CONDITIONS GENERALES DE VENTE DE L OFFICE DE TOURISME DE MENTON INFORMATION CONCERNANT LE PRESTATAIRE DE LA MANIFESTATION OFFICE DE TOURISME DE LA VILLE DE MENTON Etablissement public industriel et commercial Office de Tourisme dont le siège social est sis Palais de l Europe, 8 avenue Boyer, 06500 MENTON N SIRET 388 188 369 00028 N TVA FR94 388 188 369 Représentants légaux : Monsieur Jean-Claude GUIBAL, Président et Madame Sandrine FREIXES, Vice-Président Tél : 04 92 41 76 76 E-mail : tourisme@ville-menton.fr Site internet : www.tourisme-menton.fr 1. CHAMP D APPLICATION 1.1. Les présentes conditions générales de vente s appliquent, à l exclusion de toute autre disposition, à toute inscription d un participant personne physique ou société à un congrès organisé par l OFFICE DE TOURISME DE LA VILLE DE MENTON. 1.2. Ces conditions générales de vente sont consultables sur le site internet de l évènement concerné dont le lien est accessible directement sur la page d accueil. 1.3. Le fait de s inscrire à un congrès en ligne implique une acceptation sans réserve et dans leur intégralité, des présentes conditions générales de vente. 1.4. L OFFICE DE TOURISME se réserve le droit de modifier les termes des présentes conditions. Seules les conditions générales de vente en vigueur au jour de l inscription du participant sont applicables. 2. INSCRIPTION CONTRAT 2.1. Modalités d inscription : l inscription du participant s effectue en ligne sur le site https://lymphoma.site.calypsoevent.net/ uniquement. Aucun autre moyen d inscription ne sera accepté. 2.2. Le règlement intégral des droits d inscription est à effectuer à l inscription, auprès de l Office de Tourisme. Toute inscription pour laquelle le dossier est incomplet ou non accompagné de son règlement dans les conditions prévues à l article 3 ne sera pas prise en compte. 2.3. Une fois l inscription reçue par l Office de Tourisme et le paiement effectué par le participant, l Office de Tourisme adresse à ce dernier par courrier électronique, un récapitulatif valant validation de sa commande et de son inscription au congrès. 2.4. Le contrat est considéré comme définitivement conclu à l envoi de la confirmation visée au point 2.3, sous réserve de la totalité du règlement de la commande. 3. DROITS D INSCRIPTION TARIFS DES PRESTATIONS ET REGLEMENT 3.1. Droits d inscription* : Préinscription jusqu au 1 er avril 2018..... 200,00 Inscription du 10 avril au 9 juillet 2018.... 300,00 Inscription du 10 juillet au 20 septembre 2018.. 400,00 Inscription sur place....... 500,00 Inscription société privée avec 1 personne ou poster........ 1 000,00 Inscription société privée Stand 6 m 2 et 1 personne.... 3 500,00 Inscription société privée Stand 9 m 2 et 1 personne.... 4 500,00 2 ème personne supplémentaire sur le stand....500,00 * les droits d inscription comprennent l accès aux conférences, les pauses café et les déjeuners
3.2. Prestations proposées pour le congrès sélectionné : Restauration Dîner de gala organisé le 5 octobre 2018.....110,00 Hébergement Tarifs chambre + petit-déjeuner Catégorie A 2*... 65,00 Catégorie B 3*........ 120,00 Catégorie C 4*..... 136,00 Catégorie D 4*... 163,00 IMPORTANT : les inscriptions avec réservation d un hébergement directement sur le site du congrès peuvent être effectuées au plus tard jusqu au 3 août 2018. 3.3. Tarifs en vigueur : les droits d inscription et tarifs des prestations s entendent par participant, en Euros et toutes taxes comprises. Les droits d inscription et tarifs applicables sont ceux en vigueur au moment de l inscription (tarifs figurant sur le site au moment de l inscription). 3.4. Après application des droits d inscription en vigueur et sélection des prestations souhaitées, le montant total dû par le participant peut être réglé selon les modes de paiement suivants : - Par chèque bancaire ou postal français : libellé à l ordre de l Office de Tourisme de la Ville de Menton et adressé à l adresse suivante : Office de Tourisme de la Ville de Menton Bureau du Tourisme d Affaires - Palais de l Europe, 8 avenue Boyer, 06500 MENTON. Le participant doit indiquer au verso du chèque les éléments suivants : LYMPHOMA2018+NOM/PRENOM DU PARTICIPANT. Le chèque doit parvenir à l Office de Tourisme dans les 10 jours ouvrés suivants l inscription sur le site et il appartient au participant de prendre toutes les précautions pour respecter ce délai. A défaut de réception du chèque dans le délai imparti, l Office de Tourisme ne validera pas l inscription. - Par virement bancaire sur le compte suivant : c/établ. c/guichet n/compte c/rice domiciliation 18315 10000 08005463752 67 CE COTE D AZUR IBAN FR76 1831 5100 0008 0054 6375 267 BIC C E P A F R P P 8 3 1 Le participant doit renseigner dans l intitulé du virement les éléments suivants : LYMPHOMA2018+NOM/PRENOM DU PARTICIPANT. Le virement bancaire doit être effectué dans les 10 jours ouvrés suivants l inscription sur le site. A défaut de réception du paiement dans ce délai, l Office de Tourisme ne validera pas l inscription du participant. - Par carte de crédit directement sur le site internet : cartes bancaires acceptées pour le paiement d une inscription sur le site sont les cartes des réseaux CARTE BLEUE/VISA et MASTERCARD uniquement. - Par espèces en euros ( ) pour les inscriptions sur place uniquement. 3.5. ATTENTION : une fois l inscription et les prestations choisies payées, il ne sera pas possible de les modifier directement sur le site internet. Dans l hypothèse où le participant aurait omis une prestation à laquelle il souhaite assister, celui-ci devra contacter dans les meilleurs délais l Office de Tourisme par mail à l adresse suivante : congresiwplm2018@ville-menton.fr en rappelant dans l objet le congrès concerné et la prestation choisie. Sous réserve de place disponible et après validation par l Office de Tourisme, la prestation sera réglée sur place dès l arrivée du participant à l accueil du congrès. 3.6. Une fois réglée, l inscription ne peut faire l objet d un remboursement que dans les cas et conditions prévus à l article 4 des présentes conditions générales de vente. 2
4. DROIT DE RETRACTATION ANNULATION MODIFICATION 4.1. Droit de rétractation : le participant dispose d un droit de rétractation qu il peut exercer dans un délai de 14 jours calendaires à compter de la confirmation de la commande et validation de l inscription, sans avoir à justifier d un motif. Le participant qui souhaite user de ce droit de rétractation doit le notifier, dans le délai légal susvisé, en renvoyant le formulaire prévu en annexe des présentes conditions générales de vente par voie électronique à l adresse suivante : congresiwplm2018@ville-menton.fr ou par voie postale, par lettre recommandée avec accusé de réception à l Office de Tourisme de la Ville de Menton, Bureau du Tourisme d Affaires, Palais de l Europe, 8 avenue Boyer, 06500 MENTON. 4.2. Annulation : dans le cas où le délai de rétractation est dépassé et que le participant souhaite annuler son inscription au congrès sélectionné, il devra en informer dans les meilleurs délais l Office de Tourisme aux adresses mentionnées au 4.1. Des frais d annulation seront appliqués dont le montant varie en fonction de la date de réception de la demande d annulation, à savoir : Dates d annulation Frais applicables Avant le 1 er avril 2018..55,00 Entre le 10 avril et le 9 juillet 2018.....65,00 Entre le 10 juillet et le 20 septembre 2018........ 75,00 Après le 21 septembre 2018 ou sur place. 100,00 Annulation réservation d hôtel Entre le 10 avril et le 1 er juillet 2018 30% du montant total de la réservation Entre le 9 juillet et le 1 er juillet et le 31 août 2018... 50% du montant total de la réservation A partir du 1 er septembre 2018... 100% du montant total de la réservation Si les conditions de rétractation ou d annulation sont remplies, le remboursement du montant dû sera effectué par virement bancaire, à l issue de la manifestation. 4.3. En cas de nécessité, et notamment en cas d absence d un intervenant, l organisateur se réserve le droit de modifier le programme du congrès. 4.4. En cas d annulation du congrès par l Office de Tourisme, ce dernier s engager à en informer sans délai les participants et procèdera au remboursement de leur inscription. 5. OBLIGATIONS DU PARTICIPANT L inscription du participant auprès de l Office de Tourisme implique l acceptation des conditions suivantes : 5.1. Chaque inscription est valable pour le congrès mentionné sur le site internet et ne pourra être accepté pour aucune autre manifestation. 5.2. Le participant se verra délivrer un badge lors de son arrivée sur le site du congrès. L Office de Tourisme se réserve le droit d effectuer un contrôle d identité au cours du congrès afin de s assurer que celle-ci correspond à l identité du porteur du badge. 5.3. Le participant s engage à respecter le règlement affiché à l intérieur du site du congrès. L Office de Tourisme se réserve le droit de refuser la participation au congrès de toute personne ne respectant pas cet engagement. 6. CONFIDENTIALITE INFORMATIQUE ET LIBERTES 6.1. Les informations recueillies lors de l inscription font l objet d un traitement informatique destiné à assurer un meilleur suivi de l inscription. A cette fin, l Office de Tourisme a effectué une déclaration auprès de la CNIL. Il veille à ce que les données recueillies soient maintenues confidentielles. Elles ne sont pas communiquées à d éventuelles partenaires commerciaux ni à des tiers, sauf autorisation préalable expresse du participant. 6.2. Conformément à la Loi n 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés modifiée, le participant dispose d un droit d accès et de rectification aux informations qui le concernent. Il peut modifier ces informations par courrier électronique à l adresse mail congresiwplm2018@ville-menton.fr. Pour des motifs légitimes, il peut également s opposer au traitement des données le concernant en envoyant un email à la même adresse. 3
7. PROPRIETE INTELLECTUELLE DROIT A L IMAGE 7.1. Les interventions, documents diffusés ou remis lors du congrès sont couverts par le droit d auteur en application des articles L111-1 et suivants et L122-4 et suivants du Code de la Propriété intellectuelle. Toute représentation ou reproduction non autorisée, par quel que procédé que ce soit ne respectant pas la législation en vigueur constituerait une contrefaçon sanctionnée par les articles L335-1 et suivants du même code. La responsabilité du participant sera engagée si un usage non autorisé était fait des interventions, documents diffusés ou remis lors du congrès. 7.2. Le participant est informé que l Office de Tourisme peut être amené à réaliser des prises de vue et/ou films dans le cadre du congrès. Sauf déclaration expresse contraire de sa part, le participant autorise l Office de Tourisme à le photographier ou le filmer dans le cadre du congrès et à diffuser et reproduire ces images sur tous supports, dans le cadre de la communication du congrès. 7.3. Les propos tenus par les intervenants lors du congrès le sont sous leur seule responsabilité. Il est de la responsabilité du participant de vérifier la pertinence des opinions, propos et recommandations formulées, notamment en matière médicale. L Office de Tourisme ne sera pas responsable, directement ou indirectement, pour tout dommage causé par ou en lien avec les informations diffusées ou les présentations effectuées durant le congrès. 8. DIVERS 8.1. Les présentes conditions générales de vente sont régies par la législation française. 8.2. Elles annulent et remplacent toutes précédentes conditions générales de vente dont la date est antérieure. 8.3. Dans l hypothèse où l une des dispositions des présentes conditions générales de vente serait considérée comme nulle en vertu d une disposition légale ou réglementaire, présente ou future, ou d une décision de justice revêtue de l autorité de la chose jugée et émanant d une juridiction ou d un organisme compétent, cette disposition serait réputée non écrite, toutes les autres dispositions des conditions générales de vente conservant force obligatoire entre les parties. 9. ANNEXES Formulaire type de rétractation à utiliser le cas échéant Prénom :.. NOM :. Société :. Adresse : Code Postal :... Ville :... Email : @... Je vous notifie par la présente ma rétractation du contrat portant sur la prestation de service ci-dessous : Inscription au Congrès :. (Intitulé du congrès à compléter par le participant) Référence de la commande :.. (Référence figurant sur la confirmation de commande à compléter par le participant) Confirmée le : (Date d émission de la confirmation de commande à compléter par le participant) 4
Date et signature du participant : 5