TERMES DE REFERENCE Mission n 17SANIN171 I. Informations générales Intitulé de la mission Composante Thématique(s) Bénéficiaire(s) Pays Durée totale des jours prévus 20 Appui au SE/CNLS-TP et à l INC/FM/BENIN pour la conduite de la formation de son personnel et des équipes de gestion des financements Fonds Mondial (PNT, PSLS, PNLP, PIB) pour l'appropriation des procédures de gestion et de gouvernance du Fonds Mondial. RSS/Tranverse Gouvernance Instance Nationale de Coordination des interventions financées par le Fonds mondial de lutte contre le Sida, la tuberculose et le paludisme au Bénin (INC/FM/BENIN) Bénin II. Justification de la mission L Instance Nationale de Coordination des interventions financées par le Fonds Mondial de lutte contre le Sida, la Tuberculose et le Paludisme (INC/FM/BENIN) a été créé à l'avènement du Fonds mondial de lutte contre le Sida, la Tuberculose et le Paludisme en 2002 à l'initiative du ministère de la Santé et des partenaires techniques et financiers. Il constitue une instance de partenariat multisectoriel (gouvernement, communautés affectées, société civile, secteur privé, partenaires bilatéraux et multilatéraux) chargée d'assurer la mobilisation des ressources et le suivi stratégique de la mise en œuvre des subventions accordées par le Fonds mondial au Bénin. En Avril 2017, le cadre institutionnel de fonctionnement de l INC/FM/BENIN a été réformé (décret N 2017-245 du 19 avril 2017 portant modification du décret N 2017-140 du 02 mars 2017 portant création, composition, attributions et fonctionnement du Conseil National de Lutte contre le VIH/Sida, la Tuberculose, le Paludisme, les IST, et les Epidémies [CNLS-TP]). La principale nouveauté est le rattachement de l INC/FM/BENIN au Département de la Coordination des Projets et Programmes sous Financement Extérieur (CPFFE) du SE/CNLS-TP fortement recentré sur la coordination des actions de mobilisation de ressources et de la mise en œuvre des interventions. Et pour améliorer la performance des projets et programmes de lutte contre le VIH/SIDA, la tuberculose, le paludisme, les IST et les épidémies pour l élimination en vue de l éradication, un Service de Suivi de la Performance (SSP) programmatique et financière des projets et programmes sous financement extérieur est créé. Le Service du Suivi des Performances (SSP) a pour vocation d assurer les performances stratégique, programmatique et financière des interventions de lutte contre le VIH/SIDA, la tuberculose, le paludisme, les IST et les épidémies en palliant les insuffisances de la Commission de Suivi Stratégique (CSS) et garantir les performances stratégiques, programmatiques et financières des interventions de Termes de références 17SANIN171 1
lutte contre le VIH/SIDA, la tuberculose, le paludisme, les IST et les épidémies en vue d accélérer leur élimination. Dans le cadre du Nouveau Cycle de Financement 2018-2020, le FM a alloué au Bénin une enveloppe totale de 67 021 483 euros pour la reconduction des programmes de lutte contre les trois maladies (VIH/Sida, tuberculose et paludisme). Le Bénin a déjà soumis au FM en Mars 2017 pour les trois maladies des demandes de financement par la procédure de reconduction qui ont été approuvées par le TRP par le Fonds Mondial. L INC/FM/BENIN est chargée d'assurer outre la mobilisation des ressources, le suivi de la mise en œuvre de ces subventions accordées par le Fonds mondial au Bénin afin d en assurer la performance. C est dans ce cadre [afin d améliorer leur performance dans la réalisation des objectifs fixés] et pour ce faire, qu il est apparu nécessaire de relever les capacités des programmes, en particulier les PR bénéficiant des financements du Fonds mondial. En plus, il est également urgent d instaurer un cadre de concertation et de suivi des programmes mais plus encore de mettre en place un mécanisme d appui afin de faire progresser les programmes vers l élimination des maladies. L atteinte de cet objectif passe nécessairement par la maîtrise et l appropriation rapide et optimale par le personnel du SE/CNLS-TP, de l INC/FM/BENIN et des équipes de gestion des programmes [notamment les Principaux Récipiendaires(PR)] des fonctions clés, des nouvelles directives en matière de gestion financière et de gouvernance institutionnelle et les instruments de prise de décision du FM. C'est pour assurer qualitativement cette formation que l INC/FM/BENIN sollicite de ses partenaires techniques et financiers la mise à disposition d un consultant international ayant à la fois une bonne des procédures du FM pour appuyer la réalisation de cette formation. Les présents Termes de Références sont élaborés pour préciser l objectif de la demande de financement, les missions à accomplir et le budget. III. Objectifs et résultats poursuivis 1) Objectif général de la mission L objectif général est d appuyer l INC/FM/BENIN dans le déroulement de la formation du personnel du SE/CNLS-TP, de l INC/FM/BENIN et des équipes de gestion des PR sur les fonctions clés, les nouvelles directives en matière de gestion financière et de gouvernance institutionnelle et les instruments de prise de décision du FM. 2) Objectifs spécifiques - Actualiser le diagnostic fait par l INC pour faire ressortir les besoins de l INC/FM/BENIN et du CNLS- TP ; - Accompagner l INC/FM/BENIN dans le choix des thématiques et modules de formations ; - Élaborer les outils de formations en lien avec les thématiques et modules identifiées (présentations, TDR des travaux de groupe, Cas pratiques, etc.) ; - Accompagner l INC/FM/BENIN dans le déroulement des différentes activités de la formation ; - Former en compagnie des autres formateurs identifiés par l INC/FM/BENIN les équipes de gestion des PR et le personnel du CNLS-TP ; 3) Résultats à atteindre Termes de références 17SANIN171 2
À la fin de la mission : - Les besoins de l INC/FM/BENIN et du CNLS-TP sont connus - Les thématiques et modules de formations sont identifiés ; - Les outils de formations en lien avec les thématiques et modules identifiées (présentations, TDR des travaux de groupe, cas pratiques, etc.) sont élaborés ; - Les différentes activités de la formation se sont bien déroulées ; - Les équipes de gestion des PR et le personnel du CNLS-TP sont formés ; IV. Description de la mission 4) Activités prévues Dans le cadre de sa mission, l expert conduira les activités suivantes : 1- Réaliser un diagnostic organisationnel de l INC/FM/BENIN et du CNLS-TP afin de définir les besoins à court, moyen et long termes de ces deux jeunes organisations 2- Définir de commun accord avec le CPPFE et sur la base du manuel Opérationnel du FM les thématiques et modules de formation ; 3- Élaborer les outils de la formation : Appui à l élaboration des présentations en tenant compte du manuel opérationnel du Fonds Mondial et autres documents. Élaboration des outils nécessaires (TDR des travaux de groupe, Cas pratiques). 4- Animer avec d autres formateurs les modules de formation. 5- Former et/ou accompagner les équipes de gestion à s approprier du manuel opérationnel 6- Procéder à l évaluation de la formation et proposer un projet de cadre de gouvernance entre les PR et les structures de coordination nationales. 5) Livrables attendus Les livrables suivants sont attendus : - Diagnostic présentant les besoins à court, moyen et long termes ; - Liste des thématiques et modules de la formation ; - Les documents (présentations) et outils nécessaires au bon déroulement de la formation ; - Les rapports d évaluation et de la formation 6) Coordination Le suivi de la mission est réalisé par l INC/FM/BENIN sous la coordination de la Coordination des Projets et Programmes sous Financement Extérieur (CPPFE). Outre la coordination, des échanges réguliers seront à prévoir avec d autres formateurs identifiés par l INC/FM/BENIN, le LFA et l équipe pays du Fonds mondial. V. Lieu, Durée et Modalités d exécution 7) Période de mise en œuvre : janvier-février 2018 Termes de références 17SANIN171 3
8) Date de démarrage : Janvier 9) Date de fin : Février La mission se terminera par un débriefing de la mission avec le SE/CNLS-TP, l INC et expertise France. 10) Durée effective : 20 jours prestés La durée effective des prestations (jours ouvrables) de l'expert - est 20 jours, dont 19 jours au Bénin 01 jour à domicile pour, la rédaction de rapports. 11) Planning/calendrier : Le calendrier prévisionnel d exécution des missions se présente comme suit : Description des activités Lieu Période Durée (H/J) Expert 1 : Actualisation du Cotonou Janvier 9 diagnostic Préparation et Cotonou Janvier / 10 dispensation de la formation février Rédaction du A distance Janvier / 1 rapport février Total 20 L expert se rendra au Service de Coopération et d'action Culturelle (SCAC) de l'ambassade de France en début et en fin de mission pour une réunion d'échanges avec le SCAC. VI. Expertise et profil demandés 12) Nombre d experts : 1 13) Profil d expert Poste : 01 : international en gouvernance et gestion des subventions FM A. Qualifications et compétences : - Titulaire d un diplôme universitaire de 3 ème cycle en sciences sociales et humaines, administration, renforcement des organisations ou expérience équivalente - Spécialisation / Compétence en gestion, finance, planification ; - Connaissance des procédures du Fonds mondial - Excellentes qualités /capacités : de communication de travail en équipe et relationnel de transmission des savoirs Termes de références 17SANIN171 4
de supervision d analyse et résolution des problèmes de prise de décision et d initiative - Excellente maitrise du français (écrit / oral) B. Expérience professionnelle générale - Expérience professionnelle d au moins 5 ans dans les pays du Sud, notamment en Afrique de l ouest ; - Expérience professionnelle d au minimum 5 ans en renforcement de capacités d organisations en gestion dans les pays en développement ; - Bonne connaissance des outils et des procédures de gestion du FM. C. Expérience professionnelle spécifique - Parfaite connaissance des modalités de fonctionnement du Fonds mondial et des dernières directives liées à la gestion des subventions ; - Expérience similaire d élaboration de modules de formation et de formation des équipes des PR et des INC sur les procédures de gestion du FM (financière, administrative, institutionnelle, etc.); - Une expérience au Bénin serait un atout. VII. Compte-rendu de missions Un compte rendu (maximum 10 pages et suivant le modèle fourni) devra être remis par mail après chaque mission dans un délai de 10 jours après le retour. Ce compte-rendu, rédigé en français, devra pouvoir être diffusable auprès de l ensemble des partenaires concernés par la mission. VIII. Informations pratiques L INC/FM/BENIN mettra à disposition de l expert les moyens suivants : une salle de réunion avec connexion internet et un véhicule en cas de déplacement hors de Cotonou. Termes de références 17SANIN171 5
Termes de références 17SANIN171 6