2 e escale : plan d action (partie 2) 10- Activités à mettre sur pied Au cours de la réalisation de votre projet, vous serez amené à mettre sur pied une ou plusieurs activités de sensibilisation, de financement ou de mobilisation. En soi, l activité offrira une visibilité intéressante à votre projet et permettra, en quelque sorte, de le rendre légitime auprès du public cible. Afin de vous aider à concrétiser l activité que vous avez en tête, il sera important encore une fois de planifier au détail près tous les éléments constitutifs de son organisation. L élaboration d un tableau est conseillée, car il offre l avantage de présenter visuellement, et de manière concise, les informations importantes relatives à l activité. D autre part, cela permettra de résumer clairement votre action à un nouveau membre du groupe ou à un bénévole ponctuel. Voici les points-clé à déterminer lors de la planification de votre événement : Titre de l'activité : responsable : Date Heure Description de l'activité Lieu responsable ressource (sur le terrain) Coordonnées a) Besoins matériels, financiers, humains et communicationnels Déterminer les différents types de besoins reliés à votre activité ne sera pas nécessairement une tâche facile, surtout si c est la première fois que vous la réalisez. Afin de ne pas oublier un bout de ficelle, un micro ou un bénévole (!), trois (3) approches 1 peuvent être utilisées pour vous guider dans la planification des besoins : 1 Source : Ateliers de formation destinés aux organisateurs de projets étudiants, Service à la vie étudiante Division Accueil et soutien aux projets étudiants, Université du Québec à Montréal, 2006.
1- Visualisation mentale Faire une description à voix haute de tous les aspects du déroulement de votre activité, du début à la fin ; Considérer les procédures, la disponibilité, la quantité, les types et les coûts reliés au matériel, au lieu et aux ressources humaines. 2- Liste d épicerie Saisir les besoins dans la même dynamique de planification que celle de vos courses hebdomadaires ; Imaginer le déroulement de l activité dans le lieu envisagé, en vous attardant aux aspects matériels ; Prendre en note tous les éléments matériels et physiques décrits. 3- Ressources Consulter le bilan de projet de l année précédente (s il y a lieu) ; Contacter une personne ressource qui a de l expérience dans la réalisation de projets (d un organisme, d une association ou autre) ; celle-ci pourra vous donner de judicieux conseils. b) En guise d exemple Voici deux tableaux qui pourront vous guider dans l élaboration logistique d une ou de plusieurs activités. Tableau 1 Titre de l'activité : Confirmé? ou anticipé? Date A Date B Heure A Heure B Lieu A Lieu B Responsable d'activité Coordonnées Logistique de l'activité Besoins matériels Besoins ressources humaines et communicationnels Besoins financiers Tableau 2 Activité 1 : (titre) Besoins matériels Besoins ressources humaines Besoins communicationnels Besoins financiers responsable Dates Notes Activité 2 : (titre) Activité 3 : (titre)
Point de repère! Au cas où des annulations ou des modifications de dernière minute surviendraient, prenez quelques instants avec votre équipe pour déterminer une date, une heure et un lieu de rechange. Avoir en tête un plan B démontrera par ailleurs à vos partenaires moraux et financiers que votre projet est prêt à toute éventualité! 11- L échéancier et la répartition des tâches L échéancier (ou le calendrier des étapes de réalisation) constitue un des outils les plus importants dans le coffre à outils du gestionnaire de projet. En situant votre action dans le temps et en répartissant toutes les tâches nécessaires à sa réalisation, l échéancier vous permettra de : déterminer précisément ce qui est terminé et ce qu il reste à faire ; offrir une vision d ensemble du projet, son envergure ; Suivre pas à pas le travail, les échéances et les coûts reliés à chacune des tâches. Cet outil sera doublement utile, car il permettra à tous les membres de l équipe d avoir sous les yeux les tâches qui lui sont assignées et l échéance précise pour la réalisation finale de celles-ci. Donc, l échéancier permettra aussi de : confier la responsabilité des tâches à effectuer aux membres du groupe ; faire comprendre à chacun(e) leur rôle précis dans l achèvement du projet. Voici donc un exemple qui vous permettra de saisir visuellement et contextuellement le contenu de l échéancier :
Échéancier pour le projet «Guide du recyclage et du compostage» Mois Tâches Description de tâches responsable Fin anticipée Précisions 1. Lancement du concours d'illustrations * destiné aux étudiants en graphisme Annie mars * pour la page couverture 2. Rédiger : budget, échéancier, description de tâches, description générale du projet Fred 13 février * dossier prêt pour les demandes de subventions (à partir de la mi-février) Janvier Carmen l'abc du compostage 3. Répartition des tâches terminer la collecte d'information Marc Fred fin février où déposer votre recyclage matériel pour compostage Tous recherche à la bibliothèque + Internet Février Mars 4. Trouver un titre au guide 5. Demandes de subvention 6. Correction des informations 7. Mise en page du guide demande à la ville, au collège et au centre de recyclage a) choix du gagnant du concours b) recueil des informations Tous Carmen et Fred Marc et Fred Annie pour la prochaine rencontre du 17 février fin février 3e semaine de mars 1ere semaine d avril * accrocheur et clair c) design et mise en page Avril Mai, Juin, Juillet, Août
Point de repère! Lorsque votre échéancier est terminé, examinez-le de façon objective : contient-il toutes les choses que vous avez à faire? Est-il facile à lire? Est-il facile pour chacun des membres de l équipe de retrouver ce qu il a à effectuer? Dans le cas contraire, peaufinez-le afin qu il devienne clair, précis et cohérent cela vous évitera ainsi des heures supplémentaires de travail. 12- Développer des partenariats (commanditaires, collaborateurs) L appui d un organisme, d une entreprise ou d un service gouvernemental est un élément stratégique important dans l élaboration de votre projet. Que ce soit sous forme de dons, de subventions, de commandites ou de services, le partenaire s avérera une aide précieuse en vous fournissant des outils adaptés, selon vos besoins et demandes. Un commanditaire (personne, entreprise, organisme) de projet versera un don en espèces ou en nature, alors qu un collaborateur (personne, entreprise, organisme) aura une part importante à jouer dans la réalisation de l action. Il participera, avec le comité organisateur, à la mise sur pied du projet. Utilisez la liste de contacts que vous aurez développée au cours de l étape 2 «Plan d action» avec les membres de votre équipe, afin de cibler les partenaires potentiels. Vous avez le choix de : répartir la tâche entre les différentes personnes de votre équipe (ex. : chacun communique avec la-les personnes qu il connaît) ; désigner une seule personne qui prendra en charge le recrutement et le suivi des partenaires ; après coup, une nouvelle liste de contacts pourra être mise à jour et servira de point de départ pour les futures communications. Cette dernière tactique a l avantage de centraliser l information et d éviter qu une entreprise ou un organisme reçoivent plusieurs appels de membres d un même projet. Point de repère! Avant de contacter un organisme ou une entreprise potentielle, assurez-vous d avoir en main le plan d action terminé de votre projet, spécifiant de quelle manière le partenaire pourra vous aider. Cela ne veut pas nécessairement dire qu il vous offrira exactement ce que vous désirez, mais il pourra voir de quel matériel ou de combien d argent vous avez besoin pour réaliser votre action. C est à ce moment que vous devrez clairement lui démontrer en quoi votre projet lui sera bénéfique et en quoi il rejoint sa mission. a) Un contact gagnant! L approche du partenaire est très importante. Un premier appel ou une première visite sur place pourra vous permettre d expliquer votre projet à la «bonne» personne (ex. : le président, la personne responsable des appuis de projets, etc.) ou de prendre rendez-vous pour une éventuelle rencontre. Soyez attentif et n hésitez pas à poser des questions afin de connaître les préférences de chaque partenaire. Vous pourrez ainsi personnaliser vos demandes en conséquences.
Par exemple, certains collaborateurs/commanditaires : exigeront une lettre officielle de demande de dons ou de partenariat ; voudront vous rencontrer ; vous inviteront à présenter votre projet lors d une rencontre du conseil d administration ou de l assemblée générale ; ou encore, préféreront simplement parler du projet au téléphone. b) Une demande précise et invitante! Voici les éléments à prendre en considération lors de l élaboration de votre demande de partenariat : 1. De quelle manière votre projet profitera-t-il au partenaire? 2. Quel sera son rôle? 3. Quels sont les éléments qui garantissent que votre projet est viable? 4. Les objectifs de votre action sont-ils clairs, précis et réalistes? 5. De quelle manière seront dépensés les dons ou les commandites en argent? De quelle manière seront utilisés les services rendus? (Faire un budget précis) 6. Ajuster votre demande en prenant en considération la taille de l entreprise/organisme, ses revenus ainsi que le type de services/produits offerts. 7. Assurez-vous que le partenaire que vous visez n entre pas en conflit d intérêts avec les valeurs de votre action. Point de repère! La rédaction d une lettre officielle devra comprendre, au minimum, les éléments suivants : But du projet Principaux objectifs de réalisation Membres de l équipe et les autres partenaires officiels Explication claire de ce que vous leur demander Arguments précis qui justifient le soutien du partenaire vis-à-vis votre projet. Coordonnées du responsable de projet Dates et heures reliées à votre action (cas échéant) Formule de politesse pour conclure la lettre Après l envoi de votre lettre, assurez-vous que le partenaire l a bien reçue, en effectuant un suivi téléphonique ou courriel. N hésitez pas à demander si quelqu un a eu l opportunité de lire votre demande. Petit conseil Il est utile de prendre en note les appels et les visites effectuées, en détaillant la date, le nom de la personne ressource et ses coordonnées, les commentaires, les réponses, etc. Cela sera très utile pour les futurs bénévoles ou dans le cadre d autres projets.
c) Et après, qu est-ce qu on fait? Si le partenaire n est pas en mesure de vous offrir son appui, peut-être peut-il vous donner de bons conseils n hésitez pas à lui poser la question. Envoyer une lettre de remerciements à tous les partenaires avec qui vous avez communiqué est un geste symbolique à ne pas négliger (y compris à ceux qui ne peuvent pas vous appuyer). Cela démontrera que vous appréciez le temps que les individus ont pris pour prendre connaissance de votre projet et, qui sait, cela améliorera peut-être vos chances pour les prochaines fois où vous présenterez une demande. Prévoyez un petit quelque chose pour souligner la contribution de vos partenaires. Que ce soit sous forme de soirée, de présents, de cartes avec photos de l événement réussi, etc. ; cette attention supplémentaire augmentera vos chances de les recevoir une seconde fois comme partenaire! 13- Élaborer un budget L élaboration d un budget occupe une partie essentielle dans la planification d un projet, car elle permet d anticiper à la fois les dépenses et les revenus potentiels générés. Que le projet soit de petite ou de grande envergure, le budget a toujours sa raison d être. Afin de vous aider à déterminer les dépenses de votre projet, il est utile de décomposer les coûts en catégories et d indiquer clairement la nature de la dépense. Dites-vous qu un budget met de l avant à la fois les coûts anticipés et les coûts réels du projet. Voilà pourquoi il est plus éclairé de parler de «prévisions budgétaires», dans la mesure où une estimation des coûts est tout d abord élaborée. N hésitez pas à contacter les entreprises ou les magasins afin d obtenir une estimation juste des coûts sur les services et les produits qui concernent votre projet. Point de repère! Quelques éléments à ne pas oublier : Déterminer le nom de l organisme à qui sera émis le chèque. Si le groupe n est pas enregistré, assurez-vous de prévoir une entité (ex. : un partenaire du projet) qui pourra provisoirement recevoir votre argent (car il se peut que certains partenaires refusent de signer un chèque au nom d un seul et même individu). Un budget bien construit et bien balancé démontrera le sérieux du projet dans l élaboration des prévisions budgétaires. À partir du Tableau 2 au point 10 «Activité à mettre sur pied», assurez-vous que vous avez chiffré tous les besoins et pris soin de les inclure dans la section «Dépenses» de la Planification budgétaire. Attention! N oubliez pas de considérer les phases de préparation et de fin du projet (ex. : après le spectacle, il faut nettoyer ) Avez-vous pensé à intégrer les frais financiers reliés aux opérations bancaires dans votre budget?
Type Description Planification budgétaire Revenus Montant anticipé Montant réel Différence Encaissé Note 1. Subvention de l'association Ailleurs 100 $ 115 $ 5 $ faire la demande avant le 18-02-06 2. Commandite de la compagnie Infotech 250 $ 250 $ 0 $ en matériel informatique 3. Commandite de la compagnie Info-Rézo 500 $ 500 $ 0 $ x Envoyer lettre de remerciements 4. Subvention de l'organisme Interf 275 $ 275 $ 0 $ faire la demande avant le 01-03-06 5. Partenariat avec l'ong Ici prêt d'une caméra vidéo et d'une salle de montage 0 $ 0 $ 0 $ x ressource : Jean Levasseur Total des revenus : 1 140 $ Type Matériel Affiches Services Graphiste Impression Description papier cartonné recyclé pour la mise en page de l'affiche en noir et blanc Équipements/ outils Caméra photo Autres usagée, achetée à Rita Coût anticipé 2,00$/ affiche Dépenses Coût réel Différence Nombre Total Note 2,00$/affiche 20$/h 21,00$/h 1,00$/h 0,15$/ copie 0,21$/copie 0$ 150 300 $ 0,06$/copie 675,00$ 703,50$ 28,50 1 5 heures de travail 105,00$ 150 31,50$ 703,50$ tx compris es resp.: Fred ami de Marc Imprimeu r à détermine r Chèque au nom de Rita Lilou Total des dépenses 1 140 $
14- L important, c est de communiquer! Que ce soit pour recruter des bénévoles ponctuels le jour de l événement ou pour publiciser votre action, les moyens de communication représentent des composantes incontournables dans la gestion de projet. La télévision, la radio, les médias écrits, comme les journaux, les revues spécialisées, qu ils soient publics, privés ou issus du réseau communautaire, constituent les médiums les plus courants pour diffuser un message. Mais il y en a d autres le courriel, le bouche à oreille, le dépliant, le «tract», l affiche, le site Internet, le blogue, les campagnes téléphoniques, le macaron, l autocollant, le communiqué de presse, le vidéo promotionnel pourront vous être utiles pour annoncer votre bonne nouvelle! Désignez une personne pour s occuper des relations avec les médias. Si votre projet est d une plus grande envergure, libre à vous de constituer une petite équipe, dont les membres pourront par la suite se séparer la tâche concernant les appels et les suivis médiatiques. Par exemple, une personne pourra s occuper du contact avec les médias écrits, le second pour la radio, etc. Voici, à titre d exemple, une feuille de route afin d effectuer un suivi média sans oublis! Médias + coordonnées ressource + coordonnées Date du contact Intérêt/engagement Échéance Remarques JOURNAUX RADIO TÉLÉVISION AUTRES Deuxième escale accomplie? Vous êtes maintenant fin prêt pour la réalisation de votre action. À vous de jouer, les dés sont lancés!