Alcatel OmniPCX Office Alcatel 408/409/408
Manuel utilisateur Introduction Comment utiliser ce guide En choisissant un téléphone de la gamme 408/409, vous faites confiance à Alcatel : nous vous en remercions. Votre poste 408 (IP)/409 (numérique) vous apporte tous les avantages de sa nouvelle ergonomie, pour une communication plus performante. Un grand écran graphique permet, à l'aide des touches et du navigateur, de téléphoner, configurer et programmer votre téléphone, Actions Décrocher. Raccrocher. Clavier Clavier numérique. Clavier alphabétique. un combiné confort : forme ergonomique et zone de maintien en matière souple, Touche spécifique du clavier numérique. des touches audio (écoute amplifiée, mains libres...) pour vous faciliter la vie, un clavier alphabétique confortable pour appeler vos correspondants par leur nom. Navigateur Déplacer la touche de navigation vers le haut, le bas, la gauche ou la droite. Pour remonter d'un niveau (appui court) ou revenir à la page d'accueil (appui long) ; en cours de communication, permet d'accéder aux différentes pages (Menu, Perso,...) et de revenir aux écrans de téléphonie. Afficheur et touches afficheur Dupond Guy Vue partielle de l afficheur. Touche afficheur. Touches audios Écoute amplifiée, mains libres. Réglage moins. Réglage plus. Touches programmables et icônes Touche d appel. Icone associée à une touche. Autres touches fixes Touche fixe. Touche MENU. Touche d'accès à la messagerie. Autres symboles utilisés Signifie que la fonctionnalité est accessible depuis la page Menu. Signifie que la fonctionnalité est accessible depuis la page Perso. Signifie que la fonctionnalité est accessible depuis la page Info. Signifie que la fonction est soumise à programmation. Si nécessaire, consulter votre installateur. De petits icônes ou du texte peuvent venir enrichir ces symboles.
How
Sommaire Toc Découvrir votre téléphone.................................... p. 1. Description d'écrans et du combiné Bluetooth.................. p. 7 1.1 Ecrans d accueil.......................................................... p. 7 1. Ecran de gestion des appels................................................ p. 8 1. Ecran d application....................................................... p. 8 1.4 Combiné IP Touch Bluetooth Wireless..................................... p. 9. Téléphoner................................................. p. 10.1 Etablir un appel.......................................................... p. 10. Recevoir un appel........................................................ p. 10. Téléphoner en mode "Mains libres".......................................... p. 10.4 Mettre le haut-parleur en cours de communication (combiné décroché)............ p. 11. Appeler votre correspondant par son nom (annuaire de l entreprise).............. p. 11. Appeler par touches d appels programmées................................... p. 11.7 Appeler un numéro du répertoire collectif.................................... p. 11.8 Filtrage d appel via la messagerie vocale...................................... p. 11.9 Rappeler............................................................... p. 1.10 Demander un rappel automatique lorsque votre correspondant interne est occupé... p. 1.11 Recevoir un appel interne en interphonie..................................... p. 1.1 Émettre en fréquences vocales.............................................. p. 1.1 Vous isoler de votre correspondant (secret).................................. p. 1. En cours de communication................................... p. 14.1 Appeler un second correspondant en cours de communication................... p. 14. Recevoir un second appel en cours de communication.......................... p. 14. Passer d un correspondant à l autre (va et vient)............................... p. 14.4 Transférer un appel...................................................... p. 1. Transférer un appel sur la boîte vocale d un correspondant absent................. p. 1. Converser simultanément avec correspondants (conférence)................... p. 1.7 Mettre votre correspondant en attente (garde)................................ p. 1.8 Mettre un correspondant externe en attente (parcage).......................... p. 1.9 Entrer en tiers dans une communication interne............................... p. 1.10 Mémoriser un numéro.................................................... p. 1.11 Régler le niveau sonore................................................... p. 1 4. Conférence 'Meet me'........................................ p. 17 4.1 Initier une conférence 'Meet me'............................................ p. 17 4. Se joindre à une conférence 'Meet me'....................................... p. 17. L Esprit d Entreprise......................................... p. 18.1 Recevoir la sonnerie des appels supervisés.................................... p. 18. Répondre à la sonnerie générale............................................ p. 18. Filtrage patron/secrétaire.................................................. p. 18.4 Intercepter un appel...................................................... p. 18. Répondre momentanément à la place de l opératrice............................ p. 18. Groupement de postes.................................................... p. 19.7 Appeler un correspondant interne sur son récepteur portatif (bip)................ p. 19.8 Répondre au bip sonore de votre récepteur portatif.......................... p. 19.9 Appeler un correspondant sur son haut-parleur................................ p. 19.10 Envoyer un message écrit à un correspondant interne........................... p. 19.11 Envoyer une copie d un message vocal....................................... p. 0.1 Envoyer un message vocal à un destinataire / une liste de diffusion................. p. 0.1 Diffuser un message sur les haut-parleurs d un groupe de postes.................. p. 1.14 Modifier à distance le message d accueil du standard automatique................. p. 1. Rester en contact............................................ p..1 Choix des appels à renvoyer............................................... p.. Renvoyer les appels vers un autre numéro (renvoi immédiat)..................... p.. Renvoyer vos appels vers votre messagerie vocale.............................. p..4 A votre retour, consulter votre messagerie vocale.............................. p.. Activer/désactiver l assistant personnel....................................... p.. L assistant personnel : un seul numéro pour vous joindre........................ p..7 Renvoyer les appels sur votre récepteur portatif de recherche de personne......... p..8 Faire suivre vos appels à partir d un autre poste................................ p..9 Effectuer un renvoi sélectif................................................. p..10 Renvoyer les appels de votre groupement.................................... p..11 Annuler tous les renvois................................................... p. 4.1 Annuler un renvoi particulier............................................... p. 4.1 Renvoyer les appels lorsque vous êtes en communication (renvoi sur occupation).... p. 4.14 Ne pas être dérangé...................................................... p. 4.1 Laisser un message d absence à vos appelants internes........................... p. 4.1 Consulter les messages écrits laissés en votre absence.......................... p..17 Notification des messages.................................................. p. 7. Gérer vos coûts.............................................. p. 7.1 Imputer directement le coût de vos appels sur des comptes clients................ p. 7. Connaître le coût d une communication externe établie pour un usager interne depuis votre poste....................................................... p. 8. Votre poste s ajuste à vos besoins............................... p. 7 8.1 Initialiser votre messagerie vocale........................................... p. 7 8. Personnaliser votre accueil vocal............................................ p. 7 8. Modifier votre mot de passe............................................... p. 7 8.4 Configurer votre sonnerie................................................. p. 7 8. Régler le contraste de votre écran........................................... p. 8 8. Sélectionner la page d'accueil............................................... p. 8 8.7 Choisir la langue......................................................... p. 8 8.8 Programmer les touches d appel direct....................................... p. 8 8.9 Programmer les touches d appel direct....................................... p. 9 8.10 Effacer une touche programmée............................................ p. 9 8.11 Programmer un rappel de rendez-vous....................................... p. 9 8.1 Connaître le numéro de votre téléphone..................................... p. 9 8.1 Diffuser une musique d ambiance sur votre haut-parleur......................... p. 0 8.14 Verrouiller / Déverrouiller votre poste....................................... p. 0 8.1 Configurer la prise audio de votre poste...................................... p. 0 8.1 Activer/désactiver le mode "casque forcé".................................... p. 0 8.17 Installation d'un combiné Bluetooth Wireless Technology (appairage)............. p. 0 8.18 Utilisation du combiné Bluetooth.......................................... p. 1 8.19 Installation d'un casque Bluetooth Wireless Technology (appairage).............. p. 1 8.0 Utilisation d'un casque Bluetooth Wireless Technology........................ p. 1 8.1 Suppression d'un accessoire (casque, combiné,...) Bluetooth Wireless Technology.. p. 1 9. ACD : Poste agent/poste superviseur............................ p. 9.1 Poste agent............................................................. p. 9. Ouvrir une session agent (login)............................................. p. 9. Écran d accueil de l application ACD......................................... p. 9.4 Les quatre états d exploitation du poste agent................................. p. 9. Changer l'état d exploitation du poste........................................ p. 9. Modifier votre mot de passe............................................... p. 9.7 Poste agent............................................................. p. 9.8 Fermer la session agent (logout)............................................ p. 9.9 Poste superviseur........................................................ p. 9.10 Superviser les boîtes vocales de groupes...................................... p. Garantie et clauses........................................... p. 4
Alcatel 408 Combiné téléphonique (possibilité de combiné sans fil - Bluetooth - uniquement Alcatel 408) Découvrir votre téléphone Réglage de l'inclinaison de l'écran Voyant lumineux Vert clignotant : arrivée d un appel. Orange clignotant : alarme. Afficheur et touches afficheur Comporte plusieurs lignes et pages donnant des informations sur les communications et les fonctions accessibles par les 10 touches associées aux lignes de l'écran. Icone renvoi : l'appui sur la touche associée à cet icône permet de programmer ou de modifier la fonction renvoi (en rotation quand un renvoi est activé). Casque branché. Rendez-vous programmé. Mode silence activé. Poste verrouillé. Touches afficheur : l'appui sur une touche afficheur active la fonction qui lui est associée sur l'écran. Navigation Touche OK : permet de valider les différents choix et options proposés en cours de programmation ou de configuration. Navigateur Gauche-Droit : permet de passer d'une page à une autre. Navigateur Haut-Bas : permet de défiler le contenu d'une page. Touche Retour/Sortie : pour remonter d'un niveau (appui court) ou revenir à la page d'accueil (appui long) ; en cours de communication, permet d'accéder aux différentes pages d'accueil (Menu, Info, ) et de revenir aux écrans de téléphonie. Pages d accueil Page menu : contient l'ensemble des fonctions et applications accessibles à l'aide des touches associées aux libellés. Page perso : contient des touches de ligne ainsi que des touches d appel direct à programmer. Page info : contient des informations sur le téléphone et l'état de fonctions : nom, numéro de téléphone, nombre de messages, état du renvoi, rappel de rendez-vous, Prise pour la connexion d'un casque, d'un équipement mains libres ou d un haut-parleur Touches audios Touche Raccrocher : pour terminer un appel. Clavier alphabétique Présentation des appels Appel entrant. Communication en cours. Touche Mains libres/haut-parleur : pour prendre une ligne ou répondre à un appel sans décrocher. Allumée fixe en mode mains libres ou en mode casque (appui court). Clignotement en mode haut-parleur (appui long). Touche Interphonie/Secret En conversation : appuyer sur cette touche pour que votre correspondant ne vous entende plus. Poste au repos : appuyer sur cette touche pour répondre automatiquement aux appels sans avoir à décrocher. Pour augmenter ou diminuer le volume du haut-parleur, du combiné ou de la sonnerie Appel en attente. Dans le cas de deux appels simultanés, il est possible de passer d'un appel à un autre en appuyant sur les touches afficheur associées à chacun des appels. Navigateur Gauche-Droit : permet de consulter les appels. Boîtier d'extension Un boîtier d'extension peut équiper votre poste. Il dispose ainsi de touches supplémentaires configurables en touches de fonction, touches de ligne, touches d'appel Pour mettre en place les étiquettes : ramener la languette de maintien du cache de touches vers soi et soulever le cache. Installer l'étiquette sous le bloc de touches, dans le logement prévu à cet effet, et mettre à nouveau le cache en place. Touches de fonction et touches programmables Touche Information : pour obtenir des informations sur les fonctions de la page et pour programmer les touches de la page 'Perso'. Touche Messagerie pour accéder aux différents services de messagerie Le clignotement de cette touche signale la présence d'un nouveau message vocal ou d'un nouveau message texte. Touche 'Bis' Pour rappeler le dernier numéro émis(appui court) Rappeler l'un des 10 derniers numéros (appui long) Touche programmable (Touches f1 et f) Le voyant est allumé lorsque la fonction associée à la touche est activée.
1 Description d'écrans et du combiné Bluetooth Page perso : contient des touches de ligne ainsi que des touches d appel direct à programmer. Le navigateur haut-bas permet d'accéder à l'ensemble des touches d'appel direct (autres que celles affichées par défaut). Other 1.1 Ecrans d accueil Page menu Page perso Page info Heure et icône d'états Date Barre de défilement : indique la position dans une page Icone renvoi d'appel Fixe : pas de renvoi activé. En rotation : renvoi activé - Bleu : renvoi immédiat - Orange : renvoi si occupé ou absent (si lécran de votre poste est en couleur) Affichage du contenu de la page sélectionnée Page info : contient des informations sur le téléphone et l'état de fonctions : nom, numéro de téléphone, nombre de messages, état du renvoi, rappel de rendez-vous, Page menu : contient l'ensemble des fonctions et applications accessibles à l'aide des touches associées aux libellés. Depuis cette page, il est entre autre possible de régler la sonnerie et le contraste de l'écran, de programmer une heure de rendez-vous, de verrouiller le poste, de définir la page affichée par défaut, de configurer la messagerie, et d'accèder à des fonctions téléphoniques telles que le rappel de l'un des derniers numéros ou l'interception d'appels. Navigateur Gauche-Droit : permet de passer d'une page à une autre. Navigateur Haut-Bas : permet de défiler le contenu d'une page. 7
1 Description d'écrans et du combiné Bluetooth 1. Ecran de gestion des appels 1. Ecran d application Date Icone arrivée d'un appel Heure et icône d'états Date Nom de l application (si application installée) Icone appel en garde Icone appel en cours Lun 1 août 004 Heure et icône d'états Affichage contextuel des fonctions accessibles en cours de communication Ecran de présentation d'un appel entrant. Cet écran s'affiche temporairement à l'arrivée d'un appel et présente le nom et/ou le numéro de l'appelant. Ecran d évènements Ecran d application A chaque onglet correspond un appel dont l'état est symbolisé par son icône ((en cours, en garde, arrivée nouvel appel). En cours de communication, utiliser le navigateur gauche-droit pour consulter les appels en garde ou entrant. Ecran d application : affichage d'informations utiles à la programmation ou la configuration du poste. Ecran d évènements : affichage d'évènements liés à la programmation ou la configuration en cours, confirmation, refus, erreur,... Utiliser le navigateur haut-bas pour afficher les fonctions accessibles. Ces fonctions (transfert, conférence, ) sont directement liées à l'état de l'appel consulté. Par exemple la fonction transfert ne sera pas disponible entre un appel en cours ou en garde et un appel entrant. Touche Retour/Sortie : pour passer d'un écran téléphonique à un écran applicatif. Permet, par exemple, en cours de communication de chercher un numéro, de programmer un rappel de rendez-vous,... Il est également possible de gérer ses appels à partir de la page Perso. En cours de communication, appuyer sur la touche Retour/Sortie et afficher la page Perso. Les communications en cours ou en attente s'affichent sur les différentes touches de ligne. Il est alors possible de converser avec le correspondant de son choix en appuyant sur la touche qui lui est associée. 8
1 Description d'écrans et du combiné Bluetooth 1.4 Combiné IP Touch Bluetooth Wireless (Uniquement disponible sur poste Alcatel 408) Présentation de la batterie : Touches Décrocher/ Raccrocher et Volume/Secret 1 Voyant lumineux Vert clignotant : fonctionnement normal. Vert fixe : combiné en charge. Orange clignotant : charge de batterie faible ou combiné hors zone de couverture. Orange fixe : fonctionnement défectueux. Décrocher/Raccrocher : appuyer sur cette touche pour prendre ou terminer un appel Volume/Secret : Appuis courts successifs pour modifier le niveau sonore du combiné ( niveaux) Appui long pour que votre correspondant ne vous entende plus Emplacement des batteries Si le combiné Bluetooth est sur sa base, il n'est pas necessaire d'appuyer sur la touche Décrocher/raccrocher pour prendre ou terminer l'appel. Il suffit de décrocher/ raccrocher le combiné Bluetooth. La batterie se recharge lorsque le combiné Bluetooth est posé sur sa base. 9
Téléphoner Other.1 Etablir un appel. Recevoir un appel appelle numéroter directement décrocher nº de votre correspondant appuyer sur la touche 'décrocher' du combiné Bluetooth (Alcatel 408) nº de votre correspondant décrocher appuyer sur la touche 'décrocher' du combiné Bluetooth (Alcatel 408) mains libres appuyer sur la touche associée à l'icône 'appel entrant' La batterie se recharge lorsque le combiné Bluetooth est posé sur sa base. mains libres nº de votre correspondant touche d appel programmée nom du destinataire. Téléphoner en mode 'Mains libres' Poste au repos : vous êtes en communication Pour un appel à l extérieur, composer le numéro d'accès à l'extérieur avant le numéro de votre correspondant. 0 est le code par défaut pour accéder au réseau téléphonique public. appui court vous êtes en position mains libres terminer votre appel En cours de communication : Pour le standard, composer le '9' (par défaut). La batterie se recharge lorsque le combiné Bluetooth est posé sur sa base. vous êtes en communication appui court Si le correspondant interne ou externe ne répond pas ou est occupé : Interphonie Rappeler Texte En cours de conversation, vous pouvez décrocher votre combiné sans interrompre l appel. passer un message sur le haut-parleur du poste libre demander le rappel du poste occupé transmettre un message écrit accéder à l écran suivant 10
Téléphoner.4 Mettre le haut-parleur en cours de communication (combiné décroché) - Écoute amplifiée 0 la touche Haut-Parleur clignote effacer la dernière lettre saisie afficher le nom suivant afficher le nom précédent vous êtes en communication activer le haut-parleur (appui long). Appeler par touches d appels programmées La touche s'éteint Hélène régler le volume (9 niveaux) désactiver le hautparleur (appui long) un appui court sur la touche haut-parleur permet de passer en mode main-libre (voyant allumé fixe). 'Perso' rechercher votre correspondant parmi les touches d appels programmées appeler le correspondant de votre choix.7 Appeler un numéro du répertoire collectif. Appeler votre correspondant par son nom (annuaire de l entreprise) Votre poste a accès à un répertoire collectif de numéros externes programmés. premières lettres du nom de votre correspondant Si le nom convient : OK propose un nom suivi de son numéro de téléphone et de son numéro d ordre dans une liste appeler votre correspondant Annuaire 001/00 nº abrégé.8 Filtrage d appel via la messagerie vocale Ce service permet de filtrer les appels arrivant sur votre messagerie vocale. Lorsque la personne dépose son message vous pouvez entrer en communication avec elle. Activer le filtrage : Si le nom du correspondant ne vous convient pas : Prénom étendre la recherche Liste afficher la liste des noms correspondents sélectionner le nom recherché touche programmée 'filtrage messagerie vocale' entrer votre mot de passe même touche pour arrêter l écoute et désactiver le filtrage 11
Téléphoner A la réception d un appel : est filtré vous entendez la personne déposer son message.10 Demander un rappel automatique lorsque votre correspondant interne est occupé nom ou nº de l appelant mains libres pour prendre l appel correspondant interne occupé Rappeler l acceptation du rappel s affiche Annuler la demande de rappel : pour arrêter l écoute seulement Rappeler l'acceptation de l'annulation du rappel s'affiche.9 Rappeler Rappeler le dernier numéro composé (bis) : Le rappel automatique n'est pas disponoble si le poste de votre correspondant est libre ou si vous êtes mis en attente lorsqu'il est occupé. rappel du dernier numéro.11 Recevoir un appel interne en interphonie touche 'Bis'(appui court) Rappeler l'un des 10 derniers numéros : Vous pouvez répondre sans avoir à décrocher. Lorsqu un correspondant interne appelle, vous êtes alors directement connecté en mode mains libres. L afficheur indique l identité de l appelant. Pour activer - Poste au repos : la diode associée s allume Listedebis touche 'Bis' (appui long) Appeler Lorsque votre correspondant raccroche, le mode interphonie est toujours activé. Pour désactiver - Poste au repos : sélectionner le n parmi les 10 derniers émis rappeler le numéro de votre choix La diode associée s'éteint 1
Téléphoner.1 Émettre en fréquences vocales En cours de communication, vous devez parfois émettre des codes en fréquences vocales, par exemple dans le cadre d un serveur vocal, d un standard automatique ou d un répondeur consulté à distance. Fréqvocale vous êtes en communication activer 'FV' La fonction est automatiquement annulée avec l arrêt de la communication..1 Vous isoler de votre correspondant (secret) Vous entendez votre correspondant mais il ne vous entendra plus : Sur le poste : vous êtes en communication désactiver le micro La touche s'allume La touche s'éteint reprendre la conversation Sur le combiné Bluetooth (Alcatel 408) : appuyer sur la touche volume/secret du combiné (appui long) 1
En cours de communication Other.1 Appeler un second correspondant en cours de communication. Recevoir un second appel en cours de communication Un second correspondant cherche à vous joindre : Nouvelappel vous êtes en communication nº du second correspondant vous êtes en communication appelle nom ou n de l'appelant pendant secondes Listedebis sélectionner le n pour appeler un le premier correspondant parmi les 10 derniers numéro du répertoire est mis en attente émis si votre poste l'autorise Autres méthodes pour appeler un second correspondant : Numéroter directement. Rép.indiv. John Répondre à l appel affiché : Répondre John touche d appel le premier correspondant dont l icône est mis en attente clignote Pour retrouver votre premier correspondant et mettre fin à la conversation en cours : Nom du second correspondant. - Pour rappeler le dernier numéro émis (appui long). - Rappeler l'un des 10 derniers numéros (appui court). Touche d appel programmée. John touche associée à l'icône 'appel en attente' Pour annuler votre second appel et retrouver le premier :. Passer d un correspondant à l autre (va et vient) John touche associée à l'icône 'appel en attente' En communication, un deuxième correspondant est en attente. Pour le reprendre : En cas de fausse manœuvre, raccrochez : votre poste sonne et vous retrouvez votre premier correspondant. John touche associée à l'icône 'appel en attente' votre premier correspondant est mis en attente 14
En cours de communication Annuler la conférence et reprendre votre premier correspondant (si la conférence est active) :.4 Transférer un appel Vous voulez transférer votre correspondant sur un autre poste : Conférence Raccrocher avec tous vos correspondants (si la conférence est active) : vous êtes en n du ème communication poste Si le destinataire du transfert répond : John le premier correspondant est mis en attente Si à l issue de la conférence, vous voulez laisser vos deux correspondants en liaison : Transfert Conférence Transfert Vous pouvez aussi transférer votre appel immédiatement, sans attendre la réponse de votre correspondant. annuler la conférence Le transfert entre deux correspondants externes n est généralement pas autorisé (dépend du pays concerné et de la programmation du système)..7 Mettre votre correspondant en attente (garde). Transférer un appel sur la boîte vocale d un correspondant absent Mise en garde exclusive : vous êtes avec un correspondant. Vous voulez le mettre en attente et le reprendre ultérieurement sur le même poste. En cours de communication, vous voulez transférer votre correspondant sur la boîte vocale d un autre correspondant. vous êtes en communication Transf.MV nº du second correspondant Attente vous êtes en communication Reprendre le correspondant en garde : en attente votre correspondant est mis en attente. Converser simultanément avec correspondants (conférence) En communication avec un correspondant, un deuxième est en attente en attente touche associée à l'icône 'appel en attente' Mise en garde commune (soumis à programmation) : pour retrouver votre correspondant, à partir de n importe quel poste de votre installation qui supervise la ligne. Conférence John sélectionner la fonction 'conférence' vous êtes en communication Attente en attente votre correspondant est mis en attente 1
Reprendre le correspondant en garde à partir de n importe quel poste : En cours de communication Se protéger contre l entrée en tiers : touche associée à l'icône 'appel en attente' touche programmée 'protection d'une communication' entrer le numéro.8 Mettre un correspondant externe en attente (parcage) La protection disparaît lorsque vous raccrochez. Vous pouvez mettre un correspondant externe en attente afin de le reprendre à partir d un autre poste : Parquercom. vous êtes en communication Pour retrouver votre correspondant parqué : Intercepter Repriseparc nº du poste à l origine du parcage.10 Mémoriser un numéro En cours de communication, pour enregistrer le numéro sur une touche d'appel : vous êtes en communication ---------- Versrepert Si la communication mise en parcage n est pas reprise dans un temps donné (1mn 0 par défaut), elle est aiguillée vers l opératrice. appuyer sur une touche d'appel de la page Perso saisir le nom de votre correspondant valider.9 Entrer en tiers dans une communication interne.11 Régler le niveau sonore Le poste de votre correspondant est occupé. Si ce poste n est pas protégé, vous pouvez, si vous y êtes autorisé, intervenir dans la conversation en cours : En communication, pour régler le niveau sonore du haut-parleur ou du combiné: Intrusion Intrusion même touche pour sortie vous êtes en communication régler le niveau sonore 1
4 Conférence 'Meet me' Other La fonction 'Meet me' permet d'établir une conférence avec un maximum de personnes : le 'maître' de la conférence (qui a les droits pour initier la conférence) et les participants ( maximum) qui se joignent à la conférence. 4.1 Initier une conférence 'Meet me' 4. Se joindre à une conférence 'Meet me' Une fois établie par le maître de la conférence, les participants peuvent se joindre à la conférence 'Meet me' ( participants au maximum). Afin que les participants se joignent à la conférence, vous devez au préalable convenir avec eux d'une heure de rendez-vous pour la conférence et leur transmettre le code d'accès. Lorsque le système vous invite à entrer un code ou un mot de passe, vous avez droit à essais avant que le système ne rejette votre demande. décrocher (voir Etablir un appel) entrer le code d'adhésion à la conférence 'Meet me' depuis l'extérieur, composer le numéro d'appel d'adhésion à la conférence 'Meet me' décrocher (voir Etablir un appel) entrer le code d'activation de la conférence 'Meet me' depuis l'extérieur, composer le numéro d'appel d'activation de la conférence 'Meet me' entrer votre numéro de téléphone (en interne) entrer le code d'accès à la conférence Vous êtes en conférence entrer votre mot de passe entrer le code d'accès à la conférence la conférence est établie Code d activation : ce code est défini par l'administrateur lors de la configuration du système. Code d'adhésion : ce code est défini par l'administrateur lors de la configuration du système. Numéro d'appel d'adhésion à la conférence 'Meet me' : ce numéro d'appel permet aux participants de se joindre à une conférence depuis un poste externe. Ce numéro doit être au préalable défini par l'administrateur du système. Un bip sonore retentit lorsqu'un participant se joint à la conférence. bips sonores retentissent lorsqu'un participant quitte la conférence. Numéro d'appel d'activation de la conférence 'Meet me' : ce numéro d'appel est utilisé par le maître de conférence lorsqu'il veut initier une conférence depuis un poste externe. Ce numéro doit être au préalable défini par l'administrateur du système. Mot de passe : le mot de passe par défaut ne peut être utilisé. Si nécessaire, se reporter au chapitre "Modifier votre mot de passe". Vous ne pouvez pas vous joindre à une conférencce si le nombre maximum de participants est déjà atteint. Lorsque le maître de conférence raccroche, toutes les communications sont coupées. Si la conférence n'est pas encore établie par le maître de conférence, vous êtes mis en attente jusqu'à son établissement ( minutes maximum). Si vous ne pouvez pas joindre directement la conférence, vous devez passer par un intermédiaire (correspondant interne ou un opérateur automatique) Ce dernier compose le code d'adhésion à la conférence et transfert votre appel (dans les 10 secondes). 17
L Esprit d Entreprise Other.1 Recevoir la sonnerie des appels supervisés.4 Intercepter un appel Pour percevoir les bips correspondant aux appels destinés à un autre poste : Vous entendez un poste sonner dans un autre bureau où personne ne peut répondre. Si vous y êtes autorisé, vous pouvez répondre à partir de votre poste. Si le poste qui sonne appartient au même groupe d interception que vous : touche programmée Sonnerie d appel supervisé même touche pour annuler. Répondre à la sonnerie générale touche programmée 'interception d'appel de groupe' Si le poste n appartient pas au même groupement que vous : En l absence de l opératrice, les appels externes qui lui sont destinés peuvent aboutir à une sonnerie générale. Pour répondre : Intercepter Poste Intercepter AppelGénéral nº du poste qui sonne. Filtrage patron/secrétaire La programmation du système permet de constituer des groupes patron/secrétaire permettant de diriger les appels du patron vers une ou plusieurs secrétaires. A partir du poste patron ou secrétaire : touche programmée 'interception d'appel de poste' nº du poste qui sonne Par programmation du système, certains postes peuvent être protégés contre l interception. vos appels sont filtrés par la personne choisie (secrétaire, ) touche programmée Filtrage. Répondre momentanément à la place de l opératrice A chaque communication externe destinée au standard, votre poste sonnera et vous pourrez répondre à l appel : votre poste sonnera en même temps que le standard même touche pour annuler Le filtrage est indiqué sur l afficheur du poste patron et par l icône associée à la touche programmée filtrage. touche programmée Aide opératrice même touche pour annuler 18
L Esprit d Entreprise A chaque appel pour le standard : un appel pour le standard sonne sur votre poste. Groupement de postes touche programmée Aide opératrice Appel de postes d un groupement : Certains postes peuvent faire partie d un groupement, vous pouvez les joindre en composant le numéro du groupement..8 Répondre au bip sonore de votre récepteur portatif Vous pouvez répondre au bip sonore en utilisant n importe quel poste de l entreprise. votre récepteur portatif sonne touche programmée 'réponse à la recherche de personne' nº de votre groupement.9 Appeler un correspondant sur son haut-parleur n du groupement à appeler Sortir temporairement de votre groupement de poste/réintégrer votre groupement : touche programmée 'sortie de groupement' nº de votre groupement Votre correspondant interne ne répond pas. Vous pouvez, si vous y êtes autorisé, décrocher son poste à distance : est libre votre correspondant ne répond pas Interphonie vous êtes connecté sur le haut-parleur du poste de votre correspondant (s il possède la fonction mains libres).10 Envoyer un message écrit à un correspondant interne L appartenance d un poste à un groupement n a aucune incidence sur la gestion de ses appels directs. Vous pouvez toujours joindre un poste précis du groupement par son propre numéro. EnvoyerTxt.7 Appeler un correspondant interne sur son récepteur portatif (bip) Message prédéfini : nº du poste destinataire saisir les premières lettres du nom Le poste de votre correspondant ne répond pas et vous savez qu il dispose d un récepteur portatif : Mess Texte rappelez 01/7 Alleràmsg est libre votre correspondant ne répond pas touche programmée 'recherche de personne' affichage de la recherche en cours premier message de la liste sélectionner le message à envoyer (01 à 7) entrer le n du message à envoyer (01 à 7) valider votre choix Langue Votre correspondant peut répondre à partir de n importe quel poste de l entreprise. changer la langue du message valider votre choix 19
Message personnel : L Esprit d Entreprise * Pour enregistrer un commentaire : NouveauMsg Mess voix Prêt à enreg. Enregistrer Mess voix enregistrement créer un message valider votre personnel temporaire choix (clavier alphabétique) Les 7 messages sont les suivants : 1 RAPPELEZ 1 REUNION LE xx xx xx (*) RAPPELEZ DEMAIN 1 REUNION LE xx xx xx A xx H xx (*) RAPPELEZ A xx : xx (*) 17 ABSENT UN INSTANT 4 RAPPELEZ LE xx xx xx (*) 18 ABSENT POUR LA JOURNEE RAPPELEZ LE STANDARD 19 ABSENT, RETOUR A xx : xx (*) APPELEZ SECRETAIRE 0 ABSENT, RETOUR LE xx xx xx A xx : xx (*) 7 JE RAPPELLERAI A xx H xx (*) 1 EN CONGES, DE RETOUR LE xx xx xx (*) 8 JOIGNEZ PAR BIP RENDEZ-VOUS EXTERIEUR 9 PASSEZ PRENDRE VOS TELECOPIES A L EXTERIEUR, RETOUR LE xx xx xx (*) 10 PASSEZ PRENDRE VOTRE COURRIER 4 JE SUIS EN SALLE Nº xxxx (*) 11 VEUILLEZ ANNULER VOTRE RENVOI EN REUNION - NE PAS DERANGER 1 VISITEURS EN ATTENTE EN PAUSE DEJEUNER 1 VOUS ETES ATTENDU A L ACCUEIL 7 MALADE 14 REUNION A xx : xx (*) (*) Messages à compléter via le clavier numérique Stop fin de l enregistrement démarrer l enregistrement du commentaire Enregistrer réenregistrer un commentaire Ecouter réécouter le commentaire enregistrement en cours envoyer le message.1 Envoyer un message vocal à un destinataire / une liste de diffusion.11 Envoyer une copie d un message vocal Voix Envoyermsg Voix choisir le message à copier par appuis successifs Envoyermsg Envoicopie mot de passe nº du poste destinataire Enregistrer affichage du nombre de nouveaux et d anciens messages nom du destinataire Consulter nº du destinataire ou de la liste (00 à 0) Mess voix Prêt à enreg. mot de passe nom du destinataire ou de la liste (00 à 0) Enregistrer démarrer l enregistrement du message Ajouter autres destinataires si nécessaire Mess voix enregistrement valider enregistrement en cours envoyer le message enregistrer un commentaire* 0
L Esprit d Entreprise Stop fin de l enregistrement valider Ecouter Enregistrer réécouter le message réenregistrer un message valider.1 Diffuser un message sur les haut-parleurs d un groupe de postes Ce message, ne nécessitant pas de réponse, est diffusé sur les haut-parleurs des postes de votre groupe de diffusion : parlez, vous disposez de 0 secondes nº du groupe de diffusion Seuls les postes au repos et équipés de haut-parleurs entendent le message..14 Modifier à distance le message d accueil du standard automatique Cette fonctionnalité permet à un usager, ayant les droits necessaires, de modifier le message d accueil de nuit ou de jour du standard automatique. numéro d appel de la messagerie vocale numéro de votre boîte vocale mot de passe 9 suivre les instructions du guide vocal accéder au menu 'options personnelles' accéder au menu 'personnalisation des messages d accueil' 1
Rester en contact Other.1 Choix des appels à renvoyer.4 A votre retour, consulter votre messagerie vocale Lors de l activation d un renvoi, vous pouvez choisir le type d appels que vous souhaitez renvoyer : externes, internes, tous,... Le voyant lumineux de votre poste indique la présence de messages. Ext/Int Renvoi Renvoi - Externe Voix affichage du nombre de nouveaux et d anciens messages selectionner le type d'appel Ext/Int le type d appel renvoyé s affiche mot de passe Toutappel Externes Internes Consulter affichage du nom de l émetteur, de la date, de l heure et du rang du message renvoyer les appels internes et externes renvoyer les appels externes renvoyer les appels internes sélectionner le message de votre choix. Renvoyer les appels vers un autre numéro (renvoi immédiat) Ecouter Effacer Appeler Envoicopie Ce numéro peut être celui d un domicile, d un portable, d un téléphone de voiture, de votre messagerie vocale ou bien celui d un poste interne (opératrice, etc.). écouter le message effacer le message rappeler l auteur du message copier le message Immédiat Listedebis. Activer/désactiver l assistant personnel nº du destinataire Réglages Assistant Réglages Assistant : OFF Rép.indiv. l acceptation du renvoi s affiche Vous pouvez continuer à passer vos appels. Seul le poste destinataire peut vous joindre. Activer Désactiver Réglages Assistant : ON valider. Renvoyer vos appels vers votre messagerie vocale Immédiat»MV l acceptation du renvoi s affiche
Rester en contact. L assistant personnel : un seul numéro pour vous joindre.8 Faire suivre vos appels à partir d un autre poste Réglages Assistant Menu Vous souhaitez que vos appels vous suivent : Vous devez activer la fonction à partir du poste destinataire du renvoi. choisir le type de renvoi Suivez-moi nº de votre poste N Interne N externe N mobile saisir le nº d un collègue ou de votre assistante ou autre saisir un numéro externe saisir le nº de votre téléphone mobile ou de votre DECT touche programmée 'faire suivre ses appels' nº de votre poste l acceptation du renvoi s affiche Opérateur activer / désactiver le transfert vers le standard valider.9 Effectuer un renvoi sélectif Vous pouvez renvoyer sélectivement vos appels en fonction de l identité de l appelant :.7 Renvoyer les appels sur votre récepteur portatif de recherche de personne l acceptation du renvoi s affiche Vos correspondants pourront ainsi vous joindre lors de vos déplacements dans l entreprise : Surbip touche programmée 'renvoi sur la recherche de personne' l acceptation du renvoi s affiche touche programmée 'renvoi sélectif'.10 Renvoyer les appels de votre groupement Vous pouvez renvoyer tous les appels destinés à votre groupement vers un destinataire interne : l acceptation du renvoi s affiche touche programmée 'Renvoi des appels de groupement' nº du destinataire du renvoi
Rester en contact.11 Annuler tous les renvois.14 Ne pas être dérangé Vous pouvez rendre votre poste momentanément inaccessible à tout appel. Annulrenvoi touche programmée 'Annulation de tous les renvois' programmer un autre type de renvoi Pasdéranger touche programmée 'Ne pas déranger' l acceptation du renvoi s affiche.1 Annuler un renvoi particulier Le message 'Ne pas déranger' s'affiche sur le poste des correspondants qui cherchent à vous joindre. touche programmée correspondant au type de renvoi (groupe ou sélectif).1 Laisser un message d absence à vos appelants internes.1 Renvoyer les appels lorsque vous êtes en communication (renvoi sur occupation) Vos correspondants pourront ainsi joindre un autre poste lorsque vous êtes déjà en ligne. Vous pouvez laisser sur votre poste un message qui sera envoyé sur l écran-afficheur du poste qui vous appelle. Texte Sioccupé l acceptation du renvoi s affiche Message prédéfini : nº destinataire du renvoi Mess Texte rappelez 01/7 Alleràmsg premier message de la liste sélectionner le message à envoyer (01 à 7) entrer le n du message à envoyer (01 à 7) valider votre choix touche programmée 'Renvoi sur occupation' nº destinataire du renvoi Langue changer la langue du message Message personnel : valider votre choix NouveauMsg créer un message personnel temporaire (clavier alphabétique) valider votre choix 4
Rester en contact Les 7 messages sont les suivants : 1 RAPPELEZ 1 REUNION LE xx xx xx (*) RAPPELEZ DEMAIN 1 REUNION LE xx xx xx A xx H xx (*) RAPPELEZ A xx : xx (*) 17 ABSENT UN INSTANT 4 RAPPELEZ LE xx xx xx (*) 18 ABSENT POUR LA JOURNEE RAPPELEZ LE STANDARD 19 ABSENT, RETOUR A xx : xx (*) APPELEZ SECRETAIRE 0 ABSENT, RETOUR LE xx xx xx A xx : xx (*) 7 JE RAPPELLERAI A xx H xx (*) 1 EN CONGES, DE RETOUR LE xx xx xx (*) 8 JOIGNEZ PAR BIP RENDEZ-VOUS EXTERIEUR 9 PASSEZ PRENDRE VOS TELECOPIES A L EXTERIEUR, RETOUR LE xx xx xx (*) 10 PASSEZ PRENDRE VOTRE COURRIER 4 JE SUIS EN SALLE Nº xxxx (*) 11 VEUILLEZ ANNULER VOTRE RENVOI EN REUNION - NE PAS DERANGER 1 VISITEURS EN ATTENTE EN PAUSE DEJEUNER 1 VOUS ETES ATTENDU A L ACCUEIL 7 MALADE 14 REUNION A xx : xx (*) (*) Messages à compléter via le clavier numérique.17 Notification des messages Un message est déposé dans votre boîte vocale mais vous n'êtes pas à votre bureau. Vous pouvez configurer votre poste de façon à recevoir une notification de message sur un autre poste. Réglages Notification Activer/désactiver la notification des messages :.1 Consulter les messages écrits laissés en votre absence Le voyant lumineux de votre poste indique la présence de messages. Suite Messagerie Messages voix:: 0 Messages texte:: nombre de messages reçus LireTexte Affichage de la suite du message ainsi que la date et l'heure de dépôt affichage du message, de l'émetteur à l'écran ON/OFF appuis successifs pour valider activer/désactiver Pour interrompre momentanément l'enregistrement : Numéro Choix entrer le numéro valider Modifier la plage horaire : Il est possible de modifier la plage horaire pendant laquelle la notification est active. Horaires Message suivant. Message précédent. modifier les horaires valider Effacer Effacer le message. Appeler Rappeler l auteur du message. EnvoyerTxt Envoyer un message écrit à un correspondant interne. Versrepert Enregistrer le numéro de l'émetteur dans votre répertoire. Quitter la consultation.
7 Gérer vos coûts 7.1 Imputer directement le coût de vos appels sur des comptes clients Vous pouvez imputer le coût de vos communications externes sur des numéros de comptes associés à vos clients. Other Lorsque le correspondant interne, ayant pris l'appel, raccroche, vous êtes rappelé et vous pouvez : 1. Lire les informations relatives à la communication (coût, durée, nombre de taxes...). OK nom de l usager interne et coût de la communication touche entrer le numéro mot de passe de ce entrer le numéro programmée du destinataire poste interne du correspondant 'code affaire' Pour ajouter ou modifier un code affaire en cours de communication :. Imprimer un ticket de taxation.. Terminer la consultation. Imprimer OK touche programmée Code affaire en cours de communication 7. Connaître le coût d une communication externe établie pour un usager interne depuis votre poste en communication avec le correspondant interne touche programmée 'Rappel de taxation' votre correspondant est mis en attente Transfert nº externe demandé transfert de l appel à votre correspondant en attente
8 Votre poste s ajuste à vos besoins Other 8. Modifier votre mot de passe 8.1 Initialiser votre messagerie vocale Le mot de passe est utilisé pour accéder à votre messagerie vocale et pour verrouiller votre téléphone. Réglages Options Motdepasse le voyant lumineux clignote entrer votre mot de passe puis enregistrer votre nom selon les instructions du guide vocal Le mot de passe est utilisé pour accéder à votre messagerie vocale et pour verrouiller votre téléphone. 8. Personnaliser votre accueil vocal Vous pouvez remplacer l annonce d accueil par défaut par une annonce personnelle ancien code (4 chiffres) nouveau code (4 chiffres) Tant que votre messagerie vocale n a pas été initialisée, le mot de passe est 11. Réglages Boîtevocale Messagepers 8.4 Configurer votre sonnerie Réglages Poste Sonnerie Mess voix Prêt à enreg. Enregistrer Mess voix enregistrement pour démarrer l enregistrement enregistrement en cours Choisir la mélodie : Stop Pause Défaut Mélodie fin de l enregistrement pour interrompre momentanément l'enregistrement pour revenir à l annonce par défaut valider sélectionner la mélodie de votre choix (1 mélodies) valider votre choix Régler le volume de la sonnerie : Volume 7 sélectionner le volume de votre choix (1 niveaux) valider votre choix
8 Votre poste s ajuste à vos besoins Activer/désactiver le mode silence : Silence Activer Désactiver pour désactiver pour activer valider votre choix 8. Sélectionner la page d'accueil Cette fonctionnalité permet de choisir la page qui s'affiche par défaut sur le poste. Réglages Options Pageaccueil Activer / désactiver le mode réunion (sonnerie progressive) : Progressive Activer Désactiver Activer/désactiver le mode sonnerie discrète : pour désactiver pour activer valider votre choix sélectionner la page par défaut valider votre choix Bips Activer Désactiver 8.7 Choisir la langue pour désactiver pour activer valider votre choix Régler le volume de la sonnerie pendant la présentation d'un appel : Réglages Options appelle Langue votre poste sonne régler le volume de la sonnerie sélectionner la page par défaut valider votre choix 8. Régler le contraste de votre écran (Alcatel 408/409) 8.8 Programmer les touches d appel direct (Page perso) Réglages Poste Contraste Label Ecran Touches 'Perso' à l aide du navigateur appuyer sur une touche d'appel de la page Perso Saisir le nom augmenter ou diminuer le contraste de l'écran ou des touches (du boîtier d'extension) par appuis successifs sur les touches correspondantes 8 Numéro saisir le numéro
8 Votre poste s ajuste à vos besoins A l heure programmée votre poste sonne : 8.9 Programmer les touches d appel direct (Touches f1 et f) Label Appuyer sur une touche programmable (F1 ou F) saisir le nom Si vous êtes en ligne, l afficheur clignote et une tonalité est émise. Après un troisième rappel sans réponse, une demande temporaire est annulée mais une demande permanente reste en mémoire. Si votre poste est renvoyé sur un autre poste, le rappel de rendez-vous ne suit pas le renvoi. Numéro Pour annuler votre demande de rappel : saisir le numéro Rendez-vous Temporaire Permanent 8.10 Effacer une touche programmée sélectionner le type de rendez-vous (temporaire ou permanent) Effacer Effacer 'Perso' à l aide du navigateur sélectionner la touche à effacer appuyer sur une touche programmable (F1 ou F) 8.1 Connaître le numéro de votre téléphone 8.11 Programmer un rappel de rendez-vous Le numéro de votre poste est affiché sur la page 'Info'. Vous pouvez définir l heure d un rappel temporaire (une fois dans les 4 heures) ou d un rappel permanent (tous les jours à la même heure). Accéder à la page Info à l aide du navigateur. Rendez-vous Temporaire Permanent sélectionner le type de rendez-vous (temporaire ou permanent) composer l heure du rendez-vous valider l'heure de rendez-vous 9
8 Votre poste s ajuste à vos besoins 8.1 Diffuser une musique d ambiance sur votre haut-parleur 8.1 Activer/désactiver le mode 'casque forcé' Vous pouvez bénéficier de la diffusion d une musique d ambiance sur le haut-parleur de votre poste (selon configuration) : Le mode 'casque forcé' est à activer dès lors qu'un casque est installé à la place du combiné. (appui long) poste au repos, vous entendez la musique Réglages Poste Casqueforcé même touche pour annuler (Appui long) Activer Désactiver La diffusion de musique s arrête dès que vous êtes en communication et reprend dès que vous avez raccroché. 8.17 activer/désactiver le mode 'casque forcé' Installation d'un combiné Bluetooth Wireless Technology (appairage) - Alcatel 408 8.14 Verrouiller / Déverrouiller votre poste Réglages Poste Bluetooth Verrou votre poste est verrouillé/déverrouillé suivant les instructions affichées à l écran, entrer votre mot de passe ou valider 8.1 Configurer la prise audio de votre poste Ajoutéquipt appuyer simultanément, combiné éteint, sur les touches du combiné Bluetooth (appui long) un signal sonore composé de notes retentit et la led clignote alternativement vert et orange Par défaut, la prise audio de votre poste permet la connexion d un casque, d un kit mains-libres ou d un haut-parleur. Réglages Poste Jack Casque Mains-libres Haut-parleur attendre l'affichage à l'écran de l'adresse et du nom du combiné sélectionner l'équipement un signal sonore composé de notes atteste de la bonne installation du combiné (la led clignote vert ou orange suivant la charge de la batterie) Ajout Si vous ajoutez le combiné Bluetooth avant l'affichage du nom du combiné sur l'écran, vous devrez entrer le mot de passe pour terminer l'installation 0