KBC Group Manuel KBC-Online for Business Local Local version 7.0 2014
1. Première étape : installation... 4 1.1 Exigences techniques... 4 1.1.1 Systèmes d exploitation et navigateurs pris en charge... 4 1.1.2.NET 4.X... 4 1.1.3 Connexion Internet... 5 1.2 Installation... 5 1.3 Préparation à l utilisation... 5 1.3.1 Utilisation de la carte ebusiness... 5 2. Utilisation : les différentes options... 6 2.1 Page d'accueil... 6 2.2 Infocomptes... 7 2.2.1 Grouper... 7 2.2.2 Actions... 8 2.2.3 Rapports... 9 2.3 Espace de travail... 9 2.3.1 Nouveau... 9 2.3.1.1 PAIEMENT EUROPEEN... 10 2.3.1.2 PAIEMENT INTERNATIONAL... 10 2.3.1.3 DEBIT GLOBALISE... 11 2.3.1.4 IMPORTER FICHIERS... 13 2.3.1.5 ENCAISSEMENT DE CHEQUE... 13 2.3.2 Paiement périodique... 14 2.3.3 Actions... 15 2.3.3.1 ENVOYER... 15 2.3.4 Gérer - Bénéficiaires... 16 2.3.5 Rapports... 16 2.4 Éléments envoyés... 16 2.5 Échéancier... 17 2.6 Paramètres... 17 2.6.1 Généraux... 17 2.6.2 Page d'accueil... 17 2.6.3 Gestion comptes... 18 2.6.4 Espace de travail... 18 2.6.5 Éléments envoyés... 18 2
2.6.6 Varia... 18 2.7 Nous contacter... 19 3. Migration + informations pour utilisateurs de l ancienne application... 20 3.1 Migration fichier de bénéficiaires... 20 3.1.1 Via fichier.csv... 20 3.1.2 Via sélection de l endroit où se trouve l ancien KBC-Local... 21 3.2 Importation de données de l ancien KBC-Local... 22 3.3 Nouvelles fonctions... 22 3.3.1 Système d enveloppes... 23 3.3.2 Bouton de synchronisation... 23 3.3.3 Ordres automatiques... 23 3.3.4 Débit global... 23 3.3.5 Enregistrement de virements internationaux... 23 3
1. Première étape : installation 1.1 Exigences techniques 1.1.1 Systèmes d exploitation et navigateurs pris en charge Le lien ci-dessous vous permet d accéder à la liste des systèmes d exploitation et navigateurs pris en charge par KBC. Seules les versions Microsoft sont prises en charge par KBC-Local. https://www.kbc.be/exigences_techniques Support de KBC-Local : Systèmes d exploitation : o o Windows Vista Service Pack 2 (32 et 64 bits) Windows 7 Service Pack 1 (32 et 64 bits) Internet Explorer 8 ou version supérieure Mémoire interne (RAM) de min. 512 Mo pour l installation et l utilisation des applications locales Résolution d'écran : 1024 x 768 (profondeur de couleur : 16 bits) Logiciels supplémentaires : o Logiciel de sécurisation KBC pour utiliser l application avec une carte e- Business KBC o Adobe Reader : http://get.adobe.com/fr/reader/ o.net 4.X 1.1.2.NET 4.X KBC-Local fonctionne sur.net 4 Client Profile. À cet effet, vous avez besoin du programme d installation web de Microsoft.NET 4.0. Si ce programme n est pas installé sur votre ordinateur, il sera automatiquement téléchargé pendant l installation de KBC-Local pour autant que disposiez des droits d administrateur sur votre PC. Vous pouvez aussi installer le logiciel séparément au moyen du lien ci-dessous : 4
Lien d installation en français : http://www.microsoft.com/downloads/fr-fr/details.aspx?familyid=5765d7a8-7722-4888- a970-ac39b33fd8ab Lien d installation en néerlandais : http://www.microsoft.com/nl-nl/download/details.aspx?id=17113 Lien d installation en anglais : http://www.microsoft.com/download/en/details.aspx?id=17113 Lien d installation en allemand : http://www.microsoft.com/downloads/de-de/details.aspx?familyid=5765d7a8-7722-4888- a970-ac39b33fd8ab&displaylang=de 1.1.3 Connexion Internet Vous devez disposer d une connexion Internet large bande pour installer KBC-Local. 1.2 Installation Pour télécharger et installer le logiciel, surfez sur https://www.kbc.be/telecharger. Cliquez sur le lien KBC-Online for Business Local, puis sur Démarrer le téléchargement. Des droits d administrateur ne sont pas requis pour l installation. 1.3 Préparation à l utilisation 1.3.1 Utilisation de la carte ebusiness Pour démarrer KBC-Local, cliquez sur l icône KBC-Local crée sur votre bureau pendant l installation. Connectez-vous ensuite avec votre carte e-business. Vous arrivez sur la page d accueil de KBC-Local. Au démarrage de l application, le système vous demande si vous souhaitez une synchronisation. Si vous acceptez, vous devez disposer d'une connexion Internet pour que KBC-Local puisse être synchronisé avec KBC-Online for Business. Vous pouvez paramétrer l application pour que ce message n apparaisse plus lors des prochains démarrages ou pour que la synchronisation soit effectuée d office sans répéter la question. Vous pouvez modifier ce choix à tout moment à l'aide des options Généralités Synchronisation dans le menu Paramètres. 5
Attention! Pour pouvoir utiliser votre KBC-Online for Business Local, vous devriez cocher dans votre KBC-Online for Business le fonction Local dans le menu des transactions - gestion des fonctions. 2. Utilisation : les différentes options 2.1 Page d'accueil Au départ de la page d accueil, vous avez accès au menu et à vos favoris. Vous obtenez également une liste des comptes sélectionnés et un résumé du contenu de votre espace de travail. Le bouton Synchroniser dans le coin inférieur gauche de l écran permet de synchroniser KBC-Local avec KBC-Online for Business à tout moment, à condition de disposer d une connexion Internet. Dans le menu Paramètres, l option Page d accueil Comptes affichés vous permet de sélectionner les comptes qui apparaissent sur la page d accueil. L option Page d accueil Actions favorites pour la page d accueil vous permet de sélectionner les opérations que vous souhaitez voir sur la page d accueil. Vous serez ainsi en mesure de passer rapidement à vos opérations préférées au départ de la page d accueil. 6
2.2 Infocomptes Dans Infocomptes vous obtenez la liste de tous vos comptes. Lorsque vous sélectionnez un compte de la liste, le détail des opérations intervenues sur ce compte apparaît dans le bas de l écran. Vous pouvez également effectuer une recherche dans la liste des comptes en introduisant un mot-clé dans le champ en regard de la loupe. 2.2.1 Grouper Vous pouvez grouper ces différents comptes par devise ou par catégorie, en cliquant sur la fonction correspondante. 7
Dans le menu Paramètres, l option Gestion comptes Trier et grouper vous permet d ajouter un compte à un groupe (= catégorie), de créer un nouveau groupe ou de modifier ou supprimer un groupe existant. 2.2.2 Actions Lorsque vous sélectionnez 1 une opération dans le détail d un compte, vous pouvez y ajouter une note. Une icône apparaît alors à côté du mouvement. Pour supprimer une note, sélectionnez l opération et cliquez sur Supprimer note. La présence d un trombone dans certaines lignes du détail d un compte indique la présence d une annexe que vous pouvez ouvrir en cliquant sur Ouvrir l annexe. 1 Pour sélectionner un compte ou une opération dans le détail d un compte, un seul clic suffit. Le compte/l opération sélectionné(e) apparaît alors en bleu. 8
2.2.3 Rapports Grâce aux rapports, vous pouvez créer un aperçu de vos différents comptes. 2.3 Espace de travail L espace de travail reprend les différents ordres prêts à être envoyés. Le paramètre Type, en haut de l écran, vous permet d opérer une sélection des ordres qui apparaissent dans l espace de travail sur base du type d ordre dont il s agit. Vous pouvez aussi effectuer une recherche spécifique à l'aide de la loupe dans le coin supérieur droit. Plusieurs opérations sont possibles par le biais du menu situé à gauche de l écran. Les différentes possibilités sont résumées ci-dessous. 2.3.1 Nouveau Cette fonction permet d'enregistrer de nouveaux paiements. Différents types de paiements sont possibles : 9
2.3.1.1 PAIEMENT EUROPEEN Un paiement européen est un paiement effectué en faveur d un bénéficiaire européen (Union européenne, Norvège, Islande, Liechtenstein et Suisse). Lors de l enregistrement de paiements européens, la fonction Introduction rapide, dans le coin supérieur gauche de l écran, permet d enregistrer rapidement une série d ordres successifs présentant des données communes. Si par exemple le montant est commun aux ordres que vous enregistrez, cliquez sur l icône représentant une punaise devant le champ correspondant. La punaise se met alors en position verticale. Lorsque vous cliquez ensuite sur le bouton Sauvegarder et suivant dans le bas de l écran, le montant du virement suivant est précomplété automatiquement. Ceci est possible pour tous les champs précédés d une icône représentant une punaise. 2.3.1.2 PAIEMENT INTERNATIONAL Outre les paiements européens, vous pouvez introduire des paiements internationaux. Il s agit de paiements effectués vers des pays qui ne font pas partie de l Union européenne 10
(par exemple, les États-Unis ou le Japon) ou de paiements libellés dans une devise autre que l euro. Contrairement aux paiements européens, les paiements internationaux ne sont pas traités immédiatement en temps réel. Lorsque vous introduisez un bénéficiaire européen dans un paiement international, le système vous demande si le paiement peut être considéré comme un paiement européen, afin que vous ne deviez pas réintroduire les données dans la fonction 'Paiement européen'. Cela peut être pratique lorsque vous introduisez à la fois des paiements européens et internationaux : vous pouvez utiliser le même écran. 2.3.1.3 DEBIT GLOBALISE Pour pouvoir utiliser la fonction Débit globalisé vous devez l activer, au moyen de la fonction Espace de travail Débit globalisé dans le menu Paramètres, et effectuer une synchronisation, au moyen du bouton Synchroniser de la page d'accueil. 11
Cela fait, vous pouvez utiliser la fonction dans l espace de travail : Cette fonction permet de débiter le compte à vue sélectionné du total des ordres d'un fichier et d effectuer un versement individuel en faveur de chaque contrepartie. Les paiement entrent en ligne de compte pour un débit globalisé, s ils : proviennent d un même fichier ; ont la même date d exécution ; ont le même compte de débit 2 ; ont la même date valeur de débit. Procédure pour créer un débit globalisé : 1) Cliquez sur la fonction Débit globalisé dans l'espace de travail. La fenêtre suivante apparaît : 2 Compte dont le montant est débité. 12
Vous pouvez attribuer un nom au débit globalisé, introduire le compte donneur d ordre, indiquer la date d exécution du débit globalisé et sélectionner le type de paiement. Vous pouvez aussi marquer les paiements comme étant urgent et éventuellement ajouter une note interne. Enfin, le débit globalisé peut être sauvegardé dans une enveloppe nouvelle ou existante ou ne pas être sauvegardé dans une enveloppe. 2) Lorsque vous cliquez sur Sauvegarder, vous arrivez sur le champ bénéficiaire de l écran suivant : Cet écran vous donne un aperçu de votre débit globalisé. Vous devez ensuite ajouter les paiements. Pour cela vous avez le choix entre enregistrer les paiements ou sélectionner des paiements existants dans l espace de travail. Vous pouvez aussi renvoyer un paiement du débit globalisé vers l espace de travail à l aide de l option Déplacer vers espace de travail. 2.3.1.4 IMPORTER FICHIERS Cette fonction permet d'importer des fichiers de paiement confectionnés par un logiciel propre dans KBC-Local. Vous pouvez sauvegarder le fichier dans une enveloppe ou non. Une fois importé, le fichier apparait dans l espace de travail et peut ensuite être envoyé (via la synchronisation). La procédure est la même que pour les fichiers non importés. 2.3.1.5 ENCAISSEMENT DE CHEQUE Grâce à cette fonction, vous pouvez enregistrer un nouveau chèque. Vous pouvez également exécuter des actions sur les chèques sélectionnés et, si souhaité, rédiger un rapport de l espace de travail ou le résumé de l espace de travail sous forme PDF. Pour introduire un nouvel encaissement de chèque, vous procédez comme suit : 1) Sur l espace de travail, vous appuyez sous Nouveau sur Encaissement de chèque, après quoi la fenêtre suivante apparaît : 13
Après avoir complété ces données, vous pouvez stocker le chèque dans une enveloppe existante, une nouvelle enveloppe ou sans enveloppe. Ce système d enveloppes offre la possibilité de grouper vos chèques dans l espace de travail. 2) Si vous cliquez sur Stocker et suivant, le chèque est stocké sur votre espace de travail et il apparaît à nouveau l écran d introduction pour un nouvel encaissement de chèque. Si vous cliquez sur Stocker, le chèque aboutira dans votre espace de travail. Vous pourrez alors éventuellement exporter celui-ci vers Isabel. 2.3.2 Paiement périodique Un paiement périodique est un paiement que vous faites répéter à intervalles réguliers. Cela peut être pratique pour le paiement d un abonnement mensuel, de loyers, de l amortissement de prêts Lorsque vous introduisez un paiement périodique, celui-ci est alors automatiquement exécuté aux moments indiqués par vous. APERÇU Dans le relevé de vos paiements périodiques, vous pouvez examiner des ordres automatiques sélectionnés dans les détails ou les supprimer. En outre, vous pouvez rédiger un rapport en format PDF. 14
PAIEMENTS PERIODIQUES Vous pouvez introduire ici un nouveau paiement périodique. Dans l écran à compléter, vous pouvez préciser sous Montant le montant qui sera débité de votre compte chaque fois que l ordre permanent sera exécuté. Pour Paramètres d exécution, vous pouvez introduire la date initiale et la date finale du paiement périodique, tout comme la fréquence selon laquelle il doit être exécuté. Sous Blocages, vous pouvez indiquer quand le paiement périodique ne doit pas être exécuté. 2.3.3 Actions Ces fonctions permettent de consulter, déplacer et supprimer les paiements sélectionnés dans l espace de travail. Il est également possible d ajouter une note à un paiement ou de la supprimer. L utilisation d enveloppes, qui regroupent plusieurs paiements, permet d obtenir une vue plus claire de l espace de travail.. Pour placer un paiement dans une enveloppe, il vous suffit de le faire glisser dans l enveloppe souhaitée. 2.3.3.1 ENVOYER Cette fonction permet d envoyer les fichiers sélectionnés dans l'espace de travail. Vous obtenez un écran vous invitant à introduire votre mot de passe. Le programme affiche ensuite un résumé des fichiers qui seront envoyés et vous invite une nouvelle fois à introduire votre code. Si aucun problème ne survient (V verts et pas de croix rouges), les fichiers ont été correctement envoyés. Vous pouvez cliquer sur Fermer. 15
Les fichiers envoyés disparaissent de l espace de travail et apparaissent dans Éléments envoyés. Si une erreur est survenue pendant l envoi (par exemple parce que la date mémo n est pas un jour ouvrable bancaire), le paiement reste dans l'espace de travail et est marqué d un triangle d avertissement. Il vous suffit de placer la souris sur le triangle d avertissement pour connaître la raison. Attention Les éléments envoyés peuvent nécessiter une signature complémentaire dans KBC-Online for Business. 2.3.4 Gérer - Bénéficiaires Cette fonction affiche la liste de vos bénéficiaires. Vous pouvez ajouter de nouveaux bénéficiaires et modifier, supprimer ou déplacer des bénéficiaires existants. KBC-Local vous permet également d importer un fichier de bénéficiaires au format CSV 3 sauvegardé sur votre PC, d exporter vos bénéficiaires de KBC-Local vers un fichier au format CSV sur votre PC ( Rapports Créer CSV ) et d établir un rapport des bénéficiaires sélectionnés dans la liste. Lorsque vous introduisez un bénéficiaire européen dans Bénéficiaire international, le système vous demande s'il peut être enregistré comme bénéficiaire européen. C est pratique lorsque vous introduisez à la fois des bénéficiaires internationaux et européens car vous pouvez travailler dans le même écran. 2.3.5 Rapports Vous pouvez établir un rapport des comptes sélectionnés dans l espace de travail. Vous avez le choix entre un rapport de l espace de travail ou un rapport résumant les comptes. 2.4 Éléments envoyés Ce menu permet de consulter ou de réutiliser tous les fichiers que vous avez déjà envoyés ou de les supprimer de la liste. Type vous permet d indiquer le type des paiements qui doivent être affichés dans la liste. Période vous permet de spécifier une période afin de faciliter la recherche d un fichier. 3 Format dans lequel est converti le fichier de bénéficiaires, afin de pouvoir l exporter et l importer facilement. Le fichier se reconnaît à l extension CSV. 16
Pour effectuer une recherche plus ciblée, vous pouvez utiliser le champ en regard de la loupe. 2.5 Échéancier L échéancier reprend les paiements ayant une date d exécution dans le futur et qui ont été envoyés. Pour en obtenir une liste récente, effectuez une synchronisation ( Synchroniser dans le menu de gauche). afin de télécharger l échéancier de KBC-Online for Business. Pour toute synchronisation, le système vous demande d introduire votre mot de passe. Ici aussi, vous pouvez établir des rapports sur une sélection ou l intégralité des paiements futurs. 2.6 Paramètres Ce menu vous permet de personnaliser KBC-Local. 2.6.1 Généraux 2.6.1.1 BACK-UP Cette fonction vous permet d'indiquer la fréquence des back-up, l endroit où ils doivent être sauvegardés et combien de back-up doivent être conservés. Vous pouvez également y retrouver la date du dernier back-up. 2.6.1.2 LANGUE ET REGION Indiquez ici la langue dans laquelle vous souhaitez utiliser KBC-Local ainsi que votre région. 2.6.1.3 SYNCHRONISATION Cette fonction vous permet de spécifier si au moment du démarrage de KBC-Local vous souhaitez toujours une synchronisation automatique, jamais de synchronisation automatique ou si vous voulez d abord que le système vous demande confirmation avant d effectuer la synchronisation automatique. 2.6.2 Page d'accueil 2.6.2.1 FAVORIS Cette fonction vous permet de sélectionner les options qui apparaîtront sur la page d accueil. Vous serez ainsi en mesure de passer rapidement à vos opérations préférées au départ de la page d accueil. 2.6.1.1 COMPTES AFFICHES 17
Cette fonction permet de sélectionner les comptes qui apparaîtront sur la page d accueil. Vous obtenez ainsi immédiatement un un aperçu des comptes sélectionnés. 2.6.3 Gestion comptes 2.6.3.1 TRIER ET GROUPER Cette fonction vous permet d ajouter un compte à un groupe (= catégorie), de créer un nouveau groupe ou de modifier ou supprimer un groupe existant. Il vous est également possible de changer l ordre des comptes. 2.6.3.2 DELAI DE CONSERVATION Cette fonction permet de définir le délai de conservation des extraits de compte. 2.6.4 Espace de travail 2.6.4.1 TRIER LES COMPTES Cette fonction permet de définir l ordre dans lequel les comptes sont affichés dans l espace de travail. 2.6.4.2 DEBIT GLOBALISE Cette fonction permet d activer l option Débit globalisé. Cependant, tenez compte du fait qu elle ne sera disponible qu après la prochaine synchronisation (au moyen du bouton Synchroniser sur la page d'accueil). 2.6.5 Éléments envoyés 2.6.5.1 DELAI DE CONSERVATION Cette fonction vous permet de définir le délai de conservation des éléments envoyés. Cliquez ensuite sur Sauvegarder. 2.6.6 Varia 2.6.6.1 IMPORT MANUEL DES BENEFICIAIRES DE L ANCIEN LOCAL 2.6.6.2 CHARGER LES INFOCOMPTES DE PLUS DE 3 MOIS DANS LE PASSE Ces 2 fonctions sont exposées de manière détaillée à la Partie 3 de ce manuel : Migration + informations pour utilisateurs de l ancienne application. 18
2.7 Nous contacter Vous trouverez ici nos coordonnées. Si vous rencontrez des problèmes lors de l utilisation de KBC-Local ou lors de son installation, n hésitez pas à faire appel à nous. Nous vous aiderons volontiers. Tél. : 016 43 25 18 E-mail : o4b@kbc.be Jours ouvrables de 8h00 à 17h00 Fax : 016 43 25 28 19
3. Migration + informations pour utilisateurs de l ancienne application 3.1 Migration fichier de bénéficiaires Lorsque vous avez installé le nouveau Local et le démarrez pour la première fois, on vous demande si vous souhaitez reprendre les bénéficiaires de votre ancienne application dans le nouveau Local. Si vous appuyez sur Non, vous pourrez encore l activer ultérieurement sous Paramètres dans Varia Import manuel des bénéficiaires de l ancien Local. Vous pouvez ici importer un fichier de bénéficiaires de deux manières : 3.1.1 Via fichier.csv Via Explorer, vous pouvez indiquer l endroit sur l ordinateur où vous avez stocké le fichier.csv avec les bénéficiaires de l ancien KBC Local. Ensuite, le fichier.csv que vous avez sélectionné est importé dans le nouveau KBC-Local. 20
3.1.2 Via sélection de l endroit où se trouve l ancien KBC-Local Si vous choisissez cette option, vous allez via Explorer automatiquement à l endroit standard où l ancien KBC-Local avait été stocké, et le fichier de bénéficiaires est sélectionné (un fichier.def). Si cet endroit n est plus le même, vous pouvez indiquer l endroit correct sur votre ordinateur. Vous pouvez aussi sélectionner l utilisateur souhaité dont vous souhaitez importer le fichier de bénéficiaires. 21
3.2 Importation de données de l ancien KBC-Local Au point de menu Paramètres, vous pourrez consulter sous Divers via Charger les infocomptes de plus de 3 mois dans le passé les informations relatives à votre compte qui remontent à plus de trois mois. A l écran suivant, vous pourrez sélectionner la période dans laquelle vous souhaitez sélectionner vos informations sur compte, tout comme le compte pour lequel vous souhaitez consulter les infocomptes. Attention! Si vous sélectionnez une plus longue période, ou si vous indiquez tous les comptes, la consultation des infocomptes peut prendre un temps considérable. 3.3 Nouvelles fonctions Outre une présentation moderne, ce nouveau KBC-Local présente aussi quelques fonctionnalités supplémentaires : 22
3.3.1 Système d enveloppes Dans l espace de travail, vous disposez désormais aussi de la possibilité de grouper vos paiements vos paiements dans des enveloppes. C est pratique, par exemple pour classer clairement des paiements que vous souhaitez exécuter le jour même. 3.3.2 Bouton de synchronisation Le bouton de synchronisation en bas à gauche vous donne la possibilité de synchroniser à tout moment (à condition que vous soyez connecté à l Internet) KBC-Local avec KBC-Online for Business. 3.3.3 Ordres automatiques Avec le nouveau KBC-Local, il est désormais aussi possible d enregistrer un ordre automatique. Un ordre automatique est un paiement que vous faites répéter à intervalles réguliers. Cela peut être pratique pour le paiement d un abonnement mensuel, de loyers, de l amortissement de prêts 3.3.4 Débit global Cette fonction vous permet de retirer la somme totale des ordres dans un seul fichier en un seul total (= global) du compte à vue choisi et de le verser individuellement au cocontractant. Les paiements entrent en considération pour un débit global étant donné : qu ils proviennent d un seul et même fichier physique ; qu ils ont une seule et même date d exécution ; qu ils ont un seul et même compte à débiter 4 ; qu ils ont une seule et même valeur de débit. 3.3.5 Enregistrement de virements internationaux Vous avez à présent aussi la possibilité d enregistrer des virements internationaux dans votre KBC- Local. 4 Le compte dont le montant est retiré. 23