Démarche de Choix de Progiciels (d'après le CXP) Page 1
1. PRÉSENTATION DE LA DÉMARCHE...3 1.1 SPÉCIFICITÉS DE LA DÉMARCHE...3 1.2 LA DÉMARCHE...3 2 LES QUATRE ÉTAPES DE LA DÉMARCHE...4 2.1 EXPLORATION DU DOMAINE...4 2.2 FORMALISATION DES BESOINS...4 2.3 PRÉSÉLECTION DE PROGICIELS...5 2.4 LA SÉLECTION...5 Page 2
1. Présentation de la démarche 1.1 Spécificités de la démarche L'objectif du CXP est de fournir une démarche méthodologique d'évaluation et de sélection de progiciel depuis l'initialisation du projet jusqu'au choix final de la solution, permettant notamment l'élaboration d'un dossier de consultation de fournisseurs de progiciels. La démarche s'appuie sur une approche produit plutôt que sur une approche développement. Elle repose sur l'examen de l'offre du marché. Le principe de base consiste à faire passer les besoins (organisation, fonctions, données, ) au filtre de l'état de l'art du marché des progiciels. 1.2 La démarche La démarche CXP se décompose en 4 phases principales : Phase 1 : exploration du domaine Phase 2 : formalisation des besoins Phase 3 : présélection de progiciels Phase 4 : sélection finale 1.2.1.1.1.1Les 4 phases de la démarche de choix de progiciels 1.2.1.1.1.1.1 Exploration du domaine Constitution du groupe projet Cartographie du système d'information Investigation sur le domaine et le marché Mise au point des objectifs et du champ du projet Définition du domaine principal, des domaines connexes et de leurs interactions Evaluation des scénarios et des contraintes 1.2.1.1.1.1.2 Formalisation des besoins 1.2.1.1.1.1.3 Présélection 1.2.1.1.1.1.4 Sélection Analyse du périmètre fonctionnel Formalisation et personnalisation des critères fonctionnels, techniques et commerciaux Pondération des critères Détermination des critères rédhibitoires Grille de présélection Investigation sur le domaine et le marché Mise au point des objectifs et du champ du projet Etude des produits présélectionnés Evaluation et comparaison Finalisation de l'architecture technique Choix final et décision à partir des critères prédéfinis et de la négociation commerciale Page 3
2 Les quatre étapes de la démarche 2.1 Exploration du domaine Cette phase a pour objet de lancer le projet d'informatisation et de délimiter le champ de cette dernière. Il est essentiel à ce stade de - décrire le plus précisément possible les objectifs fondamentaux (qualitatifs et quantitatifs) de l'application future et de leur affecter une priorité. - cerner le(s) domaine(s) à informatiser, définir ce que l'on souhaite informatiser avec l'outil, délimiter le champ d'application de chaque domaine, identifier les fonctions et les relations entre celles-ci. Il faut pouvoir croiser les grands domaines fonctionnels devant être couverts et la segmentation du marché - une première investigation du marché peut être réalisée : bases de données de progiciels, presse, visite de salons et de conférences spécialisées, sites Internet, etc - les grandes fonctions non couvertes par les progiciels existants peuvent alors être mises en évidence. Un inventaire des contraintes liées au projet est dressé: - délais, durées prévues et dates d'échéance prévisionnelles, planning et gestion de projet - enveloppe budgétaire consacrée au projet - contraintes techniques : matériel, réseau, client serveur, Web, SGBD,.. - contraintes organisationnelles - rentabilité de l'application future : charges, économies, gains, 2.2 Formalisation des besoins Cette deuxième phase est l'étude proprement dite des besoins. Chaque domaine ayant été délimité dans l'étape précédente, il s'agit d'analyser finement leurs fonctions. Cette phase comporte 2 étapes : - La prise en compte des contraintes de l'entreprise. - L'arbitrage sur la priorité des besoins. - Ceci peut être réalisé au travers l'élaboration d'un questionnaire. Chaque questionnaire contient des questions regroupées en 3 chapitres : Caractéristiques commerciales : questions sur le produit et l'éditeur : origine, références clients, services proposés, condition de maintenance, mode de distribution, taille de l'éditeur, chiffre d'affaires, Caractéristiques techniques : questions concernant l'environnement technique d'utilisation du progiciel (matériel, système d'exploitation, ), les outils utilisés pour le développement du progiciel, les fonctions d'administration du progiciel, son ergonomie, son ouverture, ses possibilités d'import export, le volume de données gérées, le nombre d'utilisateurs simultanés supportés, Caractéristiques fonctionnelles : questions décrivant les critères fonctionnels clefs pour l'entreprise. voir à titre d'exemple le document "choix de progiciels de help Desk et Gestion de Parc, check liste Mode d'emploi" Afin de refléter les priorités et les contraintes rédhibitoires de l'entreprise, il est nécessaire ensuite de pondérer les critères Page 4
2.3 Présélection de progiciels La phase de présélection a pour objectif de constituer une short-liste de progiciels. Elle se décompose en trois étapes : - L'élaboration d'un questionnaire de présélection. - L'observation de l'offre en progiciels et enquête auprès des éditeurs. - La présélection de 2 à 3 progiciels. Questionnaire de présélection : Il s'établit à partir du questionnaire élaboré lors de la phase de formalisation des besoins. Il reprend les critères estimés comme rédhibitoires et représente les besoins clés de l'entreprise. Il est conseillé de se limiter à une cinquantaine de questions maximum, au delà la présélection serait longue et fastidieuse. Observation et enquête: Il s'agit d'examiner le marché et de voir comment l'offre en progiciels répond à la grille de présélection. Cet examen peut être réalisé à partir des catalogues ou de la base de connaissance du CXP, d'articles de presse, Il est recommandé de mener une investigation sur un maximum de 10 à 15 produits. Le questionnaire de présélection est envoyé aux éditeurs afin de compléter l'information Présélection: Le dépouillement des réponses de l'enquête doit alors permettre de retenir 2 à 3 progiciels. C'est aussi l'occasion de réajuster éventuellement l'enveloppe budgétaire retenue. 2.4 La sélection Il s'agit de retenir la solution correspondant le mieux aux besoins de l'entreprise. Cette phase comporte trois étapes: - Le recueil des informations sur les progiciels. - L'évaluation des progiciels en progiciels et enquête auprès des éditeurs. - Le choix final du progiciel. Recueil d'informations : Analyse de la documentation du progiciel. Entretien et démonstration auprès du fournisseur. Interview sur site chez un (des) utilisateurs. Utilisation du questionnaire personnalisé et pondéré dans la phase 2 de la formalisation des besoins. Evaluation : L'évaluation consiste à synthétiser les réponses obtenus au questionnaire et la perception de chaque progiciel qu'a l'ensemble des acteurs du projet Les aspects budgétaires et contractuels rentrent également en ligne de compte. Choix final : La décision finale se fait sur l'ensemble des critères ayant permis de réaliser l'évaluation de chaque progiciel Page 5