Mise à jour : septembre 2011 Chapitre 19 L évaluation du Bureau de l audit interne et la reddition de comptes
Table des matières 1. L évaluation de la performance... 1 2. Les mécanismes d évaluation... 1 2.1 Les indicateurs de performance... 2 3. La reddition de comptes... 2 3.1 Le rapport périodique des activités... 2 3.2 Le rapport de gestion... 3
1. L évaluation de la performance Un processus d évaluation de la performance permet de mettre en évidence les améliorations qui devraient être apportées afin de mieux répondre aux attentes du Comité d audit et de la direction. 2. Les mécanismes d évaluation L auditrice interne procède en continu à l évaluation de la performance du Bureau de l audit interne en s appuyant sur : la supervision et la révision de dossiers de missions d audit, d avis ou d enquête qu elle exerce; les commentaires des spécialistes en audit à la suite d une mission afin de se prononcer sur la pertinence de la mission, son étendue, son déroulement, les problèmes particuliers rencontrés et la collaboration des unités responsables des activités auditées; le processus d évaluation du personnel du Bureau; le suivi des activités du Bureau réalisé trimestriellement et déposé au Comité d audit; l analyse des écarts en termes de temps et d échéance entre les travaux réalisés et le plan des activités du Bureau de l audit interne approuvé; les commentaires de la direction, recueillis lors des rencontres régulières; les indicateurs de performance qui mesurent : la productivité du Bureau axée sur l équilibre du temps consacré aux missions d audit et aux avis par rapport aux jours de travail disponibles, mission première du Bureau; la qualité des recommandations; la conformité du Bureau aux normes internationales pour la pratique professionnelle de l audit interne; la satisfaction de la direction par rapport à la qualité des travaux du Bureau; la satisfaction du Comité d audit par rapport à la performance du Bureau. Au moins tous les cinq ans, l évaluation interne est complétée par une revue des activités, réalisée au moyen du questionnaire d autoévaluation, qui est par la suite validée par un évaluateur indépendant qui produit un rapport sur les résultats de ses travaux. Chapitre 19 L évaluation du Bureau de l audit interne page 1
2.1 Les indicateurs de performance L évaluation de la performance du Bureau repose notamment sur des critères préalablement identifiés et approuvés par le Comité d audit. Afin de permettre des conclusions pertinentes, une comparaison historique des résultats est nécessaire. Ceci suppose également qu une méthodologie appropriée de collecte de données soit en place. Ainsi, le Bureau s est doté de processus et d outils pour encadrer la consultation auprès de la direction et du Comité d audit pour l évaluation interne de la conformité aux normes internationales pour la pratique professionnelle de l audit interne ainsi que pour la surveillance des recommandations. De plus, le personnel du Bureau complète une feuille de temps permettant de colliger l information pertinente en lien avec l imputation des jours de travail disponibles. 3. La reddition de comptes L auditrice interne doit rendre compte périodiquement au Comité d audit de ses pouvoirs et de ses responsabilités, du degré de réalisation du plan des activités du Bureau (conformément à la norme 2060 Rapports à la direction générale et au Conseil, de l Institut des auditeurs internes) ainsi que de l évaluation de sa performance. À cette fin, le Bureau produit des rapports d activité périodiques en plus d un rapport annuel de gestion. 3.1 Le rapport périodique des activités Le suivi des activités du Bureau présente notamment l état d avancement des missions d audit et leur degré de réalisation et met en évidence tout écart avec les budgets de temps autorisé et les échéances établies. Ce rapport est produit quatre fois par année. La fréquence reflète le cycle des activités et correspond à la fréquence des rencontres du Comité d audit. Page 2 chapitre 19 L évaluation du Bureau de l audit interne
3.2 Le rapport de gestion Une fois par année, l auditrice interne produit un rapport de gestion. Axé sur l évaluation de la performance du Bureau, le rapport de gestion de l année qui vient de s écouler traite : de la conformité du Bureau aux normes internationales pour la pratique professionnelle de l audit interne; de l indépendance et de l absence de conflit d intérêts; du degré de conformité à la Politique sur l audit interne; du respect de la méthodologie du Bureau pour garantir que les observations d audit sont pertinentes et que les recommandations sont appropriées et à valeur ajoutée; de l état d avancement du plan d amélioration continue; de l état d avancement des travaux suivant le calendrier établi pour l année et les explications appropriées de tout écart important, par exemple les missions non réalisées ou reportées; des données sur les activités d audit interne par rapport au budget de temps; des résultats mesurés au moyen des indicateurs de performance incluant une appréciation de la direction et du Comité d audit; des observations sur le suivi de la mise en œuvre des recommandations; des renseignements sur le personnel (nombre d années d expérience pertinente, compétences, titre, formation, attentes et évaluation); des données financières; de toute autre question exigeant une attention particulière du Comité d audit et du recteur. Chapitre 19 L évaluation du Bureau de l audit interne page 3