La télédéclaration de vos cotisations sociales avec Ciel directdéclaration Sociale
Sommaire Présentation... 1 Principe...1 Conditions...1 Etapes à suivre...2 Eléments nécessaires au calcul de la DUCS... 3 L état préparatoire DUCS... 4 Souscription et paramétrage... 6 Assistant EDI DUCS : étape Information...6 Assistant EDI DUCS : étape Souscription...7 Télédéclaration des cotisations sociales... 8 Liste des OPS par établissement...8 Informations concernant la caisse sélectionnée...8 Télédéclaration...9
Présentation Principe Via le module Ciel directdéclaration Sociale et le portail Ciel (www.ciel.com), l assistant EDI DUCS vous permettra de transférer vos déclarations de cotisations sociales depuis votre logiciel de paye vers les organismes de protection sociale (URSAFF, ASSEDIC, Institutions de retraite complémentaire et de prévoyance). Ce type de transfert de données s appelle une télédéclaration. Garanties et sécurité Grâce au module Ciel directdéclaration Sociale, vous êtes assuré que : vos données sont bien transmises en temps et en heure ; la transmission s est déroulée sans incident ; vos destinataires reconnaissent votre transmission comme conforme et recevable : vos données seront converties au format EDI, exigé par les organismes sociaux, avant d être transmises à celle-ci ; vous disposez des meilleures garanties quant à la transmission des données de votre entreprise : sécurité du routage par certificat, cryptage des données, liaisons Internet http sécurisées, etc. Conditions Configuration de votre ordinateur Ciel directdéclaration Sociale peut être installé sur votre poste si vous êtes équipé du système d exploitation requis par la procédure d installation. Pour une utilisation confortable et une vitesse satisfaisante des temps de traitement ordinateur équipé d un processeur 333 MHz (500 MHz conseillé) 128 Mo de RAM minimum (256 Mo conseillé) 100 à 180 Mo d espace disque disponible pour l installation, selon votre système d exploitation et les composants système déjà installés sur votre poste lecteur de CD-Rom ou de DVD résolution écran 800 x 600 pixels minimum nécessite Windows TM 98 Seconde Edition, Me, NT4, 2000, ou XP (service Pack à jour pour NT4, 2000 et XP) Microsoft est une marque déposée. Windows TM et son logo sont des marques déposées de Microsoft Corporation. Pour imprimer Imprimante laser, jet d encre ou matricielle 24 aiguilles Pour utiliser les fonctions Internet une connexion Internet Internet Explorer TM 5.5 (minimum) ou 6.01 SP1 (conseillé) un logiciel de messagerie Si vous disposez d un système d exploitation antérieur, le module Ciel directdéclaration Sociale ne pourra pas fonctionner correctement. 1
Etapes à suivre Voici les différentes étapes à suivre pour établir votre déclaration de cotisations sociales et la télédéclarer. Paramétrage des éléments nécessaires au calcul de la DUCS Vous paramétrez les éléments nécessaires à la déclaration des cotisations sociales (caisses, cotisations, établissements etc.) dans votre logiciel de paye. Edition de l état préparatoire DUCS Vous indiquez les critères à prendre en compte dans l état préparatoire DUCS par la commande D.U.C.S - ÉTAT PRÉPARATOIRE du menu ETATS. Souscription et paramétrage 1. Vous effectuez auprès des organismes sociaux concernés une demande d adhésion au service de télédéclaration de la DUCS. 2. Vous souscrivez auprès des services Ciel à un abonnement à Ciel directdéclaration Sociale. 3. Vous paramétrez les éléments nécessaires à la télédéclaration des cotisations sociales. Télédéclaration des cotisations sociales 4. Vous télédéclarez vos cotisations sociales via l assistant EDI DUCS du menu ETATS commande DUCS. Déroulement de la télédéclaration 5. Le module Ciel directdéclaration Sociale s authentifie sur le portail Ciel et reçoit votre déclaration, la traite puis l envoie aux organismes de protection sociale (OPS). 6. Vous recevez une confirmation de sa réception, puis de son acceptation. 2
Eléments nécessaires au calcul de la DUCS Avant de calculer et d éditer l état des charges (cotisations sociales) à payer auprès des organismes sociaux vous devez paramétrer les éléments entrant dans le calcul de la DUCS tant au niveau des caisses des cotisations, des établissements que des paramètres de la société. Paramétrage des codes Ducs affectés aux caisses Menu BASES - commande CAISSES Pour chacune des caisses devant être prise en compte dans le calcul de la D.U.C.S., vous devez au préalable définir quels sont les codes DUCS rattachés à la caisse. Reportez-vous au guide de référence électronique menu BASES - commande CAISSES pour des informations détaillées sur le paramétrage des caisses. Paramétrage des codes Ducs affectés aux cotisations Menu BASES - commande COTISATIONS Pour chacune des cotisations devant être prise en compte dans le calcul de la DUCS et selon la caisse à laquelle elle est affectée, vous choisissez le code DUCS correspondant. Reportez-vous au guide de référence électronique menu BASES - commande COTISATIONS pour des informations détaillées sur le paramétrage des cotisations. Paramétrage des établissements Menu BASES - commande ÉTABLISSEMENTS Cas d une société composée de plusieurs établissements Si l établissement principal est responsable de la déclaration des cotisations sociales de tous les autres établissements de la société, vous devez cocher l option DUCS, établissement chargé de la déclaration dans la fenêtre Etablissements. Reportez-vous au guide de référence électronique menu BASES - commande ÉTABLISSEMENTS pour des informations détaillées sur les établissements. Les paramètres Société Vous pouvez effectuer la souscription et le paramétrage nécessaires à la télédéclaration de la DUCS lors de la définition des paramètres de votre société (menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - onglet Ducs. Reportez-vous au guide de référence électronique menu BASES - commande PARAMÈTRES société. 3
L état préparatoire DUCS Menu ETATS - commande ÉTAT PRÉPARATOIRE DUCS Cette commande vous permet de calculer et d éditer l état des charges (cotisations sociales) à payer auprès des organismes sociaux. La fenêtre de paramétrage de l état préparatoire Une fois l'ensemble des codes DUCS définis pour les caisses et affectés à toutes les cotisations nécessaires, vous pouvez éditer l'état préparatoire de Déclaration Unifiée de Cotisations Sociales. Avant de lancer l édition de la DUCS, indiquez les critères à prendre en compte dans la fenêtre ci-dessous. Période 1. Indiquez la Période en spécifiant le début du mois et la fin du mois à prendre en compte. 2. Sélectionnez parmi les trois options suivantes les critères à prendre en compte dans l édition de la DUCS : Période uniquement Période et récapitulatif Récapitulatif uniquement Caisse 1. Cochez toutes les caisses si elles sont Toutes concernées par l édition de la DUCS ou sélectionnez les caisses de votre choix en cochant l option Une liste de caisses puis en cliquant sur le bouton du même nom. La fenêtre Caisses s affiche. 2. Marquez les caisses que vous souhaitez prendre en compte puis validez en cliquant sur le bouton [Ok]. Vous revenez à la fenêtre DUCS. Etablissement 3. De même, cochez tous les établissements s ils sont Tous concernés par l édition de la DUCS ou sélectionnez les établissements de votre choix en cochant l option Une liste d établissements puis en cliquant sur le bouton du même nom. La fenêtre Etablissements s affiche. 4. Marquez les établissements que vous souhaitez prendre en compte puis validez en cliquant sur le bouton [Ok]. Vous revenez à la fenêtre DUCS. 5. Validez l'impression ou l'aperçu avant impression (case aperçu cochée) de l'état en cliquant sur le bouton [Ok]. 4
Extrait de l état préparatoire DUCS La déclaration s affiche à l écran. Vous visualisez l ensemble des lignes de la déclaration en fonction des critères sélectionnés. Accéder à l Assistant EDI Vous accédez à l assistant Edi Ducs à partir de la fenêtre de l extrait préparatoire DUCS : en cliquant sur le bouton de la barre d outils, en activant le menu CONTEXTUEL (clic droit) commande ASSISTANT EDI. en activant la commande ASSISTANT EDI du menu FONCTIONS. 5
Souscription et paramétrage Menu ETATS - commande DUCS - EDI DUCS Vous avez établi votre état préparatoire DUCS via la commande DUCS - ÉTAT PRÉPARATOIRE du menu ETATS. L assistant EDI DUCS va vous permettre de souscrire au service de télédéclaration auprès d un organisme social ainsi qu à Ciel directdéclaration Sociale. Vous pouvez effectuer la souscription et le paramétrage nécessaires à la télédéclaration de la DUCS : lors de la définition des paramètres de votre société (menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - onglet Ducs. via l assistant EDI DUCS du menu ETATS commande EDI DUCS. Assistant EDI DUCS : étape Information 1. Cette première étape vous renseigne sur le principe et les avantages de la télédéclaration et sur le moyen de s inscrire auprès des organismes de protection sociale. Pour obtenir ces informations, cliquez sur les boutons [En savoir plus]. Ne plus afficher cette étape 2. Cochez cette option pour passer directement à la seconde étape de l assistant lors des prochaines utilisations de la commande. Si par la suite, vous souhaitez afficher cette fenêtre d informations, décochez dans le menu UTILITAIRES commande PRÉFÉRENCES onglet Divers la case Ne plus afficher les conseils de la zone EDI DUCS. 3. Cliquez sur le bouton [Suivant] pour passer à l étape suivante de l assistant. 6
Assistant EDI DUCS : étape Souscription Cliquez sur ce bouton pour obtenir des informations sur la souscription à Ciel directdéclaration sociale. Cliquez sur ce bouton pour souscrire à Ciel directdéclaration sociale. Si votre déclaration est effectuée par un tiers-déclarant (experts comptables, centres de gestion agrées, cochez la zone Identification du tiers Rédacteur. Indiquez le n SIRET du tiers-rédacteur (identifiant numérique de 14 caractères). Cette étape vous permet de souscrire à Ciel directdéclaration Sociale. Si la case J ai souscrit à la télédéclaration auprès d un organisme social est cochée dans les paramètres de la société, alors cette étape n apparaîtra pas. Attention! La souscription à Ciel DirectDéclaration Sociale nécessite en parallèle une adhésion directe (télédéclaration et/ou télérèglement) à la téléprocédure EDI DUCS auprès des organismes sociaux (URSSAF, ASSEDIC, Institutions de retraite complémentaire, Institutions de prévoyance). 4. Si vous êtes un tiers Rédacteur (experts comptables, centres de gestion agréés) mandaté par l entreprise pour établir sa déclaration et prendre en charge sa transmission, vous devez obligatoirement cochez la case Identification du tiers-rédacteur et renseigner le n SIRET de votre société. Si vous n avez pas renseigné cet élément, un message vous propose de le faire. 5. Cliquez sur le bouton [Suivant] pour passer à l étape suivante de l assistant. 7
Télédéclaration des cotisations sociales Liste des OPS par établissement Les organismes de protection sociale (OPS) sont répertoriés dans la liste de gauche. Ils sont classés par établissement et par caisse (URSSAF, ASSEDIC, AGIRC, ARRCO, etc.). Vous devez sélectionner pour chaque caisse, la ou les déclarations que vous souhaitez télédéclarer. 1. Pour cela, il vous suffit de MARQUER la ligne concernée. Le marquage est automatique. Le fait de cliquer sur une ligne, la marque automatiquement. 2. Pour supprimer le marquage, cliquez sur le bouton [Démarquer]. Informations concernant la caisse sélectionnée Les éléments de cette zone dépendent de la caisse préalablement sélectionnée. La caisse ainsi que la période de la déclaration sont rappelées. Saisissez le N de centre payeur. Attention! Les zones Acomptes versés et Régularisations versées sont saisissables et modifiables uniquement s il s agit d une caisse de type IRC (Institutions de retraite complémentaire et de prévoyance). Pour les caisses URSSAF et ASSEDIC, le paiement n étant pas échelonné, ces zones ne sont pas accessibles. Pour les caisses de type IRC le Montant à Payer = Total dû - Acomptes versés + régularisations versées. La zone Reste à payer indique le montant à régulariser. 8
Effectuer un paiement 1. Pour effectuer un paiement, cliquez sur le bouton [Ajouter]. La fenêtre Paiement s affiche. Cette zone est automatiquement renseignée. 2. Sélectionnez à l aide du triangle de sélection le type de paiement et cliquez sur le bouton Liste pour choisir la banque. 3. Si le paiement s effectue par prélèvement, saisissez la date d échéance ou sélectionnez-la à l aide du calendrier. Par défaut c est la date du jour qui est affichée. La référence du paiement se calcule automatiquement. Elle est fonction du type de paiement préalablement choisi. Si vous téléréglez ou si vous effectuez votre paiement par chèque, n oubliez pas d apposer la référence du paiement au dos du chèque ou de la mentionner sur le télérèglement. 4. Validez en cliquant sur le bouton [Ok]. Modifier un paiement 1. Pour modifier un paiement, cliquez sur le bouton [Modifier]. La fenêtre de modification est identique à celle de création. 2. Effectuez les modifications nécessaires puis validez en cliquant sur le bouton [Ok]. Supprimer un paiement 1. Pour supprimer un paiement, cliquez sur le bouton [Supprimer]. 2. Un message vous invite à confirmer la suppression de la ligne sélectionnée. Cliquez sur le bouton [Oui] si c est le cas. Télédéclaration 1. Une fois les paramétrages nécessaires effectués (marquage des caisses, paiements), cliquez sur le bouton [Télédéclarer] pour lancer la télédéclaration. La déclaration est valable pour toutes les caisses marquées. Les données sont automatiquement transmises sur le portail Ciel via le module Ciel Directdéclaration. Pour accéder au module Ciel Directdéclaration Sociale, vous devez vous identifier. 2. Saisissez votre identifiant ainsi que votre mot de passe. 9
Vous pouvez consulter le résultat de votre télédéclaration dans la fenêtre qui s affiche. Les déclarations que vous avez télédéclarées s affichent ici. Si votre déclaration n a pas été transmise, vous pouvez la renvoyer en cliquant sur ce bouton. Un message vous informe de l acceptation ou de la non-acceptation de la télédéclaration. Par la suite, vous pourrez consulter le statut et l historique des déclarations effectuées avec Ciel Directdéclaration via la commande HISTORIQUE (menu ETATS commande DUCS - HISTORIQUE EDI DUCS). 10