GUIDE DE CHEMINEMENT AU DOCTORAT CONJOINT EN OCÉANOGRAPHIE

GUIDE DE CHEMINEMENT AU DOCTORAT CONJOINT EN OCÉANOGRAPHIE À L'USAGE DES ÉTUDIANTS ET ÉTUDIANTES ET DES PERSONNES QUI LES DIRIGENT OU CODIRIGENT Universités participantes : Université du Québec à Rimouski Université Laval COMITÉ DES PROGRAMMES D'ÉTUDES AVANCÉES EN OCÉANOGRAPHIE Université du Québec à Rimouski Institut des sciences de la mer de Rimouski Septembre 2015

2 Le programme de doctorat conjoint en océanographie est axé sur des activités de recherche. Le programme vise la formation de chercheurs autonomes, capables d œuvrer à l'avant-garde de l'océanographie en contribuant à l'avancement des connaissances fondamentales et appliquées reliées aux milieux marins, selon une approche multidisciplinaire. Directeur de recherche Un des critères d admission est que le candidat 1 doit avoir été accepté par un directeur de recherche, professeur à l'ismer ou professeur associé à l'ismer. Pour aider l étudiant dans cette démarche, un «bottin des chercheurs dans le domaine marin» de la région rimouskoise est disponible au secrétariat du Comité des programmes et sur le site Web de l'ismer, sous l'onglet «Formation». Dans le cas où le directeur choisi est un professeur associé à l ISMER, il est nécessaire de trouver un codirecteur membre de l ISMER. Pour concrétiser son choix, l étudiant doit compléter dès la première session le formulaire Choix d un directeur de recherche et le retourner à la direction des programmes en océanographie. Le Comité des programmes adopte par résolution le choix du directeur de recherche, et éventuellement du codirecteur, et il en informe le Doyen des études avancées et de la recherche. Équipe de direction et Comité de thèse L'équipe de direction est exclusivement composée du directeur de recherche et des co-directeurs le cas échéant. Le comité de thèse est composé d'au moins trois personnes incluant l'équipe de direction (directeur et co-directeur(s) s il y a lieu) et au minimum un membre externe à l'uqar. Au moins deux membres sont des professeurs-chercheurs affiliés à l ISMER/UQAR, et au moins un membre est une personne externe à l UQAR et à la direction de l étudiant possédant une expertise pertinente et un regard extérieur sur le projet de recherche du candidat. En aucun cas, le ou les membres externes du comité de thèse, ne pourront agir comme membre externe lors de la composition du jury de thèse. Formation et rôle du comité de thèse Ce comité agit auprès de l étudiant comme groupe scientifique-ressource pour la planification du travail de recherche, des séminaires et la réalisation des travaux de recherche proprement dits. Le comité de thèse peut suggérer à l'étudiant qui éprouve des difficultés de s'inscrire comme étudiant libre à certains cours de la Maîtrise en océanographie pour parfaire ses connaissances. L'étudiant, conjointement avec son directeur de recherche, doit organiser une rencontre avec le comité de thèse au moins une fois par année. Il est fait état de ces rencontres dans le rapport d'étape fourni par l'étudiant à la direction du Comité des programmes à chaque session d'hiver. Si un membre du comité de thèse ou l'étudiant juge que le comité ne fonctionne pas de façon normale ou régulière, il doit en aviser la direction du Comité des programmes. 1 Le masculin est utilisé dans ce document pour simplifier le texte et désigne à la fois les hommes et les femmes.

3 La composition du comité de thèse doit être transmise par le candidat à la direction du Comité de programmes en Océanographie pour approbation au cours des trois mois qui suivent la réussite de l'examen doctoral et avant le Séminaire 1. Si la composition du comité de thèse n'est pas établie dans ces délais, la direction des programmes peut refuser l'inscription de l'étudiant à la session suivante. Il est important de considérer que la composition du comité de thèse doit être acceptée par le Comité des programmes en Océanographie. Le comité de thèse doit, en plus d'effectuer le suivi de la progression du projet de recherche de l'étudiant: 1- approuver le projet de recherche (voir section Séminaire 1) de l'étudiant avant que celui-ci ne le remette au Comité des programmes 2- approuver les rapports d'étape annuels de l'étudiant avant leur transmission au Comité des programmes et évaluer l'état d'avancement du projet durant toute la période du doctorat (voir section Séminaire 2) Note 1 : Il est de la responsabilité de l étudiant et du directeur de recherche de préciser aux membres du comité de thèse le rôle qu ils devront remplir durant la durée du doctorat. Note 2 : Les documents ci-dessus ne seront pas acceptés par le Comité des programmes sans l'indication concrète de leur approbation par le comité de thèse. Durée du programme Le programme comporte 90 crédits dont 75 correspondent à la recherche. Les 15 autres crédits correspondent aux activités Examen doctoral (6 crédits), Nouveaux développements en océanographie (3 crédits) et Séminaires 1 et 2 (3 crédits chacun). La durée maximale du programme est de 15 sessions (5 ans). Au terme de cette période, l'étudiant doit avoir satisfait aux exigences du programme, c.-à-d. avoir réussi les cours et effectué le dépôt initial de sa thèse (donc au plus tard au cours de la 15 ième session). Il est important de considérer que suite au dépôt initial de la thèse, les réviseurs disposent d une période de six semaines pour rendre leur rapport d évaluation. La soutenance de thèse peut avoir lieu après la 15 e session. Dans ce dernier cas, il n'est pas nécessaire de s'inscrire à une session supplémentaire pour effectuer la soutenance de la thèse. Inscription et frais de scolarité Il est nécessaire de s'inscrire avant chaque session. Les frais de scolarité sont élevés pour les 6 premières sessions; après quoi, ces frais sont fortement réduits. De plus amples informations sont disponibles sur le site web de l'uqar à l'adresse http://www.uqar.ca/admission/frais-de-scolarite/ Pour les étudiants étrangers, il existe un programme de bourse d exemption des frais majorés de scolarité. Si ce cas vous concerne, consultez votre directeur ou rendez-vous sur le site web de l'uqar à l'adresse http://www.uqar.ca/aide-financiere/etudiants-etrangers/ pour les modalités

4 relatives à l'attribution de cette bourse. Le formulaire est disponible sur le site ci-avant. La demande de bourse devra être effectuée dès la première session d'inscription sous peine de devoir payer les frais de scolarités majorés. Pour être considéré étudiant à temps complet, un étudiant doit être inscrit à 9 crédits par session. Si le nombre total de crédits de cours pour une session est inférieur à 9 crédits (3 ou 6 crédits), l'étudiant doit s'inscrire en "recherche" en plus de s'inscrire aux cours. Cette inscription en recherche comble le nombre de crédits manquants pour avoir le total des 9 crédits exigés pour un étudiant à temps complet. Journée d'accueil À chaque automne, en début de session, la direction du Comité des programmes en Océanographie organise une réunion pour rencontrer les nouveaux étudiants. Cette réunion permet de présenter les "us et coutumes" du campus, d'apporter des informations pertinentes au bon déroulement des cursus universitaires de 2 e et 3 e cycle et de passer en revue le mode de déroulement des programmes de Maîtrise et de Doctorat. Cette réunion est également l opportunité de compléter les informations fournies dans le présent guide de cheminement. Comité des programmes d'études avancées en océanographie Le Comité des programmes est responsable de la gestion des programmes de Maîtrise et de Doctorat en océanographie. Il est composé de quatre professeurs de l ISMER (dont le directeur ou la directrice du Comité des programmes), d'un membre externe et de quatre étudiants représentant les deux cycles d'études et les différents degrés d'ancienneté dans le programme d'étude : - MSc 1 : étudiant en première année de maîtrise ayant complété un nombre inférieur ou égal à 18 crédits - MSc +1 : étudiant en recherche ayant complété plus de 18 crédits - PhD 1 : étudiant en recherche ayant complété un nombre inférieur ou égal à 9 crédits - PhD +1 : étudiant en recherche ayant complété ayant complété plus de 9 crédits Le directeur est élu pour un mandat de 2 ans et les autres professeurs chercheurs sont nommés au mois de juin de chaque année. Les membres étudiants sont élus par leurs pairs (même programme et même ancienneté) pour un mandat d'un an, au début de la session d'automne, lors d une assemblée générale des étudiants, laquelle est présidée par le directeur ou la directrice du Comité des programmes. Examen doctoral (OCE-915-05) (6 crédits) L'objectif de l'examen doctoral est de permettre à l étudiant de démontrer qu il possède les connaissances de base en océanographie, ainsi que la capacité d appliquer ces connaissances pour résoudre des problèmes faisant appel aux divers aspects de l océanographie. L examen doctoral doit être réussi à la 1 re, 2 e ou 3 e session d'inscription pour que le candidat puisse

5 poursuivre son projet, en considérant que le cours n est offert qu à l automne ou l hiver. Le candidat qui échoue doit reprendre l examen à la session suivante. Un deuxième échec entraîne l exclusion définitive du programme. Cette activité est notée selon la mention «S» (Succès) ou «E» (Échec). Nouveaux développements en océanographie (OCE-925-05) (3 crédits) Ce cours doit permettre à l étudiant de prendre connaissance des plus récents développements en océanographie, d améliorer ses compétences et de développer des habiletés connexes à son projet de recherche. L activité consiste en un ensemble d actions proposées conjointement par le comité de thèse et l étudiant. Ces actions devront contribuer à développer l autonomie, les compétences transversales, les habiletés connexes ou à élargir la base de connaissances de l étudiant. L activité devra également être approuvée par le responsable du programme de l institution d attache de l étudiant (UQAR à Rimouski, U. Laval à Québec). Pour évaluer la pertinence de l activité proposée par l étudiant dans le cadre du cours Nouveaux développements en océanographie, l étudiant doit déposer au Comité des programmes une proposition du contenu de l activité sous la forme d'un plan de cours détaillé au minimum 1 mois avant la date prévue de l activité, et obtenir l'approbation de la direction du Comité des programmes avant la réalisation de l'activité. Ce document devra au préalable être approuvé par les membres du comité de thèse de l'étudiant. Le plan de cours déposé au Comité des programmes pour évaluation et approbation se doit d être suffisamment détaillé et doit démontrer clairement que les activités proposées permettront à l étudiant d atteindre les objectifs de ce cours tels que mentionnés dans l annuaire de l UQAR et qu'elles répondent aux critères d un cours de 3 crédits (~135 heures). Afin d éviter la multiplication des formats de soumission, le format à respecter est le suivant : Page d entête mentionnant le sujet du cours, le nom de l étudiant, les noms et fonctions des membres du comité de thèse ainsi que la date des activités proposées Résumé du projet de cours Problématique Formule pédagogique (Méthodologie dans le cas d un stage de recherche) Pour cette partie il est essentiel de démontrer que l activité répond aux critères d un cours de 3 crédits Intérêts pour le parcours de l étudiant Budget Source(s) de financement Note : Le financement des activités réalisées dans le cadre de ce cours devra faire l'objet d'une entente préalable entre l'étudiant et les membres de son comité de thèse. Un mois après la fin de l activité, l étudiant devra rendre compte de ses activités à son comité de thèse selon le format exigé par ce dernier. Le comité de thèse sera en charge d évaluer l atteinte des objectifs et attribuera la note de ce cours. L évaluation du comité de thèse sera alors transmise au

6 Comité des programmes. Un document modèle est disponible au secrétariat du Comité des programmes en Océanographie pour tout étudiant désirant le consulter. Séminaire I (OCE-935-05) (3 crédits) Ce séminaire a pour objectif de permettre à l étudiant de présenter son projet de recherche doctoral (problématique, objectifs, hypothèses, méthodologie, échéancier et références). Le formulaire Inscription du sujet de recherche doit être soumis avant la tenue du séminaire 1. Cette activité comporte deux étapes : un texte écrit (50%) et le séminaire oral (50%). Le séminaire devra avoir lieu à la 2 e, 3 e ou 4 e session d inscription. L étudiante ou l étudiant doit remettre à son comité de thèse un texte écrit qui décrit son projet doctoral et les moyens proposés pour archiver les données obtenues au cours du travail de doctorat (archivage des données dans le système de gestion de données environnementales (SGDE) de l ISMER pour être ensuite rendu accessible sur le site de l'observatoire Global du Saint-Laurent (OGSL), en ligne sur des sites spécialisés, ou autre ). Après le dépôt du texte écrit, l étudiant, de concert avec son comité de thèse, doit fixer une date pour la présentation orale. Cette date doit être transmise au Comité de programmes au moins un mois avant la présentation du séminaire. Le comité de thèse lit le texte et fournit à l étudiant ses commentaires au moins deux semaines avant la tenue du séminaire. La présentation orale devrait durer 45 minutes maximum, suivie d une période de questions. Le comité de thèse pose d abord ses questions sur le contenu de la présentation orale et sur le document écrit. Par la suite, si le temps le permet, le public peut poser des questions. Au terme de la période de questions, les membres du comité de thèse se rencontrent à huis clos au besoin, puis invite l étudiant à se joindre à la discussion pour recevoir leurs commentaires. Les professeures et professeurs ainsi que tous titulaires d un PhD présents au séminaire 1 évaluent la présentation orale et un membre du comité de thèse compile les notes reçues. Un mois après le séminaire, ou l étudiant doit déposer le texte final de son projet, approuvé par son directeur de recherche, auprès du Comité des programmes. L étudiant doit réussir cette activité et aucune reprise n est accordée. Séminaire II (OCE-945-05) (3 crédits) Ce séminaire se tient normalement à mi-parcours pour permettre à l étudiant de présenter les résultats préliminaires et l avancement du projet de recherche. Cette activité consiste en une présentation orale des résultats de recherche obtenus depuis le début du projet de recherche. Le Séminaire II doit se tenir suffisamment tôt dans le cheminement de l'étudiant pour permettre au comité de thèse d'évaluer l'avancement du projet et, au besoin, de permettre d'apporter des modifications au projet de recherche. Le séminaire II n'est en aucun cas une pré-soutenance. La date de la tenue du Séminaire 2 doit être transmise au Comité de programmes au moins trois semaines avant la présentation du séminaire. Ce séminaire se déroule devant le comité de thèse avant la fin de la 7 e session d inscription. Le

7 séminaire 2 peut être public ou à huis clos selon la décision conjointe de l'étudiant et du comité de thèse. Les membres du comité de thèse évaluent la présentation orale de l étudiant, ainsi que tous les professeurs et titulaires d un PhD présents, et suite à quoi, l un des membres collige les notes. L étudiant doit réussir cette activité et aucune reprise n est accordée. Thèse et soutenance Rédaction de la thèse La thèse doit être rédigée en français, excepté si une autorisation expresse a été demandée par écrit et accordée par le Doyen des études de cycles supérieures et de la recherche (voir ci-dessous). Dans le cas d'une thèse sur base d'articles celle-ci comprend une introduction, une discussion globale et une liste de références commune. Les articles peuvent être rédigés en anglais pourvu que l'introduction et la discussion globale soient en français (chaque partie doit comprendre au moins 10 pages). Avant le dépôt initial, au moins l'un des articles en tant que premier auteur doit avoir été accepté pour publication dans une revue scientifique reconnue. Sur demande motivée par écrit de l étudiant, approuvée par la direction de recherche, la doyenne ou le doyen des études de cycles supérieurs et de la recherche peut autoriser un étudiant à présenter son travail de recherche en anglais. Dans ce cas : a) la demande devra être déposée préalablement à la rédaction; b) les pages liminaires (sommaire, introduction générale et les résumés des articles, s il y a lieu), et la conclusion du travail de recherche devront être rédigées en français. La rédaction de la thèse doit suivre le canevas de l'uqar. Pour plus d'informations sur la rédaction des thèses, l'étudiant peut obtenir le document réunissant les règles générales relatives à la présentation d'une thèse, disponible au Décanat des études avancées et de la recherche (http://www.uqar.ca/decsr/documents/) Dépôt et soutenance de la thèse La thèse de doctorat est évaluée par un jury composé d'au moins 4 personnes, incluant le directeur et les co-directeurs de l'étudiant, un membre externe à l'uqar et n'ayant pas collaboré ou participé au projet de recherche de l'étudiant (le membre externe du comité de thèse n'est donc pas admissible à ce rôle) et un professeur de l'ismer/uqar qui agira à titre de président du jury. Il est essentiel que le membre externe du jury ait un regard extérieur sur le projet de recherche du candidat. Lors du dépôt initial de la thèse, l étudiant remet à la direction du Comité des programmes un nombre suffisant de copies de la thèse (une copie du document pour chaque membre du jury et une autre pour le Doyen), en joignant le formulaire relatif au dépôt d'une thèse. Au préalable, le directeur de recherche doit avoir obtenu l'accord des personnes formant le jury et vérifié leur disponibilité. Après le dépôt, le jury dispose d'un délai de 4 à 6 semaines pour accepter ou refuser la thèse pour soutenance. Cette décision est prise à la majorité des voix. Dans le cas d'un refus, le jury peut

8 permettre au candidat de la soumettre à nouveau une seule fois dans un délai d'un an. Une réadmission au programme est nécessaire si l étudiant surpasse le délai maximal de 15 sessions alloué au programme. La soutenance permet à l'étudiant de présenter et défendre publiquement ses résultats et d'en faire une discussion détaillée. Elle est sous la tutelle de la personne présidant le jury d'évaluation de la thèse. Pour que la thèse soit acceptée après soutenance, la décision du jury doit être unanime. Après soutenance, l'étudiant dispose d'un délai de deux mois pour apporter les corrections mineures éventuellement demandées. La recommandation du jury et les corrections demandées sont transmises par le président du jury au directeur du Comité des programmes et ce dernier en informe le Doyen. Le directeur de recherche doit vérifier que la version finale comporte les changements exigés et il doit autoriser par lettre le dépôt final. Restrictions relatives au rendement Une moyenne cumulative de 2.5 sur 4.3 représente le rendement minimal exigé pour la poursuite du cheminement dans le programme après 9 crédits: une moyenne cumulative inférieure à cette borne (après 9 crédits ou plus) conduit à l'exclusion du programme. L'étudiant dont la moyenne cumulative est inférieure à 3.0 et supérieure ou égale à 2.5 peut être assujetti à certaines restrictions dans la poursuite de ses études par le directeur du Comité des programmes. Pour pouvoir déposer sa thèse, l'étudiant doit avoir une moyenne cumulative supérieure ou égale à 2.5. Rapport d'étape À la session d'hiver, le directeur du Comité des programmes demande aux étudiants (sauf ceux n'ayant pas encore réussi l'examen doctoral) de fournir un rapport d'étape signifiant l avancement de leurs travaux. Ce rapport, qui peut être écrit en style télégraphique, doit comporter un volet d'avancement de la scolarité et un volet d avancement du projet de recherche qui comprendra: le titre du projet, un résumé des expériences terminées, en cours ou prévues, les résultats obtenus, les analyses effectuées et un échéancier et les références d'articles prévus, soumis, sous presse ou parus. Le rapport fait également état de la ou des rencontres avec le comité de thèse pendant l'année académique en cours et il doit être lu et accepté par chacun des membres du comité de thèse et signé par son représentant (Directeur de recherche). Restrictions relatives aux heures de travail non consacrées aux études Dans le but de favoriser la poursuite normale et la réussite des études entreprises, la politique de rémunération des étudiants de l'uqar restreint le nombre d'heures de travail (non consacré aux études) d'un étudiant embauché par l'uqar de la façon suivante: 12 heures/semaine pour une inscription à 3 cours; 15 heures/semaine pour une inscription à 2 cours, et 20 heures/semaine pour une inscription à 1 cours ou une inscription en recherche.

9 Des dérogations, sujettes à l'approbation du Doyen des études avancées et de la recherche, sont possibles lorsque le travail de l'étudiant a un lien direct avec sa recherche. Les étudiants qui ont un travail à l'extérieur de l'uqar sont fortement encouragés à suivre ce barème. Voir Calendrier global à la page suivante

10 Calendrier À l'admission Sessions 1, 2 ou 3 Sessions 2, 3 ou 4 Sessions 5, 6, 7 Cours OCE-925-05 Sessions suivantes Chaque hiver Avant la rédaction Choix du directeur de recherche Demande de bourse d'exemption des frais de scolarité majorés (pour les étudiants étrangers) la demande doit être faite à la première session et est automatique pour les sessions suivantes tant que l'étudiant reste inscrit à temps complet au programme de doctorat. Examen doctoral Choix du sujet de recherche Formation du comité de thèse Séminaire I Séminaire II Nouveaux développements en océanographie (peut être suivi à n'importe quelle session avant le premier dépôt de la thèse et après la formation du comité de thèse) Dépôt initial de la thèse (avant la fin de la 15 e session d'inscription) Soutenance Dépôt final Rapport d étape (après réussite de l'examen doctoral) Dépôt de demande de rédaction en anglais au bureau du doyen (si nécessaire) NOTE : Des restrictions s'appliquent (voir p.7 de ce guide)