Soigner la rédaction du contrat La clause de délégation de pouvoirs : partager les responsabilités Votre entreprise se développe et vous avez de plus en plus de difficultés à veiller personnellement à la bonne marche de vos services et au respect de la réglementation applicable à votre activité. Vous souhaitez déléguer certaines de vos responsabilités à des salariés qui veilleront, à votre place, à l application de la réglementation. Comment devez vous procéder? Quels sont les effets de la délégation? Peut-on déléguer sur tout ou y a-t-il des domaines réservés à l employeur? Retrouvez les mises à jour de cette fiche et des modèles téléchargeables sur www.editions-tissot.fr en saisissant la référence dans le moteur de recherche La bonne méthode Déléguer une partie de vos prérogatives à un salarié mieux à même de connaître et d appliquer les obligations qui doivent être respectées est une mesure de saine gestion lorsqu une entreprise se développe. Par cette délégation, vous allez également vous protéger, car le salarié qui va exercer une partie de vos pouvoirs va devenir, sous certaines conditions, responsable pénalement des actions qu il va mettre en œuvre. Pour que la délégation de pouvoirs soit valable, vous devez respecter des conditions strictes. Étape 1 Identifier les domaines que vous pouvez déléguer La délégation de pouvoirs est issue de la pratique de l entreprise. Hygiène et sécurité La délégation de pouvoirs est le plus souvent utilisée en matière d hygiène et de sécurité, où la réglementation est complexe et peut, en cas d inobservation, entraîner des accidents et engager la responsabilité pénale de l employeur. Dans ce domaine, les tribunaux considèrent que l employeur commet une faute s il ne la prévoit pas dès lors qu il ne peut plus (du fait notamment de la taille de son entreprise) assurer lui-même l'application de la réglementation. Gestion du personnel Dans le BTP, la délégation de pouvoirs est utilisée fréquemment en matière de gestion du personnel, gestion administrative, commercialisation, transports, environnement et, d une manière générale, dans tous les domaines où la responsabilité pénale du chef d entreprise peut être engagée. Concernant la gestion du personnel, elle peut être prévue pour assurer le respect de la législation en matière de durée du travail, d embauches, de procédures de licenciement, d organisation des élections professionnelles, etc. Relation avec les instances représentatives du personnel Les réunions avec les délégués du personnel peuvent faire l objet d une délégation. Dans ce cas, vous devez être particulièrement vigilant, car vous ne pouvez pas désigner un représentant qui ne ferait qu enregistrer les questions des représentants du personnel et vous les transmettre. En effet, selon les tribunaux, cette manière de procéder porte atteinte au bon fonctionnement des institutions représentatives du personnel et constitue un délit d entrave. De fait, la délégation peut concerner tous les secteurs de votre entreprise, à condition toutefois qu elle ait une taille ou une complexité d organisation significative. Ainsi, les délégations que vous mettrez en place seront considérées par les juges comme un moyen d échapper à vos responsabilités et, de ce fait, deviendront sans effet en cas de litige : si votre entreprise est de taille modeste ; si vous avez une connaissance immédiate des évènements qui surviennent ; si vous pouvez veiller vous-même à l application de la réglementation. Il n existe aucun seuil minimal (en effectif, chiffre d affaires, masse salariale, etc.) à partir duquel vous pouvez mettre valablement en place une délégation. Il n y a pas de règles préétablies en la matière et les juges sont souverains dans leur appréciation. Ils examinent la validité de la délégation au cas par cas et retiendront comme principaux critères : la nature de votre activité ; la complexité de votre organisation ; l existence d un ou plusieurs établissements ou chantiers et leur éloignement ; le nombre de salariés ; etc. Étape 2 S assurer que le salarié retenu peut bien être délégataire Pour pouvoir recevoir une délégation de pouvoirs, le délégataire doit : être salarié de votre entreprise ; être placé dans une situation de subordination à votre égard. Vous devez ensuite vérifier si son contrat de travail prévoit la possibilité d une délégation. Si tel n est pas le cas, vous devrez convenir avec lui la possibilité d y ajouter un avenant. - 127 -
La clause de délégation de pouvoirs : partager les responsabilités Vous pouvez déléguer à tous les niveaux de votre hiérarchie sous les conditions cumulatives suivantes : le délégataire doit avoir les compétences nécessaires ; il doit avoir une autorité suffisante ; il doit avoir les moyens pour mener à bien sa mission. Attention Vous ne pouvez pas donner une délégation à plusieurs salariés pour la même mission car, selon les juges, un tel système est susceptible de restreindre l'autorité et d'entraver les initiatives de chacun des délégataires. Étape 3 Rédiger une clause de délégation de pouvoirs La délégation de pouvoirs doit être certaine. Elle doit résulter d'éléments clairs et précis et le délégataire doit apparaître clairement comme tel dans l entreprise. Les tribunaux n exigent pas l existence d un écrit. La délégation peut être orale et même implicite. Cependant, pour des raisons évidente de preuve, il est fortement conseillé qu'elle soit écrite (voir Notre conseil). Elle doit être limitée dans son étendue (secteur d activité, mission déterminée, service). Selon les tribunaux, une délégation ne peut pas régulièrement être consentie lorsqu'elle provoque un abandon complet des responsabilités du dirigeant. Elle doit avoir une durée suffisante. Les juges ne fixent pas de durée minimale, mais l exercice des fonctions du délégataire doit être suffisamment stable pour que les manquements lui soient imputables. Elle doit être antérieure aux manquements commis. Le délégataire doit avoir accepté implicitement ou explicitement la délégation. En tout état de cause, il ne doit pas l avoir formellement refusée. Étape 4 Connaître les effets de la délégation et ses limites En tant que chef d entreprise, vous êtes personnellement responsable des infractions commises par vos salariés ou par vous-même. Transfert de votre responsabilité pénale en tant que personne physique La délégation de pouvoirs vous permet, en cas d infraction, d écarter votre responsabilité pénale, qui est transférée à votre délégataire. Le délégataire devient responsable pénalement du respect des prescriptions dans le ou les domaines délégués. Toutefois, ce principe n est pas absolu, il comporte des limites. Lorsque vous prenez une décision nécessitant la consultation préalable du CHSCT ou des délégués du personnel, vous devez vous assurer, en cas de délégation de la présidence du CHSCT (s il existe) ou des réunions des délégués du personnel, que votre délégataire a bien rempli sa mission de consultation dans les domaines prévues par le Code du travail. A défaut, vous serez conjointement responsable de délit d entrave. Votre responsabilité pénale peut être engagée : si vous n intervenez pas pour mettre fin aux agissements de votre délégataire alors que vous étiez informé que ce dernier allait commettre une infraction ; si vous avez commis une négligence ou une imprudence ayant permis la réalisation de l infraction, notamment par une mauvaise organisation de l entreprise. Les juges ont considéré notamment que le fait de ne pas mettre fin à une délégation confiée à un délégataire notoirement incompétent constituait une négligence engageant la responsabilité pénale du chef d entreprise ; si vous avez participé de près ou de loin à l infraction. Pour que la délégation de pouvoirs joue son rôle exonératoire, aucune faute personnelle ne doit pouvoir vous être reprochée. Attention Pendant la durée de la délégation, vous devez veiller à ce que le délégataire continue de réunir toutes les conditions requises. Le délégataire est pénalement responsable des infractions commises en son absence. Il en est ainsi, notamment, pendant son congé annuel, s il n a pas pris avant son départ les mesures nécessaires pour que soit assuré le respect des règles relevant de ses attributions. Si aucune faute personnelle ne peut être imputée au délégataire, sa responsabilité sera exclue. Maintien de votre responsabilité civile Votre responsabilité civile peut toujours être engagée en raison des actes commis par un de vos salariés. En effet, selon le Code civil, vous répondez des faits commis par vos salariés dans l exercice de leurs fonctions, peu importe le fait que, par le jeu d une délégation de pouvoirs, le salarié soit pénalement responsable. L action en responsabilité civile est ouverte à toute victime pour assurer la réparation d'un préjudice qu'elle a subi. Évitez les erreurs Ne confondez pas délégation de pouvoirs et délégation de signature La délégation de signature ne vous exonère pas de votre responsabilité pénale, car les décisions prises par le délégataire dans le cadre d une délégation de signature sont considérées par les tribunaux comme vos propres décisions. Ne perdez pas la maîtrise de vos délégations par le jeu des subdélégations Si les salariés auxquels vous avez confié une délégation peuvent à leur tour déléguer sans votre accord exprès, vous risquez une dilution des pouvoirs et des responsabilités et de créer la confusion parmi votre personnel. Évitez les subdélégations permanentes mais organisez avec vos délégataires des subdélégations ponctuelles en cas d absence, par exemple, de vos responsables. - 128 -
La clause de délégation de pouvoirs : partager les responsabilités Ne vous immiscez pas dans le déroulement d une mission pour laquelle vous avez mis en place une délégation car, selon les juges, le caractère réel de la délégation pourrait être remis en cause, votre responsabilité pénale restant pleine et entière. Le délégataire doit avoir le pouvoir de sanctionner directement et immédiatement une infraction relevant de son domaine de délégation. Le rôle des délégués du personnel Bien que cette obligation ne soit pas expressément prévue par les textes, nous vous recommandons d informer vos représentants du personnel des délégations mises en place. Enfin, sachez qu un salarié qui détient une délégation d autorité permettant de l'assimiler au chef d'entreprise est exclu de l'électorat et de l'éligibilité aux fonctions de représentants du personnel. Les sanctions possibles Si les conditions de validité de la délégation ne sont pas remplies, vous resterez responsable pénalement et en tant que personne physique des infractions commises par votre délégataire. En cas de contestation sur l existence d une délégation, vous devrez apporter toutes les preuves nécessaires. Les juges apprécient la réalité d une délégation de pouvoirs au cas par cas, au vu des éléments de fait qui leur sont soumis. Notre conseil Avant de confier la délégation, prévoyez un entretien au cours duquel vous informerez le salarié désigné et lui remettrez la délégation Cette transmission en personne de la délégation pourra vous permettre de répondre à toutes les interrogations que se poserait le salarié. C est aussi un moyen de l assurer de votre confiance. Formalisez la délégation par un écrit qui sera signé pour acceptation par le salarié Pour votre sécurité juridique, nous vous recommandons vivement la rédaction d un écrit précisant l objet et l étendue de la délégation de pouvoirs. A cet effet, vous pourrez rédiger un acte exprès de délégation de pouvoirs, une lettre de mission ou un avenant au contrat de travail. Vous pourrez compléter cet écrit par un organigramme et/ou une note de service, diffusé le plus largement possible dans l entreprise. La note de service peut également être un moyen de confirmer le positionnement hiérarchique du délégataire à l égard des autres salariés et des tiers et de faciliter ainsi l accomplissement de sa mission. Questions / Réponses Je viens de reprendre une petite entreprise. J ai gardé son directeur qui avait une délégation de pouvoirs en matière d hygiène et de sécurité. Cette délégation est- elle toujours valable? Non, elle est devenue caduque. Vous devez expressément la renouveler ou en établir une nouvelle. J ai prévu des délégations de pouvoirs en matière d hygiène et de sécurité pour mes responsables de chantiers. Peuvent-ils déléguer à leur tour leurs responsabilités sans m en avertir? Le salarié délégataire peut, à son tour, déléguer tout ou partie des pouvoirs qui lui ont été confiés à un subdélégataire, dès lors que celui-ci remplit les conditions vues précédemment. Il a été jugé qu une subdélégation est valable même si elle n a pas été autorisée expressément par le chef d entreprise. Si vous souhaitez que votre accord soit nécessaire pour la mise en place d une subdélégation, vous devez le prévoir formellement dans votre clause de délégation. Modèles téléchargeables Délégation de pouvoirs à un chef d'équipe - Mod.230 Délégation de pouvoirs à un responsable matériel - Mod.231 Délégation de pouvoirs à un personnel d encadrement technique ou administratif - Mod.919 Délégation de pouvoirs à un conducteur de travaux, un chargé d affaires - Mod.1398 Délégation de pouvoirs à un chef de chantier - Mod.1401 Délégation de pouvoirs (hygiène et sécurité) - Mod.2101 Délégation de pouvoirs (gestion du personnel) - Mod.2103 Délégation de pouvoirs (en matière commerciale) - Mod.2104 Pour aller plus loin sur le sujet Déléguer ses pouvoirs en hygiène et sécurité - GLB.03.1.030 Délégation de pouvoirs : comment l'organiser? - GLB.04.2.020 Retrouvez les mises à jour de cette fiche, les fiches associées, les modèles téléchargeables et les textes officiels de la fiche souhaitée sur www.editions-tissot.fr en saisissant la référence dans le moteur de recherche. Exemple : GLB.01.3.070-129 -
Gérer le personnel du BTP La solution tout en un, dédiée au BTP, pour une gestion du personnel efficace. Vos avantages Rapide : bénéficiez d une solution tout en 1 intégrant directement les spécificités BTP, actualisée en permanence Simple : retrouvez pour chaque situation, la marche à suivre étapes par étapes Pratique : utilisez les modèles prêts à l emploi (lettres, contrats, etc.) personnalisables et imprimables Les fiches conseils Toutes les démarches et réponses concrètes spécifiques au BTP pour vous accompagner au quotidien Les situations exposées sont issues de cas réels du monde du BTP. Elles sont traitées de manière synthétique et simple sous forme de fiches conseils sur Internet. Pour chaque cas, vous êtes guidés dans vos démarches en suivant : - La bonne méthode > pour agir efficacement, pas à pas ; - Les erreurs à éviter > pour déjouer les pièges éventuels ; - Le rôle des DP > pour savoir à quel moment ils doivent intervenir ; - Les sanctions possibles > pour maîtriser les risques que vous encourez ; - Les modèles personnalisables > pour avoir les documents prêts à l emploi. Cette publication est spécialement conçue pour les entreprises de moins de 50 salariés. Support Internet : accès illimité pendant 1 an. Mises à jour permanentes directement intégrées dans le corps des fiches. Moteur de recherche par mots-clés. Liens hypertextes vers les articles du Code du travail cités dans la fiche. Vos conventions collectives Retrouvez toutes les dispositions spécifiques à votre branche d activité Bénéficiez d un accès illimité à votre convention collective en intégralité et à jour, parmi les 390 conventions disponibles. Grâce au support Internet, ce module offre une réactivité sans égale. Mis à jour toutes les semaines, vous êtes certain de disposer en permanence d informations fiables. Les modifications sont directement intégrées dans le corps des conventions. Pour vous garantir des informations précises, vous êtes informé par une mention spéciale lorsqu une convention collective est en cours de modifications. La sélection de votre convention se fait par mot-clé, code NAF, IDCC ou numéro de brochure au JO. Le moteur de recherche permet de trouver l information souhaitée à l intérieur de chaque convention. Vous disposez d un accès direct aux salaires minimaux pour simplifier votre utilisation quotidienne. Support Internet : accès illimité pendant 1 an. Mises à jour hebdomadaires directement intégrées. 4 conventions au choix. Les modèles personnalisables Tous les outils pratiques pour passer à l action Retrouvez tous les modèles de lettres, les contrats, les certificats, les formulaires, les check-lists, les tableaux de synthèse essentiels pour agir concrètement. Indispensable pour ne plus faire d erreur et gagner du temps, vous personnalisez le modèle depuis votre traitement de texte. Il suffit ensuite d imprimer directement le document final. Support Internet : accès illimité pendant 1 an. Format Word, Excel ou Pdf selon les documents. Mis à jour en permanence. Les salaires minimaux Les données indispensables tous les mois Retrouvez les salaires minimaux, les valeurs de point, les indemnités de repas et de petits déplacements pour les ouvriers, les ETAM et les cadres. Chaque accord est détaillé par région ou département en précisant la date d'application. Les chiffres à jour sont disponibles à tout moment pour ne pas faire d'erreur. Support Internet : accès illimité pendant 1 an. Mises à jour permanentes. L'accès aux e-news Tissot de votre choix Recevez chaque semaine par e-mail des conseils opérationnels sous forme de brèves d actualité sociale, de cas de jurisprudence commentés, de modèles de lettres Support Internet Voir la fiche produit en ligne THÈMES TRAITÉS Recrutement Temps de travail Absences et congés Rémunération Santé et sécurité Evolution des salariés Gestion des départs Pour 1 an d abonnement Les fiches conseils Vos conventions collectives Les modèles personnalisables Les salaires minimaux Les e-news Tissot Prix Référence A l issue de la première année, le montant du réabonnement annuel sera d environ 22 HT/mois. Offre 100 % Internet 269 HT GBOW www.editions-tissot.fr
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