Ville de Pointe-Claire Politique Services professionnels Service des finances Section des ressources matérielles Approuvée par la résolution no : CA03 05 0248 séance du 3 juin 2003 Revue et modifiée par la Section des ressources matérielles Approuvé par la résolution no : 2009-414 Mise à jour : 15 juin 2009 Page 1
TABLE DES MATIÈRES 1. Introduction... 3 2. Définitions des Services professionnels.4 3. Fournisseurs... 5 4. Règles d'adjudication.6 5. Partages des responsabilités... 7 6. Processus d appel d offres... 7 7. Comité de sélection.... 9 Rôle du secrétaire du Comité de sélection... 10 Critères de sélection généralement utilisés...11 8. ANNEXE - LISTE DES ORDRES PROFESSIONNELS..... 12 Page 2
1. INTRODUCTION Des modifications substantielles ont été apportées aux règles d adjudication de contrats de services professionnels accordés par les organismes municipaux, en vue d assurer plus de transparence et d équité. En effet, depuis le 1 er novembre 2002, un système de pondération et d évaluation des offres en deux étapes est obligatoire pour tous les appels d offres sur invitation (25 000$ et plus) et publics (100 000$ et plus). De façon générale, les nouvelles dispositions législatives uniformisent l encadrement normatif. Ainsi, il n ya plus de règles différentes selon la taille des organismes et les seuils à partir desquels les normes s appliquent ont été rehaussés et sont les mêmes que tous. De plus, ces nouvelles dispositions législatives comprennent des règles qui s appliquent à l adjudication des contrats de services professionnels en général, y compris les contrats de services à exercice exclusif, contrat qui, jusque-là, ne faisaient l objet d aucun encadrement législatif. Dans cette perspective, la Ville de Pointe-Claire désire informer les services municipaux des nouvelles règles s appliquant aux domaines des services professionnels. Le présent document présente donc les principes directeurs en matière de services professionnels et l obligation pour les municipalités de procéder par appels d offre avec un système de pondération et d évaluation des offres, selon les dispositions législatives de l article 573.1.0.1.1 de la Loi des Cités & Villes. Page 3
2. DÉFINITIONS DES SERVICES PROFESSIONNELS Constituent des services professionnels, les services exigeant l exercice d un travail de nature intellectuelle. Ces services sont généralement rendus par un membre d une corporation professionnelle reconnue (voir annexe) ou par une firme ayant acquis de l expertise dans un domaine administratif, technique, scientifique et dans un autre domaine spécialisé. Par exemple, en font partie notamment tous les services de génie, d aménagement et d urbanisme, d architecture, de comptabilité, de gestion, d études économiques, d informatique, de communication et de traduction, d actuariat, d évaluation, de production et d animation en matière de culture et de loisirs, de formation, etc. De façon générale, un service d expertise, d élaboration de concepts, de préparation d analyses, d études ou de documents techniques, de recherche de solutions à des problématiques particulières constituent les produits livrables d un contrat de services professionnels. Avant d aborder plus spécifiquement les règles en matière d adjudication de contrats, rappelons que les services professionnels à exercice exclusif sont ceux qui ne peuvent être rendus que par un : Ingénieur, architecte, arpenteur-géomètre, comptable agrée; Avocat, notaire; Médecin, dentiste, infirmier, pharmacien, médecin-vétérinaire. CAS D EXCEPTIONS Cependant, certains type de contrats de services professionnels font l objet de cas d exception et ne sont pas couverts par le règlement; ils ne sont donc pas soumis au système obligatoire de pondération et d évaluation des offres. C est le cas de certains contrats qui peuvent être octroyés de gré à gré, sans appel d offres, tel que : Services ou approvisionnement reliés au domaine artistique et abonnement ou logiciel à des fins éducatives. Services professionnels nécessaires dans le cadre d un recours devant un tribunal, un organisme ou une personne exerçant des fonctions judiciaires ou quasi judiciaire. Contrat pour la fourniture d espaces médias, exclusivement pour des campagnes de publicité ou de promotion. Services professionnels pour un contrat d adaptation ou de modification de plans et devis ou de surveillance des travaux au concepteur de ces plans et devis, lorsque ce dernier a été choisi par voie de soumissions. Page 4
Contrats conclus en matière d assainissement des eaux usées Contrats dont l objet découle de l utilisation d un logiciel ou d un progiciel qui vise : 1. à assurer la compatibilité avec des systèmes, logiciels et progiciels existants et non pas avec des équipements informatiques. 2. à protéger des droits exclusifs (droits d auteur, brevets, licences, 3. à assurer la recherche et le développement 4. à protéger un prototype ou concept original Services exclusifs qui ne peuvent être rendus que par un médecin, dentiste, pharmacien, infirmier et médecin-vétérinaire. Certains types de contrats relatifs à des services professionnels à exercice exclusif dont le taux est fixé ou approuvé par le gouvernement (Canada & Québec), par un de ces ministres ou organismes gouvernementaux, selon les règles établies par un de ceux-ci. En ce qui concerne les contrats mixtes comprenant des services professionnels, le système de pondération et d évaluation des offres s applique lorsque la partie de services professionnels est substantielle, par exemple pensons aux contrats d économie d énergie. 3. FOURNISSEURS Tout fournisseur ayant un établissement au Québec ou qui a un établissement dans une province ou un territoire visé par un accord intergouvernemental de libéralisation des marchés peut faire affaires avec la Ville de Pointe-Claire. Les fournisseurs peuvent être appelés à présenter des offres sur des transactions de gré à gré ou sur des appels d offres sur invitation. En ce qui a trait aux appels d offres public, ils doivent cependant consulter les avis d appels d offres dans le système électronique d appel d offres approuvé par le gouvernement (SÉAO) et dans les journaux. Page 5
4. RÈGLES D ADJUDICATION CONTRAT DE MOINS DE 25 000$ Aucune règle applicable - octroi du contrat de gré à gré si désiré CONTRAT DE 25 000$ À 99 999,99$ Invitation écrite auprès d au moins deux fournisseurs (réception des soumissions dans un délai d au moins huit jours) Aucune règle applicable - octroi du contrat de gré à gré si désiré (médecin, dentiste, pharmacien, infirmier, médecin-vétérinaire) CONTRAT DE 100 000$ ET PLUS Appel d offres publics public publié dans le système électronique approuvé par le gouvernement (SÉAO) et un journal local. Limitation possible des offres aux fournisseurs du Québec. Réception des soumissions dans un délai d au moins 15 jours Invitation écrite auprès de trois (3) fournisseurs Réception des soumissions dans un délai d au moins huit jours (avocats, notaires) Aucune règle applicable - octroi du contrat de gré à gré si désiré (médecin, dentiste, pharmacien, infirmier, médecin-vétérinaire) RÈGLES APPLICABLES À TOUTE DEMANDE DE SOUMISSION (sur invitation ou publique) Mention de toutes les exigences et de tous les critères qui seront utilisés pour évaluer les offres. Invitation des firmes retenues en fonction d exigences minimales prédéterminées. Demande de soumission comprenant notamment un prix unitaire ou forfaitaire. Ouverture publique des soumissions en présence d au moins deux témoins. Page 6
5. PARTAGES DES RESPONSABILITÉS La Section des ressources matérielles est responsable de la planification, de la coordination et de l application de la politique de services professionnels de la Ville de Pointe-Claire. Dans le processus d attribution des contrats, les responsabilités sont partagées entre les services demandeurs et la Section des ressources matérielles. Le service requérant établit un devis définissant la nature de la demande, les objectifs à atteindre, les utilisateurs éventuels, les résultats attendus, la méthodologie préconisée, les ressources internes disponibles. Il définit les critères d évaluation et propose la formation du comité de sélection. Pour sa part, la Section des ressources matérielles prépare et diffuse les documents d appel d offres. De plus, celle-ci agit à titre de responsable de l aspect administratif du dossier et du comité de sélection. De plus, elle assure le suivi du contrat et en recommande l octroi. 6. PROCESSUS D APPEL D OFFRES Étapes de la négociation de gré à gré : (0$ @ 24 999,99$) 1. Émission d une réquisition de services - «demande de biens et services DBS» par les services requérants, après négociation avec un ou des fournisseurs. Une copie de l offre doit accompagner la «demande de biens et services DBS» 2. Émission d un bon de commande par la Section des ressources matérielles. Page 7
Étapes du processus d appel d offres : (25 000$ @ 99 999,99$ et 100 000$ et plus) Le processus d appel d offres impose des travaux, des documents, des approbations qui génèrent des délais dont les services doivent tenir compte dans la planification de leur projet. Il faut compter au moins deux séances du Conseil de Ville dans les délais prévus 1. Définition du besoin. 2. Émission d une réquisition de services «demande de biens et services DBS» par les services requérants. 3. Approbation du Conseil de Ville, quant à la formation du comité de sélection et de l établissement des critères de sélection. Préparation d un dossier décisionnel, lequel est préparé à partir du Système de gestion des décisions (SGD) par la Section des ressources matérielles. 4. Préparation des documents d appel d offres : a) Préparation, par le service requérant, du devis technique comprenant la description du service requis par l usager et des conditions particulières devant régir le contrat. b) Préparation des documents d appel d offres par la Section des ressources matérielles c) Mécanisme de sensibilisation du marché aux besoins de la Ville, soit par approche directe du fournisseur (invitation) ou par avis public. 5. Évaluation des offres par le comité de sélection. 6. Préparation d un dossier décisionnel Système de Gestion des Décisions (SGD) par la Section des ressources matérielles pour la recommandation de l octroi du contrat 7. Émission du bon de commande par la Section des ressources matérielles, suite à l approbation du Conseil de Ville et l émission de la résolution s y rapportant. Page 8
7. COMITÉ DE SÉLECTION Tout appel d offres public ou sur invitation comporte une analyse des soumissions par un comité de sélection. Cette analyse vise à comparer les offres reçues, en fonction des critères prévus à l appel d offres. Ce comité de sélection est présidé par le secrétaire du comité dont le rôle est d assurer le respect et l intégrité du processus de sélection. Ce rôle est tenu par la personne responsable des ressources matérielles. Le processus d utilisation du système de pondération et d évaluation des offres comprend deux étapes, soit l évaluation qualitative et l évaluation du prix. Première étape : Évaluation qualitative L évaluation est faite par un comité de sélection d au moins trois (3) membres choisis parmi le personnel de la Ville ou faisant partie de personnes appartenant à un autre organisme ou entreprise ; les effectifs du comité sont complétés par un(e) secrétaire, sans droit de vote. Un membre du conseil municipal ne peut faire partie du comité. L analyse qualitative des offres s effectue à partir d un minimum de quatre critères obligatoires, assortis d un nombre maximal de points. Aucun critère ne peut se voir attribuer un pointage supérieur à 30 sur un total de 100 (le prix n est pas un critère). Chaque proposition est évaluée individuellement afin d établir un pointage intérimaire; le prix n est pas connu, celui-ci étant contenu dans une enveloppe séparée. Cette analyse qualitative inclut également la conformité technique des soumissions (ex. : garantie de soumission) Deuxième étape : Évaluation du prix Seules les soumissions ayant obtenu un pointage intérimaire minimum de 70 sur 100 seront considérées pour l établissement du pointage final. Les autres enveloppes de prix seront retournées à l expéditeur sans avoir été ouvertes. Le pointage final de chaque soumission est établi selon la formule suivante : (pointage intérimaire + 50) x 10 000 Prix = note final Le contrat est attribué à la firme ayant obtenu le meilleur pointage final. Si le pointage final est identique, le contrat est attribué à la firme ayant obtenu le prix le plus bas. Si le pointage final et le prix sont identique, il y aura tirage au sort. Page 9
RÔLE DU SECRÉTAIRE DU COMITÉ DE SÉLECTION Le rôle de secrétaire du comité de sélection consiste à : Préparer le dossier d analyse des offres (grille d analyse préliminaire, grille d évaluation, échelle d attribution des notes, critères de sélection et éléments de non conformité). Tenir la rencontre préliminaire des membres, le cas échéant (consignes d évaluation et remise du dossier d analyse des offres). Animer et superviser le travail des membres lors du comité de sélection (conformité et évaluation de la qualité des offres, attribution des notes par consensus pour chacun des critères). Calculer le pointage total : inscription du total des notes pour les critères de qualité (pointage intérimaire); ouverture et conformité des offres de prix; grand total des notes par fournisseur (pointage final), signature de la grille d évaluation par les membres et le secrétaire. Produire le rapport Système de Gestion des Décisions (SGD) et clore le comité : production du rapport et signature des membres du comité de sélection, conservation des documents de travail des membres du comité. Répondre aux fournisseurs (répondre aux requêtes des fournisseurs ayant trait au déroulement du comité). Page 10
CRITÈRES DE SÉLECTION GÉNÉRALEMENT UTILISÉS Compréhension du mandat Évaluation de la compréhension des différents volets du mandat et des besoins de la Ville. Expérience du fournisseur Évaluation de l expérience pertinente du fournisseur dans le domaine spécifique du contrat à adjuger et dans des projets similaires réalisés. Approche préconisée Évaluation de la méthodologie en considérant notamment l originalité et la qualité de la solution proposée en fonction des objectifs du projet. Organisation du projet Évaluation de l organisation et de l agencement des ressources humaines affectées au projet dont le fournisseur dispose pour sa réalisation. Expérience du chargé de projet Évaluation de l expérience du coordonnateur du projet, de son expertise dans le type de projet concerné et dans des projets similaires en considérant notamment la complexité et l envergure de ces derniers et sa contribution spécifique dans ces projets. Expérience et pertinence de l équipe proposée Évaluation de la pertinence de l équipe proposée par le fournisseur et de l expérience des professionnels et des autres membres de cette équipe dans le domaine spécifique ou dans un domaine comparable à celui du contrat à adjuger. Capacité de relève Évaluation de l expérience des ressources que le fournisseur est en mesure de présenter en remplacement d un ou de plusieurs membres de l équipe proposée. Disposition de sous-traitance Échéancier de réalisation des travaux Page 11
8. ANNEXE LISTE DES ORDRES PROFESSIONNELS Liste des ordres professionnels à jour au 1 ier janvier 2009 Barreau du Québec Chambre des huissiers de justice du Québec Chambre des notaires du Québec Collège des médecins du Québec Ordre des acupuncteurs du Québec Ordre des administrateurs agréés du Québec Ordre des agronomes du Québec Ordre des architectes du Québec Ordre des arpenteurs-géomètres du Québec Ordre des audioprothésistes du Québec Ordre des chimistes du Québec Ordre des chiropraticiens du Québec Ordre des comptables agréés du Québec Ordre des comptables en management accrédités du Québec Ordre des comptables généraux licenciés du Québec Ordre des conseillers en ressources humaines et en relations industrielles agréés du Québec Ordre des conseillers et conseillères d'orientation et des psycho éducateurs et psycho éducatrices du Québec Ordre des dentistes du Québec Ordre des denturologistes du Québec Ordre des ergothérapeutes du Québec Ordre des évaluateurs agréés du Québec Ordre des géologues du Québec Ordre des hygiénistes dentaires du Québec Ordre des infirmières et infirmiers auxiliaires du Québec Ordre des infirmières et infirmiers du Québec Ordre des ingénieurs du Québec Ordre des ingénieurs forestiers du Québec Ordre des médecins vétérinaires du Québec Ordre des opticiens d'ordonnances du Québec Ordre des optométristes du Québec Ordre des orthophonistes et audiologistes du Québec Page 12
Ordre des pharmaciens du Québec Ordre des podiatres du Québec Ordre des psychologues du Québec Ordre des sages-femmes du Québec Ordre des techniciennes et techniciens dentaires du Québec Ordre des technologistes médicaux du Québec Ordre des technologues professionnels du Québec Ordre des traducteurs, terminologues et interprètes agréés du Québec Ordre des urbanistes du Québec Ordre professionnel des diététistes du Québec Ordre professionnel des inhalothérapeutes du Québec Ordre professionnel de la physiothérapie du Québec Ordre professionnel des technologistes médicaux du Québec Ordre professionnel des travailleurs sociaux du Québec Page 13