CIRCULAIRE CDG90 14/08 Délégation de fonctions et délégation de signature! Code Général des Collectivités Territoriales, notamment article L2122-18, L2122-19, L3221-3, L4231-3, L5211-2 et R2122-8 I DEFINITIONS! Il semble nécessaire, avant d aller plus loin, de préciser les notions de délégation de fonctions et de délégation de signature! Délégation de fonctions": La délégation de fonctions est particulièrement employée au sein des collectivités territoriales"; ainsi le maire donne délégation de fonctions à ses adjoints ou à des membres du conseil municipal. Dans cette hypothèse, le maire conserve ses prérogatives de premier magistrat de la ville. Le maire dispose d une grande liberté": celle de se substituer à son délégué, ou celle de lui retirer à tout moment sa délégation. La délégation de fonctions emporte délégation de signature.! Délégation de signature": La délégation de signature est une modalité technique de l exercice de prérogatives. Elle ne dessaisit pas en revanche, l autorité administrative d une partie de ses compétences. Elle a seulement pour objet de permettre à une autorité subordonnée de signer certaines décisions relevant de l autorité déléguante en son nom, sous son contrôle et sa responsabilité. La délégation est personnelle et peut être retirée à tout moment.! Les deux notions sont donc très proches l une de l autre. Il paraît préférable de ne pas les confondre, même si le juge administratif lui même a souvent tendance à le faire!! La délégation de fonction implique à la fois la gestion d un ou plusieurs domaines d intervention et le droit de signer les documents y afférents.! La délégation de signature n emporte normalement que le droit de signer les documents ouverts par l arrêté de délégation dans tel ou tel domaine. On la trouve plus fréquemment pour les fonctionnaires de la collectivité considérée, bien qu elle soit concevable également dans le cas des élus.! Il est également essentiel de distinguer ces deux cas de figure de la délégation de compétence, dont l objet est de confier à l exécutif d une collectivité l exercice de certains domaines propres à l assemblée délibérante. 1
! Tant que cette dernière n est pas rapportée, l autorité exécutive est seule à même de prendre les décisions dans le domaine concerné.! L autorité déléguante ne peut plus exercer les pouvoirs qu elle a délégués tant qu elle n a pas mis fin à la délégation (ce qui lui est possible à tout moment)! On retrouve cette forme de délégation à l article L2122-22 du code général des collectivités territoriales, le conseil municipal pouvant déléguer certaines de ses compétences au Maire. II TYPOLOGIE Délégation de fonction du maire à des adjoints ou à des membres du conseil municipal! C est le cas le plus fréquent.! Le maire, au titre de l article L 2122-18 du Code Général des Collectivités Territoriales, peut, sous sa surveillance et sa responsabilité, déléguer, par arrêté, une partie de ses fonctions à un ou plusieurs de ses adjoints et en l absence ou en cas d empêchement des adjoints ou dès lors que ceux-ci sont tous titulaires d une délégation, à des membres du conseil municipal.! La délégation peut être faite pour un objet spécial ou comprendre la mention d un ou plusieurs services tels que l état civil, l entretien général de l ensemble des installations sportives, le suivi des contrats d entretien des bâtiments (extincteurs, chauffage, ascenseurs )! Une telle délégation n entraîne pas transfert de compétence, et s exerce sous la surveillance et la responsabilité du maire, et au nom de celui-ci (réponse ministérielle n 10-284 JO Sénat Q 4 mai 1995). La délégation est faite en considération de la personne. Le maire reste responsable des actes de son délégué. Le maire peut toujours se substituer à son délégué ou lui retirer à tout moment sa délégation.! Une délégation de fonction dans le cadre de l article L2122-18 du Code Général des Collectivités Territoriales est nécessaire pour permettre à un adjoint au maire qui exerce des fonctions déléguées de bénéficier du versement d une indemnité (CE 21 juillet 2006 n 279504 Cne Boulogne-sur-Mer).! La délégation, pour être régulière, doit porter sur des attributions effectives, identifiées de façon suffisamment précise pour permettre d en apprécier la consistance. L exercice effectif des fonctions doit être réel.! Un conseiller municipal peut aussi recevoir une délégation de fonction. Celle-ci lui est donnée quel que soit son rang dans l ordre du tableau et elle ne modifie pas ce dernier (réponse ministérielle n 34226 JOAN Q 26 novembre 1990). Elle ne lui donne pas préséance sur les autres conseillers municipaux (réponse ministérielle n 29640 JOAN Q 6 août 1990). 2
! Le conseiller, qui remplace le maire dans ce cas a, pour l exercice de cette mission, autorité sur les services administratifs municipaux, à qui il peut demander directement tous documents ou renseignements nécessaires (CE 9 novembre 1973 commune de Pointe-à-Pitre)! Ce type de délégation de fonctions par le maire à un conseiller municipal doit être différenciée du cas de l empêchement ou de l absence du maire et des adjoints": dans cette dernière hypothèse, le maire est remplacé dans la plénitude de ses fonctions par un conseiller municipal désigné par le conseil, sinon pris dans l ordre du tableau (CGCT art L 2122-17 CE 13 mars 1968 élection du maire et des adjoints de la commune de Talasani)! Délégation de fonction du président à des membres d une assemblée territoriale! Les délégations décrites ci-dessus existent également pour le conseil régional (CGCT art L 4231-3) et le conseil général (CGCT art L 3221-3) Délégation de fonction du président à des membres d un établissement public de coopération intercommunale! L article L 5211-9 du Code Général des Collectivités Territoriales permet au président d un établissement public de coopération intercommunale de déléguer ses fonctions et sa signature. Délégations d un exécutif à des personnels de la fonction publique! Et il ne peut s agir ici que de simples délégations de signature à l exclusion de tout exercice de fonctions par le fonctionnaire.! Délégation de signature aux titulaires d un emploi fonctionnel! C est le cas du directeur général des services, directeur général-adjoint des services, directeur général des services techniques ou directeur des services techniques. Chacun peut recevoir délégation de signature en toutes matières et de façon permanente (art L 2122-19 du CGCT)! Il s agit d une exclusivité : une délégation globale conférée à un autre fonctionnaire que ces derniers serait illégale.! Dans le cas des communes de moins de 2000 habitants, où ces emplois fonctionnels n existent pas, il faut en tirer pour conclusion qu il appartient aux élus de s organiser pour que l un deux soit toujours présent. Sous réserve d interprétation en ce sens du juge administratif, la délégation générale au fonctionnaire exerçant la fonction de Secrétaire de Mairie peut être considérée comme étant irrégulière (Réponse ministérielle n 42446 JOAN du 21 octobre 1996 page 5550)! Les délégations de signature ci-dessus peuvent toutefois s appliquer au conseil régional (CGCT art L 4231-3), au conseil général (CGCT art L 3221-3) ainsi qu aux EPCI par le biais de l article L5211-2 du code général des collectivités territoriales, qui leur rend applicable le dispositif propres aux communes.! Délégation de signature et de fonctions aux fonctionnaires! Fonctionnaires territoriaux (article R 2122-8 du CGCT)": le maire peut donner délégation de signature à des fonctionnaires pour les actes suivants": délivrance des expéditions des délibérations et arrêtés, 3
certification de la conformité et de l exactitude des pièces justificatives produites à l appui des mandats de paiement". Cette délégation ne peut être exercée qu en l absence des adjoints.! Fonctionnaires territoriaux et état civil": l article R 2122-10 du Code Général des Collectivités Territoriales permet au maire de déléguer à un ou plusieurs fonctionnaires titulaires de la commune, les fonctions qu il exerce en tant qu officier d état civil (attributions exercées au nom de l Etat). La délégation peut porter sur les actes suivants":! Réceptions des déclarations de naissance, de décès, d enfants sans vie";! Déclarations de reconnaissance d enfants naturels, du consentement d un enfant majeur à la modification de son nom en cas de changement de filiation";! Transcription, mention en marge de tous actes ou jugements sur les registres de l état civil";! Etablissement de tous actes relatifs aux déclarations ci-dessus.! Les délégués du maire peuvent délivrer toutes copies et extraits quelle que soit la nature des actes.! L arrêté organisant les délégations est transmis non seulement au représentant de l Etat mais aussi au procureur de la République près le tribunal de grande instance dans le ressort duquel se trouve la commune.! Fonctionnaires de l Etat": dans le cadre de la mise à disposition des services de la direction départementale de l équipement, le maire peut donner délégation de signature aux personnels du service instructeur (article L423-1 du code de l urbanisme)! Fonctionnaires des caisses des écoles": en application de l article R2122-9 du CGCT, le maire, président de la caisse des écoles, peut donner délégation de signature à un ou plusieurs fonctionnaires occupant un emploi de catégorie A ou B au sein de cet établissement public communal.! Fonctionnaires des CCAS : le président du conseil d administration peut déléguer sa signature voire, une partie de ses fonctions, au directeur! Fonctionnaires des établissements publics de coopération intercommunale": les services d un EPCI ou réciproquement ceux d une commune peuvent être, en tout ou en partie, mis à disposition soit des collectivités adhérentes, soit de l EPCI. Dans ce cadre, délégation de signature peut être donnée par l autorité compétente, sous sa surveillance et sa responsabilité et par voie d arrêté, au chef du service pour l exécution des missions confiées. Ces délégations concernent les communautés urbaines (CGCT art L 5215-30), les communautés de communes et d agglomération (CGCT art 5211-4-1) et les syndicats mixtes «"fermés"» (CGCT art L 5721-9) III FORMES Ediction d un arrêté 4
! Les délégations doivent faire l objet d un acte administratif pris sous forme d arrêté spécifiant le ou les bénéficiaires de la délégation et l étendue de cette dernière. Cet arrêté, dans ses considérants, doit viser les textes législatifs ou réglementaires qui fondent la délégation.! Il est de bonne politique de faire figurer, en annexe de l arrêté de délégation, la signature de l élu ou du fonctionnaire délégué. Publicité et notification de l arrêté de délégation! Acte réglementaire, l arrêté doit être publié, transmis au contrôle de légalité et inscrit au recueil des actes réglementaires de la collectivité (CGCT article L 2122-29). Les bénéficiaires des délégations doivent recevoir notification des délégations qui leur ont été consenties. Validité des délégations! Les délégations de signature ou de fonction subsistent tant qu elles ne sont pas rapportées par le déléguant. La fin des fonctions du délégataire rend caduque la délégation consentie par le déléguant. Le changement de déléguant (en cours ou en fin de mandat) nécessite l établissement de nouvelles délégations. Usage des délégations! Il est préconisé de citer l arrêté de délégation dans les actes que sera amené à signer le délégataire. Cette formalité permet de lever toute ambiguïté en cas de contentieux sur l incompétence de l auteur de l acte.! La signature devra être précédée de la mention suivante"(l n 2000-321, 12 avril 2000 article 4) : Le maire,! Pour le maire et par délégation, Le directeur général, Prénom et nom du délégataire, L arrêté doit être communiqué à l autorité préfectorale et publié Les modèles d arrêtés ci-joints ont été ajoutés sur les bases documentaires des sites www.cdg90.fr et www.maires90.asso.fr 5
TERRITOIRE DE BELFORT COMMUNE DE... Arrêté de délégation de fonction à un élu ; article L 2122-18 du code général des collectivités territoriales Le Maire de la Commune de... VU! le Code général des collectivités territoriales et notamment ses articles!l.!2122-18,! la délibération du conseil municipal en date du!..., fixant à le nombre des adjoints au maire,! le procès-verbal de l'élection et de l'installation de M.!... en qualité de premier adjoint au maire, en date du!..., CONSIDERANT la nécessité pour la bonne marche des affaires communales de procéder à une délégation de fonction du maire au bénéfice du adjoint, ARRETE Article 1 Il est donné délégation à M.!..., adjoint au maire, pour assurer!:! l'instruction et la délivrance des autorisations d'occupation des sols et des demandes de renseignements d'urbanisme!;! le traitement des certificats de localisation au regard du droit de préemption!;! les enquêtes et suites à donner aux infractions des règlements d'urbanisme!;! l'engagement des procédures de péril pour les bâtiments menaçant ruine!;! l'application du règlement concernant la publicité!;! l'examen des projets et le suivi des réalisations des nouvelles constructions et installations municipales!;! l'entretien général de l'ensemble des bâtiments communaux!;! l'entretien général de l'ensemble des installations sportives!;! la maintenance courante des bâtiments communaux!;! la centralisation, afin de coordonner en une direction unique, de toutes indications sur l'état des locaux, émanant de tous les adjoints au maire dans le cadre de leurs délégations!;! le suivi des contrats d'entretien des bâtiments!: extincteurs, ascenseurs, terrasses, chauffage de l'ensemble des bâtiments, etc.!;! l'examen des projets et le suivi des travaux de voirie!: réfection des voies et des trottoirs, égouts, éclairage public, électricité, gaz, téléphone!;! le bon entretien et le fonctionnement du parc automobile!;! la présidence de la commission communale de sécurité.! etc
(plus l arrêté est précis, plus la délégation est régulière. Toutes les combinaisons sont concevables dans la limite des pouvoirs accordés au Maire par la Loi. La liste figurant cidessus ne doit être considérée qu au titre de l exemple) Article 2 Le directeur général des services (le secrétaire de mairie) est chargé de l'application du présent arrêté qui sera publié et notifié à l'intéressé et dont une ampliation sera transmise à Monsieur le préfet du département du Territoire de BELFORT. Fait le... A... Le Maire...
TERRITOIRE DE BELFORT COMMUNE DE... Arrêté portant délégation de signature à un élu Le Maire de la Commune de... VU! le Code général des collectivités territoriales et notamment ses articles!l.!2122-18! la délibération du conseil municipal en date du!..., fixant à le nombre des adjoints au maire,! le procès-verbal de l'élection et de l'installation de M.!... en qualité de premier adjoint au maire, en date du!..., CONSIDERANT la nécessité pour la bonne marche des affaires communales de procéder à une délégation de signature du maire au bénéfice du adjoint, ARRETE Article 1 Il est donné délégation de signature, générale et permanente, à M.!..., adjoint au maire, excepté!:! les arrêtés de! les contrats de! les actes pris par le Maire dans des matières délégués par le conseil municipal!;! etc (Dans le cas d un élu, il est plus fréquent de prendre une délégation de fonctions. Toutefois, rien n interdit de préférer la délégation de signature, notamment si le Maire n entend pas déléguer de fonctions) Article 2 Le directeur général des services (le secrétaire de mairie) est chargé de l'application du présent arrêté qui sera publié et notifié à l'intéressé et dont une ampliation sera transmise à Monsieur le préfet du département du Territoire de BELFORT. Fait le... A... Le Maire
TERRITOIRE DE BELFORT COMMUNE DE... Arrêté de délégation de signature à un titulaire d un emploi listé à l article L 2122-19 du code général des collectivités territoriales Le Maire de la Commune de... VU! le Code général des collectivités territoriales et notamment son article!l.!2122-19, CONSIDERANT la nécessité pour la bonne marche des services de procéder à une délégation de signature du maire, ARRETE Article 1 Il est donné délégation de signature permanente à M.!..., Directeur Général des services (ou Directeur Général des Services Techniques), à l exception des actes suivant!:! des arrêtés de! des contrats de! des actes pris par le Maire dans des matières délégués par le conseil municipal!;! etc Article 2 Il est donné délégation de signature à M.!..., Directeur Général Adjoint des Services (ou Directeur des Services Techniques), en cas d absence du Directeur Général des Services (ou Directeur Général des Services Techniques), dans les conditions spécifiées à l article 1. Article 3 Le directeur général des services est chargé de l'application du présent arrêté qui sera publié et notifié à l'intéressé et dont une ampliation sera transmise à Monsieur le préfet du département du Territoire de BELFORT. Fait le... A... Le Maire...
TERRITOIRE DE BELFORT COMMUNE DE... Arrêté de délégation de signature à un fonctionnaire Le Maire de la Commune de... VU! le Code général des collectivités territoriales et notamment ses articles!r 2122-8 et R 2122-10 CONSIDERANT la nécessité pour la bonne marche des services de procéder à une délégation de signature du maire, en l absence ou en cas d empêchement des adjoints, ARRETE Article 1 Il est donné délégation de signature à M.!..., (grade et fonction), en l absence ou en cas d empêchement des adjoints, pour!:! la certification de la conformité et de l exactitude des pièces justificatives produites à l appui des mandats de paiement!;! la délivrance des expéditions du registre des délibérations et des arrêtés municipaux et la certification matérielle et conforme des pièces et documents présentés à cet effet!;! la légalisation des signatures!;! la réception des déclarations, la transcription et la mention en marge des actes d Etat-Civil, ainsi que la délivrance de copies (quelque soit l acte)! la réalisation de l'audition commune ou des entretiens séparés, préalables au mariage (La première circonstance est réservée aux seuls fonctionnaires de catégorie A. Dans tous les cas, la délégation de signature ne peut être édictée qu au profit de fonctionnaires titulaires, ou à la rigueur, stagiaires) Article 2 Le directeur général des services (le secrétaire de mairie) est chargé de l'application du présent arrêté qui sera publié et notifié à l'intéressé et dont une ampliation sera transmise à Monsieur le préfet du département du Territoire de BELFORT ainsi qu à Monsieur le Procureur de la République.
Fait le... A... Le Maire