Secrétaire, trésorier : organiser le bureau pour renforcer le CE

Secrétaire, trésorier : organiser le bureau pour renforcer le CE Conférence de février mars 2012 page 1

Cadre général Le double rôle du comité Rôle dans les activités sociales et culturelles Art L 2323-83 du Code du Travail : «Le CE assure ou contrôle la gestion de toutes les activités sociales et culturelles établies dans l entreprise, prioritairement au bénéfice des salariés ou de leur famille» Art R 2323-20 du Code du Travail => liste des activités sociales et culturelles Rôle économique du CE Objectif : la défense des salariés Art L 2323-1 du Code du Travail : «Le CE a pour objet d assurer une expression collective des salariés, permettant la prise en compte permanente de leurs intérêts dans les décisions relatives à la gestion et à l évolution économique et financière de l entreprise, à l organisation du travail, à la formation professionnelle et aux techniques de production» Pour un objectif unique : améliorer la vie des salariés page 2

L organisation du Bureau Le bureau est composé du secrétaire et éventuellement du trésorier, du secrétaire adjoint et du trésorier adjoint. La loi ne prévoit qu une seule fonction au sein du CE, celle du secrétaire. Les autres fonctions et leurs attributions (trésorier, secrétaire et trésorier adjoints ) ne sont pas abordées par le Code du Travail et sont définis par le comité dans son règlement intérieur. Le CE est un organe collégial. Les décisions doivent donc être prises en commun, collégialement. Les orientations et décisions du CE sont prises àla majorité des membres présents (L. 2325 18), Les décisions ne peuvent donc être prises uniquement par les membres du bureau, sauf pour les affaires courantes et la gestion quotidienne du CE où bien entendu le secrétaire ou le trésorier sont aptes àagir seul. page 3

Secrétaire du CE : une fonction obligatoire Pour tenir une réunion CE, la présence du secrétaire et du Président sont nécessaires. A défaut, le CE ne peut valablement délibérer. Le secrétaire est l interlocuteur principal du Président, pendant et en dehors de réunions. Toutefois, il n a pas de voix prépondérante lors des votes. Il est également l interlocuteur privilégié de l inspecteur du travail, du médecin du travail, et des autres acteurs éventuels (experts, fournisseurs, etc.) = > Le secrétaire a une place centrale au sein du CE, sans avoir pour autant une place supérieure à celles des autres membres (sauf si le règlement intérieur du CE en décide autrement). page 4

Les missions du secrétaire Ordre du jour : le secrétaire établit l ordre du jour des réunions plénières, conjointement avec le Président (L. 2325 15). Cette rédaction conjointe suppose que les parties se rencontrent, échangent sur les points àinscrire. A défaut, le Président commet un délit d entrave (Cass. crim., 15 mai 2007, n 06 84318). Procès verbal : il rédige le projet de PV de réunion soumis à approbation. Une fois le PV approuvé, il se charge de sa diffusion (R. 2325 3). Rien n interdit au secrétaire de se faire aider d un adjoint ou d un membre du CE pour cette tâche. En revanche, l employeur ne peut ni exiger de collaborer àla rédaction du PV ni exiger d en être co signataire. Il ne peut encore moins se substituer au secrétaire. Réunion préparatoire : en général, le secrétaire organise et anime les réunions préparatoires du comité avant chaque réunion plénière. page 5

Les missions du secrétaire Archives : il est responsable de la conservation des archives. Cependant le règlement intérieur du CE peut prévoir que le trésorier se chargera de la conservation des archives liées àla trésorerie. Affaires courantes : le secrétaire a également la charge de gérer les affaires courantes du CE (réception et envoi des courriers notamment). Référent : Lors du renouvellement du CE, le secrétaire doit transmettre les informations importantes aux nouveaux membres élus. Il «passe le témoin». De plus, il est le référent principal auprès des autres instances représentatives du personnel (DP, CHSCT). page 6

Les moyens du secrétaire Le secrétaire dispose des moyens matériels du comité : ceux mis àla disposition par l employeur en vertu de l obligation légale (ordinateur, etc. ) ceux acquis par le CE lui même Le CE peut également engager un(e) sténodactylographe ou un salarié qui assistera le secrétaire dans l exécution de ses missions. En revanche, le secrétaire du CE ne bénéficie pas d heures de délégation supplémentaires; sauf si un accord collectif ou le règlement intérieur du CE le prévoit. En qualité de titulaire, le secrétaire peut bénéficier au titre des dispositions de l article L. 2325 44 du Code du travail de la formation économique du CE et notamment d une formation spécifique sur le rôle du secrétaire. page 7

L élection du secrétaire a lieu lors de la 1er réunion du CE. L élection du secrétaire L. 2325 1 et R. 2325 1 du code du travail Le secrétaire est nécessairement désigné parmi les titulaires du CE. Les suppléants, les représentants syndicaux et, a fortiori, le Président ne peuvent être désigné à ce poste. L élection du secrétaire s effectue par un vote àla majorité des membres présents (Cass. soc., 5 janvier 2005, n 02 19080). Peuvent voter : Les membres titulaires présents et le cas échéant, les suppléants remplaçant les titulaires absents ; Le Président, puisqu il s agit d une mesure interne au fonctionnement du CE (Cass.soc., 5 janvier 2005, n 02 19080). page 8

L élection du secrétaire En cas d égalité des voix, le candidat élu secrétaire sera le candidat le plus âgé (Cass. soc., 30 novembre 2011, n 10 23986). = > Notre conseil : Le règlement intérieur du CE peut prévoir des règles de départage différentes, en prenant en compte le critère d ancienneté dans l entreprise, ou en fonction des résultats aux dernières élections par exemple. Il peut également être prévu un 2e tour en cas d égalité des voix. Les litiges relatifs àla désignation du secrétaire relèvent de la compétence du Tribunal de grande instance (TGI), qui peut statuer en référé (urgence liée àla nécessité pour un CE d avoir un secrétaire). page 9

Trésorier du CE : une fonction non obligatoire Fonction non prévue au sein du Code du travail, elle n est donc pas obligatoire mais fortement conseillée afin de ne pas alourdir les missions du secrétaire. Le trésorier trouve sa légitimité au sein du règlement intérieur du Comité d entreprise. = > Notre conseil : définir précisément les missions de chaque membre du bureau du CE au sein du règlement intérieur. Le trésorier peut être désigné parmi les élus titulaires ou suppléants du CE. L élection du trésorier a lieu lors de la 1ere réunion du CE. Il est élu par les membres titulaires ou, en leur absence, par les suppléants qui les remplacent. Le Président peut participer au vote. L élection du trésorier s effectue par un vote àla majorité des membres présents. = > Notre conseil : privilégier les élus titulaires, seuls bénéficiaires d heures de délégation. page 10

Les missions du trésorier Comptabilité : Le trésorier ouvre et gère les comptes bancaires du CE, assure l enregistrement de toutes les écritures, tient les livres de comptes, effectue les contrôles d engagement de dépenses et les paiements aux fournisseurs, établit les factures. = > Notre conseil : prévoir dans le règlement intérieur du CE, une double signature des chèques (trésorier/secrétaire) au delà d un certain montant. Budgets prévisionnels : Le trésorier peut établir des budgets prévisionnels pour la subvention de fonctionnement et pour celle des activités sociales et culturelles, en conformité bien entendu avec les décisions prises àla majorité du CE. Ce budget prévisionnel permet ainsi de procéder àun vote global en début d année sur les dépenses de fonctionnement et les activités sociales et culturelles, de prévoir un vote spécifique en cours d année au delà d un certain montant. = > Notre conseil : en fin d année, il peut être judicieux de faire un audit auprès des salariés pour déterminer leurs souhaits en matière d activités sociales et culturelles et ainsi élaborer un budget prévisionnel répondant àleurs attentes et aux caractéristiques des salariés. Compte rendu de gestion annuel : A la fin de chaque année, le trésorier doit établir le compte rendu détaillé de sa gestion financière en distinguant : le montant des ressources dont le CE a disposé pour le budget de fonctionnement et les dépenses afférentes d une part, et d autre part, le montant des ressources pour les activités sociales et culturelles et les dépenses en la matière (R. 2323 37). Ce compte rendu doit être ensuite affiché sur les panneaux du CE. Compte rendu de gestion de fin de mandat : En fin de mandat, les membres du comité sortant rendent compte au nouveau comité d entreprise de leur gestion (R. 2323 38). Les membres du comité sortant lui remettent tous documents concernant l'administration et l'activité du comité. Le trésorier du comité sortant peut alors présenter l activité du CE et sa gestion financière lors de la première réunion plénière du nouveau CE. page 11

Les moyens du trésorier Le trésorier dispose des moyens matériels du comité : ceux mis àla disposition par l employeur en vertu de l obligation légale (ordinateur, etc. ) ceux acquis par le CE lui même Le trésorier du CE ne bénéficie pas d heures de délégation supplémentaires ; sauf si un accord collectif ou le règlement intérieur du CE (en accord avec la Direction) le prévoit. Par ailleurs, s il s agit d un élu suppléant, le trésorier du CE ne disposera d aucune heure de délégation sauf si un accord collectif ou le règlement intérieur du CE (en accord avec la Direction) le prévoit. Si le trésorier du CE est un élu titulaire, il pourra bénéficier au titre des dispositions de l article L. 2325 44 du Code du travail de la formation économique du CE et notamment d une formation spécifique sur le rôle du trésorier. page 12

Durée du mandat de secrétaire et du trésorier La durée du mandat de secrétaire et de trésorier est identique à la durée du mandat de membre du CE. Le secrétaire ou le trésorier peut démissionner de son mandat de membre du bureau à tout moment. Il perd alors la qualité de secrétaire ou de trésorier mais pas celle d élu du CE. Les membres du CE peuvent également destituer le secrétaire ou le trésorier, après l avoir entendu, s ils estiment qu il remplit mal sa fonction. La révocation du secrétaire ou du trésorier est issue d un vote majoritaire des élus titulaires (CA Dijon, 13 septembre 2005). page 13

Remplacement du secrétaire et du trésorier Remplacement du secrétaire : En cas d absence temporaire ou définitive du secrétaire, le CE doit désigner un secrétaire remplaçant. Il ne s agit pas nécessairement du secrétaire adjoint sauf si le règlement intérieur du CE le prévoit. Absence temporaire du secrétaire (maladie, déplacement professionnel, etc.) : pour tenir la réunion, il faudra désigner un secrétaire de séance puisque la présence d un secrétaire est obligatoire. La présence d un secrétaire de séance devra apparaître au PV de la réunion. Absence définitive (arrêt de longue durée, démission, départ de l entreprise notamment) : il faut procéder à une nouvelle élection. Si aucun titulaire ne se porte candidat, un secrétaire de séance devra être élu pour chaque séance. Remplacement du trésorier : En cas d absence temporaire ou définitive du trésorier, il est recommandé pour le CE de désigner le remplaçant du trésorier. Il ne s agit pas nécessairement du trésorier adjoint sauf si le règlement intérieur du CE le prévoit. Si le règlement intérieur ne prévoit pas que le trésorier adjoint remplacera le trésorier et si aucun élu ne se porte candidat pour le remplacer, les tâches du trésorier reviendront au secrétaire. page 14

Responsabilités du secrétaire et du trésorier Tant qu il reste dans le cadre de l exercice de ses fonctions, la responsabilité personnelle du secrétaire ou trésorier ne peut pas être engagée. C est le CE qui devra répondre de ses actes, en tant que personne morale. En revanche, en cas de faute individuelle commisse par le secrétaire ou le trésorier, sa responsabilité personnelle pourra être engagée (détournement de fonds, diffamation àl encontre de l employeur, etc.). La responsabilité du secrétaire ou du trésorier en tant que personne physique peut parfois se cumuler avec celle du CE. page 15

Renforcer le CE 1er axe :établir un règlement intérieur Etablir un règlement intérieur du CE permet d élaborer àfroid les règles de fonctionnement du CE (élections, commissions, réunions plénières et préparatoires ) et ainsi de compléter les dispositions légales et réglementaires en vue d éviter d éventuels conflits. Une fois adopté, il devient la Loi du CE et s impose àtous ses membres y compris au Président. Il peut, également, définir les relations avec les salariés (les bénéficiaires des activités sociales et culturelles, les pièces justificatives demandées ). 2ème axe : Les rapports aux salariés Une diffusion plus rapide des PV et d une synthèse (flash info), la mise en place d un livret de présentation du CE (rôles, permanences du CE, activités proposées), la création d un site internet permettront une meilleure communication. page 16

Renforcer le CE 3ème axe : La formation des Elus Le CE joue un rôle de défense de l intérêt collectif dès lors qu un projet de l entreprise est susceptible d impacter la situation et l emploi du personnel. Se former permet de défendre et de représenter au mieux les salariés. 4ème axe : L appel àdes Experts Face à l accélération des restructurations d entreprises et la complexité du monde des affaires, le comité d entreprise peut recourir à l assistance d experts pour l aider à appréhender des situations difficiles. Les experts auxquels peut faire appel le Comité d entreprise sont : Un expert comptable Un expert en technologie Un expert technique spécialisé dans le domaine de compétences dont le CE a besoin (experts juridiques ) Selon le cas, les experts en question sont rémunérés par l entreprise ou par le budget de fonctionnement du CE. page 17

Guide Pratique des élus de CE & de CHSCT Actualisé des dernières dispositions législatives Enrichi notamment sur les sections CHSCT, risques psychosociaux, nouvelle représentativité syndicale, etc Nouveau! Version en ligne actualisée en permanence et fournissant de nombreux outils (documents types et modèles de courriers, lettre mensuelle, calendriers trimestriels, etc.) Pack Premium (1 an) 190 Guide Pratique (1 exemplaire) Guide en ligne Boîte àoutils (documents types, code du travail, élections professionnelles, PSE, etc.) Lettes mensuelles d actualités juridiques et sociales Numéros spéciaux (dossiers thématiques) BONUS : 3 questions auprès de nos juristes en droit social + Guide Pratique (exemplaire supplémentaire 56 ) Pack Optimum (1 an) 550 Pack Premium 3 modules de formation en ligne + Guide Pratique (exemplaire supplémentaire 56 ) Pack Intégral (1 an) 1750 Pack Optimum Diagnostic flash du CE (compta et procédures) + Guide Pratique (exemplaire supplémentaire 56 ) page 18

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