Termes et conditions Festibière de Gatineau 2017 1. INSCRIPTION 1.1. Inscription et réservation d un espace a) Aucune inscription ne peut être faite si l exposant a un solde dû au Festibière de Gatineau; b) Le nombre de places à l extérieur et à l intérieur est limité et l inscription se fait sur une base de premiers arrivés, premiers servis; c) Le nombre de places à l intérieur est limité à six kiosques et les demandes d une même entreprise pour un kiosque à l extérieur et à l intérieur seront privilégiées; d) La date limite pour l inscription est le 15 mai 2017; e) L inscription est considérée officielle uniquement lorsque le formulaire d inscription en ligne est complété, le dépôt de 50 % du montant total du kiosque est reçu et que la résolution de la demande de permis RACJ est complétée et signée (s il y a lieu). 1.2. Frais d inscription Brasseries, cidreries et vignobles a) Extérieur et intérieur : 3 000 $ plus taxes + 25 % des ventes + 522 $ (2 x permis d alcool RACJ pour les 3 jours) b) Extérieur seulement : 2 150 $ plus taxes + 25 % des ventes + 261 $ (permis d alcool RACJ pour les 3 jours) c) Intérieur seulement : 1 300 $ plus taxes + 25 % des ventes + 261 $ (permis d alcool RACJ pour les 3 jours) Agroalimentaires et restaurants a) Extérieur seulement : 1 900 $ plus taxes *Rabais de 30 %, sur le coût d'inscription seulement, pour les demandes reçues avant le 15 avril 2017. 1.3. Compris avec votre inscription a) Une (1) tente 10x10 (extérieur seulement) et/ou un (1) espace 10x10 (intérieur); b) Une (1) prise 1 500 watts, 120 volts, 15A; c) Un (1) éclairage 40 watts au plafond (extérieur seulement); d) Cinq (5) passes d exposant; e) Une (1) table de 6 ; f) Deux (2) chaises; g) Accès au camion réfrigéré; h) Enseigne d identification du kiosque; i) Inscription de votre compagnie sur le site Web de l événement; j) Inscription de votre compagnie au programme officiel de l événement (sans logo); k) Mention sur les médias sociaux de l événement.
1.4. Obligations de l exposant a) Le solde du paiement doit être acquitté en totalité avant le 26 mai 2017 afin de maintenir votre inscription en vigueur; b) La résolution de la demande de permis RACJ doit être reçue avant le 15 mai 2017; c) Les documents suivants doivent être reçus avant le 26 mai 2017 : Preuve d assurance responsabilité valide (2 millions $) (section 7.4); Liste de prix de l'ensemble des produits apportés sur le site*; Quantité de marchandises à entreposer dans le camion réfrigéré; Copie de votre permis MAPAQ (s il y a lieu). d) Chaque exposant du type brasserie, cidrerie ou vignoble doit fournir au Festibière de Gatineau des produits pour une valeur de 200,00 $ qui seront exposés dans la section VIP. Le montant de 200,00 $ sera facturé à l'exposant avant l'événement. Un remboursement sera émis, dans un délai de 15 jours ouvrables après l événement, aux exposants ayant fourni une valeur de 200,00 $ de produits. *Des frais de retard peuvent s'appliquer pour une liste reçue après le 26 mai 2017. 2. MODALITÉS DE PAIEMENT 2.1 Paiement a) Le paiement au complet OU un paiement minimal de 50 % du montant total accompagné du reste du paiement, en chèque postdaté, est requis sur réception de la facture; b) Les chèques postdatés doivent être faits au plus tard le 26 mai 2017; c) Les chèques doivent être libellés à l ordre de Cinqdixquinze; d) Des frais de retard équivalent à 2 % par mois seront exigés pour tout paiement reçu après le 26 mai 2017; e) Les paiement par carte de crédit sont acceptés moyennant un frais de 3.5 %; f) Aucun exposant ayant un solde ne sera admis sur le site. 2.2 Rabais a) Un rabais de 30 %, sur le frais d inscription seulement, sera accordé pour toute inscription reçue avant le 15 avril 2017. 3. MONTAGE DU KIOSQUE 3.1 Période de montage a) Extérieur : Le mercredi 7 juin 2017 de 9 h à 21 h; b) Intérieur : Le mercredi 7 juin 2017 de 18h à 23 h; c) Le montage des kiosques se fait selon l horaire qui vous sera acheminé quelques semaines avant l événement.
3.2 Emplacement du kiosque Les espaces de kiosque sont attribués en fonction du nombre d exposants et à la discrétion des organisateurs. Le numéro de votre kiosque et le plan du site vous seront transmis dès que le plan d aménagement final sera disponible. L insatisfaction ou la nécessité de faire des modifications au kiosque attribué à l exposant n autorise en rien ce dernier à retirer sa participation ou à réclamer des dommages auprès des organisateurs. L exposant ne peut sous-louer son kiosque ou le partager avec quiconque sans le consentement des organisateurs. 3.3 Identification du kiosque a) Le comité organisateur fournira et installera une enseigne afin d identifier chaque kiosque; b) Seul le nom de votre entreprise fourni lors de l inscription et votre numéro de kiosque y seront inscrits. 3.4 Affichage et publicité a) L affichage à l intérieur du kiosque est permis; b) Seul l affichage au-dessus du seuil d entrée du chapiteau sera toléré; c) Tout exposant désirant apporter des parasols doit en faire la demande. Le comité organisateur se réserve le droit de refuser, d imposer le lieu de diffusion et limiter la quantité; d) La pose de toute bannière, affiche ou drapeau est la responsabilité et aux frais de l exposant. 3.5 Décoration et autres a) Tout accessoire décoratif doit être ignifuge; b) Tout accessoire décoratif extérieur non fixé à la structure du chapiteau est interdit; c) Tout article ou décoration ne respectant pas les normes devra être retiré immédiatement. 4. FONCTIONNEMENT SUR LE SITE a) La vente de cocktail alcoolisé est interdite sur le site et réservé au Festibière de Gatineau. b) Les exposants brassicoles, cidreries et vignobles pourront verser un maximum de 8 onces à la fois. Il est interdit de remplir un verre à pleine capacité. c) Les prix de vente minimums sont les suivants : 2 $ pour 4 onces et 4 $ pour 8 onces. d) Aucune vente ambulante n est permise. e) Aucun verre autre que le verre officiel du Festibière de Gatineau 2017 sera toléré sur le site. Toute dégustation devra être servie dans ce verre ou dans un verre de plastique de 4 onces compostable. f) Les verres en vitre sont interdits sur le site. g) La vente de produits promotionnels (verre, t-shirt, etc.) est permise mais se fera uniquement au «magasin général», moyennant une redevance de 15 % pour couvrir les frais de gestion. Pour effectuer la vente d'articles promotionnels, les
exposants devront soumettre un inventaire et une liste de prix au responsable des exposants, au plus tard le 26 mai 2017. h) Les exposants agroalimentaires et restaurants devront seulement utiliser les assiettes et ustensiles de service fournies par le Festibière. Un service de réapprovisionnement sera assuré par l équipe verte. i) Seuls les exposants inscrits comme restaurateurs peuvent vendre de la nourriture. j) Les kiosques doivent être en opération tous les jours, selon les heures d ouverture du site. k) La diffusion de musique à l intérieur des kiosques, outre que celle de l organisation, est strictement interdite. 5. SÉCURITÉ SUR LE SITE a) Tous les exposants doivent se conformer aux demandes de la RBQ, la RACJ, le MAPAQ, la CSST, le Service d incendie de la Ville de Gatineau, la Ville de Gatineau et le Musée canadien de l histoire. Ces organismes feront l inspection du site avant l ouverture des portes et vérifieront la conformité des installations. b) Tout barbecue, friteuse, fumoir et autre équipement de cuisson doivent être stables et homologués d un sceau de certification reconnu par la RBQ. c) Les exposants des catégories agroalimentaire et restaurant auront seulement le droit à une (1) friteuse sous la tente. Cet appareil peut contenir 2 paniers standards servant à la friture. Si vous avez plus d une friteuse, vous devez avoir un chapiteau additionnel ou un système d extinction spécial. d) Tous les exposants de la catégorie agroalimentaire et/ou restaurant doivent se munir d un extincteur de type ABC. e) Selon la loi sur l usage du tabac dans les lieux publics et pour assurer la sécurité des lieux, il est strictement interdit de fumer à l intérieur des chapiteaux. 6. DÉMONTAGE a) La période de démontage est le samedi 10 juin 2017 de 23 h à 2 h (extérieur) et de 1 h à 7 h (intérieur) ainsi que le dimanche 11 juin 2017 de 8 h à 18 h (extérieur seulement). b) Tous les kiosques à l intérieur doivent être démontés avant le dimanche 11 juin 2017 à 7 h. c) Le service aux kiosques doit être assuré jusqu à la fermeture officielle du festival, soit le samedi 10 juin 2017 à 23 h (extérieur) et le dimanche 11 juin 2017 à 1 h (intérieur). d) Le démontage se fait sous la supervision et la coordination de l équipe logistique du Festibière et celle-ci est responsable de déterminer l ordre d entrée sur le site. e) Les exposants utilisant un bac de récupération des huiles usagées doivent les retourner au Service aux exposants avant leur départ. 7. PERMIS ET OBLIGATIONS a) Un permis de la Régie des alcools, des courses et des jeux (RACJ) est obligatoire sur le site pour tous les exposants vendant des produits alcoolisés. La demande de
permis de réunion sera faite par le Festibière de Gatineau, au tarif établi par la RACJ. La résolution signée fera office d autorisation. b) Les exposants des catégories alimentaires doivent se procurer un permis d événements spéciaux en règle auprès du MAPAQ et nous faire parvenir une copie de cette demande ou l extension du permis au plus tard le 26 mai 2017. c) Tout exposant est tenu responsable d obtenir tout autre permis pertinent et obligatoire à la nature de son exploitation. d) Une police d assurance de responsabilité civile de l ordre de 2 000 000 $ nommant le Cinqdixquinze, la Ville de Gatineau et la Musée canadien de l histoire à titre d assurés additionnels est exigée. Une copie doit être envoyée au Festibière de Gatineau au plus tard le 26 mai 2017. e) Aucune vente d alcool n est permise aux personnes mineures (17 ans et moins). Les festivaliers de 17 ans et moins ne porteront pas de bracelet. La vérification de l âge des festivaliers est la responsabilité de chaque exposant. f) La vente d alcool à une personne présentant des signes visibles d ivresse est contraire à la loi. Chaque exposant est responsable d appliquer cette loi. En cas de problème, veuillez-vous référer à un agent de sécurité. 8. ANNULATION a) Toute demande d annulation doit être faite par écrit. b) 50 % du coût total d inscription (excluant les options) sera retenu en cas d annulation avant le 15 mai 2017. c) Aucun frais ne sera remboursé si l annulation est faite après le 15 mai 2017. 9. RESPONSABILITÉ DES EXPOSANTS a) Tous les exposants sont présumés avoir pris connaissance des présents règlements et conditions du Festibière de Gatineau 2017 et en accepter les termes décrits. b) Chaque exposant est responsable de transmettre l ensemble des règlements à son personnel.