REPUBLIQUE ISLAMIQUE DE MAURITANIE HONNEUR FRATERNITE JUSTICE INSPECTION GENERALE D'ÉTAT TERMES DE REFERENCE POUR LA MISE EN PLACE D UN SYSTEME DE GESTION DES MISSIONS DE L IGE
Liste des abréviations IGE GED WORM LAN Inspection Générale de l Etat Gestion Electronique des Documents Write Once Read Many Local Area Network
MISE EN PLACE D UN SYSTEME DE GESTION DES MISSIONS DE L IGE Contexte et justificatifs L IGE a été créée par décret n 122-2005 en date du 19 Septembre 2005, modifié par le décret n 129-2005 en date du 01 Novembre 2005. Elle est investie d une mission générale et permanente de contrôle, d investigation et d enquête visant à promouvoir : La bonne gouvernance et l amélioration des performances de l administration publique et de ses relations avec les usagers La bonne gestion des affaires publiques, la lutte contre la corruption et contre les infractions à caractère économique et financier Evaluation des politiques et programmes publics afin d en accroître le rendement et les résultats attendus Reddition des comptes et l imputabilité, à travers notamment la recherche et la constatation des infractions en matière de gestion et leur sanction effective L IGE réalise des missions de contrôle qui aboutissent à des rapports regroupant un ensemble d informations pertinentes. Le suivi de ces missions exige à chaque étape de traiter avec les différents inspecteurs de façon manuelle les informations issues de ces missions, ce qui rend le travail de suivi difficile et pénible, d où l intérêt de la mise en place d un outil de gestion de ces missions. C est donc dans le cadre de la modernisation de ses outils que l IGE compte développer un système de gestion de ses missions. Objectifs de l activité Objectif général L objectif général est de doter l Inspection Générale de l Etat d un système de gestion des inspections ayant les fonctionnalités suivantes : Gestion des processus (moteur workflow) permettant une informatisation des procédures, Gestion électronique des documents (archivage, indexation, recherche dans le contenu des données du système, acquisition, ) Les principes de fonctionnement La solution informatique envisagée pour le développement des outils de l inspection s appuiera sur les principes suivants :
Automatisation des tâches d élaboration des rapports d inspection, leur évaluation et leur analyse et le suivi des décisions et Recommandations adressées aux Ministères concernés. Le logiciel à développer doit tout en s appuyant sur une standardisation des rapports d inspection offrir la possibilité à chaque utilisateur d enrichir son rapport par des données issues d autres documents et sources d informations automatisées. Les principales procédures Constitution d un rapport d inspection type en ligne. Les données correspondantes à prendre en charge doivent permettre à chaque utilisateur la personnalisation et l adaptation de ce rapport en ligne à une situation (rapport) spécifique. L importation des données à partir d autres documents (tableaux, textes, graphiques) informatisées est à envisager. Les éléments enrichissant le rapport doivent être disponibles dans le système. Elaboration des rapports d inspection en ligne se basant sur le rapport d inspection type ou personnalisé. Prise en charge des décisions et Recommandations se rapportant aux rapports d inspection. Prise en charge et suivi des actions réalisées se rapportant aux Recommandations et décisions : degré de réalisation, échéances correspondantes, difficultés rencontrées, etc... Elaboration d états de synthèse et d analyse facilitant l évaluation de la gestion des missions d inspection. Objectifs spécifiques du système Spécifiquement, le système doit permettre la prise en compte des différentes étapes des missions d inspections et la gestion des documents de l IGE : La Planification du programme annuel des missions d inspections. L exécution des missions d inspection : démarrage des missions, gestion de la phase contradictoire, gestion de la phase de rapportage, gestion de la phase de clôture. Suivi des dossiers d inspection : Le suivi par le siège des inspections. La génération du rapport annuel des activités. Elaboration des états de suivi : renseignements généraux par mission (dates, structure contrôlée, nature de la mission et documents y afférents), les missions par inspecteur, par secteur, par période, les missions par type d infractions, préjudice. Archivage, indexation,. Architecture Logique de la Solution Informatique L architecture logique du système est ainsi :
Cette architecture comprend : Poste travail logique (client léger) Serveur logique central compatible Apache/IIS Couche métier et workflow (ordonnanceur) SGBD SQL (MYSQL/ORACLE/SQL Server) Infrastructure d archivage et WORM Spécifications techniques et fonctionnelles Le besoin fonctionnel Les besoins fonctionnels concernant la conception de l application doivent provenir des missions de l IGE et de ses procédures de travail. Le prestataire est invité à prendre connaissance de ces procédures L IGE dispose de 18 inspecteur et d un administrateur. Les exigences techniques Principes de l architecture technique Le soumissionnaire devra établir un schéma de l architecture technique et justifier le dimensionnement de son architecture. La capacité du WAN au sein de l intranet de l Administration publique est d une bande passante de 1Gigabit switché, les administrations ne faisant pas partie de ce réseau peuvent s y connecter avec un abonnement 4G d un débit de 512 Kbps. Serveurs et logiciels de base Le soumissionnaire devra proposer et chiffrer les licences nécessaires au bon fonctionnement du système. Dimensionnement et performances Le soumissionnaire fournira les spécifications et le chiffrage de la plateforme de production qui devra être dimensionné pour supporter la base de données et l archivage. Le disque dur doit être dimensionné pour une activité de 5 ans ou plus si le prestataire souhaite proposer un délai plus long. Sécurité Tous les échanges entre les serveurs, bases de données et postes client devront être cryptés ; Au niveau de la base de données, certains champs seront cryptés. En outre, l ensemble des procédures d exploitation ne doit entraîner aucune indisponibilité ni de dégradation de performance. Le prestataire prévoit dans la phase de conception la proposition de profils divers. Chaque profil n aura accès qu aux écrans qui lui sont dédiés.
Evolutivité de l architecture et des serveurs Evolutivité de l architecture Le soumissionnaire devra décrire comment l architecture qu il préconise peut s adapter à une montée en charge, et sa compatibilité avec la plateforme de l administration centrale mauritanienne. Evolutivité du système Pour les serveurs recommandés pour la production et le backup, le soumissionnaire est tenu de détailler la configuration complète nécessaire, les mesures de performances, les possibilités d évolution, le niveau de sécurité prévu ainsi que son rôle précis dans l architecture proposée. Structures de données Le système devra supporter : - La gestion des données dans un Système de Gestion de Bases de Données Documentaire (de préférence), - La gestion de l accès aux documents dans leurs formats natifs (texte, HTML, PDF, Word, etc.). les formats supportés devront être précisés, - Une interface production et consultation de type Full Web - L accès aux données via le langage d interrogation et de manipulation SQL, - L administration de ces structures par ce langage (création/suppression/modification de tables, insertion/suppression de données, etc.), - L import et l export de données dans ces structures. Les formats d import et d export devront être précisés. Sécurité d accès aux données Le système devra supporter : - La gestion d utilisateur et des groupes, - La gestion des privilèges d accès (lecture, écriture, création, suppression, etc.), - La gestion de sécurité au niveau base de données. - l utilisation du protocole http sécurisé (https) Programmation Le système devra fournir une interface documentée permettant d accéder aux fonctionnalités d administration, d interrogation et de gestion de résultats par programmation. Interfaçage avec le web Le système devra fournir une passerelle Web (Web gateway) autorisant des programmes développés pour une exploitation sur un navigateur d interagir avec les bases de données. Les technologies d accès supportées via cette passerelle devront être détaillées.
Support de l arabe Le logiciel devra supporter l indexation, la recherche et la restitution de documents pour différents ensembles de caractères arabes. Le soumissionnaire devra lister les différents ensembles de caractères supportés. Le système de sécurité Le soumissionnaire détaillera dans sa réponse les fonctionnalités de sécurité offertes par le logiciel proposé. Résultats attendus Les résultats attendus de cette mission sont : Modernisation du dispositif de fonctionnement de l IGE ; Acquisition, adaptation, paramétrage et installation d un logiciel full web de gestion des processus et de GED bilingue (Arabe / Français) au niveau de l IGE Informatisation des processus de l IGE pour la planification du programme des missions d inspections, l'exécution des missions, le suivi des dossiers d inspection, la génération du rapport annuel des activités, l'élaboration des états de suivi... Création d un parapheur numérique permettant le suivi des courriers et documents administratifs de l IGE, Stockage et centralisation de l ensemble de l activité de l IGE et intégration des données existantes dans le système (volumétrie des données à récupérer ci-dessous) Possibilité d effectuer des recherches avec résultats rapides sur l ensemble des données stockées avec le plus de précisions possibles (entité concernée par une inspection, date, numéro, objet, etc) Maintenance corrective et évolutive du système durant toute la période de garantie (assistance en ligne et sur place quand c est nécessaire, réponse aux questions, fournitures et installation de correctifs) Reprise des données Le prestataire assiste l IGE dans la reprise des données de l exercice en cours. Résultats à atteindre par le prestataire Le prestataire s engage, dans les délais impartis, à réaliser : Le développement de la solution conformément aux spécifications fonctionnelles et techniques détaillées, l installation de la plate forme de développement et d intégration sur la plateforme exigée par l IGE, La conception du système ciblé selon les recommandations annoncées dans le présent document, La formation des utilisateurs au système mis en œuvre, L élaboration et la fourniture de la documentation projet (voir détail ci-après) L assistance technique et l accompagnement au démarrage du système mis en œuvre,
La maintenance matérielle, logicielle et applicative du système mis en œuvre durant 12 mois, Le transfert de compétence continu et opérationnelle vers les équipes de l IGE Activités spécifiques de mise en œuvre du système Le prestataire doit délivrer un système opérationnel clé en main. Suite à une première étape d analyse et de conception sanctionnée par la rédaction et la délivrance d un document d architecture et de spécifications techniques et fonctionnelles détaillées, l équipe du prestataire retenu procédera au développement et à la mise en œuvre du système incluant : Une base de données pour la gestion des données de l application. La gestion des activités métiers (WORKFLOW) prévues Une application WEB (3Tiers) assurant l interface utilisateurs. Le travail passera par autre phases : Phase 1 : Initialisation du projet Phase 2 : Analyse et conception Phase 3 : Réalisation du système d information : Application WEB, base de données et workflow Phase 4 : Déploiement Profil du Consultant Le consultant doit, de préférence, être titulaire d un diplôme de l enseignement supérieur (bac+4) dans le domaine des Technologies de l Information et de la Communication (TIC) et avoir une expérience professionnelle avérée de quatre (4) ans dans le domaine de la mise en place de systèmes d information et workflow (gestion des processus), de gestion électronique de documents (GED) et de développement des systèmes d information (au moins 4 projets menés à bien). Il doit avoir des références solides dans le domaine de la gestion et l audit de la sécurité informatique. Les consultants titulaires d un diplôme de l enseignement supérieur (équivalant à bac+2) et justifiant d une expérience professionnelle de dix (10) ans au moins dans le domaine de la mise en place de systèmes d information et workflow (gestion des processus), de gestion électronique de documents (GED) et de développement des systèmes d information et qui ont mené à bien 4 projets au moins, pourraient être retenus. L outil proposé doit avoir une notoriété avérée sur le marché du workflow et GED et présenter les garanties de fiabilité et de sécurité nécessaires compte tenu de la sensibilité de la mission à laquelle il est destiné Il doit permettre l accès au contenu (accès par navigateur, via un réseau internet ou intranet complètement crypté) et garantir sa protection et sa pérennité et la possibilité de discriminer l accès à certains contenus. Il doit être doté de moteur de recherches approprié et de recherches sur les méta-donnés avec possibilité de visualisation graphique des processus filtrés par métadonnées.
Durée de la mission La mission est prévue sur une durée de 3 mois. Récapitulatif des livrables Système d information conforme aux termes de références ici. Termes de références et chiffrage des équipements et licences nécessaires Codes sources.