Newsletter du Syndicat Intercommunal de Gestion Informatique www.sigi.lu Edition 2-2011 VIEW Le Tableau de Bord Financier, simplifie la gestion communale Une gestion financière adaptée aux besoins d une... page 2 Envie de passer à macommune.lu? page 4 macommune.lu vu par la commune de Hesperange page 6
SIGIFINANCES Une gestion financière adaptée aux besoins d une commune moderne 2 SIGIFINANCES Une gestion financière adaptée aux besoins d une commune moderne 4 SIGISIMPLIFICATION Envie de passer à macommune.lu? 6 SIGISIMPLIFICATION macommune.lu vu par la commune de Hesperange Pierre MELLINA Bourgmestre de la Ville de Pétange Edition 2-2011 Newsletter du Syndicat Intercommunal de Gestion Informatique Conception et Layout: Niche Guardian Photos: Claudine Bosseler, Niche Guardian Photo Bank Tirage: 1000 exemplaires Egalement disponible sur www.sigi.lu (PDF) D un point de vue financier, une commune moderne doit être gérée de nos jours comme une PME. Une comptabilité minutieuse et plus transparente résulte en une meilleure gestion des recettes ainsi que des dépenses. Certes, une administration communale n est pas une PME mais on parle de l argent des contribuables, des citoyens, qui est géré et investi. Avec une bonne gestion, ce seront les citoyens, aussi bien que les décideurs et les fonctionnaires, qui bénéficieront d une augmentation considérable de la qualité de vie communale et/ou citoyenne. La commune de Pétange se distingue comme précurseur et a offert une précieuse contribution au SIGI qui propose dorénavant une solution sur mesure pour une gestion financière communale efficace sous forme du Tableau de Bord Financier et du Plan Pluriannuel. Parlez-nous un peu de vos débuts en politique Je suis un homme des chiffres. De par mon parcours professionnel, je suis à l aise avec tout ce qui a trait aux finances. Dès mon entrée en politique, dans l opposition à l époque, j ai commencé à réorganiser la façon dont la gestion financière est prise en main à Pétange. Il faut d abord connaître la complexité du budget communal. Dans notre commune, 53 % des dépenses ordinaires couvrent les frais de personnel sur lesquels la commune n a aucune influence immédiate. 12 % du budget ordinaire concernent les syndicats intercommunaux. 7 % couvrent les frais de bâtiment, d entretien, etc., des dépenses non influençables. Viennent encore s ajouter des dépenses pour le parc automobile et les frais de l administration. Il faut ensuite prendre en compte les annuités, les remboursements de l endettement communal malgré des 2
Je voudrais en profiter pour leur mettre à cœur que chaque décideur politique est obligé de suivre de près l évolution financière de sa commune. Ceci leur permettra d avoir une meilleure vue d ensemble. taux d intérêt qui se trouvent à un niveau extrêmement favorable. En effet, l administration communale de Pétange présentait une situation financière assez délicate avec un endettement communal de 37,5 millions d euros en l an 2000, ce qui demandait une révision fondamentale de la politique budgétaire et financière. J ai donc commencé par la base : à l aide de simples tableaux Excel, j ai consigné scrupuleusement chaque rentrée, chaque dépense et chaque investissement. Il ne m a pas fallu longtemps pour trouver un fil de conduite approprié à nos besoins, sachant néanmoins qu une bonne dose de discipline était nécessaire afin d optimiser la transparence financière. Comment avez-vous optimisé la gestion des finances au sein de votre administration communale? Tout d abord, mon but principal était de planifier les dépenses à long terme. Une réorganisation du travail et des responsabilités de chacun a permis de réduire les coûts communaux sans devoir toucher à l effectif. Le collège des bourgmestre et échevins a réévalué les différents rôles et, par un repositionnement, il a pu optimiser les dépenses directes. Prenons un exemple concret. On est en train de construire le Centre national de jeux de quilles. Il fallait donc un concierge. Afin d éviter de Tableau de Bord Financier Plan Pluriannuel nouvelles dépenses supplémentaires, on a pu confier cette tâche au concierge du centre sportif. Cette réorganisation de l effectif a d ores et déjà pour effet une meilleure rentabilité du centre et une optimisation des dépenses. L administration communale a aussi négocié de nouveaux contrats avec les fournisseurs. Les communes du Sud se sont mises d accord sur une mutualisation de certains achats, comme par exemple le papier, avec, à la clé une réduction des dépenses directes à long terme, sachant que les prix diminuent selon la quantité commandée. Donnant suite à mon initiative, le collège des bourgmestre et échevins a instauré certaines règles qui peuvent paraître rigides et sévères mais qui permettent de garder une vue d ensemble. Personne au sein de l administration communale, membres du collège échevinal compris, ne peut effectuer une dépense dépassant les 6.250 sans l accord préalable du conseil échevinal. Ceci a permis à l administration communale de garder un œil critique sur les dépenses et de les suivre de près. En général, il a fallu réévaluer les frais de fonctionnement et faire en sorte que les recettes dépassent nettement les dépenses. Suite à cette restructuration financière, nous sommes tout à fait fiers de pouvoir dire que la dette communale a diminué en 8 ans de 15,7 millions, à savoir de 38,1 millions en 2003 à 22,4 millions en 2011. Les comptes de l année 2010, définitivement clôturés le 30 avril 2011, affichent dans la partie ordinaire un bonus de 11.032.328,84 millions d euros. Après 2008 (bonus de 9,883 millions d euros) et 2009 (bonus de 9,747 millions d euros), ce surplus ordinaire dépasse pour la première fois les 10 millions d euros. Ce résultat est la preuve d une bonne gestion des dépenses ordinaires. Parlez-nous du Plan Pluriannuel et du Tableau de Bord Financier Le nouvel outil du SIGI, le Plan Pluriannuel, nous permet aujourd hui de manière rapide et efficace d anticiper nos finances sur un horizon de 5 à 7 ans. Il s agit effectivement d un outil indispensable à notre époque où les investissements doivent être suivis de très près afin d éviter un surendettement. Le Tableau de Bord Financier nous permet ensuite d automatiser certains processus. Nous avons ainsi constamment une vue d ensemble des finances et la possibilité de les analyser en détail. On peut faire des évaluations du budget, effectuer des estimations ainsi que contrôler et gérer les planifications. 3
SIGISIMPLIFICATION Envie de passer à macommune.lu? Modernisation et simplification des services communaux Le document trimestriel nous permet en outre de prévoir d éventuelles insuffisances et d y remédier avec nos réserves budgétaires. Pétange est donc prête à investir dans le futur? Tout à fait. Bien sûr, nous n avons pas d argent à gaspiller mais nos plans comptables ont prévu des investissements de 84,8 millions d euros entre 2006 et 2011, dont 62 % ont été couverts par les excédents ordinaires de cette même période. Au cours de la période du prochain mandat (entre 2012 et 2017), un programme d investissement dans le même ordre de grandeur sera aspiré dans notre commune. A l avenir, les nouveaux outils du SIGI contribueront au suivi plus rigoureux des investissements et permettront une politique financière en bon père de famille. Quelques conseils aux décideurs? Je voudrais en profiter pour souligner que chaque décideur politique est obligé de suivre de près l évolution financière de sa commune afin d avoir une meilleure vue d ensemble. Le SIGI propose dorénavant les outils qui leur permettront de suivre leur situation financière jusque dans le moindre détail, et ce à l aide d un simple clic. Ils pourront comparer la situation actuelle à celle des années écoulées, tout en simulant l évolution financière pour les années à venir. Optimisez vos recettes et réduisez vos dépenses avec le Tableau de Bord Financier et le Plan Pluriannuel. Yves Wengler Président du SIGI Le Syndicat Intercommunal de Gestion Informatique répond, depuis 29 ans, aux attentes et aux besoins des fonctionnaires et des élus en matière d informatique. Aujourd hui, le SIGI invite les communes à entrer dans une nouvelle ère de proximité entre les citoyens, les élus et les fonctionnaires. Actuellement, 40 communes proposent le portail macommune.lu à leurs 200.000 citoyens. Les avantages pour le citoyen Grâce à macommune.lu toutes les informations d ordre administratif, culturel ou associatif sont désormais à portée de main de chaque citoyen et ce, quelque soit le point d accès Internet (iphone, ipad ou PC). Les services en ligne disponibles sont : l autorisation parentale, la carte chèqueservice, le certificat de moralité, de résidence ou de vie, la composition de ménage, l extrait de registre de population, la franchise en douane, l inscription sur les listes électorales, les personnes à charge, le duplicata de factures, les relevés des compteurs d eau et leur suivi. A l avenir viendront s ajouter: la demande de carte d identité, la gestion des poubelles, la gestion des chiens, les actes de mariage, de naissance et de décès et la demande de vote par correspondance. Les documents demandés par le résident lui seront ensuite envoyés par courrier postal ou par voie électronique. Un suivi en ligne de l évolution de la demande est également disponible sur le site. Sécurité assurée : pour accéder aux services en ligne, le citoyen doit avoir reçu une carte d authentification nommée TanCard, qui est envoyée par la commune à tous les chefs de famille et qui permet aux personnes inscrites de se connecter en toute sécurité au portail citoyen macommune.lu. 4
Aujourd hui, le SIGI invite les communes à entrer dans une nouvelle ère de proximité entre les citoyens, les élus et les fonctionnaires. Actuellement, 40 communes proposent le portail macommune.lu à leurs 200.000 citoyens. Ce courrier, réparti en deux envois séparés avec le code d activation d une part et la Tan card de l autre, parviendra aux différents ménages. L inscription est simple, rapide et gratuite. Il suffit de remplir le formulaire de souscription sur le site. Le résident n est pas limité à la consultation d informations concernant sa commune, il peut également naviguer librement à travers les événements et manifestations de toutes les autres villes du Grand-duché et consulter en vidéo leur patrimoine culturel dans un espace spécialement dédié. Il peut également s informer dans la presse en ligne. Un gain de temps appréciable. Finis les trajets aller-retour, la recherche d une place de parking, les attentes et la durée de procédure. L étude «Top of the web - User satisfaction and usage survey of e-government services» (Ramboll Management EU DG Information society) a révélé que plus de 80% de temps est gagné en utilisant les services en ligne; 45% des citoyens estiment qu ils économisent au moins une heure à chaque fois qu ils utilisent des e-services publics, ce qui représente en moyenne 7 heures et 30 minutes par an, selon une étude réalisée par le cabinet Deloitte Luxembourg. Il n y a désormais plus de contrainte horaire qui obligeait souvent à prendre des congés pour réaliser des démarches administratives, les services en ligne sont accessibles 24h/24, 7 jours/7 et en plusieurs langues. Les avantages pour le fonctionnaire Le développement de macommune.lu entraîne des modifications majeures dans les tâches quotidiennes des fonctionnaires. Sans le fonctionnaire, rien n est en effet possible. Il apporte toutes ses compétences et son expérience dans la mise en place du portail et intervient quotidiennement pour offrir des services de qualité. Grâce à son travail et à son implication, le fonctionnaire fait vivre la plateforme. Il est le lien avec le citoyen. Par ailleurs et par une optimisation de certaines tâches, le fonctionnaire peut se concentrer d avantage sur son rôle premier, l aide au citoyen. Ainsi, le fonctionnaire devient conseiller et accompagne le citoyen qu il connaît bien, tout au long des étapes de sa vie. Il contribue également, en duo avec la plateforme, à limiter la fracture numérique en guidant les administrés dans l utilisation du site. Les avantages pour les communes Avec macommune.lu, la commune peut résoudre d une manière pragmatique les questions et les problèmes quotidiens de ses administrés. La ville assure en effet à tous ses administrés un accès à des services publics de qualité, sécurisés et en toute confidentialité. Elle devient une ville au top des standards luxembourgeois et européens et permet l utilisation de médias à la pointe des dernières technologies. Par ailleurs, le portail citoyen s insère parfaitement dans les trois plans d action du gouvernement luxembourgeois pour une meilleure administration publique: la simplification administrative des procédures et formalité de l Etat, le plan d action de la réforme administrative et le plan directeur de mise en œuvre des technologies de l information au sein de l Etat. Conclusion La simplicité d utilisation invite de nombreux citoyens à rejoindre le portail «macommune.lu». En outre, l implication des fonctionnaires dans la mise en place de services en ligne facilite les démarches administratives. La plateforme macommune.lu est à ce jour un pas important en direction d une administration simple, performante et probablement une opportunité de revaloriser la position du Luxembourg dans le classement européen des Nations Unies (rapport «E-government survey 2010» des Nations Unies). Y.W. 5
SIGISIMPLIFICATION macommune.lu vu par la commune de Hesperange Entretien avec Monsieur Marc Lies, Bourgmestre de la commune de Hesperange Cette simplification administrative communale nous fait gagner du temps et de l argent. Nos fonctionnaires agiront en tant que consultants au sein de notre commune et pourront se concentrer à part entière sur le traitement des dossiers individuels et complexes de nos concitoyens ou des entreprises locales. La qualité des services fournis augmentera de ce fait, parallèlement à un temps de traitement des dossiers en diminution. Marc LIES Bourgmestre de la commune de Hesperange Meilleure utilisation d Internet et de la mobilité qui en découle Une proportion de plus de 80 % de notre population est connectée à Internet. Compte tenu de ce taux élevé d internautes, il est important de miser sur ces moyens contemporains de communication afin d offrir à nos concitoyens des services communaux qui rendent leur vie quotidienne plus confortable. Les smartphones et tablettes numériques font de plus en plus partie de la vie quotidienne de nos concitoyens (iphone, ipad, etc). On peut donc en déduire que les citoyens utiliseront bientôt leurs smartphones pour effectuer leurs transactions interactives avec leurs communes tout en restant mobiles et sans devoir se rendre à l Administration communale. Réorganisation interne Pour pouvoir mettre en place les services de macommune à destination de notre population, nous avons dû adapter certaines taxes de chancellerie à la demande en ligne de certificats. En termes de formation, nos fonctionnaires sont dorénavant prêts à traiter toutes les demandes en provenance d Internet. macommune nous fait gagner du temps et de l argent Sachant que, dès lors, les citoyens n ont plus besoin de se déplacer à l Administration communale, puisqu ils peuvent effectuer un grand nombre de démarches administratives en ligne, ceci allège le traitement des tâches les plus récurrentes pour nos fonctionnaires. En termes d infrastructures, celles-ci s adaptent en fonction des nouvelles visites physiques de nos concitoyens. Avec macommune, les accès aux «différents» guichets communaux ont été «virtuellement raccourcis». Le citoyen se sent plus proche de sa commune même s il n est pas physiquement présent. Il apprécie les efforts effectués par sa commune. macommune et sms2citizen Sms2citizen et macommune sont des services communaux adaptés aux besoins de notre société moderne. Plus de 760 personnes ont déjà souscrit au service sms2citizen et le taux d abonnés ne cesse de croître. Désormais, grâce à macommune, tous les chefs de famille peuvent solliciter les services interactifs communaux gratuitement et sans se déplacer. M.L. 6
macommune.lu nous offre une nouvelle forme de communication avec le citoyen. Dans le cadre de l Administration communale, nous avons la possibilité d étendre la gamme de nos services afin de viser une plus grande partie de la population. Le citoyen a, quant à lui, la possibilité de suivre l évolution du traitement de ses demandes. Les réponses reçues sont très encourageantes. Les personnes concernées sont enchantées de ne plus devoir se déplacer à l Administration communale pendant les heures de travail tout en restant constamment informées du statut de leur dossier. Claude LAMBERTY Echevin de la commune de Hesperange 16 services en ligne accessibles Aujourd hui, pas moins de 16 démarches administratives peuvent être effectuées en quelques clics sur macommune.lu : Relevé de factures Gestion de poubelles Carte Chèque-Service Autorisation parentale Consultation de la qualité de l eau Relevé du compteur d eau Composition de ménage Inscription aux listes électorales Certificat de moralité Certificat de résidence administratif Certificat de résidence indigénat Certificat de vie Extrait de registre de population Franchise en Douane Demande de vote par correspondance Personnes à charge Et bien d autres services en ligne à venir. 7
COMMUNE MAMA COMMUNE ME ME SIMPLIFIE LA VIE SIMPLIFIE LA VIE 7JTJUF[ NBDPNNVOF MV 7JTJUF[ NBDPNNVOF MV téléservices AvecAvec mesmes téléservices en en 24h/24 et 7j/7: ligneligne 24h/24 et 7j/7: t K ÏDPOPNJTF VO UFNQT QSÏDJFVY t K ÏDPOPNJTF VO UFNQT QSÏDJFVY t K BJ VO BDDÒT EJSFDU BVY JOGPSNBUJPOT RVJ N JOUÏSFTTFOU t K BJ VO BDDÒT EJSFDU BVY JOGPSNBUJPOT RVJ N JOUÏSFTTFOU t UPVUFT NFT EÏNBSDIFT BENJOJTUSBUJWFT TPOU GBDJMJUÏFT t UPVUFT NFT EÏNBSDIFT BENJOJTUSBUJWFT TPOU GBDJMJUÏFT Administration Administration Communale Communale de Steinfort de Steinfort Syndicat de Gestion Informatique 4, square L-8401Intercommunal Steinfort 4, square Patton L-8401Patton Steinfort 3939 9300 13-1 Tél: 39 93 13-1 Tél: Fax: 15 Fax: 39 00 15 6, rue de l Etang www.steinfort.lu www.steinfort.lu L -5326 Contern Tél. +352 35 00 99 Fax +352 35 00 98 www.sigi.lu