Description de fonction Titre de la fonction : Statut : Titre du supérieur immédiat :, ressources humaines Temps complet Coordonnatrice ou coordonnateur des ressources humaines, de la rémunération et des ressources informationnelles Direction : Direction des services administratifs 1. Description sommaire La personne en poste effectue des travaux reliés à la gestion du personnel. 2. Responsabilités et attributions générales 2.1 Gestion des dossiers d assurance salaire Rencontre l employée absente ou l employé absent, si nécessaire. Fournit à l employée ou à l employé l information qui relève de ses compétences. Obtient auprès de l employée ou de l employé ou de son médecin traitant, toute l information et les pièces nécessaires à l admissibilité au régime d assurance salaire prévu à la convention collective et en évalue la conformité. Effectue la correspondance relative à la gestion des dossiers d assurance salaire. Prépare et assure, en collaboration avec la conseillère ou le conseiller cadre en relations de travail ressources humaines (RH), le suivi des divers dossiers d expertise et de contestation (arbitrage médical). Procède à la mise à jour continue des dossiers d assurance salaire (dossiers physiques et PRASAT). Page 1
Soumet à la conseillère ou au conseiller cadre en relations de travail RH tous les dossiers complexes ou problématiques. Coordonne, si nécessaire, le plan de retour progressif de l employée ou de l employé, en collaboration avec la ou le gestionnaire, avec la conseillère ou le conseiller cadre en relations de travail RH ainsi qu avec le service de la paie. Informe l équipe des ressources humaines et les gestionnaires concernés au niveau de l évolution de chaque dossier d assurance salaire. 2.2 Gestion des dossiers d accident du travail et de maladies professionnelles Fournit à la travailleuse ou au travailleur toute information qui relève de sa compétence. Vérifie les pièces justificatives et en évalue la conformité. Obtient toute l information médico-administrative nécessaire conformément aux dispositions de la Loi sur les accidents du travail et les maladies professionnelles. S assure que le registre d accident de travail a été rempli et signé par la chef ou le chef de programme. S assure que le formulaire requis Réclamation du travailleur soit rempli et acheminé à la CSST. Effectue la correspondance relative à la gestion des dossiers d accident du travail ou des lésions professionnelles avec la CSST. S assure de la préparation et du suivi des formulaires d assignation temporaire à la travailleuse ou au travailleur et le fait parvenir au médecin traitant, s il y a lieu. Effectue le suivi de l assignation temporaire auprès de l employée ou de l employé et/ou de la gestionnaire ou du gestionnaire. Reçoit les rapports médicaux (évolution, final ou autre) et en évalue la conformité. Soumet à la conseillère ou au conseiller cadre en relations de travail RH toutes les informations nécessaires à la gestion du dossier. Prépare et assure, en collaboration avec la conseillère ou le conseiller cadre en relations de travail RH, le suivi des divers dossiers d expertise et de contestation médicale ou administrative. Assiste la conseillère ou le conseiller cadre en relations de travail RH dans le cadre de demande de partage de coûts. Assiste la conseillère ou le conseiller cadre en relations de travail dans la préparation et le suivi des divers dossiers en prévention et promotion de la santé et sécurité du travail. Page 2
Assure le suivi des demandes formulées aux différentes instances (RRQ, SAAQ, IVAC, etc.). Procède à la mise à jour des dossiers. 2.3 Gestion des dossiers de retrait préventif Fournit à l employée l information qui relève de ses compétences. Reçoit et apprécie les pièces justificatives et en évalue la conformité. Obtient auprès de l employée toute l information nécessaire à l évaluation de sa demande de retrait préventif. Analyse les recommandations de la Direction de la santé publique. Participe, en collaboration avec la conseillère ou le conseiller cadre en relations de travail - RH à la décision de réaffectation de la travailleuse enceinte. Oriente la travailleuse lors de sa réaffectation et l informe de la procédure à suivre jusqu à son départ pour son congé de maternité. Assure le suivi des demandes formulées à la CSST et effectue la correspondance relative à la gestion des dossiers. Procède à la mise à jour des dossiers. 2.4 Gestion des absences ou congés longue durée Effectue des travaux liés à la gestion des absences longue durée en conformité avec les directives et procédures établies. Fait le suivi de chacun des dossiers auprès du personnel. Recommande à sa supérieure immédiate ou à son supérieur immédiat ainsi qu à la conseillère ou conseiller cadre en relations de travail, les actions à entreprendre en regard du suivi des absences longue durée. 2.5 Gestion des fonds de pension (RREGOP et RRPE) et des retraites Donne toutes les informations relatives au fonds de pension (RREGOP et RRPE). À la demande de l employée ou de l employé, prépare le rapport d estimation de la rente et l envoie à l employée ou à l employé. Prépare les demandes de rachat d années de service en remplissant les formulaires prévus à cet effet avec l employée ou l employé. Page 3
Assiste l employée ou l employé dans sa demande de retraite en remplissant le formulaire prévu à cette fin et estime les sommes que l employée ou l employé gagnera d ici sa retraite pour que la CARRA puisse à son tour estimer la rente de retraite. En collaboration avec la technicienne ou le technicien en administration paie, vérifie l exactitude des données transmises à la CARRA. 2.6 Tâches administratives Interprète la convention collective et donne l'information adéquate aux personnes qui les requièrent. Assure le traitement et le suivi des différents dossiers sous sa responsabilité en respect des lois, des règlements, des normes et des conventions en vigueur. Soutient le personnel et les cadres pour toute question ayant trait aux champs d activités relevant de sa compétence. Assure la compilation des données et produit des rapports relatifs à la gestion globale des ressources humaines. Soutient l'ensemble du personnel du Service des ressources humaines dans l'accompagnement de leurs responsabilités respectives. Approuve toutes les modifications apportées au salaire du personnel syndiqué et du personnel syndicable non syndiqué (embauche, reconnaissance d expérience et de scolarité) et prépare toutes les modifications au salaire des cadres. Reçoit les demandes de traitement différé et prépare le contrat correspondant. Participe à l'élaboration des procédures relatives à la bonne marche de son service. Met en place des contrôles et assure le suivi de ces derniers en regard de la production de la paie du Centre de réadaptation La Myriade. Reçoit les griefs, en fait la compilation et le suivi auprès de la conseillère ou du conseiller cadre en relations de travail RH. Pourrait être appelé à agir à titre de représentante de l employeur aux divers comités conjoints, litiges, etc. Reçoit les griefs, achemine au syndicat et fait la mise à jour du tableau. Exécute toute autre tâche demandée par sa supérieure immédiate ou son supérieur immédiat dans les limites imposées par la convention collective. Page 4
3. Exigences du poste Détenir un diplôme de fin d'études collégiales avec spécialisation en technique administrative option gestion des ressources humaines ou toute autre étude spécialisée en gestion des ressources humaines, en cours ou complétée, d une école reconnue par le ministère de l'éducation du Québec. Avoir deux ans (2) d'expérience dans un poste similaire. Maîtriser les logiciels Word, Excel et PRASAT avec autonomie en cette matière. Connaître des conventions collectives en lien avec ses champs d activités et ses responsabilités. 4. Compétences recherchées Capacité de travailler en équipe Sens de l organisation et des responsabilités Capacité d établir des relations interpersonnelles Capacité d analyse et de conception Capacité d autonomie et de discrétion Être orienté vers le client 5. Conditions de travail Les conditions de travail sont celles en vigueur pour le personnel du réseau de la santé et des services sociaux. Page 5