Congrès de l ACPAU, juin 2010

Congrès de l ACPAU, juin 2010 1

VUE D ENSEMBLE Justification financière État de la situation Mise en œuvre Gestion des documents (GD) Que prévoir pour l avenir 2

Gestion du contenu d entreprise Flux de travaux Collaboration Gestion du contenu Web Gestion des documents traditionnels Gestion des contenus numériques Gestion des documents d archives 3

JUSTIFICATION FINANCIÈRE Politiques et procédures désuètes Information compartimentée Accumulation Duplication Documents électroniques Business case: Commitment Governance Program sponsor Program owner Technical supplier Senior user Program management Information management 4

MANDAT Élaborer un programme de gestion des documents qui s applique à l ensemble de l Université en s appuyant sur les normes de l'industrie et la réglementation pertinente 5

SITUATION ACTUELLE Système désuet Réputation Services de stockage des documents vs gestion des documents Entreposage de documents inactifs vs archives Documents temporaires Propriété intellectuelle Dossiers des étudiants Courriels considérés comme des documents Gestion des documents électroniques Spécialistes en TI 6

NORMES ET RÉGLEMENTATION ISO 15489 Information et documentation Gestion des documents (Records Management) Lignes directrices prescrites par la loi albertaine sur l accès à l information et la protection de la vie privée (Freedom of Information and Protection of Privacy, FOIPP) 7 7

QU EST-CE QUE LA GESTION DES DOCUMENTS

NORME ISO 15489 La gestion des documents correspond au volet de la gestion qui concerne le contrôle efficace et systématique de la création, de la réception, de la mise à jour, de l emploi et de la disposition des documents, y compris les processus servant à la saisie et à la conservation de preuves et d information au sujet des activités et transactions d un organisme sous forme de documents.

June 22, 2010 Freedom of Information and Protection of Privacy Act (FOIPP) 4(1) Cette loi s applique à tous les documents qui relèvent d'un organisme public ou sont sous sa garde 10(1) Les dirigeants d un organisme public déploient tous les efforts raisonnables pour prêter assistance aux auteurs des demandes de communication de documents et leur répondre de façon transparente, précise et complète. 11(1) Les dirigeants d un organisme public déploient tous les efforts raisonnables pour répondre aux demandes dans les 30 jours Les employés d organismes publics ont la responsabilité de documenter leurs activités et transactions. [traduction] 10 10

FOIPP Pour remplir leurs obligations en vertu de la loi FOIPP, les organismes publics doivent être dotés de pratiques de gestion des documents efficaces inspirées de normes nationales et internationales telles que : la norme ISO 15489 la norme de l Office des normes générales du Canada (ONGC) sur la preuve documentaire les normes d ARMA International (Association of Records Managers and Administrators) 11

NORMES ISO 15489 - Information et documentation gestion des documents Norme Enregistrements électroniques Preuve documentaire (CAN-CGSB 72.34) Normes d ARMA International : Entreposage et disposition des documents Fonctionnement d un centre d archivage Gestion des courriels considérés comme des documents Gestion des documents vitaux 12

CHAPITRE 8 DES LIGNES DIRECTRICES PRESCRITES PAR LA LOI FOIPP Principes de GD : L information constitue un actif important de l organisation La gestion de l information est planifiée On adopte une approche de gestion axée sur le cycle de vie Tous les documents sont inclus Un responsable est désigné 13

RESPONSABILITÉ DE L UNIVERSITÉ L Université doit : assumer la responsabilité de la tenue des archives cerner les diverses fonctions et l environnement dans lequel elles s inscrivent analyser les besoins en matière de documents associés à ces fonctions concevoir des systèmes et gérer les documents selon ces besoins 14

June 22, 2010 QU EST-CE QU UN DOCUMENT Un document est : quelque chose de tangible enregistré sur un support quelconque (papier ou électronique), qui témoigne d une activité ou d une transaction liée à l Université, qui a une valeur juridique ou commerciale. 15 Just what is it that we are trying to manage? 15

Site Web Archives Documents numériques, électroniques Documents papier Actifs de l entreprise Courriel Microformes Bases de données 16 16

June 22, 2010 CONTINUUM DE L INFORMATION Saisir Créer Gérer Analyser Entreposer Conserver Distribuer Publier 17 17

June 22, 2010 QU EST-CE QUI NE CONSTITUE PAS UN DOCUMENT PROPRE À L UNIVERSITÉ Manuels de référence Catalogues de vente Formulaires vierges Publications Documents personnels Contenu des bureaux des gens agrafeuses, cadenas, crayons, réserve de papier Chemises de classement vides 18 Non records are important to daily functions. Have short term value. Do not need to be retained long term. Still need to be managed if only to clear the clutter. 18

COMPOSANTES DU PROGRAMME DE GD À L U DE L Politiques et procédures Calendriers de conservation Plan de classement Documents vitaux Formation Entrepôt exclusif pour le système de gestion des documents électroniques matériel et logiciel Suivi et vérification continus Just like any other program within the University, there is a process a management process. Based on ISO standard and FOIP guidelines, the elements of the Program at U of L include: Policies and procedures Records Retention Schedules File Plan Vital Records Training Dedicated hardware/software electronic records system repository Continued monitoring and Auditing 19

APPROCHE SYSTÉMATIQUE How do you eat an elephant? One bite at a time. With a Plan. 20

APPROCHE SYSTÉMATIQUE Analyse des documents en stockage inactif Rencontre avec les représentants des divers services Création d une ébauche fonctionnelle d un système de classification des documents d après les observations des services et des facultés Élaboration d une politique de GD d entreprise Formation Base de données Politiques et procédures 21

POLITIQUES ET PROCÉDURES Politique d entreprise relative à la gestion des documents Politique relative aux documents temporaires Mise en suspens pour des raisons juridiques Conservation et disposition des documents Documents inactifs Système de classification des documents 22

Politique d entreprise Rencontre avec les diverses parties prenantes Étude des politiques existantes Rédaction d une ébauche de politique Présentation au conseil des doyens et au comité exécutif pour commentaires Rencontre avec les diverses parties prenantes Révision de la politique Étude par le comité de la GD Étude par les conseillers juridiques et les gestionnaires de risques Approbation par le conseil des gouverneurs Long process, requires education, communication Process took 1.5 years before the policy was approved. (September 2007 June 2008) Approved by Board of Governors June 2008. Key sponsor Director of Governance/FOIPP Officer Talk, talk, talk!! 23

Mise en suspens pour des raisons juridiques Devoir de conservation Préséance sur les politiques de GD jusqu à ce que le litige soit réglé Politique de GD définit les processus relatifs au repérage, à la conservation et à la gestion des documents pendant un litige Pour plus d information au sujet des règles relatives à la preuve électronique, consulter http://www.lesaonline.org/samples/16_11 _01_p1.pdf (présentation par Edwina Podemski, Alberta Justice) 24

CONSERVATION ET DISPOSITION DES DOCUMENTS Pour nous prémunir en cas de poursuites judiciaires, notre politique en matière de conservation des documents a été mise à jour; elle comporte maintenant ceci Où en étais-je? Vous parliez de la politique de conservation des documents. 25

Notre service juridique nous recommande de détruire tout document prouvant que nous savons que nos produits sont très défectueux. Pouvez-vous aussi engloutir les spécifications des utilisateurs? 26

POURQUOI NE PAS SIMPLEMENT TOUT CONSERVER La loi ne l exige pas Le fait de tout conserver augmente la responsabilité en cas de litige Il est parfois impossible d accéder aux anciennes données électroniques, même avec d anciens appareils de stockage et systèmes informatiques La croissance des données étant exponentielle, il est de plus en plus difficile de trouver l information pertinente Les coûts associés au stockage à long terme et pouvant découler de litiges sont élevés Il est plus difficile de gérer de grandes quantités d information périmée 27 It is just as dangerous to keep records too long as to not keep them long enough. 27

CONSERVATION ET DISPOSITION DES DOCUMENTS Désigner des responsables de la disposition pour chaque groupe de documents Effectuer des recherches sur les normes de l industrie Rencontrer les parties prenantes pour obtenir leur avis Dresser un calendrier Rencontrer les parties prenantes Obtenir l approbation du comité de GD Obtenir l approbation du comité de gestion des risques RDA Talk, talk, talk/communicate. What are other universities doing in relation to the record group Why do these records exist, why are they valuable, how long are they required in the department for daily access, how long do we need to keep them all together. 28

GESTION DES DOCUMENTS INACTIFS Les documents sont transférés hors d un service au bout de 2 ans pour libérer de l espace en vue des nouveaux documents Ils sont entreposés au centre des documents inactifs pour le reste de leur cycle de vie Ils sont détruits seulement sur approbation Talk, talk, talk, communicate.!! Retention schedules apply to content of records, not format/media. Key element of RDA department gets a say when the records are to be destroyed contact department with list of records to be destroyed, get approval from Department, Risk Management, Archives and RM 29

30 30

31 Talk, talk, talk, communicate, educate In order to accommodate departmental records, records centre had to be revamped. Old library shelving New Records centre shelving Boxes of every size and shape Standardized records centre boxes No inventories standardize inventory forms No database to track with assistance of Systems in Library developed database to track records, in/out, disposition eligibility 31

Système de classification des documents D après la norme ISO 15489 Classification par fonction plutôt que par sujet Base pour la gestion des documents électroniques ISO Standard Functional Classification (section 9.5) Based on University functions and activities records business activities over time (projects) consistent naming of records assists with storage and retrieval Search and retrieval is facilitated, tracking (access and location) Easily defines ownership and accountability provides security, permissions and identifies responsibility for particular records assists with retention scheduling and disposition of records on a timely basis, storage and transfer to University Archives Indexing and controlled vocabulary Consistent coding This provides a basis for Electronic Records Management Without standardized vocabulary, metadata, and coding ERM (automate a mess you have an automated mess) 32

FONCTIONS Gouvernance et administration Gestion des installations Gestion de l équipement et des matières Finances et comptabilité Services universitaires Gestion des ressources humaines Promotion et marketing Services aux étudiants Admissions et inscription Programmes liés à l enseignement et à la recherche

Exemple In order to make the system more user friendly we created and index with hyperlinks to the classification section. How to guide. 34

Exemple Scope notes to clearly identify what the classification covered. Cross references within classification. Office of primary responsibility who was responsible for keeping the originals Media of records as basis for identify electronic records repositories basis for future ERM Retention notes to further explain retention, exceptions Legend to explain conventions 35

PROMOTION DU PROGRAMME Site Web Bulletins d information sur la gestion des documents Ateliers Présentations - réunions de service ou de faculté Séances d information Services et facultés Comité de direction, conseil des doyens, comités facultaires 36

MANDAT DU COMITÉ DE GD Déterminer l orientation du programme de GD Approuver la politique de gestion des documents s appliquant à l ensemble de l Université Calendrier de conservation Gestion des documents électroniques

COMITÉ DE GESTION DES DOCUMENTS Gestion des archives et des dossiers Services financiers Technologie de l information Registraire Ressources humaines Agent responsable de l application de la FOIPP à l Université Faculté et écoles 38

GESTION DES DOCUMENTS ÉLECTRONIQUES Volume considérable Having set up RM program using ISO and FOIPP as guidelines what are the issues in translating this to Electronic RM. 39

Aujourd hui, on crée de l information électronique à un rythme beaucoup plus élevé que des documents papier. Il y a considérablement plus de documents électroniques que de documents papier. 92 % des nouvelles données sont stockées sur support magnétique comparativement à 0,01 % sur papier. 40

Essayez d imaginer 1 kilo-octet (ko) = ½ page écrite à la machine 1 mégaoctet (Mo) = petit roman 1 gigaoctet (Go) = camionnette remplie de livres 1 téraoctet (To) = 50 000 arbres transformés sn papier imprimé 1 pétaoctet (Po) = 50 % de l information de l ensemble des bibliothèques de recherche universitaires des É.-U. 1 exaoctet (Eo) = 20 % de tous les mots prononcés par les humains, de tout temps 41

161 exaoctets d information dans le monde augmente au rythme de 57 % atteindra 988 exaoctets d ici 2010 information créée par : 400 millions de caméras numériques 600 millions de téléphones-appareils photo 900 millions d ordinateurs personnels et 1,6 milliard d abonnés de services mobiles dans le monde 42

GESTION DES DOCUMENTS ÉLECTRONIQUES Gestion des courriels

COURRIELS Les grandes entreprises aux É.-U. peuvent créer et recevoir de 250 à 300 millions de courriels par mois 60 % des données vitales des organisations sont contenues dans des courriels Les besoins en stockage de courriels augmentent de 40 % chaque année L archivage des courriels ne répond pas aux mêmes principes que la gestion et la conservation des documents Les courriels sont des documents d entreprise : ils peuvent constituer des preuves électroniques et faire l objet de demandes en vertu de la loi FOIPP 44 44

June 22, 2010 RÈGLE EMPIRIQUE 5 à 10 % des éléments constituent des documents proprement dits 10 à 20 % des éléments correspondent à des travaux en cours 20 à 40 % des éléments ont une valeur pour l organisation 50 à 70 % sont de nature personnelle ou temporaire 45 45

CONSEILS POUR LES COURRIELS Inclure de l information concise, mais explicite dans la ligne «objet» de chaque message Limiter la taille et le nombre des pièces jointes Utiliser le bouton «Répondre à tous» avec parcimonie Prendre soin d envoyer tout courriel à la bonne personne Utiliser un ton professionnel dans les courriels 46 Just some tips to help with management of emails as records. Content of emails determines whether it is a record or not. Not the medium, but the content. 46

S en tenir à un sujet par courriel S abstenir d émettre des opinions personnelles dans les courriels d entreprise Le système de courriel est la propriété de l Université ne pas oublier que l employeur a le droit de consulter tous les documents Comprendre le but des groupes Listserv de l Université Les courriels ont une existence qui leur est propre, être sûr de soi avant d appuyer sur ENVOYER 47

MAUVAISE ADRESSE DE COURRIEL - ANECDOTE Un couple de Minneapolis décide de se rendre en Floride pour échapper à un hiver particulièrement froid. Ils prévoient séjourner dans le même hôtel où ils ont passé leur lune de miel il y a 20 ans, mais à cause de leurs horaires chargés, ils ont du mal à coordonner leurs déplacements. Donc, le mari quitte le Minnesota et se rend en Floride le jeudi, tandis que son épouse prend l avion le lendemain. Le mari s installe à l hôtel. Il y a un ordinateur dans la chambre. Alors il décide d envoyer un courriel à son épouse. Toutefois, il oublie une lettre dans l adresse de courriel et, sans se rendre compte de son erreur, envoie le courriel. Pendant ce temps, quelque part à Houston, une veuve revient des funérailles de son mari. Il était ministre du culte; il a été rappelé auprès de son créateur à la suite d une crise cardiaque. La veuve décide de lire ses courriels, puisqu elle s attend à recevoir des messages de ses parents et amis. Après avoir lu le premier message, elle crie et s évanouit. Le fils de la veuve se précipite auprès d elle; il la trouve sur le sol. À l écran de l ordinateur, il lit : 48 48

À : Ma tendre épouse Sujet : Je suis arrivé Date : 16 octobre 2005 Je sais que tu est étonnée d avoir de mes nouvelles. Ils ont des ordinateurs ici et on a le droit d envoyer des courriels à nos êtres chers. Je viens d arriver et on m a enregistré. J ai constaté que tout est en place pour ton arrivée demain. J ai hâte de te voir!!! J espère que ton voyage se déroulera sans incident, comme le mien. P.S. Il fait affreusement chaud ici!!!! 49

MISE EN ŒUVRE DE LA GDE Cela dépasse la gestion des documents électroniques pour englober la gestion du contenu d entreprise et des processus d affaires La stratégie est la même que celle qui sert à la mise en œuvre d un système de gestion des documents papier 50

PROJET DE GESTION DES DOCUMENTS Comité de gestion des documents Applications phares gestion des documents pour le bureau du registraire et des services aux étudiants, les finances et les RH Gestion des documents électroniques pour le corps professoral et les étudiants 51