 17 2.4.2. Les opérations acycliques 17 2.5. SYSTEME D'ENREGISTREMENT DES OPERATIONS COMPTABLES 18 2.5.1. Système classique 18 2.5.2. Système centralisateur 18 3. SYSTEME CENTRALISATEUR LOGICIELS COMPTABLES ET DE GESTION 19

1. Principes de comptabilisation en partie double 1.1. Introduction Jusqu'au Moyen-Age, la comptabilité s'est limitée à compter les mouvements de trésorerie (dépenses, recettes). Les paiements se faisaient en général "au grand comptant", le "crédit" était confié aux usuriers. Chaque opération ne donnait lieu qu'à une seule écriture. C'était la comptabilité en partie simple. La fin du Moyen-Age fut marquée par une large extension des échanges internationaux et par le développement de la pratique du commerce et par cela même du crédit. Il est alors devenu nécessaire de traduire chaque opération en un double enregistrement. Ce double enregistrement établit une relation entre la comptabilité des tiers et la comptabilité de trésorerie. La méthode partit de Venise et de l'italie du Nord au XVe siècle et XVIe siècle. 1 Dans les siècles qui suivirent, la comptabilité en partie double a gagné toute l'europe. Son emploi s'est étendu à l'enregistrement de toutes les opérations des entreprises, même de celles qui ne concernaient pas les tiers. L'usage systématique du double enregistrement comptable assure en effet un contrôle de l'exactitude des écritures. L'appréhension du principe de la partie double est aisée : elle suppose que l'on admette qu'une opération donne naissance à deux flux. 1.2. Le bilan 1.2.1. Exemple introductif Immédiatement après sa création au 01/03/200x, le patrimoine de la société SOFTCONCEPT SA dont l'objet social est la conception et la commercialisation de logiciels informatiques se présente comme suit : Souscription du capital par les associés de 75.000 ; dont : 12.500 sous forme de matériel informatique 62.500 sous forme de liquidités libérées immédiatement et versées sur le compte courant bancaire de l'entreprise. Cette entreprise est un agent économique distinct de ses fondateurs. Une partie des ressources de l'entreprise sont fournies par ceux-ci (et éventuellement par des tiers) qui prennent le risque d'y investir une part de leurs avoirs dans l'espoir de gains futurs supérieurs à ceux qu'ils obtiendraient sans risque en acquérant des produits financiers. Cette dette de l'entreprise vis-à-vis de ses propriétaires est appelée Le Capital de l'entreprise; le Capital fait partie du Passif de l'entreprise qui est l'ensemble des Ressources/Dettes de l'entreprise. Avec ces ressources, l'entreprise va acquérir des biens et des moyens d'action pour remplir son objet social. L'ensemble des Avoirs/Moyens d'action de l'entreprise constitue l'actif de l'entreprise Par définition, il doit y avoir égalité stricte entre : Le Passif ensemble des Ressources/Dettes de l'entreprise. L'Actif ensemble des Moyens d'action/ Avoirs (= utilisation du Passif). 1 Elle fut décrite la première fois sous le nom de partie double par le frère Luca Paccioli en 1494. EPS - Section "Gradué en Secrétariat" Page 1

Pour vérifier cette égalité, on dresse un tableau appelé BILAN qui dans notre cas se présente comme suit : A C T I F BILAN au 01/03/200x P A S S I F Matériel informatique 12.500 Capital 75.000 Banque 62.500 T O T A U X 75.000 75.000 Dans un bilan, on classe les postes : de l' ACTIF ( avoirs) par liquidité 2 croissante. du PASSIF ( dettes) par exigibilité croissante. Poursuivons notre exemple et imaginons les opérations comptables suivantes: a) 15/03/200x - Achat d'une voiture de société d'une valeur de 15.000 (amortissable en 5 ans); paiement au comptant par banque. b) 20/03/200x - Achat d'un immeuble pour 125.000 ; financement intégral par emprunt d'une durée de 20 ans auprès de la Fortis. c) 31/03/200x - Achat de mobilier et matériel de bureau pour un montant de 10.000 (amortissable en 10 ans); paiement au comptant par banque. Après ces opérations, dressons le bilan; celui-ci se présente comme suit : ACTIF BILAN au 31/03/200x PASSIF Immeuble 125.000 Capital 75.000 Matériel informatique 12.500 Emprunt LT 125.000 Mobilier/Matériel de bureau 10.000 Matériel roulant 15.000 Banque 37.500 T O T A U X 200.000 200.000 2 la liquidité d'un actif est son aptitude à être transformé plus ou moins rapidement en numéraire. EPS - Section "Gradué en Secrétariat" Page 2

1.2.2. Structure du bilan La Législation retient, depuis 1983, l'idée d'un regroupement des postes de l'actif et du passif en "masses homogènes"; ainsi, on classe les éléments : de l'actif en 2 grandes catégories : les actifs immobilisés les actifs circulants du PASSIF en 3 grandes catégories : les capitaux propres les provisions les dettes schématiquement, cela donne : ACTIFS IMMOBILISES A C T I F CAPITAUX PROPRES P A S S I F PROVISIONS ACTIFS CIRCULANTS DETTES Dans la forme légale du bilan, l'actif et le PASSIF comprennent chacun 10 groupes de comptes précédés d'un chiffre romain eux-mêmes subdivisés en postes, rubriques et sous-rubriques EPS - Section "Gradué en Secrétariat" Page 3

1.2.3. Schéma de bilan après répartition On trouvera ci-dessous le schéma de Bilan après répartition de la Banque Nationale de Belgique à destination des moyennes entreprises (schéma abrégé des comptes annuels). ACTIF PASSIF Observons la règle de liquidité croissante lors de la lecture de haut en bas Observons la règle d'exigibilité croissante lors de la lecture de haut en bas EPS - Section "Gradué en Secrétariat" Page 4

1.2.4. Exercices Pour les cas ci-dessous : a. dresser un bilan schématique b. établir ensuite le bilan après répartition selon le modèle normalisé de la BNB : 1. Exemple introductif au 30/03/200x 2. Entreprise A Banque 51.250 CCP 20.625 Frais de constitution 3.750 Immeuble 75.000 Capital 125.000 Clients 40.000 Emprunts LT 50.000 Fournisseurs 25.000 Matériel 24.375 Bénéfice 15.000 3. Entreprise B Caisse 2.000 Matériel 25.000 Immeuble 37.500 Capital 75.000 Fournisseurs 25.000 Clients 15.000 Perte 2.500 4. Entreprise C Caisse 2.500 Capital à calculer Fournisseurs 25.000 Emprunt LT 12.500 Clients 7.500 Dépôt en banque 37.500 Immeuble 50.000 Résultat déficitaire 15.000 5. Dresser le bilan au 01/01/200x, le patrimoine de l'entreprise D comprenant les éléments suivants : a. des terrains et constructions pour 105.000 sur lesquels il reste à payer 50.000 à une institution de crédit et ce en 8 tranches annuelles, la première venant à échéance le 01/06/200x. b. des espèces en caisse pour 1.900 c. des marchandises pour 20.000 d. du mobilier pour 1.350 e. un compte à vue de 2.600 auprès de ING f. une camionnette d'une valeur de 10.900 g. des dettes envers les fournisseurs pour un total de 11.250 ; 7.500 venant à échéance dans 18 mois, le reste dans 3 mois h. un outillage d'une valeur de 5.750 i. des clients doivent 5.750 à court terme et 4.500 à long terme j. un emprunt de 3.125 auprès de Fortis échéant dans 3 mois k. un compte à vue de 6.625 à la Banque de la Poste EPS - Section "Gradué en Secrétariat" Page 5

1.3. Les comptes du Grand-Livre 1.3.1. Justification des comptes Dans les entreprises, de très nombreuses opérations sont réalisées quotidiennement et l'enregistrement des conséquences de ces opérations dans des bilans successifs serait un travail long, partiellement inutile et inapte à fournir au comptable certains renseignements qui l'intéressent. l'inutilité : l'insuffisance : provient du fait que, dans chaque bilan, toutes les valeurs actives et passives doivent être reprises, même si celles-ci n'ont pas fait l'objet de modifications. du procédé apparaît lorsqu'on veut suivre l'évolution d'un poste déterminé durant une période déterminée. Cela nécessiterait de reprendre toute la collection des bilans successifs et de vérifier, dans chacun d'eux, la situation du poste concerné. De plus, l'usage du seul bilan rendrait difficile voire impossible le contrôle des flux comptables (échéances des factures de vente et d'achat, effets à payer ou recevoir...). On a trouvé une solution à ces problèmes en enregistrant, en dehors du BILAN, les opérations dans des tableaux à deux colonnes appelés comptes; ces tableaux ("comptes en T") se présentent comme suit : DEBIT CREDIT On distingue deux grands types de comptes : les comptes de bilan les comptes de résultats Les comptes de l'entreprise sont regroupés dans le Grand-Livre; la nomenclature des comptes et leur numérotation sont établis selon des principes légaux et en conformité avec le P.C.M.N. 1.3.2. Les comptes de bilan Lorsqu'on décompose le bilan en comptes, la question se pose de savoir de quel côté du compte doit être inscrit le montant qui figure au bilan; on inscrit : du côté gauche du compte (DEBIT) le montant qui se trouve à gauche dans le bilan du côté droit du compte (CREDIT) le montant qui se trouve à droite dans le bilan EPS - Section "Gradué en Secrétariat" Page 6

Appliquons cette règle aux opérations de notre exemple introductif : 3 Opération 0 : Création de la société BILAN INITIAL AU 01/03/200X Matériel informatique Capital souscrit (0) 12.500 (0) 75.000 Banque CC (0) 62.500 Opération a : Achat de la voiture de société Voiture Banque CC (a) 15.000 (0) 62.500 15.000 (a) Opération b : Achat de l'immeuble Immeuble (b) 125.000 Crédit SNCI 125.000 (b) Opération c : Achat de mobilier et matériel de bureau Matériel de bureau Banque CC (a) 10.000 (0) 62.500 15.000 (a) 10.000 (c) On peut observer que : un montant inscrit au débit d'un compte doit avoir son correspondant au crédit d'un autre compte un montant inscrit au crédit d'un compte doit avoir son correspondant au débit d'un autre compte En général, un montant inscrit au crédit (resp. au débit) d'un compte doit avoir son correspondant au débit (resp. au crédit) d'un ou plusieurs autres comptes et réciproquement Cette règle constitue le fondement de la comptabilité en partie double 3 Dans le but d'illustrer plus facilement le principe de la comptabilité en partie double, des simplifications à la limite de "l'erreur comptable" ont ici été opérées.. En réalité, lors d'une opération d'achat, il y a obligation de passer par le compte de centralisation "Fournisseurs"; de même, "le versement du capital" se fait en 3 phases... EPS - Section "Gradué en Secrétariat" Page 7

En règle générale, pour les comptes de bilan : les comptes d'actif sont : Débités (partie gauche) de l'avoir initial (ou des augmentations d'avoirs) Crédités (partie droite) des diminutions d'avoirs les comptes de PASSIF sont : Crédités (partie droite) de la dette initiale (ou des augmentations des dettes) Débités (partie gauche) des diminutions de dettes En résumé : ACTIF BILAN PASSIF Comptes d'actif = AVOIRS DEBIT CREDIT Diminution de dette Dette initiale Augmentation de dette DEBIT CREDIT Avoir initial Augmentation d'avoir Diminution d'avoir Comptes de PASSIF = DETTES EPS - Section "Gradué en Secrétariat" Page 8

1.3.3. Les comptes de résultat 1.3.3.1. Définitions Le résultat d'une entreprise se fait en calculant la différence entre les produits et les charges. Résultat = Produits - Charges Selon le signe algébrique de cette différence, le résultat représente un bénéfice ou une perte. On distingue 3 types de résultats : 1. Résultat d'exploitation; 2. Résultat financier; 3. Résultat exceptionnel. et par suite, les produits et charges y afférents. Ainsi, en ce qui concerne le résultat d'exploitation : les Produits d'exploitation les Charges d'exploitation sont constitués par les flux des services rendus et/ou des marchandises vendus aux clients dans le cadre de l'objet social de l'entreprise c-à-d. de son "activité normale" sont constitués par les flux des services et/ou des marchandises reçus des fournisseurs et en général par tous les éléments nécessaires à la réalisation des produits (personnel, frais généraux, amortissements...). Exercice : Indiquer des exemples dans le tableau : Résultat d'exploitation Produits Charges Résultat financier Résultat exceptionnel EPS - Section "Gradué en Secrétariat" Page 9

1.3.3.2. Présentation des résultats. Pour établir un résultat, on dresse soit : 1.3.3.2.1. Résultats présentés sous forme de compte un tableau reprenant : à gauche à droite l'intitulé et le montant des charges l'intitulé et le montant des produits Ce tableau est similaire au bilan et se présente schématiquement comme suit : CHARGES RESULTAT D'EXPLOITATION PRODUITS Coût des ventes et prestation Approvisionnements et marchandises 1. Achats Charges financières Charges exceptionnelles I. Ventes et prestations Chiffre d'affaires Produits financiers Produits exceptionnels 1.3.3.2.2. Résultats présentés sous forme de liste Les contenu et forme des comptes sont régis par la Loi. Le lecteur trouvera dans les ouvrages de référence ou sur le Web les schémas de comptes de résultats sous forme de compte et en général, la liste des comptes annuels de la B.N.B.(Banque Nationale de Belgique) EPS - Section "Gradué en Secrétariat" Page 10

Par nature : un produit engendre une créance (et donc un avoir) sur celui qui a bénéficié du produit (client) une charge engendre une dette vis-à-vis de celui qui fournit le bien ou service (fournisseur) Ces considérations peuvent nous faire préjuger du fonctionnement des comptes de charges et produits Exemples : pour les charges " d. Achat à un fournisseur de 2.000 de marchandises"; au niveau des comptes, on aura : Fournisseurs Achats de marchandises 2.000 (d.) (d.) 2.000 pour les produits e. Vente de ces mêmes marchandises pour 2.500 Clients Vente de marchandises (e.) 2.500 2.500 (e.) En général : les comptes de CHARGES sont : Débités (partie gauche) de la charge initiale (ou des augmentations de charges) Crédités (partie droite) des diminutions de charges les comptes de PRODUITS sont : Crédités (partie droite) du produit initial (ou des augmentations de produits) Débités (partie gauche) des diminutions de produits En résumé : CHARGES COMPTE DE RESULTAT PRODUITS DEBIT CREDIT Diminution de produit Produit initial Augmentation de produit DEBIT CREDIT Charge initiale Augmentation de charge Diminution de charge EPS - Section "Gradué en Secrétariat" Page 11

1.4. Le Plan Comptable Minimum Normalisé (P.C.M.N.) La technique de la comptabilité en partie double a été définie ci-dessus. Pourtant, la comptabilité que nous avons étudiée n'est pas utilisée telle quelle en pratique. En Belgique, depuis la loi du 17 juillet 1975, modifiée par l'a.r. du 12 septembre 1983, la forme (structuration, nomenclature, numérotation,...) et la description des comptes de l'entreprise sont reprises de façon très précise dans un Plan Comptable Minimum Normalisé (P.C.M.N.). S'y conformer constitue une obligation légale pour les moyennes et grandes entreprises. Les modèles de Plan Comptable sont propres à chaque pays (Belgique, France, Allemagne...), ce qui pose certains problèmes pour la consolidation des comptabilités d'entreprises présentes dans plusieurs pays. 4 1.4.1. Classes du PCMN Les comptes du Grand Livre sont regroupés en classes. Le Plan Comptable, on distingue 7 classes de comptes 5 : - 5 classes qui regroupent les comptes de bilan - 2 classes qui sont réservées aux comptes de gestion 6 1.4.1.1. Classes de comptes de bilan Classe 1 : Classe 2 : Classe 3 : Fonds Propres - Provisions Dettes à plus d'un an (LT) Actifs immobilisés - Créances à plus d'un an (LT) Stocks Classe 4 : Créances à un an au plus (CT) (sous-classes 40 & 41) Dettes à un an au plus(ct) (sous-classes 42 à 49) Classe 5 : Placements et valeurs disponibles 1.4.1.2. Classes de comptes de résultats Classe 6 : CHARGES : Charges d'exploitation, financières, exceptionnelles Classe 7 : PRODUITS : Produits d'exploitation, financiers et exceptionnels Ces 7 classes sont subdivisées en sous-classes qui sont elles-mêmes divisées enfin en numéro de compte. Cette subdivision en classes et sous-classes est à respecter et constitue le Plan Comptable Minimum Normalisé (P.C.M.N). L'entreprise a néanmoins la possibilté d'adapter le libellé et la sous-numérotation du compte à ses besoins propres. 4 notons les travaux de I'AS/IFRS (International Accounting Standards/International Financial Reporting Standards) visant à des normes comptables communes d ici 2005. 5 Voir modèle de Plan Comptable en annexe. 6 classes auxquelles il faut ajouter : une classe 8 et une classe 9 qui sont réservées à la comptabilité analytique d'exploitation (coûts de revient); une classe 0 qui réunit les comptes d'ordre et d'engagement hors-bilan. EPS - Section "Gradué en Secrétariat" Page 12

1.4.2. Mécanisme de fonctionnement des comptes Ce mécanisme déjà étudié sera illustré au travers d'exemples dans la section suivante; notons, pour résumer, que les comptes fonctionnent comme suit : Ł Pour les Comptes de bilan ACTIF Classe 2: Immobilisations A PASSIF Classe 1 : Capitaux permanents. P Classe 3 : Stocks A Classe 4: Créances CT 7 Classe 4 : Dettes CT 8 A P Classe 5 : Valeurs disponibles A Ł Pour les Comptes de résultat CHARGES (Classe 6) PRODUITS (Classe 7) 60xxx Achats Ch 70xxx Chiffre d'affaires Pr 61xxx Services et biens divers Ch... 62xxx Rémun. et charges sociales Ch 75xxx Produits financiers Pr 63xxx Amortissements Ch...... 7 sous-classes 40 & 41 8 sous-classes 42 à 49 EPS - Section "Gradué en Secrétariat" Page 13

1.4.3. Adéquation du Plan Comptable F Le libellé des comptes prévus au P.C.M.N. peut être adapté aux caractéristiques propres à l'entreprise. De même, les comptes prévus au P.C.M.N. qui sont sans objet pour une entreprise ne doivent pas figurer dans son plan comptable. F L'entreprise a le loisir de choisir librement les comptes du P.C.M.N selon le canevas offert par ce.dernier. L'ensemble de ces comptes (qui constitue le Plan Comptable) doit lui permettre de traiter sans problèmes ni ambiguïtés les différentes opérations comptables qu'elle est amenée à traiter. F De la même manière, le Plan Comptable de l'entreprise doit avoir une organisation et une structure qui doivent permettre de rencontrer les besoins en informations de gestion de l'entreprise. Ainsi, le point de départ de toute démarche comptable dans un contexte professionnel sera d'établir un Plan Comptable efficace et efficient. Il devra rencontrer non seulement les besoins techniques pour la réalisation des Comptes Annuels mais aussi et surtout les besoins de gestion des décideurs. F Remarquons que la quasi-généralisation des logiciels comptables dans les P.M.E permet aujourd'hui d'accroître le nombre de comptes du Grand-Livre en vue "d'affiner" la recherche d'informations pour une meilleure gestion sans trop alourdir la procédure comptable. F Considérant toujours l'implantation de la comptabilité sur un logiciel comptable, il conviendra de tenir compte des contingences de l'outil informatique. Ainsi, il s'agira de déterminer non seulement le type et l'intitulé exact des comptes à utiliser mais au préalable la structure et la longueur de la numérotation (par exemple sur 4,5 ou 6 chiffres) de ces comptes; par exemple : le compte "40xxx...Centralisation Clients" pourra être codé par : 4000 40000 400000 etc... Dans la suite de l'exposé, nous choisirons de codifier les comptes du Plan Comptable sur 6 chiffres. EPS - Section "Gradué en Secrétariat" Page 14

2. Démarche comptable et Systèmes d'enregistrements 2.1. Cycle d'exploitation de l'entreprise Le schéma suivant résume les 4 phases du cycle d exploitation d'une entreprise 9 : 1 1. Stocks de matières premières et Fournitures 2 1 Achat 2. Actifs immobilisés 3. Rémunérations 2 Cycle de production 1. Achat Acquisition des moyens de production (matières et/ou marchandises, force de travail, machines et installations) Ł Dettes Court Terme ou Long Terme (CT/LT) Valeurs disponibles (Trésorerie -Liquidités) Stocks de produits finis 2. Production Production de biens et services en conformité avec l'objet social de l'entreprise 4 4. Encaissement Créances Commerciales 3 3. Vente 3. Vente de ces biens et services Ł Créances CT voire LT 4. Trésorerie Gestion financière des achats et ventes Ł Gestion des Dettes et Créances 2.2. Schéma général de tenue d'une comptabilité générale A. Travaux journaliers 1. Encodage des opérations comptables sur base des pièces justificatives avec transcription dans le livre journal : recueil chronologique enregistrant les opérations d'une entreprise B. Travaux de fin d'exercice 2. Transcription dans le Grand livre des mouvements au niveau de chaque compte en particulier 3. Balance de vérification : l'établissement de ces balances périodiques servent à l'exactitude de la comptabilité 4. Inventaire des avoirs et dettes de toute nature suivi de l'encodage des 5. Ecritures de régularisations C. Comptes annuels 6. Balance de vérification définitive: l'établissement de cette dernière balance des comptes généraux sert à contrôler in fine l'exactitude de la comptabilité avant la : 7. Réalisation des comptes annuels Bilan, compte de résultats, annexe & bilan social 9 de transformation, mais aussi dans une moindre mesure, d'une entreprise commerciale. EPS - Section "Gradué en Secrétariat" Page 15

2.3. Les documents et états comptables Les états comptables sont constitués par l'ensemble des documents pouvant être édités et imprimés lors de la tenue de la comptabilité (voir schéma ci-dessus); par exemple : 2.3.1. Le Livre journal Le livre-journal est un livre comptable dans lequel sont inscrites jour après jour toutes les opérations; les enregistrements se font par date sur base des pièces justificatives; le livre-journal mentionne : - la date de l écriture ; - le numéro de l écriture ; - le numéro de la pièce justificative ; - le libellé explicatif de l opération ; - le numéro du compte - les numéro P.C.M.N. et intitulé des comptes mouvementés; - le montant débité ; - le montant crédité. 2.3.2. Grand livre Le Grand livre est "l'état comptable" reprenant l ensemble des comptes de l entreprise qui ont été mouvementés. Il permet de connaître, à tout moment, l état de chaque compte pris individuellement. Dans ce document, individualisé par compte, sont reportées toutes les opérations enregistrées au journal qui ont été effectuées sur ce compte. La structure de chaque "fiche de compte" est de la forme : Date Référence au journal Numéro de la pièce justificative Libellé explicatif de l opération Montant débité Montant crédité Solde débiteur Solde créditeur 2.3.3. Balance des comptes consiste en un relevé de tous les comptes du grand livre (comptes de l actif, du passif, de charges et de produits), de leur débit et/ou crédit ainsi que de leur solde débiteur ou créditeur. Elle permet : - de vérifier si les rapports des écritures du journal au grand livre s effectuent de manière correcte ; - de dresser rapidement le bilan et le compte de résultats à partir des soldes débiteurs et créditeurs ; - d ouvrir les comptes (de bilan) dans les livres de l exercice suivant à partir de ces mêmes soldes. La structure d'une "balance de compte" est de la forme : N de compte Libellé du compte Montant débité Montant crédité Solde débiteur Solde créditeur 2.3.4. Livre des inventaires Toute entreprise procède, au moins une fois l an, à un inventaire complet de ses avoirs et droits de toute nature, de ses dettes, obligations et engagements de toute nature. Il sert de pièce justificative aux écritures de clôture qui visent à corriger la comptabilité pour refléter la réalité telle qu elle vient d être inventoriée. EPS - Section "Gradué en Secrétariat" Page 16

2.4. Opérations comptables : Classement par périodicité. L'un des objectifs majeurs de la comptabilité générale est d'enregistrer toutes les opérations modifiant le patrimoine ("la richesse") de l'entreprise. Le rôle de la comptabilité est aussi de permettre à l'entreprise de faire face aux différentes "échéances" induites par les obligations comptables légales auxquelles elle est soumise et, in fine, de permettre la réalisation des comptes annuels. Pour répondre à ces objectifs, on a coutume de classer les opérations comptables en différentes catégories; on distingue : 2.4.1. les opérations cycliques comme leur nom l'indique, ce sont des opérations qui sont réalisées périodiquement. Par ordre croissant de fréquence, on distingue : 2.4.1.1. les opérations journalières qui consistent en la comptabilisation quotidiennes des opérations suivantes; opérations d'achat (et de note de crédit sur achats) opérations de vente (et de note de crédit sur ventes) opérations financières (paiements divers, gestion des effet de commerce) opérations diverses (gestion des salaires, dotations aux amortissements...) 2.4.1.2. les opérations de fin de période 10 qui serviront à réaliser la clôture de fin de période et d'établir la déclaration T.V.A.; avec e. a. : sortie des différents journaux calcul du compte courant de la T.V.A élaboration de la déclaration T.V.A estimation de l'impôt 2.4.1.3. les opérations de fin d'exercice qui serviront à préparer la clôture de fin d'exercice et d'établir les comptes annuels : dotations aux amortissements; inventaire et gestion des stocks écritures de régularisation (produits et charges à reporter ou à imputer) 2.4.2. Les opérations acycliques comme leur nom l'indique, ce sont des opérations qui ne sont pas périodiques et qui surviennent d'une manière aléatoire dans le temps; on distingue : 2.4.2.1. les opérations acycliques "normales" Exemples l'acquisition d'immobilisations l'augmentation de capital l'émission d'un emprunt obligataire; les dotations aux provisions; 2.4.2.2. les opérations acycliques "exceptionnelles" Exemples la création de l'entreprise plus-value ou moins-value sur réalisation d'actifs immobilisés, de réévaluation la liquidation de l'entreprise 10 par le terme "période", il faut entendre "période TVA" (mensuelle ou trimestrielle selon le régime choisi) EPS - Section "Gradué en Secrétariat" Page 17

2.5. Système d'enregistrement des opérations comptables 2.5.1. Système classique Ce système consiste : 1. à enregistrer quotidiennement toutes les opérations (de quelque nature qu'elle soit) dans un journal unique 2. à les reporter ensuite dans les comptes dans un grand-livre 11 Parce que les opérations sont multiples et variées, ce système est peu pratique et on lui préfère depuis un certain temps le système centralisateur. 2.5.2. Système centralisateur 2.5.2.1. Principes F Ce système consiste 1. à enregistrer chaque jour les opérations de même nature dans des journaux spécialisés appelés journaux auxiliaires 12 2. à centraliser ensuite périodiquement les écritures dans le livre central ( = journal central) 3. à transposer les montants dans le grand-livre général 13 4. mais aussi, en ce qui concerne les achats et les ventes, à transposer ces montants respectivement dans les grand-livre auxiliaire des fournisseurs et le grand-livre auxiliaire des clients. permettant de constater et d'assurer le suivi des créances/dettes individuelles des clients et fournisseurs 14 Notons qu'il n'existe pas de système unique valable pour toutes les entreprises : la comptabilité générale doit toujours s'organiser en fonction des besoins spécifiques de chaque entreprise. A titre d'exemple, voici un organigramme d'organisation de la comptabilité générale sur base du système centralisateur 15 pouvant convenir à la plupart des entreprises : 11 ce dernier était jadis simplement un ensemble de "fiches" reprenant chacune un compte. 12 appelés aussi journaux divisionnaires ou originaires 13 où Grand-livre des comptes généraux 14 il est parfois aussi intéressant de tenir un grand-livre auxiliaire des tiers permettant de constater les créances/dettes individuelles des membres du personnel, des actionnaires 15 système "mal nommé", car il s'agit d'un système "recentralisé après avoir été décentralisé" EPS - Section "Gradué en Secrétariat" Page 18

2.5.2.2. Schéma complet du système centralisateur Travail journalier Opérations Pièces comptables Journaux auxiliaires Grands-livres auxiliaires Travaux périodiques 2 F Achats Factures (+Notes de crédit et de débit des fournisseurs) J.A. des achats (Facturier des entrées) G.L. des fournisseurs Balance des fournisseurs Ventes Factures (+Notes de crédit et de débit des clients) J.A. des Ventes (Facturier des sorties) G.L. des clients Balance des clients Recettes et dépenses Extraits de comptes Banques, J.A. de banque Pièces de caisse J.A. de caisse Ł Ł Ł Opérations diverses Pièces diverses Travaux périodiques 1 H J.A. des opérations diverses Ł Livre Journal central G.L. des comptes généraux Balance des comptes généraux (Balance de vérification et par soldes) Comptes de résultats Bilan Comptes annuels F Dans cette optique, les différents journaux auxiliaires (J.A.) sont "décentralisés"; ils seront désignés p.e par : ACH le J.A. des achats ODV le J.A. des opérations diverses VEN le J.A. des ventes F0N 16 les J.A. des opérations financières NCA le J.A. des notes de crédit sur achats NCV le J.A. des notes de crédit sur ventes 3. Système centralisateur Logiciels comptables et de gestion De par sa nature, ce système "centralisateur" offre l'avantage de s'adapter à la division du travail comptable entre plusieurs personnes. F F F La plupart des logiciels comptables utilisent cette méthode et permettent ainsi la centralisation immédiate des opérations de type différent; Les versions "réseau" des logiciels comptables permettent en outre le traitement simultané des opérations dans les différents journaux ainsi que leur centralisation immédiate; Les différents "états comptables" peuvent être édités et imprimés à tout moment en temps réel de même que la situation comptable et patrimoniale de l'entreprise à un moment donné. Se reporter à la partie "Pratique d'un logiciel comptable sous WINDOWS" 16 à savoir les différents journaux financiers (la ou les caisse(s) en espèces, les comptes bancaires que nous noterons successivement : F01, F02, F03,, F0n). EPS - Section "Gradué en Secrétariat" Page 19