DIRECTIVE L'ENTRETIEN DE SERVICE DU PERSONNEL ENSEIGNANT

REPUBLIQUE ET CANTON DE GENEVE Département de l'instruction publique, de la culture et du sport Direction des ressources humaines DIRECTIVE L'ENTRETIEN DE SERVICE DU PERSONNEL ENSEIGNANT D.RH.00.04 Activités / Processus : Entretien de service Entrée en vigueur : 1er mai 2010 Version 2.1 du 7 août 2014 (Version 2 du 28 mars 2011) Date d'approbation du SG / DG / SCI: 30 avril 2010 Responsable de la directive : Directeur-trice des ressources humaines du DIP I. Cadre 1. Objectif(s) 1. Indiquer dans quels cas un entretien de service doit avoir lieu 2. Indiquer les règles de procédure à respecter 3. Indiquer les phases de l'entretien de service 4. Indiquer quelles suites peuvent être données à l'issue d'un entretien de service 2. Champ d application Membres du corps enseignant du DIP (primaire, secondaire I et II) 3. Personnes de référence Directeur-trice des affaires juridiques du département Directeur-trice des ressources humaines du département 4. Documents de référence Loi sur l'instruction publique (LIP - C 1 10) Règlement fixant le statut des membres du corps enseignant primaire, secondaire et tertiaire ne relevant pas des hautes écoles (RStCE B 5 10.04) Loi sur la procédure administrative (LPA - E 5 10) II. Directive détaillée 1. Principes généraux et cas dans lesquels un entretien de service doit avoir lieu 1.1. Principes généraux L'entretien de service vise à faire cesser, à un moment donné, une situation contraire à l'intérêt public dans laquelle est impliqué, à titre personnel, un membre du corps enseignant, et de remédier aux manquements nuisant au bon fonctionnement de l'administration. Il a un caractère ponctuel et est lié à une situation à laquelle il convient de mettre fin. Il poursuit un double objectif, à savoir : - permettre à l'intéressé-e d'exercer son droit d'être entendu; - établir les faits et les documenter. DRH Rue de l'hôtel-de-ville 6 1204 Genève Tél. +41 (22) 546 86 50 Fax +41 (22) 546 86 69 www.ge.ch

Page : 2/6 1.2. Cas dans lesquels un entretien de service doit avoir lieu L'entretien de service doit avoir lieu dans les cas suivants : - Lorsqu'il existe une présomption d'infraction aux devoirs de service pouvant mener à des éclaircissements, à un avertissement ou à une sanction administrative. - Lorsqu'un motif pouvant conduire à mettre fin aux rapports de service est constaté. C'est le cas d'une insuffisance des prestations, d'une inaptitude à remplir les exigences du poste, d'une inaptitude à observer les devoirs généraux de la fonction, ou de la disparition durable d'un motif d'engagement. 2. Règles de procédure 2.1. A l'interne de la Direction générale concernée L'entretien de service est de la responsabilité du directeur ou de la directrice d'établissement scolaire qui doit réunir au préalable, et si nécessaire, toute information utile quant aux faits. Les éléments dont il ou elle a été le témoin ou qui ont été portés à sa connaissance doivent être transmis par écrit (pli interne ou courrier électronique) au directeur ou à la directrice RH et à sa hiérarchie. 2.2. Vis-à-vis de l'intéressé-e Par le biais d'une lettre recommandée à l'adresse privée, d'une lettre qui lui est remise en main propre ou, exceptionnellement, de l'envoi d'un courrier électronique, l'intéressé-e doit être informé-e des points suivants : a) La date de l'entretien qui doit être fixée dans le respect du délai règlementaire (article 40 RStCE) de 14 jours. Exceptionnellement, ce délai peut être réduit lorsque l'entretien a pour objet une infraction disciplinaire. b) Le lieu de la séance (la séance doit se dérouler dans une salle ou un bureau assurant la confidentialité des échanges). c) qu'il s'agit d'un entretien de service, la nature de l'entretien, que celui-ci est susceptible de conduire à une sanction disciplinaire ou à une résiliation des rapports de service pour motif fondé (ne jamais préjuger en annonçant la nature de la sanction) et les éléments principaux constitutifs du manquement reproché. Tout document utile au bon déroulement de l'entretien de service doit être joint à la convocation. d) Le droit de se faire accompagner d'une personne de son choix (représentant syndical, collègue, ou autre). e) Le droit de demander qu'un-e responsable des ressources humaines soit présent-e. f) Les personnes présentes pour l'employeur. Attention : si la convocation n'a pas été faite en bonne et due forme (selon les points a) à f) cidessus) ou en l'absence, le jour de l'entretien, d'un-e participant-e requis-e, une nouvelle convocation à un entretien de service devra être adressée à l'intéressé-e. 3. Les phases de l'entretien de service a) Recevoir l'intéressé-e et lui exposer en détails les faits qui lui sont reprochés. b) Lui rappeler la/les règles dont la violation lui est/sont reprochée/s. c) Lui donner l'occasion de s'exprimer (respect du droit d'être entendu). L'intéressé-e doit pouvoir s'exprimer sur tous les points pertinents, soit sur tous les éléments de fait ou de droit qui peuvent influencer la décision à prendre. d) Indiquer à l'intéressé-e que, le cas échéant, son comportement est susceptible de conduire :

Page : 3/6 - en période probatoire : 1) au prononcé d'une sanction disciplinaire (cf. point 4.2) ; 2) à un non-renouvellement ou ; 3) à une résiliation des rapports de service avant la fin de l'année scolaire. - après la période probatoire : 1) au prononcé d'une sanction disciplinaire ou ; 2) à une résiliation des rapports de service pour motif fondé. Attention : il convient de veiller à ne pas préjuger en annonçant la nature de la sanction. e) Le cas échéant, informer l'intéressé-e qu'une demande d'ouverture d'enquête administrative est envisagée (cf. chiffre 4.3 ci-après). S'il y a demande d'ouverture d'enquête administrative, préciser à l'intéressé-e : - qu'une suspension provisoire, avec ou sans suppression de traitement, peut être prononcée par le Conseil d'etat lorsqu'une faute, de nature à compromettre la confiance ou l'autorité qu'implique l'exercice de sa fonction, lui est reprochée; - qu'il/elle devra être disponible et collaborer à l'enquête (l'article 22 de la loi sur la procédure administrative précise que les parties sont tenues de collaborer à la constatation des faits) dès que le Conseil d'etat aura pris l'arrêté d'ouverture de l'enquête administrative. f) Lorsqu'une résiliation des rapports de service pour motifs fondés est envisagée, le Conseil d'etat peut décider de prononcer, à titre provisoire, une mesure d'éloignement de la classe et du lieu de travail. Si une telle mesure est envisagée, informer l'intéressé-e. g) A l'issue de l'entretien de service, demander à l'intéressé-e s'il/elle a quelque chose à ajouter. S'il/elle désire apporter un complément écrit, lui indiquer qu'il/elle dispose d'un délai de 14 jours, dès réception du compte rendu, pour faire valoir ses observations complémentaires. Rappel : la décision de non-renouvellement doit être signifiée au plus tard le 31 mai. L'entretien de service doit, sauf s'il y a urgence (notamment dans les cas graves), avoir lieu 25 jours au moins avant la date du 31 mai (articles 77, alinéa 3, 94, alinéa 3, 107, alinéa 3 du règlement B 5 10.04) si un non-renouvellement est envisagé (14 jours dès réception de la lettre recommandée par l'intéressé jusqu'à la date de l'entretien de service (délai de préparation), puis 14 jours accordées à l'intéressé pour apporter un complément écrit et, pour l'employeur, délai de réception, examen et rédaction de la décision). h) Rédiger un compte rendu de l'entretien de service au cours de l entretien ou dans les 7 jours (à l'aide du formulaire d'entretien). Afin de minimiser les divergences ultérieures, il est recommandé d'opter pour la première solution. A noter que les divergences éventuelles peuvent y figurer ou faire l'objet d'une note rédigée par l'intéressé dans le délai imparti (selon point g ci-dessus), qui est annexée au compte rendu. L'établissement d'un procès-verbal, valant compte rendu d'entretien de service, est impératif. Un tel document permet de laisser dans le dossier une trace formelle qui permet d'objectiver, le cas échéant, les décisions consécutives. Il pourra également être produit en cas de recours. A titre exceptionnel, s'il s'avère à l'issue de l'entretien de service que celui-ci était en réalité inutile ou inadéquat, ledit entretien peut se terminer sans qu'il soit indispensable d'en formaliser le contenu. Cela suppose l'accord de tous les participants. La décision de ne pas formaliser l'entretien car celui-ci était inutile ou inadéquat doit être mentionnée sur la convocation, signée et remise en copie à l'intéressé-e et sera versée au dossier.

Page : 4/6 Le compte rendu d'entretien comprend impérativement les points suivants : - la date et la nature de l'entretien; - l'identité des personnes présentes; - la nature des faits reprochés, la règle enfreinte et l'indication selon laquelle ils ont été clairement exposés à l'intéressé; - les éléments d'explication exposés par ce dernier; - le fait que l'intéressé-e n'a rien eu à ajouter au terme de l'entretien, ou un délai de 14 jours a été accordé à l'intéressé-e pour faire valoir par écrit ses observations complémentaires, faute de quoi la procédure suivra son cours; - les éléments mentionnés sous point e) supra, en cas de demande d'ouverture d'enquête administrative; - la signature, accompagnée de la date, des personnes présentes. i) Signature du procès-verbal par le directeur ou la directrice d'établissement scolaire, le cas échéant, par le directeur ou la directrice RH, l'intéressé-e et, le cas échéant, le tiers qui l'a accompagné-e. Si l'intéressé-e refuse de signer le procès-verbal, le directeur ou la directrice d'établissement scolaire, le cas échéant, le directeur ou la directrice RH, attestent sur le document que ce dernier "a été remis à l'intéressé-e en date du, qui a refusé de le signer". j) Dans l'hypothèse où l'intéressé-e dispose d'un délai pour déposer ses observations complémentaires, agender ce délai. 4. Les suites de l'entretien de service 4.1. Aucune suite Dans le cas où l'entretien de service vaut avant tout "franche explication" (voir supra, point No 3, point h), aucune suite ne sera en principe donnée. Le fait qu'aucune suite n'a été donnée doit être mentionné dans le dossier du collaborateur / de la collaboratrice. 4.2. Prononcé d'une sanction administrative Lorsqu'un membre du corps enseignant enfreint ses devoirs de service, intentionnellement ou par négligence, il/elle peut faire l'objet d'une des sanctions suivantes : - Le blâme (prononcé par le ou la supérieure hiérarchique); - La suspension d'augmentation de traitement pendant une durée déterminée (prononcée par le ou la Conseillère d'etat chargée du département); - La réduction du traitement à l'intérieur de la classe de fonction (prononcée par le ou la Conseillère d'etat chargée du département); - Le transfert dans un autre emploi avec le traitement afférent à la nouvelle fonction, pour autant que le membre du personnel dispose des qualifications professionnelles et personnelles requises pour occuper le nouveau poste (prononcée par le Conseil d'etat); - La révocation (prononcée par le Conseil d'etat). Attention : les deux dernières sanctions ne sont envisageables qu'à l'égard d'un membre du corps enseignant nommé ou stabilisé. Si un délai a été accordé à l'intéressé-e pour apporter des observations complémentaires, attendre l'échéance de ce délai avant de préparer un projet de décision. Les voies de recours contre les décisions de sanctions précitées sont les suivantes :

Page : 5/6 - blâme : recours, dans un délai de 10 jours, auprès du ou de la Conseillère d'etat chargée du département. La décision sur recours ouvre la voie de recours auprès de la chambre administrative de la Cour de justice dans les 30 jours dès sa communication. - L'ensemble des autres sanctions : recours, dans un délai de 30 jours, auprès de la chambre administrative de la Cours de justice. Attention : le courrier valant prononcé d'une sanction doit indiquer les voie et délai de recours. 4.3. Ouverture d'une enquête administrative L'ouverture d'une enquête administrative est de la compétence du Conseil d'etat (cf. article 57, al. 3 et suivants du B 5 10.04). Elle est obligatoire si une des sanctions suivantes est envisagée : transfert dans un autre emploi ou révocation disciplinaire. Elle peut être requise dans le cas où un autre type de sanction est envisagée. a) Le directeur ou la directrice d'établissement scolaire adresse une demande écrite d'ouverture d'enquête administrative à la direction des ressources humaines de la Direction générale en annexant l'ensemble des éléments du dossier. A noter : si un délai de 14 jours est utilisé par l'intéressé-e pour apporter des observations complémentaires à l'entretien de service, attendre l'échéance de ce délai avant de préparer un projet de décision. b) La direction RH préavise une demande d'ouverture d'enquête administrative à la DRH du DIP, à laquelle elle joint l'ensemble des éléments du dossier. Cette demande mentionnera : - le cas échéant le nom, la qualité et les coordonnées de l'enquêteur proposé; - si sa demande est assortie d'une suspension provisoire et, si tel est le cas, si elle implique la suppression du traitement de l'intéressé. Si l'enquête administrative débouche sur une décision de suspension provisoire avec ou sans suspension de traitement, l'intéressé peut recourir, dans un délai de 30 jours, auprès du chambre administrative de la Cour de justice. Attention : le courrier valant prononcé d'une suspension provisoire (avec ou sans suspension de traitement) doit indiquer les voie et délai de recours. 4.4. Fin des rapports de service (non-renouvellement au 31 mai, résiliation pour motif fondé, résiliation avant la fin de l'année scolaire pour le personnel enseignant hors HES) a) Le directeur ou la directrice d'établissement scolaire prépare à bref délai un projet de décision qui sera soumis aux RH qui ont la charge de transmettre ce document ainsi que les pièces du dossier à la Direction RH du DIP. Cette étape ne concerne pas le non-renouvellement, traité d'entente entre le Service du personnel enseignant et la Direction d'établissement pour le personnel enseignant hors HES, d'entente entre le service des ressources humaines de la direction générale. Si un délai a été accordé à l'intéressé-e pour apporter des observations complémentaires, attendre l'échéance de ce délai avant de préparer un projet de décision. b) La DRH du DIP adresse alors au directeur ou à la directrice RH son préavis, lequel peut comporter des propositions de modifications (cette étape ne concerne pas le nonrenouvellement). c) Le projet définitif rédigé sur la base de ce préavis est transmis à l'organe compétent pour prononcer la résiliation des rapports de service ou le non-renouvellement, à

Page : 6/6 charge pour ce dernier de signer la décision qui sera notifiée par pli recommandé à l'intéressé-e. d) Voies de recours : - Résiliation avant la fin de l'année scolaire : recours, dans un délai de 30 jours, auprès de la chambre administrative de la Cour de justice. - Non-renouvellement : recours, dans un délai de 30 jours, auprès du Conseil d'etat. La décision sur recours ouvre la voie de recours auprès de la chambre administrative de la Cour de justice dans les 30 jours dès sa communication. - Résiliation pour motifs fondés : recours, dans un délai de 30 jours, auprès de la chambre administrative de la Cour de justice. Attention : le courrier de fin des rapports de service doit indiquer les voies et délai de recours. 4.5. Autres types de décisions A l'issue de l'entretien de service, d'autres types de décision que le prononcé d'une sanction administrative, l'ouverture d'une enquête administrative ou qu'une fin des rapports de service sont envisageables, telles que : - la décision de confirmer les objectifs fixés pour la prochaine période; - la décision de fixer des objectifs strictement liés aux motifs de l'entretien de service; - la décision de préciser les objectifs pour la prochaine période; - la décision de prolonger la période probatoire d'une année; - l'avertissement (pour rappel : ce n'est pas une sanction). 5. Procédure écrite Dans des cas exceptionnels, le droit d'être entendu est exercé de manière écrite (en lieu et place donc d'un entretien de service au cours duquel un échange oral a lieu). C'est le cas lorsque le droit d'être entendu ne peut pas se dérouler dans les locaux de l'administration en raison, notamment, de la détention du membre du personnel, de sa disparition, de son absence pour cause de maladie ou d'accident, ou de sa non-comparution alors qu'il a été dûment convoqué (articles 40, alinéa 6 B 5 10.04). Dans de tels cas, le supérieur hiérarchique transmet par écrit (courrier) au membre du personnel les faits qui lui sont reprochés (les manquements ou les violations des devoirs de services reprochés doivent être détaillés) et lui impartit un délai de 30 jours pour faire ses observations (articles 40, alinéa 7 B 5 10.04). Si le collaborateur ne donne pas suite à l'invitation de se déterminer par écrit, il est réputé avoir renoncé à s'exprimer. III. Annexes Annexe 1 : Formule de compte rendu d'entretien de service