Comment réussir l étape de l entretien d embauche? par Centre d information et d orientation études-professions-emploi Rue Paulin Ladeuze 3, B-1348 Louvain-la-Neuve 010/47 27 06 (de 13h à 17h du lundi au vendredi) Document réalisé par A-Th. & Associates s.c.r.l.- Rue de Herstal 28A - 4680 Hermée http://www.a-th.com Comment réussir l étape de l entretien d embauche Mars 2010 1
L entretien d embauche Parmi le panel d outils de recrutement (tests de sélection et de personnalité, bilan de compétences ), l entretien est encore la principale technique de sélection utilisée. La majorité des personnes amenées à sélectionner du personnel, - qu elles soient recruteurs ou employeurs - considèrent en effet que l entretien reste le meilleur moyen pour évaluer l adéquation d une candidature pour une fonction envisagée et pour prévoir l intégration de la personne dans l entreprise. La réussite des entretiens réside non seulement dans une bonne préparation, mais également dans une évaluation systématique de tous les échanges. Qu entend-t-on par entretien de recrutement? L entretien de recrutement est un échange à double sens entre le candidat et le(s) responsable(s) de l embauche (bureaux de sélection, chasseurs de têtes, responsables des ressources humaines, directeurs de départements, ). Il doit permettre une prise d information réciproque. Son objectif est l appréciation de la compatibilité entre les qualifications du candidat et les besoins de l entreprise. De manière plus schématique, un entretien est : Une situation relationnelle, une rencontre Un contact commercial ; un entretien de vente Un échange, un recueil d informations réciproque Unique (aucun entretien n est identique, ça dépend des personnes en présence) Finalisé (a un but précis) Toujours une expérience positive de laquelle on peut retirer de nombreux enseignements Orienté vers le futur Une situation stratégique (chacun joue sur son pouvoir, sa position, ses atouts) Une situation tactique (questions et réponses ne sont pas formulées au hasard) Un entretien n est pas : Un monologue Une conversation Un interrogatoire Un débat d idées Une confession Une confidence Comment réussir l étape de l entretien d embauche Mars 2010 2
Vos interlocuteurs peuvent être : Le Directeur du personnel ou le Responsable du recrutement Le Conseiller en recrutement (consultant en sélection, chasseur de tête) Le futur responsable hiérarchique (entretien généralement plus technique) Le Directeur Général Ils peuvent vous voir successivement, individuellement ou tous ensemble. Le style de l entretien peut être : directif : questions et réponses précises ; non-directif : pas de cadre précis, les sujets de discussion sont plus libres ; structuré, mais non directif : sujets de discussion précis que les candidats ont l occasion de développer. Les formes peuvent être différentes : L entretien standard L interview en tête à tête se veut convivial et vise, à travers des questions principalement posées par l interviewer, à évaluer la candidature de la personne (sur sa personnalité, sa formation, son expérience, ) L entretien situationnel Il s agit de plonger le candidat dans une problématique (réelle ou imaginée) correspondant à une situation professionnelle qu il est susceptible de rencontrer. Elle est souvent abordée par une phrase telle que : «que feriez-vous si?» Parfois, la personne doit choisir entre différentes propositions de réponses : Ex : Vous devez vous rendre au bureau mais votre épouse et votre bébé sont au lit avec une forte fièvre. Que faites-vous? - Je reste à la maison - Je téléphone au supérieur et explique que je serai en retard - Je viens immédiatement au travail en minimisant la maladie de mess proches Enfin, l entretien peut aussi comporter de petits jeux de rôles : «Je suis un client, convainquez-moi de l avantage de recourir à vos services». Cet exercice de mise en situation est plus fréquent pour les fonctions commerciales et est régulièrement organisé pour plusieurs candidats en même temps, en cession dite «collective». L entretien en cascade Il s agit d entretiens de type standard que vous effectuez les uns après les autres devant des personnes différentes. Vous pouvez par exemple voir en premier lieu le Directeur des Ressources Humaines, ensuite votre futur responsable hiérarchique direct, ensuite certains membres de votre future équipe, etc Il s agit d une situation assez stressante et fatigante par la durée de l interview et également par le fait qu il faut garder toute sa concentration : il ne s agit pas de raconter des choses différentes à chaque personne!! Comment réussir l étape de l entretien d embauche Mars 2010 3
L entretien devant un jury Le candidat est devant un jury de 3 à 5 personnes, qui recouvrent diverses fonctions dans l entreprise. Il existe également des entretiens avec deux recruteurs lorsqu il faut voir un grand nombre de candidats en peu de temps ou lorsqu il est nécessaire que l un des interviewers soit un expert dans le domaine du poste à pourvoir. L entretien téléphonique Il peut être utilisé comme mode de présélection. Le recruteur a des questions précises à poser nécessitant des réponses brèves. Il peut être destiné à apprécier le niveau en langues ou le comportement de la personne hors du contexte du travail. Par conséquent, il est préférable d avoir toujours de quoi écrire sous la main ainsi qu un exemplaire de votre curriculum vitae à côté des téléphones de la maison. L entretien stress Ce type d entretien est utilisé pour des postes au sein desquels la personne doit garder un bon contrôle de soi dans des situations stressantes. Différentes formes peuvent se présenter : - le candidat est soumis à une forte dose de stress venant de l interviewer ou de l environnement ; - l entretien se structure autour de phases chaleureuses et stressantes en alternance. Exemple : «Mais monsieur (madame), je ne vois pas pourquoi je vous engagerais!» «Ecoutez, je ne suis vraiment pas convaincu par votre c.v.» La durée de l entretien est variable : un entretien standard peut se dérouler en une vingtaine de minutes aussi bien qu en plus de deux heures. De même, il est vraisemblable qu un entretien ciblé ou téléphonique demandera moins de temps qu un entretien de mise en situation ou devant un jury! Attention, la durée de l entretien n est pas forcément directement proportionnelle à la réussite de l entretien. A savoir Le style, la forme et la durée de l entretien sont toujours conditionnés par la formation, la fonction et le caractère de recruteur et de l interviewé! Comment réussir l étape de l entretien d embauche Mars 2010 4
Quelles sont les questions habituellement posées? RECOMMANDATIONS IMPORTANTES Avant l entretien, renseignez-vous sur la date, l heure, le lieu de l entretien et, si possible, la durée de celui-ci. Dans certains cas, il est bon de confirmer votre venue par une petite lettre ou par un coup de téléphone la veille de l entretien, par ex., lorsque la convocation date quelque peu, ou lorsque le rendez-vous est pris à l étranger. Estimez le temps qu il vous faudra pour arriver à temps. Il est recommandé de venir un quart d heure à l avance. N arrivez jamais en retard ; cela risque de réduire à néant vos chances d être embauché. En cas de force majeure, prévenez le recruteur et reprenez un rendez-vous. Informez-vous du nom et de la fonction de la personne qui vous recevra. Soyez souriant et aimable avec les gens que vous allez rencontrer en attendant d être reçu. Certaines personnes peuvent avoir une mission de reporting auprès du recruteur. Si des brochures officielles de l entreprise sont à votre disposition dans le hall d entrée, consultez-les et délaissez les magazines «people», regardez le contenu des vitrines, l organigramme Vous y trouverez toujours des informations utiles sur l entreprise pouvant vous servir lors de l entretien. Ne fixez pas deux entretiens le même jour et ce, pour plusieurs raisons : Un entretien d embauche est une situation à forte dose de stress et très éprouvante. A l issue de celui-ci, les personnes sont fatiguées, voire épuisées ; Vous n avez qu une approximation de la durée d un entretien. Vous risquez alors non seulement de manquer votre deuxième rendez-vous mais de rater celui en cours en raison de la nervosité de plus en plus forte vous envahissant ; Vous ne pouvez prendre de recul sur ce qui vient de se passer et de se dire et en tirer les enseignements pour les rendez-vous futurs. Munissez-vous de votre curriculum vitae et de l annonce (s il y en a une) concernant l emploi pour lequel vous postulez. Veillez également à préparer vos références. Ne demandez jamais à l interviewer ce qu il pense de votre prestation! Comment réussir l étape de l entretien d embauche Mars 2010 5
QUELQUES EXEMPLES DE QUESTIONS QUE L ON PEUT VOUS POSER Répondez à ces questions d une manière directe, franche, mais diplomate. N inventez pas de réponses extraordinaires. Ne répondez pas à toutes les questions à la fois. N anticipez pas en posant les questions à la place du recruteur! Dans cet exercice, à vous de préciser quelles sont les meilleures réponses à apporter suivant votre personnalité, votre histoire et vos objectifs. Pourquoi avez-vous répondu à cette annonce? Si vous étiez l employeur, engageriez-vous pour ce poste une personne plus jeune ou plus expérimentée? Croyez-vous qu après être resté tant de temps à l université, vous pourriez encore vous adapter ailleurs? Quels sont les critères importants qui vous influencent dans le choix d une société? Pourquoi avez-vous postulé chez nous? Quelles sont les 3 personnes que vous estimez le plus et pourquoi? Parlez-moi de votre situation familiale. Avez-vous des enfants? Si oui, sont-ils scolarisés? Que faites-vous s il(s) tombe(nt) malade? Si non, comptez-vous en avoir? Etes-vous fumeur? Si oui, pouvez-vous vous abstenir de fumer et combien de temps? Si non, acceptez-vous de travailler avec des collègues fumeurs? Racontez-moi une journée de travail typique? J ai lu votre curriculum vitae. Maintenant, oublions-le et parlez-moi de vous. Racontez-moi vos expériences professionnelles. Quelle a été votre plus grande réussite? Avez-vous déjà subi des échecs? Quels sont vos points forts / points faibles? Si vous deviez refaire carrière, utiliseriez-vous les mêmes voies? Quel est votre salaire actuel? prétentions? Quel a été votre dernier salaire? Quelles sont vos Comment réussir l étape de l entretien d embauche Mars 2010 6
Je ne comprends pas ce qui vous fait penser que vous pourriez assumer cette fonction. Quelle est votre attitude dans et/ou vis-à-vis des conflits? Quelles sont les qualités d un bon chef? Qu attendez-vous du directeur de l entreprise? Pourquoi avez-vous été licencié? ou Pourquoi avez-vous quitté l université? Avez-vous déjà eu d autres interviews depuis que vous recherchez un emploi? Pensez-vous que le fait d être «docteur» soit un handicap? Comment et où vous voyez-vous dans 5 ans? Comment réagissez-vous face au stress? De quelle manière le gérez-vous? Comment votre conjoint vous perçoit-il (elle)? Quel serait, à votre avis, votre plus gros problème si nous vous engagions? Je vous recontacterai d ici deux ou trois semaines pour vous donner des nouvelles. J aurais aimé vous retenir pour cette fonction, mais je crois que vous êtes trop fort ; qu en pensez-vous? Bonjour, Monsieur X est absent ; je suis son assistant et il m a demandé de vous interviewer. Vous avez 39 ans, alors racontez-moi 39 ans de votre vie. Que feriez-vous les premiers jours dans votre nouvelle fonction? (dans un ordre chronologique si vous en avez le choix.) Tâchez de vous vendre à moi en 3 minutes. Que diriez-vous? L entretien est terminé. Quelle conclusion en tirez-vous? Comment réussir l étape de l entretien d embauche Mars 2010 7
LES QUESTIONS QUE VOUS POUVEZ POSER Est-ce une nouvelle fonction créée dans la société? Est-ce le remplacement de quelqu un qui a quitté? Quand envisagez-vous l engagement de la personne? Est-ce que le changement de titulaire permet un changement dans les responsabilités de la fonction? Puis-je vous demander si personne dans la société n a postulé pour cette fonction? Quels sont les objectifs premiers à court terme pour cette fonction? Quelles qualités idéales voyez-vous pour le titulaire de la fonction? Quelles difficultés majeures estimez-vous que le candidat rencontrera dans cette fonction? Pouvez-vous me décrire la personnalité de celui qui serait mon chef? Pourriez-vous me décrire l âge, l expérience, la personnalité de mes futurs collègues? Puis-je me permettre de vous recontacter la semaine prochaine afin de savoir si vous avez pris une décision? Comment réussir l étape de l entretien d embauche Mars 2010 8
De l importance des attitudes verbales et non-verbales Quel que soit le type d entretien, vous devez faire montre d un certain nombre de talents, de capacités et de qualités essentielles et toujours appréciées lors d une interview : L aisance : Vous vous sentirez d autant plus à l aise que l entretien sera bien préparé. Connaissez votre C.V. sur le bout des doigts! Vous pouvez cependant l avoir sous les yeux lors de l entretien, comme aide-mémoire. Essayez de mener l interview de temps à autre en posant des questions Ne soyez ni sur la défensive, ni sur l offensive, votre interlocuteur n est pas votre ennemi! Soyez prêt, tout simplement, à saisir les opportunités qui se présentent. L honnêteté : Donnez une image de vous correspondant à la réalité, ni trop «supérieure», ni trop «inférieure», sachez vous faire apprécier à votre juste valeur. Donnez des exemples concrets de vos succès dans votre expérience passée pour appuyer votre image. N inventez pas, n affabulez pas, ne donnez pas de contrevérités. L esprit de décision : Ne soyez pas hésitant devant les questions posées, un recruteur aime avoir devant lui quelqu un de décidé, qui répond franchement et directement. La simplicité : Exprimez-vous de manière sobre. Utilisez des phrases courtes et du vocabulaire compréhensible tout en évitant l argot et des termes trop familiers, ou encore le jargon propre à votre profession ou à l université. Ne philosophez pas ; restez dans le concret et utilisez des exemples. Plus que le contenu du discours, l interviewer analyse des attitudes développées durant l entretien. Cette analyse peut être purement intuitive, voire inconsciente mais elle peut également être formalisée dans des grilles d évaluation ad hoc. Comment réussir l étape de l entretien d embauche Mars 2010 9
Les points suivants vous paraîtront peut-être futiles et simplistes mais sachez néanmoins qu ils ont toute leur importance pour la personne qui vous reçoit. Par conséquent, au niveau des attitudes verbales, soyez attentifs à : - votre vocabulaire, votre élocution, votre diction - votre débit et votre rythme de parole - l organisation logique de votre discours - à ne pas faire d humour - à ne pas vous précipiter pour répondre - à ne pas avoir l air embêté par certaines questions au niveau des attitudes non verbales, soyez attentifs à : - vos habits ainsi que vos chaussures. Votre tenue vestimentaire doit correspondre avec l emploi pour lequel vous vous présentez. - votre présentation générale - votre regard (non fuyant, appuyé mais pas provocateur) - votre sourire - l occupation de l espace (manière de s asseoir, de se tenir, orientation du buste, position des mains, ) - votre déodorant, parfum ou after shave (rasage) : soyez rasé! - votre maquillage - l odeur de cigarette, d alcool A savoir Le recruteur possède peu de temps pour cerner la personne. Son opinion se forge donc souvent dès les premières minutes de l entretien!!!! TRES IMPORTANT!!! Soyez résolument positif (n ayez jamais un esprit négatif)! Ne dites jamais : «j ai postulé dans votre entreprise parce que j ai été licencié et que je suis actuellement sans travail» Mais plutôt : «j ai postulé dans votre entreprise car je suis persuadé pouvoir vous apporter de nombreux services au vu de mon expérience» Ne perdez pas de vue que ce n est pas ce qui vous intéresse qui compte, mais ce qu il y a d intéressant chez vous pour l entreprise! Ne dites jamais : «j ai choisi de postuler chez vous parce que votre entreprise m intéresse» Mais plutôt : «je pense que ma collaboration pourra être bénéfique pour votre entreprise en raison de mes diverses expériences en» Essayez toujours de savoir pour quelle fonction exactement un employeur vous a convoqué (en lui posant la question en début d entretien par exemple.) Vous pourrez alors orienter toutes vos réponses en fonction de la demande de votre interlocuteur. Cela est nettement plus aisé et diminue nettement le stress. Comment réussir l étape de l entretien d embauche Mars 2010 10
En conclusion se préparer Se préparer à un entretien d embauche est similaire à la préparation que se donne un vendeur avant de faire une démonstration de ses produits ou encore à celle d un joueur de football avant de rencontrer une équipe adverse. D une part, il y a l entraînement proprement dit (le «jeu de l interview», les questions et réponses ) et d autre part, la connaissance de «l adversaire», à savoir le recruteur de l entreprise. Cette connaissance permettra : De négocier en meilleur tacticien De répondre plus adéquatement en relation avec l optique de l entreprise De montrer que vous vous êtes déjà intéressé à l entreprise De préparer des questions (vous devez toujours en avoir en réserve) concernant l entreprise. Les informations types que vous devez, si possible, connaître avant de vous rendre à l interview concernent : La société : taille, chiffres d affaires, groupe d appartenance, nombre de personnes, unité de production, force de ventes, débouchés et concurrents, La fonction : titre, description, place dans l organigramme, qualités estimées pour remplir la fonction, réalisation attendues par le titulaire de cette fonction, Pour ces dernières informations, vous devez, en tout début d entretien, donner l occasion au recruteur de vous en fournir le maximum. Cela vous permettra de bien mieux répondre à ses questions ultérieurement. Vous devez identifier les problèmes, les besoins du recruteur et de l entreprise avant de vous dévoiler! En bref, qu est-ce qui intéresse un employeur? Ce que vous pouvez faire pour lui, comment vous pouvez répondre à ses besoins ; Au fait que vous soyez conscient de vos capacités et de vos limites, vos points forts et vos points faibles ; Que vous soyez motivé par le poste en question et pas par le fait de trouver un nouvel emploi ; Que vous ayez un esprit positif, orienté vers l avenir Que vous vous intégriez parfaitement dans son équipe ; Que vous appreniez vite et surtout que vous apportiez le plus possible à son entreprise ; Vos perspectives d évolution dans ce poste ou dans l entreprise ; Votre état d esprit vis-à-vis de votre l ex-employeur : ne le critiquez jamais! Ce que pense votre ex-patron de vous (références) Comment réussir l étape de l entretien d embauche Mars 2010 11
Derniers conseils évaluer pour faire mieux Il est très important, après chaque entretien et avant le suivant, d estimer le plus honnêtement possible la manière dont il s est déroulé. Cette analyse permettra : - de vous améliorer lors des interviews ultérieures - d estimer vos chances quant à une embauche possible - de définir les actions à prendre pour la suite Nous vous conseillons de rédiger un petit rapport d interview qui peut schématiquement se présenter comme suit : Au niveau du contenu : 1. Date heure durée de l entretien 2. Nom de la société 3. Nom et titre du(es) recruteur(s) 4. Nombre d entretiens effectués dans la société 5. Bref rappel de la voie de recherche qui a permis cette interview (candidature spontanée, annonce, intérim, chasseurs de tête, relations, ) 6. But et style de l entretien (exploratoire, de curiosité, de sélection finale / standard, ciblé, situationnel ) 7. Synthèse de la fonction à pourvoir : Niveau de responsabilité Rémunération Possibilités d évolution à plus long terme Type de contrat, durée de la période d essai 8. Synthèse générale : Quels sont les thèmes importants qui (n )ont (pas) été abordés? Avez-vous reçu suffisamment de précisions quant au poste à pourvoir? Comment s est terminé l entretien? Qui reprend contact et quand? Au niveau de la forme 1. Appréciation personnelle : Comment l entretien s est-t-il déroulé? Quelle a été votre performance générale? Avez-vous pu guider l interview? S agissait-il d un échange d informations? Le dialogue s est-il déroulé d une manière convaincante et enthousiaste? Votre préparation était-elle assez concrète et suffisante? Des problèmes particuliers ont-ils surgi? Comment les avez-vous résolus? Avez-vous posé suffisamment de questions? Quels sont les points particulièrement favorables que votre interlocuteur a découverts et reconnus? Quels sont les points négatifs ou «de réserve» qu il a soulevés? Comment réussir l étape de l entretien d embauche Mars 2010 12
1. Appréciation de la fonction et de la société : Correspondance par rapport à votre profil, à vos objectifs Avantages (au sens large) de la société Type d organisation, de management, 2. Appréciation de l interviewer : Etait-il compétent? Quels étaient ses caractéristiques, sa personnalité? Quel avis donneriez-vous à une autre personne devant se faire interviewer par lui (elle)? Comment réussir l étape de l entretien d embauche Mars 2010 13