RESTRICTED ACCORD GENERAL SUR LES TARIFS \{ 2 \ 52. 1Qfr7 21 février 1967 DOUANIERS ET LE COMMERCE Distribution limitée QUESTIONS ADMINISTRATIVES ET FINANCIERES Fonds de roulement et provision budgétaire pour dépenses imprévues Note du Directeur général 1. Au paragraphe 26 de son rapport du 21 octobre 1966 (L/2694), le Comité des questions budgétaires, financières et administratives a demandé au secrétariat une analyse complète et détaillée de tous les aspects de la situation du Fonds de roulement et des liquidités du secrétariat, pour l'étudier lors d'une réunion spéciale en 1967. Quant à la question do l'incorporation dans les budgets futurs d'une provision pour dépenses imprévues, le Comité a décidé de l'étudier en même temps quo la situation du Fonds de roulement. Historique du Fonds de roulement 2. Le Fonds de roulement a été créé par une Résolution des PARTIES CONTRACTANTES en date du 17 novembre 1956, dont les paragraphes à ce sujet se lisent comme suit: "... 4) La réserve constituée le 27 novembre 1950 sera remplacée par un Fonds de.roulement dont le niveau sera maintenu à 190 000 dollars des Etats-Unis. Les gouvernements qui étaient parties contractantes avant la onzième session fourniront des avances au Fonds de roulement conformément à l'annexe D de la présente Résolution. Ces avances seront prélevées sur le Fonds de réserve. Tout gouvernement qui accédera à l'accord général sur les tarifs douaniers et le commerce versera une avance au Fonds de roulement conformément au barème des contributions applicable au budget de l'exercice correspondant à l'année de son accession. \ "5) Le Secrétaire exécutif est habilité à avancer: a) les sommes nécessaires pour financer les ouvertures de crédit budgétaires en attendant la perception des contributions; les sommes ainsi avancées seront remboursées au fur et a mesure de la perception dus contributions; b) les sommes nécessaires pour financer les engagements qui pourront être souscrits au titre des dépenses imprévues découlant de l'exécution de programmes agréés et qui figurent dans les prévisions de dépenses; ces avances n'excéderont pas au total 20 000 dollars des Etats-Unis; c) les sommes nécessaires pour financer les engagements au titre des dépenses extraordinaires approuvées par les PARTIES CONTRACTANTES. "Le Secrétaire exécutif Inclura dans lus prévisions de dépenses les crédits nécessaires pour le remboursement au Fonds de roulement des avances prélevées au titre des engagements visés aux alinéas b) et c) ci-dessus."
Page 2 Cette resolution se fondait elle-même sur une recommandation du Groupe de travail des questions budgétaires, selon laquelle "pour assurer une meilleure administration du secrétariat, la réserve d^ caisse actuelle qui a été créée à titre provisoire le 27 novembre 1950 devrait être officiellement transformée en Fonds de roulement. Le niveau de la réserve de caisse serait suffisant pour instituer un Fonds de roulement de 190 000 dollars, chiffre que le Groupe de travail considère suffisant pour assurer le bon fonctionnement du secrétariat". 3- Par Résolution en date du 22 novembre 1958, les PARTIES CONTRACTANTES ont modifié comme suit le paragraphe 4 de la Résolution originale du 17 novembre 1956: "Le Fonds de roulement créé par la Résolution du 17 novembre 1956 sera fixé périodiquement par un vote des PARTIES CONTRACTANTES. Tout gouvernement qui accédera à l'accord général versera une avance au Fonds déroulement conformément au barème des contributions applicable au budget de l'exercice correspondant à l'année de son accession. Le montant de 190 000 dollars initialement fixé par les PARTIES CONTRACTANTES en 1956 sera donc augmenté du montant desdites avances jusqu'à la prochaine décision des PARTIES CONTRACTANTES en la matière." 4. En I960, les PARTIES CONTRACTANTES ont décidé de liquider le Fonds de rapatriement et d'en virer l'avoir, soit 25 000 dollars, au Fonds de roulement. En outre, les PARTIES CONTRACTANTES ont décidé: "c) que dorénavant le Fends de roulement serait constitué par: i) les avances versées par les parties contractantes conformément au paragraphe 4 de la Résolution du 17 novembre 1956, modifiée le 22 novembre 1958 ; ii) toutes sommes que les parties contractantes pourraient décider de temps à autre d'y affecter. Les sommes versées par des parties contractantes, au titre de l'alinéa i) ci-dessus, en vue de constituer ou d'augmenter le Fends de roulement, seront portées au crédit des parties contractantes qui les ont fournies. Les sommes mentionnées à l'alinéa ii) ci-dessus seront créditées au profit de l'organisation;" Elles ont aussi décidé: "f) que les obligations résultant pour l'organisation des primes de rapatriement à verser aux membres du personnel en cas de cessation de service au cours d'une année donnée feront dorénavant l'objet de crédits budgétaires annuels ;
Page 3 "g) que la Résolution du 17 novembre 1956, régissant l'emploi du Fonds de roulement, sera modifiée de manière à donner pouvoir au Secrétaire exécutif de recourir audit Fonds si, par suite d'événements imprévus, les obligations mentionnées à l'alinéa f) ci-dessus venaient à dépasser les crédits annuels et ne pouvaient être couvertes par des économies réalisées sur d'autres postes." 5. Le Groupe de travail a fait remarquer à cette occasion que, le personnel étant en augmentation et ne se renouvelant que lentement, le total des obligations qui résultent, pour l'organisation, du droit aux primes de rapatriement pourrait prendre des proportions considérables^ et qu en outre, du fait de l'augmentation notable du budget, les obligations virtuelles prévues à l'alinéa a) de la Résolution du 17 novembre 1956, c'est-à-dire les prélèvements anticipant sur la perception des contributions., pourraient atteindre une importance beaucoup plus grande. Il importait, par conséquent, de rester attentif à cette question et de veiller à ce que le Fonds de roulement fût toujours suffisant pour faire face aux diverses éventualités pour lesquelles il avait été créé (paragraphe 18 du document L/1367 du 17 novembre i960). 6. En octobre 1965, le Comité des questions budgétaires, financières et administratives a discuté une proposition du Directeur général concernant l'opportunité d'augmenter le Fonds de roulement. L'étude de la question avait été demandée par le Comité en octobre 1964. Le Directeur général avait proposé que le principal du Fonds soit porté à 465 000 dollars des Etats-Unis, représentant 20 pour cent" du budget proposé pour 1966. Le Comité est convenu qu'étant donné l'accroissement notable du budget de l'organisation depuis la dernière revision du montant du Fonds (i960), et compte tenu des prélèvements fréquents qui avaient été effectués depuis peu sur le Fonds afin de couvrir des dépenses imprévues et extraordinaires autorisées par les PARTIES CONTRACTANTES, il était indispensable d'augmenter le principal du Fonds. Mais, comme les pays disposaient de ressources limitées, le Comité a finalement proposé de fixer le montant du Fonds à. 350 000 dollars, et les PARTIES CONTRACTANTES ont adopté cette proposition en décembre 1965, avec effet au 1er janvier 1966. 7. Selon la procédure actuelle de remboursement des avances prélevées sur le Fonds de roulement, qui trouve sa justification dans la Résolution du 17 novembre 1956 (voir paragraphe 2 plus haut), les avances au titre des crédits inscrits au budget, qui sont prélevées sur le Fonds en attendant la rentrée des Au 1er janvier 1967, les obligations totales de l'organisation en ce qui concerne les primes de rapatriement à verser s'élevaient à 270 000 dollars environ.
1/2752 Page 4 contributions (paragraphe 5 a))., sont remboursées au fur et à mesure de l'encaissement de ces contributions. Les avances au titre des alinéas b) et c) du paragraphe 5 sont remboursées moyennant des ouvertures de crédits dans le budget de la deuxième année à compter de celle où les avances ont été effectuées. Pour que le Fonds de roulement puisse être reconstitué plus rapidement à la suite de retraits au titre des alinéas b) et c) du paragraphe 5> il pourrait être envisagé que le remboursement de toutes les sommes retirées durant les six premiers mois de l'exercice soit prévu au budget de l'année suivante et non plus, comme le veut la pratique actuelle, au budget de la deuxième année suivante. Provision budgétaire pour dépenses imprévues 8. De 19^8 à 1956, le budget du GATT a comporté un crédit pour dépenses imprévues, variant entre 20 000 et 36 000 dollars. Il a toutefois été possible, ces années-là, de couvrir le plus souvent les dépenses imprévues au titre de certains postes du budget moyennant des économies ut des virements d'autres chapitres ou postes du budget. 9. A compter de 1957s c'est-à-dire de l'année où a été créé le Fonds de roulement, la provision pour dépenses imprévues n'a plus figuré dans le budget du GATT. Dès 1959* cependant, le Directeur général a appelé l'attention dc;s PARTIES CONTRACTANTES sur le fait que l'augmentation des budgets et les décisions spéciales de plus en plus fréquentes que les PARTIES CONTRACTANTES prenaient postérieurement à l'adoption du budget, les amenaient "à vivre au-dessus de leurs moyens", et compliquaient donc grandement la gestion financière du secrétariat qui avait toujours fonctionné sur la base d'un budget de stricte économie. Le Directeur général estimait que, s'il était autorisé à prélever sur le Fonds déroulement les sommes nécessaires pour faire face aux engagements financiers liés à d'éventuelles dépenses imprévues et spéciales, il n'en demeurait pas moins que ces prélèvements devaient rester l'exception et non pas constituer la règle. De toute façon, les prélèvements sur le Fonds de roulement devaient être remboursés moyennant une augmentation des budgets des années suivantes. Dans ces conditions, le Directeur général proposait en 1959 de pourvoir dans le budget aux imprévus qui pourraient se présenter au cours de l'exercice. 10. Après que le Groupe de travail du budget eut examiné la proposition du Directeur général, les PARTIES CONTRACTANTES décidèrent, en novembre 1959. que le Fonds de roulement constitué à l'époque suffisait pour faire face aux imprévus du type envisagé par le Directeur général. Elles ont décidé cependant a) que les PARTIES CONTRACTANTES devraient veiller à inscrire au budget toutes les activités qui pouvaient raisonnablement être prévues, b) que le capital
Page 5 nominal du Fonds de roulement ne devrait pas diminuer, c) que les PARTIES CONTRACTANTES ne devraient pas, au cours de l'exercice financier et après l'adoption du budget, décider d'entreprendre des travaux impliquant des engagements financiers additionnels, à moins que des fonds ne soient disponibles ou ne puissent être dégagés pour faire face aux dépenses entraînées par ces travaux, et d) que la situation devrait être réexaminée. 11. En 1966, la question a été reprise par certains membres du Comité des questions budgétaires, financières et administratives; ceux-ci, lor.3 d'une réunion tenue le 14 mars pour examiner les incidences financières de l'expansion du Centre du commerce international, ont émis l'avis que pour faire face à tous imprévus qui pourraient se produire à l'avenir et pour éviter de recourir de nouveau à la méthode des ouvertures de crédit supplémentaires et à des prélèvements excessifs sur le Fonds de roulement, la possibilité d'inscrire dans les budgets futurs une provision pour dépenses imprévues devrait être réexaminée. 12. Donnant suite à la suggestion ci-dessus, le Directeur général a provisoirement inclus, dans ses prévisions budgétaires pour 1967* un crédit de 50 000 dollars pour imprévus, en attendant que le Comité des questions budgétaires, financières et administratives ait approfondi la question. 13. Lors de l'examen de la question, en octobre 1966, la plupart des membres du Comité ont admis qu'il serait utile d'ouvrir au Directeur général un crédit spécial d'un montant limité lui donnant le moyen de faire face à de petites dépenses imprévues que ne pourraient compenser des économies et qui ne pourraient être différées jusqu'à l'adoption du prochain budget. Cependant, en raison des difficultés financières de certains gouvernements et de l'impossibilité où ils se trouvaient de verser pour 1967 des contributions du montant envisagé dans le document L/2664, le Comité est convenu que la provision pour dépenses imprévues ne devrait pas figurer dans le budget de 1967.» et que la question de son incorporation dans les budgets futurs devrait être examinée par le Comité en 1967 en même temps que les règles applicables à l'emploi du Fonds de roulement, à son montant et aux procédures de remboursement des prélèvements. Situation de Trésorerie 14. Les ressources financières atteignent normalement leur niveau le plus bas au commencement et à la fin de l'exercice financier. Cela tient au fait que le mouvement de rentrée des contributions est d'ordinaire très lent pendant les quelques premiers mois de l'exercice et qu'un certain nombre de parties contractantes ne s'acquittent pas de leur contribution avant la fin de l'exercice.
Page 6 15. En 1965 et en 1966, l'organisation a connu de graves difficultés de trésorerie. Au cours de cette période, le Fonds de roulement était presque épuisé et l'organisation ne disposait pratiquement d'aucune autre liquidité. 16. L'Organisation a pourtant réussi à rétablir la situation en 1965 et I966, certaines parties contractantes ayant fait un effort spécial pour le versement de leurs contributions et des créanciers ayant accepté que le règlement de certaines factures soit différé jusqu'au moment où l'organisation aurait reçu des fonds, 17- L'annexe indique le mouvement du Ponds de roulement et l'emploi qui en a été fait depuis sa création. Elle indique également les liquidités disponible en fin d'exercice depuis 1957- l8. La situation de trésorerie au 31 décembre 1966 telle qu'elle figure dans l'annexe peut être ventilée comme suit: Déficit avant la fin décembre 1966 Dollars EU 85 000 Couvert par: - Avance sur contribution de 1967 versée par une partie contractante en décembre 1966 - Factures dues en novembre et décembre, dont le règlement avait été différé avec l'accord des créanciers - Contributions encaissées du 27 au 30 décembre 1966 Solde de trésorerie au 31 décembre 1966 environ 100 000 40 000 48 000 188 000 103 000 Au 31 décembre 1966, le total des engagements de dépenses non liquidés s'élevait à 107 000 dollars des Etats-Unis. 2 Ce solde comprend un montant de 16 000 dollars des Etats-Unis verse par le gouvernement de 1'Uruguay pour financer les dépenses de la huitième session du Comité du commerce et du développement à Punta del Este.
Page 7 19. Il convient de noter que sans l'avance de 100 000 dollars versée par une partie contractante au titre de sa contribution pour 1967 et le délai apporté au règlement de certaines factures, il aurait été nécessaire de contracter un emprunt portant intérêt pour couvrir le déficit de trésorerie. 20. En ce qui concerne le solde de trésorerie de 7 000 dollars au 31 décembre 1965, indiqué à l'annexe, la situation a été la même qu'en 1966. Des factures s'élevant à 40 000 dollars environ ont été payées en 1966 seulement, lorsque l'organisation a disposé des fonds nécessaires. Pour éviter de nouvelles difficultés sérieuses en janvier 1966 et en janvier 19Ô7> un appel spécial a été adressé aux parties contractantes les invitant à s'acquitter très rapidement de leurs contributions, et cet appel a reçu un accueil favorable. 21. Il convient de souligner que le rapport entre l'encaisse en fin d'exercice et le budget total, tel qu'il ressort des chiffres de l'annexe, a fortement diminué, tombant de 45 pour cent en 1957 à 0,4 pour cent en 1965. Comparaison avec d'autres organisations internationales 22. Il a été procédé à une comparaison rapide avec différentes organisations internationales. Il est tout à fait évident que la situation de trésorerie de ces organisations est beaucoup plus favorable que celle du GATT à n'importe quel moment. Cela tient au fait que le GATT ne dispose d'aucunes liquidités autres que son Fonds de roulement, alors qut les autres organisations ont, par exemple, un Ponds de péréquation des impôts, un Fonds des primes de rapatriement, un Fonds de prévoyance, un Fonds de garantie, des comptes spéciaux, un Fonds des publications, des soldes réservés, etc. Les soldes de trésorerie dont disposaient les organisations considérées à la fin de 19'65 variaient de 25 à 65 pour cent de leur budget brut de l'année, contre 0,4 pour cent dans le cas du GATT. Il convient toutefois de souligner que ces chiffres ne peuvent donner qu'une indication approximative, une comparaison exacte ne pouvant être faite sans tenir compte des différences entre les pratiques financières et budgétaires des diverses organisations qui sont déterminées par leurs règlements financiers respectifs. Recommandations du Comité Ad Hoc d'experts chargé d'examiner les finances de 1'Organisation des Nations Unies et des institutions spécialisées 23. Le Comité Ad Hoc d'experts chargé d'examiner les finances de l'organisation des Nations Unies et des institutions spécialisées a été créé par la Résolution 2049(XX) de l'assemblée générale des Nations Unies le 13 décembre 1965; il a formulé les recommandations suivantes sur la procédure à suivre pour faire face aux imprévus et sur 1'utilisation des Fonds de roulement.
I L/2752 Page 8 "Demandes de crédits supplémentaires "39- Le projet de budget devrait être établi et les obligations devraient être contrôlées par les chefs des organisations, de façon à éviter des dépassements de crédits. "40. Les augmentations de dépenses inéluctables dans certains secteurs devraient être financées autant que possible par des économies réalisées dans d'autres secteurs. Cela vaut en particulier pour les augmentations dues à des hausses de prix (ce terme s'appliquant notamment aux traitements et salaires), qui devraient autant que possible être couvertes grâce à la réévaluation des priorités, à la redistribution des ressources et, <* le cas échéant, à des ajustements à l'intérieur du budget. "41. Afin de permettre aux chefs des organisations de disposer d'une petite somme pour faire face aux dépenses urgentes qui peuvent devoir être effectuées et qui ne peuvent être couvertes par des économies ou différées jusqu'à l'adoption du prochain budget, une ligne de crédit spéciale pourrait, lorsqu'il y a lieu, être prévue dans le budget pour ces dépenses urgentes mineures. "42. Le recours au Fonds de roulement, sans ouverture de crédit préalable, pour financer les dépenses supplémentaires, devrait être en principe exclu, à partir du moment où les organisations auraient adopté les dispositions suggérées ci-dessus. "43. Il ne devrait être recouru au Ponds de roulement sans ouverture de crédit préalable que dans des cas vraiment exceptionnels et d'urgence, dans les limites prévues par les organes délibérants, et dans la mesure où les dépenses en question ne peuvent être couvertes au moyen des ; mesures mentionnées aux paragraphes 40 et 41 ci-dessus. "44. Lorsque des retraits sur le Fonds de roulement auront été effectués sans ouverture de crédit, les chefs des organisations devront faire rapport à la première occasion aux organes compétents investis de responsabilités financières, et devront présenter les demandes de crédits supplémentaires appropriées à l'organe délibérant de leur organisation. "45. Le respect de la procédure ci-dessus devrait garantir qu'il ne sera recouru qu'au minimum aux ouvertures de crédits supplémentaires. "46. Les chefs des organisations devront, dans tous les cas, consacrer une partie de leur rapport financier sur l'exercice budgétaire à fournir les explications nécessaires sur les dépenses supplémentaires intervenues et sur les moyens de financement qui ont permis d'y faire face.
Page 9 "Fonds de roulement "47. Les Fonds de roulement ne doivent être utilisés pour financer des dépenses supplémentaires sans ouverture de crédit préalable que d'une manière vraiment exceptionnelle (voir paragraphes 43 et 44 ci-dessus). Le rôle essentiel de ces Fonds est de permettre de régler les dépenses en attendant l'encaissement des contributions. "48. La pratique selon laquelle certaines organisations versent à leur Fonds de roulement tout ou partie de leurs recettes accessoires devrait cesser d'être appliquée; les recettes accessoires devraient être versées au Fonds général. "49. Le niveau des Fonds de roulement devrait être déterminé, non par une simple référence au montant du budget, mais eu égard également au calendrier prévu du flux des encaissements et des décaissements totaux de l'organisation intéressée. "50. En conséquence, toute demande d'accroissement du Fonds de roulement d'une organisation devrait être accompagnée d'un état de trésorerie décrivant, au cours des années précédentes, le rythme mensuel des encaissements et des décaissements intervenus pendant les différentes périodes de ces années, et de prévisions pour l'exercice suivant. Des commentaires seraient fournis destinés à mettre en lumière les principaux facteurs qui ont pour effet de risquer de mettre en difficulté la situation de la trésorerie de l'organisation, et les périodes de l'année où ceux-ci se manifestent le plus habituellement. Les organes compétents seraient ainsi mieux à même d'approuver, pour chaque organisation, le niveau du Fonds de roulement le mieux adapté. "51. Les Etats membres des diverses organisations devraient effectuer le versement de leurs contributions avec le plus de promptitude possible, de façon à ne pas créer de difficultés supplémentaires aux trésoreries des organisations." Conclusion 24. Le Directeur général réaffirme qu'à son avis le Fonds de roulement doit servir essentiellement à couvrir les dépenses inscrites au budget en attendant l'encaissement des contributions. Les retraits destinés à financer des dépenses résultant d'engagements imprévus ou extraordinaires ne devraient être effectués que dans de rares occasions. Le Directeur général reste d'avis que ces dépenses devraient normalement être financées par une "ligne de crédit" spéciale incorporée dans le budget.
Page 10 25- On comprendra que la determination du niveau approprié du Fonds de roulement est une question de jugement et se fonde, dans une large mesure, sur l'expérience passée. Le Directeur général estime que, pour éviter à l'avenir les difficultés financières éprouvées en 1965 et 1966, le Ponds de roulement devrait être augmenté et qu'il pourrait lui être fixé un objectif correspondant à 20 pour cent du budget. En formulant cette conclusion, le Directeur général a également tenu compte du fait que le Fonds de roulement est la seule source supplémentaire de liquidité dont dispose l'organisation. 26. Si les PARTIES CONTRACTANTES décident, en outre, d'incorporer dans les budgets futurs une provision pour dépenses imprévues, il serait éventuellement possible de porter le Fonds de roulement au chiffre d'objectif sans demander d'avances additionnelles aux parties contractantes. En fait, il serait possible d'adopter une formule selon laquelle toute fraction de la provision pour imprévus qui n'aurait pas été utilisée au cours de l'exercice serait créditée en fin d'exercice au Fonds de roulement, à concurrence du maximum de l'objectif fixé. En outre, et jusqu'à ce que l'objectif soit atteint, tout solde positif en fin d'exercice pourrait être viré au Fonds de roulement.
ANNEXE Fin d'exercice 1957 1958 Montant nominal du Fonds de roulement 190 000 192 510 Pourcentage du budget de 1'exercice 42 38 Avances au Fonds de roulement non versées _ Prélèvements sur le Fonds de roulement Non remboursés en fin d'exercice _. _ 31 950 Remboursés avant la fin de l'exercice Autres ressources 211 000 118 000 Placements à long terme 199 000 179 000 Total approximatif des liquidités en fin d'exercice 1959 I960 199 925 208 455 35 31 2 965 5 766 8 375 33 375 50 000 40 000 101 000 127 000 179 000 169 000 111 oool i 127 000 19 19 1961 235 795 5 4 616 178 000 165 000 544 OOO! 24 i 1962 239 378 20 5 859 164 000 165 000 233 000S 20 i 1963 253 854 21 9 576 221 000 163 000 502 oooj 25 1964 263 769 19 4 658 48 151 99 000 130 000 180 000' 13 1965 267 019 15 3 250 237 909 100 000 111 000 130 000 7 0005 0,4 1966 353 509 15 11 910 315 564 204 000 127 000 103 0003 4 Cette colonne comprend tous les avoirs du Fonds général existant en caisse, en banque et sous forme de placements en fin d'exercice en plus des montants disponibles provenant du Fonds de roulement. Pourcentage lu budget de l'exernice 202 000: 45 1 100 000 20 Au 31 décembre 1966, la valeur cotée des placements a long terme est estimée à 112 300 $^U (valeur d'achat 127 000 $). Ces placements consistent pour la majeure part en valeurs reprises de l'ancien Fonds de prévoyance du personnel de l'icito; elles sont réalisées chaque fois que la situation du marché le permet. 3, 3?< 'Voir paragraphes 18, 19 et 20 de la note. g w M ro