Offre de service pour les organisations d événements en Cyclisme pour tous
Avant-propos La Fédération québécoise des sports cyclistes La Fédération québécoise des sports cyclistes (FQSC) est un organisme à but non lucratif dont les objectifs sont le développement et la promotion des sports cyclistes au Québec. Elle regroupe plus de 200 clubs et plus de 10 000 membres, répartis par secteur/ discipline. La FQSC est l'organisme reconnu par le gouvernement du Québec pour définir les orientations et appliquer les règles d'encadrement des sports cyclistes au Québec. Elle détermine les critères d éligibilité pour les organisateurs, les normes d organisation et les règlements des événements. Outre le domaine compétitif, la FQSC a développé depuis 2009, un volet parent par son caractère sportif, mais unique dans sa liberté de pratique : le cyclisme pour tous. Vision La sécurité des cyclistes à l entraînement Mission Promouvoir le cyclisme d entraînement pour tous, dans les meilleures conditions possibles. Valeurs Sécurité, respect des autres usagers, partage de tous les lieux d entraînement cyclistes, promotion des saines habitudes de vie et respect des partenaires (clubs, organisateurs, commanditaires, encadreurs, etc.). Parmi les différents services offerts : Couverture en assurance responsabilité civile pour l organisation, ses bénévoles et les participants Couverture en assurance accident pour les participants Identification des événements au calendrier Cyclisme pour tous Guide d organisation d un événement en Cyclisme pour tous Soutien technique et conseils aux organisateurs Informations aux participants sur les différents événements par le biais du site Internet et du bulletin électronique le Cycloscope (www.fqsc.net) Représentation par la FQSC auprès de protagonistes concernés par la sécurité routière Offre d une formation d Encadreur en événements s adressant aux cyclistes expérimentés qui souhaitent venir en aide aux autres participants, les conseiller et collaborer à la réalisation d événement sécuritaires Offre d une formation de Capitaine de route s adressant aux cyclistes qui encadrent des sorties de clubs ou simplement aux individus soucieux d adopter ou de maintenir un comportement éthique sur les routes
Implication financière pour les organisations au calendrier Sanction Les organisateurs qui souhaitent faire sanctionner leur événement doivent faire parvenir à la FQSC une demande de sanction, qui sera ensuite analysée afin de voir si des modifications à la formule doivent être apportées (date, parcours, effectifs de sécurité, formule, etc.). Le coût de la sanction est principalement défini en fonction du nombre de participants : Randosportive (- de 150 participants) 75$ Cyclosportive (de 150 à 1000 participants) 250$ Grande Classique (plus de 1000 participants) 750$ Après analyse de la demande (choix du parcours et respect des normes), la fédération émet une sanction provisoire et l événement est alors affiché au calendrier de la FQSC. Le processus de sanction constitue une démarche simple qui vise à assurer l étroite collaboration entre l ensemble des parties impliquées dans l organisation. Lorsque la sanction est approuvée, l organisateur est couvert par la police d assurance responsabilité civile incluse dans la sanction de la FQSC. Couverture en assurance Responsabilité civile Une personne de l organisation doit détenir une licence d organisateur auprès de la FQSC, au coût de 70$ afin de valider la couverture en responsabilité civile de 5 000 000$ pour l organisation (comité organisateur, bénévoles et participants). Assurance accident pour les participants L assurance fournie par la FQSC doit être prise par tous les participants qui ne sont pas déjà membres de la FQSC afin que ces derniers puissent bénéficier d une couverture en assurance accident (à hauteur de 25 000$). Le plus souvent, ce frais est inclus dans le coût d inscription. Le coût de l assurance est défini en fonction du nombre de participants : o 0-500 participants : 5,00 $ o 500-1000 participants : 4,50 $ o Plus de 1000 participants : 4,00 $ o Plus de 2000 participants : 3,50 $ Commissaires Dans les événements sanctionnés, la présence de commissaires est obligatoire (nombre défini en fonction du nombre de parcours, de participants et de la formule de l événement). Ces derniers sont formés par la FQSC et ont comme principales missions de s assurer du respect des normes d organisation et de la sécurité des participants sur la route. Ils exercent leur rôle soit à bord d un véhicule ou d une moto escorte. Sanction Commissaire chef Adjoints Randonnée 100 $ 80 $ Cyclosportive provinciale 110 $ 90 $ Grande classique 130 $ 100 $ Les déplacements des commissaires sont remboursés à hauteur de 0,37$/km. Les commissaires sont assignés en fonction de leur niveau d expérience et de leur provenance (afin de minimiser les frais pour l organisation).
Visibilité pour les organisations d événements Afin d aider les organisateurs à obtenir une participation maximale, la FQSC fait la promotion de ses événements sanctionnés par les moyens suivants : Site Internet de la FQSC : o Calendrier des événements en Cyclisme pour tous publié sur le site Internet de la FQSC o Info-courses (description plus exhaustive de chacun des événements) Bulletin Cycloscope, envoyé à tous les membres en Cyclisme pour tous Représentation aux Salons du vélo de Montréal et de Québec Reprise du calendrier des événements par certains médias (ex : Info-vélo, Vélo Mag) Implications au niveau organisationnel Règlements L organisation doit prendre connaissance du Règlement de sécurité, du Guide des sports cyclistes ainsi que du guide d organisation, et s y conformer. Parmi les règlements qui y sont spécifiés figurent des normes concernant les équipements (casque, bicyclette, etc.), des normes concernant le déroulement des événements, les sanctions en cas de non-respect, etc. Ainsi, plus concrètement, parmi les règlements spécifiés, on retrouve entre autres le port du casque obligatoire pour tous les participants, un âge minimal pour prendre part aux événements (selon le niveau de sanction : 13, 16 ou 18 ans), l interdiction que les vélos soient munis de barres de triathlon, etc. Normes minimales Voici les principales exigences de base pour toutes les organisations d événements sanctionnés : Obtenir l autorisation écrite des municipalités concernées par la tenue de l événement au moyen de demandes d autorisation de passage Présentation d une demande d utilisation du réseau routier pour un événement spécial au moyen du permis d événements spéciaux auprès du MTQ si des routes numérotées sont empruntées et qu une dérogation au Code de la sécurité routière est nécessaire Informer les corps policiers concernés par la tenue de l événement et demander leur support au besoin Effectifs d encadrement 1 commissaire par parcours 1 véhicule ouvreur par peloton 1 véhicule balai par parcours Présence de premiers soins sur le parcours et sur le site de départ/arrivée (nombre d effectifs en fonction de la longueur du parcours et du nombre de participants) Services aux participants Ravitaillement sur le parcours (nombre de ravitaillements adapté à la longueur du parcours) Toilettes en quantité suffisante sur le site de départ et d arrivée Nombre de bénévole adapté aux particularités de l événement (qualité et rapidité des services offerts)
Les différentes formules d événements Il va de soi que selon la formule d événement, l encadrement qui devra être mis en place variera. Départs par petits pelotons (maximum 15 cyclistes) Cette formule est de plus en plus privilégiée par certains organisateurs qui souhaitent faire vivre une expérience personnalisée à leurs cyclistes. Cette formule sous-entend que les participants doivent nécessairement respecter le Code de la sécurité routière puisqu aucune dérogation n est accordée par le MTQ. Le plus souvent, des encadreurs seront assignés pour assurer le respect du Code de la sécurité routière et pour animer le groupe, avec un ratio d au moins un encadreur par peloton. Les départs des différents pelotons se feront généralement aux deux minutes environ et par groupe de vitesse (les pelotons les plus rapides prendront le départ en premier afin d éviter les dépassements plus loin sur le parcours). Départ de masse et vitesse libre Ce type d événements est probablement celui que l on retrouve le plus fréquemment, mais sous-entend qu un permis devra avoir été délivré au préalable à l organisation par le MTQ. Les participants peuvent évoluer à leur vitesse (vitesse non-contrôlée), mais doivent se tenir le plus à droite possible de la chaussée. La présence d encadreurs dans ce type d événements représente toujours un atout, autant pour les participants (faire vivre une belle expérience) que pour l organisation (contribuent au respect des règles, sont les représentants de l organisation sur le terrain). Départ de masse et vitesse contrôlée Cette formule d événements est souvent privilégiée pour les organisations qui attirent un nombre important de participants et offre l avantage d occuper la route sur un court segment, sans avoir à la fermer complètement la route à la circulation automobile. Afin d être en mesure de bien gérer l étalement des cyclistes, il est important que soient assignés pour chaque peloton, un véhicule ouvreur, un véhicule suiveur (idéalement une moto) et un directeur de peloton. Pour ce faire, la présence d encadreurs est également fortement recommandée, ces derniers contribuant à garder les pelotons bien homogènes et à faire respecter la portion de route à laquelle les cyclistes ont droit.
Les différents intervenants et leurs rôles respectifs Commissaires Dans le cas de cyclosportives, le rôle des commissaires (officiels) est axé principalement sur la sécurité des participants. Avant l événement, le commissaire en chef doit s'assurer auprès de l'organisateur qu'une dernière vérification du parcours aura été effectuée dans les 48 heures précédant l événement. La journée de l événement, ce dernier s assurera d avoir rencontré, dans l heure précédant le départ, les différents responsables du volet médical, les conducteurs motos, les conducteurs des véhicules de la caravane ainsi que le responsable des bénévoles chargés de la sécurité du parcours pour leur expliquer le fonctionnement de l événement et leur rappeler les consignes de sécurité. Après l événement, le commissaire en chef doit également faire un rapport sur l événement à la FQSC. Escortes motos cyclistes Avec plus de 25 ans d expérience, le groupe Escortes Motos Cyclistes (EMC) participe de façon active aux événements cyclistes. Au fil des années, l organisation a connu une croissance continue selon les besoins des clients et a su développer une offre de service unique et spécialisée qui permet d assurer une logistique de sécurité efficace afin de répondre aux besoins des organisateurs d événements cyclistes. D autres groupes plus marginaux offrent également ce genre de service dans les événements. Encadreurs Le programme de certification d Encadreur en événements, développé par la FQSC, permet aux cyclistes expérimentés, qui souhaitent venir en aide aux autres participants, de les conseiller, de partager leur passion et surtout, de collaborer à la réalisation d événements sécuritaires. Ces derniers agissant de manière bénévole, leur présence est dorénavant fortement recommandée, quel que soit le niveau de sanction de l événement. Les organisations qui souhaitent faire appel à des encadreurs doivent seulement s assurer de leur fournir les ravitaillements et le repas. Services policiers En fonction de la formule de l événement, du parcours choisi (et des intersections traversées), la présence d effectifs policiers pourrait être nécessaire pour assurer la sécurité des participants. Le nombre d effectifs nécessaire sera le plus souvent déterminé par les corps policiers eux-mêmes. Ils pourraient être amenés à jouer le rôle d ouvreur, à précéder ou suivre un peloton de cyclistes, à gérer la circulation sur une portion du parcours ou encore, à sécuriser une zone fixe.