Guide méthodologique 2 Gestion active de latrésorerie hospitalière Septembre 2001
annexe Annexes ANNEXE 1 Exemples de courbes de trésorerie 52 ANNEXE 2 Exemples de constructions de bilans fonctionnels 54 ANNEXE 3 Suivi des rythmes d émission des titres 63 ANNEXE 4 Suivi des délais bruts de rotation des créances et des dettes 65 ANNEXE 5 Exemple de convention de partenariat ordonnateurcomptable 68 ANNEXE 6 Exemples de situations de trésorerie transmises par le comptable à l ordonnateur 73 ANNEXE 7 Tableau récapitulatif des placements autorisés 76 ANNEXE 8 Typologie des termes bancaires et financiers 77 ANNEXE 9 Références bibliographiques 79 ANNEXE 10 Membres du groupe de rédaction 80
annexe 1 Exemples de courbes de trésorerie La courbe de trésorerie proposée cicontre a été établie à partir des situations quotidiennes des comptes 515 et 463 sur deux ans. Observations : Cet exemple permet de mesurer les évolutions respectives sur 2 ans : >du compte 463 (fonds déposés par les malades) caractérisé par une grande stabilité. >du compte 515 qui enregistre une très nette tendance à la baisse, cette situation traduisant la mise en œuvre, dans le cadre d un investissement important sur la fin de l année, d une politique de gestion active de trésorerie adossée à une mobilisation différée de l emprunt long et une utilisation maximale des fonds disponibles. Il est à noter qu entre septembre et novembre 1999, les disponibilités sont inférieures au montant correspondant au compte 463 ce qui peut s avérer dangereux, en l absence de ligne de trésorerie, dans la mesure où il s agit de fonds privés réglementés qui doivent pouvoir être mobilisés immédiatement. Annexe 52 Gestion active de la trésorerie hospitalière
EX. 1998 ET 1999 COMPTES 515 ET 463 Compte 515 : Compte au Trésor Compte 463 : Fonds en dépôt 300 000 250 000 200 000 150 000 100 000 Dépôts (463) Disponibilités (515) Montants en KF 50 000 0 01/01/98 01/03/98 01/05/98 01/07/98 01/09/98 01/11/98 01/01/99 01/03/99 01/05/99 01/07/99 01/09/99 01/11/99 Gestion active de la trésorerie hospitalière 53
annexe 2 Exemples de construction de bilans fonctionnels La démarche progressive proposée cidessous consiste à partir des éléments du compte de gestion d un établissement repris dans un bilan comptable pour confectionner des bilans fonctionnels plus ou moins affinés : bilan fonctionnel simplifié, bilan fonctionnel simplifié et reclassé, bilan fonctionnel détaillé avant affectation des résultats. Enfin, la prise en compte de données extracomptables permet d aboutir, dans une optique ordonnateur, à un bilan financier comportant à la fois des reclassements et des retraitements. Bilan comptable Ce bilan reprend la situation des comptes de bilan (comptes des classes 1, 2, 3, 4 et 5) au 31 décembre de l exercice (balance de sortie). Ce tableau est directement issu du compte de gestion du comptable et présente déjà des agrégats : ACTIF Actif immobilisé Actif circulant Divers comptes de régularisation Total général PASSIF Capitaux propres Provisions pour risques et charges Dettes Comptes de régularisation Total général Annexe Une mise en perspective sur trois exercices permet d analyser les évolutions tendancielles de ces agrégats. L actif immobilisé net est en progression de 40 % entre 1997 et 1999. Les dettes financières ont été multipliées par trois en trois ans (en 1997, les dettes représentent 3,5 % du bilan et 14 % du bilan en 1999). Au sein des capitaux propres, le report à nouveau diminue du tiers, le résultat de l exercice 1999 est très déficitaire (16 millions de francs soit 4 % de l ensemble du bilan). 54 Gestion active de la trésorerie hospitalière
BILAN COMPTABLE 1997 ACTIF BRUT AMORTISSEMENT VALEUR PROVISIONS NETTE PASSIF NET* Immobilisations incorporelles (cptes 201 à 208) 9 458 976,77 5 949 153,99 3 509 822,78 Apports (comptes 102) 60 943 221,18 Frais d établissement (cpte 201) 0 0 0 Réserves (comptes 106) 150 763 638,34 Frais de recherche et développement (cpte 203) 9 458 976,77 5 949 153,99 (cpte 2803) 3 509 822,78 Excédent affecté à l investissement (cpte 10682) 105 588 479,56 Concessions, brevets, etc. (cpte 205) 0 0 0 Réserve de trésorerie (cpte 10685) 41 710 165,68 Autres (cpte 208) 0 0 0 Réserve de compensation (cpte 10686) 3 464 993,10 Immobilisations corporelles (cptes 211 à 218) 481 318 614,79 294 892 882,55 186 425 732,24 Report à nouveau (cpte 11) 23 339 754,79 Terrains (cptes 211, 212) 26 428 752,02 15 037 211,41 (cpte 2812) 11 391 513,61 Excédent affecté à la couverture des charges d exploitation (cpte 110) 8 305 910,53 Constructions (cptes 213, 214) 315 974 681,72 185 710 910,22 (cpte 2813) 130 263 771,50 Excédent affecté au financement de mesures d exploitation (cpte 111) 15 034 788,97 Installations techniques, 69 705 480,62 55 741 327,93 (cpte 2815) 13 964 152,69 Report à nouveau déficitaire (compte 119) 944,71 matériel, outillage (cptes 215 à 217) Autres (cpte 218) 47 744 519,67 38 403 432,99 (cpte 2818) 9 341 086,68 Résultat de l exercice (cpte 12) 11 052 937,55 Immobilisations corporelles en cours (cpte 23) 21 465 207,76 0 21 465 207,76 Subventions d investissement (cpte 131 moins cpte 139) 451 853,91 Immobilisations financières (cptes 26 et 27) 177 203,10 0 177 203,10 Provisions réglementées (cpte 14) 0 Participations (cpte 26) 0 0 0 Réserve de trésorerie (cpte 141) 0 Autres titres immobilisés (cptes 271 + 272) 0 0 0 Autres provisions réglementées (cpte 147) 0 Prêts (cpte 274) 0 0 0 CAPITAUX PROPRES TOTAL 1 224 445 530,67 Autres (cptes 275 à 276) 177 203,10 0 0 ACTIF IMMOBILISE TOTAL I 490 954 794,66 300 842 036,54 190 112 758,12 Provisions pour risques (cpte 151) 3 128 594,79 Stock et encours (cl. 3) 2 451 533,90 29 808,54 2 421 725,36 Provisions pour charges (cpte 157 et 158) 41 760 193,73 Matières premières (cpte 31) 0 0 0 PROVISIONS POUR RISQUES ET CHARGES TOTAL II 44 888 788,52 Autres approvisionnement (cpte 32) 2 451 533,90 29 808,54 (cpte 39) 2 421 725,36 En cours de production de biens (cpte 33) 0 0 0 Dettes financières (cpte 16) 13 876 490,35 Produits intermédiaires et finis (cpte 35) 0 0 0 Emprunts obligataires (cpte 163) 0 Marchandises (cpte 37) 0 0 0 Emprunts auprès des établissements de crédit (cpte 164) 13 007 626,60 Autres (cpte 38) 0 0 0 Emprunts et dettes financières diverses (cpte 165169) 868 863,75 Créances d exploitation (cptes 411 à 416) 92 501 609,92 4 106 634,74 88 394 975,18 Avances reçues (cpte 419) 6 007,80 Hospitalisés et consultants (cptes 4111, 4121, 4141, 418) 8 891 510,79 4 106 634,74 (cpte 49) 4 784 876,05 Dettes d exploitation (cpte 4 moins 404) 43 448 683,48 Caisse pivot (cptes 4112, 4122) 70 113 800,80 0 70 113 800,80 Dettes fournisseurs (cpte 401 à 408) 41 027 200,60 Autres tiers payants (cptes 4114 à 4117, 4124 à 4127, 4144 à 4147) 11 985 003,79 0 11 985 003,79 Dettes fiscales et sociales (cptes 42, 43, 447) 2 421 482,28 Créances irrécouvrables admises en nonvaleurs (cpte 416) 0 0 0 Dettes diverses 29 977 613,99 Autres 1 511 294,54 0 1 511 294,54 Dettes sur immobilisations (cpte 404) 11 904 854,21 Créances diverses (cpte 467) 11 252 679,70 0 11 252 679,70 Fonds déposés (cpte 463) 17 598 339,49 Avances de frais relatifs à la gestion des biens des protégés 110 0 110 Autres (cptes 466,4671) 474 420,29 Autres (cpte 4672) 11 252 569,70 0 11 252 569,70 Produits constatés d avance 0 Valeurs mobilières de placement (cptes 506 à 508) 45 500 000 0 45 500 000 DETTES TOTAL III 87 308 795,62 Disponibilités (cpte 51) 19 475 017,76 0 19 475 017,76 Charges constatées d avance (cpte 486) 0 0 0 Recettes à classer crédit (cptes 4711, 2, 3, 8) 534 066,29 ACTIF CIRCULANT TOTAL II 171 180 841,28 4 136 443,28 167 044 398 Dépenses à classer crédit (cpte 4728) 50 220,02 Charges à répartir (cpte 481) 0 0 0 COMPTES DE RÉGULARISATION TOTAL IV 584 286,31 Primes / remboursement obligations (cpte 169) 0 0 0 Dépenses à classer ou régulariser débit (cptes 472, 473, 476, 478) 70 245 0 70 245 Dépenses à classer ou régulariser débit 0 0 0 TOTAL GÉNÉRAL 662 205 880,94 304 978 479,82 357 227 401,12 TOTAL GÉNÉRAL 357 227 401,12 *Sans prise en compte des amortissements et des provisions. Gestion active de la trésorerie hospitalière 55
BILAN COMPTABLE 1998 ACTIF BRUT AMORTISSEMENT VALEUR PASSIF NET* PROVISIONS NETTE Immobilisations incorporelles (cptes 201 à 208) 9 821 635,93 7 333 637,13 2 487 998,80 Apports (comptes 102) 61 412 920,18 Frais d établissement (cpte 201) 0 0 0 Réserves (comptes 106) 153 856 420,14 Frais de recherche et développement (cpte 203) 9 821 635,93 7 333 637,13 (cpte 2803) 2 487 998,80 Excédent affecté à l investissement (cpte 10682) 108 681 261,36 Concessions, brevets, etc. (cpte 205) 0 0 0 Réserve de trésorerie (cpte 10685) 41 710 165,68 Autres (cpte 208) 0 0 0 Réserve de compensation (cpte 10686) 3 464 993,10 Immobilisations corporelles (cptes 211 à 218) 566 871 990,50 323 410 260,96 243 461 729,54 Report à nouveau (cpte 11) 9 194 035,44 Terrains (cptes 211, 212) 26 428 752,02 15 606 070,57 (cpte 2812) 10 822 654,45 Excédent affecté à la couverture des charges d exploitation (cpte 110) 2 322 079,97 Constructions (cptes 213, 214) 327 634 366,11 202 142 207,28 (cpte 2813) 125 492 158,83 Excédent affecté au financement de mesures d exploitation (cpte 111) 6 871 955,47 Installations techniques, matériel, outillage (cptes 215 à 217) 77 101 207,10 64 272 965,34 (cpte 2815) 12 828 241,76 Report à nouveau déficitaire (compte 119) 0 Autres (cpte 218) 53 541 173,71 41 389 017,77 (cpte 2818) 12 152 155,94 Résultat de l exercice (cpte 12) 1 255 940,56 Immobilisations corporelles en cours (cpte 23) 82 166 518,56 0 82 166 518,56 Subventions d investissement (cpte 131 moins cpte 139) 474 294,45 Immobilisations financières (cptes 26 et 27) 195 203,10 0 195 203,10 Provisions réglementées (cpte 14) 0 Participations (cpte 26) 0 0 0 Réserve de trésorerie (cpte 141) 0 Autres titres immobilisés (cptes 271+ 272) 0 0 0 Autres provisions réglementées (cpte 147) 0 Prêts (cpte 274) 0 0 0 CAPITAX PROPRES TOTAL 1 223 682 359,65 Autres (cptes 275 à 276) 195 203,10 0 0 ACTIF IMMOBILISE TOTAL I 576 888 829,59 330 743 898,09 246 144 931,44 Provisions pour risques (cpte 151) 3 128 594,79 Stock et encours (cl. 3) 2 446 035,15 29 808,54 2 416 226,61 Provisions pour charges (cpte 157 et 158) 41 760 193,73 Matières premières (cpte 31) 0 0 0 PROVISIONS POUR RISQUES ET CHARGES TOTAL II 44 888 788,52 Autres approvisionnement (cpte 32) 2 446 035,15 29 808,54 (cpte 39) 2 421 226,61 En cours de production de biens (cpte 33) 0 0 0 Dettes financières (cpte 16) 32 296 424,65 Produits intermédiaires et finis (cpte 35) 0 0 0 Emprunts obligataires (cpte 163) 0 Marchandises (cpte 37) 0 0 0 Emprunts auprès des établissements de crédit (cpte 164) 31 644 270,65 Autres (cpte 38) 0 0 0 Emprunts et dettes financières diverses (cpte 165169) 652 154 Créances d exploitation (cptes 411 à 416) 107 764 470,93 4 106 634,74 103 657 836,19 Avances reçues (cpte 419) 10 527,50 Hospitalisés et consultants (cptes 4111, 4121, 4141, 418) 12 131 669,29 4 106 634,74 (cpte 49) 8 025 034,55 Dettes d exploitation (cpte 4 moins 404)) 45 687 803,23 Caisse pivot (cptes 4112, 4122) 70 310 430,03 0 70 310 430,03 Dettes fournisseurs (cpte 401 à 408) 34 858 713,79 Autres tiers payants (cptes 4114 à 4117, 4124 à 4127, 4144 à 4147) 23 533 627,27 0 23 533 627,27 Dettes fiscales et sociales (cptes 42, 43, 447) 10 829 089,44 Créances irrécouvrables admises en nonvaleurs (cpte 416) 0 0 0 Dettes diverses 31 280 972,98 Autres 1 788 744,34 0 1 788 744,34 Dettes sur immobilisations (cpte 404) 17 511 457,12 Créances diverses (cpte 467) 7 372 400,66 0 7 372 400,66 Fonds déposés (cpte 463) 13 244 411,95 Avances de frais relatifs à la gestion des biens des protégés 0 0 0 Autres (cptes 466,4671) 525 103,91 Autres (cpte 4672) 7 372 400,66 0 7 372 400,66 Produits constatés d avance 0 Valeurs mobilières de placement (cptes 506 à 508) 0 0 0 DETTES TOTAL III 109 275 728,36 Disponibilités (cpte 51) 19 051 935,40 0 19 051 935,40 Charges constatées d avance (cpte 486) 0 0 0 Recettes à classer crédit (cptes 4711, 2, 3, 8) 747 266,22 ACTIF CIRCULANT TOTAL II 136 634 842,14 4 136 443,28 132 498 398,86 Dépenses à classer crédit (cpte 4728) 61 164,55 Charges à répartir (cpte 481) 0 0 0 COMPTES DE REGULARISATION TOTAL IV 808 430,77 Primes / remboursement obligations (cpte 169) 0 0 0 Dépenses à classer ou régulariser débit (cptes 472, 473, 476, 478) 11 977 0 11 977 Dépenses à classer ou régulariser débit 0 0 0 TOTAL GÉNÉRAL 713 535 648,67 334 880 341,37 378 655 307,30 TOTAL GÉNÉRAL 378 655 307,30 *Sans prise en compte des amortissements et des provisions. 56 Gestion active de la trésorerie hospitalière
BILAN COMPTABLE 1999 ACTIF BRUT AMORTISSEMENT VALEUR PROVISIONS NETTE PASSIF NET* Immobilisations incorporelles (cptes 201 à 208) 13 050 432,17 8 441 181,88 4 609 250,29 Apports (comptes 102) 63 712 985,18 Frais d établissement (cpte 201) 0 0 0 Réserves (comptes 106) 154 246 308,14 Frais de recherche et développement (cpte 203) 13 050 432,17 8 441 181,88 (cpte 2803) 4 609 250,29 Excédent affecté à l investissement (cpte 10682) 109 071 149,36 Concessions, brevets, etc. (cpte 205) 0 0 0 Réserve de trésorerie (cpte 10685) 41 710 165,68 Autres (cpte 208) 0 0 0 Réserve de compensation (cpte 10686) 3 464 993,10 Immobilisations corporelles (cptes 211 à 218) 616 874 319,43 351 155 968,46 65 718 350,974 Report à nouveau (cpte 11) 7 548 206,88 Terrains (cptes 211,212) 27 451 212,82 16 214 577,95 (cpte 2812) 11 236 634,87 Excédent affecté à la couverture des charges d exploitation (cpte 110) 0 Constructions (cptes 213,214) 371 058 825,04 219 377 431,96 (cpte 2813) 151 681 393,08 Excédent affecté au financement de mesures d exploitation (cpte 111) 8 379 851,25 Installations techniques, matériel, outillage (cptes 215 à 217) 84 854 411,75 70 554 727,19(cpte 2815) 14 299 684,56 Report à nouveau déficitaire (compte 119) 831 644,37 Autres (cpte 218) 59 983 248,08 45 009 231,36 (cpte 2818) 14 974 016,72 Résultat de l exercice (cpte 12) 16 496 196,36 Immobilisations corporelles en cours (cpte 23) 73 526 621,74 0 73 526 621,74 Subventions d investissement (cpte 131 moins cpte 139) 519 434,05 Immobilisations financières (cptes 26 et 27) 201 716,10 0 201 716,10 Provisions réglementées (cpte 14) 0 Participations (cpte 26) 0 0 0 Réserve de trésorerie (cpte 141) 0 Autres titres immobilisés (cptes 271+ 272) 0 0 0 Autres provisions réglementées (cpte 147) 0 Prêts (cpte 274) 0 0 0 CAPITAX PROPRES TOTAL 1 209 530 737,89 Autres (cptes 275 à 276) 201 716,10 0 0 ACTIF IMMOBILISE TOTAL I 630 126 467,70 359 597 150,34 270 529 317,36 Provisions pour risques (cpte 151) 3 128 594,79 Stock et encours (cl. 3) 2 359 661,14 29 808,54 2 329 852,60 Provisions pour charges (cpte 157 et 158) 36 375 193,73 Matières premières (cpte 31) 0 0 0 PROVISIONS POUR RISQUES ET CHARGES TOTAL II 39 503 788,52 Autres approvisionnement (cpte 32) 2 359 661,14 29 808,54 (cpte 39) 2 329 852,60 En cours de production de biens (cpte 33) 0 0 0 Dettes financières (cpte 16) 59 479 528,33 Produits intermédiaires et finis (cpte 35) 0 0 0 Emprunts obligataires (cpte 163) 0 Marchandises (cpte 37) 0 0 0 Emprunts auprès des établissements de crédit (cpte 164) 59 026 052,33 Autres (cpte 38) 0 0 0 Emprunts et dettes financières diverses (cpte 165169) 453 476 Créances d exploitation (cptes 411 à 416) 104 224 328,34 4 106 634,74 100 117 693,60 Avances reçues (cpte 419) 35 887 Hospitalisés et consultants (cptes 4111, 4121, 4141, 418) 9 223 390,25 4 106 634,74 (cpte 49) 5 116 755,51 Dettes d exploitation (cpte 4 moins 404)) 73 632 654,89 Caisse pivot (cptes 4112, 4122) 70630580,51 0 70 630 580,51 Dettes fournisseurs (cpte 401à408) 43 489 273,91 Autres tiers payants (cptes 4114 à 4117, 4124 à 4127, 4144 à 4147) 20914 677,63 0 20 914 677,63 Dettes fiscales et sociales (cptes 42,43,447) 30 143 380,98 Créances irrécouvrables admises en nonvaleurs (cpte 416) 0 0 446 368,36 Dettes diverses 25 135 787,63 Autres 3 009 311,59 0 3 009 311,59 Dettes sur immobilisations (cpte 404) 9 926 874,18 Créances diverses (cpte 467) 8 708 251,72 0 8 708 251,72 Fonds déposés (cpte 463) 13 681 885,82 Avances de frais relatifs à la gestion des biens des protégés 2100 0 2100 Autres (cptes 466,4671) 1 527 027,63 Autres (cpte 4672) 8 706 151,72 0 8 706 151,72 Produits constatés d avance 0 Valeurs mobilières de placement (cptes 506 à 508) 0 0 0 DETTES TOTAL III 158 283 857,85 Disponibilités (cpte 51 26 069 621,45 0 26 069 621,45 Charges constatées d avance (cpte 486) 0 0 0 Recettes à classer crédit (cptes 4711,2,3,8) 752 477,77 ACTIF CIRCULANT TOTAL II 141 361 862,65 4 136 443,28 137 225 419,37 Dépenses à classer crédit (cpte 4728) 21 241,38 Charges à répartir (cpte 481) 0 0 0 COMPTES DE REGULARISATION TOTAL IV 773 719,15 Primes / remboursement obligations (cpte 169) 0 0 0 Dépenses à classer ou régulariser débit (cptes 472,473,476,478) 337 366,68 0 337 366,68 Dépenses à classer ou régulariser débit 0 0 0 TOTAL GÉNÉRAL 771 825 697,03 363 733 593,62 408 092 103,41 TOTAL GÉNÉRAL 408 092 103,41 *Sans prise en compte des amortissements et des provisions. Gestion active de la trésorerie hospitalière 57
tab.1 BILAN FONCTIONNEL SIMPLIFIÉ ACTIF NET PASSIF NET 1997 1998 1999 1997 1998 1999 Valeurs immobilisées nettes Capitaux propres (total classe 2 moins compte 28) 190 112 758,12 246 144 931,44 270 529 317,36 (cl. 1 hors emprunts) 269 334 319,19 268 571 148,17 249 034 526,41 Dettes à long terme (compte 16) 13 876 490,35 32 296 424,65 59 479 528,33 SOUS TOTAL 1 190 112 758,12 246 144 931,44 270 529 317,36 SOUS TOTAL 1 283 210 809,54 300 867 572,82 308 514 054,74 Fonds de roulement négatif Fonds de roulement positif 93 098 051,42 54 722 641,38 37 984 737,38 Stocks nets (classe 3) 2 421 725,36 2 416 226,31 2 329 852,60 Créances court terme nettes (classe 4) 99 717 899,88 111 042 213,85 109 163 312,00 Dettes à court terme 74 016 591,58 77 787 734,48 99 578 048,67 SOUS TOTAL 2 102 139 625,24 113 458 440,46 111 493 164,60 SOUS TOTAL 2 74 016 591,58 77 787 734,48 99 578 048,67 Besoin en fonds de roulement 28 123 033,36 35 670 705,98 11 915 115,93 Excédent de fonds de roulement Liquidités (classe 5) 64 975 017,76 19 051 935,40 26 069 621,45 TOTAL GÉNÉRAL 357 227 401,12 378 655 307,30 408 092 103,41 TOTAL GÉNÉRAL 357 227 401,12 378 655 307,30 408 092 103,41 tab.2 BILAN FONCTIONNEL SIMPLIFIÉ RECLASSÉ ACTIF BRUT PASSIF BRUT 1997 1998 1999 1997 1998 1999 Valeurs immobilisées brutes Capitaux propres (total classe 2) 490 954 794,66 576 888 829,53 630 126 467,70 (cl. 1 hors emprunts) 269 334 319,19 268 571 148,17 249 034 526,41 Créances art. 58 (compte 41222) 50 033 500,00 50 033 500,00 50 033 500,00 Amortissement 300 842 036,54 330 743 898,09 359 597 150,34 (compte 28) Dettes à long terme (compte 16) 13 876 490,35 32 296 424,65 59 479 528,33 SOUS TOTAL 1 540 988 294,66 629 922 329,53 680 159 967,70 SOUS TOTAL 1 584 052 846,08 631 611 470,91 668 111 205,08 Fonds de roulement négatif 12 048 762,62 Fonds de roulement positif 43 064 551,42 4 689 141,38 Stocks bruts (classe 3) 2 451 533,90 2 446 035,15 2 359 661,14 Provisions stock 29 808,54 29 808,54 29 808,54 créances douteuses 4 106 634,74 4 106 634,74 4 106 634,74 Créances court terme brutes (classe 4) 53 791 034,62 65 115 348,59 63 236 446,74 Dettes à court terme 74 016 591,58 77 787 734 99 578 048,67 SOUS TOTAL 2 56 242 568,52 67 561 383,74 65 596 107,88 SOUS TOTAL 2 78 153 034,86 81 924 177,76 103 714 491,95 Besoin en fonds de roulement Excédent de financement d exploitation 21 910 466,34 14 362 794,02 38 118 384,07 Liquidités (classe 5) 64 975 017,76 19 051 935,40 26 069 621,45 TOTAL GÉNÉRAL 662 205 880,94 713 535 648,67 771 825 697,03 TOTAL GÉNÉRAL 662 205 880,94 713 535 648,67 771 825 697,03 58 Gestion active de la trésorerie hospitalière
Bilan fonctionnel simplifié (tab.1) Bilan fonctionnel avant affectation des résultats (tab.3) Les éléments comptables figurant sur le bilan issu du compte de gestion sont présentés de façon plus synthétique par grandes classes de comptes, afin de faire apparaître schématiquement les niveaux du fonds de roulement et du besoin en fonds de roulement. Sur trois ans, le fonds de roulement (ressources stables moins emplois stables) reste positif mais accuse une diminution de 60 % environ. Le besoin en fonds de roulement [actif circulant (stock de créances de la classe 4) moins passif circulant (dettes de la classe 4)] a été réduit de plus de la moitié dans le même temps. Les résultats déficitaires relevés au cours de l analyse du premier tableau et la politique d investissement menée (impact sur les immobilisations et sur l endettement) ne semblent pas avoir déséquilibré le haut de bilan. Par ailleurs, la situation de l exploitation paraît s assainir (diminution du besoin en fonds de roulement). Les liquidités diminuent de 38 millions de francs mais si on approfondit l analyse du tableau 1, la diminution provient de la vente de valeurs mobilières de placement pour 45 millions. Le compte 515 quant à lui augmente de 36 % entre 1997 et 1999. La mobilisation de ces liquidités a pu permettre de financer les investissements. Bilan fonctionnel simplifié reclassé (tab.2) Ce bilan fonctionnel simplifié prend en compte les amortissements et provisions. Ces derniers augmentent le passif du bilan donc les ressources. En contrepartie, les immobilisations et les comptes ainsi provisionnés sont présentés à l actif pour leur montant brut. Sur ce bilan, la créance de l article R. 17419 du Code de la Sécurité Sociale (compte 41222) est remontée en haut de bilan pour être assimilée à une créance immobilisée. Cette remontée des créances de l article R. 17419 du Code de la Sécurité Sociale (ancien article 58) a deux effets : Le fonds de roulement baisse mais au cas d espèce, il reste positif excepté pour le dernier exercice. Le besoin en fonds de roulement devient excédent de financement d exploitation. Le montant des liquidités ne varie pas. Il s agit d un instrument de l analyse financière particulièrement utile dans la mesure où il permet une analyse approfondie de la structure et de l évolution bilantielles de l établissement. Il permet d opérer des distinctions au sein du fonds de roulement net global entre le fonds de roulement d investissement et le fonds de roulement d exploitation, il individualise le besoin en fonds de roulement d exploitation au sein du besoin en fonds de roulement total et enfin fait apparaître la trésorerie positive ou négative. Ce bilan fonctionnel est construit à partir de plusieurs reclassements : > À l actif Les charges à répartir (compte 481) sont remontées en immobilisations incorporelles et impactent le fonds de roulement d investissement. Les créances de l article R. 17419 du Code de la Sécurité Sociale (compte 4122) et les créances de la sectorisation psychiatrique (compte 41461) sont remontées en biens stables d exploitation et impactent le fonds de roulement d exploitation. > Au passif Les provisions pour dépréciation des immobilisations sont intégrées au calcul du fonds de roulement d investissement. Les provisions pour dépréciation des stocks et des clients (comptes 39 et 49) sont classées en ressources stables d exploitation et entrent dans le calcul du fonds de roulement d exploitation. Les fonds déposés (compte 463) constituent des financements à court terme au même titre que les intérêts courus non échus et participent de la trésorerie (négative ou positive). Ainsi, dans notre exemple, par rapport au bilan financier retraité : le fonds de roulement qui était de 43,064 est passé à 46,563 (soit + 3,5 millions de francs) après ajout des provisions des comptes 39, 49 et 59 et retrait des intérêts courus non échus. La politique d investissement menée par l établissement a coûté 140 millions de francs à cet établissement sur trois ans. Cette somme a été financée notamment par l emprunt à hauteur de 46 millions de francs, par l accroissement des amortissements à hauteur de 60 millions de francs. Toutefois cette politique se traduit également par une baisse du fonds de roulement d investissement qui devient de plus en plus négatif. Gestion active de la trésorerie hospitalière 59
Le fonds de roulement d exploitation diminue à cause des résultats comptables déficitaires d exploitation mais reste positif. Pour la première fois en 1999 le fonds de roulement net global est déficitaire alors qu il était largement positif en 1997. Une partie de l investissement a été «financée» par l exploitation. Le besoin en fonds de roulement (BFR) est devenu excédent de financement court terme, le besoin en fonds de roulement d exploitation (BFRE) suivant la même tendance. Les créances d exploitation sont stables mais les dettes d exploitation sont en augmentation. La trésorerie est positive mais diminue. En 1999, l établissement a eu recours a du crédit de trésorerie. Bilan financier prévisionnel (tab. 4) (comportant des éléments extracomptables) Il s agit d un bilan fonctionnel établi dans une optique ordonnateur avec des reclassements et des retraitements. >les reclassements sont les mêmes que pour le bilan fonctionnel. >les retraitements sont des opérations de l ordonnateur : prise en compte de l affectation prévisionnelle des résultats ; prise en compte des opérations d investissement en instance (reports de dépenses et de recettes d investissement). 60 Gestion active de la trésorerie hospitalière
tab.3 BILAN FOCTIONNEL DÉTAILLÉ ACTIF N DE COMPTES 1997 1998 1999 PASSIF N DE COMPTES 1997 1998 1999 Immobilisations incorporelles SD 20 9 458 976,77 9 821 635,93 13 050 432,17 Apports et réserves SC10 SC (10682, 60 973 221,18 61 412 920,18 63 712 985,18 10685,10686) + SC c22 Charges à répartir SD 481 0,00 0,00 0,00 Immobilisations corporelles 481 318 614,79 566 871 990,50 616 874 319,43 Terrains SD 211,212 26 428 725,02 26 428 725,02 27 451 212,82 Excédent affecté à SC.10682 105 588 479,56 108 681 261,36 109 071 149,36 l investissement Immobilisations en cours SD 2311,2312 21 465 207,76 0,00 0,00 Constructions SD 211,212 315 974 681,72 315 974 681,11 371 058 8255,04 Subventions d investissement SC. 13 451 853,91 474 924,45 519 434,05 Constructions en cours SD 2313,2314 0,00 82 166 518,56 73 526 621,74 Instalations matériel et outillage SD 215A218 117 450 000,29 130 642 380,81 144 837 659,83 Provisions réglementées SC 14 0,oo 0,00 0,00 Immobilisations en cours SD 2315A2318 0,00 0,00 0,00 Avances et accomptes sur comm. d immo. corpo. SD 238 0,00 0,00 0,00 Emprunts et dettes assimilées SC 16 SC 1668 13 238 938,15 31 794 484,65 59 137 048,33 Immobilisations incorporelles en cours SD 232 0,00 0,00 0,00 Immobilisations en concession et dts des concédant SD 22 0,00 0,00 0,00 Amortissements SC 28 300 842 036,54 330 743 898,09 359 597 150,34 Immobilisations financières 177 203,10 195 203,10 201 716,10 Participations et créances SD 26 0,00 0,00 0,00 Provisions SC 29 0,00 0,00 0,00 Autres Immobilisations financières SD 27 27 177 203,10 195 203,10 I Biens stables 490 954 794,66 576 888 829,53 630 126 467,70 I Financements stables 481 064 529,34 533 107 488,73 592 037 767,26 FDR d investissement FDR d investissement 9 890 265,32 43 781 340,80 38 088 700,44 Réserve de trésorerie SC 10685 + SC 141 41 710 165,68 41 710 165,68 41 710 165,68 Réserve de compensation SC 10686 3 464 993,10 3 464 993,10 3 464 993,10 Excédent affecté : Réduction des charges d exploitation SC 110 8 305 910,53 2 322 079,97 0,00 Financement de l exploit. SC 111 15 034 788,97 6 871 955,47 8 379 851,25 Report à nouveau déficitaire SD 119 944,71 0,00 831 624,37 Résultat comptable SD OU SC 12 11 052 937,55 1 255 940,56 16 496 196,36 Créances de l article 58 SD 41222 50 033 500,00 50 033 500,00 50 033 500,00 Provisions pour risques et charges SC.15 44 888 788,52 44 888 788,52 39 503 788,52 Créances de la sectorisation psychiatrique SD 41461 0,00 0 Autres Provisions SC 39,49,59 4 136 443,28 4 136 443,28 4 136 443,28 II Biens stables 50 033 500,00 50 033 500,00 50 033 500,00 II Financement stables 106 487 207,82 102 138 485,46 79 867 421,10 d exploitation d exploitation FDR d exploitation FDR d exploitation 56 453 707,82 52 104 9855,46 29 833 921,10 FDR net global FDR net global 46 563 442,50 8 323 644,66 8 254 779,34 Stocks SD 3 2 451 533,90 2 446 035,15 2 359 661,14 Dettes fournisseurs SC. 401,408 41 027 200,60 34 858 713,79 43 489 273,91 Hospitalisés et consultants 4111, 4121, 4141, 418 8 891 510,79 12 131 669,29 9 223 390,25 Dettes fiscales et sociales SC 42, 43, 445, 447 2 421 482,88 10 829 089,44 30 143 380,98 Caisse pivot SD 4112 20 080 300,80 20 276 930,03 20 597 080,51 Avances SC 419 6 000,00 10 527,50 35 867,00 Autres tiers payants 11 985 003,79 23 533 627,27 20 914 677,63 Dettes d exploitation 43 454 683,48 45 698 330,73 73 668 521,89 Créances admises en non valeur SD 416 0,00 0,00 446 368,36 Dettes sur immobilisations SC 404 11 904 854,21 17 511 457,12 9 926 874,18 Sécurité sociale SD 43 0,00 0,00 0,00 Recettes à classer SC 47 584 286,31 808 430,77 773 719,15 État et collectivité locales SD 44 0,00 0,00 0,00 Produits constatés d avance SC 487 0,00 0,00 0,00 Charges constatées d avance SD 486 0,00 0,00 0,00 Autres comptes créditeurs 468 420,29 525 103,91 1 527 027,63 Autres créances SD 4672 12 763 9744,24 9 161 145,00 11 717 563,31 Dettes hors exploitation 12 957 560,81 18 844 991,80 12 227 66220,96 Dépenses à classer SD 472,473, 478 70 245,00 11 977,00 337 366,68 III Biens d exploitation 56 242 568,52 67 561 383,74 65 596 107,88 III Financement d exploit. 56 412 244,29 64 543 322,53 85 896 142,85 BFRE 12 787 885,04 21 863 053,01 8 072 414,01 EFRE 8 072 414,01 BFR 169 675,77 3 018 061,21 20 300 034,97 Fonds déposés SC 463 17 598 339,49 13 244 411,95 13 681 885,82 par les malades Valeurs mobilières de placement SD 50 45 500 000,00 3 018 061,21 0 Intérêts courus non échus SC 1688 643 560,00 501 940,00 342 480,00 Disponibilités SD 51 19 475 017,76 19 051 935,40 26 069 621,45 Crédit de trésorerie SC 519 0,00 0,00 0,00 Autres soldes 0,00 0,00 0,00 créditeurs classe 5 IV Liquidités 64 975 017,76 22 069 996,61 26 069 621,45 IV Financement 18 241 899,49 13 746 351,95 14 024 365,82 à court terme Trésorerie positive 46 733 118,27 8 323 644,66 26 069 621,45 Trésorerie négative Total actif 662 205 880,94 716 553 709,88 771 825 697,03 Total passif 662 205 880,94 713 535 648,67 771 825 697,03 Gestion active de la trésorerie hospitalière 61
tab.4 BILAN FINANCIER ACTIF BC 97 R.R. 97 BF 97 BC 98 RR 98 BF 98 BC 99 RR 99 BF 99 PASSIF BC 97 RR 97 BF 97 BC 98 RR 98 BF 98 BC 99 RR 99 BF 99 Frais d établissement 3,51 3,51 2,49 2,49 4,60 4,60 Apports 60,94 60,94 661,41 64,41 63,70 63,70 Rech. dévelop. (valeurs nettes) Immos. Corp. Réserves d inveset Incorp. (nettes) 186,42 186,42 243,46 243,46 265,70 74,80 340,50 tissement 105,59 3,09 108,68 108,68 0,39 109,07 109,10 109,10 Immos. Subventions financières (nettes) 0,18 0,18 0,19 0,19 0,20 0,20 d investissement 0,45 0,45 0,47 0,47 0,30 0,30 Montant des dépenses d investissement reportées au 31/12 de N Dette à long terme 13,89 13,89 32,32 32,32 59,50 40,00 140,90 Autres 41,40 Soustotal 190,11 190,11 246,14 246,14 270,50 74,80 345,30 Soustotal 180,87 3,09 183,96 202,88 0,39 203,27 232,80 81,40 314,20 FRI négatif 9,24 6,15 43,46 42,87 37,70 31,10 FRI. Positif Créances «article 58» Réserve de trésorerie sur la sécurité sociale 50,00 50,00 50,00 50,00 50,00 50,00 (10685 + 141) 41,71 41,71 41,71 41,71 41,70 41,70 Créances sur l état Réserve de (sectorisation psychatrique) 4,50 4,50 4,50 4,50 4,50 4,50 compensation 3,46 3,46 3,46 3,46 3,50 3,30 0,20 Report à nouveau déficitaire (CPTE 119) 0,01 0,01 5,70 5,70 Reports 23,33 14,14 9,19 9,19 1,64 7,55 7,50 7,50 0,00 Report (CL.2) déficitaire en attente d affectation Résultat d exercice 11,05 11,05 0,00 1,26 1,26 0,00 16,50 7,50 3,70 3,30 Provisions risques et charges 44,89 44,89 44,89 44,89 39,30 39,50 Autres Soustotal 54,50 54,50 54,51 54,51 60,20 60,20 Soustotal 102,34 3,09 99,25 97,99 0,38 97,61 75,70 3,70 81,40 FRE. négatif FRE positif 102,34 44,75 43,10 75,50 21,20 FRNG négatif 9,90 FRNG positif 93,10 38,60 34,73 0,23 37,80 Stocks 2,42 2,42 2,42 2,42 2,30 2,30 Hospitalisés et consultants 4,78 4,78 8,02 8,02 5,10 5,10 Fournisseurs d exploit. 41,03 41,03 34,86 34,86 43,50 43,50 Caisse pivot 70,11 50,00 20,11 70,31 30,00 20,31 70,60 50,00 20,60 Dettes fiscales et sociales 2,42 2,42 10,83 10,83 30,10 30,10 Autres 16,52 4,50 12,02 23,53 4,50 19,03 23,90 4,50 19,40 Fournisseurs d invest. 11,91 11,91 17,51 17,51 9,90 9,90 Nonvaleurs 0,00 0,00 0,00 0,40 0,40 Recettes à classer et régulariser 0,58 0,58 0,81 0,81 0,90 0,90 Diverses et régul. 8,31 8,31 9,18 9,18 9,10 9,10 Divers 0,47 0,47 0,53 0,53 1,40 1,40 Soustotal 102,14 54,50 47,64 113,46 54,50 58,96 111,40 54,50 56,90 Soustotal 56,41 56,41 64,54 64,54 85,80 85,80 BFRE 45,73 48,92 25,60 EFRE 8,77 5,58 28,90 Trésorerie Disponibilités 19,47 19,47 19,05 19,05 26,10 6,60 32,70 Fonds déposés 17,60 17,60 13,24 13,24 13,70 13,70 Autres (Emprunts négociés non encaissés) Lignes de crédit et emprunts de tres (C9) Autres (Solde op. d invest.) 45,50 45,50 Soustotal 64,97 64,97 19,05 19,05 26,10 6,60 32,70 Soustotal 17,60 17,60 13,24 13,24 13,70 13,70 Trésorerie positive 47,37 47,37 5,81 5,81 12,40 19,00 Trés. négative Total de l actif 357,22 357,22 378,65 0,01 378,66 408,00 87,10 495,10 Total des fiancements 357,22 0,00 357,22 378,65 0,01 378,66 408,00 87,10 495,10 LÉGENDE DU TABLEAU : BC correspond à Bilan Comptable : dans cette colonne apparaissent les montants figurant dans le bilan comptable. RR correspond à Reclassement Retraitement : cette colonne explicite l impact des reclassements et retraitements (qui joue en plus ou en moins par rapport aux données de la colonne précédente). BF correspond à Bilan Financier : dans cette colonne apparaît le résultat après prise en compte des reclassements ou retraitements de la colonne précédente. Les montants sont exprimés en millions de francs. 62 Gestion active de la trésorerie hospitalière
Suivi des rythmes d émission des titres annexe 3 N NOMBRE DE TITRES DE RECETTES ÉMIS/EXERCICE 1998 TOTAL MENSUEL DES TITRES ÉMIS TOTAL CUMULÉ DES TITRES ÉMIS jan98 0 0 fév98 1 039 1 039 mar98 26 094 27 133 avr98 24 165 51 298 mai98 16 696 67 994 jun98 17 531 85 525 jul98 16 216 101 741 aoû98 20 133 121 874 sep98 18 334 140 208 oct98 24 120 164 328 nov98 19 029 183 357 déc98 26 019 209 372 janv99 29 464 238 836 Pourcentage de titres émis en journée complémentaire (JC) : 12,34 % N NOMBRE DE TITRES DE RECETTES ÉMIS/EXERCICE 1999 TOTAL MENSUEL DES TITRES ÉMIS TOTAL CUMULÉ DES TITRES ÉMIS jan99 0 0 fév99 0 0 mar99 1 052 1 052 avr99 33 380 34 432 mai99 23 835 58 267 jun99 24 670 82 937 jul99 20 184 103 121 aoû99 19 208 122 329 sep99 19 228 141 557 oct99 27 856 169 413 nov99 16 444 185 857 déc99 30 092 215 949 jan00 29 411 245 360 Pourcentage de titres émis en journée complémentaire (JC) : 11,99 % Gestion active de la trésorerie hospitalière 63
ÉMISSION MENSUELLE DES TITRES EXERCICE 1998 Total mensuel des titres émis nombre de titres émis 40000 30000 20000 1000 0 Janv. 98 Fév. 98 Mars 98 Avril 98 Mai 98 Juin 98 Juil. 98 Août 98 mois Sept 98 Oct. 98 Nov. 98 Déc. 98 Janv. 99 ÉMISSION MENSUELLE DES TITRES EXERCICE 1999 Total mensuel des titres émis nombre de titres émis 40000 30000 20000 1000 0 Janv. 99 Fév. 99 Mars 99 Avril 99 Mai 99 Juin 99 Juil. 99 Août 99 mois Sept 99 Oct. 99 Nov. 99 Déc. 99 Janv. 00 Observations : En 1999, l émission des titres est plus tardive. 64 Gestion active de la trésorerie hospitalière
Suivi des délais de rotation des créances et des dettes annexe 4 Les tableaux des pages suivantes, présentent des délais bruts de rotation des créances et des dettes (suivi en nombre de jours et par quinzaine) Modalités de calcul des délais bruts de rotation des créances et des dettes : Il s agit du rapport entre les créances ou les dettes d exploitation et les prises en charge exprimées en nombre de jours. EXEMPLE : délai brut de rotation des créances des établissements publics de santé sur les hospitalisés et consultants (exercice courant BG) : SD 4111* 360 D 4111 Observations : On observe que les délais bruts de rotation des dettes de fournisseurs sont très raisonnables. Dans le même temps, les délais bruts de rotation des créances hospitalières sont beaucoup plus importants ce qui entraîne une contrainte significative sur le besoin en fonds de roulement d exploitation de l hôpital. S agissant des départements (exercice courant), le ratio négatif s explique par l existence d une convention qui prévoit le versement d avances par le département à cet établissement. Ces statistiques facilitent la prévision de l évolution de la trésorerie. L exploitation des résultats, qui peuvent encore être affinés, doit permettre notamment d intervenir sur le besoin en fonds de roulement. Gestion active de la trésorerie hospitalière 65
TOUS DÉBITEURS ET TOUS EXERCICES HOSPITALISÉS HOSPITALISÉS ET CONSULTANTS ET CONSULTANTS EXERCICE COURANT EXERCICES ANTÉRIEURS DÉPARTEMENTS FOURNISSEURS FOURNISSEURS EXERCICE COURANT ORDINAIRES D'INVESTISSEMENT janvier (2) 140,83 324,51 6,97 février (2) 306,83 284,51 0,01 9,57 mars (2) 278,32 317,37 255,27 407,85 1,01 0 avril (2) 247,66 230,28 239,58 153,5 5,63 3,56 mai (2) 220,8 182,83 213,64 106,51 1,73 6,24 juin (2) 196,91 146,72 173,94 10,86 17,99 5 juillet (1) 185,67 147,37 127,18 51,42 13,71 4,95 juillet (2) 170,37 148,13 123,41 14,54 16,52 0 août (1) 158,8 146,87 121,39 50,24 0,05 0 août (2) 137,84 137,24 119,4 46,19 3,51 0 septembre (1) 131,68 127,17 117,84 80,91 5,25 3,34 septembre (2) 113,16 130,09 107,61 18,12 0,84 7,84 octobre (1) 106,13 123,63 104,78 20,19 0,09 1,33 octobre (2) 91,32 117,07 100,42 18,13 3,46 2,7 novembre (1) 81,43 114,92 98,47 18,11 2,58 0,01 novembre (2) 64,23 113,63 92,84 36,11 0,7 0 décembre (1) 59,95 125,58 92,72 38,17 1,86 0,79 décembre (2) 45,62 129,38 85,66 40,66 5,12 0 Première quinzaine : (1), Seconde quinzaine : (2) 66 Gestion active de la trésorerie hospitalière
TOUS DÉBITEURS ET TOUS EXERCICES (PAR QUINZAINE) 400 300 200 100 0 Janvier (2) Février (2) Mars (2) Avril (2) Mai (2) Juin (2) Juillet (1) Juillet (2) Août (1) Août (2) Sept. (1) mois Sept. (2) Octobre (1) Octobre (2) Nov. (1) Nov. (2) Déc. (1) Déc. (2) HOSPITALISÉS ET CONSULATANTS EXERCICE COURANT 350 300 250 200 150 100 50 0 Janvier (2) Février (2) Mars (2) Avril (2) Mai (2) Juin (2) Juillet (1) Juillet (2) Août (1) Août (2) Sept. (1) mois Sept. (2) Octobre (1) Octobre (2) Nov. (1) Nov. (2) Déc. (1) Déc. (2) FOURNISSEURS ORDINAIRES 20 15 10 5 0 Janvier (2) Février (2) Mars (2) Avril (2) Mai (2) Juin (2) Juillet (1) Juillet (2) Août (1) Août (2) Sept. (1) mois Sept. (2) Octobre (1) Octobre (2) Nov. (1) Nov. (2) Déc. (1) Déc. (2) Première quinzaine : (1), Seconde quinzaine : (2) Gestion active de la trésorerie hospitalière 67
annexe 5 Exemple de convention de partenariat ordonnateur comptable Est reproduite pages suivantes la convention de partenariat hospitalier type diffusée en 1995. Bien entendu, cette convention ne constitue qu une proposition, chaque établissement pouvant déterminer ses propres objectifs. La convention type s organise autour de six objectifs : 1. Formaliser les relations personnelles entre partenaires 2. Développer le partage de l information 3. Réduire et/ou optimiser les délais de paiement 4. Améliorer le recouvrement des produits hospitaliers 5. Gérer la trésorerie 6. Améliorer les délais de production des résultats de fin d exercice Annexe Ces objectifs sont cités à titre d exemples. En effet, au delà de la mise en œuvre des dispositions réglementaires actuellement en vigueur qui organisent le contenu des relations ordonnateurscomptables, la convention a pour finalité de définir en commun des prestations supplémentaires. Ces dernières donnent notamment un contenu à la mission de conseil et d assistance dévolue au trésorier. 68 Gestion active de la trésorerie hospitalière
1. Formaliser les relations personnelles entre partenaires Une démarche commune pour mieux se connaître, se comprendre et pour identifier les attentes mutuelles. Le développement de ces contacts permettra d améliorer encore la qualité d exécution des missions communes tout en favorisant la recherche d économies de gestion. Le Directeur et le Trésorier : > définissent un calendrier de réunion entre le directeur, le directeur financier et le trésorier (par exemple trimestriel ), les services (par exemple mensuel ), les agents ; >s assurent que chacun de leurs collaborateurs connaît personnellement son homologue, identifie le contenu et les contraintes d exécution inhérentes à la mission de son homologue, appréhende les informations à mettre en commun pour assurer une réelle synergie entre eux ; >conviennent : de s entretenir des dossiers relatifs notamment au financement des investissements, à la gestion de la dette et de la trésorerie. Cette information partagée en amont facilitera, en aval, l exécution des décisions arrêtées par le directeur, de conduire en commun des audits pour identifier les dysfonctionnements et élaborer les solutions pour y porter remède, d organiser des sessions d information et/ou de formation communes de leurs collaborateurs ces sessions sont, le plus souvent, coanimées. Des agents hospitaliers peuvent bénéficier des formations dispensées au profit des personnels des services déconcentrés du Trésor. Les collaborateurs du trésorier peuvent bénéficier des formations dispensées au profit des agents hospitaliers d organiser des échanges réciproques de personnels, de la mise en commun des instructions et circulaires rédigées par leurs ministères respectifs. Le trésorier s engage à : >remettre un organigramme de la trésorerie précisant notamment les attributions de chacun de ses collaborateurs ; >informer ses partenaires, en cas d absence, du nom de la personne désignée comme leur interlocuteur ; >informer ses partenaires des jours et heures d ouverture des guichets et des horaires de travail des services. Le directeur s engage à : >communiquer les coordonnées des correspondants du trésorier ; >informer le trésorier, en son absence ou celle de son interlocuteur principal, de la personne à contacter. 2. Développer le partage de l information Les partenaires s engagent à mettre en commun leurs informations. Les échanges réciproques d une information de qualité sont garants de l accélération de l exécution des opérations et de leur fiabilité. Ils concourent à améliorer les conditions de travail de tous. Le trésorier s engage à : >informer l hôpital du calendrier des travaux du département informatique ; >transmettre une balance des comptes chaque.(par exemple, chaque semaine, chaque quinzaine ) ; Gestion active de la trésorerie hospitalière 69
> transmettre un état des restes à recouvrer globalisé le.(par exemple, le 30 de chaque mois ), un état nominatif des restes à recouvrer (la périodicité, les modalités de présentation et notamment les seuils sont déterminés en commun ) ; >permettre la consultation (à l aide d une connexion informatique ou par consultation Minitel) de : la situation des recouvrements sur les titres de recettes, le paiement des mandats et les sommes dues aux fournisseurs, la situation des comptes de tiers et financiers ainsi que celle des comptes budgétaires, la position des comptes du gérant de tutelle ; >restituer, sous forme de fichiers, les informations relatives à l exécution de la dépense gérée par le nouvel applicatif HTR (Hôpital Temps Réel) (fichier retour dépenses). Le directeur s engage à : >s assurer, par des envois coordonnés, que le trésorier dispose simultanément des informations sur support magnétique et sur support papier ; > permettre la consultation des fichiers informatiques de ses services relatifs notamment à la facturation et aux fournisseurs.. ; > permettre la tenue automatisée de la comptabilité spéciale des investissements locaux (CSIL) en renseignant la zone du fichier HMandat de l applicatif télégéré HTR prévue à cet effet. 3. Réduire et/ou optimiser les délais de paiement Une démarche commune pour maîtriser les flux financiers et assurer le paiement des dépenses dans les meilleurs délais possibles sans compromettre la qualité des contrôles de l ordonnateur et du comptable inhérents à l exécution de la dépense publique. Il doit résulter de cet engagement une amélioration de l image de marque de l établissement une amélioration de la capacité à négocier des rabais ou escomptes avec les fournisseurs Le Directeur et le Trésorier s engagent : > pour l exécution des dépenses de personnel, qui font l objet de bordereaux de mandats spécifiques, à définir un calendrier des tâches à effectuer, qui fait référence notamment aux dates suivantes : la transmission des supports magnétiques ; le mandatement par les services de l ordonnateur ; la transmission des documents papier au comptable ; le délai de visa et de comptabilisation par le trésorier; l exécution du règlement. >pour améliorer l exécution de la dépense à : mettre en œuvre le dispositif TEDECO (transfert électronique de données) mettre en œuvre le dispositif HOPAYRA (règlement informatique des traitements du personnel) mettre en œuvre, dès la mise en place de l applicatif HTR, la procédure des virements magnétiques >à rechercher un objectif de délai d exécution de la dépense et notamment, pour donner date certaine au paiement de la dépense, à mettre en œuvre, contractuellement, le Délai de Règlement Conventionnel (DRC) > pour l exécution des autres dépenses, à définir des grilles de priorité prenant en considération les dispositions contractuelles réglementaires et le niveau des disponibilités Le directeur s engage à : >réguler les émissions de mandats tout au long de l année (définition d un tableau de bord de suivi des émissions ) ; >constituer des bordereaux homogènes en séparant les dépenses d exploitation et d investissement. 70 Gestion active de la trésorerie hospitalière
4. Améliorer le recouvrement des produits hospitaliers U ne démarche commune, par l implication de l ensemble des acteurs, pour améliorer l encaissement des titres émis par le Centre Hospitalier Le Directeur et le Trésorier s engagent à : >définir une politique de recouvrement. À ce titre sont définis (par exemple) : la délivrance par l ordonnateur au comptable d une autorisation générale et permanente d émission des commandements, voire d autres actes de poursuites comme la saisie attribution, les modalités de mise en œuvre des dispositions relatives aux créances à admettre en nonvaleur (par exemple : la périodicité et les conditions de la présentation des nonvaleurs au Conseil d administration), la fixation de seuils minima pour engager les voies d exécution, les modalités communes pour développer le règlement automatique des participations des mutuelles adhérentes à la Fédération Mutualiste Française (F.M.F.) (Système NOE ), le principe d un conventionnement de l établissement hospitalier auprès des mutuelles, des départements ; >mettre en place les régies de recettes et de dépôts afin de permettre : l encaissement des produits hospitaliers (développer la procédure des «régies prolongées»), le dépôt et le retrait des valeurs et bijoux ; >engager la procédure de la dématérialisation des titres de recettes ; > définir les mesures à prendre, après un audit réalisé en commun, pour par exemple : assurer une bonne synergie entre le(s) bureau(x) des entrées et la trésorerie, intégrer de façon pertinente, dans l accueil administratif, les opérations de recouvrement des produits hospitaliers. Le directeur s engage à : >réguler l émission des titres de recettes tout au long de l année (apprécier les progrès accomplis par la mise en place d un tableau de bord) ; >produire des titres de qualité : identification exacte et complète des débiteurs (tenir un tableau de bord pour recenser les rejets de prise en charge comptable ou des organismes de sécurité sociale, pour définir les moyens d y remédier, pour analyser les progrès constatés) ; >émettre séparément les titres de recettes de la section d investissement et d exploitation ; >produire les renseignements utiles, pour engager, sans délai, en tant que de besoin, les voies d exécution, et notamment les saisies, garantissant le recouvrement de la créance. Le Trésorier s engage à : >transmettre les états détaillés des restes à recouvrer supérieurs à un seuil défini en commun ; > communiquer les informations sur la situation du recouvrement et son évolution (exemple : suivi mensuel du taux de recouvrement sur les débiteurs payants ). 5. Gérer la trésorerie Les partenaires conviennent d optimiser la gestion de la trésorerie pour permettre à l établissement : d honorer, en temps voulu, ses obligations contractuelles, légales et fiscales ; de valoriser ses ressources financières. Le Trésorier s engage à : >mettre en place la procédure d encaissement à date certaine de la dotation globale de financement et, simultanément, de règlement à date certaine des rémunérations, des charges fiscales et sociales ; Gestion active de la trésorerie hospitalière 71
>produire (selon des modalités définies en commun : périodicité, en principe quotidien, contenu ) la situation des encaissements et des décaissements ; >élaborer et gérer un tableau de bord de la trésorerie dont il restitue périodiquement les informations ; ou >prêter son concours à la tenue d un tableau de bord de trésorerie ; >prêter son concours, dans le cadre de la réglementation en vigueur, à la mise en œuvre du placement des fonds. 6. Améliorer les délais de production des résultats de fin d exercice Une démarche commune, pour permettre aux gestionnaires de prendre connaissance dès le (à préciser) de l année qui suit, des résultats de gestion : grâce à une meilleure maîtrise des cycles budgétaires en cours de gestion ; grâce à la régulation des émissions de mandats et de la facturation (émission des titres). Le Directeur et le Trésorier s engagent à : >établir, avec l ensemble des acteurs concernés, avant le 1 er Octobre, le calendrier des travaux de fin d année et notamment ceux relatifs à l élaboration du compte de gestion. Le Directeur s engage à : >émettre les derniers titres et mandats relatifs à l exercice N au plus tard le (par exemple le15/12/n) pour la section d investissement ; au plus tard le (par exemple le 20/1/N +1 ) pour la section d exploitation et les opérations d ordre. Le trésorier s engage à : > adresser au directeur, sur sa demande, dans un délais de 48 heures, une balance des comptes de l exercice en cours et la balance générale de l exercice écoulé, dès que les dernières opérations budgétaires et non budgétaires auront été comptabilisées ; >établir le compte de gestion au plus tard le.. (par exemple le15/05/n+1 ; >remettre au directeur une analyse financière en complément du compte de gestion en vue d une étude conjointe. La présente convention est fixée pour une durée de.. (facultatif).. Le Directeur et le Trésorier s engagent, chaque.. (à préciser).., à faire le point sur la mise en œuvre des dispositions de la présente convention. À...., le.... Le Directeur Le Trésorier La trésorerie générale de.... s associe pleinement à la démarche volontariste du directeur du centre hospitalier de.... et de son trésorier ainsi qu à la mise en œuvre de leurs objectifs définis par la présente convention Le TrésorierPayeur Général 72 Gestion active de la trésorerie hospitalière