PLAN D'ACCOMPAGNEMENT DES RECONVERSIONS CHECK - LIST CELLULE DE RECONVERSION Direction Régionale de DOSSIER(S) DUREE N du dossier : Du JJ/MM/AAAA au JJ/MM/AAAA Adresse: Téléphone : Fax. E-Mail. Page 1 sur 20
1. Objectif global du dossier Ce dossier a pour but de communiquer les informations essentielles à tous les acteurs d'une cellule (les membres des comités, des équipes et le public) indispensables au bon fonctionnement de cette cellule et ce, dès sa mise en place jusqu'à sa clôture. La check in liste permettra d'utiliser la cellule à bon escient en communiquant à tout intéressé des informations précises sur: L'identité de la cellule; La durée de la cellule; La situation géographique de la cellule; Les coordonnées des acteurs de la cellule: de l'équipe sur le terrain de l'équipe ressources des membres du Comité d'accompagnement des membres effectifs des organisations syndicales Les horaires d'ouverture de la cellule; Les plannings des activités; Les services offerts par la cellule; L'identité des acteurs par rapport à des tâches précises: comités de suivi et revue de presse. 2. La Check-list 2.1. La notion: C'est le dossier "type" INFORMATIONS, qui doit être préparé et lors du lancement d'une cellule et validé par le comité de suivi. Chaque page d'informations doit être placée dans un endroit clé, bien lisible et accessible à tous les destinataires pour que la communication intra-cellule circule bien et soit bien comprise. Toute mise à jour doit être effectuée dans les délais les plus brefs et signalée aux destinataires. Toutes ces informations doivent être gérées et utilisables pendant toute la durée de la cellule. 2.2. Les acteurs: Les gestionnaires: l'agent administratif et la coordination partenariale Les destinataires: les membres de l'équipe de la cellule, la coordination partenariale, le Comité d'accompagnement, les personnes relais du FOREM et le public. Page 2 sur 20
3. Le contenu 3.1. Création de la check-list 3.1.1. Préparation: Se concerter et rassembler toutes les informations nécessaires. Obtenir les gabarits envoyés par la coordination centrale en version informatisée. 3.1.2. Manière de procéder: Remplir les gabarits avec les informations obtenues et les placer dans des endroits clés facilement accessibles à tous, en veillant bien aux dimensions et à la lisibilité de ceux-ci. Remarque: Si vous êtes sur un site commun à plusieurs cellules, veillez à vous concerter avec les équipes des autres cellules afin d'organiser votre affichage et la manière de diffuser vos informations. 3.1.3. Présentation: Vous conformer aux gabarits pour la présentation proprement dite (gabarits). Veillez à ce que tous les gestionnaires prennent ensemble les décisions quant aux modes de diffusion et d'affichage. Vérifier que toutes les données soient correctes avant leur diffusion. Mettre à jour, le plus rapidement possible, tout changement d'information. Page 3 sur 20
I. L'EQUIPE ET SES RELAIS 1. PREPARATION DU TABLEAU IDENTIFIANT LES ACTEURS DE LA CELLULE Gestionnaires : l agent administratif de la cellule et la coordination partenariale Destinataires : tous les membres de l équipe de la cellule, la coordination partenariale et les membres du Comité d Accompagnement PROCEDE A. Prendre contact avec l équipe de coordination centrale pour obtenir les données exactes : Noms + prénoms des personnes devant figurer dans le tableau + leurs coordonnées professionnelles (téléphones + GSM + adresse E-mail) B. Compléter le tableau et le distribuer aux destinataires C. Editer le tableau à l aide de toutes les données obtenues D. Afficher le tableau dans la cellule E. Veiller à mettre à jour tout changement de coordonnées (ex. : N de GSM, E-mail, ) en cours de cellule et à les communiquer le plus rapidement possible à tous les destinataires concernés. * Le tableau bien que présenté sous la forme d un gabarit en format A4 pour des besoins de lisibilité peut être transcrit sur des feuilles de format A3 Page 4 sur 20
I. L'EQUIPE ET SES RELAIS 1.1. La cellule (dénomination): Fonction Nom et Prénom N de téléphone E-Mail Agent administratif Conseiller(s) en accompagnement professionnel Accompagnateur(s) social(aux) 1.2. La coordination partenariale: Nom et Prénom Adresse N de téléphone E-mail Page 5 sur 20
1.3. FOREM Services Centraux: Fonction Nom et Prénom N de téléphone E-Mail Page 6 sur 20
1.4. FOREM Direction Régionale du FOREM de.: Membres Effectifs Nom et Prénom Adresse N de téléphone E-mail Page 7 sur 20
1.5. Organisations Syndicales: Membres Effectifs Nom et Prénom Adresse N de téléphone E-mail Page 8 sur 20
II. LE COMITE DE SUIVI 2.1. Préparation du comité de suivi La préparation du comité de suivi (COSU) se fera par l'équipe de la cellule. Le document de référence est "le listing d'évolution de projets", remis à jour chaque semaine. 2.2. Fréquence: Le Comité de Suivi se réunit chaque semaine, jour: le Heure: de h à h 2.3. Composition du comité de suivi : Fonction Nom et prénom Agent administratif Conseiller(s) en accompagnement professionnel Accompagnateur(s) social (aux) Responsable FOREM : Invités : Page 9 sur 20
2.4 Fiche de résolution FOREM Plan d Accompagnement des Reconversions Cellules de reconversion : Fiche de résolution Dates des cellules : JJ/MM/AAAA au JJ/MM/AAAA Fiche n : Comité de suivi Fiche de résolutions Nom de la cellule: Date du comité de suivi: Heure de début: Heure de clôture: Présent s: Nom Prénom Fonction Excusé ou Absent: Nom Prénom Date du prochain comité de suivi: Comité de suivi Ordre du jour Pour quand? Par qui? Fait? Page 10 sur 20
2.5 Tableau récapitulatif des contacts A utiliser au cours du comité de suivi Page 11 sur 20
Tableau récapitulatif des contacts mensuels du public Cellule de reconversion [NOM] Cellule MOIS : JOUR 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 Nom & Prénom Récapitulatif mensuel des actions menées par l encadrement Dénominations des actions menées à la cellule Abréviations Nombre d actions menées pour le mois Entretiens téléphoniques = T Envois fax = F Envois e-mails = E Contacts cellule = C Page 12 sur 20
2.6. Enregistrement des présences journalières du public Page 13 sur 20
Enregistrement des présences journalières du public Cellule: [NOM] NOM Prénom Heure d arrivée Heure de départ Durée Signature Commentaires Page 14 sur 20
III. PRESENCE PERMANENTE AUPRES DU PUBLIC Gestionnaire: Destinataires: l'agent administratif le public, la coordination partenariale et les personnes relais du FOREM Procédé: - rédiger clairement l'horaire d'ouverture de la cellule, - afficher l'horaire d'ouverture à l'entrée de la cellule et dans un endroit stratégique pour être lu facilement, - communiquer tout changement d'horaire de permanence dès réception de l'information à tous les destinataires. Document utilisé: voir pages suivantes Page 15 sur 20
CELLULE DE RECONVERSION [NOM] [ADRESSE] [TEL. - FAX] [E-MAIL] Accès au public Du lundi au vendredi De heures à heures Page 16 sur 20
IV. PLANNING HEBDOMADAIRE Gestionnaire: Destinataires: l'agent administratif l'équipe et le public Procédé: - Se concerter une fois par semaine (idéalement pendant le COSU) et communiquer le planning à l'agent administratif, - Compléter le tableau (page suivante) et l'afficher dans un endroit permanent et facilement accessible. Page 17 sur 20
CELLULE DE RECONVERSION Encadrement : planning hebdomadaire Semaine du au Nom & Prénom Lundi Mardi Mercredi Jeudi Vendredi AM PM AM PM AM PM AM PM AM PM Page 18 sur 20
V. LES SERVICES DE LA CELLULE 5.1. Composition de l'équipe et listing des postes: Gestionnaire: Destinataires: l'agent administratif l'équipe Procédé: - Compléter le tableau (page suivante) avec les noms des membres de l'équipe associés aux postes indiqués lors de chaque comité de suivi, - Afficher le tableau dans un endroit facilement accessible aux destinataires, - La rubrique "commentaires" peut être complétée par exemple par le listing des journaux mis à la disposition, des rubriques documentaires, d'adresses utiles au public. Page 19 sur 20
LES SERVICES DE LA CELLULE Les offres d'emploi Recherche: Sélection: Affichage: Les offres de Formation Recherche: Sélection: Affichage: Utilisation des postes informatiques Aide à l'utilisation: Gestion d'occupation des postes: Documentations diverses Recherche: Organisation de l'affichage: Page 20 sur 20