2.3 Administration Management of du the projet Project 2.3.9 Attribution Construction du Procurement contrat de construction 2.3.9 Manuel canadien de pratique de l architecture
Introduction Obtention de soumissions Appel d offres public Appel d offres sur invitation Sélection directe Cautionnements Cautionnement de soumission Cautionnement d exécution Cautionnement de paiement de la main-d oeuvre et des matériaux 2.3.9 Préparation du dossier d appel d offres Clauses de privilège Distribution des documents d appel d offres Nombre de jeux de documents Dépôt de garantie Associations de la construction et bureaux de dépôt des soumissions Addendas Periode d appel d offres et clôture de l appel d offres Analyse des soumissions Catégories de soumissions Dépassements Attribution de contrat Lettre d acceptation Lettre aux soumissionnaires qui n ont pas été retenus Préparation du contrat Définitions Bibliographie Liste : Dossier d appel d offres Liste des informations requises Liste : Instructions aux soumissionnaires Liste des informations à fournir
Attribution du contrat de construction Introduction Le présent chapitre porte sur les diverses méthodes de sélection des entrepreneurs et d attribution des contrats de construction. Voir aussi, en complément, le document CCDC 23, Guide des appels d offres et de l attribution des contrats de construction. Le client, avec l aide de son architecte, choisit son entrepreneur général en ayant recours à l une des méthodes suivantes : appel d offres public; appel d offres sur invitation; sélection directe. Par ailleurs, il existe plusieurs autres types de contrats et de modes de réalisation. Voir le chapitre 2.3.2, Modes de réalisation des projets de construction. Parmi les tâches qui sont celles de l architecte en vertu de la Formule canadienne normalisée de contrat de services en architecture : Document Six, de l IRAC, on trouve celle qui consiste à «assister et conseiller le client dans l obtention de soumissions ou la négociation de propositions, la mise au point des contrats et leur attribution». Cette tâche peut être considérable; mais si le client est expert dans le domaine, elle peut se limiter à fournir de l information et à donner des avis. Obtention de soumissions Lors de la mise en marche du projet, l architecte et son client doivent choisir : le mode de réalisation du projet; le type de contrat de construction; la méthode d attribution du contrat. Ces décisions ont des répercussions sur : l étendue des services, et donc la rémunération; le calendrier de réalisation; la préparation des documents de construction et des documents d appel d offres; l appel d offres. Par exemple, un contrat à forfait avec appel d offres unique est beaucoup plus simple à administrer qu un processus contractuel comportant plusieurs appels d offres correspondant aux divers stades d un projet. Pour faire en sorte que tous les entrepreneurs soumissionnent sur un produit fini comparable, les soumissions à forfait pour entrepreneurs généraux n ont lieu que lorsque tous les documents (dessins et devis descriptif) sont terminés. Les documents d appel d offres doivent indiquer tous les critères grâce auxquels on choisira le soumissionnaire qui obtiendra le contrat. Appel d offres public Avec l appel d offres public, les soumissionnaires ne sont généralement pas soumis à une épreuve de qualification, ce qui fait que le client n est pas assuré de leur capacité à exécuter les travaux. Le seul critère dont on dispose est le prix. On utilise fréquemment ce type d appel d offres lorsque le projet recourt à des fonds publics. Habituellement, le client fait paraître un avis d appel d offres sur divers sites Web ou services d appel d offres électroniques, dans des quotidiens ou dans des publications spécialisées. Cet avis indique : le nom et l emplacement du projet; le nom du client et de l architecte; les dimensions du projet et le type de projet; la date de clôture de l appel d offres; la méthode d obtention des documents; les exigences en matière de cautionnement de soumission (cautionnement ou dépôt); la date de la séance d information (s il y en a une) et l endroit où elle aura lieu; la date du début des travaux et celle de leur achèvement (si c est approprié); le type de contrat. L avis permet aux entrepreneurs de décider si oui ou non le projet les intéresse. Appel d offres sur invitation L appel d offres sur invitation permet au client de choisir des entrepreneurs qui l ont bien servi dans le Manuel canadien de pratique de l'architecture janvier 2009 1
Volume 2 Chapitre 2.3.9 Attribution du contrat de construction passé; ce système permet aussi au client de les choisir par voie de qualification. Il est fréquent que l architecte aide son client à évaluer les capacités et les références antérieures des entrepreneurs susceptibles d être invités à soumissionner. En début de processus, une étape de qualification aide à éliminer les candidats qui n ont pas les moyens financiers, l expérience et les ressources humaines nécessaires à l exécution du projet. Voir le document normalisé CCDC 11, Déclaration de qualification d un entrepreneur. Une fois qualifiés, les soumissionnaires peuvent généralement être considérés comme étant de compétence égale, et le contrat peut être attribué au plus bas soumissionnaire. La qualification peut comporter des pièges et les architectes voudront peut-être établir des critères clairs et transparents et les utiliser au moment de sélectionner ou d éliminer des entrepreneurs, pour ne pas être accusés de favoritisme. On utilise couramment l appel d offres sur invitation pour les types de projets suivants : projets de clients privés qui préfèrent choisir parmi un groupe d entrepreneurs qui, à leurs yeux, ont fait leurs preuves; projets exigeant des compétences particulières; petits projets qui retiendraient difficilement l attention des entrepreneurs si on procédait par appel d offres public. Sélection directe Il est toujours possible pour un client de négocier un contrat avec un entrepreneur unique, spécialement s il s agit d un entrepreneur avec qui des liens de confiance se sont noués avec le temps. Des estimations doivent avoir été préparées et pouvoir servir de point de départ à des négociations. Au cours de celles-ci, l entrepreneur peut suggérer des modifications ou proposer des produits substituts, qu il faut alors évaluer. Les contrats négociés sont basés sur une confiance réciproque et supposent le dévoilement de toutes les estimations faites et de toutes les soumissions reçues. Cette méthode entraîne souvent le choix de l un des types de contrats suivants (voir Bibliographie) : forfait (CCDC 2, par exemple); prix coûtant majoré, avec ou sans prix maximum garanti (CCDC 3, par exemple); contrats de gérance de construction Cautionnements Dans l industrie de la construction, un cautionnement est un instrument qui permet à un entrepreneur de fournir à un client la garantie d une compagnie de cautionnement. Cette garantie assure le client que l entrepreneur remplira de façon satisfaisante ses obligations contractuelles. Elle garantit au client la préservation de sa sécurité financière et est un élément essentiel d un bon processus de réalisation de bâtiment. Un cautionnement n est pas une police d assurance; c est l engagement qu un tiers (la caution) prend d indemniser un client contre la perte qui découlerait de l incapacité de l entrepreneur de remplir ses obligations contractuelles. L architecte doit bien connaître les divers types de cautionnements et leur usage. Voir, pour de plus amples informations, le document CCDC 22, Guide d utilisation des cautionnements de construction. Pendant la préparation des documents de soumission, l architecte peut suggérer à son client les types de cautionnements qui seraient appropriés. Trois types sont particulièrement importants : le cautionnement de soumission; le cautionnement d exécution; le cautionnement de paiement de la maind'œuvre et des matériaux. Cautionnement de soumission Le cautionnement de soumission garantit au client que si la soumission est acceptée dans le délai prévu, l entrepreneur conclura un contrat avec lui. Si l entrepreneur ne le fait pas, la caution s engage à payer au client, jusqu à concurrence du montant du cautionnement, la différence entre le prix de la soumission de l entrepreneur et le montant pour lequel le client contractera avec un autre entrepreneur. La valeur du cautionnement se situe généralement entre 5 % et 10 % du coût estimé des travaux (2,5 % dans le cas de très grands projets). Voir le formulaire CCDC 220, Cautionnement de soumission. Il est fréquent que des petits entrepreneurs, par ailleurs qualifiés pour réaliser des projets de faible importance ou particuliers, ne disposent pas de moyens financiers suffisants pour obtenir un cautionnement de soumission. En pareil cas, il y a lieu de se tourner vers l une ou l autre de ces autres formes de garantie : le chèque certifié; 2 janvier 2009 Manuel canadien de pratique de l'architecture
la lettre de crédit irrévocable d une institution financière; la garantie négociable (rare). Cautionnement d exécution Le cautionnement d exécution a pour fonction d indemniser le maître de l ouvrage en cas de défaillance (banqueroute, insolvabilité) de l entrepreneur. Le cautionnement couvre alors le coût de l achèvement des travaux, ainsi que d autres coûts dont la caution assume la responsabilité, jusqu à concurrence du montant total du cautionnement. Ce montant est souvent basé sur un pourcentage du montant du contrat (comme par exemple 50 % ou 100 %). Lorsqu une compagnie de cautionnement a émis un cautionnement de soumission, elle ne s est pas nécessairement engagée à fournir le cautionnement d exécution; il est donc prudent d obtenir de la compagnie un engagement distinct à fournir un cautionnement d exécution si l entrepreneur obtient le contrat. Cet engagement prend généralement la forme d une lettre signée par la compagnie de cautionnement et que l on appelle parfois «Consentement de garantie», ou «Entente de garantie» ou «Lettre de cautionnement». Le cautionnement d exécution ne couvre pas la main-d œuvre et les matériaux. Il est recommandé d utiliser le formulaire CCDC 221, Cautionnement d exécution; beaucoup de compagnies de cautionnement, toutefois, ont leur propre formulaire. Cautionnement de paiement de la main-d œuvre et des matériaux Un cautionnement de paiement de la main-d œuvre et des matériaux garantit que les sous-traitants et fournisseurs de l entrepreneur qui ont fourni de la main-d œuvre ou des matériaux pour le projet seront payés. Il est recommandé d utiliser le formulaire CCDC 222, Cautionnement de paiement de la main-d œuvre et des matériaux; beaucoup de compagnies de cautionnement, toutefois, ont leur propre formulaire. Voir CCDC 22, Guide d utilisation des cautionnements de construction. Préparation du dossier d appel d offres Le dossier remis aux soumissionnaires est constitué des éléments énumérés à la fin du présent chapitre. Voir l annexe intitulée «Liste : Dossier d appel d offres informations requises». Il y a lieu, lors de la préparation du dossier d appel d offres, d utiliser comme référence le document CCDC 23, Guide des appels d offres et de l attribution des contrats de construction. On doit éviter de multiplier les conditions supplémentaires; il faut au contraire réduire au strict minimum les ajouts et suppressions, et ne s y résoudre qu après mûre réflexion. Les modifications arbitraires risquent d affaiblir l ensemble des documents et être source d ennuis. Dans certaines circonstances, il peut être nécessaire de préparer des dossiers d appel d offres spéciaux et de fournir de la documentation additionnelle. L architecte doit fournir aux soumissionnaires toute l information nécessaire sur les détails des contrats préalables relatifs à l exécution d ouvrages ou à l achat de matériaux, ou sur les responsabilités que le soumissionnaire choisi doit assumer. Voir les définitions placées à la fin du présent chapitre. Voici quelques exemples de situations de ce genre : exigences spéciales en matière d assurance et d indemnisation; le client, pour accélérer la réalisation du projet, fait construire à l avance une partie de l ouvrage (les fondations, par exemple); le client achète à l avance des matériaux ou des produits qui seront incorporés à l ouvrage; le client conclut des contrats préalables pour l acier de charpente ou certains éléments mécaniques ou électriques; le client a acheté directement certaines pièces d équipement en vue de leur installation future dans le bâtiment (cette situation est fréquente pour de l équipement hospitalier, qui sera mis en place par un sous-traitant de l entrepreneur général). Voir aussi le chapitre 2.3.8, Projet définitif devis descriptif. Clauses de privilège Dans le passé, il était habituel pour les clients et les architectes d exercer un certain contrôle sur le processus d appel d offres en insérant dans le dossier d appel d offres une «clause de privilège» qui pouvait se lire comme suit : «Le client ne s engage à accepter ni la plus basse ni aucune autre des soumissions». Manuel canadien de pratique de l'architecture janvier 2009 3
Volume 2 Chapitre 2.3.9 Attribution du contrat de construction Une telle clause n est plus appropriée. On croyait qu elle permettait au client d accorder le contrat à quelqu un d autre que le plus bas soumissionnaire. Une décision rendue par la Cour suprême du Canada en avril 1999 fournit une interprétation définitive de cette partie de la législation sur les appels d offres. Le client est censé accorder le contrat conformément aux conditions de l appel d offres et ne doit pas favoriser de façon injuste un des soumissionnaires. Le fait d accepter une soumission conditionnelle ou non conforme est considéré comme un manquement au devoir du client de traiter équitablement tous les autres soumissionnaires. Une clause de privilège ne permet pas au client d accepter une soumission non conforme. Les architectes sont invités à bien examiner l article 2.0 Principes de la loi sur les appels d offres du CCDC 23, Guide des appels d offres et de l attribution des contrats de construction. Il est essentiel de placer dans les Instructions aux soumissionnaires des clauses : stipulant les conditions de conformité d une soumission; indiquant s il est possible, et dans quelles circonstances, de retirer une soumission; indiquant s il est permis de négocier avec l un des soumissionnaires; stipulant les critères de sélection du soumissionnaire à qui on attribuera le contrat. Il serait sage, au moment de préparer les documents d appel d offres, de demander conseil à son ordre d architectes provincial ou à un avocat spécialisé dans la construction. Distribution des documents d appel d offres Habituellement, l avis d appel d offres indique l endroit où on peut se procurer les documents d appel d offres et à quelles conditions. L architecte peut se charger de l administration de cette phase; par contre, le client expert s en chargera souvent lui-même. Nombre de jeux de documents Tous les participants (clients, architectes, ingénieurs, entrepreneurs et sous-traitants) ont intérêt à ce que les dessins et les devis descriptifs soient facilement disponibles pendant la période d appel d offres. En favorisant l accès électronique et en imprimant suffisamment de jeux de documents, on s assure qu un maximum d entrepreneurs spécialisés et de fournisseurs auront l occasion d en prendre connaissance et de présenter des prix. Au moment de déterminer les modalités de distribution électronique des documents d appels d offres et le nombre de jeux de documents à imprimer, l architecte doit tenir compte des facteurs suivants : les besoins du client, de l architecte et des ingénieurs; les besoins de l autorité compétente; le type et le nombre de services d appel d offres électroniques, comme CANet et Merx; les besoins des salles de consultation; les dimensions et la complexité des projets (le nombre de corps de métiers); le nombre prévu de soumissionnaires; la quantité nécessaire à l exécution des travaux. Il est également important de n émettre que des jeux complets de documents d appels d offres. Le contrat client-architecte ne doit pas stipuler quel nombre de jeux doit faire partie des frais remboursables. L impression des dessins et des devis est une dépense remboursable. Si le client tient à inclure un nombre minimum de jeux dans les honoraires, l architecte doit rajuster ceux-ci en conséquence. Les parties devraient également s entendre sur le formatage, la diffusion et la distribution des données électroniques. Il est important de contrôler la distribution des documents. Le chapitre 2.4, Exemples de formulaires, offre un exemple de «Liste de distribution des documents d appel d offres». Dépôt de garantie Les entrepreneurs obtiennent généralement les documents d appel d offres en fournissant un dépôt destiné à garantir le retour de ceux-ci. Le montant de ce dépôt est habituellement égal au coût d impression, plus des frais de manutention minimes. Ce dépôt est rendu si les documents sont retournés dans le délai stipulé et en bonne condition. Les documents peuvent aussi être fournis au prix coûtant plus frais d administration, sans aucune remise d argent. Associations de la construction et bureaux de dépôt des soumissions L accès à l information est d importance cruciale et la réussite de l appel d offres repose sur la facilité d obtention de l information. Un projet complexe ou de grandes dimen sions peut requérir la distribution de jeux de docu ments addi tionnels. On peut fournir des jeux de documents aux associations de la construc tion, surtout s il s agit de grands projets ou de 4 janvier 2009 Manuel canadien de pratique de l'architecture
projets faisant appel à un grand nombre de soustraitants. Un bureau de dépôt des soumissions est une installation administrée par l association de construction locale et servant au rassemblement et à l enregis trement des soumissions des sous-traitants et des fournisseurs et à leur transmission aux entrepreneurs généraux. Ces soumissions doivent habituellement être déposées 24 heures (ou parfois 48 heures) avant la clôture des soumissions. Voir au chapitre 1.2.1, L industrie de la construction, une brève des cription du rôle des bureaux de dépôt des soumis sions. Addendas L examen détaillé des documents auquel procèdent les entrepreneurs généraux, les entrepreneurs spécialisés et les fournisseurs lors de la préparation de leurs soumissions peut révéler la présence d omissions, de contradictions, d obscurités ou d erreurs dans les documents d appel d offres. Les architectes et les ingénieurs peuvent également découvrir des manques de cohérence ou des omissions, ou avoir approuvé d autres produits comme étant des substituts acceptables Par ailleurs, le client peut vouloir apporter au projet des changements mineurs. L architecte devrait, lorsqu on lui pose des questions au sujet des documents, ne répondre que par écrit et informer tous les soumissionnaires et autres destinataires (association de la construction, bureau de dépôt des soumissions, client, ingénieurs, autorités compétentes s il y a lieu). Dans tous ces cas, l architecte doit préparer des «addendas» qui modifient ou clarifient les documents contractuels. Ils comportent du texte et des dessins, ou du texte seulement. Chacun devrait être numéroté et daté, et être incorporé aux documents contractuels. Ceux des ingénieurs doivent parvenir aux soumissionnaires par l entremise de l architecte; leur numérotation doit être intégrée à celle de l architecte. La nouvelle information qu ils constituent doit être énoncée avec une grande précision pour que les soumissionnaires puissent savoir exactement ce qui demeure et ce qui est ajouté, retranché ou modifié. Tous les soumissionnaires doivent établir leur soumission en se basant sur la même information. L architecte qui prépare un addenda facilite la tâche aux soumissionnaires et aux administrateurs de contrat s il se conforme aux règles suivantes : indiquer le nom et le numéro du projet; indiquer la date de publication; numéroter les addendas de façon consécutive; inscrire l information dans un ordre logique (dans le même ordre que dans les dessins et le devis); donner des instructions simples et claires comme : Supprimer : Ajouter : Modifier comme suit : indiquer sur toutes les pièces jointes leur relation avec l addenda, en indiquant un numéro de dessin ou de détail, ainsi que le numéro de la section de devis suivi de l article et du numéro de paragraphe; indiquer la référence à la pièce jointe. Un exemple d addenda est fourni au chapitre 2.4, Exemples de formulaires d administration du projet. Il faut éviter de publier des addendas plus tard que quatre jours ouvrables avant la clôture de l appel d offres. Tous les entrepreneurs devraient recevoir, en temps utile et par écrit, les mêmes informations. Si ce n est pas possible, on devrait envisager de reporter la date de clôture de l appel d offres. Période d appel d offres et clôture de l appel d offres S il veut recevoir des prix compétitifs, le client doit laisser aux entrepreneurs le temps voulu pour étudier les documents et préparer une soumission. La durée optimale de l appel d offres varie selon les projets. Dans le cas d un projet complexe ou considérable faisant l objet d un appel d offres public, la durée de l appel d offres pourra être de quatre à six semaines; à l opposé, un petit projet faisant l objet d un appel d offres sur invitation peut n exiger que deux semaines. Les conditions du marché peuvent se répercuter sur les soumissions : si, par exemple, il est très actif, une période d appel d offres plus longue peut être nécessaire. Il n est pas recommandé de recevoir les soumissions à plus d un endroit. Il est de plus en plus courant que les soumissions soient reçues par voie électronique et les architectes sont invités à consulter l article 7.8 du CCDC 23 Guide des appels d offres et de l attribution des contrats de construction pour de l information sur les principes qui s appliquent à la réception des soumissions par voie électronique. Il n est pas recommandé de placer la clôture de l appel d offres un vendredi ou un lundi, ou immédiatement avant ou après un jour férié. L heure la meilleure est le milieu ou la fin de l après-midi. Il est important d indiquer «avant» telle heure plutôt qu «à» telle heure. On écrira, par exemple : Manuel canadien de pratique de l'architecture janvier 2009 5
Volume 2 Chapitre 2.3.9 Attribution du contrat de construction «Les soumissions doivent être déposées avant 15 h le jeudi 19 février 2009.» La personne qui reçoit les soumissions doit, au moment où elles arrivent, indiquer sur l enveloppe l heure et la date de réception, de même que ses initiales. Toute soumission reçue après l heure prescrite doit être retournée au soumissionnaire avec une note indiquant qu elle est arrivée en retard. Aucun motif de retard (accident, embouteillage, etc.) ne peut être admis. Par contre, si une cause extérieure telle qu une tempête de neige, etc. empêchait la majorité des soumissionnaires attendus de présenter une soumission, il y aurait lieu de reporter la clôture de l appel d offres, auquel cas les soumissions reçues seraient retournées à leur expéditeur, non décachetées et avec toutes les précautions requises. Idéalement, on ouvre les soumissions peu de temps après l heure de clôture. Dans le cas de projets publics et de certains projets privés, on y procède en présence des soumissionnaires ou de leurs représentants. On ne dévoile que les éléments suivants : le nom de l entrepreneur; le prix de base de la soumission; la présence du cautionnement de soumission (ou autre garantie). On ne fait pas mention des prix pour substituts ou des prix non sollicités. Les prix pour substituts exigent une analyse; les dévoiler en ce moment pourrait créer des malentendus. Un formulaire intitulé «Sommaire des soumissions» est fourni au chapitre 2.4, Exemples de formulaires d administration du projet. Ce document peut s avérer fort utile au client et à l architecte pendant la séance d ouverture des soumissions. Il peut arriver qu un soumissionnaire avise l architecte ou le client que sa soumission comporte une erreur importante, auquel cas on devrait lui permettre de se retirer sans pénalité. Cependant, la présentation d une soumission constitue un contrat entre le soumissionnaire et le client, et ce contrat est exécutoire. Dans ces conditions, un soumissionnaire ne peut retirer sa soumission pendant la période d irrévocabilité de celle-ci (habituellement la période indiquée dans le cautionnement de soumission). Le fait d agir ainsi permettrait la confiscation de la garantie ou du cautionnement de soumission. Il y a lieu en pareil cas de solliciter une opinion juridique. Le CCDC 23 prévoit que «si l autorité qui lance l appel d offres se persuade qu il existe une erreur indéniable et importante, elle ne devrait pas accepter la soumission et le soumissionnaire ne devrait pas être pénalisé, même si le maître de l ouvrage peut avoir légalement le droit d accepter la soumission.» Si un seul soumissionnaire présente une soumission, l architecte doit informer son client qu il peut, au choix, retourner cette soumission sans l ouvrir ou négocier avec le soumissionnaire. Voir aussi le document CCDC 23, Guide des appels d offres et de l attribution des contrats de construction. Analyse des soumissions Dans le cadre de services mutuellement convenus, l architecte peut aider le client à analyser soigneusement les soumissions et lui présenter un rapport. Toutefois, c est le client qui choisira l entrepreneur à qui il confiera le contrat. L architecte examinera attentivement chaque soumission. Avant de présenter un rapport à son client, il devrait analyser et rechercher les éléments suivants : l exhaustivité de chaque soumission; le montant de la soumission et le montant des taxes à la valeur ajoutée; la date projetée de début des travaux et l échéancier des travaux; la présence de tous les addendas; la liste des sous-traitants (avec vérification des références); la liste des fabricants et des fournisseurs (avec vérification); les substituts; les prix unitaires. Il peut également être utile de demander l opinion des architectes que ces entrepreneurs ont mentionnés dans leurs références. Enfin, l architecte examinera avec soin l impact financier des substituts et des prix unitaires contenus dans chaque soumission. L architecte doit faire un rapport écrit à son client sur les conclusions qu il tire de son analyse, y compris une comparaison de tous les prix, et lui faire ses recommandations (normalement lui suggérer de choisir un entrepreneur qui satisfait le plus possible aux critères applicables). 6 janvier 2009 Manuel canadien de pratique de l'architecture
Catégories de soumissions On peut classer les soumissions en deux catégories : soumission conforme; soumission non conforme, c est-à-dire une soumission qui pourrait être considérée officieuse, non valable, incomplète, irrégulièrement qualifiée ou conditionnelle. Une soumission est non conforme si : elle ne respecte pas les exigences élémentaires de la confidentialité (enveloppe non cachetée, par exemple); elle ne fait pas mention du nombre exact d addendas reçus et pris en considération; elle n est pas accompagnée du cautionnement (ou autre garantie) de soumission exigé; elle n est pas signée ou scellée de façon appropriée; elle n est pas accompagnée du «Consentement de garantie» exigé. Voir aussi le document CCDC 22, Guide d utilisation des cautionnements de construction. Toute soumission non conforme devrait être rejetée sans autre examen. Dépassements Lorsque même la soumission la plus basse dépasse la dernière estimation, que le dépassement n est pas dû à des conditions de marché exceptionnelles et que le client ne veut ni réviser son budget ni abandonner son projet, deux options sont possibles : si la différence est supérieure à 15 %, la Formule normalisée de contrat de services d architecture : document Six de l IRAC stipule que, si son client le lui demande, l architecte révisera les documents contractuels et préparera un nouvel appel d offres sans rémunération additionnelle; si la différence n est pas supérieure à 15 %, il est généralement possible d apporter des modifications au projet et de négocier un prix acceptable avec le plus bas soumissionnaire. Attribution du contrat Lettre d acceptation Les soumissions doivent être acceptées ou rejetées telles qu elles sont présentées. C est généralement par l envoi d une lettre d acceptation que le client informe l entrepreneur qu il lui attribue le contrat. Cette lettre permet à l entrepreneur de commencer immédiatement les travaux, sans attendre que le contrat formel soit rédigé et formellement conclu. L architecte aide souvent le client à préparer la lettre d acceptation; il devrait aussi, par prudence, lui suggérer de soumettre cette lettre, de même que le projet de contrat de construction, à son avocat. Le chapitre 2.4, Exemples de formulaires d administration du projet, propose deux modèles de lettre d acceptation : le premier décrit quelques-uns des documents requis avant le début des travaux; le second est une lettre d acceptation comportant des conditions ou des restrictions, notamment l acceptation de certains substituts (et de la modification de prix qui en découle). Certains clients demandent à leur architecte de les aider à écrire à l entrepreneur une «lettre d intention» l informant de leur intention de lui confier le contrat. Cette lettre, qui vise à obliger l entrepreneur à demeurer disponible pour exécuter le projet, peut créer un malentendu, et il est préférable d éviter cette façon de faire. Lettre aux soumissionnaires qui n ont pas été retenus Il y a lieu pour le client d informer rapidement de l issue de l appel d offres les soumissionnaires dont la soumission n a pas été retenue, ce qui permet à ceux-ci d aviser leur compagnie de cautionnement, d affecter leur personnel à d autres tâches, de libérer leurs sous-traitants et de soumissionner pour d autres projets. Le chapitre 2.4, Exemples de formulaires d administration du projet, donne un exemple de lettre destinée aux soumissionnaires non retenus. Préparation du contrat C est généralement l architecte qui prépare le contrat de construction. Il utilise surtout les contrats types du Comité canadien des documents de construction, lesquels sont largement acceptés dans l industrie de la construction, ont subi l épreuve du temps et sont reconnus par toutes les organisations constituant le CCDC. Voir, au chapitre 1.2.1, L industrie de la construction, une description du CCDC et la liste de ses publications. Le nombre de copies du contrat devant être signé dépend du client de son avocat. Il doit y avoir au Manuel canadien de pratique de l'architecture janvier 2009 7
Volume 2 Chapitre 2.3.9 Attribution du contrat de construction Le contrat de construction Relations dans un contrat à forfait tel que CCDC 2 CLIENT (OU MAÎTRE DE L OUVRAGE) ARCHITECTE Administre CONTRAT DE CONSTRUCTION Garanties Cautionnement d exécution Caution Contrat Contrat ENTREPRENEUR Sous-traitant de l architecte Sous-traitant de l architecte Contrat de sous-traitance Contrat de sous-traitance Sous-traitant Sous-traitant Contrat de sous-traitance Commande Sous-traitant Fournisseur Commande Fournisseur Commande Fabricant Fabricant moins deux copies originales portant les sceaux d autorisation du CCDC (un exemplaire pour le client et un pour l entrepreneur), plus une photocopie pour l architecte. Les deux originaux doivent porter la signature des deux parties (et les sceaux des compagnies). Le document CCDC 20, Guide d utilisation de CCDC 2, explique de quelle façon remplir la Convention placée au début de CCDC 2, Contrat à forfait. Certains avocats recommandent de relier et de sceller les jeux de documents, de manière à ce qu il soit difficile d en retirer ou d y ajouter des pages sans briser le sceau. On peut sceller les documents de l une des façons suivantes (par exemple) : au moyen d un ruban traversant le jeu de documents et dont les extrémités sont scellées avec un cachet de cire posé sur la page couverture; au moyen d un fil de fer et d un sceau en plomb. Pour de petits projets, des méthodes plus simples sont acceptables. Pour conclure le contrat, le client et l entrepreneur doivent tous deux signer sur la page couverture du jeu de dessins et du cahier des charges, et y apposer leur sceau. Parfois, les parties paraphent, en plus, chaque page des conditions supplémentaires et chacun des dessins. 8 janvier 2009 Manuel canadien de pratique de l'architecture
Définitions Addenda : Modification apportée aux documents d appel d offres (aux dessins ou au devis, généralement) pendant la période d appel d offres et avant la conclusion du contrat. Caution : Partie (compagnie de cautionnement) qui émet un cautionnement garantissant qu une autre personne (l entrepreneur, dans le cas présent) remplira ses obligations contractuelles, compte tenu des limites financières et temporelles indiquées dans le cautionnement. Cautionnement : Garantie financière écrite (habituellement accompagnée d une garantie mobilière) relative à l exécution d une obligation. Pré-achat : Achat de matériaux, d équipement ou de services par le client avant l attribution du contrat principal. Pré-appel d offres : Procédure par laquelle le client procède à un appel d offres partiel avant l appel d offres principal. Dans ce cas, il donne instruction aux soumissionnaires d inclure le montant ainsi obtenu dans leur soumission. Pré-sélection : Procédure par laquelle un client qualifie et choisit un fabricant ou un fournisseur avant l appel d offres ou avant l attribution du contrat entier. Soumission : Offre présentée en réponse à un appel d offres; estimation de prix ou de délai, présentée en réponse à un appel d offres; l offre est valide aussi longtemps que la période d acceptation n est pas terminée. Soumission de base : Prix pour lequel le soumissionnaire offre d exécuter les travaux indiqués dans les documents d appel d offres, avant tout rajustement pouvant résulter de changements de matériaux, etc. Les mots anglais «warranty» et «guaranty» causent souvent une certaine confusion. Voici la définition qu en propose le Bulletin 18 du CCDC : www.ccdc.org/bulletins/pdf/fr/bulletin18fr.pdf Warranty (garantie) : entente entre deux parties, par laquelle un vendeur de biens (le garant; un entrepreneur, par exemple) assure à un acheteur (un maître d ouvrage, par exemple) qu il assume certaines obligations relatives à la correction de défauts apparaissant dans les biens pendant une période de temps stipulée dans l entente. Guaranty (cautionnement) : entente tripartite par laquelle un tiers, agissant comme garant (une compagnie de cautionnement, par exemple), garantit à la partie de deuxième part (l obligataire; un maître d ouvrage, par exemple) l exécution d une obligation, en cas de défaillance de la partie de première part (le débiteur; un entrepreneur ou un fabricant, par exemple). Bibliographie Comité canadien des documents de construction (CCDC), Ottawa, Ontario. CCDC 2, Contrat à forfait. CCDC 3, Contrat à prix coûtant majoré. CCDC 5a et 5b, Construction Management Contracts CCDC 11, Déclaration de qualification d un entrepreneur. CCDC 20, Guide d utilisation du contrat à forfait CCDC 2-1994. CCDC 22, Guide d utilisation des cautionnements de construction CCDC 23, Guide des appels d offres et de l attribution des contrats de construction CCDC 220, Cautionnement de soumission. CCDC 221, Cautionnement d exécution. CCDC 222, Cautionnement de la main-d œuvre et des matériaux. Association canadienne de la construction ACC 5 Formulaire normalisé de marché de gestion Devis de construction Canada (DCC). Toronto, Ont. www.csc-dcc.ca Manuel de pratique, 2006 Manuel canadien de pratique de l'architecture janvier 2009 9
Liste : Dossier d appel d offres informations requises 1. Informations et exigences relatives à l appel d offres Instructions aux soumissionnaires (voir ci-après) Formulaire de soumission (note 1) Exigences concernant le cautionnement de soumission (document CCDC 220 ou autre) Lettre d engagement de caution Information et rencontre avant l appel d offres 2. Formulaires de contrat et cautionnements Contrat modèle, y compris les conditions générales Conditions supplémentaires : Assurances requises Cautionnements requis (exécution; paiement de la main-d œuvre et des matériaux; etc.) Allocations monétaires Allocation pour imprévus (éventuellement) 3. Devis descriptif Généralités (division 01) Divisions techniques (divisions 02 à 49) Inspection et essais par des firmes indépendantes 4. Informations relatives au terrain Plan des services publics Arpentage légal et topographique Rapport géotechnique (note 2) Rapport environnemental 5. Dessins Dessins et détails Listes et tableaux des revêtements, des portes, etc. (qui peuvent être joints au devis descriptif) 6. Restrictions touchant l échéancier des travaux; étapes importantes Exigences relatives à l exécution par phases (éventuellement) et à l occupation des lieux 7. Addendas Notes : 1. On doit s assurer que les montants de taxes sont clairement indiqués et détaillés. 2. Le rapport géotechnique et les autres rapports ne sont généralement pas fournis à tous les soumissionnaires, mais ceux-ci peuvent les consulter au bureau de l architecte ou de l ingénieur. Voir la publication intitulée Recommended Guidelines for the Provision of Geotechnical Information in Construction Contracts, préparée par l Association de la construction du Canada et l Association des ingénieurs-conseils du Canada. Manuel canadien de pratique de l'architecture janvier 2009 CH-44 1 1
Liste : Instructions aux soumissionnaires informations à fournir (voir aussi CCDC 23) Copie de l Avis d appel d offres ou de la lettre d invitation à soumissionner. Mention de l endroit où on doit déposer sa soumission, ainsi que la date et l heure. Nom, titre et coordonnées du client et de son représentant. Nom, titre et coordonnées de l architecte et de son représentant. Désignation précise de l emplacement des travaux. Nom précis du projet et description sommaire des travaux à exécuter. Endroit où on peut se procurer le dossier d appel d offres et les exigences concernant le dépôt. Endroit où on peut consulter le dossier d appel d offres. Détails sur l utilisation du bureau de dépôt des soumissions (si applicable). Exigences de qualification. Renseignements sur la procédure de demande d information et sur la distribution des addendas. Détails relatifs à la session d information ou à la visite des lieux, éventuellement. Détails concernant l ouverture publique des soumissions (si applicable). Exigences relatives à la qualification. Durée de la période de validité des soumissions. Garanties de soumission requises (cautionnement de soumission, chèque certifié, lettre de crédit, etc.). Autres exigences concernant les garanties (consentement de la caution, cautionnement d exécution, cautionnement de paiement de la main-d œuvre et des matériaux). Instructions concernant l apport de modifications à la soumission avant la clôture de l appel d offres. Détails relatifs à la signature du contrat et à la présence de témoins, spécialement lorsque les parties ne sont pas des compagnies. Mention des mesures de sécurité nécessaires (enveloppe cachetée, nom du soumissionnaire, nom du projet, etc.). Instructions relatives aux prix unitaires, détaillés ou séparés. Critères pour la sélection du soumissionnaire gagnant et l attribution du contrat (prix, durée des travaux, expérience, etc.). Manuel canadien de pratique de l'architecture janvier 2009 CH-45 1 1