ezlabormanager pour les administrateurs

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1 ezlabormanager pour les administrateurs Document de cours V CANFR_EZ ADP, Inc.

2 Marques de commerce d ADP Le logo d ADP est une marque déposée d ADP of North America, Inc. ezlabormanager et pay@work sont des marques déposées de Automatic Data Processing, Inc. PaySpecialist est une marque de commerce de Automatic Data Processing, Inc. Marques de commerce de tiers Adobe et Reader sont des marques déposées de Adobe Systems Incorporated aux États-Unis et/ou dans d autres pays. Microsoft, Windows, Excel, Internet Explorer et PowerPoint sont des marques déposées de Microsoft Corporation aux États-Unis et/ou dans d autres pays. Toutes les autres marques de commerce ou marques de service appartiennent à leurs propriétaires respectifs ADP, Inc. et ses concédants. Tous droits réservés. Les renseignements contenus dans le présent document sont la propriété de ADP et sont strictement confidentiels. Ils ne doivent être ni copiés, ni transmis, ni distribués sous aucune forme et par aucun moyen que ce soit (notamment électronique, mécanique ou par photocopie ou enregistrement) sans l autorisation expresse, préalable et écrite de ADP.

3 DOCUMENT DE COURS Contents ezlabormanager pour les administrateurs Introduction du cours... 1 But du cours... 1 Programme... 1 Aperçu de la documentation... 1 Questions relatives à la mise en œuvre... 1 Partie 1 : Gestion des fiches de présence Module 1 : Présentation de ezlabormanager Partie 1 - Introduction Programme Module 1 - Introduction Sujets abordés Installation de ezlabormanager Caractéristiques et avantages de ezlabormanager Processus d'installation Le processus de l'horodateur au chèque de paie Processus de traitement de l'horodateur au chèque de paie Accès à ezlabormanager Auxiliaire de travail : ajout d'un favori, ajout d'un raccourci sur le bureau et ouverture de session Auxiliaire de travail : Modification des questions de sécurité et de leur réponse Auxiliaire de travail : Modification du mot de passe Interface utilisateur de ezlabormanager Services aux administrateurs, aux superviseurs et aux employés Éléments de navigation Page Administration Module 1 - Résumé Sujets abordés Module 2 : Gestion des fiches de présence Module 2 - Introduction Sujets abordés Méthodes d'entrée du temps ADP, Inc. iii V CANFR_EZ18

4 DOCUMENT DE COURS Types d'entrée du temps Modification des fiches de présence des employés Que sont les exceptions aux fiches de présence? Utilisation du Gestionnaire des fiches de présence Auxiliaire de travail : Ajout de poinçons manquants Auxiliaire de travail : Suppression de poinçons Auxiliaire de travail : Modification du nombre d'heures de travail Auxiliaire de travail : Modification du champ Jours Auxiliaire de travail : Correction des mutations à un autre service Auxiliaire de travail : Approbations du superviseur Exercice : Modification des fiches de présence Solution de l'exercice : Modification des fiches de présence Récapitulation Correction des exceptions Aperçu Repération des exceptions par employé Auxiliaire de travail : Correction des exceptions par employé Auxiliaire de travail : Correction des exceptions par type Module 2 - Résumé Vérification des connaissances acquises Partie 1 - Conclusion Aperçu de la partie Évaluation de la formation Module 3 : Création et consultation des horaires Partie 2 - Introduction Programme Module 3 - Introduction Objectif Sujets abordés Création d'horaires Qu'est-ce qu'un horaire? Types d'horaires Auxiliaire de travail : Création d'horaires répétitifs Consultation et filtrage des horaires des employés Auxiliaire de travail : Utilisation de l'éditeur d'horaires ADP, Inc. iv V CANFR_EZ18

5 DOCUMENT DE COURS Auxiliaire de travail : Consultation et filtrage des horaires des employés Module 3 - Résumé Sujets abordés Module 4 : Attribution d'horaires aux employés et examen des demandes de temps non travaillé Module 4 - Introduction Sujets abordés Attribution d'un horaire à plusieurs employés Auxiliaire de travail : Attribution d'un horaire à plusieurs employés Modification des horaires attribués aux employés Auxiliaire de travail : Modification de l horaire attribué à un employé Exercice : Création et attribution d'horaires Résultats de l exercice : Création et attribution d'horaires Évaluation des demandes de temps non travaillé Étapes du processus de présentation d'une demande de temps non travaillé Auxiliaire de travail : Demander du temps non travaillé Auxiliaire de travail : Examen d une demande de temps non travaillé Page Demandes de temps non travaillé Récapitulation Module 4 - Résumé Vérification des connaissances acquises Partie 2 - Conclusion Aperçu de la partie Évaluation de la formation Module 5 : Gestion de l'information sur les employés Partie 3 - Introduction Programme Module 5 - Introduction Sujets abordés Compréhension des renseignements sur les employés Aperçu Qu est-ce qu un groupe de sécurité? Entrée et modification des renseignements sur les employés Aperçu ADP, Inc. v V CANFR_EZ18

6 DOCUMENT DE COURS L Éditeur d employé Auxiliaire de travail : Ajout d un nouvel employé directement dans ezlabormanager Auxiliaire de travail : Promotion d un employé au titre de superviseur Auxiliaire de travail : Enregistrement d une cessation d emploi directement dans ezlabormanager Exercice : Entrée et modification des renseignements sur les utilisateurs Solution de l exercice Récapitulation Module 5 - Résumé Vérification des connaissances acquises Module 6 : Modification et production de rapports Module 6 - Introduction Sujets abordés Production de rapports Fonction Rapports automatisés Rapports courants Visualisation d'un rapport Auxiliaire de travail : Visualisation d'un rapport Téléchargement d'un rapport Auxiliaire de travail : Téléchargement des données d'un rapport Modification d'un rapport Auxiliaire de travail : Modification d'un rapport Planification d'un rapport Exercice : Modification et production d'un rapport Résultats de l'exercice : Visualisation, téléchargement et modification d'un rapport Récapitulation Module 6 - Résumé Sujets abordés Module 7 : Exécution des opérations de fin de période Module 7 - Introduction Sujets abordés Opérations de fin de période Processus global, de l'horodateur au chèque de paie ADP, Inc. vi V CANFR_EZ18

7 DOCUMENT DE COURS Page Fin de la période Auxiliaire de travail : Vérification des événements en attente Auxiliaire de travail : Vérification des exceptions relatives à la paie Auxiliaire de travail : Vérification des exceptions relatives aux paires de poinçons Auxiliaire de travail : Vérification des exceptions concernant les présences Auxiliaire de travail : Exportation de la paie Auxiliaire de travail : Importation d'un fichier de paie Transmission de la paie et vérification des chèques Auxiliaire de travail : Changement de période à l'intérieur d'un cycle de paie Assistance après le cours Formation sur ezlabormanager Module 7 - Résumé Vérification des connaissances acquises Conclusion du cours Annexe Objectifs du cours ezlabormanager pour les administrateurs (72192) Étapes suivantes Évaluation de la formation ADP, Inc. vii V CANFR_EZ18

8 EZLABORMANAGER FOR ADMINISTRATORS Introduction du cours But du cours Ce cours vous préparera à utiliser l'application ezlabormanager de ADP pour exécuter vos tâches de gestion des heures et des présences. Programme Parties Partie 1 : Gestion des fiches de présence Partie 2 : Gestion des horaires des employés Partie 3 : Gestion des dossiers des employés, production de rapports et opérations de fin de période Modules Module 1 : Présentation de ezlabormanager Module 2 : Gestion des fiches de présence Module 3 : Création et consultation des horaires Module 4 : Attribution d'horaires aux employés et examen des demandes de temps non travaillé Module 5 : Gestion de l'information sur les employés Module 6 : Modification et production des rapports Module 7 : Exécution des opérations de fin de période Aperçu de la documentation Les outils suivants vous aideront à vous acquitter de vos tâches dans ezlabormanager : Auxiliaires de travail dans votre document de cours Guides de traitement de la paie et fiches aide-mémoire à télécharger dans notre Centre de formation en ligne Questions relatives à la mise en œuvre Notez dans le tableau ci-dessous toute question dont vous voudriez discuter avec votre spécialiste de la mise en œuvre (SMO) : Questions à poser à mon SMO : 2011 ADP, Inc. 1 V CANENG_EZ18

9 ezlabormanager pour les administrateurs Partie 1 : Gestion des fiches de présence Module 1 : Présentation de ezlabormanager Document de cours

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11 1.1 PRÉSENTATION DE EZLABORMANAGER Partie 1 - Introduction Programme Cette partie du cours comporte les modules suivants : Module 1 : Présentation de ezlabormanager Module 2 : Gestion des fiches de présence 2011 ADP, Inc. 1-1 V _1EZ18CANFR

12 1.1 PRÉSENTATION DE EZLABORMANAGER Module 1 - Introduction Sujets abordés Ce module couvre les notions suivantes : Installation de ezlabormanager Compréhension du processus de traitement de l'horodateur au chèque de paie Accès à ezlabormanager Interface utilisateur de ezlabormanager 2011 ADP, Inc. 1-2 V _1EZ18CANFR

13 1.1 PRÉSENTATION DE EZLABORMANAGER Installation de ezlabormanager Caractéristiques et avantages de ezlabormanager Aperçu ezlabormanager est une solution Web entièrement automatisée permettant de gérer les heures et les présences. Fonctions et avantages Le tableau ci-dessous présente les fonctions et avantages de ezlabormanager : Application Web Fonction Capacités multi-utilisateurs Messagerie automatisée Demandes de temps non travaillé (si votre entreprise utilise cette fonction) Libre-service pour les employés Modification par exception Fiches de présence en ligne Élimination du besoin d'entrer les données de paie plus d'une fois Cumul des avantages sociaux (si votre entreprise utilise cette fonction) Information sur les présences Historique des fiches de présence Rapports Planification de rapports Avantages Vous pouvez accéder à l'application à partir de n'importe quel ordinateur connecté à Internet. Vous n'avez aucun logiciel à installer ni à maintenir. Vos données sont sauvegardées par ADP. Les superviseurs peuvent accéder à l'information nécessaire pour gérer efficacement leur équipe, ce qui vous permet de vous concentrer sur vos tâches liées à la paie. Les employés autorisés peuvent consulter leur propre dossier. Tous les utilisateurs reçoivent leurs messages relatifs à ezlabormanager dans une boîte de réception centrale accessible sous l'onglet Accueil, et par courriel si cette fonction est activée. Suivi complet de toutes les demandes de temps non travaillé présentées par les employés. Les employés et superviseurs autorisés peuvent consulter leur propre dossier en ligne pour obtenir des réponses à leurs questions simples. Nul besoin de parcourir toutes les entrées pour repérer et enrayer les exceptions. Nul besoin+ de faire le compte des heures sur papier. Vous pouvez rendre les données de paie accessibles dans les applications d ADP suivantes : PC/Payroll, pay@work et PaySpecialist. Les employés et superviseurs peuvent vérifier en ligne combien de jours de congé ou de maladie ils ont en banque. En outre, les superviseurs peuvent être avisés si le nombre d'heures accordées excède le nombre d'heures permises. Les superviseurs peuvent consulter les exceptions en matière de présence survenues au cours d'une année à des fins d'analyse, d'examen et d'évaluation du rendement. Vous pouvez tenir un historique des fiches de présence dans un format facile à consulter qui répond aux normes fédérales en matière de salaires et d'heures de travail. Vous pouvez générer divers rapports contenant l'information la plus à jour à propos d'une période de paie pour permettre à la direction d'analyser le coût de main-d'œuvre. Vous et vos superviseurs pouvez planifier des rapports qui s'exécuteront automatiquement aux moments voulus ADP, Inc. 1-3 V _1EZ18CANFR

14 1.1 PRÉSENTATION DE EZLABORMANAGER Processus d'installation Aperçu Vous devez paramétrer ezlabormanager avant de pouvoir l'utiliser. Description Étape Description 1 Votre représentant ADP importe toutes les données initiales des employés dans ezlabormanager. 2 L'administrateur crée des horaires (si l'entreprise utilise cette fonction). 3 Les superviseurs assignent les horaires à leurs employés (si l'entreprise utilise cette fonction) ADP, Inc. 1-4 V _1EZ18CANFR

15 1.1 PRÉSENTATION DE EZLABORMANAGER Le processus de l'horodateur au chèque de paie Processus de traitement de l'horodateur au chèque de paie Aperçu ezlabormanager simplifie la tâche de collecte d'information sur les heures et les présences et vous permet d'exécuter avec rapidité et précision toutes les étapes du traitement de la paie. Étapes et descriptions Le tableau ci-dessous décrit toutes les étapes du processus de traitement de la paie : Étape Description 1 Les employés pointent leurs heures dans ezlabormanager et leurs poinçons sont recueillis. L'application arrondit et totalise les heures, y compris le temps supplémentaire et révèle les poinçons manquants ou autre anomalie. 2 Vos superviseurs vérifient et modifient les données horaires et génèrent des rapports. Ils peuvent approuver les heures en ligne si votre entreprise utilise cette fonction. 3 Vous fermez la période de paie (pour empêcher l'entrée de nouvelles données dans ezlabormanager), ajustez les données de paie au besoin, et créez des fichiers contenant les données de paie et de pointage. Vous exportez ensuite le fichier des données de paie et, si votre entreprise a choisi d'afficher les données de pointage sur les chèques de paie des employés, le fichier contenant les données de pointage. 4 L'administrateur de la paie importe ces fichiers dans la solution de traitement de la paie d'adp que vous utilisez et soumet les données de paie à ADP. 5 ADP effectue le traitement de la paie. 6 ADP envoie les fichiers de sortie (chèques, reçus et rapports) à l'administrateur de la paie, qui vérifie l'information, distribue les chèques aux employés et ouvre un nouveau cycle de paie dans votre module de paie. 7 Ensuite, vous passez à la période de paie suivante dans ezlabormanager, et le processus recommence ADP, Inc. 1-5 V _1EZ18CANFR

16 1.1 PRÉSENTATION DE EZLABORMANAGER Accès à ezlabormanager Auxiliaire de travail : ajout d'un favori, ajout d'un raccourci sur le bureau et ouverture de session Base de données de formation Pour ouvrir une session dans ezlabormanager pendant le cours, vous devez utiliser le nom de client, l'id utilisateur et le mot de passe fournis par votre instructeur. Notez-les ci-dessous. Nom du client : ID utilisateur : Mot de passe : Remarque : À votre bureau, vous utiliserez plutôt les données d'ouverture de session de votre entreprise. Instructions Étape Action 1 Dans la barre des tâches, cliquez sur Démarrer > Programmes. Ouvrez Microsoft Internet Explorer et connectez-vous à Internet. 2 Dans le champ Adresse, tapez ezlm.adp.com et appuyez sur Retour. Remarque : Les employés qui ne font que pointer leurs arrivées, leurs départs et leurs sorties pour le repas n'ont pas besoin d'accéder à l'application intégrale. Vous pouvez leur donner l'adresse qui les mènera directement à la page de pointage Web de ezlabormanager. Cette page d'ouverture de session vous sera particulièrement utile si vous voulez que tous les employés pointent leurs arrivées, leurs départs et leurs repas à l'aide d'un même ordinateur. De cet ordinateur, accédez à la page de pointage et ajoutez-la dans les favoris de sorte que les employés qui l'utiliseront puissent la retrouver facilement. 3 Cliquez sur le bouton Ajouter ezlabormanager à vos favoris (Bookmark ezlabormanager). 4 Dans la fenêtre Ajouter un favori, cliquez sur OK. Résultat : Le lien ADP ezlabormanager s'ajoute à votre liste de favoris. 5 Dans la barre de menus d'internet Explorer, cliquez sur l'élément Favoris, cliquez avec le bouton droit de la souris sur ADP ezlabormanager, puis sélectionnez l'option Envoyer vers Bureau. Fermez la fenêtre des favoris et fermez votre navigateur. Remarque : Si vous ne trouvez pas l'option Envoyer vers Bureau, sélectionnez Copier, allez sur votre bureau Windows, cliquez avec le bouton droit de la souris dans un espace vide, puis sélectionnez Coller. Résultat : L'icône ADP ezlabormanager s'affiche sur votre bureau. 6 Double-cliquez sur le raccourci vers ezlabormanager figurant sur votre bureau. Résultat : La page d'ouverture de session de ezlabormanager s'ouvre ADP, Inc. 1-6 V _1EZ18CANFR

17 1.1 PRÉSENTATION DE EZLABORMANAGER Instructions (suite) Étape Action 7 SI le nom du client : ALORS : Est déjà enregistré sur votre ordinateur sous la forme d'un témoin Internet Entrez ID et mot de passe et cliquez sur Ouvrir une session. Remarque : Pour obtenir votre ID utilisateur et votre mot de passe, communiquez avec votre administrateur. N'est pas enregistré sur votre ordinateur sous la forme d'un témoin Internet Dans le champ Nom du client, entrez votre nom de client et cliquez sur Soumettre. Résultat : Vous accédez à la page d'accueil des Services aux administrateurs de ezlabormanager. Remarque : Pour utiliser la fonction de pointage Web de ezlabormanager, les employés doivent se rendre à l'adresse et ajouter ce site dans leurs favoris. La page suivante s'affichera. L'employé devra y entrer son ID utilisateur et son mot de passe, puis cliquer sur les boutons appropriés pour pointer son arrivée, son départ ou son repas ADP, Inc. 1-7 V _1EZ18CANFR

18 1.1 PRÉSENTATION DE EZLABORMANAGER Auxiliaire de travail : Modification des questions de sécurité et de leur réponse Instructions Étape Action 1 Cliquez sur le bouton Options. 2 Cliquez sur Modifier les questions de sécurité et leur réponse. Résultat : La page Modification des questions de sécurité et de leur réponse s'affiche. 3 Dans le menu déroulant Choisir la question de sécurité 1, sélectionnez une question. 4 Dans le champ Réponse 1, entrez une réponse à la question 1. Remarque : Vous êtes libre de définir une réponse dont vous vous souviendrez, pourvu qu'elle respecte les critères énoncés dans le haut de la page. 5 Répétez les étapes 3 et 4 pour les autres questions de sécurité et leur réponse. 6 Cliquez sur Soumettre. Résultat : Vos questions et réponses sont enregistrées. 7 Cliquez sur Fermer pour revenir à la page d'accueil des Services aux administrateurs ADP, Inc. 1-8 V _1EZ18CANFR

19 1.1 PRÉSENTATION DE EZLABORMANAGER Auxiliaire de travail : Modification du mot de passe Instructions Étape Action 1 Cliquez sur le bouton Options. 2 Sélectionnez Changer de mot de passe. Résultat : La fenêtre Changer de mot de passe s'ouvre. 3 Dans le champ Entrer l'ancien mot de passe, tapez votre mot de passe actuel. 4 Dans le champ Entrer le nouveau mot de passe, tapez votre nouveau mot de passe. Remarque : Les critères applicables sont énoncés à la page Changer de mot de passe. 5 Dans le champ Confirmation du mot de passe, tapez encore votre nouveau mot de passe. 6 Cliquez sur Soumettre. Résultat : Le mot de passe est mis à jour. 7 Cliquez sur Fermer pour revenir à la page d'accueil des Services aux administrateurs ADP, Inc. 1-9 V _1EZ18CANFR

20 1.1 PRÉSENTATION DE EZLABORMANAGER Interface utilisateur de ezlabormanager Services aux administrateurs, aux superviseurs et aux employés Aperçu 2011 ADP, Inc V _1EZ18CANFR

21 1.1 PRÉSENTATION DE EZLABORMANAGER Services et descriptions Service Description Administrateurs Superviseur Employés Créer des horaires Modifier les fiches de présence des employés Envoyer des avis par courriel Tenir à jour l'information sur les employés Créer et planifier des rapports Exécuter les tâches de clôture de la période de paie Repérer les exceptions sur les fiches de présence Corriger les erreurs et les exceptions Attribuer des horaires aux employés Approuver les fiches de présence des employés (s'il y a lieu) Approuver les demandes de temps non travaillé (s'il y a lieu) Créer et planifier des rapports Entrer leurs propres heures (s'il y a lieu) Voir leurs fiches de présence, leurs horaires, leurs avantages sociaux, leurs renseignements personnels et les données sur leurs absences et retards Entrer leurs gains supplémentaires (s'il y a lieu) Envoyer des avis de présence à leur superviseur (s'il y a lieu) Demander des congés (s'il y a lieu) 2011 ADP, Inc V _1EZ18CANFR

22 1.1 PRÉSENTATION DE EZLABORMANAGER Éléments de navigation Aperçu Éléments et descriptions Élément Bouton Rapports Bouton Options Bouton Aide Bouton Formation Bouton Sortie Listes Boîte de réception Onglets Champ Recherche Liens textuels Description 2011 ADP, Inc V _1EZ18CANFR

23 1.1 PRÉSENTATION DE EZLABORMANAGER Page Administration Sections et descriptions Maintenance Réglages Section Description Section Maintenance Sélectionnez l'onglet Administration, puis l'onglet de deuxième niveau Maintenance. Section Réglages Sélectionnez l'onglet Administration, puis l'onglet de deuxième niveau Réglages ADP, Inc V _1EZ18CANFR

24 1.1 PRÉSENTATION DE EZLABORMANAGER Module 1 - Résumé Sujets abordés Les notions suivantes ont été couvertes dans ce module : Installation de ezlabormanager Compréhension du processus de traitement de l'horodateur au chèque de paie Accès à ezlabormanager Interface utilisateur de ezlabormanager 2011 ADP, Inc V _1EZ18CANFR

25 ezlabormanager pour les administrateurs Partie 1 : Gestion des fiches de présence Module 2 : Gestion des fiches de présence Document de cours

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27 1.2 GESTION DES FICHES DE PRÉSENCE Module 2 - Introduction Sujets abordés Ce module couvre les notions suivantes : Méthodes d'entrée du temps Modification des fiches de présence des employés 2011 ADP, Inc. 2-1 V _1EZ18CANFR

28 1.2 GESTION DES FICHES DE PRÉSENCE Méthodes d'entrée du temps Types d'entrée du temps Aperçu ezlabormanager offre aux employés différents moyens d'entrer leurs heures de travail. Votre représentant ADP vous aidera à choisir la méthode qui convient le mieux aux besoins de votre entreprise en ce qui concerne la paie. Le contenu des pages d'entrée du temps de ezlabormanager variera selon les paramètres définis. Si votre entreprise utilise les boutons d'entrée du temps Sortie repas, Transfert, Absence et Retard, ils pourront être configurés de manière à être visibles. Types et descriptions Type Méthode par pointage Méthode fondée sur les heures d'arrivée et de départ Méthode basée sur le nombre d'heures de travail Consultation seulement Description Ces employés pointent leurs arrivées et leurs départs à l'aide des boutons de la page d'accueil de ezlabormanager ou d'un dispositif de collecte de données. Les pointages d'arrivée et de départ sont fondés sur l'horloge interne de l'ordinateur ADP sur lequel ezlabormanager est installé. Par conséquent, lorsqu'un employé pointe son arrivée ou son départ sur un autre ordinateur affichant une heure différente, c'est l'heure de l'ordinateur principal qui prévaut. Ainsi, l'entrée des heures peut se faire de manière uniforme. Ces employés peuvent consulter leur fiche de présence. Ces employés entrent leurs heures d'arrivée et de départ sur leur fiche de présence à l'aide de ezlabormanager. Si ezlabormanager est indisponible, ils peuvent utiliser un horodateur (ou autre dispositif de collecte de données) pour entrer leurs heures. Ils peuvent modifier leur fiche de présence dans ezlabormanager. Ces employés entrent leur nombre d'heures de travail sur leur fiche de présence à l'aide de ezlabormanager. Si ezlabormanager est indisponible, ils peuvent utiliser un horodateur (ou autre dispositif de collecte de données) pour entrer leurs heures. Ils peuvent modifier leur fiche de présence dans ezlabormanager. Ces employés doivent utiliser un horodateur (ou autre dispositif de collecte de données) pour entrer leurs heures. Dans ezlabormanager, ils peuvent uniquement consulter leur fiche de présence ADP, Inc. 2-2 V _1EZ18CANFR

29 1.2 GESTION DES FICHES DE PRÉSENCE Modification des fiches de présence des employés Que sont les exceptions aux fiches de présence? L'application ezlabormanager génère une exception lorsqu'elle traite une paire de poinçons qui ne répond pas à certaines attentes ou exigences. Exemples La fiche de présence n'a pas été approuvée par un superviseur. Il manque des heures sur la fiche de présence. Il manque un poinçon d'arrivée ou de départ sur la fiche de présence. L'employé a pointé son départ plus tôt ou plus tard que prévu. Les heures de travail inscrites à l'horaire ne correspondent pas au nombre d'heures réel. Symboles d'état du traitement et descriptions Les exceptions aux fiches de présence s'accompagnent de symboles qui vous indiquent leur gravité. Les trois symboles possibles sont les suivants : Symbole Description Les exceptions marquées du symbole d'erreur doivent être résolues avant que la paie ne puisse être traitée. Les exceptions marquées du symbole d'avertissement n'ont pas besoin d'être résolues, mais elles doivent être prises en note par un superviseur ou un administrateur pour que le traitement de la paie puisse se poursuivre. Remarque : Il se peut que le système exige l'approbation d'un superviseur avant d'autoriser le traitement de la paie. Le cas échéant, c'est également le symbole d'avertissement qui vous l'indiquera. Votre représentant ADP peut modifier le degré de gravité d'une erreur. Les exceptions marquées du symbole de message ne requièrent aucune intervention de la part d'un superviseur ou d'un administrateur avant le traitement de la paie. Vous pouvez toutefois les prendre en note ADP, Inc. 2-3 V _1EZ18CANFR

30 1.2 GESTION DES FICHES DE PRÉSENCE Utilisation du Gestionnaire des fiches de présence Page du Gestionnaire des fiches de présence Éléments et descriptions Élément Filtres des plages de dates relatives à la paie Renseignements sur l'employé Bouton de consultation Description 2011 ADP, Inc. 2-4 V _1EZ18CANFR

31 1.2 GESTION DES FICHES DE PRÉSENCE Page du Gestionnaire des fiches de présence (suite) Éléments et descriptions Liens Élément Symboles d'état du traitement Champs d'entrée de données Remarques Description 2011 ADP, Inc. 2-5 V _1EZ18CANFR

32 1.2 GESTION DES FICHES DE PRÉSENCE Auxiliaire de travail : Ajout de poinçons manquants Mise en situation 1 Le deuxième jeudi de la période de paie, Frank Cavallo a oublié de pointer son retour au travail après son repas. Il a quitté le bureau à 4:21 PM. Corrigez les poinçons de Frank. Instructions Étape Action 1 Dans la liste des services, sélectionnez Services aux administrateurs. 2 Sélectionnez l'onglet Administration, puis l'onglet de deuxième niveau Maintenance. 3 Cliquez sur le lien Gestionnaire des fiches de présence. 4 Pour afficher la fiche de présence de l'employé voulu, cliquez sur la loupe à côté du champ de recherche, dans le Gestionnaire des fiches de présence (en mode Un seul employé). Sélectionnez l'employé voulu dans la liste. Résultat : La fiche de l'employé s'ouvre dans le Gestionnaire des fiches de présence. 5 Modifiez les champs Heure d'arrivée et Heure de départ ou entrez les heures manquantes, au besoin. Si vous repérez un code de gain incorrect, allez à l'étape 4; sinon, passez à l'étape 5. 6 Cliquez sur Soumettre. Résultat : La fiche de présence s'actualise. L'icône Non traité s'affiche dans les rangées mises à jour et vous obtenez le message «Opération réussie». Remarque : Les fonctions de modification avancées sont offertes uniquement pour les employés qui entrent leurs heures d'arrivée et de départ ADP, Inc. 2-6 V _1EZ18CANFR

33 1.2 GESTION DES FICHES DE PRÉSENCE Mise en situation 2 Le mercredi de la première semaine, Frank Cavallo a oublié de pointer lorsqu'il est parti manger à 12:45 PM et lorsqu'il est revenu au travail à 1:45 PM. À 6:00 PM, lorsqu'il a quitté le bureau à la fin de la journée, il a aussi oublié de pointer son départ. Ajoutez les poinçons manquants pour corriger la fiche de présence de Frank. Instructions Étape Action 1 Dans la liste des services, sélectionnez Services aux administrateurs. 2 Sélectionnez l'onglet Administration, puis l'onglet de deuxième niveau Maintenance. 3 Cliquez sur le lien Gestionnaire des fiches de présence. 4 Pour afficher la fiche de présence de l'employé voulu, cliquez sur la loupe à côté du champ de recherche, dans le Gestionnaire des fiches de présence (en mode Un seul employé). Sélectionnez l'employé voulu dans la liste. Résultat : La fiche de l'employé s'ouvre dans le Gestionnaire des fiches de présence. 5 Modifiez les champs Heure d'arrivée et Heure de départ ou entrez les heures manquantes, au besoin. S'il manque une paire de poinçons entière (par exemple, si un employé oublie de pointer lorsqu'il part en pause-repas et lorsqu'il revient au travail), cliquez sur l'icône Insérer (+) près de la journée voulue pour ajouter une nouvelle rangée, ou utilisez la fonction avancée Insérer l'heure. Modifiez les heures dans la rangée existante et dans la nouvelle rangée, au besoin. 6 Cliquez sur Soumettre. Résultat : La fiche de présence s'actualise. Le symbole Non traité s'affiche dans les rangées mises à jour et vous obtenez le message «Opération réussie» ADP, Inc. 2-7 V _1EZ18CANFR

34 1.2 GESTION DES FICHES DE PRÉSENCE Auxiliaire de travail : Suppression de poinçons Mise en situation Frank a pointé son départ à 3:47 PM le premier jeudi de la période de paie. Juste au moment où il allait partir, un collègue lui a demandé son aide pour un projet. Il a pointé de nouveau à 4:30 PM. Ce poinçon s'est inscrit seul dans une nouvelle rangée, générant une exception de type «poinçon de départ manquant». Entrez l'heure de départ réelle de Frank (4:30 PM) dans la première rangée de mardi, puis supprimez la rangée dans laquelle se trouve le poinçon en trop. Instructions Étape Action 1 Dans la liste des services, sélectionnez Services aux administrateurs. 2 Sélectionnez l'onglet Administration, puis l'onglet de deuxième niveau Maintenance. 3 Cliquez sur le lien Gestionnaire des fiches de présence. 4 Pour afficher la fiche de présence de l'employé voulu, cliquez sur la loupe à côté du champ de recherche, dans le Gestionnaire des fiches de présence (en mode Un seul employé). Sélectionnez l'employé voulu dans la liste. Résultat : La fiche de l'employé s'ouvre dans le Gestionnaire des fiches de présence. 5 Dans le champ Heure de départ de la première rangée, cliquez avec le bouton droit de la souris et sélectionnez l'option Supprimer l'heure dans le menu. Résultat : L'heure qui figurait dans la deuxième rangée se déplace dans le champ Heure de départ de la première rangée et la deuxième rangée est marquée comme une rangée à supprimer. 6 Cliquez sur Soumettre, puis sur OK dans la boîte de dialogue. Résultat : La rangée sélectionnée disparaît ADP, Inc. 2-8 V _1EZ18CANFR

35 1.2 GESTION DES FICHES DE PRÉSENCE Auxiliaire de travail : Modification du nombre d'heures de travail Mise en situation Thomas Evers a indiqué qu'il avait travaillé 7 heures le premier lundi de la période de paie et il a pris un congé de maladie le premier vendredi. Toutefois, vous savez qu'il a réellement travaillé 8 heures lundi. Modifiez sa fiche de présence pour qu'elle reflète les heures de travail réelles de Thomas et assurez-vous d'y inscrire les bons codes de gain. Pour terminer, rédigez une remarque pour expliquer son absence de vendredi. Instructions Étape Action 1 Dans la liste des services, sélectionnez Services aux administrateurs. 2 Sélectionnez l'onglet Administration, puis l'onglet de deuxième niveau Maintenance. 3 Cliquez sur le lien Gestionnaire des fiches de présence. 4 Pour afficher la fiche de présence de l'employé voulu dans le Gestionnaire des fiches de présence (en mode Un seul employé), entrez son nom de famille dans le champ Trouver, puis sélectionnez son nom dans la liste Recherche rapide. Résultat : La fiche de l'employé s'ouvre dans le Gestionnaire des fiches de présence. 5 Dans la colonne Heures, modifiez les heures inscrites ou entrez les heures manquantes. 6 Pour afficher la liste Recherche rapide, double-cliquez dans le champ Code de gain. 7 Sélectionnez le code de gain approprié dans la liste Recherche rapide. Remarque : Tous les codes correspondant à des heures non travaillées, par exemple des vacances, des congés de maladie ou des absences pour fonctions judiciaires, doivent être entrés de la même façon, c'est-à-dire en sélectionnant le code de gain approprié dans la liste. 8 Cliquez sur l'icône Remarque. Tapez le texte voulu, puis cliquez sur Terminé. Résultat : La fenêtre de remarque se referme et l'icône se transforme en une petite feuille de notes verte qui semble contenir un message. 9 Cliquez sur Soumettre. Résultat : La fiche de présence s'actualise. Le symbole Non traité s'affiche dans la rangée sélectionnée et vous obtenez le message «Opération réussie» ADP, Inc. 2-9 V _1EZ18CANFR

36 1.2 GESTION DES FICHES DE PRÉSENCE Auxiliaire de travail : Modification du champ Jours Mise en situation Charles Fager compte travailler dans la matinée du deuxième jeudi de la période de paie, mais il veut prendre congé pour des raisons personnelles dans l'après-midi de cette même journée. Votre entreprise calcule ce type de congé en jours. Modifiez la fiche de présence de Charles de sorte qu'elle contienne le bon nombre d'heures de travail et les bons codes de gain. Remarque : Si vous souhaitez faire le suivi des heures non travaillées par jour, demandez à votre spécialiste de la mise en œuvre d'activer cette fonction. Instructions Étape Action 1 Dans la liste des services, sélectionnez Services aux administrateurs. 2 Sélectionnez l'onglet Administration, puis l'onglet de deuxième niveau Maintenance. 3 Cliquez sur le lien Gestionnaire des fiches de présence. 4 Pour afficher la fiche de présence de l'employé voulu dans le Gestionnaire des fiches de présence (en mode Un seul employé), entrez son nom de famille dans le champ Trouver, puis sélectionnez son nom dans la liste Recherche rapide. Résultat : La fiche de l'employé s'ouvre dans le Gestionnaire des fiches de présence. 5 Cliquez sur le bouton Insérer (+) dans la rangée du jeudi pour ajouter une rangée. Remplissez les champs Heure d'arrivée et Heure de départ, et indiquez la fraction de journée appropriée. 6 Pour afficher la loupe dans la rangée voulue, cliquez dans le champ Code de gain. 7 Pour ouvrir la fenêtre de consultation Code de gain, cliquez sur la loupe et sélectionnez le code de gain calculé en jour approprié. Ensuite, appuyez sur la touche Tab. Résultat : La fenêtre Consultation - code de gain se ferme et le code de gain de l'employé s'actualise. La colonne Jours apparaît. 8 Indiquez la fraction de journée appropriée. 9 Cliquez sur Soumettre. Résultat : La fiche de présence s'actualise. Le symbole Non traité s'affiche dans la rangée sélectionnée et vous obtenez le message «Opération réussie». Information importante Si vous n'entrez rien dans le champ Jours, l'application se fondera sur l'horaire de l'employé pour le remplir. Cette opération ne sera effectuée qu'une seule fois. Si vous modifiez les heures par la suite, vous devrez donc modifier vous-même le champ Jours ADP, Inc V _1EZ18CANFR

37 1.2 GESTION DES FICHES DE PRÉSENCE Auxiliaire de travail : Correction des mutations à un autre service Mise en situation Vendredi matin, on a demandé à Frank de prendre les appels pour le service à la clientèle (000100) pendant deux heures. Mardi, on a demandé à Thomas de venir lui aussi donner un coup de main au service à la clientèle (000100) pour répondre au téléphone, et de revenir jeudi pour donner une présentation de quatre heures. Frank et Thomas ont tous deux oublié d'imputer leurs heures au service à la clientèle. Lorsqu'il s'en est aperçu, leur superviseur vous a demandé de modifier les fiches de présence de Frank et de Thomas de façon à ce qu'elles reflètent leur nombre d'heures de travail au sein de ce service. Instructions Étape Action 1 Dans la liste des services, sélectionnez Services aux administrateurs. 2 Sélectionnez l'onglet Administration, puis l'onglet de deuxième niveau Maintenance. 3 Cliquez sur le lien Gestionnaire des fiches de présence. 4 Pour afficher la fiche de présence de l'employé voulu, faites une recherche au moyen de la fonction Recherche rapide, du bouton Trouver ou du bouton de consultation (la loupe). Résultat : La fiche de l'employé s'ouvre dans le Gestionnaire des fiches de présence. 5 Fiez-vous au tableau suivant pour savoir quoi faire ensuite : SI vous devez transférer des heures pour Une journée complète Une partie de la journée ALORS : Fiche de présence fondée sur le temps de travail : dans le champ Heures de la journée appropriée, entrez le nombre total d'heures. Fiche de présence d'un employé qui pointe : entrez une heure d'arrivée et une heure de départ pour la journée appropriée. Fiche de présence fondée sur le temps de travail : cliquez sur l'icône Insérer (+) pour ajouter une rangée à la journée concernée. Puis, dans les rangées appropriées, entrez le nombre total d'heures imputables à chaque service. Fiche de présence d'un employé qui pointe : cliquez avec le bouton droit de la souris dans le champ Heure de départ de la journée concernée, sélectionnez Transfert et, dans les rangées appropriées, entrez les heures d'arrivée et de départ. 6 Pour afficher le bouton de consultation (loupe), cliquez sur le champ Service. 7 Pour trouver le code de service approprié, cliquez sur la loupe. Résultat : La fenêtre Consultation - service s'ouvre. 8 Dans la colonne ID, sélectionnez le code de service approprié. Résultat : Le code de service de l'employé s'actualise. 9 Cliquez sur Soumettre. Résultat : La fiche de présence s'actualise. Le symbole Non traité s'affiche dans la rangée sélectionnée et vous obtenez le message «Opération réussie» ADP, Inc V _1EZ18CANFR

38 1.2 GESTION DES FICHES DE PRÉSENCE Auxiliaire de travail : Approbations du superviseur Mise en situation À la demande du superviseur de Thomas, approuvez au moyen du Gestionnaire des fiches de présence toutes les heures de la fiche de Thomas pour la période de paie en cours, y compris celles qu'il a passées au sein d'un autre service. Instructions Étape Action 1 Dans la liste des services, sélectionnez Services aux administrateurs. 2 Sélectionnez l'onglet Administration, puis l'onglet de deuxième niveau Maintenance. 3 Cliquez sur le lien Gestionnaire des fiches de présence. 4 Pour afficher la fiche de présence de l'employé voulu, faites une recherche au moyen de la fonction Recherche rapide, du bouton Trouver ou du bouton de consultation (la loupe). Résultat : La fiche de l'employé s'ouvre dans le Gestionnaire des fiches de présence. 5 Dans la colonne Approbation du superviseur, cochez la case qui se trouve sous le titre. Résultat : Toutes les cases de la colonne Superviseur seront sélectionnées. 6 Cliquez sur Soumettre. Résultat : La fiche de présence de l'employé est approuvée ADP, Inc V _1EZ18CANFR

39 1.2 GESTION DES FICHES DE PRÉSENCE Exercice : Modification des fiches de présence Aperçu L'exercice suivant comporte cinq mises en situations qui vous permettront de mettre en pratique les connaissances que vous venez d'acquérir. Commencez par lire chaque mise en situation et suivez les instructions qui vous sont fournies dans l'auxiliaire de travail sur ezlabormanager correspondant. Coordonnées d'ouverture de session Pour ouvrir une session dans l'application pendant le cours, vous devez utiliser le nom de client, l'id utlisateur et le mot de passe fournis par votre instructeur. Prenez-note de ces coordonnées ici : Nom du client ID utilisateur Mot de passe Mise en situation 1 : Ajout de poinçons manquants Le deuxième jeudi de la période de paie en cours, Frank Cavallo a pointé son arrivée à 9:58 AM. Il a pointé lorsqu'il est sorti pour manger et à son départ à la fin de la journée, mais il a oublié de pointer lorsqu'il est revenu au travail après son repas. Ses heures de travail normales sont de 10:00 AM à 4:00 PM, avec une période de repas d'une demi-heure. Vous devez donc entrer l'heure de retour après le repas, soit 12:30 PM, afin de compléter la paire de poinçons et, par le fait même, le quart de travail de cette journée. Quand ce sera fait, ne cliquez pas tout de suite sur soumettre. Instructions Aidez-vous de l'auxiliaire de travail sur l'ajout de poinçons manquants. Lorsque vous aurez terminé, comparez vos résultats à ceux fournis à la page suivante. Passez ensuite à la mise en situation ADP, Inc V _1EZ18CANFR

40 1.2 GESTION DES FICHES DE PRÉSENCE Solution de l'exercice : Modification des fiches de présence Mise en situation 1: Ajout de poinçons manquants Remarque : Ces données vous sont fournies à titre d'exemple ADP, Inc V _1EZ18CANFR

41 1.2 GESTION DES FICHES DE PRÉSENCE Mise en situation 2 : Suppression de poinçons Le premier jeudi de la période, Frank Cavallo a pointé son arrivée à 8:54 AM. Puis, oubliant qu'il l'avait déjà fait, il a pointé de nouveau cinq minutes plus tard. Cette entrée en double a créé une paire de poinçons erronée. Par conséquent, lorsqu'il a pointé son départ à 5:02 PM, ce poinçon s'est inscrit sur une deuxième rangée. Entrez 5:02 PM à la place du poinçon incorrect, puis supprimez la deuxième rangée. Par la suite, cliquez sur le bouton Soumettre. Instructions Aidez-vous de l'auxiliaire de travail sur la suppression de poinçons. Lorsque vous aurez terminé, comparez vos résultats aux données présentées à la page suivante. Passez ensuite à la mise en situation ADP, Inc V _1EZ18CANFR

42 1.2 GESTION DES FICHES DE PRÉSENCE Mise en situation 2 : Suppression de poinçons Remarque : Ces données vous sont fournies à titre d'exemple ADP, Inc V _1EZ18CANFR

43 1.2 GESTION DES FICHES DE PRÉSENCE Mise en situation 3 : Modification des heures Thomas Evers a pris un jour de congé le deuxième jeudi de la période de paie courante. Assignez aux 8 heures figurant sur la fiche de présence de Thomas pour cette journée le code de gain correspondant à des vacances. Instructions Aidez-vous de l'auxiliaire de travail sur la modification des heures. Lorsque vous aurez terminé, comparez vos résultats aux données présentées à la page suivante. Passez ensuite à la mise en situation ADP, Inc V _1EZ18CANFR

44 1.2 GESTION DES FICHES DE PRÉSENCE Solution de la mise en situation 3 : Modification des heures Remarque : Ces données vous sont fournies à titre d'exemple ADP, Inc V _1EZ18CANFR

45 1.2 GESTION DES FICHES DE PRÉSENCE Mise en situation 4 : Modification du champ Jours Charles Fager a décidé de prendre congé pour des raisons personnelles le deuxième vendredi de la période de paie courante. Entrez le code de gain approprié sur la fiche de présence de Charles pour la journée en question. Instructions Aidez-vous de l'auxiliaire de travail sur la modification du champ Jours. Lorsque vous aurez terminé, comparez vos résultats aux données présentées à la page suivante. Passez ensuite à la mise en situation ADP, Inc V _1EZ18CANFR

46 1.2 GESTION DES FICHES DE PRÉSENCE Solution de la mise en situation 4 : Modification du champ Jours Remarque : Ces données vous sont fournies à titre d'exemple ADP, Inc V _1EZ18CANFR

47 1.2 GESTION DES FICHES DE PRÉSENCE Mise en situation 5 : Correction des mutations à un autre service Le premier lundi de la période de paie courante, le superviseur de Raul Martinez lui a demandé d'aider le service de la mise en œuvre de 1:00 PM à 5:00 PM. Raul a pensé à pointer son arrivée et son départ ce jour-là, mais il a oublié d'imputer ses heures au service de la mise en œuvre. Transférez les heures de travail effectuées par Raul entre 1:00 PM et 5:00 PM au service de la mise en œuvre, dont le numéro est Instructions Aidez-vous de l'auxiliaire de travail sur la correction des mutations à un autre service. Lorsque vous aurez terminé, comparez vos résultats aux données présentées à la page suivante ADP, Inc V _1EZ18CANFR

48 1.2 GESTION DES FICHES DE PRÉSENCE Solution de la mise en situation 5 : Correction des mutations à un autre service Remarque : Ces données vous sont fournies à titre d'exemple. Remarquez que, jusqu'à ce que la paire de poinçons ait été traitée, l'heure de repas n'est pas déduite du total quotidien. C'est pourquoi l'entrée de cette colonne indique 8 heures au lieu de ADP, Inc V _1EZ18CANFR

49 1.2 GESTION DES FICHES DE PRÉSENCE Récapitulation Notes 2011 ADP, Inc V _1EZ18CANFR

50 1.2 GESTION DES FICHES DE PRÉSENCE Correction des exceptions Aperçu Lorsque vous voulez voir les exceptions qui existent dans une fiche de présence, vous pouvez les afficher de deux façons : par type d'exceptions ou par employé. Pour trouver les exceptions liées à la fiche de présence d'un employé en particulier, vous devez choisir le mode d'affichage par employé. Repération des exceptions par employé Solutions et descriptions Solution Description Approuver Prendre en note Utiliser horaire Aucune solution Marque la paire de poinçons comme étant approuvée et supprime l'exception qui y était associée. Le système la retire également du sommaire des exceptions Indique que vous avez pris connaissance de l'exception, mais ne modifie en rien la situation qui l'a causée. Cette solution est souvent utilisée pour les exceptions de faible gravité. L'exception sera consignée pour que vous puissiez la consulter de nouveau plus tard, mais ne figurera plus dans le sommaire des exceptions. Cette solution est irréversible. Le fait de cocher cette case résout l'exception en appliquant l'horaire de l'employé à la paire de poinçons. Il s'agit d'une solution couramment utilisée pour régler les exceptions causées par des paires de poinçons manquantes, ou par un poinçon ou un nombre total d'heures inadéquat. Cette option ne sera disponible que s'il existe un horaire pour cet employé. L'horaire de l employé sera affiché entre parenthèses à droite de la description de l'exception, de sorte que vous pourrez évaluer ce qui se produira lorsque vous appliquerez l horaire à la paire de poinçons de l employé. Permet de résoudre les exceptions qui ne peuvent être résolues à l'aide d'une solution automatisée. Pour résoudre ces exceptions, cliquez sur le lien correspondant à la paire de poinçons voulue pour ouvrir le Gestionnaire des fiches de présence, d'où vous pourrez modifier ou supprimer la paire de poinçons à l'origine de l'exception ADP, Inc V _1EZ18CANFR

51 1.2 GESTION DES FICHES DE PRÉSENCE Auxiliaire de travail : Correction des exceptions par employé Mise en situation Pour voir les exceptions qui figurent sur la fiche de présence de Brenda Hahn, choisissez Voir les exceptions par employé. Corrigez-les en sélectionnant une solution ou en modifiant la paire de poinçons erronée. Instructions Étape Action 1 Dans la liste des services, sélectionnez Services aux superviseurs. 2 Dans la section Exceptions - par employé de l'onglet Accueil, cliquez sur Employés inclus dans la période de paie en cours. Résultat : La page Employés faisant l'objet d'exceptions au cours de la présente période s'affiche. 3 Sous Exceptions aux paires de poinçons, cliquez sur le chiffre près du nom de Brenda. Résultat : La page Modifier les exceptions s'ouvre pour l'employée sélectionnée. 4 Fiez-vous au tableau suivant pour savoir quoi faire ensuite : SI ALORS : Des solutions vous sont offertes Aucune solution ne vous est offerte Sélectionnez la solution appropriée et cliquez sur Soumettre. Cliquez sur la paire de poinçons pour ouvrir le Gestionnaire des fiches de présence et modifiez la fiche comme il convient ADP, Inc V _1EZ18CANFR

52 1.2 GESTION DES FICHES DE PRÉSENCE Auxiliaire de travail : Correction des exceptions par type Mise en situation Pour afficher la liste des exceptions qui requièrent l'approbation du superviseur, choisissez Voir les exceptions par type. Instructions Étape Action 1 Dans la liste des services, sélectionnez Services aux superviseurs. Résultat : La page des Services aux superviseurs s'ouvre à l'onglet Accueil. 2 Dans la section Exceptions - par employé de l'onglet Accueil, cliquez sur Afficher par type. Résultat : La page Exceptions - par type s'ouvre. 3 Dans la colonne Exceptions, cliquez sur un lien pour afficher ce type d'exceptions. Résultat : De l'information détaillée sur le type d'exceptions sélectionné s'affiche. 4 Approuvez les fiches de présence. SI vous voulez approuver Le nombre total d'heures pour un employé ou plus Les paires de poinçons de chaque employé, individuellement ALORS : Sous l'onglet Version sommaire, sélectionnez l'intervalle pour les dates de paie et le cycle de paie voulus. Dans la colonne Solution/Approuver, cochez un ou plusieurs employés. Cliquez sur Approuver. Sous l'onglet Version détaillée, sélectionnez l'intervalle pour les dates de paie et le cycle de paie voulus. Dans la colonne Solution/Approuver, cochez une paire de poinçons. Cliquez sur Soumettre. Remarque : Pour approuver les gains supplémentaires de l employé sélectionné, cliquez sur le lien Gains supplémentaires dans le Gestionnaire des fiches de présence. Information importante Selon les méthodes employées par votre entreprise pour calculer et agréger les heures, les totaux de l'onglet Version sommaire peuvent différer de ceux de l'onglet Version détaillée. Veuillez noter que les données de paie des employés sont fondées sur les totaux de l'onglet Version sommaire. Vous pouvez seulement approuver des paires de poinçons à partir de la page Approbation du superviseur requise. Pour approuver des gains supplémentaires, cliquez sur le lien Gains supplémentaires dans le Gestionnaire des fiches de présence ADP, Inc V _1EZ18CANFR

53 1.2 GESTION DES FICHES DE PRÉSENCE Module 2 - Résumé Vérification des connaissances acquises 1. Que sont les exceptions aux fiches de présence? 2. Pouvez-vous nommer un type d'exception? 3. Où pouvez-vous obtenir rapidement une liste des exceptions par employé? 4. Comment faire pour corriger une mutation à un autre service qui a duré seulement une partie de la journée pour un employé qui entre ses heures d'arrivée et de départ? 2011 ADP, Inc V _1EZ18CANFR

54 1.2 GESTION DES FICHES DE PRÉSENCE Partie 1 - Conclusion Aperçu de la partie 2 Au terme de la deuxième partie du cours, vous serez en mesure de : Créer et consulter des horaires Attribuer ces horaires aux employés Évaluation de la formation Merci de votre participation à la première partie de la formation ezlabormanager pour les administrateurs. S'il y a lieu, veuillez prendre quelques minutes pour remplir le formulaire d'évaluation ADP, Inc V _1EZ18CANFR

55 ezlabormanager pour les administrateurs Partie 2 : Gestion des horaires des employés Module 3 : Création et consultation des horaires Document de cours

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57 2.3 CRÉATION ET CONSULTATION DES HORAIRES Partie 2 - Introduction Programme Cette partie du cours comporte les modules suivants : Module 3 : Création et consultation des horaires Module 4 : Attribution d'horaires aux employés et examen des demandes de temps non travaillé 2011 ADP, Inc. 3-1 V _2EZ18CANFR

58 2.3 CRÉATION ET CONSULTATION DES HORAIRES Module 3 - Introduction Objectif Au terme de ce module, vous serez en mesure de créer des horaires répétitifs. Sujets abordés Ce module couvre les notions suivantes : Création d'horaires Consultation et filtrage des horaires des employés 2011 ADP, Inc. 3-2 V _2EZ18CANFR

59 2.3 CRÉATION ET CONSULTATION DES HORAIRES Création d'horaires Qu'est-ce qu'un horaire? Un horaire contient des renseignements sur un jour de travail typique d un employé, ce qui comprend des détails tels que les heures d arrivée et de départ, le temps alloué à la pause-repas et les codes de gain. Types d'horaires Aperçu Dans l application ezlabormanager, vous pouvez créer deux types d horaires : des horaires quotidiens; des horaires répétitifs. Types et descriptions Type Description Exemple Horaire quotidien Horaire répétitif Permet d'assigner un horaire à un ou plusieurs employés pour des journées individuelles seulement. Permet d'assigner un horaire récurrent à un ou plusieurs employés pour plusieurs journées. Samantha Barbato se voit attribuer le quart de jour qui s'étend de 7:00 AM à 3:00 PM. Puisqu elle doit assister à une séance de formation le mercredi et que cette séance se donne de 9:00 AM à 5:00 PM, son superviseur lui assignera un horaire différent uniquement pour cette journée. Mary MacGill travaillera de 9:00 AM à 5:00 PM du lundi au jeudi. L administrateur de Mary créera l horaire répétitif de 9:00 AM à 5:00 PM et son superviseur lui assignera cet horaire. Tâches de chacun Les superviseurs et les administrateurs peuvent créer et attribuer des horaires quotidiens. Les superviseurs peuvent attribuer des horaires répétitifs, mais ils ne peuvent en créer. Seuls les administrateurs peuvent créer des horaires répétitifs ADP, Inc. 3-3 V _2EZ18CANFR

60 2.3 CRÉATION ET CONSULTATION DES HORAIRES Auxiliaire de travail : Création d'horaires répétitifs Mise en situation Créez un horaire répétitif de 6:00 AM à 2:00 PM (lundi au vendredi) et nommez-le 6a-2pXX. (Remplacez XX par les lettres majuscules qui vous ont été assignées pour compléter l'id utilisateur jdexter.) Instructions Étape Action 1 Dans la liste des Services, sélectionnez Services aux administrateurs. 2 Sélectionnez l'onglet Administration et l'onglet de deuxième niveau Maintenance. 3 Cliquez sur Éditeur d'horaires répétitifs. 4 Dans la page Horaires répétitifs, cliquez sur Ajouter nouveau. Résultat : La page Horaire répétitif s'ouvre. 5 Entrez le nom, la description, la date de début, le nombre de semaines, les jours de la semaine, l'heure d'arrivée et l'heure de départ de l'horaire répétitif. 6 Cliquez sur Soumettre pour enregistrer les changements. Résultats : Un nouvel horaire répétitif est créé. Remarque : Cette page permet aussi de modifier ou de supprimer un horaire répétitif existant ADP, Inc. 3-4 V _2EZ18CANFR

61 2.3 CRÉATION ET CONSULTATION DES HORAIRES Consultation et filtrage des horaires des employés Auxiliaire de travail : Utilisation de l'éditeur d'horaires Éléments et descriptions Élément Types d horaires Plage de dates Mode de visualisation Heures d arrivée et de départ Heures Centres de coût Comprimer Description Total des heures attribuées à chaque employé Total général Total quotidien Horaire mensuel 2011 ADP, Inc. 3-5 V _2EZ18CANFR

62 2.3 CRÉATION ET CONSULTATION DES HORAIRES Auxiliaire de travail : Consultation et filtrage des horaires des employés Mise en situation Vous voulez consulter les horaires des employés qui répondent à certains critères. Instructions Étape Action 1 Dans la liste des services, sélectionnez Services aux superviseurs. 2 Sélectionnez l onglet Horaires. 3 Pour sélectionner un filtre d employé, cliquez sur l icône Filtre d employé. Résultat : Une liste de filtres s affiche. 4 Dans la colonne Nom du filtre, cliquez sur le filtre que vous voulez appliquer. Résultat : Les employés répondant au critère de filtrage s affichent dans le tableau des horaires. 5 Dans la liste déroulante de filtres, sélectionnez un filtre d horaire existant. Résultat : Les employés dont l horaire répond au critère de filtrage s affichent dans le tableau des horaires. 6 Sélectionnez une plage de dates à l aide des icônes de calendrier, s'il y a lieu. 7 Cliquez sur le bouton Trouver. Remarque : Vous pouvez cliquer sur les flèches de défilement pour consulter les différentes dates qui font partie de la plage de dates que vous avez sélectionnée ADP, Inc. 3-6 V _2EZ18CANFR

63 2.3 CRÉATION ET CONSULTATION DES HORAIRES Module 3 - Résumé Sujets abordés Les notions suivantes ont été couvertes dans ce module : Création d'horaires Consultation et filtrage des horaires des employés 2011 ADP, Inc. 3-7 V _2EZ18CANFR

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65 ezlabormanager pour les administrateurs Partie 2 : Gestion des horaires des employés Module 4 : Attribution d'horaires aux employés et examen des demandes de temps non travaillé Document de cours

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67 2.4 ATTRIBUTION D HORAIRES AUX EMPLOYEE Module 4 - Introduction Sujets abordés Ce module couvre les notions suivantes : Attribution d'un horaire à plusieurs employés Modification des horaires attribués Évaluation des demandes de temps non travaillé 2011 ADP, Inc. 1-1 V _2EZ18CANFR

68 2.4 ATTRIBUTION D HORAIRES AUX EMPLOYEE Attribution d'un horaire à plusieurs employés Auxiliaire de travail : Attribution d'un horaire à plusieurs employés Mise en situation À compter d aujourd hui, attribuez à Frank Cavallo et à John Davis un horaire répétitif de 6:00 AM à 2:00 PM. Instructions Étape Action 1 Dans la liste des services, sélectionnez Services aux superviseurs. 2 Sélectionnez l'onglet Horaires et l'onglet de deuxième niveau Horaires répétitifs. 3 Sélectionnez la mesure Attribuer horaire multiple. Résultat : La page Assigner un horaire répétitif à des employés s affiche. 4 Cliquez dans le champ Horaire répétitif et faites votre choix dans la liste Recherche rapide. Remarque : Vous pouvez voir un aperçu de l horaire répétitif en cliquant sur le lien Aperçu. 5 Dans la case Commencer à la semaine :, précisez avec quelle semaine l horaire doit débuter. 6 Dans le champ Date de début, entrez une date ou sélectionnez-en une à l aide du calendrier. Remarque : Si la date de début sélectionnée n est pas dans la plage de dates indiquée, un message s affichera. Cliquez sur OK ou modifiez la plage de dates. 7 Dans le champ Date de fin, entrez une date de fin ou laissez le champ vide. 8 Cliquez sur un nom d employé pour le sélectionner. Remarque : Pour sélectionner plus de deux employés qui se suivent dans la liste, cliquez sur le premier nom, appuyez sur la touche Alt et cliquez sur le dernier nom à sélectionner. Tous les employés entre les deux seront mis en bleu pour indiquer qu ils sont eux aussi sélectionnés. Pour annuler la sélection de plusieurs noms d employé qui se suivent, appuyez sur la touche Alt et cliquez sur n importe quel nom mis en bleu. 9 Cliquez sur Soumettre. Résultat : L horaire répétitif est attribué aux employés sélectionnés. Remarque : Si vous voulez modifier une attribution d horaire répétitif, sélectionnez Modifier horaire simple sous l onglet de deuxième niveau Horaires répétitifs. Vous pourrez alors modifier les valeurs des champs Semaine d entrée en fonction, Date de début et Date de fin, puis soumettre les modifications ADP, Inc. 1-2 V _2EZ18CANFR

69 2.4 ATTRIBUTION D HORAIRES AUX EMPLOYEE Modification des horaires attribués aux employés Auxiliaire de travail : Modification de l horaire attribué à un employé Mise en situation L horaire de 6:00 AM à 2:00 PM a été attribué à Frank Cavallo. Mercredi prochain, il doit travailler pour le service de formation et de perfectionnement (014000) de 9:00 AM à 5:00 PM. Modifiez son horaire de mercredi prochain. Remarque : Vous pouvez utiliser cet auxiliaire de travail pour attribuer un horaire à un employé pour une journée donnée, pour modifier cet horaire ou pour le supprimer. Instructions Étape Action 1 Dans la liste des services, sélectionnez Services aux superviseurs. 2 Sélectionnez l'onglet Horaires et l'onglet de deuxième niveau Horaires répétitifs. 3 Sélectionnez la plage de dates voulue pour cet horaire et l employé à qui vous souhaitez l attribuer. 4 Sélectionnez Modifier horaire simple. 5 Cliquez sur la cellule correspondant à l employé voulu et à la date que vous souhaitez modifier, ajouter ou supprimer. Résultat : L éditeur Modifier un horaire simple affiche les détails de l horaire. Si un horaire répétitif est attribué à l employé, les heures d arrivée et de départ ainsi que le nombre d heures seront affichés dans l éditeur. Sinon, ces champs seront vides. 6 Fiez-vous au tableau suivant pour savoir quoi faire ensuite : SI vous voulez : ALORS : Ajouter un nouvel horaire ou modifier un horaire existant pour la date sélectionnée Attribuer des heures non travaillées à l employé sélectionné Supprimer l horaire associé à la date sélectionnée Entrez les données requises dans les champs Arrivée, Départ, Code de gain, Plan de repas et Service. Entrez les heures non travaillées dans le champ Heures, au besoin, et sélectionnez le code de gain que vous voulez attribuer à ces heures. Cliquez sur Supprimer les éléments sélectionnés. Sautez l étape ADP, Inc. 1-3 V _2EZ18CANFR

70 2.4 ATTRIBUTION D HORAIRES AUX EMPLOYEE Instructions (suite) Étape Action 7 Cliquez sur Appliquer. (Cette étape ne s applique pas si vous supprimez un horaire pour la date sélectionnée.) Remarque : Si vous voulez ajouter, modifier ou supprimer l horaire d un employé pour une autre journée, répétez les étapes ci-dessus. 8 Cliquez sur Soumettre ADP, Inc. 1-4 V _2EZ18CANFR

71 2.4 ATTRIBUTION D HORAIRES AUX EMPLOYEE Exercice : Création et attribution d'horaires Aperçu Cet exercice vous permet d appliquer les connaissances que vous venez tout juste d acquérir. Il contient trois mises en situation. Mise en situation 1: Création d'un horaire répétitif Votre entreprise a besoin de l horaire répétitif suivant : lundi à vendredi, 7:00 AM à 3:00 PM. Instructions Pour les besoins de la formation, vous devez ajouter votre nom d'utilisateur (jdexter suivi du numéro qui vous a été attribué) à la fin du nom de l horaire pour distinguer votre horaire de celui des autres dans la base de données. Créez un horaire répétitif qui commence lundi prochain en utilisant les données suivantes : Horaire répétitif : 7a-3pxx (où xx correspond à votre ID utilisateur, incluant «jdexter») Description : 7:00 AM - 3:00 PM, Lun-Ven, Date de début : lundi prochain. Lorsque vous aurez terminé, comparez vos résultats à ceux présentés à la page suivante, puis commencez la mise en situation ADP, Inc. 1-5 V _2EZ18CANFR

72 2.4 ATTRIBUTION D HORAIRES AUX EMPLOYEE Résultats de l exercice : Création et attribution d'horaires Résultats de la mise en situation 1 : Création d'un horaire répétitif Remarque : Ces données vous sont fournies à titre d'exemple ADP, Inc. 1-6 V _2EZ18CANFR

73 2.4 ATTRIBUTION D HORAIRES AUX EMPLOYEE Mise en situation 2 : Attribution d'un horaire répétitif à un ou plusieurs employés Attribuez un horaire répétitif à deux employés en suivant les instructions ci-dessous. Instructions Attribuez l horaire répétitif 7a-3xx (où xx correspond à votre ID utilisateur, incluant «jdexter»), que vous avez créé au cours de la mise en situation précédente, aux employés ci-dessous. Pour que les noms de ces employés soient présents dans la liste, assurez-vous d'utiliser les paramètres de filtrage par défaut. Samantha Barbato Anthony Albright Semaine d'entrée en fonction : 1 Date de début : lundi prochain Remarque : Pour afficher les horaires assignés à partir de lundi prochain, sélectionnez la plage de dates appropriée et faites défiler la page à l'aide de la barre horizontale ADP, Inc. 1-7 V _2EZ18CANFR

74 2.4 ATTRIBUTION D HORAIRES AUX EMPLOYEE Résultats de la mise en situation 2 : Attribution d'un horaire répétitif à un ou plusieurs employés Remarque : Ces données vous sont fournies à titre d'exemple ADP, Inc. 1-8 V _2EZ18CANFR

75 2.4 ATTRIBUTION D HORAIRES AUX EMPLOYEE Mise en situation 3 : Modification d'un horaire déjà attribué Samantha Barbato doit travailler pour le service à la clientèle (000100) vendredi prochain, de 9:00 AM à 5:00 PM. Modifiez son horaire de vendredi prochain. Instructions Sélectionnez la plage de dates et le code de gain appropriés pour Samantha ADP, Inc. 1-9 V _2EZ18CANFR

76 2.4 ATTRIBUTION D HORAIRES AUX EMPLOYEE Résultats de la mise en situation 3 : Modification d'un horaire déjà attribué Remarque : Ces données vous sont fournies à titre d'exemple ADP, Inc V _2EZ18CANFR

77 2.4 ATTRIBUTION D HORAIRES AUX EMPLOYEE Évaluation des demandes de temps non travaillé Étapes du processus de présentation d'une demande de temps non travaillé Aperçu ezlabormanager facilite la tâche des employés qui souhaitent soumettre une demande de temps non travaillé. Description Les étapes du processus de présentation d'une demande de temps non travaillé sont les suivantes : Étape Description 1 L employé (le demandeur) soumet la demande au superviseur (l évaluateur). 2 Le superviseur approuve entièrement, approuve partiellement ou refuse la demande. 3 SI le superviseur : ALORS : Approuve la demande Approuve partiellement la demande Refuse la demande Les heures non travaillées approuvées s inscrivent automatiquement à l horaire de l employé. L employé a le choix d accepter l approbation partielle ou d annuler sa demande. Si l employé accepte l approbation partielle, les heures non travaillées approuvées s inscrivent automatiquement à son horaire. Aucune action supplémentaire n est requise. Information importante Un superviseur peut nommer une personne pour passer en revue les demandes de temps non travaillé à sa place lorsqu il n est pas disponible. Cette personne est appelée l évaluateur principal. Dans certaines entreprises, l évaluateur principal peut être une personne désignée, par exemple un gestionnaire des ressources humaines ADP, Inc V _2EZ18CANFR

78 2.4 ATTRIBUTION D HORAIRES AUX EMPLOYEE Auxiliaire de travail : Demander du temps non travaillé Mise en situation John Davis entre une demande de temps non travaillé pour ses vacances, qu il souhaite prendre pendant la semaine du 23 novembre. Son superviseur direct est absent. Vous assumerez donc le rôle d évaluateur principal et approuverez la demande de temps non travaillé de John. Information importante Lorsqu un employé sélectionne une semaine durant laquelle il prévoit prendre congé, deux choses peuvent se produire : s il existe un horaire pour cet employé, seuls les jours de travail qui étaient prévus seront sélectionnés; mais, si aucun horaire ne lui avait été attribué, tous les jours de la semaine seront sélectionnés et l employé devra cliquer sur chacune des cases qui correspondent à des jours où il n aurait pas travaillé de toute façon afin de les décocher ADP, Inc V _2EZ18CANFR

79 2.4 ATTRIBUTION D HORAIRES AUX EMPLOYEE Mise en situation (suite) Un message de confirmation s'affiche dans la boîte de réception du demandeur. L évaluateur peut cliquer sur l icône dans la colonne Comparer aux horaires non travaillés des autres employés pour voir les jours de congés prévus pour les autres employés. L évaluateur consulte les horaires non travaillés des autres employés pour déterminer s il doit approuver une demande entièrement, partiellement, ou encore la refuser ADP, Inc V _2EZ18CANFR

80 2.4 ATTRIBUTION D HORAIRES AUX EMPLOYEE Mise en situation (suite) Le demandeur reçoit un message l informant des résultats de l approbation ADP, Inc V _2EZ18CANFR

81 2.4 ATTRIBUTION D HORAIRES AUX EMPLOYEE Mise en situation (suite) Le demandeur accepte ou annule la demande. Information importante Le temps non travaillé approuvé remplace l horaire existant de l employé. Un demandeur peut annuler les demandes de temps non travaillé qui n ont pas encore été refusées ou annulées. En cas d annulation d une demande déjà approuvée et appliquée à l horaire, les heures non travaillées qui avaient été demandées seront supprimées et l horaire initial de l employé sera rétabli ADP, Inc V _2EZ18CANFR

82 2.4 ATTRIBUTION D HORAIRES AUX EMPLOYEE Auxiliaire de travail : Examen d une demande de temps non travaillé Instructions Étape Action 1 Dans la boîte de réception, cliquez sur le dossier Demandes de temps non travaillé. 2 Cliquez sur la description du message correspondant à la demande de temps non travaillé. Résultat : Les détails du message s affichent. Le message contient un lien. 3 Dans le corps du message, cliquez sur le lien Demande de temps non travaillé. Résultat : La page Demande de temps non travaillé s ouvre et affiche les dates de congé, les cumuls (s il y a lieu) et le bouton Comparer aux horaires non travaillés des autres employés. 4 Cliquez sur Comparer aux horaires non travaillés des autres employés pour connaître la disponibilité des autres employés pour les journées couvertes par la demande. Résultat : Les horaires non travaillés des autres employés pour ces dates s affichent. 5 Cliquez sur Fermer. 6 Dans le champ Commentaires, entrez vos commentaires, s il y a lieu. 7 SI vous voulez : ALORS : Approuver la demande de temps non travaillé Approuver partiellement la demande de temps non travaillé Refuser la demande Sélectionnez Approuver (dans l en-tête). Cliquez sur Approuver la demande. Dans la colonne Approuver, sélectionnez les jours pour lesquels vous voulez approuver la demande. Dans la colonne Rejeter, sélectionnez les jours pour lesquels vous voulez refuser la demande. Cliquez sur Approuver partiellement la demande. Sélectionnez Rejeter (dans l en-tête) Cliquez sur Refuser la demande. Résultat : Un message est envoyé dans la boîte de réception de l évaluateur et du demandeur. Si la demande est approuvée partiellement, l employé peut accepter l approbation ou annuler la demande. Les heures approuvées seront alors appliquées à son horaire. Information importante Pour que les employés puissent présenter des demandes de temps non travaillé, un représentant de ezlabormanager doit d'abord activer et configurer cette fonction. Lorsqu'une demande approuvée partiellement est acceptée, le système supprime le reste de la journée de travail prévue. Par conséquent, si l on souhaite que l employé soit présent pour l autre partie de la journée, il faut entrer les heures de travail manuellement ADP, Inc V _2EZ18CANFR

83 2.4 ATTRIBUTION D HORAIRES AUX EMPLOYEE Page Demandes de temps non travaillé Vous pouvez consulter toutes les demandes de temps non travaillé à partir des Services aux administrateurs en sélectionnant l'onglet Administration et l'onglet de deuxième niveau Maintenance, ou, à partir des Services aux superviseurs, en sélectionnant l'onglet Groupe de travail et en cliquant sur Demandes de temps non travaillé. Éléments et descriptions État Élément Numéro de demande Trouver le numéro de demande Description Permet d'afficher toutes les demandes de temps non travaillé ayant le même état. Cliquer sur un numéro de demande permet d'obtenir des renseignements détaillés à propos de celle-ci. Permet de rechercher une demande de temps non travaillé en entrant son numéro dans le champ Trouver le numéro de demande, puis en cliquant sur Trouver. Information importante Une demande de temps non travaillé approuvée ne peut pas être supprimée à partir du Gestionnaire des fiches de présence ou de la page Horaires des Services aux superviseurs. Elle doit être annulée. Une demande de temps non travaillé peut couvrir un maximum de 30 jours. La fonction de demande de temps non travaillé de ezlabormanager ne peut donc pas servir à demander un congé de plus de 30 jours. L application ezlabormanager permet aux employés de soumettre des demandes de temps non travaillé un an à l avance, mais vous pouvez la configurer autrement si la politique de votre entreprise diffère à ce propos ADP, Inc V _2EZ18CANFR

84 2.4 ATTRIBUTION D HORAIRES AUX EMPLOYEE Récapitulation Notes 2011 ADP, Inc V _2EZ18CANFR

85 2.4 ATTRIBUTION D HORAIRES AUX EMPLOYEE Module 4 - Résumé Vérification des connaissances acquises 1. Vos superviseurs veulent savoir pourquoi ils ne peuvent pas créer un horaire hebdomadaire qui se répèterait le mois suivant. Que leur dites-vous? 2. Où faut-il aller dans ezlabormanager pour créer un horaire répétitif? Où faut-il aller dans ezlabormanager pour attribuer un horaire répétitif à un employé? Où faut-il aller pour modifier une seule journée d'un horaire déjà attribué? 7. Mary a présenté une demande de vacances pour la première semaine de juillet. Vous savez que d'autres employés seront en vacances cette même semaine. Avant d'approuver la demande de temps non travaillé de Mary, comment pouvez-vous vous assurer que d'autres employés seront disponibles pour prendre la relève? 2011 ADP, Inc V _2EZ18CANFR

86 2.4 ATTRIBUTION D HORAIRES AUX EMPLOYEE Partie 2 - Conclusion Aperçu de la partie 3 Au terme de la troisième partie du cours, vous serez en mesure de : Entrer et modifier des renseignements sur les employés Modifier et produire des rapports Exécuter les opérations de fin de période Évaluation de la formation Merci de votre participation à la deuxième partie de la formation ezlabormanager pour les administrateurs. S'il y a lieu, veuillez prendre quelques minutes pour remplir le formulaire d'évaluation ADP, Inc V _2EZ18CANFR

87 ezlabormanager pour les administrateurs Partie 3 : Gestion de l information sur les employés, production de rapports et opérations de fin de période Module 5 : Gestion de l'information sur les employés Document de cours

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89 3.5 GESTION DES RENSEIGNEMENTS SUR LES EMPLOYÉS Partie 3 - Introduction Programme Cette partie du cours comporte les modules suivants : Module 5 : Gestion de l information sur les employés Module 6 : Modification et production de rapports Module 7 : Exécution des opérations de fin de période 2011 ADP, Inc. 5-1 V _3EZ18CANFR

90 3.5 GESTION DES RENSEIGNEMENTS SUR LES EMPLOYÉS Module 5 - Introduction Sujets abordés Ce module couvre les notions suivantes : Compréhension des renseignements sur les employés Entrée et modification des renseignements sur les employés 2011 ADP, Inc. 5-2 V _3EZ18CANFR

91 3.5 GESTION DES RENSEIGNEMENTS SUR LES EMPLOYÉS Compréhension des renseignements sur les employés Aperçu Avant de pouvoir faire le suivi des heures et des présences d un employé, vous devez l inscrire dans votre base de données et accorder à son superviseur l accès à son dossier pour qu il puisse le consulter et le modifier au besoin. Vous pourriez aussi devoir autoriser l employé à accéder à ezlabormanager pour qu il puisse consulter sa fiche de présence et entrer ses heures de travail. Qu est-ce qu un groupe de sécurité? Aperçu Les groupes de sécurité permettent de définir qui peut accéder aux dossiers des employés. Les employés et les superviseurs n ont pas le même rapport aux groupes de sécurité. Voici un aperçu de la différence : Les employés appartiennent à un groupe de sécurité, mais ils ne peuvent pas consulter les dossiers des autres employés qui en font également partie. On regroupe ainsi les employés pour pouvoir contrôler les autorisations d accès à leurs données. Les superviseurs reçoivent une autorisation d accès aux groupes de sécurité dont font partie leurs employés, pour qu ils puissent consulter et modifier leurs dossiers. Exemple Anthony Albright vient d être embauché. Le superviseur d Anthony, John Dexter, a accès au groupe de sécurité Par conséquent, il faut ajouter Anthony au groupe de sécurité pour que John puisse accéder au dossier d Anthony. Définition des autorisations d accès aux groupes de sécurité Le tableau ci-dessous décrit les types de groupes de sécurité qu il faut attribuer à chaque type d utilisateur : SI l utilisateur est : ALORS : Employé Superviseur Administrateur Inscrivez-le dans un groupe de sécurité auquel son superviseur a accès. Cette action s effectue à partir de la section Employé de la page Sécurité de l employé. Accordez-lui l accès aux groupes de sécurité dont ses employés font partie. Pour ce faire, rendez-vous à la section Détails d accès de la page Sécurité de l utilisateur. Accordez-lui l accès au groupe de sécurité EL_ALL, qui donne accès aux dossiers de tous les superviseurs et de tous les employés. Vous pourrez le faire à partir de la section Détails d accès de la page Sécurité de l utilisateur ADP, Inc. 5-3 V _3EZ18CANFR

92 3.5 GESTION DES RENSEIGNEMENTS SUR LES EMPLOYÉS Entrée et modification des renseignements sur les employés Aperçu Dans cette portion du cours, vous apprendrez à ajouter un nouvel employé dans ezlabormanager et à promouvoir un employé au titre de superviseur. L Éditeur d employé Éditeur d employé Section du haut Éléments et descriptions Menu Actions Élément Nom (Prénom, Nom de famille) ID utilisateur Statut d ouverture de session Administrateur Groupe de rapports Rôle d accès Culture Description Utilisez ce menu pour ajouter, copier ou supprimer un dossier d employé, pour modifier le mot de passe d un employé existant et pour voir l historique de vérification des modifications. Ces champs contiennent respectivement le prénom et le nom de l employé. Ces renseignements sont conservés dans le système que vous utilisez pour entrer les données. La valeur figurant dans ce champ est celle que l employé utilise pour ouvrir une session dans ezlabormanager ou pour accéder à la page de pointage en ligne. Ce champ détermine le type d accès à ezlabormanager autorisé pour un employé. Cette case doit être cochée uniquement si l employé est un administrateur. Ce champ détermine à quels types de rapports ezlabormanager l employé pourra accéder. Il s applique uniquement aux superviseurs et aux administrateurs. Ce champ est requis pour les administrateurs seulement. Ce champ est requis et rempli par défaut suivant la configuration de la base de données de votre entreprise ADP, Inc. 5-4 V _3EZ18CANFR

93 3.5 GESTION DES RENSEIGNEMENTS SUR LES EMPLOYÉS Éditeur d employé Section Employé Éléments et descriptions Élément ID employé Est un superviseur? Groupe de paie Superviseur Badge Transférer à la paie Code d entreprise pour la paie ID de la paie Fuseau horaire Sécurité de l employé Description Ce champ présente le numéro d identification de l employé. Il provient du système que vous utilisez pour entrer les données. Cette case doit être cochée si l employé est un superviseur. Ce champ indique le groupe de paie auquel l employé appartient (par exemple, «temps plein rémunéré à l heure» ou «temps plein salarié»). Ce champ indique qui est le superviseur de l employé. Il est obligatoire pour tous les employés qui ne sont ni des superviseurs, ni des administrateurs. Ce champ est requis pour tous les employés qui entrent leurs heures de travail au moyen des horodateurs, du module téléphonique, de la page de pointage Web (sur un ordinateur partagé) ou des boutons Pointer heure d arrivée et Pointer heure de départ de l application. Cette case doit être cochée pour tous les employés qui sont payés par l entremise du module Payroll. Si vous laissez la case vide, les données sur les heures et les présences de l employé ne seront pas incluses dans votre fichier d exportation de la paie et l employé ne recevra pas sa paie. Ce champ contient le code d entreprise de l employé. Ce champ contient le numéro d identification de la paie. Ce champ indique dans quel fuseau horaire se situe le lieu de travail de l employé. Aux fins de la gestion de ses heures et de ses présences, cet onglet permet de savoir à quel groupe de sécurité l employé appartient ADP, Inc. 5-5 V _3EZ18CANFR

94 3.5 GESTION DES RENSEIGNEMENTS SUR LES EMPLOYÉS Éditeur d employé Section Détails de l accès Éléments et descriptions Élément Sécurité de l utilisateur Émulation Accès au cycle de paie Personnel Description Cet onglet permet d accorder à un superviseur l accès à un groupe de sécurité de façon à ce qu il puisse voir et modifier les dossiers des employés. Les administrateurs se voient accorder l accès au groupe de sécurité EL_ALL, ce qui leur permet d accéder aux dossiers de tous les superviseurs et de tous les employés. On utilise cet onglet pour donner au superviseur le droit de nommer une personne qui pourra accéder aux dossiers de ses employés pendant son absence. Cet onglet est utilisé pour les administrateurs seulement. Il permet de déterminer pour quels cycles de paie un administrateur est autorisé à exécuter le processus de fin de période. Cet onglet présente les renseignements personnels d un employé, comme son courriel, son adresse postale et ses numéros de téléphone ADP, Inc. 5-6 V _3EZ18CANFR

95 3.5 GESTION DES RENSEIGNEMENTS SUR LES EMPLOYÉS Auxiliaire de travail : Ajout d un nouvel employé directement dans ezlabormanager Aperçu Normalement, vous entreriez les renseignements sur un nouvel employé dans votre module de traitement de la paie Payroll et vous accéderiez ensuite à ezlabormanager à partir de cette application pour entrer seulement les données complémentaires. Toutefois, il peut parfois arriver que vous ayez à ajouter un nouvel employé directement dans ezlabormanager. Mise en situation Votre entreprise a embauché une employée contractuelle, Roberta Carney, dont vous ferez le suivi des heures de travail dans ezlabormanager. Roberta ne sera pas payée par l entremise du système Payroll. Entrez tous les renseignements requis sur cette nouvelle employée dans ezlabormanager. Instructions : Entrée des données dans la section du haut de l Éditeur d employé Étape Action 1 Sous l onglet Administration, sélectionnez l onglet de deuxième niveau Maintenance. 2 Cliquez sur Employés. 3 Dans le menu Actions, sélectionnez Ajouter un nouvel employé. 4 Dans les champs Prénom et Nom de famille, entrez le prénom et le nom de l employé. 5 Dans le champ Statut d ouverture de session, indiquez si le nouvel employé pourra accéder à ezlabormanager. Si l employé : ALORS : Doit pouvoir accéder à ezlabormanager (par exemple, pour entrer ses heures ou consulter certaines des données) N a pas besoin d accéder à ezlabormanager Sélectionnez Accès accordé Sélectionnez Accès refusé 6 Dans le champ Entrer le nouveau mot de passe et Confirmer le mot de passe, entrez un mot de passe temporaire. Remarque : L employé sera invité à changer son mot de passe à sa première ouverture de session dans ezlabormanager ADP, Inc. 5-7 V _3EZ18CANFR

96 3.5 GESTION DES RENSEIGNEMENTS SUR LES EMPLOYÉS Instructions : Entrée des données dans la section Employé Étape Action 1 Dans le champ ID de l employé, entrez le numéro d identification de l employé. 2 Cliquez sur la loupe en regard du champ Groupe de paie et sélectionnez le groupe auquel vous voulez ajouter l employé. 3 Indiquez si le nouvel employé est un superviseur ou non. SI l employé : ALORS : N est pas un superviseur Est un superviseur Cliquez sur la loupe en regard du champ Superviseur et sélectionnez dans la liste le nom de la personne qui sera son superviseur. 1. Cochez la case Est un superviseur? 2. Si l employé n a pas de superviseur, laissez la case Superviseur vide. Dans le cas contraire, cliquez sur la loupe et sélectionnez un superviseur dans la liste. 4 Dans le champ Badge, entrez le numéro de badge de l employé, s il y a lieu. 5 Si l employé doit être payé par l intermédiaire de l application Payroll, cochez la case Transférer à la paie. 6 Dans les champs appropriés, entrez le code d entreprise pour la paie, l ID de la paie et le service d attache de l employé. 7 Dans le champ Fuseau horaire, sélectionnez le fuseau horaire dans lequel se situe le lieu de travail de l employé. 8 Cliquez sur Soumettre pour enregistrer l information. Résultat : La création du dossier de l employé est terminée ADP, Inc. 5-8 V _3EZ18CANFR

97 3.5 GESTION DES RENSEIGNEMENTS SUR LES EMPLOYÉS Instructions : Ajout d un employé à un groupe de sécurité Étape Action 1 Dans la section Employé, cliquez sur l onglet Sécurité de l employé. 2 Cliquez sur Ajouter des groupes de sécurité. Résultat : La page Consultation - Groupe de sécurité s ouvre. 3 Sélectionnez un ID de groupe de sécurité dans la liste. 4 Dans le champ Date de début, entrez la date à laquelle l employé doit commencer à faire partie du groupe de sécurité, dans le format aaaa-mm-jj, et laissez le champ Date de fin vide. 5 Cliquez sur Soumettre. Résultat : L employé fait maintenant partie du groupe de sécurité que vous avez sélectionné ADP, Inc. 5-9 V _3EZ18CANFR

98 3.5 GESTION DES RENSEIGNEMENTS SUR LES EMPLOYÉS Auxiliaire de travail : Promotion d un employé au titre de superviseur Aperçu Deux types de mises à jour s imposent lorsque vous voulez promouvoir un employé au titre de superviseur. Premièrement, vous devez indiquer dans le dossier de l employé qu il est un superviseur. Deuxièmement, vous devez lui accorder l accès à un groupe de sécurité pour qu il puisse voir et modifier les dossiers des employés qu il supervise. Si vous utilisez une application de traitement de la paie d ADP, c est dans celle-ci que vous ferez la mise à jour du dossier de l employé. Les directives qui suivent vous indiquent comment faire pour promouvoir un employé au titre de superviseur directement dans ezlabormanager. Instructions : Mise à jour des renseignements sur l employé Étape Action 1 Sous l onglet Administration, sélectionnez l onglet de deuxième niveau Maintenance. 2 Cliquez sur Employés. 3 Dans le champ Trouver, entrez le nom de famille de l employé et sélectionnez-le dans la liste de recherche rapide. 4 Dans le champ Statut d ouverture de session figurant dans la section du haut, sélectionnez Accès accordé (si cette option n est pas déjà sélectionnée). Remarque : Si l'option sélectionnée était Accès refusé, vous devrez également entrer un mot de passe dans les champs Nouveau mot de passe et Confirmer le mot de passe. 5 Cliquez sur la loupe en regard du champ Groupe de rapports et sélectionnez le groupe approprié. SI l employé est promu au titre de : Superviseur Administrateur ALORS, dans le champ Groupe de rapports, sélectionnez : SUPVSR ADMIN 6 Sous l onglet Généralités de la section Employé, cochez la case Est un superviseur? pour indiquer que l employé est maintenant un superviseur ADP, Inc V _3EZ18CANFR

99 3.5 GESTION DES RENSEIGNEMENTS SUR LES EMPLOYÉS Instructions : Attribution au superviseur d une autorisation d accès à un groupe de sécurité Étape Action 1 Cliquez sur la barre Détails d accès pour déployer la section. 2 Sous l onglet Sécurité de l utilisateur, cliquez sur le lien Ajouter des groupes de sécurité et sélectionnez dans la liste le groupe auquel vous voulez que le superviseur puisse accéder. Remarque : Les superviseurs doivent pouvoir accéder aux groupes de sécurité dont leurs employés font partie pour pouvoir consulter et modifier leurs dossiers. 3 Cliquez sur Soumettre. Résultat : Le dossier de l employé est mis à jour. 4 Cliquez sur le lien Afficher les groupes de sécurité de l'employé-utilisateur. Résultat : La page Groupes de sécurité de l'employé-utilisateur s affiche. Vous y trouverez la liste de tous les groupes de sécurité auxquels l employé a accès ADP, Inc V _3EZ18CANFR

100 3.5 GESTION DES RENSEIGNEMENTS SUR LES EMPLOYÉS Auxiliaire de travail : Enregistrement d une cessation d emploi directement dans ezlabormanager Si vous utilisez une application de traitement de la paie d ADP, vous devrez modifier les renseignements de l employé directement dans celle-ci. Les instructions ci-dessous indiquent comment mettre fin aux fonctions d un employé directement dans ezlabormanager. Instructions Étape Action 1 Sous l onglet Administration, sélectionnez l onglet de deuxième niveau Maintenance. 2 Cliquez sur Employés. 4 Dans la section Employé > Statut, sélectionnez Employé devant cesser leurs fonctions. 5 Dans le champ Code de cessation d emploi, entrez le code approprié ou cliquez sur la loupe pour sélectionner le code de cessation d emploi dans une liste de valeurs prédéfinies. 6 Dans le champ Date de cessation d emploi, entrez la date de cessation d emploi prévue. 7 Cliquez sur Soumettre pour enregistrer les modifications. Résultat : Le message Opération réussie s affiche et le statut de l employé est mis à jour. Information importante Si l employé quitte son emploi et reçoit son dernier chèque de paie lors de son dernier jour de travail, vous devez désélectionner l option Transférer à la paie pour que l employé ne reçoive pas un autre chèque de paie par suite du traitement normal de la paie. Le statut de l employé passera à «Cessation d emploi prévue» jusqu à la fin de la période de paie courante et le début du cycle suivant. À ce moment, son statut passera à «Cessation d emploi» ADP, Inc V _3EZ18CANFR

101 3.5 GESTION DES RENSEIGNEMENTS SUR LES EMPLOYÉS Exercice : Entrée et modification des renseignements sur les utilisateurs Aperçu Cet exercice vous permettra d appliquer les connaissances que vous venez tout juste d acquérir. Lisez la mise en situation et suivez les instructions qui vous sont données. Aidezvous au besoin de l auxiliaire de travail sur ezlabormanager correspondant ADP, Inc V _3EZ18CANFR

102 3.5 GESTION DES RENSEIGNEMENTS SUR LES EMPLOYÉS Mise en situation Mark Taylor vient d être embauché par votre organisation. Avant qu il puisse commencer à entrer ses heures en ligne, il faut entrer tous ses renseignements dans ezlabormanager. Ajoutez Mark comme nouvel employé en suivant les instructions ci-dessous, à l'aide de l auxiliaire de travail Ajout d un nouvel employé directement dans ezlabormanager. Instructions Pour les besoins de la formation : ID utilisateur : mtaylorx (remplacez le X par la lettre qui forme l ID utilisateur que vous utilisez pour la formation, p. ex. mtaylorcc si votre ID est jdextercc) Culture : Français (Canada) Nouveau mot de passe : adpadp234 ID d employé : XYZ44256X (remplacez le X par la lettre qui forme l ID utilisateur que vous utilisez pour la formation, p. ex. XYZ44256CC si votre ID est jdextercc) Groupe de paie : FTTIME. N entrez pas de numéro de badge. Superviseur : Anthony Albright Groupe de sécurité de l employé : Le tableau suivant indique quel groupe de sécurité est associé à chaque ID utilisateur. Repérez votre ID afin de savoir quel groupe de sécurité vous devez utiliser. Par exemple, si votre ID est jdexterbb, sélectionnez Administrateur John Dexter AA John Dexter BB John Dexter CC John Dexter DD John Dexter EE John Dexter FF John Dexter GG John Dexter HH John Dexter II John Dexter JJ John Dexter KK John Dexter LL John Dexter MM John Dexter NN John Dexter OO John Dexter PP John Dexter QQ John Dexter RR Groupe de sécurité Lorsque vous aurez terminé, comparez vos résultats à la solution fournie à la page suivante et passez à la mise en situation ADP, Inc V _3EZ18CANFR

103 3.5 GESTION DES RENSEIGNEMENTS SUR LES EMPLOYÉS Solution de l exercice Remarque : Ces résultats vous sont fournis à titre d exemple ADP, Inc V _3EZ18CANFR

104 3.5 GESTION DES RENSEIGNEMENTS SUR LES EMPLOYÉS Récapitulation Notes 2011 ADP, Inc V _3EZ18CANFR

105 3.5 GESTION DES RENSEIGNEMENTS SUR LES EMPLOYÉS Module 5 - Résumé Vérification des connaissances acquises 1. Qu est-ce qu un groupe de sécurité? 2. L un de vos superviseurs ne peut accéder aux dossiers de ses employés. Pourquoi? 3. Où faut-il aller pour ajouter un employé à un groupe de sécurité? 4. Où faut-il aller pour accorder à un superviseur l accès à un groupe de sécurité? 2011 ADP, Inc V _3EZ18CANFR

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107 ezlabormanager pour les administrateurs Partie 3 : Gestion de l information sur les employés, production de rapports et opérations de fin de période Module 6 : Modification et production de rapports Guide de l'instructeur

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109 EZLABORMANAGER POUR LES ADMINSTRATEURS 3.6 PRODUCTION ET MODIFICATION DE RAPPORTS Module 6 - Introduction Sujets abordés Ce module couvre les notions suivantes : Production de rapports Visualisation d'un rapport Téléchargement d'un rapport Modification d'un rapport 2011 ADP, Inc. 6-1 V _3EZ18CANFR

110 EZLABORMANAGER POUR LES ADMINSTRATEURS 3.6 PRODUCTION ET MODIFICATION DE RAPPORTS Production de rapports Fonction Rapports automatisés Aperçu Grâce à la fonction de production de rapports de ezlabormanager, vous pouvez visualiser, enregistrer, imprimer et télécharger facilement divers ensembles de données formatées. La fonction Rapports automatisés vous permet de programmer l'exécution automatique des rapports aux moments voulus. Remarque : La fonction Rapports automatisés doit être activée à partir de la page Préférences d'administration du client par vous (en tant qu'administrateur) ou par un représentant ADP. Éléments et descriptions Élément Onglet Rapports - Accueil Section Mes rapports Section Catégories de rapports Rapports de l'administrateur Rapports du superviseur Onglet Planification de rapports Description 2011 ADP, Inc. 6-2 V _3EZ18CANFR

111 EZLABORMANAGER POUR LES ADMINSTRATEURS 3.6 PRODUCTION ET MODIFICATION DE RAPPORTS Rapports courants Pourquoi exécuter un rapport Vous pouvez exécuter un rapport pour : Voir les horaires quotidiens Vérifier le nombre d'heures de travail effectuées par les employés au cours d'un cycle de paie Vérifier les affectations aux différents services Voir quels employés et quels utilisateurs font partie d'un groupe de sécurité Déterminer quelles fiches de présence doivent être modifiées avant de procéder à l'exportation des données de paie à la fin de la période Types de rapports et descriptions Type Rapport détaillé sur la paie Rapport détaillé sur la paie par service Rapport Sommaire de paie Rapport sur les groupes de sécurité par code d entreprise Rapport sur les groupes de sécurité des employés Rapport sur l état des approbations des superviseurs Rapport des détails des feuilles de temps avec signature Description Présente tous les détails sur les heures des employés pour le cycle de paie, par code de gain. Ce rapport permet de vérifier les heures des employés avant d'envoyer les données à ADP. Présente tous les détails sur les heures des employés pour le cycle de paie, par code de gain et par service. Ce rapport permet de vérifier les heures des employés d'un même service avant d'envoyer les données à ADP. Présente un sommaire des heures et des montants, par code de gain, pour le cycle de paie. Ce rapport permet de vérifier les totaux avant d'envoyer les données à ADP. Présente la liste des employés et des utilisateurs qui appartiennent à un même groupe de sécurité. Chaque code d'entreprise est présenté sur une page distincte. Ce rapport se subdivise en trois parties afin de montrer clairement quels utilisateurs ont accès au dossier de tous les employés, quels superviseurs n'ont le droit d'accéder à aucun dossiers, et quels employés ne font partie d'aucun groupe de sécurité. Présente la liste des groupes de sécurité de chaque employé Présente la liste de tous les superviseurs et des employés ayant des heures à faire approuver. Ce rapport vous permet de savoir s'il reste des approbations de superviseurs à obtenir avant de pouvoir entamer les opérations de fin de période. Présente les données de la fiche de présence de chaque employé et comporte une ligne de signature. Utilisez ce rapport si vos employés et superviseurs approuvent manuellement leurs fiches de présence. Renseignements supplémentaires Pour obtenir des renseignements supplémentaires sur les différents types de rapports qu'il est possible de produire avec ezlabormanager, consultez le Livret des rapports, que vous trouverez dans notre Centre de formation en ligne ADP, Inc. 6-3 V _3EZ18CANFR

112 EZLABORMANAGER POUR LES ADMINSTRATEURS 3.6 PRODUCTION ET MODIFICATION DE RAPPORTS Visualisation d'un rapport Auxiliaire de travail : Visualisation d'un rapport Mise en situation Vous êtes prêt à exporter le fichier de données de paie. Avant de procéder, vous devez visualiser le rapport Exceptions aux fiches de présence. Icônes et descriptions Les boutons de production de rapports vous permettent de modifier, de télécharger ou d'imprimer les rapports. Les différentes fonctions sont représentées par les icônes suivantes : Icône Description Pour supprimer les rapports que vous avez enregistrés dans la section Mes rapports, cliquez sur l'icône Supprimer le rapport. Pour ouvrir la page de configuration des rapports, cliquez sur l'icône Modifier le rapport. Par exemple, si vous aviez choisi d'inclure dans un rapport seulement les employés exemptés, vous pouvez décider d'extraire seulement les employés non exemptés, puis enregistrer le rapport sous un autre nom. Pour télécharger les données d'un rapport en format CSV de façon à pouvoir les ouvrir dans un tableur, cliquez sur l'icône Télécharger le rapport. Pour voir le rapport sélectionné en format PDF, pour l'imprimer ou pour l'enregistrer dans ce format, cliquez sur l'icône Visualiser le rapport. Pour configurer un rapport enregistré dans la section Mes rapports pour qu'il s'exécute automatiquement à des moments précis, cliquez sur l'icône Planifier le rapport. Instructions Étape Action 1 Dans n'importe quelle page de ezlabormanager, cliquez sur le bouton Rapports. Résultat : La page Rapports s'affiche. 2 Sous Nom, section Catégories de rapports, cliquez sur Rapports de l'administrateur. Résultat : La page Rapports de l'administrateur s'ouvre. 3 Dans la colonne Options, cliquez sur l'icône Visualiser le rapport près du rapport voulu. Résultat : Le rapport s'ouvre en format PDF. Remarque : Vous pouvez consulter, imprimer ou enregistrer les données du rapport. 4 Cliquez sur Fermer ADP, Inc. 6-4 V _3EZ18CANFR

113 EZLABORMANAGER POUR LES ADMINSTRATEURS 3.6 PRODUCTION ET MODIFICATION DE RAPPORTS Téléchargement d'un rapport Auxiliaire de travail : Téléchargement des données d'un rapport Mise en situation On vous demande de présenter les données d'une semaine de paie en particulier lors d'une réunion. Téléchargez le Rapport détaillé sur la paie pour obtenir toutes les données pertinentes. Instructions Étape Action 1 Dans n'importe quelle page de ezlabormanager, cliquez sur le bouton Rapports. 2 Sous Nom, section Catégories de rapports, cliquez sur Rapports de l'administrateur. 3 Sous Options, cliquez sur l'icône Télécharger le rapport en regard du rapport voulu. Résultat : La page Télécharger le rapport s'affiche. 4 Dans le champ Nom du fichier, donnez un nom au fichier, puis cliquez sur Soumettre. Résultat : La fenêtre Téléchargement du fichier s'ouvre. 5 Sélectionnez l'option appropriée pour enregistrer le fichier sur votre disque dur local. SI vous voulez : ALORS cliquez sur : Enregistrer le rapport Visualiser le rapport Enregistrer, sélectionnez le dossier dans lequel vous voulez enregistrer le fichier et cliquez sur Enregistrer. Résultat : Le rapport se télécharge. Ouvrir pour afficher le fichier. Résultats : Le rapport s'affiche dans votre tableur par défaut. 6 Cliquez sur Fermer ADP, Inc. 6-5 V _3EZ18CANFR

114 EZLABORMANAGER POUR LES ADMINSTRATEURS 3.6 PRODUCTION ET MODIFICATION DE RAPPORTS Modification d'un rapport Auxiliaire de travail : Modification d'un rapport Mise en situation Générez un rapport contenant les données sur les fiches de présence et la paie pour les employés du fuseau horaire de l'est (EST). Instructions : Choix des données à inclure dans le rapport Étape Action 1 Dans n'importe quelle page de ezlabormanager, cliquez sur le bouton Rapports. 2 Dans la colonne Nom de la section Catégories de rapports, cliquez sur Rapports de l'administrateur. 3 Dans la colonne Options, cliquez sur l'icône Modifier le rapport en regard du rapport que vous voulez modifier 4 À la page Modifier le rapport, entrez le nom, le titre, la description et la période de couverture du rapport. 5 Dans la liste Champs disponibles, sélectionnez les champs que vous voulez ajouter au rapport et cliquez sur la flèche pointant vers la droite pour les ajouter à la liste Champs sélectionnés. 6 Dans la section Statut de l'employé, choisissez les employés que vous voulez inclure dans le rapport ADP, Inc. 6-6 V _3EZ18CANFR

115 EZLABORMANAGER POUR LES ADMINSTRATEURS 3.6 PRODUCTION ET MODIFICATION DE RAPPORTS Instructions : Création d'un filtre pour le rapport Étape Action 1 Faites un choix dans la liste Sélectionner un champ. Résultat : Les champs Qualificatif et Valeurs sélectionnées s'affichent. 2 Dans le champ Qualificatif, sélectionnez un qualificatif pour votre filtre dans la liste. 3 Dans le champ Valeurs sélectionnées, cliquez sur le signe plus (+). 4 Dans la page de consultation, sélectionnez les valeurs du filtre et cliquez sur Terminé. 5 Cliquez sur Ajouter un filtre. Résultat : L'information sur le filtre s'affiche. 6 Cliquez sur Enregistrer pour enregistrer le rapport ou cliquez sur Enregistrer et afficher un aperçu pour le consulter ou l'imprimer ADP, Inc. 6-7 V _3EZ18CANFR

116 EZLABORMANAGER POUR LES ADMINSTRATEURS 3.6 PRODUCTION ET MODIFICATION DE RAPPORTS Planification d'un rapport Aperçu Pour utiliser la fonction Rapports automatisés, vous devez d'abord activer cette fonction dans ezlabormanager. Pour ce faire, sélectionnez l'onglet Administration et l'onglet de deuxième niveau Réglages, puis cliquez sur le lien Préférences d'administration du client. Tout rapport qui a été enregistré dans la section Mes rapports peut faire l'objet d'une exécution automatique planifiée. Sections et descriptions Sections Rapports planifiés dont l'exécution est terminée Horaires des rapports Description Cette section présente la liste des rapports planifiés en format PDF ou CSV (valeurs séparées par des virgules). Cette section présente l'horaire d'exécution des rapports planifiés. Un rapport peut être à l'état Actif ou Inactif. L'état Inactif indique qu'un rapport planifié a été désactivé temporairement. Vous pouvez utiliser le bouton Ajouter nouveau pour créer un nouveau rapport planifié. Exemple Supposons que vous ayez à produire le Rapport sur l horaire hebdomadaire au début de chaque semaine. Vous pouvez planifier ce rapport de sorte qu'il s'exécute automatiquement à 9 h tous les lundis matin. Une fois que le rapport aura été planifié, il s'inscrira dans la section Horaires des rapports et sera à l'état Actif. Après l'exécution planifiée du rapport, celui-ci s'affichera dans la section Rapports planifiés dont l'exécution est terminée. Information importante Chaque utilisateur peut créer un maximum de 20 rapports planifiés. Le créateur d'un rapport planifié peut uniquement inclure dans la liste des destinataires des personnes ayant un niveau d'accès aux groupes de sécurité égal ou supérieur au sien. Autrement dit, un superviseur ne peut planifier un rapport en vue de l'envoyer à ses employés ADP, Inc. 6-8 V _3EZ18CANFR

117 EZLABORMANAGER POUR LES ADMINSTRATEURS 3.6 PRODUCTION ET MODIFICATION DE RAPPORTS Exercice : Modification et production d'un rapport Aperçu Suivez les directives fournies dans l'auxiliaire de travail sur la modification d'un rapport. Mise en situation En tant qu'administrateur, vous devez connaître le total quotidien des heures de travail et les montants correspondants par codes de gain de tous les employés actifs de votre entreprise pour la période de paie en cours. Instructions Étape Action 1 Modifiez un rapport pour qu'il ait les caractéristiques ci-dessous, puis exécutez-le. Nom du rapport : Rapport sur les totaux quotidiens des employés (la première lettre de votre prénom suivie de votre nom; jdexter) Titre du rapport : Rapport sur les totaux quotidiens des employés Code Gains réguliers Options d'impresson : Imprimer utilisant le meilleur ajustement Période : Période de paie courante Champs à sélectionner : Nom, prénom, employé, superviseur, ID de la paie Statut des employés :Tous les employés actifs Filtre à appliquer : Code de gain «Égal à» REGULAR 2 Cliquez sur Enregistrer et afficher un aperçu et comparez vos résultats avec ceux qui vous sont présentés dans les pages suivantes. Lorsque vous aurez terminé, n'oubliez pas de fermer la fenêtre du rapport et la page Rapports ADP, Inc. 6-9 V _3EZ18CANFR

118 EZLABORMANAGER POUR LES ADMINSTRATEURS 3.6 PRODUCTION ET MODIFICATION DE RAPPORTS Résultats de l'exercice : Visualisation, téléchargement et modification d'un rapport 2011 ADP, Inc V _3EZ18CANFR

119 EZLABORMANAGER POUR LES ADMINSTRATEURS 3.6 PRODUCTION ET MODIFICATION DE RAPPORTS Résultat final 2011 ADP, Inc V _3EZ18CANFR

120 EZLABORMANAGER POUR LES ADMINSTRATEURS 3.6 PRODUCTION ET MODIFICATION DE RAPPORTS Récapitulation Notes 2011 ADP, Inc V _3EZ18CANFR

121 EZLABORMANAGER POUR LES ADMINSTRATEURS 3.6 PRODUCTION ET MODIFICATION DE RAPPORTS Module 6 - Résumé Sujets abordés Les notions suivantes ont été couvertes dans ce module : Production de rapports Visualisation d'un rapport Téléchargement d'un rapport Modification d'un rapport 2011 ADP, Inc V _3EZ18CANFR

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123 ezlabormanager pour les administrateurs Partie 3 : Gestion de l information sur les employés, production de rapports et opérations de fin de période Module 7 : Exécution des opérations de fin de période Document de cours

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125 3.7 EXÉCUTION DES OPÉRATIONS DE FIN DE PÉRIODE Module 7 - Introduction Sujets abordés Ce module couvre les notions suivantes : Opérations de fin de période Assistance après le cours 2011 ADP, Inc. 7-1 V _3EZ18CANFR

126 3.7 EXÉCUTION DES OPÉRATIONS DE FIN DE PÉRIODE Opérations de fin de période Processus global, de l'horodateur au chèque de paie Les étapes 1 et 2 ont été complétées. Il reste donc les étapes 3 à 7. Opérations et descriptions Opération Description Dans ezlabormanager? Vérifier les événements en attente Vérifier s'il existe des fiches de présence non traitées. 1. Oui Vérifier les exceptions relatives à la paie (facultatif) Vérifier les exceptions relatives aux paires de poinçons Vérifier les exceptions concernant les présences (facultatif) Vérifier le rapprochement (facultatif) Vérifier l'exportation de la paie et exécuter les rapports Transmettre/soumettre les données à ADP Vérifier s'il existe des fiches de présence devant être approuvées (si votre entreprise l'exige) et des demandes de temps non travaillé en attente. Vérifier si les fiches de présence contiennent des erreurs, et si les gains supplémentaires pour les prêts d'employés ont été correctement entrés et approuvés. Vérifier si les fiches de certains employés présentent des exceptions au chapitre des présences (s'il y a lieu). Vérifier s'il existe des entrées de rapprochement incomplètes pour les cycles de paie projetés (s'il y a lieu). Verrouiller le cycle de paie. Exécuter et vérifier le rapport sur l'inscription des transactions et le rapport détaillé sur la paie. Créer et télécharger le fichier d'exportation de la paie. Recevoir les fichiers de paie et sauvegarder les données (au besoin) dans l'application de traitement de la paie. 2. Oui 3. Oui 4. Oui 5. Oui 6. Oui 7. Non Vérifier les chèques Vérifier l'exactitude des chèques à remettre. 8. Non Changer de période Faire passer ezlabormanager au cycle de paie suivant. 9. Oui 2011 ADP, Inc. 7-2 V _3EZ18CANFR

127 3.7 EXÉCUTION DES OPÉRATIONS DE FIN DE PÉRIODE Page Fin de la période Sélectionnez l'onglet Administration et l'onglet de deuxième niveau Maintenance; cliquez ensuite sur le lien Fin de la période. Options et descriptions ezlabormanager vous offre deux façons d'exécuter les tâches de clôture de la période de paie : Étape par étape Automatiquement Option Description Étape par étape Automatiquement Le système validera les opérations, mais il s'arrêtera à chaque étape et vous devrez cliquer sur le bouton Étape suivante pour continuer. Le système validera les entrées comme avec la méthode étape par étape; toutefois, au lieu de s'interrompre à chaque étape, il ne s'arrêtera que s'il trouve des exceptions qui nécessitent votre intervention. Une fois les exceptions corrigées, le processus se poursuivra automatiquement ADP, Inc. 7-3 V _3EZ18CANFR

128 3.7 EXÉCUTION DES OPÉRATIONS DE FIN DE PÉRIODE Auxiliaire de travail : Vérification des événements en attente Instructions Étape Action 1 Sélectionnez Services aux administrateurs. 2 Sélectionnez l'onglet Administration et l'onglet de deuxième niveau Maintenance. 3 Cliquez sur Fin de la période. Résultat : La page Fin de la période s'ouvre. Remarque : Seuls les cycles de paie actifs s'affichent à la page Fin de la période. Si vous voulez désactiver un cycle de paie pour éviter qu'il soit sélectionné par erreur, communiquez avec votre représentant ADP. 4 Fiez-vous au tableau suivant pour savoir quoi faire ensuite : SI vous exécutez le processus : Étape par étape Automatiquement ALORS, pour le cycle de paie en cours : Dans la colonne Exécuter les opérations de fin de période, cliquez sur Étape par étape. Dans la colonne Exécuter les opérations de fin de période, cliquez sur Automatiquement. 5 Si le système trouve des événements en attente, traitez les fiches de présence qui nécessitent votre intervention, puis cliquez sur Recommencer l'opération Vérifier les événements en attente. 6 Fiez-vous au tableau suivant pour savoir quoi faire ensuite : SI vous exécutez le processus : Étape par étape Automatiquement ALORS : Cliquez sur Étape suivante pour continuer Cliquez sur Automatiquement 2011 ADP, Inc. 7-4 V _3EZ18CANFR

129 3.7 EXÉCUTION DES OPÉRATIONS DE FIN DE PÉRIODE Auxiliaire de travail : Vérification des exceptions relatives à la paie Aperçu Cette étape facultative a pour but de repérer les employés dont les fiches de présence contiennent des exceptions liées à la paie. Tout dépendant des paramètres définis pour votre entreprise, vous pourrez à cette étape approuver la paie, accéder aux fiches de présence ou envoyer des rappels par courriel aux employés ou aux superviseurs pour leur demander d'approuver certaines fiches de présence. Instructions Étape Action 1 Dans la page qui s'affiche à cette étape, vérifiez s'il existe des exceptions liées à la paie. 2 Réglez les exceptions énumérées avant de cliquer sur Recommencer l'opération Vérifier les exceptions liées à la paie. 3 Fiez-vous au tableau suivant pour savoir quoi faire ensuite : SI vous exécutez le processus : ALORS : Étape par étape Automatiquement Cliquez sur Étape suivante pour continuer Cliquez sur Exécuter automatiquement Information importante Les politiques d'approbation peuvent varier d'une entreprise à l'autre. Par conséquent, il se peut que cette étape facultative ne s'applique pas dans votre cas, si votre entreprise n'exige pas ce type d'approbations. Remarque : Toutes les demandes de temps non travaillé présentées pendant la période sélectionnée seront annulées si elles n'ont pas été traitées avant la clôture de la période ADP, Inc. 7-5 V _3EZ18CANFR

130 3.7 EXÉCUTION DES OPÉRATIONS DE FIN DE PÉRIODE Auxiliaire de travail : Vérification des exceptions relatives aux paires de poinçons Instructions : Vérification des paires de poinçons Étape Action 1 Dans la page qui s'affiche à cette étape, vérifiez s'il existe des exceptions relatives aux paires de poinçons. 2 Le cas échéant, envoyez un avis par courriel aux superviseurs ou apportez les correctifs qui s'imposent dans les fiches de présence en vous reportant aux trois auxiliaires de travail qui suivent ADP, Inc. 7-6 V _3EZ18CANFR

131 3.7 EXÉCUTION DES OPÉRATIONS DE FIN DE PÉRIODE Mise en situation Il manque un poinçon de départ dans la fiche de présence de Mary MacGill. Envoyez un courriel au superviseur de Mary pour lui demander de corriger l'erreur. Instructions : Envoi d'un avis par courriel aux superviseurs Étape Action 1 Fiez-vous au tableau suivant pour savoir par où commencer : SI vous voulez envoyer un avis par courriel à : Un ou plusieurs superviseur(s) sélectionné(s) Tous les superviseurs dont le nom figure sur la page affichée à l'écran Tous les superviseurs sur toutes les pages ALORS : Dans la colonne Aviser, en regard du nom des superviseurs voulus, cochez la case Aviser. Par la suite, sélectionnez Destinataires sélectionnés seulement dans la liste d'options Cochez la case dans l'en-tête de la colonne Aviser pour sélectionner tous les superviseurs de la page. Par la suite, sélectionnez Destinataires sélectionnés seulement dans la liste d'options. Dans la liste d'options, sélectionnez Tous les superviseurs sur toutes les pages. 2 Cliquez sur Aviser. Résultat : Un courriel est acheminé aux superviseurs sélectionnés et une confirmation s'affiche à l'écran. Information importante Vous ne pourrez pas passer à l'étape suivante tant que toutes les exceptions et erreurs n'auront pas été corrigées dans les paires de poinçons ADP, Inc. 7-7 V _3EZ18CANFR

132 3.7 EXÉCUTION DES OPÉRATIONS DE FIN DE PÉRIODE Mise en situation Mary a oublié de pointer son départ. Ajoutez une heure de départ afin de rectifier l'erreur. Instructions : Entrée des dernières corrections Étape Action 1 Cliquez sur l'icône représentant un crayon dans la colonne Modifier la paire de poinçons. Résultat : La page Feuille de présence d'un employé faisant l'objet d'exceptions s'affiche. 2 Sous Temps, cliquez sur le lien dans une des rangées où figure le symbole d'erreur pour ouvrir la fiche de présence. Dans le champ où se trouve l'erreur, rectifiez les données. 3 Cliquez sur Soumettre et calculer. Résultat : Le système remplace les entrées invalides ou manquantes par les nouvelles entrées, actualise la fiche de présence et recalcule les heures. L'icône de traitement réussi s'affiche. 5 Si vous avez entré les dernières corrections et qu'il manque des approbations de superviseurs, sélectionnez l'option Approbation du superviseur et cliquez sur Soumettre et calculer. Remarque : Si vous cliquez sur le lien Opérations de fin de période sans d'abord approuver la fiche de présence, le système détectera l'approbation manquante. Dans le champ Solution, sélectionnez l'option Approuver et cliquez sur Soumettre. 6 Cliquez sur Recommencer l'opération Vérifier les exceptions relatives aux paires de poinçons. 7 SI vous exécutez le processus : Étape par étape et que les étapes 4 et 5 sont désactivées Automatiquement et que les étapes 4 et 5 sont désactivées ALORS : Cliquez sur Étape suivante. Le système verrouillera le cycle de paie automatiquement. Cliquez sur Exécuter automatiquement. Le système verrouillera le cycle de paie automatiquement ADP, Inc. 7-8 V _3EZ18CANFR

133 3.7 EXÉCUTION DES OPÉRATIONS DE FIN DE PÉRIODE Auxiliaire de travail : Vérification des exceptions concernant les présences Aperçu Le suivi des présences est une fonction facultative de ezlabormanager. Le système peut faire le suivi de certains événements : Congés de maladie Retards Absences Départs anticipés Instructions Étape Action 1 Dans la page qui s'affiche à cette étape, vérifiez s'il existe des exceptions concernant les présences. Le cas échéant, corrigez-les. 2 Fiez-vous au tableau suivant pour savoir quoi faire ensuite : SI vous exécutez le processus : Étape par étape et que l'étape 5 est désactivée Automatiquement et que l'étape 5 est désactivée ALORS : Cliquez sur Étape suivante. Le système verrouillera le cycle de paie automatiquement. Cliquez sur Exécuter automatiquement. Le système verrouillera le cycle de paie automatiquement ADP, Inc. 7-9 V _3EZ18CANFR

134 3.7 EXÉCUTION DES OPÉRATIONS DE FIN DE PÉRIODE Auxiliaire de travail : Exportation de la paie Aperçu Les rapports vous permettent de vous assurer que les employés seront payés correctement. S'il y a lieu, exécutez les rapports suivants avant d'exporter la paie : Rapport de vérification sur l'inscription des transactions : erreurs de pointage non importées dans les fiches de présence des employés. Ce rapport ne vous sera accessible que si les employés entrent leurs heures au moyen d'un horodateur. Rapport détaillé sur la paie : total des heures et codes de gain présents sur chaque fiche. Instructions : Exécution des rapports sur la paie et les fiches de présence Étape Action 1 À la page Vérifier l'exportation de la paie, cliquez sur Accédez à la section Rapports pour générer les rapports sur la paie/les fiches de présence. Résultat : La page Rapports s'affiche. Remarque : Si vous aviez déjà modifié le rapport, il sera présent dans la section Mes Rapports. 2 Dans la colonne Nom, cliquez sur Rapports de l'administrateur. Résultat : La page Rapports de l'administrateur s'ouvre. 3 Dans la colonne Options, cliquez sur l'icône Visualiser le rapport près du rapport voulu. Résultat : Le rapport s'ouvre en format PDF ADP, Inc V _3EZ18CANFR

135 3.7 EXÉCUTION DES OPÉRATIONS DE FIN DE PÉRIODE Instructions : Création du fichier d'exportation de la paie Étape Action 1 Cliquez sur Exécuter l'exportation de la paie. Résultat : La page Nouvelle exportation s'ouvre. 2 Dans la première zone de texte, entrez une description pour cette exportation. 3 Dans la liste, sélectionnez un modèle d'exportation prédéfini. Résultat : Le nom du modèle s'affiche. 4 Entrez l'id d'un utilisateur de ezlabormanager ou une adresse de courriel (facultatif). 5 Cliquez sur Soumettre. Résultat : La page Exportations s'affiche, ainsi qu'un message de confirmation. L'icône Non traité figurera dans la colonne État de l'exportation jusqu'à ce que le fichier d'exportation ait été créé. 6 Cliquez sur Actualiser pour recharger la page. Résultat : La page Exportations s'actualise. L'icône Traité sans aucune erreur apparaît dans la colonne État de l'exportation ADP, Inc V _3EZ18CANFR

136 3.7 EXÉCUTION DES OPÉRATIONS DE FIN DE PÉRIODE Instructions : Téléchargement du fichier d'exportation de la paie Étape Action 1 Dans la colonne Télécharger, cliquez sur le bouton Télécharger et suivez les instructions à l'écran pour exécuter ou ouvrir le fichier. 2 Fiez-vous au tableau suivant pour savoir quoi faire ensuite : SI vous voulez : ALORS : Enregistrer le fichier d'exportation sur un disque local ou sur une unité réseau Cliquez sur Enregistrer, repérez l'emplacement voulu et cliquez sur Enregistrer. Cliquez ensuite sur Fermer. Résultat : Les fichiers d'exportation s'enregistrent à l'emplacement choisi. Extraire le fichier d'exportation de la paie Cliquez sur Exécuter, repérez l'endroit où vous voulez extraire le fichier d'exportation et cliquez sur Dézipper (ou Extraire). Cliquez sur OK, puis sur Fermer. Résultat : Les fichiers d'exportation sont extraits et téléchargés à l'emplacement indiqué. Vous pouvez fermer les fenêtres, car l'exportation est terminée ADP, Inc V _3EZ18CANFR

137 3.7 EXÉCUTION DES OPÉRATIONS DE FIN DE PÉRIODE Auxiliaire de travail : Importation d'un fichier de paie Instructions : Importation d'un fichier de paie dans l'application PC/Payroll d'adp Étape Action 1 Sélectionnez Utilitaires > Gestion du temps et de la main-d'œuvre > Importer les données de paie GTM-O. 2 Sélectionnez le ou les fichier(s) que vous voulez importer, puis cliquez sur OK. Résultat : Le ou les fichier(s) se téléchargent et un fichier journal vous indique l'état de l'importation. 3 Pour visualiser les fichiers, sélectionnez Données de paie dans le menu principal et ouvrez le ou les lot(s) importé(s). Instructions : Importation d'un fichier de paie dans PaySpecialist Étape Action 1 Sélectionnez Outils > Importation > Données de paie. 2 Repérez le fichier que vous avez créé précédemment. 3 Dans le champ ID du modèle, sélectionnez le modèle ezlabormanager préalablement défini. 4 SI : ALORS : Vous n'avez pas besoin de modifier le modèle Le fichier.csv se trouve à l'emplacement voulu Vous voulez modifier le modèle Le fichier.csv n'est pas à l'emplacement voulu Cliquez sur Visualiser Cliquez sur Visualiser Communiquez avec votre représentant ADP. Communiquez avec votre représentant ADP. Résultat : Le nombre d'entrées et d'erreurs s'affiche. 5 Passez en revue les données affichées dans l'aperçu. 6 SI : ALORS : Vous repérez des erreurs Il n'y a aucune erreur Corrigez les erreurs dans ezlabormanager et répétez l'exportation, puis l'importation. Cliquez sur Importation. Résultat : Un message de confirmation s'affiche pendant le processus d'importation. 7 Cliquez sur Enregistrer pour importer un autre fichier, ou cliquez sur Fermer. 8 Pour vérifier l'importation, cliquez sur Relevés > Relevés express dans PaySpecialist ADP, Inc V _3EZ18CANFR

138 3.7 EXÉCUTION DES OPÉRATIONS DE FIN DE PÉRIODE Instructions : Importation d'un fichier de paie dans pay@work Étape Action 1 Dans le coin supérieur droit de la page d'accueil, cliquez sur Menu principal. Cliquez ensuite sur Utilitaires. 2 Dans la sous-fenêtre de gauche, cliquez sur Utilitaire d'importation. 3 Sélectionnez l'entreprise appropriée dans la liste, puis cliquez sur Nouvelle importation. 4 Dans la section Choisir fichier, en regard du champ Nom du nouveau fichier, cliquez sur Parcourir et repérez le dossier où vous avez enregistré le fichier d'exportation. 5 Dans la section Créer un nouveau modèle ou sélectionner un modèle existant, sélectionnez le modèle voulu dans la liste Destination d'importation et cliquez sur Vérifier. Résultat : Un sommaire des données qui seront importées s'affiche. 6 Une fois la vérification de l'importation effectuée, cochez la case Importer située à l'extrême gauche de l'écran. Résultat : L'icône Importation sélectionnée s'active. 7 Cliquez sur l'icône Importation sélectionnée pour démarrer l'importation. 8 Cliquez sur Visualiser pour passer en revue le rapport de mise à jour sur l'importation. 9 Cliquez sur Exécuter ADP, Inc V _3EZ18CANFR

139 3.7 EXÉCUTION DES OPÉRATIONS DE FIN DE PÉRIODE Transmission de la paie et vérification des chèques Avant de continuer, vérifiez vos chèques pour vous assurer qu'ils sont exempts d'erreurs ADP, Inc V _3EZ18CANFR

140 3.7 EXÉCUTION DES OPÉRATIONS DE FIN DE PÉRIODE Auxiliaire de travail : Changement de période à l'intérieur d'un cycle de paie Instructions Étape Action 1 Sélectionnez l'onglet Administration et l'onglet de deuxième niveau Maintenance. 2 Dans la section Paie, cliquez sur le lien Fin de la période. 3 Tout dépendant de la méthode que vous souhaitez utiliser, cliquez sur Automatiquement ou sur Étape par étape en regard d'un cycle de paie verrouillé. Résultat : Si vous sélectionnez le mode automatique, le système exécutera tout le processus de fin de période en ne s'arrêtant qu'à la dernière étape s'il ne trouve aucune erreur ni exception. Si vous sélectionnez le mode Étape par étape, vous devrez cliquer sur le bouton Étape suivante à chaque étape jusqu'à ce que vous parveniez à la dernière étape. À la dernière étape, la page Passer à la période suivante s'affichera. 4 Fiez-vous au tableau suivant pour savoir quoi faire ensuite : SI le fichier de paie : ALORS : A été exporté avec succès N'a pas été exporté Cochez la case «(Obligatoire) Avez-vous exporté ou transmis la paie au système pour la période de paie courante?» Reportez-vous à l'auxiliaire de travail sur l'exportation de la paie. 4 Cliquez sur Passer à la période suivante. Cette action est irréversible! Résultat : L'état du cycle de paie devient «Passage à la période suivante en cours». 5 Cliquez sur Actualiser. Remarque : Le traitement de l'information par l'application peut prendre quelques minutes. Résultat : L'état de la période de paie passe à «Ouvert» et les dates de la période en cours correspondent désormais à celles du nouveau cycle de paie ADP, Inc V _3EZ18CANFR

141 3.7 EXÉCUTION DES OPÉRATIONS DE FIN DE PÉRIODE Assistance après le cours Formation sur ezlabormanager Il existe différentes façons pour les administrateurs, les superviseurs et les employés de votre entreprise d'obtenir de la formation sur ezlabormanager. Options de formation pour chaque catégorie d'employés Le tableau suivant présente les différentes options de formation et d'assistance pour chaque type d'employés : Catégorie Formation Emplacement Administrateurs Superviseurs Formation en ligne sur les Services aux administrateurs de ezlabormanager Cours virtuel ezlabormanager pour les administrateurs Cours virtuel ezlabormanager pour les superviseurs Centre de formation en ligne Learn@ADP Communiquez avec votre représentant ADP Autres ressources En plus de vous donner accès à des tutoriels, le Centre de formation en ligne vous permet de consulter, d'imprimer ou de télécharger : des guides d'utilisation et de l'information sur les mises à niveau le Livret des rapports de ezlabormanager L'aide en ligne, disponible en anglais et en français, vous donne accès à divers types d'information : Guide de démarrage Aide contextuelle Dépannage Foires aux questions Vous trouverez en annexe des auxiliaires de travail qui vous aideront à exécuter d'autres opérations. Rétroaction des clients Au bas de toutes les pages de ezlabormanager, un lien «Suggestions sur le produit» vous permet d'envoyer vos suggestions à ADP pour améliorer les futures versions de ezlabormanager ou de vous porter volontaire pour participer à des tests d'utilisation. Une copie des suggestions faites par vous ou par toute autre personne de votre entreprise sera envoyée à l'adresse de courriel indiquée dans la section Préférences d'administration du client ADP, Inc V _3EZ18CANFR

142 3.7 EXÉCUTION DES OPÉRATIONS DE FIN DE PÉRIODE Module 7 - Résumé Vérification des connaissances acquises 1. Quelle est la différence entre le verrouillage d'un cycle de paie et le changement de période à l'intérieur d'un cycle de paie? 2. Quelles sont les deux opérations de fin de période qui ne peuvent pas être exécutées à l'aide de ezlabormanager? 3. Pendant les opérations de fin de période, quel est le meilleur moment pour produire les rapports sur les fiches de présence? 2011 ADP, Inc V _3EZ18CANFR

143 3.7 EXÉCUTION DES OPÉRATIONS DE FIN DE PÉRIODE Conclusion du cours Objectifs du cours Vous devriez maintenant être en mesure de vous acquitter des tâches suivantes, en consultant les auxiliaires de travail fournis : Modifier les fiches de présence Créer des horaires répétitifs et les assigner aux employés Évaluer les demandes de temps non travaillé Entrer et modifier des renseignements sur les employés et sur les utilisateurs Modifier et produire des rapports Exécuter les tâches de clôture de la période de paie 2011 ADP, Inc V _3EZ18CANFR

144 3.7 EXÉCUTION DES OPÉRATIONS DE FIN DE PÉRIODE ezlabormanager pour les administrateurs (72192) Programme Ce cours a pour but de préparer les participants à utiliser les diverses fonctions de l'application ezlabormanager. La gestion des fiches de présence, la gestion des horaires des employés, la gestion des dossiers des employés, l'administration de la paie, la production de rapports et l'exécution des opérations de fin de période comptent parmi les sujets abordés. Objectifs Les trois parties du cours préparent les participants à exécuter les tâches suivantes : Partie 1 Modifier les fiches de présence Partie 2 Créer des horaires répétitifs et les assigner aux employés Évaluer les demandes de temps non travaillé Partie 3 Gérer l'information sur les employés Modifier et produire des rapports Exécuter les différentes opérations de fin de période Matériel de cours Pour la formation donnée par un instructeur, le document de cours ezlabormanager pour les administrateurs sera distribué en classe. Les participants au cours virtuel doivent quant à eux imprimer le document de cours ezlabormanager pour les administrateurs avant le début de la formation. Présentation du cours Formation en classe donnée par un instructeur et cours virtuel ADP, Inc V _3EZ18CANFR

145 3.7 EXÉCUTION DES OPÉRATIONS DE FIN DE PÉRIODE Étapes suivantes Que ferez-vous la semaine prochaine pour mettre en pratique ce que vous avez appris pendant cette formation? Évaluation de la formation Merci de votre participation à la formation ezlabormanager pour les administrateurs. Veuillez prendre quelques instants pour remplir le formulaire d'évaluation ADP, Inc V _3EZ18CANFR

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147 Description du cours ezlabormanager pour les administrateurs (72191) Programme Dans ce cours, les participants apprendront à utiliser les diverses fonctions de l'application ezlabormanager de ADP. La gestion des fiches de présence, la gestion des horaires des employés, l'évaluation des demandes de temps non travaillé, la gestion des dossiers d'employés, les tâches d'administration, les fonctions de production de rapports et l'exécution des opérations de fin de période comptent parmi les sujets abordés. Objectifs Au terme de ce cours, les participants seront en mesure de : Modifier les fiches de présence Créer des horaires répétitifs et les assigner aux employés Évaluer les demandes de temps non travaillé Entrer et modifier des données sur les employés Entrer et modifier des données sur les utilisateurs Produire des rapports Exécuter les différentes opérations de fin de période Clientèle cible Ce cours s'adresse aux personnes appelées à effectuer des tâches de gestion des heures et des présences à l'aide de l'application ezlabormanager. Préalables Connaissance pratique des ordinateurs personnels, de Microsoft Windows et de la navigation Internet. Préparation requise Aucune Matériel de cours Le document de cours ezlabormanager pour les administrateurs sera distribué en classe. Présentation du cours Formation donnée par un instructeur Durée 6 heures 30 minutes

148 Frais et politique de formation Pour obtenir de plus amples renseignements sur les frais de cours et les modalités d'inscription et d'annulation, veuillez consulter la politique de formation. V EZ15CAN

149 Annexe Table des matières Messages automatisés... 1 Auxiliaire de travail : Entrée des gains supplémentaires... 2 Auxiliaire de travail : Suppression et rétablissement d'horaires... 3 Qu est-ce que la configuration rapide des quarts de travail?... 4 Auxiliaire de travail : Utilisation de la fonction d'imputation rapide... 5 Auxiliaire de travail : Planification de rapports... 6 Accès à un rapport dont l'exécution est terminée... 7 Fonction de versement des primes salariales... 8 Auxiliaire de travail : Ajustement des primes salariales... 10

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151 ANNEXE Annexe Messages automatisés Les messages automatisés arrivent tous au même endroit, c'est-à-dire dans la boîte de réception centrale de ezlabormanager sous l'onglet Accueil. Si votre entreprise a activé la fonction de livraison par courriel, vous pouvez également recevoir vos messages par courrier électronique. Boîte de réception de ezlabormanager Un filtre permet d'afficher tous les messages, les messages lus ou les messages non lus. S'il y a une tâche à accomplir, la date d'échéance figure dans la boîte de réception. Quand vous cliquez sur un message, il s'ouvre dans le volet de lecture au bas de la page. Pour trier les messages, cliquez sur l'en-tête de votre choix. Un niveau d'importance est attribué à chaque dossier. Types d'alertes et messages correspondants Type d'alertes Messages système Demandes de temps non travaillé Exceptions Avis de présence Fiches de présence Interfaces Rapports Messages Avis d'adp sur les mises à niveau de ezlabormanager et autres changements. Messages sur les événements liés aux demandes de temps non travaillé (présentation, approbation, refus, annulation) Messages génériques vous informant des exceptions aux fiches de présence Messages à propos des retards, des absences et des mesures correctives Information sur les fiches de présence non approuvées, ou sur l'ajout ou la modification de remarques portant sur les fiches de présence Messages portant sur les importations et exportations effectuées Messages sur les événements liés aux fonctions automatisées de production de rapports, par exemple pour vous informer qu'un rapport planifié a été généré avec succès ADP, Inc. 1 V EZ18CANFR

152 ANNEXE Auxiliaire de travail : Entrée des gains supplémentaires Aperçu Les gains supplémentaires sont des gains qui ne font pas partie de la rémunération de base d'un employé, par exemple des pourboires ou des primes. Selon la configuration de l'application pour votre entreprise, il se peut que vous soyez appelé, à titre d'administrateur, à entrer ces montants pour vos employés. Instructions Étape Action 1 Dans la liste des services, sélectionnez Services aux administrateurs. 2 Sélectionnez l'onglet Administration et l'onglet de deuxième niveau Maintenance. 3 Cliquez sur le lien Gestionnaire des fiches de présence. 4 Sélectionnez l'employé pour qui vous voulez entrer des gains supplémentaires. Résultat : La page Gains supplémentaires s'affiche pour l'employé sélectionné. 5 Cliquez sur Gains supplémentaires. Résultat : La page Gains supplémentaires s'affiche pour l'employé sélectionné. 6 Cliquez sur la loupe en regard du champ Code de gain pour accéder à la liste des codes. Résultat : La page Consultation - Code de gains supplémentaires s'affiche. 7 Sélectionnez le code de gains supplémentaires approprié. Résultat : Le code de gains supplémentaires sélectionné s'affiche. 8 Dans le champ Montant indiqué, entrez une valeur pour ce gain supplémentaire. Remarque : Pour les codes de gains supplémentaires renvoyant à des valeurs non monétaires, par exemple le kilométrage, le montant final sera calculé automatiquement par le système en fonction des règles en vigueur dans votre entreprise. 9 Cliquez sur le bouton Soumettre, au bas de la page. Résultat : Les gains supplémentaires s'inscrivent sur la fiche de présence ADP, Inc. 2 V EZ18CANFR

153 ANNEXE Auxiliaire de travail : Suppression et rétablissement d'horaires Aperçu L'option Supprimer et rétablir permet d'effectuer deux actions distinctes : la fonction Supprimer vous permet d'effacer les horaires d'une journée ou de plusieurs journées à la fois, et la fonction Rétablir vous permet de ramener un horaire répétitif à ce qu'il était avant sa suppression ou sa modification. Instructions Étape Action 1 Dans la liste des services, sélectionnez Services aux superviseurs. 2 Sélectionnez l'onglet Horaires et l'onglet de deuxième niveau Horaires quotidiens. 3 Sélectionnez la plage de dates voulue et les employés à qui vous voulez attribuer l'horaire. 4 Dans la rangée «Mesure :», sélectionnez Supprimer ou rétablir horaire multiple. 5 Cliquez sur les cellules correspondant aux employés et aux dates pour lesquels vous voulez supprimer ou rétablir un horaire répétitif. Résultat : Les cellules sélectionnées deviennent bleues. 6 Fiez-vous au tableau suivant pour savoir quoi faire, selon ce que vous voulez accomplir : SI vous voulez : ALORS cliquez sur : Supprimer un horaire présent dans les cellules sélectionnées Rétablir l horaire répétitif qui était attribué à l employé Supprimer Rétablir l'horaire répétitif 7 Cliquez sur OK. Résultat : Les changements sont enregistrés et le message Opération réussie s'affiche ADP, Inc. 3 V EZ18CANFR

154 ANNEXE Qu est-ce que la configuration rapide des quarts de travail? La fonction de configuration rapide des quarts de travail de ezlabormanager permet de réutiliser des éléments d horaire existants, comme les heures d arrivée et de départ, les codes de gain et les plans de repas. Elle existe dans les deux modes de l onglet Horaires quotidiens. Instructions : Configuration rapide d'un quart de travail Méthode 1 : Utiliser un horaire existant pour configurer rapidement un quart Étape Action 1 Cliquez sur la cellule contenant le quart de travail que vous voulez enregistrer. 2 Cliquez sur la flèche diagonale descendante pour enregistrer le quart de travail. Méthode 2 : Enregistrer un nouvel horaire dans les configurations rapides Étape Action 1 Cliquez sur une cellule qui contient la mention Nouveau. 2 Entrez les heures de début (arrivée) et de fin (départ) du quart de travail. 3 Cliquez sur Appliquer. 4 Dans le champ Configuration rapide des quarts de travail, prenez la première valeur disponible. 5 Cliquez sur la flèche diagonale descendante pour enregistrer le quart de travail. Instructions : Appliquer une configuration rapide Étape Action 1 Sélectionnez la journée à laquelle vous voulez appliquer un quart déjà configuré. 2 Sélectionnez un quart de travail dans la liste Configuration rapide des quarts de travail. 3 Cliquez sur la flèche diagonale ascendante pour appliquer le quart sélectionné. 4 Cliquez sur Appliquer. 5 Cliquez sur Soumettre ADP, Inc. 4 V EZ18CANFR

155 ANNEXE Auxiliaire de travail : Utilisation de la fonction d'imputation rapide Aperçu La fonction d'imputation rapide vous permet d'enregistrer rapidement un poinçon d'arrivée, de départ ou de repas pour un ou plusieurs employés qui entrent leurs heures sur leur fiche de présence sous la forme de paires de poinçons. Cette fonction est particulièrement utile lorsqu'il se produit un événement qui empêche un grand nombre d'employés d'entrer leurs heures (assemblée générale, panne de courant ou autre). Instructions Étape Action 1 Dans la liste des services, sélectionnez Services aux superviseurs. 2 Sélectionnez l'onglet Groupe de travail et cliquez sur le lien Imputation rapide. 3 Pour créer une demande d'imputation rapide, cliquez sur Nouvelle demande. Résultat : Vous entamez l'étape 1 : Sélectionner une mesure. 4 Sélectionnez le type d'imputation rapide qui vous convient, entrez un groupe de paie si nécessaire et cliquez sur Suivant. Résultat : Vous passez à l'étape 2 : Sélectionner un employé. 5 Appliquez un filtre pour restreindre la liste d'employés, au besoin 6 Sélectionnez les employés à qui doit s'appliquer l'imputation rapide. 7 Dans les champs Moment de l'imputation, entrez la date et l'heure voulues. 8 Entrez une description de l'imputation rapide dans le champ prévu à cette fin. 9 Cliquez sur Soumettre. Résultat : La demande d'imputation rapide est transmise pour les employés sélectionnés et s'inscrit dans la page Demandes récentes d'imputation rapide ADP, Inc. 5 V EZ18CANFR

156 ANNEXE Auxiliaire de travail : Planification de rapports Instructions Étape Action 1 Sous l'onglet Planification de rapports, cliquez sur Ajouter nouveau. Résultat : La page Modifier le rapport planifié s'ouvre. 2 Dans le champ Nom, entrez le nom du rapport. 3 Dans le champ Rapport (sélectionner dans Mes rapports), sélectionnez le rapport à planifier. 4 Dans le champ Période, sélectionnez la période voulue. Résultat : La période indiquée ici remplacera la période qui avait été choisie pour le rapport de la section Mes rapports. 5 Précisez les détails relatifs à la récurrence du rapport dans la section Répétition, c'est-à-dire le jour ou le mois d'exécution ainsi que la fréquence. Pour exécuter le rapport une seule fois, cliquez sur le calendrier et sélectionnez la même date pour les champs «Du» et «Au». 6 Dans la section Intervalle de répétition, cliquez sur le calendrier et sélectionnez la date de la première exécution du rapport. Remarque : Si vous voulez que votre rapport s'exécute indéfiniment, vous n'avez pas besoin de préciser une date. 7 Sous Heure d'exécution, entrez l'heure d'exécution voulue dans le champ Ne pas exécuter le rapport avant. 8 Dans la section Format du rapport, indiquez le format dans lequel vous voulez que le rapport soit produit. 9 Sélectionnez les destinataires dans la liste Destinataires disponibles et ajoutez-les aux destinataires sélectionnés au moyen de la flèche. Si vous ne voulez pas recevoir le rapport, cochez la case Ne pas me compter comme destinataire. Pour terminer, cliquez sur Enregistrer ADP, Inc. 6 V EZ18CANFR

157 ANNEXE Accès à un rapport dont l'exécution est terminée Section Rapports dont l'exécution est terminée Une fois le rapport produit, il s'affiche dans la section Rapports planifiés dont l'exécution est terminée, en format PDF ou CSV selon les paramètres que vous aviez définis. Message dans la boîte de réception Tous les destinataires du rapport reçoivent un message dans leur boîte de réception de ezlabormanager pour les aviser que celui-ci peut désormais être consulté. Pour accéder directement au rapport, les destinataires n'ont qu'à cliquer sur le lien fourni dans le message. Information importante Les rapports demeurent accessibles pendant les sept jours suivant leur production ADP, Inc. 7 V EZ18CANFR

158 ANNEXE Fonction de versement des primes salariales Aperçu Certaines entreprises paient les vacances de leurs employés sur une base continue. Ce peut être le cas, par exemple, pour les employés occasionnels, à temps partiels ou temporaires qui n'accumulent pas d'heures de travail pour les vacances. Par contre, pour compenser, leur employeur peut leur verser, à chaque période de paie, une prime correspondant à un pourcentage de leur salaire. Le pourcentage et les codes de gain devant servir au calcul de la prime sont déterminés par règlement. Règle de génération automatique des primes salariales Lorsque la fonction de versement des primes salariales est activée, la paie des employés est ajustée en fonction des gains qu'ils ont réalisés pendant la période de paie courante. Configuration du versement des primes salariales aux employés Si votre entreprise utilise la fonction de versement des primes salariales, le champ Plan relatif aux primes salariales sera visible dans la section principale de la page Employés. Le plan de versement des primes qui s'applique pour chaque employé est habituellement défini dans le groupe de paie de celui-ci. Toutefois, il est possible de sélectionner une autre valeur dans le champ Plan de versement des primes et de l'utiliser en remplacement du plan déjà configuré. La valeur figurant dans ce champ aura préséance sur celle définie pour le groupe de paie, sauf si vous laissez le champ vide. Exemple : Page Gains supplémentaires À la page Gains supplémentaires, vous trouverez le pourcentage utilisé pour calculer la prime ainsi que le montant de celle-ci, en dollars ADP, Inc. 8 V EZ18CANFR

159 ANNEXE Exemple : Pages Sommaire de paie avec prime salariale et Détails relatifs à la prime salariale La page Sommaire de paie présente le nombre d'heures correspondant à la prime de vacances et le montant en dollars. Vous pouvez cliquer sur Prime de vacances pour obtenir des détails. Détails relatifs à la prime de vacances Exemple : Page Détails sur les paires de poinçons 2011 ADP, Inc. 9 V EZ18CANFR

160 ANNEXE Auxiliaire de travail : Ajustement des primes salariales Aperçu Le montant de l'ajustement de la prime salariale calculé par le système ne peut être modifié. Par conséquent, vous devrez passer une écriture d'ajustement manuelle pour corriger l'entrée générée par le système, au besoin. Le montant de l'ajustement doit être indiqué en dollars. Instructions Étape Action 1 Dans la liste des services, sélectionnez Services aux administrateurs. 2 Sélectionnez l'onglet Administration et l'onglet de deuxième niveau Maintenance. 3 Cliquez sur le lien Ajustement de la paie et annulation de l'approbation. 4 Sélectionnez l'employé dont vous voulez modifier la prime. Résultat : Son sommaire de paie s'affiche dans le Gestionnaire des fiches de présence. 5 Cliquez sur Créer un ajustement. Résultat : La page Ajustement de la paie s'affiche pour l'employé sélectionné. 6 Sélectionnez la date de paie appropriée. 7 Sélectionnez le code de gain correspondant à la prime salariale voulue. 8 Dans le champ Dollars, entrez la valeur monétaire (positive ou négative) de l'ajustement. 9 Cliquez sur Soumettre. Résultat : Vous obtenez un message vous indiquant que l'opération s'est déroulée avec succès et l'ajustement apparaît sous l'onglet Détails relatifs à la fiche de présence de la page Ajustement de la paie et annulation de l'approbation. Règles relatives à l'ajustement de la paie La date de paie tombe le dernier jour de la période de paie courante. La valeur en dollars correspond au total des primes salariales de la période de paie. Les valeurs dans les champs Heures et Taux doivent être à zéro. Il faut utiliser les champs de centres de coût d'attache de l'employé concerné. Cette entrée ne peut être modifiée par aucun utilisateur. Elle est visible par tous les utilisateurs (s'ils ont accès aux données sur les taux) dans le Gestionnaire des fiches de présence ou dans la fenêtre Ajustement de la paie. Un utilisateur peut passer une écriture pour corriger la valeur calculée par le système ADP, Inc. 10 V EZ18CANFR