Institut canadien d information sur la santé 1
Conférence Web sur le projet pilote du Système national de déclaration des accidents et incidents radiothérapie (SNDAI-RT) Août-septembre 2015 2
Ordre du jour Renseignements contextuels sur l ICIS, le PCQR et le SNDAI-RT Aperçu du projet pilote du SNDAI-RT Plan d activités suivant le projet pilote Accès aux données et utilisation des données Respect de la vie privée et confidentialité Aperçu du SNDAI-RT Processus de soumission par lot Processus de participation Soutien à la clientèle du SNDAI-RT de l ICIS 3
Renseignements contextuels 4
L ICIS en bref Organisme autonome et sans but lucratif 30 bases de données et registres Mandat Mener l élaboration et le maintien d une information sur la santé exhaustive et intégrée pour assurer l établissement de politiques avisées et une gestion efficace du système de santé qui permettent d améliorer la santé et les soins de santé 5
L ICIS, le PCQR et le SNDAI-RT 2010 : L ICIS lance le SNDAI pour la déclaration des accidents et incidents médicamenteux. Expansion pour inclure les soins de longue durée Expansion pour inclure la chimiothérapie 2012 : partenariat L ICIS souhaite accroître la portée du SNDAI. Le Partenariat canadien pour la qualité en radiothérapie (PCQR) cherche à recueillir des données sur les accidents et incidents en radiothérapie. 2014 : SNDAI-RT 6
Utilité et objectifs du SNDAI-RT Recueillir des renseignements normalisés sur les accidents et incidents en radiothérapie (erreurs) Mettre l accent sur l analyse et la qualité des données Système de déclaration volontaire Faciliter l échange sur les accidents et incidents en radiothérapie dans les divers centres de radiothérapie et l apprentissage à la suite de ces événements Renforcer les capacités en donnant aux dirigeants de première ligne les outils, l accès et les connaissances pour mettre en œuvre des solutions à l échelle locale Établir des partenariats importants (PCQR et Action cancer Ontario [ACO]) Permettre l analyse locale, régionale et nationale Examiner les tendances dans les données Détecter les accidents et incidents rares et émergents 7
Aperçu du projet pilote du SNDAI-RT 8
Objectifs du projet pilote Évaluer les éléments suivants : - Fichier minimal du SNDAI-RT (p. ex. lacunes et pertinence) - Processus de collecte et de soumission des données - Outil analytique - Outils de formation et soutien à la clientèle 9
Échéances du projet pilote du SNDAI-RT Activité Élaboration de la taxonomie et du fichier minimal Échéance Printemps-été 2015 Création du système Été 2015 Sélection et préparation des établissements participant au projet pilote Signature des ententes, formation et inscription des utilisateurs auprès de l ICIS Été 2015 Essai du système Septembre 2015 à février 2016 Évaluation après projet pilote Sondage Examen du fichier minimal et de la qualité des données Hiver-printemps 2016 10
Attentes envers les participants Soumettre des données Produire des rapports Nous joindre, au besoin Répondre au sondage Fournir d autres commentaires au besoin (p. ex. clarifier l information fournie dans le sondage) 11
Plan d activités suivant le projet pilote 12
Que se passera-t-il après le projet pilote? Le système demeurera opérationnel. Le projet pilote sera évalué. Sondage auprès des participants Examen de la qualité des données Le rapport d évaluation sera rempli et des commentaires seront transmis aux participants. Des changements seront mis en œuvre en fonction de l expérience du projet pilote et des commentaires reçus. Fichier minimal, formulaire de collecte de données, formation si nécessaire (y compris traduction) Mise en œuvre et mise à l essai des changements au système (2016-2017) Un document de spécifications pour la soumission par lot sera créé. Le lancement officiel du SNDAI-RT sera fait (2017). 13
Accès aux données et utilisation des données 14
Accès aux données du SNDAI-RT Fournisseurs de données (entente de service relative au SNDAI) Les utilisateurs inscrits peuvent accéder à leurs propres données intégrales, les visualiser et les analyser. 2 rôles d utilisateur : initiateur et administrateur Les utilisateurs peuvent accéder aux données dépersonnalisées des autres centres (sans identificateur d établissement ni d emplacement). On dispose d une certaine souplesse dans l administration des utilisateurs et la présentation des données (p. ex. province > service ou unité) 15
Accès aux données du SNDAI-RT Partenaires du SNDAI (entente de partage des données) Consultation des données dépersonnalisées (sans identificateur d établissement ni d emplacement) Actuellement aucun partenaire officiel pour l accès aux données du SNDAI-RT Incidents médicamenteux : ISMP Canada, Santé Canada et ACO Processus de demande spéciale de données de l ICIS Les données du SNDAI ne sont actuellement pas communiquées à des tiers. Elles pourraient un jour l être pour certaines recherches. 16
Utilisation des données Les données du projet pilote ne sont pas diffusées au public (les établissements peuvent utiliser leurs données conformément à leurs propres politiques). L utilisation des données est régie par l entente de service. Toute tentative d identifier une personne, un établissement de soins de santé, une province, un territoire ou une région sanitaire est interdite. 17
Respect de la vie privée et confidentialité 18
Politique de l ICIS sur le respect de la vie privée La Politique de respect de la vie privée relative à la collecte, à l utilisation, à la divulgation et à la conservation des renseignements personnels sur la santé et des données dépersonnalisées de l ICIS est accessible en ligne. Objectif de la politique Protéger la vie privée des Canadiens et garantir que les renseignements sont traités selon les lois et ententes en vigueur Tous les employés de l ICIS signent des ententes de confidentialité et suivent tous les ans une formation obligatoire sur le respect de la vie privée et la sécurité. L ICIS est assujetti à la surveillance indépendante du Commissaire à l information et à la protection de la vie privée de l Ontario. Une évaluation des incidences de chaque base de données sur la vie privée est effectuée afin d examiner les risques et de définir des stratégies pour les réduire. 19
Mesures de sécurité Mesures de sécurité intégrées au système Autorisation des utilisateurs, contrôle des privilèges et permissions Noms d utilisateur et mots de passe Logiciel de chiffrement intégré Registres des activités des utilisateurs et vérifications Coupe-feu puissant pour empêcher l accès non autorisé Mesures de sécurité relatives aux utilisateurs L accès au SNDAI est restreint. Les utilisateurs doivent s inscrire. Les utilisateurs inscrits sont des employés désignés des organismes ou établissements qui ont signé les ententes. Les demandes d accès sont vérifiées par contact avec le centre participant. L ICIS doit être informé de toute atteinte à la sécurité avérée ou potentielle dans les plus brefs délais. Les ententes énoncent les modalités d utilisation et de divulgation des données. 20
Anonymat Information identifiant le patient, le fournisseur ou l établissement Aucun renseignement personnel sur la santé (numéro de carte d assurance-maladie ou nom) n est recueilli. Les champs de texte des enregistrements soumis ne doivent contenir aucun identificateur de patient, de fournisseur ou d établissement, ce qui comprend les noms de personne ou d organisme, les initiales, les noms de programme ou les noms de ville ou de province. Processus de vérification L ICIS vérifie la présence d identificateurs dans chaque champ de texte. Les enregistrements ne sont pas divulgués tant que la vérification n est pas terminée. Si des identificateurs sont trouvés : l enregistrement d accident ou d incident est retourné à l établissement qui l a soumis (message dans l outil de communication privé); l établissement modifie l enregistrement d accident ou d incident et le soumet de nouveau au SNDAI-RT. 21
Renseignements confidentiels Renseignements inclus Données dépersonnalisées sur les accidents et incidents Rapports générés par le système Noms d utilisateur et mots de passe 22
Aperçu du SNDAI-RT 23
Modules du système Saisie des données Les écrans reproduisent le formulaire de collecte de données sur papier. Processus à 2 étapes possible L initiateur entre la description textuelle de l accident ou incident. L administrateur termine la saisie des données. Il est possible de créer des enregistrements préliminaires et de les terminer plus tard. Les enregistrements finaux ne peuvent plus être modifiés. Ils peuvent être retirés au besoin. 24
Modules du système Outil analytique Modèles de rapports souples qui peuvent être produits à l aide de processus structurés pour aider les utilisateurs Rapports à variable unique ou à variables multiples Comparaison avec «tout le SNDAI-RT» pour la mise en perspective Possibilité de faire un zoom avant dans les rapports pour obtenir les listes d enregistrements et de faire un second zoom avant pour consulter un seul enregistrement (dépersonnalisé s il ne provient pas du centre de l utilisateur) Affichage des données en graphiques et en tableaux Possibilité d exporter les données en format Excel ou Adobe Possibilité de sauvegarder les rapports et les modèles pour utilisation ultérieure 25
Modules du système Outil de communication Fonctions semblables à celles du courriel Non privé : la boîte de réception, le dossier des éléments envoyés et les autres dossiers sont les mêmes pour tous les utilisateurs d un même centre Avis typiques Avis concernant une ébauche datant de 30 jours Avis de l ICIS sur la qualité des données ou la présence d un identificateur Demande de renseignements supplémentaires d un autre utilisateur du SNDAI-RT Un lien figurant à l écran d affichage d un enregistrement unique permet de créer un nouveau message. Le processus de communication est anonyme (ni l expéditeur ni le destinataire ne sont identifiés). 26
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Processus de soumission par lot du SNDAI-RT 41
Aperçu de l élaboration du processus de soumission par lot Le document de spécifications pour la soumission par lot sera produit après le projet pilote. Les leçons tirées et changements apportés après le projet pilote seront intégrés. Processus de soumission par lot 1. L ICIS vérifie la correspondance entre les données recueillies dans le système de l établissement et la norme du SNDAI-RT. Dans le meilleur des cas, les données de l établissement respectent la norme du SNDAI-RT. Dans le pire des cas, les données diffèrent beaucoup et des écarts sont observés. 2. Un mécanisme d extraction régulière est élaboré pour extraire les données du système de l établissement et les envoyer à l ICIS. L opération est moins complexe si les données de l établissement respectent la norme de l ICIS. Les données doivent respecter les règles de vérification et de validation. 3. Un essai de transfert des données est exécuté. 42
Processus de participation 43
Accès au SNDAI-RT 1. Signer l entente de service de l ICIS 2. Créer un profil de l ICIS Préciser le nom de votre organisme (nom de l établissement) Inscrire une adresse courriel professionnelle valide Créer un nom d utilisateur et un mot de passe Répondre à 3 questions de sécurité 3. Demander l accès à la base de données du SNDAI-RT Accéder à votre profil Demander l accès au SNDAI-RT (programme) Définir votre rôle (initiateur ou administrateur) 44
Liste de vérification pour la mise en œuvre Créer une équipe du SNDAI-RT Examiner les éléments de données Informer le personnel Former le personnel Recueillir et gérer les données Utiliser les données 45
Équipe de soutien à la clientèle du SNDAI de l ICIS 46
Soutien à la clientèle du SNDAI-RT sndai@icis.ca 613-694-6550 (boîte vocale) Pour conserver votre anonymat, communiquez avec nous au moyen de l outil de communication du SNDAI-RT. 47
Spencer Ross Chef de section, Pharmaceutique Téléphone : 613-694-6346 Courriel : sross@icis.ca www.icis.ca/sndai 48