Comité des Fêtes de Remilly-sur-Tille Comité des fêtes de Remilly-sur-Tille 4 rue de l église - 21560 Remilly-sur-Tille Procès-verbal de la réunion du conseil d administration du 31 août 2015 Le 31 août 2015, à 20 heures, le Conseil d Administration de l'association Comité des fêtes de Remilly-sur-Tille s est réuni sur convocation du président. Le Conseil d'administration était présidé par Pierre-Yves Cousin, en qualité de président de l'association. Il était assisté d une secrétaire de séance, Maryline Boulla, secrétaire de l'association. Plus de 75 % des administrateurs étaient présents ou représentés. Le Conseil d'administration a donc pu valablement délibérer, conformément à l article 3.2.1 du règlement intérieur. Le compte-rendu de la réunion précédente est approuvé. Étaient présentes les personnes suivantes : Eric BAUCHET Pascal BEGUE PBE Valérie BENOIT VBT Olivier BERNARD OBD Maryline BOULLA MBA Emeline COUSIN ECN Pierre-Yves COUSIN PCN Alexandre LUMINET ALT Florence MIELLE FME François MILLOT FMT Véronique MILLOT VMT Maxime ROCHETTE MRE Étaient représentés : Sandrine CHAMBAUD SCD (par Maryline BOULLA) Claude GUICHET CGT (par Maryline BOULLA) Frédérique GUICHET FGT (par Maryline BOULLA) Christiane ROCHETTE CRE (par Maxime ROCHETTE)
Étaient excusés : Maryvonne KOJEOU MKO Pierre KOJEOU PKO Gilbert GALAND GGD Ordre du jour Développement Qui ORGANISATION DE L ASSOCIATION Point budget 860 euros en caisse FMT HALLOWEEN ET LA SOIREE DANSANTE DU 31 OCTOBRE 2015 Généralités - La salle des fêtes a été réservée auprès de la mairie, du vendredi 30 octobre à partir de 16h30 au lundi 2 novembre à 8h45 au plus tard. - Manon serait-elle disponible pour coordonner le service? OBD MBA Traiteur buvette - Proposition de menu : Feuilletés apéro offert Entrée : velouté de potiron Choucroute (400g de chou, 3 à 5 pommes de terre, 1 morceau de rôti de porc, 1 morceau d échine, 1 saucisse viennoise, 1 morceau de saucisse de Morteau, 1 morceau de lard fumé) Comté et munster avec petite salade Tiramisu aux fruits rouges Tarif : 12 euros (avec pain, café, moutarde, mise à disposition de brocs, pichets, gobelets pour le kir et de couverts supplémentaires Menu enfants à 6 euros : choucroute et glaces A voir si possibilité d ôter l entrée du menu adulte et ainsi revoir tarif [Pour information pour un futur évènement, le traiteur informe qu il peut mettre à disposition gracieusement des toiles de tente pour 80 personnes, des appareils méchoui et barbecue] - On partirait sur le même choix de boissons que pour la soirée du 18 avril, sans le vin rosé, sans les Granini et avec plus de bière. Le brasseur de Bretigny fournirait les gobelets à bière. A confirmer le contenu des gobelets (25cl?)
- Pour rappel : Récap des boissons vendues au cours de la soirée du 18 avril : 18 Badoit, 33 Cristalline, 9 Granini, 24 Ice Tea, 20 Orangina, 42 Coca, 1 Cidre, 12 Crémant, 24 Bouteilles de rouge, 12 bouteilles de rosé, 21 bouteilles de blanc, 40 Heineken, 190 verres de Kir. Musique - Pascal Bègue a contacté un nouveau DJ «Sono2000 Sylvain Lieutet» qui prend 400 euros pour la prestation. - Olivier a contacté un autre DJ de Remilly-sur-Tille, tarif de 400 euros également. - URGENT : connaissez-vous un DJ correct, disponible le 31 octobre, à un tarif inférieur? [Pour rappel, le DJ de la soirée du 18/10 avait facturé 180 euros] TOUS billetterie - Par rapport à la soirée du 18/4 : 1.5 euros en moins sur le poste "Traiteur" 1 euros en moins pour le poste "Feuilletés apéro" Tarif DJ non connu ce jour Prévoir budget pour l animation Halloween avec les enfants. - En conséquent, il est décidé, par les membres présents et représentés, de rester sur le même tarif que la soirée du 18/4. - Nous bloquons à 144 personnes inscrites maximum. Animation enfants Une nouvelle commission «Animation enfants» s est réunie le 21 juillet pour organiser l après-midi du 31 octobre. Format retenu : - 16 heures 17h30 : Stands de jeux et de création au préfabriqué. Les enfants arrivent déguisés. - 17h30 : Rassemblement, retour des parents - 17h30 18h30 : Défilé des petits monstres accompagnés des parents, en 5 groupes pour 5 secteurs différents (1/ Rue des charmilles 2/ rue des marronniers 3/ rue du carré aux Fresnes 4/ nouveau lotissement 4 / Les 3 rues autour du stade) - 18h30 : fin et rangement Les parents auront donc la possibilité de déposer les enfants à 16 heures (ou de rester) et devront venir les chercher à 17h30 pour le défilé. A défaut, les enfants non accompagnés resteront au préfabriqué avec un adulte. Animations gratuites. Valérie, Sandrine, Florence
Démarches administratives Communication et sa fille Eloïse, Frédérique et sa fille Astrid, et Maryline se sont portées volontaires, elles seront déguisées sur le thème d Halloween. Si d autres personnes sont intéressées pour aider l après-midi avec les enfants, se manifester! Sur le flyer, il faudra indiquer : «Les enfants de moins de 12 ans doivent être accompagnés d un adulte et restent sous leur responsabilité». Prévoir de prendre les numéros de téléphone des parents lorsqu ils confieront leurs enfants. Au vu des animations présentées lors de la réunion, un budget d environ 70 euros est à prévoir. Prévoir une communication dans les cahiers scolaires des enfants. - Eric s occupe de voir avec la gendarmerie, etc - Pierre-Yves s occupe de la SACEM. - Maxime commence cette semaine la conception du flyer, en format OpenOffice puis l enverra à Emeline pour la suite de la réalisation du flyer puis envoi au Crédit Agricole (François transmettra à Emeline les coordonnées du conseiller). Il faudra demander au conseiller une confirmation de réception. - 2 possibilités pour le flyer : soit un seul format A5 Rectoverso en ôtant le menu Enfant et en remplaçant par les informations relatives au déroulement de l après-midi avec les enfants, soit 2 flyers distincts en format A5. PCN MRE + ECN + FMT JOURNEE AU MARCHE DE NOEL DE COLMAR - Cette journée aura lieu le samedi 28 novembre 2015 à Colmar. - Le tarif adhérent (et enfant d adhérent) est fixé à 20 euros et le tarif non-adhérent (et conjoint d adhérent) à 23 euros. - L heure de départ de Remilly-sur-Tille est fixée à 7 heures précises et le retour à 22h30 environ. - Maxime s occupe de la conception des affiches et des flyers. - La date retour des inscriptions est fixée au 31/10/2015. - Mise à jour Facebook et site Internet début septembre. - Emeline prépare des pochettes à distribuer dans le car, rappelant l horaire et le point de rendez-vous, le téléphone du coordonnateur, les programmes ; ECN
proposant des idées de visite à Colmar autres que le marché de noël Elle nous le présentera lors de la prochaine réunion. A voir ensuite avec la mairie pour les photocopies. - Valérie est chargée de payer l acompte à l autocariste Girardot, par le biais d un chèque de l association d un montant de 560 euros remis ce jour par le trésorier adjoint. VBT MANIFESTATIONS SUIVANTES Fête des sapins - La salle des fêtes a été réservée pour le dimanche 10 janvier 2016. Fête du printemps 2 ème semestre 2016 - La salle des fêtes a été réservée pour le samedi 2 avril 2016. - La mairie demande à ce que le comité des fêtes se positionne sur la réservation de la salle pour l année 2016. - Une demande est donc faite à la mairie pour pré-réserver la salle pour le 29/10/2016 pour la soirée Halloween et pour la date du 31/12/2016. Nous envisagerons prochainement parmi les 2 soirées quelle est celle retenue. - Le 16/9 à l occasion de la réunion des associations où seront présents Pierre-Yves et Eric, il sera discuté d une fête des associations. OBD La prochaine réunion du Conseil d'administration est fixée au lundi 21 septembre 2015 à 20 heures à la salle des fêtes. L assemblée générale annuelle est fixée le 16 novembre 2015 à 19h30 à la salle des fêtes. La séance est levée à 21h50. Il est dressé le présent procès-verbal, signé par le président de séance et la secrétaire de séance. À Remilly-sur-Tille, le 3 septembre 2015 Le Président de séance Pierre-Yves COUSIN La secrétaire de séance Maryline BOULLA