Diffuser les documents ISO auprès des comités miroirs nationaux

Diffuser les documents ISO auprès des comités miroirs nationaux

Disseminating ISO Documents to National Mirror Committees L ISO en bref L ISO est l Organisation internationale de normalisation. Les 162* membres qui la composent sont les instituts nationaux de normalisation de pays industrialisés, en développement et en transition, de toutes tailles et de toutes les régions du monde. La collection de l ISO compte actuellement plus de 18 000* normes, qui fournissent au monde économique, aux gouvernements et à la société dans son ensemble des outils concrets pour les trois volets économique, environnemental et sociétal du développement durable. Les normes ISO apportent une contribution positive au monde dans lequel nous vivons. Elles facilitent le commerce, favorisent le partage des connaissances et contribuent à la diffusion du progrès technologique et des bonnes pratiques de management et d évaluation de la conformité. Les normes ISO offrent des solutions et des avantages à la quasi-totalité des secteurs d activité de l économie agriculture, bâtiment, ingénierie mécanique, fabrication, distribution, transports, dispositifs médicaux, technologies de l information et de la communication, environnement, énergie, management de la qualité, évaluation de la conformité, services, etc. Les Normes internationales de l ISO représentent un consensus mondial sur l état le plus avancé des technologies ou des bonnes pratiques étudiées. * Août 2009.

Contexte : les comités de l ISO et les parties prenantes nationales L ISO est une organisation hautement décentralisée qui opère dans de nombreux secteurs de la technologie et de l économie. Ses membres sont aujourd hui au nombre de 160 organismes nationaux de normalisation (ONN) et l organisation compte plus de 700 comités techniques et sous-comités et plus de 2 000 groupes de travail. Les ONN peuvent choisir d être membres participants (P) ou observateurs (O) cette dernière catégorie étant également ouverte aux membres correspondants de l ISO. Dans le cas des membres participants, les ONN facilitent le processus de négociation et d édification du consensus entre les parties prenantes nationales au sein de Comités miroirs nationaux (NMC, de l anglais «National Mirror Committee») et contribuent ainsi au processus international de négociation et d édification du consensus. Pour cette raison, une coopération étroite et une synergie sont exigées entre la normalisation internationale au sein des comités techniques (TC) internationaux et la normalisation nationale au sein des comités miroirs nationaux. Les tâches principales des comités nationaux sont les suivantes : Donner suite aux travaux de normalisation internationale dans leur domaine d activité Participer activement à ces travaux en consultant les parties prenantes nationales (telles que fabricants, utilisateurs, professionnels et fonctionnaires) Formuler le point de vue national et voter sur les projets de Normes internationales Promouvoir la mise en application nationale des Normes internationales. Le Secrétariat central de l ISO a mis en œuvre un nouveau service entièrement fiable, économique et automatisé qui permet aux membres de l ISO de diffuser en quelques minutes tous types de documents de comités ISO auprès de leurs parties prenantes nationales. Cette brochure décrit le fonctionnement du service et ce que doivent faire les membres de l ISO pour le mettre en œuvre au profit de leurs parties prenantes. Cette brochure est principalement destinée aux chefs des départements de normalisation, de coopération internationale ou d informatique des membres de l ISO ayant la responsabilité de l élaboration de normes et de l organisation des contributions nationales aux travaux techniques de l ISO. 1

Participation des parties prenantes nationales à l ISO Participation (sélective) aux comités ISO Parties prenantes ONN/ NMC 1 ISO/TC 1 ISO/TC 2 Parties prenantes ONN/ NMC 2 ONN ISO ISO/TC 6 ISO/TC 10 Parties prenantes ONN/ NMC 3 ISO/TC 26 ISO/TC 34 Parties prenantes ONN/ NMC 4 ISO/TC 126 ISO/TC 210 Parties prenantes ONN/ NMC... ISO/TC 215 ISO/TC... Figure 1 Participation des parties prenantes nationales aux comités ISO par l intermédiaire de leur organisme de normalisation La Figure 1 montre comment est organisée la contribution des parties prenantes nationales au sein de comités miroirs nationaux et comment elles participent par l intermédiaire de leur organisme national de normalisation à des comités ISO choisis qui présentent un intérêt particulier pour leur économie nationale. L activité de chaque comité technique national est conduite et coordonnée par un responsable technique qui, dans de nombreux pays, est un employé de l ONN et agit en qualité de secrétaire d un ou de plusieurs NMC. 2

Principaux services informatiques associés aux comités miroirs nationaux Trois applications informatiques interdépendantes permettent la diffusion de documents auprès des parties prenantes nationales : 1. Le serveur ISOTC (pour l élaboration et la diffusion des normes) 2. Le Répertoire général de l ISO (pour la gestion des utilisateurs et des rôles) 3. Le serveur ISONMC (pour la diffusion des documents auprès des parties prenantes nationales). applications telles que le vote, la soumission de fichiers au Secrétariat central de l ISO, etc. Le rôle du Secrétariat central de l ISO se limite à la maintenance de l environnement de travail, y compris les services de helpdesk et de backup. Dans l espace de travail d un comité, les documents et autres contenus sont sous l entière responsabilité du secrétaire du comité et de son personnel de soutien. Permettre l élaboration des normes et le partage des documents le serveur ISOTC Le serveur ISOTC est un environnement d hébergement pour tous les comités techniques, sous-comités et groupes de travail de l ISO. Sa finalité première est de fournir aux secrétariats des comités ISO les outils pour gérer de façon autonome leur environnement de travail électronique d une manière décentralisée. L environnement fourni par le serveur ISOTC a pour but d habiliter les secrétariats de comités ISO à mettre des documents à la disposition de leurs membres, envoyer des notifications, obtenir des contributions de leurs membres et fournir des liens aux 3

Gérer les utilisateurs et les rôles le Répertoire général de l ISO L enregistrement et la maintenance des comités techniques, sous-comités et groupes de travail de l ISO, ainsi que des utilisateurs et de leurs rôles ou fonctions en qualité de membres de comités et groupes de travail de l ISO, sont assurés par l intermédiaire du Répertoire général de l ISO. Les comités, utilisateurs et rôles nationaux sont également gérés dans le Répertoire général. L enregistrement des utilisateurs et l attribution des rôles sont organisés d une manière décentralisée. Chaque comité membre de l ISO en est responsable pour les utilisateurs dans son pays. Les rôles gérés par l intermédiaire du Répertoire général sont notamment les secrétaires et présidents des comités, les membres des comités et groupes de travail, les votants, etc. Soutenir les comités miroirs nationaux le serveur ISONMC Le serveur ISONMC est une innovation importante, qui donne aux membres de l ISO la possibilité de gérer avec efficacité et de contrôler l accès en lecture seule de leurs membres de NMC aux documents de travail figurant dans le programme technique de l ISO. Ce service comprend la diffusion auprès des parties prenantes nationales de tous les documents en préparation dans les comités et groupes de travail de l ISO, tels que la documentation de gestion de projets, les rapports de réunions et les résolutions, les votes et les observations, les projets de travail, projets de comité, projets (DIS) et projets finals (FDIS) de Normes internationales. Quelques minutes après avoir téléchargé un document sur le site d un comité ISO dans le serveur ISOTC, ledit document est reproduit sur le serveur ISONMC. Il devient ainsi disponible rapidement dans le monde entier pour les personnes enregistrées par leur ONN en tant que membres du comité miroir national. Il convient de noter que le service de diffusion des documents auprès des parties prenantes nationales n est destiné ni à la diffusion de normes ISO publiées, ni à l élaboration de normes nationales. Les ONN ont également la possibilité d exclure du service de diffusion certains types de documents ISO (par exemple les projets finals de Normes internationales ou d autres documents). Pour s adapter aux différentes exigences des membres de l ISO, ce service est mis à disposition suivant deux options (voir Figure 2). 4

Service ISONMC Les deux options de diffusion Serveur ISOTC (géré par l ISO/CS) Transfert de documents au serveur ISOTC (seulement pour les comités hébergés à l extérieur du serveur ISOTC) Autres serveurs hébergeant des ISO/TC & SC (gérés par les comités membres et d autres organisations) Téléchargement de documents sur le serveur NMC Serveur ISONMC (géré par l ISO/CS) Téléchargement de documents par les CM sur leurs serveurs Serveurs nationaux (gérés par les comités membres) Accès direct aux documents sur le serveur ISONMC Option 1 Accès aux documents par l intermédiaire de serveurs nationaux Option 2 Figure 2 Options de service à partir du serveur ISONMC Utiliser le serveur L Option 1 permet une diffusion par l intermédiaire du serveur ISONMC géré par le Secrétariat central de l ISO (ISO/ CS). Pour les membres de l ISO qui ont peu ou pas d infrastructure nationale pour la diffusion électronique des documents de travail de l ISO, il est particulièrement utile de choisir le serveur ISONMC hébergé à l ISO/CS. Tous les documents de travail élaborés par un comité ou un groupe de travail de l ISO sont automatiquement copiés sur le serveur ISONMC. Les utilisateurs nationaux enregistrés par leur comité membre de l ISO en qualité de participants à un ou plusieurs NMC peuvent avoir accès aux documents des comités ISO correspondants par l intermédiaire des NMC auxquels ils ont été assignés. La principale fonction du serveur ISONMC est la diffusion des documents élaborés par les comités ou les groupes de travail de l ISO auprès des comités nationaux correspondants il ne fournit toutefois pas un environnement pour réaliser des travaux spécifiques d élaboration de normes nationales. 5

Figure 3 Liste des comités miroirs nationaux sur le serveur ISONMC Deux étapes sont nécessaires pour que ce service soit effectif : En premier lieu, les NMC doivent être créés dans le Répertoire général de l ISO et leur correspondance doit être établie avec les comités et groupes de travail de l ISO concernés. En second lieu, les utilisateurs nationaux doivent être enregistrés et assignés à des NMC. 6

Figure 4 Liste des documents de comités ISO mis en correspondance avec un comité national sur le serveur ISONMC Tirer le meilleur parti de l infrastructure existante L Option 2 concerne les membres de l ISO qui souhaitent diffuser les documents de comités ISO par l intermédiaire de leurs serveurs nationaux et non par le serveur ISONMC. Pour répondre à cette demande, le Secrétariat central de l ISO donne aux membres de l ISO l accès aux documents et à leurs métadonnées afin qu ils puissent les télécharger à partir du serveur ISONMC sur leurs propres serveurs nationaux. Dans cette option, il n est pas nécessaire d enregistrer des NMC et leurs membres individuels dans le Répertoire général de l ISO. Dans les deux options, un ONN doit être membre (P) ou (O) du comité ISO correspondant qui a produit les documents pour avoir la possibilité de diffuser des documents de l ISO auprès de comités nationaux. 7

Que faire pour commencer En premier lieu, examinez quelle option (1 ou 2) convient pour votre ONN. Le choix dépendra principalement des capacités informatiques disponibles dans votre organisation : matériel, mais aussi développeurs de logiciels, qui sont nécessaires pour la mise en œuvre de l option 2. Avant de prendre votre décision, examinez les guides relatifs aux deux options, que vous trouverez sur ISO Online (www.iso. org/e-guides) dans le dossier NMC document dissemination service. Après avoir choisi votre option, procédez comme suit : Option 1 Option 2 1. 2. 3. 4. 5. Définissez une relation de correspondance entre les comités miroirs nationaux et les comités ISO. (Notez que l ISO/CS prévoit l option d une production automatisée d une correspondance 1:1 par défaut entre comités nationaux et comités ISO sur la base de la participation d un ONN aux comités ISO). Créez dans le Répertoire général de l ISO les comités nationaux avec leur correspondance avec les comités ISO. Enregistrez les membres individuels d un comité national dans le Répertoire général de l ISO. (Notez que l ISO/CS peut apporter son assistance pour le téléchargement automatisé des données concernant les utilisateurs et les rôles) Enregistrez un secrétaire de comité miroir national. Vous pouvez établir des notifications par courriel aux comités miroirs nationaux pour vous assurer que les membres du NMC reçoivent le plus tôt possible les informations sur les nouveaux documents ISO. Outre le guide pour l option 2, qui vous donne les informations de base, consultez la documentation technique (disponible sur le même site). Pour toute information supplémentaire ou assistance, n hésitez pas à prendre contact avec le Helpdesk international de l ISO helpdesk@iso.org 8

Conclusion Le serveur ISONMC présente aux membres de l ISO une solution nouvelle pour diffuser les documents de l ISO auprès de leurs parties prenantes nationales, qui est bien supérieure à toutes les solutions antérieures, en termes de rapidité, de fiabilité et d utilisation des ressources. Couvrant la quasi-totalité des comités ISO, ce nouveau service peut garantir une diffusion mondiale fiable des documents et faciliter ainsi une plus grande participation des nombreuses parties prenantes aux travaux de l ISO. Études de cas de mise en œuvre du service NMC La section suivante contient deux études de cas qui résument les expériences de l application nationale du service NMC dans deux pays, la Malaisie et le Canada. L expérience de la Malaisie se rapporte à l application dans le cadre de l option 1, alors que le Canada est un exemple de l application dans le cadre de l option 2. 9

Malaisie par Salwa Denan, Responsable principale, Normalisation, SIRIM Berhad (pour le Department of Standards Malaysia DSM) En tant que membre de l ITSIG (Groupe de mise en œuvre des stratégies en matière de technologies de l information de l ISO), la Malaisie a participé au développement du Serveur ISONMC, y compris en participant à l équipe de projet ITSIG/NMC et à la période d essai NMC du 21 mai 2007 au 7 juin 2007. SIRIM Berhad, l organisme national d élaboration des normes, a été chargé par Standards Malaysia de gérer le déploiement du Serveur ISONMC en Malaisie. La Malaisie avait opté pour l Option 1, consistant à utiliser le serveur NMC hébergé par l ISO/CS. Le déploiement a débuté par la compilation de la liste d experts et de comités miroirs nationaux ayant qualité de membres (P) et (O). Cela fut réalisé début décembre 2008. En raison de ressources limitées, la structure de mise en correspondance manuelle a été retenue car elle convenait au processus alors utilisé en Malaisie. Une notification introductive sur la disponibilité de l application a été envoyée en février 2009 à tous les membres de NMC en Malaisie. Une session de formation de tous les secrétaires de NMC a ensuite été organisée en avril 2009. Des exposés et démonstrations sont présentés depuis juin 2009 aux experts NMC à l occasion des réunions de leur comité miroir national. Une formation concrète spéciale pour tous les présidents de NMC était prévue pour octobre 2009. Divers problèmes se sont posés durant le déploiement du serveur ISONMC, en particulier durant l étape de mise en correspondance entre les comités ISO et les comités miroirs nationaux. 10

Toutefois, avec l appui efficace et rapide du Helpdesk de l ISO, la plupart des problèmes rencontrés ont été rectifiés dans la journée. De plus, des retours d information et recommandations d amélioration communiqués par les secrétaires de NMC ont également été transmis au Helpdesk de l ISO pour examen par l équipe des services en ligne (e-services). Tout nouveau service et nouvelle application exige des membres et secrétaires de NMC un peu de temps et de patience pour se familiariser avec la nouvelle manière de travailler. La notification de la disponibilité de nouveaux documents téléchargés sur le Serveur ISONMC est essentielle pour les tenir informés. NMC enregistrés dans le Répertoire général de l ISO, sur la base des informations communiquées par les secrétaires des NMC. Néanmoins, des réponses positives et élogieuses ont été reçues des membres des NMC, en particulier ceux ayant le statut de membre (P). Le haut degré de fiabilité de la diffusion des documents leur permet d accéder au serveur ISONMC pour télécharger les documents, les résolutions de réunions, les textes et rapports de votes sans avoir à les attendre des secrétaires de NMC. Indirectement, cette méthode encourage l engagement et la contribution des experts de NMC car ils ont accès aux informations en tant que de besoin. De plus, l Administrateur des utilisateurs d un comité membre (MBUA) doit mettre à jour régulièrement la liste des experts 11

Canada par Zbigniew Ignatovicz, Responsable, Systèmes informatiques, Conseil canadien des normes CCN Le 22 mai 2008, le Conseil canadien des normes a pris des mesures pour synchroniser son système de collaboration et de gestion des documents en ligne, Sitescape, avec le service NMC de l ISO. Notre mise en œuvre nationale a été lancée en juillet 2008. Pour donner une idée de l ampleur de notre travail ISO, le système Sitescape du CCN, qui facilite la participation du Canada aux activités de normalisation internationale, compte plus de 3 200 membres enregistrés et héberge plus de 1 200 comités miroirs nationaux, souscomités et groupes de travail. Le CCN utilise un environnement de collaboration pour ses activités nationales et internationales depuis 1997. Dans le cadre de notre stratégie informatique, nous identifions les technologies avancées à utiliser, comme Java et XML, nous soulignons les partenariats stratégiques, les initiatives de collaboration et de communication, et nous étudions également les services partageables qui tirent parti de l intégration, de la simplification et de l automatisation en tant que composantes essentielles de la stratégie informatique. La dynamique sous-tendant nos efforts d intégration en mai 2008 a essentiellement consisté à aligner ces composantes sur celles que le service NMC fournissait à l époque. La correspondance stratégique était bonne. D un point de vue fonctionnel, la participation du Canada à l ISO est gérée par un petit nombre de collaborateurs constituant l équipe de soutien ; le service d automatisation a donc présenté des avantages pour le CCN en général et le personnel responsable du programme en particulier. L activité de «mise en miroir» automatique a accéléré la mise à disposition des documents sur Sitescape et auprès des membres des comités, donnant ainsi davantage de temps aux Canadiens pour examiner les documents ISO et en débattre. Le processus a permis d alléger, pour le personnel du CCN, une grande partie du 12

dans un proche avenir un vote des comités nationaux, par exemple le vote sur les projets de Normes internationales (DIS) et les projets finals de Normes internationales (FDIS). travail administratif consistant à obtenir les documents et à les placer sur des serveurs. Ce travail a évolué en une fonction automatisée et planifiée. Libéré de ce fardeau, le personnel a plus de temps à consacrer aux fonctions et services de soutien au programme liés aux activités des comités. Pour simplifier et organiser plus encore le processus de téléchargement, tous les documents sont placés dans un répertoire de documents spécial dans l environnement de travail principal de chaque comité. De plus, nous avons aussi instauré un processus spécifique de flux de travail qui émet chaque jour automatiquement et en temps utile une notification par courriel aux membres du comité dès que de nouveaux documents sont téléchargés. Ce processus est important non seulement aux fins de notifications générales, mais aussi pour les notifications qui contiennent des liens vers des documents qui exigeront Nous utilisons ce service depuis plus d un an. Comme toute nouvelle application, il n a pas manqué de soulever des questions et problèmes techniques. Des questions se posent également de temps à autre en production. Toutefois, grâce à notre étude permanente du cadre NMC, à l examen de nos processus et de notre documentation internes et à une communication permanente avec l équipe de développement à l ISO, nous procédons à des réglages et nous introduisons des correctifs au cas par cas. Dans la poursuite de nos services de collaboration et de nos mises à niveau, nous veillerons à des possibilités d intégration futures entre l ISO et le CCN. L application NMC a été une étape majeure, qui nous a permis de retirer des connaissances en matière de technologies et de gestion et des gains d efficacité bénéfiques pour le CCN. 13

L Organisation internationale de normalisation 1, ch. de la Voie-Creuse Case postale 56 CH-1211 Genève 20 Suisse Secrétariat central de l ISO Tel + 41 22 749 01 11 Fax + 41 22 733 34 30 E-mail central@iso.org Web www.iso.org ISBN 978-92-67-20507-6 ISO, 2009-08/XXXX