Titre Prêt, retour, prolongation Rubrique Prêt N 5.2 Auteur Edith Boulo Version PMB : 3.1.21 Date de création : 10-01-2007 Date de modification : 22-09-2008 1. Le prêt Toutes ces opérations s'effectuent à partir de l'onglet Circulation À l'ouverture de l'onglet circulation, on accède à l'écran suivant, permettant de prêter des documents. Le «code-barre» de l'emprunteur est en réalité son identifiant pour l'opac (prenom.nom pour les élèves, initiale du prénom suivie du nom pour les personnels). Il est possible de ne saisir que le début du nom de l'emprunteur, sans avoir à utiliser de troncature. Cliquer ensuite sur «suivant», ou appuyer sur la touche «Entrée». Un clic sur «suivant» sans aucune saisie dans le cadre permet d'accéder à la liste alphabétique de tous les lecteurs. Lorsque l'on clique ensuite sur le nom choisi, les informations relatives au lecteur s'affichent, ainsi que les prêts en cours éventuels. Douchetter le numéro d'exemplaire du document, ou le saisir au clavier (cliquer ensuite sur «Ajouter», ou appuyer sur la touche «Entrée» du clavier). Fiches techniques PMB - Cellule PMB - cellulepmb@ac-rennes.fr 1
Le prêt est immédiatement enregistré : Cas particuliers : 1. Message d'exemplaire Si un message figure dans la zone «Message» de l'exemplaire, il s'affiche au moment du prêt : On peut alors annuler le prêt, prêter l'exemplaire, ou accéder, à partir du bouton «Voir l'exemplaire», à un écran permettant de supprimer le message ou de modifier l'exemplaire. 2. Document réservé Si le document est réservé par un autre lecteur, le message suivant s'affiche : 3. Quota dépassé Si le nombre maximum de documents empruntables est atteint, un message d'alerte s'affiche. Suivant le paramétrage des quotas de prêt (autorisation ou non du forçage du prêt), il peut être impossible de prêter un ouvrage supplémentaire ou possible de passer outre (pour plus de détails, cf. fiche 5.4) : 1er cas : 2ème cas : Fiches techniques PMB - Cellule PMB - cellulepmb@ac-rennes.fr 2
4. Prêt bloqué Lorsque l'emprunteur est en retard, le prêt est bloqué pour une durée proportionnelle au nombre de jours de retard. Lors du prêt, au lieu d'une case permettant d'ajouter le numéro de prêt, s'affiche alors deux boutons : Forcer le prêt : permet de prêter l'exemplaire tout en maintenant le blocage Prolonger / débloquer : permet de supprimer ou de prolonger le blocage du prêt. Il est possible de désactiver cette option de blocage en modifiant certains paramètres : Administration > Outils > Paramètres > Paramètres généraux Passer le paramètre blocage_retard à 0 permet de supprimer cette option de blocage. Les autres paramètres permettent de moduler cette option en fonction du règlement du CDI. Si le paramètre blocage_retard est à 1, il est indispensable : que le paramètre blocage_retard_force soit à 1, ce qui permet de passer outre le blocage de paramétrer le calendrier afin de tenir compte des jours d'ouverture (cf. fiche 5.5) : si cela n'est pas fait, tous les lecteurs ayant empruntés des ouvrages pendant les vacances se trouvent bloqués le jour de la rentrée. 2. Prêt express Le bouton «Prêt express» permet de prêter rapidement un exemplaire qui n'est pas encore saisi dans la base. Malgré les indications données, il est fortement conseillé d'utiliser un code barre pour les documents. Il est préférable de ne pas utiliser cette fonction pour les périodiques, puisque le prêt express ne crée pas de bulletin, mais une notice minimale et un exemplaire. Il faudrait alors, au retour du document, supprimer l'exemplaire puis la notice, et refaire un bulletin et un exemplaire. Fiches techniques PMB - Cellule PMB - cellulepmb@ac-rennes.fr 3
Pour les autres documents : la notice ainsi créée peut ensuite être complétée au retour du document. Attention : au moment de la modification de la notice, ne pas oublier de changer le statut du document. La création en «prêt express» donne automatiquement aux documents le statut «prêt express», qui rend la notice invisible dans l'opac. Vider également le champ message de l'exemplaire. 3. Retour Pour retourner les ouvrages, cliquer sur le lien «Retour de document» à partir de l'onglet Circulation. Ajouter le numéro d'exemplaire du document, puis cliquer sur «Suivant», ou appuyer sur la touche «Entrée» du clavier. Le retour est immédiatement enregistré. Si le document est réservé par un autre emprunteur, l'information s'affiche au moment du retour : De la même façon, les messages exemplaires s'affichent également au moment du retour (ce qui peut éviter, par exemple, de reprocher le mauvais état d'un ouvrage à un emprunteur, si l'information figurait déjà au moment de l'emprunt). Fiches techniques PMB - Cellule PMB - cellulepmb@ac-rennes.fr 4
4. Prêts en cours et prolongation du prêt Circulation > Prêt de documents Comme pour effectuer un prêt, on saisit le nom de l'emprunteur, et l'on accède, au bas de l'écran, à la liste des prêts en cours : Les prêts en retard apparaissent en rouge, et il est possible d'imprimer une lettre de rappel individuelle (au format pdf) ou d'envoyer un mail à partir de cet écran : Pour prolonger un des prêts de la liste : cliquer sur le bouton calendrier en face du prêt à prolonger, puis choisir la date Pour prolonger plusieurs prêts : cocher les cases en face des prêts à prolonger, puis cliquer sur le premier bouton calendrier. Pour sélectionner tous les prêts, cliquer sur le bouton + au-dessus des cases à cocher. Autorisations de prolongation : Limitation des prolongations de prêts en gestion Par défaut, le nombre maximum de prolongations pour un prêt n'est pas limité. Il est possible de modifier ce point à partir des paramètres Administration > Outils > Paramètres Paramètres généraux > pret_nombre_prolongation Paramètres généraux > pret_restriction_prolongation Si le second paramètre est à 0, il n'y a pas de restriction S'il est à 1, c'est le nombre défini dans le 1er paramètre qui est pris en compte S'il est à 2, on peut gérer des quotas de prolongations, comme on gère les quotas de prêt (cf. quotas dans l'onglet administration) Que l'on ait ou non choisi de limiter automatiquement le nombre de prolongation, ce nombre s'affiche en face de chaque prêt sous la forme suivante : 1/0 : ouvrage prolongé une fois ; pas de restriction du nombre de prolongations 1/3 : ouvrage prolongé 1 fois ; nombre maximum de prolongations autorisées : 3 Par ailleurs, on peut donner la possibilité aux lecteurs de prolonger eux-mêmes leurs prêts à partir de l'opac, en activant les paramètres suivants : Opac > Options générales de fonctionnement de l'opac > pret_duree_prolongation Opac > Options générales de fonctionnement de l'opac > pret_prolongation Par défaut, cette option n'est pas activée ; si l'on souhaite l'activer, on peut fixer la durée maximale de prolongation du prêt (fixée par défaut à 15 jours) Le lecteur ne pourra prolonger son prêt que s'il n'a aucun retard (y compris l'ouvrage à prolonger) et si son statut le lui permet Fiches techniques PMB - Cellule PMB - cellulepmb@ac-rennes.fr 5
5. Alertes sonores Il est possible d'activer / de désactiver les alertes sonores du prêt à partir des paramètres utilisateur (icône ) L'activation du pop-up automatique du ticket de prêt n'est pas souhaitable : elle ralentit l'opération de prêt en éditant un fichier pdf. Fiches techniques PMB - Cellule PMB - cellulepmb@ac-rennes.fr 6