Préparation rentrée 2015-2016 02/06/2015
Ordre du jour 1. Procédures d'inscriptions en doctorat. Loi "Silence de l administration vaut accord«2. Poursuite du projet d'amélioration de l'organisation de l'ifd Point d'avancement depuis le séminaire de travail de 2014 Présentation des suites envisagées 2
1- Loi «Silence vaut accord» (SVA) Issu de la loi de simplification des relations entre l administration et les citoyens Nouveau principe : le silence de l administration durant 2 mois suite à une démarche d un usager vaut accord Pour certains types de demande (maintien du principe silence vaut rejet sinon) Applicable pour les demandes de (ré)inscription en doctorat Non applicable pour les relations entre l administration et ses agents (ex. recrutement sur contrats doctoraux) Non applicable si la demande présente un caractère de réclamation ou de recours administratif 3
Précisions sur le principe SVA Le délai de 2 mois commence à courir à partir du moment où une candidature complète (pièces à fournir) a été formulée, auprès de l autorité compétente, selon la procédure normale de la démarche en question Pour les candidatures en 1 re année de doctorat: l autorité compétente est le directeur de l ED Pour les demandes de dérogation au-delà de la 3 e inscr. : l autorité compétente est le directeur de l IFD En cas de candidature incomplète, l autorité compétente doit obligatoirement notifier par écrit, le plus rapidement possible au candidat, la liste des pièces manquantes. Les échanges entre l administration et les candidats doivent pouvoir être prouvés et datés. Arrêté du président de l université relatif aux périodes et modalités d inscription (doctorat inclus) 4
Première inscr. : rappels généraux 1. Candidature pour une première inscription : Le directeur de l ED est responsable de la décision d acceptation d une candidature, au vue du contenu des documents requis pour la candidature Condition de diplôme «Conditions scientifiques, matérielles et financières [ ] réunies pour garantir le bon déroulement des travaux de recherche du candidat et de préparation de la thèse, après avis du directeur de l'unité de recherche de rattachement sur la qualité du projet» Cf. art. 14 de l arrêté du 7 août 2006 relatif à la formation doctorale Avant de valider une candidature, le DED peut consulter le directeur de l IFD. La validation de la candidature entraine l acceptation définitive de la candidature. 2. Inscription administrative Une fois la candidature acceptée, il n est pas possible de refuser l inscription administrative (sauf non présentation d un document listé dans le récapitulatif d inscription, ou tentative de fraude) 5
Condition de diplôme Vérification de la condition de diplôme (art. 14 de l arrêté du 7 août 2006) Diplôme national (français) de master OU «autre diplôme conférant le grade de master, à l'issue d'un parcours de formation établissant son aptitude à la recherche» (ex. : DEA, diplôme d ingénieur) Sinon : Dérogation par le Directeur d ED pour «des étudiants ayant effectué à l'étranger des études d'un niveau équivalent» OU dérogation par le Directeur d ED pour les candidat bénéficiant de la validation des acquis prof. (VAP) 6
Conditions scientifiques, matérielles et financières Qualité du projet scientifique et de son environnement, qualité du candidat : CV, parcours universitaire, avis DU Les pièces doivent être explicitement listées Conditions financières : 1370 net mensuel minimum pour 3 ans passés en France (CA de l UPMC du 23/03/2015) Justificatifs de financement recevables : Attestation de la DRH (ou contrat de travail s il est rédigé) de l employeur attestant du recrutement du doctorant, avec dates et montant du salaire Si contrat doctoral UPMC : remplacement par validation du financement dans SIPAD Si le contrat est inférieur à 3 ans : lettre d engagement du directeur du laboratoire indiquant la prise en charge financière du doctorant pour la période manquante Attestation de bourse du gouvernement français ou étranger + dossier de demande d aide spécifique en cas de montant inférieur au minimum requis 7
En pratique : candidature en 1 re année de doctorat 1. Connexion du doctorant sur le portail candidature de l e-scolarité 2. Transmission par le candidat à l ED de l ensemble des documents requis pour l examen de la candidature 3. Le/la gestionnaire de l ED 1. clique sur «dossier reçu» (menu candidature/onglet détail vœux) Casper envoie un accusé de réception au candidat 2. dispose de quelques jours (viser 3 jours) pour demander des pièces complémentaires par l intermédiaire de Casper «complément dossier» (menu candidature/onglet détail vœux) Casper envoie le message saisi par le/la GED au candidat Le/la GED accuse réception lors le candidat transmet les pièces manquantes 3. Lorsque le dossier est recevable, l ED dispose d un délai de 2 mois pour saisir la décision du directeur («accepté» ou «refusé») 1. Si le dossier est recevable et qu aucune demande de complément n est demandée, le délai court à partir de la date de réception automatique dans Casper 2. Si une demande de complément a été demandée, le délai court à compter de la date de réception des pièces manquantes 8
Exemple d email pour complément de dossier de candidature (cas standard) Madame, Monsieur [indiquer le nom du candidat] Après vérification, il apparait que des pièces manquent pour l instruction de votre dossier de candidature. Merci par conséquent de m adresser, au plus tard le [indiquer une date avec un délai raisonnable] les documents suivants: [Indiquer la liste des pièces manquantes] Et selon les modalités suivantes: [préciser nom personne/service + adresse] A défaut de recevoir ces compléments, aucune suite ne pourra être donnée à votre candidature. Cordialement, [Nom et prénom de l expéditeur] 9
Exemple d email pour complément de dossier de candidature (CD UPMC) Madame, Monsieur [indiquer le nom du candidat] Après vérification, il apparait que des pièces manquent pour l instruction de votre dossier de candidature. D après votre dossier vous allez signer un contrat doctoral avec l UPMC. [Choisir selon l état du dossier : - Nous n avons pas encore reçu la lettre de commande signée de votre laboratoire. Je vous invite à vérifiez avec votre directeur de thèse que la demande de recrutement a bien été faite (Voir procédure consultable sur l espace des personnels de l UPMC). OU -Nous attendons la validation en interne de la mise en œuvre de ce recrutement. Votre dossier de candidature sera traité dès que cette validation nous sera parvenue. ] A défaut de recevoir ces compléments, aucune suite ne pourra être donnée à votre candidature. Cordialement, [Nom et prénom de l expéditeur] 10
En pratique : menu candidature/onglet détail vœux 1- Accuser réception du dossier (complet ou pas) 2- Vérification des pièces et demande des documents manquants le cas échéant 3- Étude du dossier (complet) par le/la DED et décision (signature) 4- Saisie de la décision par le/la GED Aucun dossier de candidature ne doit rester sans décision 11
Inscriptions dérogatoires (au-delà de la 3 e ) Candidature pour une inscription dérogatoire : Le directeur de l IFD est responsable de la décision d acceptation d une candidature, au vue du contenu des documents requis pour la candidature, notamment l avis du directeur de l ED Pour limiter les aller-retours de dossiers : l ED doit bien vérifier les pièces avant de soumettre au DED puis au BAD le DED est invité à consulter le directeur de l IFD 12
En pratique : candidature dérogatoire 1. Connexion du doctorant sur le portail candidature de l e-scolarité 2. Transmission par le candidat à l ED de l ensemble des documents requis pour l examen de la candidature 3. Le/la gestionnaire de l ED Vérifie les pièces, échange avec le doctorant pour compléter le dossier, soumet au DED pour recueillir son avis et sa signature, transmet au BAD 4. Le BAD : 1. Réalise les actions vues précédemment dans Casper 2. Lorsque le dossier est recevable, l IFD dispose d un délai de 2 mois pour saisir la décision du directeur de l IFD («accepté» ou «refusé») 13
En pratique : candidature dérogatoire Pièces du dossier : Avis motivés du doctorant, de son directeur de thèse et du directeur de l ED Attestation pour un financement jusqu à la date de soutenance prévisionnelle (même type de document qu en 1 re année) Compte-rendu du comité de suivi sur l avancement des travaux Plan de la thèse et/ou un calendrier de fin des travaux et de rédaction de la thèse Tout document jugé utile pour motiver la demande et pouvant aider à la prise de décision (calendrier de présence pour les cotutelles, arrêts de travail, etc.) 14
Réinscriptions 2 ème et 3 ème années Pour simplifier les démarches de réinscriptions en 2 ème et 3 ème année de doctorat, la phase de candidature est supprimée L autorisation d inscription en 2 e et 3 e année est supposée acquise par défaut Les réinscriptions administratives s effectuent donc directement, sans phase d examen de candidature Une ED peut demander à ce que l autorisation d inscription ne soit pas accordée automatiquement (en cas de problème dans le déroulement du projet doctoral) L ED doit demander avant le basculement informatique sur l année suivante (juin) au BAD de bloquer la réinscription automatique. L ED doit informer par écrit le doctorant, qui doit alors présenter une demande de réinscription avec les avis habituels (DT, DU). ATTENTION : l arrêt d un doctorat avant son terme doit respecter les procédures en vigueur à l UPMC (CA de l'upmc le 2 juillet 2012), disponible sur l intrant de l IFD 15
Calendrier 2015-2016 Sous réserve de confirmation : Ouverture des candidatures : 15 juin 2015 Ouverture des inscriptions administratives : le 7 juillet 2015 Date limite des réinscriptions en 2 e et 3 e année : 30 octobre Date limite des inscriptions pour dérogations 4 e et plus : 20 décembre 16
Priorisation des déplacements au BAD Afin de fournir un accueil personnalisé de qualité, les doctorants doivent être invités à se déplacer au BAD uniquement s ils en ont vraiment besoin 2 e et 3 e année : envoi par courrier du dossier comme indiqué sur le récapitulatif d inscription 1 re année et dérogations : visite au BAD si souhaité par le doctorant, mais il est important de leur expliquer qu ils peuvent faire leurs démarches à distance Y compris en cas de problème avec le site e-scol, les doctorants peuvent remplir un formulaire équivalent et l envoyer au BAD 17
Soutenances Dématérialisation de «l enveloppe de soutenance» Son contenu est désormais envoyé par email au doctorant Envoi des convocations et des rapports des rapporteurs aux membres du jury rôle de l ED à partir de la rentrée 2015 En remplacement de l envoi ED->BAD des rapports et de l autorisation de soutenance. ED envoie aux membres du jury la convocation, les rapports et l autorisation de soutenance, avec copie à these.rapports@upmc.fr Pour information : Évolution en cours du rôle des CTH pour les thèses 18