Carnet partagé d'adresses mail et de numéro de téléphone portable (sms) Guide Utilisateur Vous êtes membre d'un club sportif amateur ou d'une association à but non lucratif? Plus besoin, pour les joindre, de connaître l'adresse mail ou le numéro de téléphone portable (sms) du président, d'un entraîneur-éducateur, des membres d'une équipe,... Un outil gratuit maintient un carnet d'adresses mail et de numéro de téléphone portable (sms) unique partagé et de contenu invisible utilisable seulement par les membres qui y sont inscrits. Son usage est dévolu au fonctionnement du club/de l'association. Chaque coordonnée collectée reste donc secréte. Un membre peut enregistrer plusieurs adresses mail ou numéros de téléphone portable (sms), y compris celles de ses parents la cas échéant. NB : La documentation et les exemples s'appuient sur le retour d'expérience d'utilisation par un club sportif. Ce retour montre d'ailleurs un taux de réactivité/utilisation beaucoup plus important depuis la mise en place de l'option sms. Désormais ne retenez qu'une SEULE boîte mail (exemples ci dessous avec echouplines@free.fr) ; et selon le cas, utilisez aucun, UN ou plusieurs mots clés au début du sujet/objet. Idem, si le club/l'association a mis en place l'option sms, ne retenez qu'un SEUL numéro de téléphone portable pour envoyer des sms en débutant ce dernier, et selon le cas, par aucun, UN ou plusieurs mots clés. Chaque mot-clé représente une fonction (président,...) ou une organisation (une équipe, un ensemble d'équipes, ) des membres de l'association (PRESIDENT, EU15, U15, TOUS,...). Afin d'assouplir l'usage, lorsqu'aucun mot-clé n'est fourni l'outil considère que c'est un joueur qui s'adresse à ses entraîneurs-éducateurs. Les messages sont distribués à toutes les adresses mails collectées pour chaque membre concerné et ; en l'état actuel de l'outil, à un seul numéro de téléphone portable par membre concerné, afin d'optimiser le nombre de sms envoyés. Comment ça marche? 1 Les ordres de gestion 2 1.1 INSCRIPTION = il faut commencer par être connu du dispositif (4 exemples) 2 1.2 LISTE = savoir à quoi (dans quels regroupements) vous êtes inscrit. 3 1.3 SUPPRESSION = se désinscrire (répond à 6 situations). 3 2 Une fois connu, une adresse mail ou un numéro de portable peut TENTER d'écrire à n'importe quel groupe. 4 2.1 Remarques préalables 4 2.2 Quatre exemples 4 3 Traitement du message 6 3.1 Inscription 6 3.2 Suppression 6 3.3 Expédition 6 4 Un exemple d'organisation de mots clés 7 5 Vie du dispositif 10 6 SAV 10 Page 1/10
1 1.1 Les ordres de gestion INSCRIPTION = il faut commencer par être connu du dispositif (4 exemples) 1.1.1) Vous êtes administrateur de l'outil, l'expérience montre que vous êtes le seul à garantir le travail de saisie et de vérification d'exhaustivité des inscriptions. En effet, bien que les modes d'inscription ci dessous soient proposés, la nature humaine et l'efficacité les rend toutefois très peu usitées. Par ailleurs, pour privilégier l'envoi des sms au numéro de téléphone portable du joueur, il faudra trier en conséquence le fichier des coordonnées (voir doc administrateur) 1.1.2) Vous êtes Entraîneur éducateur des moins de 15 ans (EU15) et membre du BUREAU. Il vous suffit d'envoyer un message à echouplines@free.fr en mettant dans le Sujet/Objet que «EU15+BUREAU INSCRIPTION NOM PRENOM @mail numéro-de-portable». Notez le + obligatoire entre chaque mot clés (il n'y a pas de limite au nombre de mots clés que l'on peut fournir : motcle1+motcle2+motcle3+...). Dès lors que l'option sms est en place, au lieu d'un mail vous avez la possibilité d'envoyer un sms, contenant les même informations, au numéro que le club vous aura fourni (dans notre exemple 0607416383). De ce fait toutes les manipulations indiquées dans ce document sont alors également réalisables par sms. 1.1.3) Vous êtes parent ou joueur de moins 15 ans (U15). Il vous suffit d'envoyer un message à echouplines@free.fr (ou un sms) en mettant dans le Sujet/Objet (le corps) «U15 INSCRIPTION NOM PRENOM @mail numéro-de-portable». ex : U15 Durand Jeremy destroy59@hotmail.fr 06 89 45 76 78 Page 2/10
1.1.4) Vous avez plusieurs boîtes mail et/ou plusieurs numéros de téléphone portable à fournir pour un même joueur et souhaitez pouvoir les utiliser indifféremment. Il vous suffit de recommencer l'inscription pour chacune de ces boites depuis la même adresse mail. Donc, comme vous l'avez certainement déduit, et uniquement pour l'inscription, l'adresse d'expédition utilisée pour envoyer ces mails (ou le numéro de portable utilisé pour envoyer ces sms) n'est pas lié(e) à celle(à celui) qu'il faut fournir dans le sujet(dans le sms). Cette dissociation a été ajoutée pour permettre par exemple à un tiers (ex :un responsable) de fournir à l'outil les informations qu'il aura collecté par ailleurs. Pour tout le reste, les cordonnées de l'expéditeur (mail ou sms) doivent être connues de l'outil. 1.2 LISTE = savoir à quoi (dans quels regroupements) vous êtes inscrit. Vous ne savez plus à quoi vous êtes inscrits. Il vous suffit d'envoyer un message à echouplines@free.fr (ou un sms) en ne mettant dans le Sujet/Objet que «LISTE» Cela renvoie l'ensemble des mots clés, @mails et numéros de téléphone portable associé au membre rattaché à l'@mail expéditrice utilisée / au numéro de portable expéditeur utilisé. 1.3 SUPPRESSION = se désinscrire (répond à 6 situations). 1.3.1) Vous avez quitté vos fonctions, changé de niveau (ex U15->U17), changé de fonction, quitté le club ou changé d'adresse mail ou changé de numéro de portable. 1.3.1.1) Récupérer la liste de vos inscriptions (cf 1.2). 1.3.1.2) Envoyer un message à echouplines@free.fr en agglomérant les mots clés fournis ci dessus en début de Sujet/Objet «MOTCLE1+MOTCLE2+...» (notez le + obligatoire entre chaque mot clés) et en le faisant suivre d'un espace puis de l'ordre «SUPPRESSION». 1.3.1.3) En cas de changement de niveau, de fonction et/ou d'adresse mail et/ou de numéro de portable, réinscrivez vous dans les bonnes catégories (cf 1.1). Page 3/10
2 2.1 Une fois connu, une adresse mail ou un numéro de portable peut TENTER d'écrire à n'importe quel groupe. Remarques préalables Sans pour autant être le vecteur de transmission de fichiers de taille importante (ex: vidéo) ou illicites (musiques, éléments soumis à droit d'utilisation,...) il n'y a pas de limitation à l'expédition : vous pouvez joindre les documents que vous voulez. Le sms envoyé correspondant à la copie du mail se terminera par «Voir votre boite mail pour les pieces jointes» Dans tous les cas vous restez responsable du contenu de votre message. 2.2 Quatre exemples 2.2.1) Vous voulez écrire à l'équipe des moins de 15 ans (U15) (aux joueurs et aux parents s'étant inscrits à ce groupe). Il vous suffit d'envoyer un message à echouplines@free.fr en commençant le Sujet/Objet par «U15. NB : Notez dans cet exemple que grâce à cet outil l'on peut très facilement ainsi augmenter la communication en direction des parents. Un mail avant chaque événement sera donc désormais le bien venu. 2.2.2) Par réciprocité n'importe joueur ou parent de cette équipe de U15 pourra facilement prévenir ses entraineurs de son absence/de l'absence de son enfant, en débutant son mail/son sms par EU15. Toutefois, pour rendre l'usage de l'outil le plus naturel possible, c'est le seul cas où le message sera distribué alors qu'aucun mot clé n'aura fourni : l'outil considérera qu'il s'agit d'un membre qui veut contacter son/ses entraîneurs. Page 4/10
Toujours dans un soucis d'usage naturel, lors de la diffusion l'outil ajoutera lui même le mot clé manquant au début et l'identité du joueur émetteur sous le format «- prenom nom -» en fin de message. 2.2.3) Vous voulez écrire à plusieurs groupes en même temps. Il vous suffit d'envoyer un message à echouplines@free.fr en commençant le Sujet/Objet «MOTCLE1+MOTCLE2+...» (notez le + obligatoire entre chaque mot clés), en le faisant suivre d'un espace puis du motif de votre mail. 2.2.4) Vous voulez écrire à tous les membres du club. Il vous suffit d'envoyer un message à echouplines@free.fr en commençant le Sujet/Objet par «TOUS». Page 5/10
3 Traitement du message Un programme consulte la boîte echouplines@free.fr régulièrement. Il analyse le début du Sujet/Objet et agit en conséquence. Un accusé est systématiquement envoyé à l'émetteur. 3.1 Inscription N'importe quel membre peut TENTER de s'inscrire dans un groupe. En fonction du paramétrage de l'outil, certains groupes ne sont pas ouverts à l'inscription directe. Dans ce cas le demandeur reçoit un avis d'échec. C'est par exemple le cas pour le groupe «TOUS» qui agrège automatiquement toutes les adresses mail inscrites. 3.2 Suppression N'importe quel membre peut de se désinscrire. La désinscription à un groupe est valable à tout moment : que le groupe accepte ou non des inscriptions directes. 3.3 Expédition N'importe quel membre peut TENTER d'écrire à un n'importe quel groupe. Afin d'éviter les SPAM (messages non désirés et pollueurs) un premier contrôle permet d' écarter toute adresse mail ou numéro de portable non inscrit. Dans ce cas l'émetteur reçoit un avis d'échec. En fonction du paramétrage de l'outil il se peut que seuls les membres de certains groupes peuvent écrire à un groupe donné. Lorsque les conditions d'expédition ne sont pas remplies l'émetteur reçoit un avis d'échec. C'est par exemple le cas pour le groupe «TOUS» ouvert en écriture au groupe «PRESIDENT». En fonction du paramétrage de l'outil il se peut que les messages vers certains groupes soient soumis à la validation préalable d'un groupe modérateur. Dans ce cas le message est transmis à ce groupe qui prend la décision ou non de laisser le message continuer. Dans tous les cas l'émetteur recevra un avis. Pour l'instant il n'y a pas d'exemple de mise en œuvre à citer. En ce qui concerne les 2 cas de filtrage précédents ; si l'expéditeur a écrit en une seule fois à plusieurs groupes (motcle1+motcle2+motcle3+... en début du Sujet/Objet) et que l'un des groupes (ou sous groupes dépendant) fait l'objet d'un filtrage, par mesure de cohérence, le mail n'est remis à personne. Les contrôles passés les messages sont distribués à toutes les adresses mails collectées pour chaque membre concerné et à un seul numéro de téléphone portable par membre concerné, afin d'optimiser le nombre de sms envoyés. Dans ce cas l'émetteur reçoit un avis indiquant le nombre final d'adresses mail retenues et numéro de sms retenus. Ce nombre peut être nul si le groupe visé est encore vide de toute inscription. Plus globalement ce nombre reflète le nombre de personnes trouvées dans la liste demandée, à qui vous avez eu le droit d'écrire directement ou après validation. Page 6/10
4 Un exemple d'organisation de mots clés Ci après un exemple (et rien d'autre) d'organisation de mots clés. Les 8 types de lignes ci dessous sont attendues, si un type de ligne ne doit pas servir, créer quand même une règle bidon INSCOUI=<NOM>[,<NOM>]*->listes/groupes auxquelles on peut s'inscrire et tenter d'écrire INSCNON=<NOM>[,<NOM>]*->listes/groupes auxquelles on peut juste tenter d'écrire ORDINS=INSCRIPTION,SUBSCRIBE -> les ordres d'inscription aux listes ORDLST=LISTE,LIST -> les ordres de liste d'appartenance aux listes ORDSUP=SUPPRESSION,UNSUBSCRIBE -> les ordres de désinscription aux listes SUPERLISTE=<NOM>=<NOM>[,<NOM>]* -> indique quelles listes constituent une super liste (chaque NOM doit figurer dans INSCOUI ou INSCNON) ECRIT=<NOM>=<NOM>[,<NOM>]* -> indique, si besoin, qui a le droit d'écrire à une liste (chaque NOM doit figurer dans INSCOUI ou INSCNON) MODERE=<NOM>=<NOM>[,<NOM>]* -> indique par qui est modérée une liste (chaque NOM doit figurer dans INSCOUI ou INSCNON) recommandation pour la lisibilité et la simplicité de ce fichier (car sinon les situations se démultiplient très vite) : les mots clés inscriptibles (INSCOUI) représentent des fonctions : pas de pluriel ni de genre d'autant que plusieurs personnes peuvent assurer la même fonction ex : TRESORIER=le/la trésorier(e) et son adjoint(e) NB: une ligne INSCOUI peut être basculée a INSCNON par l'administrateur (et inversement) lorsque on est certain des l'exhaustivité des inscriptions. ex: passer la ligne INSCOUI=BUREAU,PRESIDENT,TRESORIER,SECRETAIRE à INSCNON=BUREAU,... INSCOUI=ESENIORA,ESENIORB,EVETERAN,EU17,EU15,EU13A,EU13B,EU11A,EU11B INSCOUI=SENIORA,SENIORB,VETERAN,U17,U15,U13A,U13B,U11A,U11B INSCOUI=BENEVOLE,ARBITRE INSCOUI=BUREAU,COMDIR,PRESIDENT,TRESORIER,SECRETAIRE INSCOUI=SAV tout mot clé absent de INSCOUI doit être déclaré dans INSCNON (une vérification a lieu à chaque démarrage, en cas de problème l'administrateur de ce carnet d'adresses mail partagé est prévenu et doit corriger) INSCNON=ENTRAINEURS,EQUIPES,TOUS INSCNON=ZUBIDON,ZMBIDON INSCNON=AIDE,HELP,TRESORIERE les ordres et leur orthographes admises ORDINS=INSCRIPTION,SUBSCRIBE,INCRITION,INSCRITION ORDLST=LISTE,LIST ORDSUP=SUPPRESSION,UNSUBSCRIBE,SUPRESION,SUPPRESION,SUPRESSION une SUPERLISTE peut représenter un regroupement à part entière SUPERLISTE=ENTRAINEURS=ESENIORA,ESENIORB,EVETERAN,EU17,EU15,EU13A,EU13B,EU11A,EU11B SUPERLISTE=EQUIPES=ENTRAINEURS,SENIORA,SENIORB,VETERAN,U17,U15,U13A,U13B,U11A,U11B SUPERLISTE=BUREAU=BUREAU,SECRETAIRE,PRESIDENT SUPERLISTE=COMDIR=COMDIR,TRESORIER,SECRETAIRE,PRESIDENT SUPERLISTE=TOUS=EQUIPES,BENEVOLE,BUREAU,ARBITRE une SUPERLISTE peut aussi être la consolidation d'une fonction ci dessous les membres du bureau peuvent être soit trésorier, secrétaire, président ou rien de tout cela ex: SUPERLISTE=BUREAU=BUREAU,TRESORIER,SECRETAIRE,PRESIDENT SUPERLISTE=BUREAU=BUREAU,TRESORIER,SECRETAIRE,PRESIDENT Page 7/10
une SUPERLISTE peut aussi être le moyen d'autoriser l'usage de plusieurs mots clés pour une même fonction c'est aussi le moyen de compenser aussi les fautes d'orthographe les plus fréquentes ex: SUPERLISTE=AIDE=SAV... SUPERLISTE=SENOIRA=SENIORA SUPERLISTE=AIDE=SAV SUPERLISTE=HELP=SAV SUPERLISTE=TRESORIERE=TRESORIER SUPERLISTE=SENOIRA=SENIORA SUPERLISTE=SENOIRB=SENIORB une SUPERLISTE peut aussi être le moyen d'informer les n entraîneurs d'une équipe si l'un d'entre eux leur écrit ceci permet donc aux n entraîneurs d'avoir le même niveau d'information (ex: SUPERLISTE=U17=U17,EU17) SUPERLISTE=U17=U17,EU17 ECRIT=TOUS=COMDIR,BUREAU,SAV ECRIT=ARBITRE=COMDIR,BUREAU,ENTRAINEURS,SAV ECRIT=BENEVOLE=COMDIR,BUREAU,SAV MODERE=ZUBIDON=ZMBIDON Page 8/10
.../... la suite : recommandation pour la lisibilité et la simplicité de ce fichier (car sinon les situations se démultiplient très vite) : les mots clés inscriptibles (INSCOUI) représentent des fonctions : pas de pluriel ni de genre d'autant que plusieurs personnes peuvent assurer la même fonction ex : TRESORIER=le/la trésorier(e) et son adjoint(e) NB: une ligne INSCOUI peut être basculée a INSCNON par l'administrateur (et inversement) lorsque on est certain des l'exhaustivité des inscriptions. ex: passer la ligne INSCOUI=BUREAU,PRESIDENT,TRESORIER,SECRETAIRE à INSCNON=BUREAU,... INSCOUI=ESENIORA,ESENIORB,EVETERAN,EU17,EU15,EU13A,EU13B,EU11A,EU11B INSCOUI=SENIORA,SENIORB,VETERAN,U17,U15,U13A,U13B,U11A,U11B INSCOUI=BENEVOLE,ARBITRE INSCOUI=BUREAU,COMDIR,PRESIDENT,TRESORIER,SECRETAIRE INSCOUI=SAV tout mot clé absent de INSCOUI doit être déclaré dans INSCNON (une vérification a lieu à chaque démarrage, en cas de problème l'administrateur de ce carnet d'adresses mail partagé est prévenu et doit corriger) INSCNON=ENTRAINEURS,EQUIPES,TOUS INSCNON=ZUBIDON,ZMBIDON INSCNON=AIDE,HELP,TRESORIERE les ordres et leur orthographes admises ORDINS=INSCRIPTION,SUBSCRIBE,INCRITION,INSCRITION ORDLST=LISTE,LIST ORDSUP=SUPPRESSION,UNSUBSCRIBE,SUPRESION,SUPPRESION,SUPRESSION une SUPERLISTE peut représenter un regroupement à part entière SUPERLISTE=ENTRAINEURS=ESENIORA,ESENIORB,EVETERAN,EU17,EU15,EU13A,EU13B,EU11A,EU11B SUPERLISTE=EQUIPES=ENTRAINEURS,SENIORA,SENIORB,VETERAN,U17,U15,U13A,U13B,U11A,U11B SUPERLISTE=BUREAU=BUREAU,SECRETAIRE,PRESIDENT SUPERLISTE=COMDIR=COMDIR,TRESORIER,SECRETAIRE,PRESIDENT SUPERLISTE=TOUS=EQUIPES,BENEVOLE,BUREAU,ARBITRE une SUPERLISTE peut aussi être la consolidation d'une fonction ci dessous les membres du bureau peuvent être soit trésorier, secrétaire, président ou rien de tout cela ex: SUPERLISTE=BUREAU=BUREAU,TRESORIER,SECRETAIRE,PRESIDENT SUPERLISTE=BUREAU=BUREAU,TRESORIER,SECRETAIRE,PRESIDENT une SUPERLISTE peut aussi être le moyen d'autoriser l'usage de plusieurs mots clés pour une même fonction c'est aussi le moyen de compenser aussi les fautes d'orthographe les plus fréquentes ex: SUPERLISTE=AIDE=SAV... SUPERLISTE=SENOIRA=SENIORA SUPERLISTE=AIDE=SAV SUPERLISTE=HELP=SAV SUPERLISTE=TRESORIERE=TRESORIER SUPERLISTE=SENOIRA=SENIORA SUPERLISTE=SENOIRB=SENIORB.../... Page 9/10
.../...suite : une SUPERLISTE peut aussi être le moyen d'informer les n entraîneurs d'une équipe si l'un d'entre eux leur écrit ceci permet donc aux n entraîneurs d'avoir le même niveau d'information (ex: SUPERLISTE=U17=U17,EU17) SUPERLISTE=U17=U17,EU17 ECRIT=TOUS=COMDIR,BUREAU,SAV ECRIT=ARBITRE=COMDIR,BUREAU,ENTRAINEURS,SAV ECRIT=BENEVOLE=COMDIR,BUREAU,SAV MODERE=ZUBIDON=ZMBIDON 5 Vie du dispositif Cet outil et ses paramétrages seront très probablement amenés à évoluer au cours du temps en fonction des situations rencontrées. Par exemple, au delà d'une certaine date, l'inscription à certains groupes peut être verrouillée et le contenu des inscriptions contrôlé par le président. A chaque fois que nécessaire vous en serez informés. 6 SAV Pour toute aide ou renseignement écrire à «SAV». Page 10/10