Congrès intercantonal «Les enjeux du vieillissement en Suisse» Descriptif du congrès Date et lieu : jeudi 3 décembre 2015, 08h30 18h00, Palais de Beaulieu, Lausanne Public cible : tous les professionnels engagés auprès de la personne âgée, aux représentants des services de la santé publique, de la formation et des associations ainsi qu à tous les collaborateurs dans le secteur de la santé. Nombre de participants attendus : 250-300 personnes Buts du congrès pour les participants : Etre informé des travaux et réflexions en cours, non seulement au niveau national et cantonal, mais aussi dans les lieux de prise en charge allant de l ambulatoire au stationnaire, en passant par l évolution des professions de la santé et des pratiques professionnelles; Profiter du panel d experts de renom aux plénières et séminaires. Pour les exposants : Présenter leurs produits, leur association société, Atteindre un public cible spécifique et les acteurs-clés touchés par la thématique, Etre en contact avec des possibles prospects et parties prenantes. Les bonnes raisons de devenir sponsor de ce congrès : Profiter de la visibilité donnée par un événement d envergure nationale, Associer son nom à un congrès apportant une réelle plus-value à ses participants, Ajouter un événement professionnel de qualité traitant d un thème porteur dans ses activités. 1. Sponsor du Congrès Plusieurs possibilités s offrent à vous! Partenaire Premium CHF 6'000.- TTC Partenaire Basic CHF 4'000.- TTC 2. Espace d exposition A. Stand modulaire 9 m 2 (3x3) B. Table d exposant (offre réservée aux associations, sociétés, fédérations, etc.) Variante 1 (4m 2 ) Variante 2 (6m 2 )
1. Sponsor du Congrès Deux offres : Partenaire Premium CHF 6'000.- Partenaire Basic CHF 4'000.- Prestations proposées Premium* Basic** Avant le Congrès Mention de votre participation à titre de partenaire sur site web ELS avec un (hyper)lien vers votre site * * Pendant le Congrès Stand modulaire 12 m 2 (3x4), 4 spots - 2 tables ronde alu - 5 chaises noires Stand modulaire 9 m 2 (3x3), 3 spots - 1 table ronde alu - 3 chaises noires Parking et dépose du matériel d exposition la veille dès 18h30 2 1 Diffusion du logo de votre institution/société sur l écran géant de la salle des assemblées plénières à l ouverture du congrès et aux pauses * - Possibilité de mettre un roll-up dans les espaces ouverts * * Insertion de 1-2 annexes dans le sac des congressistes * - Mise à disposition de la liste des congressistes * * Accès aux congrès avec repas et pauses 5 3 Café accueil : nom et logo en évidence dans l espace consacré * - Mention du logo sur le programme final remis aux congressistes et disponible en ligne * * Après le Congrès Mention du logo dans le dossier de presse * - Mention dans l e-mail de remerciements * - Mention dans le compte-rendu de l événement sur le site web ELS * * * *
2. Espace d exposition Vous avez la possibilité de louer un espace en marge de l offre de sponsoring. L espace d exposition est situé dans le hall d'entrée et dans l espace pause, et peut être visité avant le début du Congrès et durant les pauses. A. Stand modulaire 9 m 2 (3x3) / 3 accès au congrès/repas-pauses : CHF 3 300.- hors TVA 3 spots 1 table ronde alu 3 chaises noires B. Table d exposant (offre réservée aux associations, sociétés, fédérations, etc.) Variantes Variante 1 : 4 m 2 (2x2) 1 table / 2 chaises / 1 panneau poster / 1 accès au congrès / repas-pauses Variante 2 : 6 m 2 (2x3) 2 tables / 3 chaises / 1 panneau poster / 2 accès au congrès / repas-pauses Prix HorsTVA CHF 420.- CHF 840.- Conditions générales Règlement en vigueur Par la signature du contrat, l'exposant reconnaît le caractère obligatoire des conditions générales de ce congrès. L Institut et Haute Ecole de la Santé La Source se réserve le droit d'édicter et de faire appliquer d'autres dispositions et directives jugées nécessaires dans des cas particuliers. Les prescriptions des conditions générales et les dispositions relatives à la construction et à l'aménagement des stands sont également applicables. Conditions, confirmation de contrat et paiement La demande de participation se fait au moyen du formulaire d inscription officiel. Avec sa signature, le sponsor/l exposant s engage à : - Respecter les conditions générales du contrat, - Accepter les adaptations ou modifications décidées par l Institut et Haute Ecole de la Santé La Source, - Installer / vider le stand et assurer une présence durant les pauses prévues durant le Congrès, - A la réception de la réservation, l Institut et Haute Ecole de la Santé La Source confirmera par courrier, l'attribution définitive du stand ainsi qu une facture. La facture de 30% du montant global est à régler à la réservation et le solde au 22 octobre 2015. La confirmation entraîne la validité juridique du contrat d'exposant sans aucune restriction. La confirmation fait partie intégrante du contrat d'exposant.
Résiliation de l inscription En cas de résiliation après conclusion du contrat, le sponsor/l exposant s acquitte des dédommagements suivants : - jusqu à 16 semaines avant le congrès (13 août) : 1/3 du montant contractuel, - jusqu à 6 semaines avant le congrès (22 octobre 2015) : 2/3 du montant contractuel, - moins de 6 semaines avant le congrès : 3/3 du montant contractuel. Attribution des stands Tous les stands disposent d une visibilité similaire. L espace d exposition est géré par l organisateur. Le plan de répartition sera remis préalablement sur demande. Une version finale ainsi que le nombre d inscriptions sera communiqué dès le 20 novembre 2015. Montage et démontage Le montage et le démontage se font entre 7h et 20h le jour du congrès. Pour les offres premium et basic - sur demande et arrangement préalable - la dépose de matériel est possible la veille de 18h30 à 20h00. Badges, parking et bons repas/boissons Les badges, tickets de parking (selon l offre) et bons de repas seront remis à l accueil. Des tickets de parking supplémentaires seront proposé au tarif préférentiel de CHF 20.- à l accueil. Assurances Tous les exposants doivent être couvert par une assurance Responsabilité Civile (RC), vol et incendie. L Institut et Haute Ecole de la Santé La Source n est en aucun cas responsable en cas de vol ou autre dommage causé sur le stand des exposants. Détails techniques et logistique Un petit local commun est mis à disposition en cas de besoin (matériel, cartons, autres,..). Un wi-fi public est disponible, le code d accès sera communiqués à l accueil. Dispositions relatives à la protection des données Par la signature du contrat d'exposant, l'exposant s'engage à accepter que ses données personnelles et les données de sa société puissent être traitées par l Institut et Haute Ecole de la Santé La Source et que ces données puissent être communiquées à la presse ou un partenaire contractuel. Déclaration de l exposant L'exposant reconnaît par sa signature avoir pris connaissance des conditions générales du contrat ci-dessus. Droit et For juridique Le droit suisse est applicable. En cas de litige avec l Institut et Haute Ecole de la Santé La Source, l'exposant reconnaît la compétence des tribunaux ordinaires du canton de Vaud.
Inscription Nous souhaitons réserver les prestations suivantes : 1. Sponsor du Congrès Partenaire Premium.. CHF 6'000.- TTC Partenaire Basic CHF 4'000.- TTC 2. Espace d exposition Stand modulaire 9m 2 (3x3) Table d exposant : variante 1 4 m2 (2x2) uniquement pour les organismes à but non-lucratif (associations, sociétés, fédérations, etc.) Table d exposant : variante 2 6 m2 (2x3) uniquement pour les organismes à but non-lucratif (associations, sociétés, fédérations, etc.) CHF 3'300.- HT CHF 420.- HT CHF 840.- HT Le soussigné accepte les conditions générales et les conditions de paiement, ainsi que les autres dispositions indiquées dans le présent formulaire et s engage à les respecter. Nom de la société :... Nom et prénom de la personne de contact :........ Rue : NP/Localité :... Email de la personne de contact :..... Téléphone direct de la personne de contact :.. Date, tampon et signature :. Délai au 30 septembre 2015 Si vous souhaitez des renseignements, merci de contacter Anne-Claire Huni au 021/641.38.10 Inscription à renvoyer : Par courriel à ac.huni@ecolelasource.ch Par la poste à : Mme Anne-Claire Huni, Institut et Haute Ecole de la Santé La Source, av. Vinet 30, 1004 Lausanne.