CAHIER DES CHARGES FOURNITURE ET MAINTENANCE DE COPIEURS NUMERIQUES MULTIFONCTIONS NOIR ET BLANC AVEC FONCTION COULEUR Voies Navigables de France Direction Inter-régionale du Bassin de la Seine Bureau des Techniques Réseau et Applications informatiques Renseignements : Frédéric Le Pennuisic 01 40 58 27 15 Fax : 01 45 79 40 30 Mél : frederic.le-pennuisic@equipement.gouv.fr Btrai-copieurs 2007 1/9
Contexte : La Direction Inter-régionale du Bassin de la Seine - Service Navigation de la Seine est située sur le bassin de la Seine (Seine, Oise, Yonne et Marne) et est répartie sur 5 régions administratives et 18 départements. Le personnel du service comprend 1250 agents (administratifs, techniques et exploitation). Aujourd'hui, il est nécessaire de remplacer les copieurs de plusieurs sites par de nouveaux matériels multifonctions. Plusieurs sites nécessitent la mise en place de nouveaux matériels : exemples : Paris-Austerlitz (75), Les Mureaux (78) et Le Havre (76) La prestation demandée est donc d'une part la fourniture, livraison et mise en route des matériels décrit ci-après mais aussi l'enlèvement des anciens matériels et pour les nouvelles machines la maintenance et fourniture des consommables sur la base d'une redevance trimestrielle à terme échu. Notez bien que les matériels sont acquis par le Bureau des techniques réseaux et application BTRAI réputé l'usager preneur mais que la maintenance est prise en charge par le service doté de la machine et est l'usager utilisateur. Objectifs : L'objectif est de fournir aux agents des services concernés des moyens compacts de photocopies en noir et blanc. Ces systèmes doivent de plus être multifonctions. Le nombre de copies annuelle retenu est de 60 000 copies (noir et blanc) et de 6000 copies (couleurs). Par multifonctions on entend les fonctions de stockage, de copie, d'impression en réseau, et de numérisation et le fait que le copieur soit administrable à distance. Pour des questions de sécurité du réseau informatique la fonction fax n'est pas nécessaire et ne doit pas être disponible. Btrai-copieurs 2007 2/9
Forme et durée du marché : Le présent marché adapté est passé pour une durée d'un an sous forme d'un marché de type marché à bon de commandes. Le montant minimal du marché est fixé à 20000 euros H.T. et le maximum à 80000 euros H.T. Types Types : deux modèles de copieurs devront être proposé : le type A qui doit pouvoir réaliser des impressions ou photocopies noir et blanc à la vitesse de 30 pages par minute (ppm) minimum pour le format A4 et couleurs à la vitesse minimale de 8 ppm. le type B qui doit pouvoir réaliser des impressions ou photocopies noir et blanc à la vitesse de 30 ppm minimum pour le format A4 et couleurs à la vitesse minimale de 30 ppm. Dans les deux cas le prix doit tenir compte de l'enlèvement des anciens matériels et ces machines devront avoir certaines caractéristiques communes. Liste des performances minimales attendu sur ces matériels : fonction 'stockage' ou 'boites' : de base l'appareil devra inclure un système de stockage individuel permettant aux utilisateurs de stocker leurs impressions, copies ou numérisations pour au moins une centaine d'utilisateurs. Chaque utilisateur pourra disposer d'un code individuel pour accéder à son espace de stockage. Cette espace devra être accessible en mode web et permettra de récupérer des documents numérisés. Fonction copie: - La machine devra disposer d'un système d'alimentation automatique des documents recto-verso (feeder) Btrai-copieurs 2007 3/9
- Capacité papier : deux tiroirs 550 feuilles et bypass (alimentation manuelle ) minimum. Une option bac de capacité de plus de 2000 feuilles pourra être proposée. - Recto verso en standard. - Support des formats de A5R a A3 pour les tiroirs et le bypass. - Grammages : support de papier de 65 a 105 g/m2 pour les tiroirs et de 65 à 200 g/m2 pour le bypass. - Zoom de 25 a 400 %. - Nombre de copie de 1 a 999. Fonction impression en réseau : - Support des langages PCL6, PCL5c et Adobe Postcript 3. - Support des impressions noir et blanc et couleurs sur format A5A à A3 avec ou sans recto-verso. - Compatibles avec les systèmes : Windows NT 4.0,Windows 2000, Windows Xp, Windows Vista et Mandriva corporate serveur 3.0 et 4.0 au minimum. - Interface réseau : 10 base T/100 base TX minimum. - Résolution : noir et blanc 2400 * 600 dpi minimum, couleur 600*600 dpi minimum. Fonction de numérisation : Recto-verso ou recto à la résolution de 150 à 600 Dpi en noir et blanc, de 150 à 300 dpi en couleurs. Utilisation de la vitre ou du feeder pour les documents comportant plusieurs pages. L'utilisateur dans ce cas doit pouvoir choisir entre la création d'un ou plusieurs fichiers. Modes : Niveaux de gris, Couleurs, Sélection automatique des couleurs. Formats des fichiers : TIFF, PDF, JPEG. Transferts des fichiers produits par messagerie, envoi vers un serveur Windows ou Unix, ou transferts vers une boite de stockage individuel. Administration du système : - Le dispositif devra disposer d'un logiciel de gestions des fonctions et d'administration de préférence en mode «web»qui sera fourni en même temps que le matériel. Btrai-copieurs 2007 4/9
Dispositions relatives à la maintenance : Article 1: Définition des prestations de maintenance La maintenance couvre les interventions du mainteneur visant à remettre en état de fonctionnement le matériel, à l exclusion de toute autre prestation. Article 2: Éléments exclus de la prestation de maintenance La maintenance ne couvre pas la réparation des défaillances causées par : une négligence et/ou un usage des matériels non conforme à la notice d utilisation du matériel ; les réparations effectuées par l usager utilisateur ou par un tiers non habilités par le mainteneur ; l'utilisation de consommables ou d un courant électrique contraire aux spécifications du constructeur; le déplacement et le déménagement du matériel. Article 3 : Durée des prestations de maintenance Chaque abonnement de maintenance prend effet à compter du lendemain de la date de mise en service du matériel pour la durée fixée dans le bon de commande (36 ou 60 mois). Article 4: Modalités de calcul du prix de la maintenance et étendue des prestations Pour chaque appareil de reprographie, une redevance trimestrielle de maintenance, payable à terme échu, est déterminée en fonction du volume annuel de copies estimé par l usager figurant en annexe au bon de commande. Elle comprend : toutes les interventions, sous réserve des dispositions de l'article 2 ; les consommables: toner, développeur et agrafes (hors papier, supports spéciaux); les pièces ou éléments de rechange, dont le tambour ; l outillage; les frais de main-d œuvre, y compris les indemnités de déplacement; tous les frais nécessaires au bon fonctionnement des matériels acquis. Les copies supplémentaires effectuées en dépassement du volume annuel de copies estimé sont facturées annuellement à l usager utilisateur selon le barème prévu dans l annexe 1 au bon de commande. Btrai-copieurs 2007 5/9
Article 5: Admission des prestations de maintenance La décision d admission des prestations de maintenance est prononcée annuellement, à chaque date anniversaire de mise en service des matériels, par le représentant de l usager utilisateur désigné dans le bon de commande comme personne responsable de son exécution. Par ailleurs, afin de constater, le cas échéant, le volume de copies réalisées au cours de l année, au-delà du volume commandé, le mainteneur et l usager utilisateur procèdent à un relevé contradictoire des compteurs de copies des photocopieurs. A cet effet, le mainteneur et le l usager utilisateur renseignent un document conforme au modèle fournis par le mainteneur, renseigné, daté, signé et dont l original est conservé par le mainteneur. Ce document indique le nombre total de copies effectivement réalisées lors de l exercice annuel et fait apparaître, le cas échéant, le nombre de copies réalisées en dépassement du volume annuel de copies fixé dans le bon de commande. Article 6 : Délais et modalités d'intervention en cas de défaillance du matériel Dans le cadre de la maintenance, le mainteneur est tenu d intervenir, pour chaque matériel, dans le délai fixé au bon de commande. Ce délai est compté à partir de la date de réception de la demande d intervention. Cette demande d'intervention est effectuée par téléphone, et immédiatement confirmée par télécopie, ou tout moyen permettant de donner date et heure certaine à la demande. Elle s opère sur site pendant les heures d ouverture du service de l usager utilisateur, précisées dans l annexe 1 au bon de commande (période d'intervention). La réparation doit être effective dans un délai de deux jours ouvrés à compter du lendemain du jour de la demande d intervention. En cas d impossibilité de réparer le matériel sur site, le mainteneur livre gratuitement, dans le local d utilisation de l usager utilisateur, un matériel de remplacement présentant des caractéristiques équivalentes, dans le délai de deux jours ouvrés à compter du lendemain du jour d intervention. Dans ce cas, le matériel est réparé et retourné dans le local d utilisation de l usager utilisateur dans le délai de dix jours ouvrés à compter du jour d intervention inclus. Toute intervention est recensée par le mainteneur dans le carnet de bord visé ciaprès à l'article 8 ci-après. Article 7: Sanction pour défaut de réparation Si dans un délai de deux jours ouvrés à compter du lendemain du jour de la demande d intervention : le mainteneur n a pas procédé à la réparation effective du matériel, Btrai-copieurs 2007 6/9
le mainteneur n a pas fourni de matériel de remplacement en cas de retour en atelier du matériel, ou si, dans le cadre d une mise à disposition d un matériel de remplacement, le délai accordé au mainteneur pour réparer le matériel en atelier et restituer le matériel dans le local d utilisation n a pas été respecté, l usager utilisateur, sous réserve d une utilisation conforme aux prescriptions du constructeur du matériel, peut exiger le remplacement sans délai du matériel défectueux et doit informer immédiatement l'usager preneur responsable de l'exécution de la commande, afin qu'elle puisse, à l'encontre du mainteneur, mettre en œuvre les mesures appropriées et, notamment, celles prévues à l article 9 cidessous. Article 8: Consignation des indisponibilités et interventions dans le carnet de bord Toute intervention du mainteneur au titre de la maintenance doit être inscrite par celui-ci dans un carnet de bord spécial, ouvert par l usager utilisateur pour chaque équipement à entretenir et tenu contradictoirement sur le site d'utilisation des matériels. Tout incident ou arrêt affectant la marche de l un des quelconques éléments du matériel est consigné sur ce carnet. Le carnet de bord est destiné à consigner notamment; les dates, heures et délais d intervention; la période d indisponibilité (heure et date de début et de fin d'indisponibilité); la nature des pannes constatées et les mesures prises; la description des pièces et organes remplacés; le nom et la signature du technicien ayant effectué l intervention; le nom et la signature de la personne ayant demandé l intervention. L usager utilisateur et le mainteneur co-signent le carnet de bord et consignent leurs éventuelles observations. Un état annuel des interventions effectuées est transmis par le mainteneur à l usager utilisateur. Cet état doit présenter, outre les rubriques listées ci-dessus, le nom ou numéro de l équipement et le lieu d intervention. Article 9 : Indemnisation pour indisponibilité Un matériel est déclaré indisponible lorsque son utilisation est rendue impossible, par le dysfonctionnement d'un élément, le tout, sous réserve des dispositions de l'article 2 ci-dessus. La période où le matériel est considéré comme indisponible, commence à l expiration du délai de réparation défini à l article 6 ci-dessus. Le montant de l'indemnité due pour indisponibilité du matériel est calculé selon la formule suivante : Btrai-copieurs 2007 7/9
dans laquelle : I = (V/4 x 1/200 x H) * 0, 75 I = montant de l'indemnité ; V = valeur d'acquisition et de maintenance pour la durée globale commandée de l équipement considéré ; H = nombre d heures entières d indisponibilité au- delà de la durée maximale d indisponibilité (deux jours ouvrés à compter du lendemain de la demande d intervention). Lorsqu un matériel qui vient d être réparé redevient, pour le même motif, indisponible dans les 24 heures suivant sa remise en état, la durée d indisponibilité ne tient pas compte de la période de réparation. Exemple Lundi demande d intervention Mercredi soir fin du délai réparation Jeudi soir nouvelle demande d intervention de même nature que la panne précédente Mardi suivant le copieur fonctionne Dans cet exemple le délai d indisponibilité est calculé depuis le mercredi soir, fin du délai d intervention de la première panne, jusqu au mardi suivant soit 4 jours. Article 10 : Modalités de paiement des prestations de maintenance Les prestations de maintenance font l'objet, de la part de l usager utilisateur, de paiement à terme échu. la valeur technique (coefficient 5) le prix (coefficient 4) les conditions de maintenance (1) Critères de sélection de l'offre : Btrai-copieurs 2007 8/9
Forme attendue de la réponse : La réponse devra être établie sous la forme d une liste de matériel référencée, en précisant la marque, et d un devis à l attention de «Voies Navigables de France Direction Inter-régionale du Bassin de la Seine Bureau des techniques Réseau et Applications Informatique 2 Quai de Grenelle 75015 Paris Au plus tard le 12 mars 2007 a 12h00 (midi). La réponse comprendra : - un dossier technique comprenant le descriptif fonctionnel des composants, les marques et références de chaque élément, les descriptifs des appareils fournis, la liste des options possibles. - un devis comprenant le prix proposé pour la fourniture des matériels en identifiant clairement les prix proposés pour les types A et B, les prix des options, de la maintenance et les prix à la page noir et blanc et couleur. La réponse inclura le coût du transport et des enlèvements d'anciennes machines en prenant comme exemple chacun des sites, ainsi que les conditions de garantie, notamment en cas de panne. Par ailleurs référence sera faite pour les soumissionnaires au caractère contractuel du présent cahier des charges. Btrai-copieurs 2007 9/9