Code PDG-03-01 Entrée en vigueur mai 2005 Mise à jour 12 juin 2008 DIRECTIVE SUR L ACCÈS AUX DOCUMENTS ET LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS OU CONFIDENTIELS 1. OBJET Décrire les conditions qui doivent prévaloir pour qu une personne ou un organisme puisse avoir accès aux documents ou renseignements personnels ou confidentiels détenus par la Régie. 2. BUT Établir et de promouvoir les normes spécifiques de gestion et de protection de l information personnelle ou confidentielle. 3. CHAMP D APPLICATION Cette directive s applique : aux demandes faites à l égard des documents détenus par elle, dans l'exercice de ses fonctions, et ce, quelle que soit la forme de ces documents : écrite, graphique, sonore, visuelle, informatisée ou autre ; à la cueillette des renseignements personnels par la Régie ainsi qu aux demandes d accès et de rectification de ceux-ci ; à la protection des renseignements personnels. Tous les membres du personnel de la Régie, son président-directeur général ainsi que ses vice-présidents doivent se conformer à cette directive.
4. DÉFINITIONS Demande d accès Toute demande adressée au responsable de l accès ou toute demande adressée à la Régie qui fait l objet d un refus total ou partiel. Responsable de l accès Le directeur des affaires juridiques et secrétaire général est désigné comme responsable pour exercer les fonctions conférées par la Loi sur l accès. Répondant d une unité administrative Tout directeur d une unité administrative de l organigramme de la Régie. En cas d absence, le substitut désigné par le directeur assume cette responsabilité. 5. MODALITÉS A) Accès aux documents de la Régie A.1 Principes généraux du droit d accès au document A.1.1 A.1.2 A.1.3 A.1.4 A.1.5 Sous réserve des restrictions prévues au droit d'accès et sous réserve du droit à la protection des renseignements personnels, toute personne physique ou morale qui en fait la demande (verbale ou écrite) a droit d'accès aux documents détenus par la Régie dans l'exercice de ses fonctions. Ce droit ne s'étend pas aux notes personnelles inscrites sur un document, ni aux documents inachevés (esquisses, ébauches, brouillons, notes préparatoires et autres documents de même nature). Le droit d'accès à un document édité ou diffusé par la Régie ou devant l être ne s'exerce que par la consultation sur place ou par l'obtention d'informations permettant au requérant de se le procurer. Le droit d'accès ne porte que sur les documents existants, c est-à-dire ne nécessitant ni calcul, ni comparaison de renseignements, etc. pour rendre accessibles des informations. À l égard des fichiers informatiques, l accès aux renseignements qui y sont contenus est possible, en autant, que les fonctions du système le permettent. Un document comportant certains renseignements protégés en vertu de la Loi sur l accès, doit être épuré de ceux-ci et être rendu accessible sauf si ces renseignements en forment la substance.
A.1.6 L accès à un document est gratuit. Toutefois des frais peuvent être perçu en vertu du Règlement sur les frais exigibles pour la transcription, la reproduction et la transmission de documents et de renseignements personnels. A.2 Restrictions au droit d'accès aux documents Les restrictions impératives, c'est-à-dire celles qui s'appliquent aux renseignements dont la communication ou la confirmation de l'existence est interdite, sont notamment : Un renseignement industriel, financier, commercial, scientifique, technique ou syndical fourni par un tiers et traité par lui de façon confidentielle sauf s il y a un risque pour la santé ou la sécurité d une personne ou pour l environnement (article 23). Un renseignement fourni par un tiers et susceptible d'avoir des conséquences économiques sauf s il y a un risque pour la santé ou la sécurité d une personne ou pour l environnement (article 24). Un renseignement ayant des incidences sur l'administration de la justice et la sécurité publique (article 28). Un renseignement relatif aux communications, recommandations, analyses et mémoires de délibération du Conseil exécutif, aux analyses et recommandations du Conseil du trésor, aux documents produits pour l'assemblée nationale (article 33). Les restrictions facultatives, c'est-à-dire celles qui s'appliquent aux renseignements dont la communication est laissée à la discrétion de la Régie, sont notamment : Un renseignement ayant des incidences sur les relations intergouvernementales (article 18). Un renseignement ayant des incidences sur les négociations entre organismes publics (article 20). Un renseignement relatif à un projet d emprunt, de transaction, de tarification ou de redevance (article 21). Un secret industriel appartenant à la Régie (article 22). Un renseignement ayant un effet sur un mandat ou une stratégie de négociation de convention collective ou de contrat (article 27). Une opinion juridique (article 31). Un mémoire de délibération du conseil d'administration (article 35). Un projet de loi ou de règlement (article 36). Un avis ou recommandation interne (article 37).
Un avis, recommandation, analyse ou épreuve (examen) fait par la Régie ou pour elle (article 38). Malgré les restrictions impératives et facultatives, ci-haut énoncées, la Loi sur l accès prévoit aussi que celles-ci peuvent être inapplicables dans certaines situations (articles 41.1 et 41.2). B) Protection des renseignements personnels B.1 Caractère confidentiel des renseignements personnels Dans un document, sont personnels les renseignements qui concernent une personne physique et permettent de l'identifier. Ces renseignements permettent de reconnaître des caractéristiques propres à la personnalité de cette personne physique. Le nom d'une personne physique n'est pas un renseignement personnel, sauf lorsqu'il est mentionné avec un autre renseignement la concernant ou lorsque sa seule mention révélerait un renseignement personnel la concernant. Les renseignements personnels sont confidentiels, sauf si leur divulgation est autorisée par la personne qu'ils concernent ; Les renseignements personnels doivent être extraits avant que toute personne non autorisée n'ait accès à un document. B.2 Renseignements personnels à caractère public Les renseignements personnels auxquels une loi confère expressément un caractère public ne sont pas confidentiels. Toutefois, l accès à des renseignements ayant un caractère public doit être refusé s ils sont demandés pour être utilisés à des fins illégitimes. À titre d exemple, l article 66 de la Loi sur le bâtiment confère un caractère public aux renseignements suivants : le nom et l'adresse du titulaire de licence, qu'il s'agisse d une personne physique ou morale; le nom et l'adresse du ou des répondants; les sous-catégories et catégories apparaissant sur la licence; le numéro de licence; la restriction apposée en vertu de l article 65.1.
Par ailleurs, la Loi sur l accès confère un caractère public, notamment, aux renseignements suivants : 1 o le nom, le titre, la fonction, la classification, le traitement, l'adresse et le numéro de téléphone du lieu de travail d'un membre du conseil d'administration de la Régie ou de son personnel de direction; 2 o le nom, le titre, la fonction, l'adresse et le numéro de téléphone du lieu de travail et la classification, y compris l'échelle de traitement rattachée à cette classification, d'un membre du personnel de la Régie. Cependant, la divulgation de ces renseignements ne doit pas avoir pour effet de révéler le traitement de cette personne; 3 o un renseignement concernant une personne en sa qualité de partie à un contrat de service conclu avec la Régie, ainsi que les conditions de ce contrat; 4 o le nom et l'adresse d'une personne qui bénéficie d'un avantage économique conféré par la Régie en vertu d'un pouvoir discrétionnaire et tout renseignement sur la nature de cet avantage; 5 o le nom et l'adresse d'affaires du titulaire d'un permis délivré par la Régie et dont la détention est requise en vertu de la Loi pour exercer une activité ou une profession ou pour exploiter un commerce; Toutefois, ces renseignements n'ont pas un caractère public si leur divulgation est de nature à nuire ou à entraver le travail d'un organisme qui, en vertu de la Loi, est chargé de prévenir, détecter ou réprimer le crime. À noter que les renseignements visés dans les 3 e et 4 e paragraphes n ont plus un caractère public si une restriction impérative ou facultative, énoncée précédemment, s applique. B.3 Exceptions au principe du consentement de la personne concernée La Loi sur l'accès prévoit certains cas où des renseignements personnels peuvent être communiqués à des tiers sans le consentement de la personne physique concernée et sans qu ils aient un caractère public. Ces cas constituent des exceptions au principe du consentement et doivent être appliqués strictement. Ils doivent tous être autorisés par le responsable de l accès sauf lorsqu il s agit de communiquer un renseignement pour prévenir un acte de violence (voir directive PDG-03-04). Toutes ces communications doivent être inscrites au dossier concerné ou s il s agit d une entente de communication de renseignements personnels, cette entente doit être inscrite au registre des communications prévu à l article 67.3 de la Loi sur l accès.
À titre d'exemples, les situations suivantes se retrouvent parmi ces cas : B.3.1 B.3.2 B.3.3 B.3.4 B.3.5 Le renseignement personnel est requis par le procureur de la Régie ou le Procureur général aux fins d'une poursuite pour infraction ou d'une procédure judiciaire. Il est important de souligner que le renseignement doit être nécessaire aux fins d une poursuite ou procédure et non d une simple enquête (article 59 (1) et (2)). Le renseignement personnel est nécessaire, aux fins d'une poursuite pour infraction, par une personne qui, en vertu de la loi, est chargée de prévenir, détecter ou réprimer le crime ou les infractions aux lois (article 59 (3)). Le renseignement personnel est nécessaire par une personne en raison d'une situation d'urgence mettant en danger la vie, la santé ou la sécurité de la personne concernée (article 59 (4)). Un renseignement personnel est accessible à toute personne qui a qualité pour le recevoir au sein de la Régie lorsque ce renseignement est nécessaire à l'exercice de ses fonctions. Cette disposition détermine qui, au sein de la Régie, peut avoir accès à ce renseignement (article 62). Le renseignement personnel est nécessaire à une personne ou à un organisme pour l'application d'une loi du Québec que cette communication soit ou non prévue expressément par la loi (article 67). B.4 Droits de la personne concernée par un renseignement personnel B.4.1 B.4.2 Toute personne physique a droit au respect de la confidentialité des renseignements la concernant détenus par la Régie. Sous réserve de certaines restrictions, toute personne physique a droit d'être informée de l'existence et d'accéder aux renseignements personnels qui la concernent et que détient la Régie. Seule cette personne, son représentant ou une personne dûment autorisée par la personne concernée peuvent avoir accès à ces renseignements à la condition que la demande soit faite par écrit. B.4.3 B.4.4 Toute personne physique a droit de faire rectifier un renseignement la concernant versé à un fichier si ce renseignement est inexact, incomplet, équivoque ou si sa collecte, sa communication ou sa conservation ne sont pas autorisées par la Loi. L accès d une personne à un renseignement personnel la concernant est gratuit. Toutefois des frais peuvent être perçu en vertu du Règlement sur les frais exigibles pour la transcription, la reproduction et la transmission de documents et de renseignements personnels.
B.5 Entente administrative d échange de renseignements personnels Avant d amorcer une négociation en vue de conclure une entente administrative d échange de renseignements ou de modifier une entente existante, le responsable de l accès doit en être avisé. Toute entente visant à communiquer des renseignements, avant d être soumise pour signature, doit être vérifiée par le responsable de l accès et soumise à la Commission d accès à l information pour avis si la Loi sur l accès l exige. Une fois signée par la Régie, l entente est inscrite au registre prévu à l article 67.3 de la Loi sur l accès s il y a lieu. B.6 Gestion des renseignements personnels La Loi sur l'accès établit certains principes relativement à la gestion des renseignements confidentiels, dont les suivants: B-6.1 Seuls les renseignements personnels nécessaires à l'exercice des attributions de la Régie ou à la mise en œuvre d un programme dont elle a la gestion peuvent être recueillis auprès de la clientèle ou auprès de son personnel. De plus, les identifiants personnels, tels le numéro d assurance maladie ou le numéro d assurance sociale, ne doivent pas être utilisés à des fins autres que pour celles pour lesquelles ils ont été émis. B.6.2 Lors de la cueillette de renseignements personnels, la Régie doit informer la personne visée de son nom et adresse, des fins pour lesquelles ce renseignements est recueilli, des catégories de personnes qui y auraient accès, du caractère facultatif ou obligatoire, des conséquences d'un refus et des droits d accès et de rectification. À noter que pour toute communication écrite destinée à recueillir de tels renseignements, on doit aussi y indiquer ces informations. Soulignons que cette obligation d informer ne s applique pas à une enquête ou à un constat fait par un membre de notre personnel que la loi charge de prévenir, détecter et réprimer les infractions. Par contre, le membre du personnel doit respecter les obligations d identification prévues à l article 118 de la Loi sur le bâtiment. B.6.3 Les renseignements personnels conservés par la Régie doivent être à jour, exacts et complets pour les fins auxquelles ils sont recueillis ou utilisés. Ils sont détruits, lorsque les fins pour lesquelles ils ont été recueillis ou utilisés, sont accomplies sous réserve du calendrier de conservation prévu à la Loi sur les archives.
B.6.4 B-6.5 La Régie doit prendre les mesures de sécurité propres à assurer la protection des renseignements personnels collectés, utilisés, communiqués, conservés ou détruits et qui sont raisonnables compte tenu, notamment, de leur sensibilité, de la finalité de leur utilisation, de leur quantité, de leur répartition et de leur support. La Régie doit établir et maintenir à jour un inventaire de ses fichiers de renseignements personnels. Cet inventaire est accessible à toute personne qui en fait la demande. C) Droits d'accès sauvegardés La communication de documents ou de renseignements personnels exigés par le Protecteur du citoyen ou par assignation, mandat ou ordonnance d'une personne ou d'un organisme ayant le pouvoir de contraindre à leur communication n'est pas restreinte par la Loi sur l'accès. À noter qu en cas d assignation (subpoena), les documents requis ne peuvent être soumis qu à un tribunal ou à une personne ayant le pouvoir de contraindre, lequel disposera de leur accessibilité. 6. RÔLE ET RESPONSABILITÉS Responsable de l accès Le responsable de l accès à l information et à la protection des renseignements personnels assume la responsabilité de la gestion et la mise à jour de cette directive.