INFORMATION SUR LE PRODUIT

INFORMATION SUR LE PRODUIT D i c t a P l u s 5 Dictée numér ique D i c t a P l u s 5S Reconnaissance vocale

Table des matières Informations de base 2 Déploiement simplifié 3 Télémaintenance 4 Communication interapplicative 4 Ergonomie DictaPlus 5 Client 4 Fonctionnalités de la dictée numérique (points forts) 5 Fonctionnalités de la reconnaissance vocale (points forts) 6 Fonctionnalités du workflow 7 Concept de droits d utilisateurs 8 Périphériques d enregistrement compatibles 9 Synchronisation en continu des enregistreurs numériques portables 10 Volumétrie 11 Mode délocalisé 11 Entraînement initial 11 Mise à jour, nouvelle version (définition) 12 Pré requis des postes de travail 13 Système requis sur le poste de travail 13 Environnement terminal serveur 13 Pré requis du serveur 14 Modèle de licence 15 01

Informations de base DictaPlus 5 s appuie sur la technologie Microsoft.NET selon le concept de Smart Client Application. Ce qui signifie pour l utilisateur qu il peut exploiter le logiciel aussi bien en réseau (mode connecté) qu en déplacement (mode déconnecté) sans qu il ne soit nécessaire d en modifier les configurations. Le contrôle complet du workflow est pris en charge par un service installé sur serveur qui communique avec le client via la technologie.net Remoting (service DictaPlus Locuteur / Architecture Workflow). Une connexion doit être établie entre le client et le serveur sur le protocole Internet TCP/IP. DictaPlus gère la quasi-totalité des moyens de communication actuels. DictaPlus est ainsi optimisé pour permettre la synchronisation via: UMTS / ISDN / RTC (Modem) / GPRS / DSL /WLAN Une synchronisation est même possible via internet sous réserve de disponibilité des protocoles. Serveur Service DictaPlus Workflow SpeechMagic MSDE/SQL-Server 2005 Express SQL-Server 2000 SQL-Server 2005 ORACLE 8i,9i et 10g L architecture générale du produit et les composantes du workflow permettent un déploiement simplifié sur les postes de travail, une utilisation en mode mobile et en mode sédentaire Toutes les données (informations du workflow et fichiers son) sont stockées dans une base de données SQL et peuvent être aisément ajoutées aux procédures de sauvegarde existantes. Cette méthode permet de sécuriser les données sensibles (accès d une tierce personne au travers du réseau par exemple) et de les administrer de façon centrale. Les installations générant de gros volumes de dictées tirent tout particulièrement bénéfice de cette solution. Les connexions aux systèmes administrateurs sont possibles par une interface de données. Les informations transmises automatiquement avec les dictées numériques Déploiement simplifié provenant d un enregistreur numérique mobile peuvent ainsi être utilisées pour transmettre aux unités de service l ensemble des informations en provenance des systèmes administrateurs. En mode déconnecté, les dictées sont sauvegardées localement sur le disque dur avant traitement. Cela a pour avantage que tous les travaux sont sauvegardés, même en cas de panne de réseau ou de liaison à faible capacité (mode dégradé). Les fichiers locaux utilisent le format de compression CELP (19,2 Kbit/s) ce qui minimise la taille des informations à transmettre sans perte de qualité de la reconnaissance vocale. DictaPlus bénéficie d une ergonomie similaire à celle de Microsoft Outlook 2003, afin d en rendre son utilisation plus intuitive et de réduire les frais liés à la formation et l assistance. Plate-forme DictaPlus SpeechMagic InterActive Pilote (Philips/Grundig) MSDE/SQL-Server 2005 Express L échange exclusif des données dans le réseau par Microsoft.NET Remoting via TCP/IP permet d éviter les coûts administratifs liés à la mise à disposition d unités de réseau. Secrétariat Plate-forme DictaPlus SpeechMagic InterActive Pilote (Philips/Grundig) MSDE/SQL-Server 2005 Express Le logiciel peut être téléchargé et installé directement sur le poste de travail à partir d Internet/Intranet. Seuls les droits d administration locaux sont requis lors de l installation..net Framework ainsi que tous les pilotes nécessaires sont installés automatiquement. A l issue de l installation, l utilisateur doit simplement indiquer l adresse IP du DictaPlus Workflow Server. 02 03

Télémaintenance Fonctionnalités de la dictée numérique POINTS FORTS Pour faciliter le support à l utilisateur final en cas de difficultés, le système de télémaintenance NetViewer (www.netviewer.de) (système de prise de main à distance depuis nos services d assistance) est intégré au logiciel client et permet à nos équipes de visualiser l écran de l utilisateur et d intervenir à distance (par un clic de souris), en s affranchissant des parefeu (en fonction les droits accordés). Cette option peut être désactivée lors de l installation du serveur. Communication interapplicative DictaPlus 5 Client peut être intégré dans des applications externes par les technologies Microsoft COM et par Ergonomie DictaPlus 5 Client Trois zones sont accessibles: workflow dictée barre des tâches L ergonomie du workflow est inspirée de Microsoft Outlook 2003 et met à disposition de l utilisateur une grande diversité de fonctionnalités. L interface de dictée présente toutes les fonctions d un magnétophone pour la dictée numérique et la reconnaissance vocale. La barre des tâches présente les fonctions de base de la dictée et est inspirée de Microsoft MediaPlayer 10. La taille de toutes les zones de dialogue est modifiable et peut être adaptée à toutes les résolutions d écran. Microsoft.NET Assemblies. Un système d échange de données bi-directionnel peut être établi. Dictée numérique. L enregistrement utilise le format de compression CELP optimisé pour les systèmes de reconnaissance vocale. Les canaux d entrée disponibles sont: le microphone l enregistreur numérique portable la téléphonie écoute des dictées par l utilisation de commutateurs au pied (pédaliers) modification de la vitesse d écoute sans coupure instructions de travail (post it électroniques) par dictée concept de droits d utilisateur possibilité de sélection de différents matériels de dictée fonctionnalités de workflow exploitation délocalisée possible via Internet possibilité de joindre des photos numériques, documents scannés ou originaux (pièces jointes) réglage du volume, de la vitesse de lecture, de l avance et du rembobinage (par correcteur) niveaux de priorité listes de travail, que l utilisateur peut configurer et classer librement insertion reconnaissance vocale intégrée, activation au moyen d une clé de licence Gestion des coûts connexion de tous les postes de travail (y compris délocalisés, par exemple les postes de travail à domicile) via Microsoft.NET Remoting Il n est ainsi pas nécessaire d envoyer les dictées par email à des correcteurs externes mode déconnecté (mode dégradé) simplification de la restauration des dictées effacées accidentellement sauvegarde dynamique des fichiers son après correction (fréquence de sauvegarde paramétrable pour chaque poste) système d alarme intégré évitant le non traitement d une dictée (différentes alarmes sont paramétra- bles) fonction de recherche avec option d écoute les formats externes.wav et.dss sont automatique- ment convertis au format CELP à l import statistiques pending and completed jobs are shown statistiques les tâches en attente et déjà terminées sont représentées graphiquement charge de travail par copiste / pool évaluation par locuteur (quotidienne/hebdoma daire/mensuelle/trimestrielle/annuelle) évaluation par copiste (quotidienne/hebdoma- daire/mensuelle/trimestrielle/annuelle) durée moyenne de dictée par domaine de travail durée moyenne de copie par domaine de travail protégeable individuellement par le concept d autorisation 04 05

Fonctionnalités de la reconnaissance vocale POINTS FORTS Fonctionnalités du workflow Dès l installation initiale, DictaPlus 5 livre toutes les composantes nécessaires à l utilisation de la reconnaissance vocale. La reconnaissance vocale est activée au moyen d une clé de licence. Cependant, lorsque la reconnaissance vocale n est pas activée, aucune ressource du système n est occupée inutilement. La version actuelle exploite les composantes les plus récentes de Philips Speech Processing (SpeechMagic 5.1 et Interactive). Les différents types d exploitation suivants sont possibles: sur le PC local / ordinateur portable: reconnaissance online directement dans Word reconnaissance online directement dans DictaPlus la connexion au réseau n est pas obligatoire lors de l utilisation. Le système enregistre les données, et dès qu une connexion réseau est disponible le système local synchronise automatiquement avec le workflow Pour chaque forme de reconnaissance online, la dictée est transmise à une unité de service pour correction et prend part à tout moment aux procédés d ajustement du profil (procédé d adaptation) Reconnaissance Batch DictaPlus 5 est également compatible avec le concept de reconnaissance Batch. Un serveur de reconnaissance au moins (et actuellement 40 maximum) doit être disponible sur le réseau. La reconnaissance Bach est généralement utilisée dans les hypothèses suivantes : traduction de dictées importées à partir d enregistreurs numériques mobiles dans les environnements terminal serveur Citrix pour les postes de travail de faible ressource pour les entrées par téléphone Caractéristiques de la reconnaissance L adaptation acoustique est effectuée durant la phase de dictée l adaptation des modèles de langage (Language Model Adaptation) peut être effectuée soit toujours sur le PC local, soit sur le réseau les codes de formattage simples (gras, souligné, italique ) sont WISIWIG (What I Say Is What I Get), ce qui signifie que leur interprétation est effective lors de la phase de dictée des mots clés peuvent être simplement ajoutés fonctionnalité d épellation améliorée appel à la voix de blocs de texte pré-définis (Autotext) modèles de dictées avec champs Le principal outil du logiciel est le workflow. Ce dernier est administré de façon centrale. L envoi de la dictée est effectué selon des types de travaux prédéfinis. Des correcteurs, ou pools de correction peuvent être déterminés comme destinataires des dictées, manuellement ou automatiquement. L envoi vers un destinataire prend automatiquement en compte la charge de travail de chaque correcteur/pool permettant ainsi une distribution optimale du travail. Le système utilise pour cela une base de données SQL dans laquelle toutes les informations sont enregistrées de façon centrale. Ces informations ne sont donc pas directement visibles au niveau des serveurs (pour des raisons de sécurité) le locuteur a la possibilité de vérifier à tout moment le statut de ses dictées le locuteur peut (en option) être prévenu par le système lorsque sa dictée est corrigée le locuteur peut définir un niveau de priorité et ainsi influencer le traitement de sa dictée chaque utilisateur peut modifier librement l aspect de son workflow (selon auteur, correcteur, domaine de travail, priorité, numéro de dossier etc...) les listes de travail peuvent être classées pour en faciliter le traitement (par exemple par auteur, correcteur, domaine de travail, priorité, numéro de dossier etc...) les postes de travail externes (locuteur et correcteur) peuvent être rattachés simplement et en toute sécurité via Internet. Il n est pas nécessaire pour cela d utiliser un serveur ni un système de courrier électronique pour l échange des données. Le transfert a lieu sur la base d un certificat avec codage SSL 128 les dictées et les corrections sont enregistrées localement jusqu à ce qu une connexion au système permette la synchronisation avec le workflow installation simplifiée, et délocalisée possible distribution de la charge de travail vers différents postes de travail attribution d un statut par dictée Dictée interrompue par le locuteur Dictée en attente de correction Dictée en cours de correction Dictée interrompue par le correcteur Dictée terminée Dictée approuvée (par l auteur) L administrateur a la possibilité de répartir à nouveau les ordres de copie la fonction d avertissement empêche l attente des dictées la fonctionnalité offline permet la restauration des dictées ou des copies de dictées sans accès au réseau (les copistes synchronisent les dictées du flux de travail sur leur poste de travail ; ces dictées sont alors bloquées dans le flux de travail) 06 07

Concept de droits d utilisateur Périphériques d enregistrement compatibles Aucun serveur n étant utilisé pour l archivage des données et aucune opération de fichier/email Client n étant utilisée pour l envoi des données, des autorisations pour l accès aux dictées doivent être attribuées. Ce concept de droits d utilisateur est basé sur la notion de rôles. Un utilisateur peut se voir attribuer plusieurs rôles. chaque rôle est pourvu de différents droits, par exemple: création de dictées suppression de dictées envoi de dictées à un correcteur envoi de dictées à un locuteur lecture de dictées correction de dictées gestion des droits d utilisateur analyses statistiques L accès au système de gestion des droits n est possible qu aux utilisateurs pourvus de droits d administrateur. L accès aux dictées en dehors de l application DictaPlus 5 est impossible en raison de l utilisation d un serveur SQL pour l enregistrement complet des données. Les périphériques d entrée suivants sont compatibles: SpeechMike Classic USB LFH 5260/00 SpeechMike Classic USB LFH 5262/00 SpeechMike ClassicPLUS USB LFH 5270/00 SpeechMike ClassicPLUS USB LFH 5272/00 SpeechMike PRO LFH 5274/00 SpeechMike PRO PLUS LFH 5276/00 SpeechMike Pro USB Scanner de codes-barres boule de commande souris LFH 6284/00 SpeechMike Classic USB Scanner de codes-barres Interrupteur à 4 positions LFH 6294/00 Kit secrétariat Philips, USB (commutateur au pied 210, écouteurs 234 et USB-Adapter-Box) LFH 5220/00 Périphériques mobiles enregistreur numérique portable Philips Digital Pocket Memo LFH 9450i Philips Digital Pocket Memo LFH 9450/52i Philips Digital Pocket Memo LFH 9400/00 Philips Digital Pocket Memo LFH 9400/52 Philips Digital Pocket Memo LFH 9350/00 Philips Digital Pocket Memo LFH 9350/52 Philips Digital Pocket Memo LFH 9360/00 Philips Digital Pocket Memo LFH 9360/52 Microphones microphone USB Grundig Digta Soundbox 820 USB Grundig Digta ProMic 840 USB Grundig Fußschalter 536 Grundig Digta 410 Grundig Digta 4015 DS Classic Grundig Digta 4015 DS Premium Grundig Digta 4015 DS Classic Plus Digta Scan Grundig Digta 4015 DS Premium plus Digta Scan Grundig Digta 4015 DS Classic plus Digta RFID 414 Grundig Digta 4015 DS Premium plus Digta RFID 414 USB-Headsets PLANTRONICS DSP-100 PLANTRONICS CS-60 USB Téléphone téléphone à signalisation multifréquence asservie 08 09

Synchronisation en continu des enregistreurs numériques portables Les dictées peuvent être identifiées de la façon suivante: Grundig DIGTA 4015 DS Premium attribution de dossier au moyen de RFID Philips DPM 9450/00 ou DPM 9450/52 attribution de dossier au moyen du code barres attribution de dossier au moyen du code barres attribution de dossier au moyen de la commande vocale (Voice Control) DictaPlus 5 considère les enregistreurs numériques portables comme une composante fondamentale de philosophie de workflow d aujourd hui. Cependant, dans des environnements géographiquement étendus, éventuellement sur plusieurs bâtiments, l administration et la configuration de ces appareils peut s avérer complexe. Pour parer à ces difficultés, DictaPlus propose les solutions suivante: a) configuration de l appareil directement sur le poste de travail b) configuration centrale de tous les appareils sur un poste d administrateur L exploitation de ces informations nécessite l utilisation des accessoires idoines (lecteur RFID ou scanner). Une exception: les DPM 9450/00 ou DPM 9450/52, bénéficient en interne d un système de reconnaissance vocale permettant à l utilisateur de dicter un identifiant qui sera traduit en texte par l enregistreur. Les auteurs ont ainsi la possibilité d attribuer des dictées à un dossier, sans nécessité d existence du dossier physique. Il en résulte des coûts d acquisition sensiblement réduits et également une diminution des coûts à plus long terme. Administration des enregistreurs numériques portables c) configuration automatique des appareils sur le réseau par un système d administration centrale Tandis que la variante a) gère l appareil sur le poste de travail local uniquement les variantes b) et c) offrent l avantage que tous les appareils et leur configuration peuvent être enregistrés et gérés sur une base de données centrale. Il est ainsi possible de modifier très simplement la configuration d un appareil de manière délocalisée tout en économisant du temps de travail. Les mises à jours (firmware) des enregistreurs numériques portables des fabricants Philips et Grundig peuvent être transmises facilement et automatiquement au travers du réseau. Volumétrie environ 8,4 Mo. Mode délocalisé L exploitation délocalisée est possible tant sur les postes de travail de correction que ceux des locuteurs. Le Serveur de workflow DictaPlus 5 n est installé qu une seule fois. Tous les postes de travail communiquent avec ce service par le réseau de l entreprise. DictaPlus 5 utilise la technologie Philips CELP Speech CODEC pour l enregistrement des dictées. Ce CODEC est tout à fait adapté à la reconnaissance vocale et les f ichiers vocaux compr imés requièrent environ 0,14 Mo/minute. Une heure de dictée nécessite ainsi Considérant que la taille maxi d une base de données MSDE est de 2Go, que la taille maxi d un SQL Serveur Express Edition est de 4 Go et que la taille maxi d un SQL serveur full licence est de 1.048 Teraoctets, et sous les réserves suivantes Il n est actuellement pas possible pour le client de se connecter avec plusieurs serveurs workflow DictaPlus 5. Ce projet est en cours d étude. Entraînement initial Un entraînement initial n est techniquement plus nécessaire pour l exploitation de SpeechMagic 5.1. L entraînement initial peut néanmoins être effectué sur le serveur, ou sur un poste de correction ou d adaptation afin d améliorer le taux de reconnaissance initital. a) aucune pièce n a été jointe à la dictée b) le son d une dictée terminée n est pas conservé à des fins de contrôle sur une période donnée, les volumétries engendrées par DictaPlus sur le serveur sont les suivantes: Microsoft Desktop Engine (MSDE): environ 200 heures de dictée (correspond à environ 1.200 dictées) SQL Server 2005 Express Edition: environ 400 heures de dictée (correspond à environ 2.400 dictées) SQL Server 2000 ou 2005: environ 120.000 heures de dictée (correspond à environ 720.000 dictées) 10 11

Mise à jour, nouvelle version (définition) Pré requis des postes de travail La société AnNoText France distingue quatre définitions différentes:: Les[Bug Fixes] sont des solutions ou des alternatives destinées à résoudre des problèmes particuliers du programme qui ne sont pas livrées lors de l installation. Celles-ci sont gratuites durant la période de garantie. Les [Service Packs] sont constitués de composantes remaniées du logiciel, destinées à résoudre des problèmes signalés par les utilisateurs. L installation d un patch est effectuée par une routine d installation. Si ce procédé modifie des données, il est garanti une compatibilité ascendante. Ces modifications sont gratuites durant la période de garantie. Les [Updates] sont des produits complets de mise à jour du logiciel. Une mise à jour contient les bug fixes, tous les patchs précédents et éventuellement de nouvelles fonctions. Si ce procédé modifie des données, il est garanti une compatibilité ascendante. Ces updates sont mises à disposition des utilisateurs dans le cadre d un contrat de maintenance conclu séparément. Une [Upgrade] est une nouvelle édition du logiciel (nouvelle version) qui peut comprendre des patchs, des mises à jour et/ou des nouvelles technologies et/ou des extensions du programme. Le matériel requis pour les mises à niveau et pour la nouvelle version est à la charge de l utilisateur, bien que ces mises à niveau soient destinées à résoudre des problèmes existants. Les nouvelles versions sont essentiellement destinées à l amélioration du produit. Pour des raisons techniques, il n est pas garanti que les données de l ancien programme soient transmises automatiquement au nouveau programme. Dans ce cas, AnNoText France n est en aucun cas engagée à convertir ces données sur le nouveau système, et n est redevable d aucun dédommagement. Dictée numérique: Pentium 3, 500 MHz, 512 MByte, Mémoire vive : Pour les installations 500 MB espace disque dur libre (après installation, minimum 200 MB d espace disque dur) Reconnaissance vocale en mode batch (en différé): Pentium 3, 500 MHz, 512 MByte, Mémoire vive : Pour les installations 500 MB espace disque dur libre (après installation, minimum 200 MB d espace disque dur) Système requis sur les postes de travail Système d exploitation: Microsoft Windows 2000 SP4 or Microsoft Windows XP SP2 and IE 6.01 Traitement de texte: Microsoft Office 2000, Microsoft Office XP, Microsoft Office 2003 et les Services Packs correspondants Reconnaissance vocale online (en temps réel): Pentium 4, 2 GHz, 1.024 MByte, Mémoire vive : Pour les installations 500 MB espace disque dur libre (après installation, minimum 200 MB d espace disque dur) Base de données*: SQL Server 2005 Express or Microsoft Desktop Engine (MSDE) Indication: Microsoft.NET Framework 1.1 and 2.0 Le support USB doit être activé *Une base de données propre est utilisée pour chaque lieu d implantation. DictaPlus 5 utilise pour cela une instance Ces mises à niveau sont disponibles dans le cadre d un contrat de maintenance conclu séparément. Environnement terminal serveur Les fonctions suivantes sont disponibles: dictée numérique reconnaissance en différé (batch) correction Afin d optimiser les capacités décrites ci-dessus, un canal propre à CITRIX sera installé par Philips Speech Processing sous protocole ICA, vers lequel le transfert audio bidirectionnel et le Device Event redirection seront dirigés.l utilisateur doit cependant exploiter le serveur Citrix MetaFrame Presentation Server V3.0 ou un serveur plus récent. Environnement terminal serveur Le client Citrix doit utiliser un système d exploitation Windows (2000, XP) dans un tel environnement. Les Clients légers basés sur Windows CE, Pocket PC etc, ne sont pas compatibles. L appareil Philips SpeechMike en série et USB ainsi que le commutateur au pied USB Philips (kit secrétariat) sont compatibles. 12 13

Pré requis du serveur Système d exploitation: Base de données: Microsoft Windows 2000 Prof. SP4 Microsoft Windows XP Prof. SP2 Microsoft Windows 2000 Server Microsoft Windows 2003 Server Microsoft SQL Server 2000 SP3a or Microsoft Desktop Engine (MSDE) Oracle 8i/9i/10i or Microsoft SQL Server 2005/ MS SQL Server Express Étant donné la structure de quantité décrite sous volume de Données, l utilisation du Microsoft Desktop Engine (MSDE) n est recommandé que dans très peu de cas. Une version de DictaPlus 5 incluant une licence de Serveur Microsoft SQL est prévue. Autre: Microsoft.NET Framework 1.1 and 2.0 Matériel: Indication: Les postes de travail utilisés comme serveurs peer-to-peer sous Microsoft Windows 2000 Professionel or Microsoft Windows XP Professionel doivent avoir au moins 2 GB de mémoire principale. Une restriction à 10 connexions TCP/IP simultanées est à observer avec cette configuration. Sous serveurs Microsoft Windows 2000/2003 les fonctions de correction ou de prescription ne sont pas soutenus. Modèle de licence DictaPlus utilise un modèle de licence par individu, distinguant le locuteur du correcteur et qui peut être appliqué à différents scénarios d installation. Contrairement au modèle précédent, il n y a pas d activation par poste de travail. L attribution de licence est effectuée par clé de licence ou par dongle USB directement sur le serveur de workflow. par individu signifie dans que le prix de la licence est indépendant du nombre de postes installés. Les modèles de licence suivants sont disponibles: prix par locuteur (entrée mobile et locale) prix par locuteur (pour l entrée mobile uniquement) prix par locuteur (entrée mobile et locale) selon le modèle proportionnel prix par locuteur (entrée mobile uniquement) selon le modèle proportionnel prix par correcteur (standard) prix par correcteur (temps partiel) prix par correcteur (en formation) Quelques exemples: 1. Un radiologue pourra installer le logiciel dans l ensemble de ses salles d examens en ne se rendant acquéreur que d une seule licence. 2. Dans des organisations importantes (de type hospitalière) une péréquation pourra être opérée entre le nombre total de locuteurs et le nombre total de locuteurs simultanés (modèle dit proportionnel). 3. Les licences correcteur étant individuelles, une secrétaire travaillant à temps partiel à l entreprise et à temps partiel à domicile ne nécessitera qu une seule licence. 14 15

Modèle de licence Tous les modèles permettent un calcul de prix flexible et adapté aux nouvelles exigences du marché et aux besoins particuliers des clients sans que des modifications techniques soient nécessaires. Le procédé d installation du logiciel client est également simplifié de manière significative et une nouvelle installation du logiciel dans des environnements complexes (par exemple un service d urgences) peut être effectuée à tout moment sans aucune difficulté. De nouveaux utilisateurs peuvent être ajoutés au système simplement par l entrée d une clé de licence sur le serveur. 16

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