MUNICIPALITE PREAVIS N 10/2002 AU CONSEIL COMMUNAL Acquisition de matériel informatique pour la Bibliothèque municipale
-1- Vevey, le 9 mai 2002 Madame la Présidente, Mesdames, Messieurs, 1. Objet du préavis Le présent préavis a pour objet une demande de crédit de Fr. 140'000.-- pour l acquisition d un nouveau système informatique comprenant un nouveau logiciel et le matériel d exploitation pour la Bibliothèque municipale de Vevey. 2. Historique La bibliothèque municipale, telle que nous la connaissons aujourd hui, date de sa reprise par la commune en 1962. Elle occupe tout l entresol du Musée Jenisch et comprend les services suivants : bibliothèque adultes, enfants et phonothèque. Elle compte aujourd hui environ 45'000 ouvrages dont une partie est renouvelée régulièrement grâce aux acquisitions (env. 2000 par année). Le fonds ancien est stocké dans les sous-sols du collège bleu et compte env. 30'000 ouvrages. La bibliothèque compte, en 2002, 7500 lecteurs ; 850 nouveaux lecteurs se sont inscrits en 2001. Elle enregistre environ 105 000 prêts par année (chiffres de 2001). La totalité des ouvrages disponibles est enregistrée dans le système informatique qui gère les entrées et sorties ainsi que les prêts aux lecteurs. Seul le fonds ancien est encore inventorié sous forme de fiches. En 1995, le Conseil communal accordait un crédit de Fr. 140'000.- (préavis n 14/95) pour l acquisition de matériel et logiciels afin d informatiser la bibliothèque municipale. Le système retenu à l époque était développé par la société Opsys, spécialisée dans les logiciels pour bibliothèques. La ville avait acquis la version 8.20 de ce logiciel et du matériel informatique de type terminaux. L ensemble du système a très bien fonctionné ; toutefois, le logiciel a vieilli, il n est plus mis à jour, et les équipements ne sont plus fabriqués ni entretenus. Dès lors, il y a un fort risque que le système tombe en panne subitement et qu il ne puisse plus être réparé. A partir de 1998, la Ville s est dotée d un système informatique performant de type client-serveur et d un réseau qui englobe la plupart des services communaux; la bibliothèque n est pas connectée à ce réseau faute de compatibilité du système. 3. Renouvellement du système Malgré un bon service après-vente assuré par le fournisseur, il faut constater que le matériel actuel est dépassé et doit être remplacé dans un délai raisonnable faute de quoi la bibliothèque pourrait être privée de son système de gestion.
-2- En 2001, l étude du remplacement du système par un logiciel plus performant et par du matériel informatique fonctionnant sous Windows - donc compatible avec le réseau de la Ville - avait conclu à l achat d un nouveau logiciel développé par la Maison Opsys sous le nom de ALOES. Il faut préciser que la maison grenobloise Opsys est spécialisée uniquement dans la conception de logiciels pour les bibliothèques. Elle compte à ce jour plus de 400 clients en France et en Suisse. Le matériel informatique lui sera acheté par le biais du service Informatique de la ville de Vevey selon les spécificités transmises par Opsys. Sachant qu à terme la bibliothèque pourrait déménager dans de nouveaux locaux pour laisser la place à l extension du Musée des Beaux-Arts et du Cabinet des Estampes, il avait été prévu que le système informatique soit changé en même temps que le déménagement et aurait été inclus dans la demande de crédit relatif à ce déménagement. Celui-ci n étant pas encore programmé, faute d avoir trouvé de nouveaux locaux pour la bibliothèque, et au vu de l urgence à remplacer le matériel informatique rapidement, la Municipalité a jugé qu un préavis spécifique devait être déposé début 2002. 4. Le système retenu Le logiciel Le Logiciel ALOES fait en sorte que le professionnel ne soit pas contraint de s adapter aux possibilités, même riches, d un logiciel informatique mais qu au contraire le logiciel traduise fidèlement le mode de fonctionnement choisi par le professionnel. Il tient compte de la complexité du métier de Bibliothécaire, de la richesse, de la puissance des outils informatiques disponibles et de la révolution qui ne cesse de s opérer dans le domaine des nouvelles technologies. L architecture d ALOES repose sur deux principes de base : - Le premier est la séparation structurelle entre le logiciel et les données à traiter. Avec ALOES, les données restent parfaitement distinctes du logiciel chargé de les exploiter. - Le second principe est la séparation entre les règles de gestion et les moteurs qui exploitent ces règles De cette manière, les trois modules sont gérés séparément et indépendamment : 1. Le catalogue et sa gestion 2. Les prêts et les emprunts, et leur gestion 3. L administration de la base Le Logiciel ALOES d Opsys sera fourni par son représentant en Suisse, la société Epsilon qui assure sa livraison, l'installation, le transfert des données de l ancien système sur le nouveau et la formation du personnel concerné. Epsilon assure également un service après-vente on-line sous forme d un contrat de maintenance mensuel. Ce contrat comprend également la mise à jour permanente du logiciel. Le matériel La bibliothèque est câblée et peut accueillir le nouveau matériel sous réserve de quelques modifications. Le Musée Jenisch étant au bénéfice d une connexion avec le réseau de la ville, il n y aurait aucun problème technique à connecter la bibliothèque à ce réseau.
-3- Le matériel retenu est entièrement compatible avec le système mis en place au sein de l administration de la ville. Il sera constitué d un serveur et de 11 PC. Sur ces 11 PC, 3 seront attribués à l administration, 4 aux guichets des prêts et 4 pour l utilisation du public en lecture seule. Quelques imprimantes sont prévues pour l administration. En plus du matériel, les licences nécessaires devront être achetées. Ce matériel fonctionnera sous Windows et permettra aux utilisateurs de travailler avec ALOES mais aussi avec les logiciels standards bureautiques tels que Word, Excel et Acces. Le matériel sera directement acheté par le service Informatique de la ville auprès des fournisseurs habituels. 5. Investissements Le renouvellement du système informatique de la bibliothèque municipale nécessitera les investissements suivants : 1 serveur équipé de disques durs RAID et de 512 MB + 1 onduleur et licences nécessaires Fr. 17'000.-- Câblage et 1 Switch 24 ports Cisco 3824 XL Fr. 7'000.-- 1 modem ISDN Fr. 570.-- 7 scannettes avec décodeur intégré Fr. 3'690.-- Logiciels système et applications (OPSYS et Microsoft) Fr. 45 320.-- 11 postes de travail PC avec écran, lecteurs CD et licence OS Fr. 30'000.-- 2 Imprimantes laser et jet d encre Fr. 3'500.-- Installation du système Fr. 8 370.-- Formation du personnel Fr. 17 750.-- Récupération des fichiers actuels Fr. 3'230.-- Divers et imprévus Fr. 3'570.-- Total Fr. 140'000.-- La TVA est comprise dans ces montants. Les montants indiqués ci-dessus ont fait l objet d offres écrites reçues en février et mars 2002, validité des offres environs 90 jours. 6. Aspects financiers Plan des investissements Ce projet figure au plan des investissements 2002-2005 pour un montant de Fr. 140'000.--. Financement Le financement de cet investissement sera assuré par la trésorerie courante. Charges financières Dans le but de mieux évaluer la totalité des charges annuelles futures découlant d un investissement, il y a lieu de tenir compte d un montant comprenant à la fois l amortissement et les intérêts.
-4- L annuité constante, déterminée sur la base d un intérêt calculatoire de 4% et d une durée d amortissement de cinq ans, s élève, à titre indicatif, à Fr. 31'500.--, dont : Amortissements Fr. 3'500.-- pour les intérêts Fr. 28'000.-- pour l amortissement Nous proposons d amortir le crédit de Fr. 140'000.-- demandé par le présent préavis par un amortissement annuel de Fr. 28'000.-- pendant cinq ans. Frais d exploitation Le nouveau système à installer sera géré par le personnel actuellement en place et ne nécessitera pas de nouvel engagement. Le service Informatique de la ville assurera une maintenance du matériel et du réseau. Il faut prévoir un budget pour les frais de maintenance et la mise à jour du logiciel ALOES devisé à Fr. 6'200.-- par année, montant qui figure partiellement au budget 2002. La commission des finances a examiné l aspect financier du présent préavis et s est déterminée favorablement, par 8 voix et 2 abstentions quant à son dépôt au Conseil communal.
-5- En conclusion, nous vous prions, Madame la Présidente, Mesdames, Messieurs, de bien vouloir prendre les décisions suivantes : LE CONSEIL COMMUNAL DE VEVEY Vu Vu le préavis n 10/2002 du 9 mai 2002 sur "Acquisition d un nouveau système informatique pour la Bibliothèque municipale" le rapport de la commission chargée d étudier cet objet qui a été porté à l ordre du jour d éc i d e 1. d autoriser la Municipalité à procéder à l acquisition d un nouveau système informatique pour la Bibliothèque municipale comprenant un nouveau logiciel et du matériel informatique; 2. d accorder à la Municipalité un crédit de Fr. 140'000.-- pour cette acquisition; 3. de financer cette dépense par la trésorerie courante par le prélèvement sur le compte de bilan «Dépenses d investissements»; 4. d amortir cette dépense par un amortissement annuel de Fr. 28'000.-- pendant cinq ans. Au nom de la Municipalité le Syndic le Secrétaire Dominique Rigot P.-A. Perrenoud Annexe : grille d'analyse concernant le développement durable Municipale-déléguée : Mme Madeleine Burnier