Gestion du Local Polyvalent Prénom NOM Promo Date Objet Sylvain BOUCHERAND 2010 07/09/09 Création du document Charles Adrien LOUIS 2010 09/09/09 Relecture Delphine WERMEISTER 2011 15/11/09 Rajouts Page 1 sur 5
Table des matières CONTEXTE ET OBJECTIFS DU DOCUMENT... 2 BUTS DU LOCAL POLYVALENT... 2 GESTION DU LOCAL... 3 RESPONSABLES... 3 PLANNING... 4 CAUTION... 4 BESOINS MATERIELS... 4 BUDGET... 5 Contexte et objectifs du document Ces dernières années, les associations Oraux Scope et Centr All Games ont vu leur effectif et leur activité baisser. Ces associations occupaient un local dans le couloir des associations (en face de la cafétéria de l école) entre le local actuellement utilisé par la Junior-Entreprise et celui du Gala. Ainsi, elles n ont plus le réel besoin d avoir un local à l école et ont souhaité le mettre à disposition. Ce document décrit le fonctionnement et la gestion de ce local. Buts du Local Polyvalent Les différents besoins suivants ont été identifiés auprès de la vie des élèves : Pour les associations : - Avoir accès à une ligne téléphonique pour faire de la prospection téléphonique de partenaire, faire la gestion quotidienne de l activité Page 2 sur 5
- Avoir une salle de rendez-vous pour recevoir des personnes extérieures - Avoir une salle de réunion si besoin - Avoir un lieu de stockage de documents importants pour les associations ne possédant pas de local Pour les élèves : - Avoir accès à une ligne téléphonique pour faire de la prospection téléphonique de partenaire, recherche de stage - Avoir une salle de rendez-vous pour recevoir des personnes extérieures - Avoir une salle de réunion si besoin Pour Centrale Lille Associations (en plus des besoins précédents) : - Avoir un lieu pour faire des permanences - Un lieu de rencontre/contact entre les élèves et le CA Elèves - Avoir un lieu de stockage de documents ainsi que de tout le matériel électoral (urne, isoloirs ) - Un local de travail Il apparait donc le besoin d avoir un «Local Polyvalent» mis à disposition de tous pour répondre au mieux aux besoins et souhaits des élèves. Gestion du local Pour permettre cet accès au plus grand nombre, le local sera géré par le CA Elèves (association Centrale Lille Associations). Responsables L association élira au sein de Centrale Lille Association deux à quatres responsables qui auront en charge la gestion du planning, de la salle et du matériel, ainsi que la gestion des clés qui y est liée. A eux de s organiser entre eux pour de se répartir les tâches et/ou de se relayer. Les responsables auront chacun une clé dont ils seront responsables. Ils seront également chargés de surveiller l état du local. Toutes les fins de mois ils devront faire un compte rendu au secrétaire général du CA sur l état du local et avoir étudié les factures téléphoniques afin de déceler tout abus. Le secrétaire général jugera ensuite si le point «local CA» nécessite d être mis à l ordre du jour du CA suivant. Page 3 sur 5
Planning Un planning de réservation sous forme électronique sera disponible en ligne sur le site du CA. Chaque association ou élève désirant utiliser le local pour une réunion pourra se rendre sur le site pour pré-réserver un créneau, la réservation sera effective une fois validée par les responsables. Les horaires des créneaux de réservation seront callés sur les horaires habituels de cours pour permettre une gestion plus facile pour les responsables (lors des pauses). Les créneaux de réservation seront les suivants : 8h à 10h 10h15 à 12h15 12h15 à 13h30 13h30 à 15h30 15h45-17h45 18h à 20h Pour l instant, aucune priorité n a été considérée recevable. La réservation se fera donc au «premier arrivé, premier servi». Caution Chaque élève empruntant le local devra donner préalablement au responsable une caution de 50 euros pour la clé, l état et le matériel du local. Une liste sera affichée par les responsables derrière la porte avec le matériel présent dans la salle et les règles de bonne conduite à respecter. Besoins matériels Pour pouvoir mettre en place ce service, le matériel suivant est nécessaire : - 7 clés - 5 lignes téléphoniques - 5 téléphones main libre - 1 table principale de réunion - 5 bureaux - 15 chaises - 3 armoires qui ferment à clé - 3 ordinateurs fixes - Matériel de bureau (papier, stylos, classeurs, enveloppes ) Page 4 sur 5
Budget Extrait du CA Elèves du 06/10/09 : «Deux devis ont été réalisé par les sociétés MTop et Spiral pour un montant de respectivement 3600 et 4300 pour l école. Le premier devis semble séduire la majorité, cependant il semble inutile de commander la coiffe ainsi que la bibliothèque.» Le devis total approuvé par vote par le CA a été finalement de 3332,30 TTC. Page 5 sur 5