GUIDE DES IMMEUBLES FÉVRIER

GUIDE DES IMMEUBLES FÉVRIER 2009

GUIDE DES IMMEUBLES Avant-propos JUIN 2011

Guide des immeubles Avant-propos Avant-propos Le Guide des immeubles est destiné aux centres de services, organismes de l habitation sociale et communautaire offices d habitation, coopératives d habitation et organismes à but non lucratif qui sont subventionnés selon leur déficit d exploitation et qui doivent réaliser des travaux majeurs sur leurs immeubles. Deux éléments sont à l origine de l élaboration de ce guide. D une part, la SHQ a demandé aux organismes un bilan de santé de tous les immeubles du parc immobilier pour décembre 2010; une responsabilité qui s ajoute, d autre part, à celle de mettre en œuvre le Plan québécois des infrastructures (PQI). Le Guide des immeubles a donc été conçu pour soutenir les gestionnaires et les administrateurs des organismes dans leurs nouvelles tâches alors que la SHQ n assumera plus la responsabilité de déterminer les travaux à faire et ne veillera plus à leur réalisation (appels d offres, plans et devis, surveillance de chantiers, etc.) comme par le passé. Le PQI est le véhicule par lequel le gouvernement du Québec injecte des sommes importantes pour le maintien et le renouvellement des infrastructures publiques. Ces infrastructures incluent les logements sociaux et communautaires. La Société d habitation du Québec (SHQ) affecte les sommes provenant du PQI aux budgets RAM (remplacement, amélioration et modernisation) des organismes. Le PQI, qui s étend sur un horizon de 15 ans, donne non seulement aux gestionnaires la possibilité de rattraper le déficit d entretien accumulé au cours des ans, mais il leur permet également d apporter des améliorations à leurs immeubles et de les entretenir une fois les réparations terminées. Ainsi répartis sur plusieurs années, les travaux peuvent être mieux planifiés. La réussite de ces grands travaux, qui visent la mise à niveau du parc de logements sociaux, dépend entre autres de l implication des locataires. En informant et en consultant les locataires dans le choix des projets et la priorité à leur accorder, la réalisation des travaux sera orientée de façon à mieux répondre à leurs besoins. Ils pourront ainsi bonifier les projets à partir de leur réalité quotidienne. De plus, en associant les locataires à la planification des travaux, il est possible d atténuer les inconvénients causés par ceux-ci et par conséquent de faciliter le travail des gestionnaires. Cela s inscrit aussi parfaitement dans la philosophie de la SHQ qui consiste à favoriser la responsabilisation des locataires et une approche de gestion sociale des immeubles. Le comité consultatif des résidants (CCR) est le canal privilégié par lequel les locataires peuvent recevoir de l information et faire connaître leurs propositions. Soulignons que tous les détails du fonctionnement d un CCR figurent dans le Manuel de gestion du logement social. Rappelons enfin que dans le contexte de cet important chantier collectif, les représentants des locataires au conseil d administration des organismes sont aussi des acteurs de premier plan dans la présentation du point de vue des locataires. Le Guide des immeubles se divise en quatre sections faciles à consulter. Les trois premières correspondent aux grands volets de la mise en oeuvre du PQI en habitation sociale et communautaire et la quatrième leur sert de cadre de référence. Section 1 : BILAN DE SANTÉ DES IMMEUBLES Section 2 : PLAN PLURIANNUEL D INTERVENTION (PPI) Section 3 : RÉALISATION DES TRAVAUX ET SUIVI DES PROJETS Section 4 : CADRE NORMATIF DE RÉNOVATION Chaque organisme est tenu de faire dresser le bilan de santé de ses immeubles, de se donner un plan pluriannuel d intervention et de veiller à ce que les travaux soient exécutés. Ce sont aux 5

Avant-propos Guide des immeubles centres de services des organismes locaux qui offrent des services à d autres organismes sur un territoire donné que la SHQ a confié, en exclusivité, la responsabilité de dresser le bilan de santé des immeubles. Un organisme peut aussi confier la réalisation des deux autres volets du PQI au centre de services de son territoire. Section 1 : Bilan de santé des immeubles La première section du Guide des immeubles, le Bilan de santé des immeubles, traite de l inspection qui permet d évaluer l état des immeubles tous les cinq ans, au moyen d une méthodologie simple, uniforme et structurée, et d établir un diagnostic de chacun des composants inspectés. L inspection sert à rassembler toutes les données nécessaires pour établir la liste des travaux à effectuer, l ordre des priorités et les coûts. Le bilan de santé doit par la suite être revu tous les cinq ans. Section 2 : Plan pluriannuel d intervention La deuxième section du Guide des immeubles traite du Plan pluriannuel d intervention (PPI). Le PPI s inscrit dans le Cadre de gestion des investissements pour le maintien et l amélioration du parc de HLM que la SHQ complète actuellement. Il peut servir à plusieurs fins, notamment à formuler la demande de budget RAM (remplacement, amélioration et modernisation). Des détails sur les autres fonctions du PPI seront présentés ultérieurement. L application PPI Demande de budget RAM est l outil informatique qu a mis en place la SHQ en 2009 afin de permettre aux organismes de faire connaître leurs besoins en matière de budget RAM. Section 3 : Réalisation des travaux et suivi des projets (à venir) La troisième section du Guide des immeubles est conçue pour permettre aux centres de services, aux offices d habitation (OH), aux coopératives d habitation (coops) et aux organismes à but non lucratif (OBNL) du secteur de l habitation de prendre connaissance des procédures à suivre lors de la réalisation de travaux majeurs sur les immeubles, et de les appliquer ensuite. Elle s adresse à la fois au personnel des centres de services et à celui des organismes, sans oublier les concepteurs, les spécialistes et les professionnels externes qui participent aussi à la réalisation de travaux majeurs sur les immeubles. Les travaux mentionnés dans cette section sont ceux pour lesquels un budget RAM a été accordé. Section 4 : Cadre normatif de rénovation La quatrième section du Guide des immeubles, le Cadre normatif de rénovation, présente les exigences et les recommandations de la SHQ en matière de matériaux et d installation. Les professionnels et les spécialistes engagés dans la planification et la réalisation de projets de rénovation autorisés par la SHQ sont tenus d en respecter les exigences. Le soutien aux organismes et aux centres de services Les centres de services (CS) offrent le soutien de première ligne à l ensemble des organismes pour toute question relative au bilan de santé de leurs immeubles. Les organismes peuvent confier l élaboration du plan pluriannuel d intervention et la mise en œuvre des travaux au CS de leur territoire. La SHQ a prévu de la formation et des mesures d accompagnement à l intention des centres de services. Pour connaître le centre de services reconnu par la SHQ dans son territoire, il suffit de communiquer avec son conseiller en gestion. 6

GUIDE DES IMMEUBLES SECTION 1 bilan de santé des immeubles FÉVRIER 2009

Guide des immeubles Section 1 Bilan de santé des immeubles TABLE DES MATIÈRES BILAN DE SANTÉ DES IMMEUBLES INTRODUCTION...5 DÉFINITIONS...7 DESCRIPTION...9 Qu est-ce que le bilan de santé?...9 À quoi sert le bilan de santé?...9 Qui peut réaliser le bilan de santé?...9 Quand le bilan de santé doit-il être fait?...10 À quoi ressemble le bilan de santé?...10 Quelle est la méthodologie utilisée pour faire le bilan de santé?...10 Le choix des composants...10 La classification des composants...10 Comment procéder aux inspections?...11 Étape 1 : Collecte de renseignements...11 Étape 2 : Inventaire des composants...11 Étape 3 : Appréciation des composants...11 Étape 4 : Rédaction d un constat de désordre...11 Étape 5 : Recommandations...12 Quand doit-on mettre le bilan de santé à jour?...12 CONCLUSION...13 ANNEXES : Annexe 1 : Liste des composants...17 Annexe 2: Exemple de rapport d inspection...19 Annexe 3 : Exemple de fiche diagnostique...23 Annexe 4 : Liste des codes...25 3

Guide des immeubles Section 1 Bilan de santé des immeubles INTRODUCTION Le Bilan de santé des immeubles est un des volets de la mise en œuvre du Plan québécois des infrastructures (PQI) pour l habitation sociale et communautaire, les deux autres volets étant le Plan pluriannuel d intervention (PPI) et la Réalisation des travaux et suivi des projets. Cette section ne concerne que les ensembles immobiliers, les immeubles et les bâtiments puisque l inspection des logements sera traitée dans une version ultérieure. Elle sera mise à jour au besoin pour en préciser certains éléments. Chaque organisme subventionné selon son déficit d exploitation (office ou coopérative d habitation ou encore organisme à but non lucratif) a la responsabilité de faire dresser le bilan de santé des immeubles dont il assure la gestion selon un cycle d inspection de cinq ans. Ces bilans seront réalisés par les centres de services (CS) qui se sont vu confier cette tâche par la SHQ. Tous les bilans doivent avoir été complétés d ici le mois de décembre 2010. Destinée aux responsables de la gestion des immeubles, cette section du Guide des immeubles a pour but de répondre aux principales questions relatives au bilan de santé : sa définition, son utilité, sa forme et sa mise à jour. Le processus d inspection pour évaluer l état des immeubles y est présenté en cinq étapes. Le soutien aux organismes et aux centres de services Les centres de services (CS) offrent le soutien de première ligne à l ensemble des organismes pour toute question relative au bilan de santé de leurs immeubles. La SHQ a prévu de la formation et des mesures d accompagnement à l intention des centres de services. Pour connaître le centre de services reconnu par la SHQ dans son territoire, il suffit de communiquer avec son conseiller en gestion. 5

Guide des immeubles Section 1 Bilan de santé des immeubles DÉFINITIONS Ensemble immobilier (EI) Immeuble 1 Bâtiment 1 Logement Composant Groupement d immeubles rassemblés sous une même structure budgétaire. Un ensemble immobilier peut représenter un seul immeuble ou plusieurs. Construction isolée qui comprend le site (le terrain) sur lequel elle se trouve. On peut en faire le tour. Un immeuble peut être composé d un seul bâtiment ou de plusieurs. Logement ou groupe de logements dont le périmètre est délimité par les murs extérieurs ou mitoyens. Un bâtiment compte généralement une seule adresse. Exemple 1 : Un ensemble immobilier constitué d une seule construction isolée, comprenant 15 logements desservis par un corridor commun, comptera un seul immeuble et un seul bâtiment. Exemple 2 : Un ensemble immobilier constitué de trois constructions isolées, une première construction de 100 logements répartis sur 10 étages, une deuxième construction de 12 logements sur 3 étages divisée en deux par un mur mitoyen (2 bâtiments) et, finalement, 5 maisonnettes en rangée sur 2 étages, comptera au total 3 immeubles, soit un par construction isolée, et 8 bâtiments, tous dotés d une adresse différente. Ensemble de pièces mises à la disposition de personnes qui les utilisent comme lieu de résidence. Un logement est à l usage exclusif de ses locataires. Une chambre mise à la disposition du bénéficiaire d un service contre un loyer, dans un organisme à but non lucratif (OBNL), par exemple, est également considérée comme un logement aux fins du bilan de santé. Une construction unifamiliale dont la structure budgétaire est indépendante constitue donc à la fois un ensemble immobilier, un immeuble, un bâtiment et un logement. Élément qui entre dans la composition d un immeuble, d un bâtiment ou d un logement. Chaque composant remplit une fonction particulière. Chacun des immeubles comprend les composants du terrain qui lui sont propres. Il arrive parfois que des composants d un terrain soient utilisés par les résidants de plusieurs immeubles. Dans ce cas, les composants communs seront associés à plusieurs immeubles plutôt qu à un seul immeuble du même ensemble immobilier. Constat de désordre Interprétation de l inspecteur sur une problématique soulevée (désordre) lors de l inspection d un composant et détaillée dans une fiche diagnostique. 1. Veuillez noter que les termes «immeuble» et «bâtiment» de ce document correspondent aux termes «bâtiment» et «sous-bâtiment» de l application informatique SIGLS.net. 7

Guide des immeubles Section 1 Bilan de santé des immeubles description Qu est-ce que le bilan de santé? Le bilan de santé est une inspection qui sert à poser un diagnostic sur chacun des composants des immeubles, bâtiments et logements d un ensemble immobilier. Il n implique aucune démolition non planifiée pour faire un constat et ne comporte pas de détails sur la façon de résoudre le désordre. En général, il ne comprend pas d expertise technique, laquelle requiert habituellement l intervention d un professionnel ou d un spécialiste de la construction (architecte, ingénieur, spécialiste d ascenseurs, etc.), dépasse l inspection visuelle et peut nécessiter des travaux de démolition exploratoires. Le bilan de santé vise à recueillir, au moyen d une méthodologie simple, uniforme et structurée, un ensemble de données techniques sur les composants qui touchent : la santé et la sécurité des personnes (selon les règlements en vigueur, les risques de blessure, les nuisances à la santé des résidants, etc.); l intégrité des composants (pouvant causer des dommages à l immeuble, entraîner des coûts de travaux importants, etc.) ou la non-conformité fonctionnelle ou le rendement insuffisant de composants (appareils de chauffage, ascenseurs, articles de quincaillerie, etc.); la disponibilité d un service (l habitabilité d un logement par exemple). À quoi sert le bilan de santé? Le bilan de santé permet : de connaître l état de ses immeubles; de disposer d une liste des constats de désordre nécessitant une intervention; d établir les priorités à donner aux travaux pour régler les désordres et les investissements requis; de justifier les demandes budgétaires en Remplacement, amélioration et modernisation (RAM). En résumé, cet outil permet de planifier efficacement les travaux sur plusieurs années. Qui peut réaliser le bilan de santé? La SHQ recommande d avoir recours à des candidats ayant le profil de qualification et d expérience suivant : Qualification 2 : être titulaire d un diplôme d études collégiales d une durée de trois (3) ans avec spécialisation en architecture, en génie civil ou dans une autre discipline reliée aux bâtiments; Expérience : avoir un minimum de trois (3) ans d expérience technique dans un domaine relié au bâtiment, dont un (1) an minimum en inspection, en surveillance de chantier ou en estimation de coûts de construction; Pour que les inspections du bilan de santé soient jugées recevables, les candidats devront également avoir suivi une formation reconnue par la SHQ au cours de laquelle ils recevront le Guide de l inspecteur qui contient les instructions pour réaliser un bilan de santé conforme aux exigences de la Société. 2. Un minimum de huit (8) ans d expérience technique pertinente dans un domaine relié au bâtiment peut remplacer un diplôme, dans la mesure où le postulant possède un minimum de trois (3) ans d expérience en inspection, en surveillance de chantier ou en estimation de coûts de construction. 9

Section 1 Bilan de santé des immeubles Guide des immeubles Dans l éventualité où elle constaterait des anomalies lors de vérifications concernant les inspections, la SHQ émettra des avis sur les correctifs que les organismes devront apporter pour répondre à ses exigences. Quand le bilan de santé doit-il être fait? La SHQ prévoit que le premier bilan de santé de tous les immeubles du parc immobilier sera complété le 31 décembre 2010. Par la suite, une inspection devra être réalisée aussi souvent que l état de l immeuble le nécessitera, mais le laps de temps entre deux inspections ne devra cependant pas dépasser cinq (5) ans. À quoi ressemble le bilan de santé? Le bilan de santé se présente sous la forme d un rapport qui se divise en trois sections : la première, les ensembles immobiliers inspectés, comporte le nom de l inspecteur, la liste des immeubles et bâtiments inspectés et leur description; la seconde comprend le sommaire des montants que l inspecteur recommande d investir pour chaque ensemble immobilier pendant cinq ans, répartis par année financière, et leurs impacts; la troisième regroupe les constats de désordre pour lesquels une intervention est nécessaire, par immeuble et suivant la priorité d intervention. Un exemple de bilan de santé est présenté à l annexe 2. Quelle est la méthodologie utilisée pour faire le bilan de santé? Le bilan de santé porte sur un maximum de 56 composants, excluant ceux des logements. Cependant, aucun immeuble ou bâtiment du parc de logements ne possède tous ces composants. Leur nombre varie normalement entre 20 et 48 selon l immeuble. Le choix des composants Le choix des composants est basé sur la norme ASTM : E 1557-02 : Standard Classification for Building Elements and Related Sidework - Uniformat II à laquelle quelques modifications ont été apportées pour faciliter l inspection et pour convenir à la rénovation d immeubles d habitation. Ils ont été choisis de sorte que tout constat de désordre puisse être associé à un composant. L annexe 1 fournit une liste de tous les composants de l immeuble et de son site (terrain) ainsi que du bâtiment et du site commun le cas échéant qui devront être inspectés. La classification des composants Tout comme pour la norme Uniformat II, les composants du bilan de santé sont classifiés selon une structure par palier, similaire à l arborescence des répertoires et sous-répertoires du système d exploitation Explorateur Windows. Cette structure comprend quatre niveaux : Niveau 1 : Famille de composants (ex. : «B» [Immeuble] Superstructure et enveloppe) Niveau 2 : Groupe de composants (ex. : «B20» Enveloppe extérieure) Niveau 3 : Composants (ex. : «B2031» Portes extérieures) Niveau d appréciation des 56 composants lors de l inspection. Niveau 4 : Sous-composants (ex. : «B203101» Cadres de porte extérieure). Un exemple de cette catégorisation est présenté à l annexe 1. 10

Guide des immeubles Section 1 Bilan de santé des immeubles Comment procéder aux inspections? Cette section résume en cinq étapes la méthodologie qui doit être utilisée pour faire les inspections du bilan de santé. Rappelons qu une présentation détaillée de cette méthodologie est offerte aux personnes qui suivent la formation élaborée par la SHQ. Lors de cette formation, les inspecteurs reçoivent la documentation et les instructions pour se procurer des modèles de bilan de santé, au moyen de l application informatique SIGLS.net, pour chacun des organismes. Pour de plus amples renseignements, ou à titre d exemple, se référer à l annexe 3 du présent document ou au Guide de l inspecteur remis exclusivement aux personnes qui suivent la formation. Étape 1 : Collecte de renseignements Pour qu un inspecteur soit bien préparé, il doit tout d abord valider les renseignements qui figurent dans le modèle de rapport présenté à l annexe 2. Ces informations, qui proviennent des banques de données de la SHQ, doivent correspondre à la structure immobilière implantée par celle-ci. Par la suite, l inspecteur doit obtenir de l organisme un maximum de renseignements verbaux et écrits sur l état des ensembles immobiliers qu il doit inspecter. Lors de l inspection, il doit valider les renseignements obtenus. S il lui est impossible de le faire, il doit indiquer dans le rapport d inspection de qui proviennent les renseignements. Étape 2 : Inventaire des composants Afin d avoir une bonne connaissance des composants de l ensemble immobilier, il faut en faire l inventaire. Le formulaire d inspection prévoit une méthode simple pour identifier, parmi les 56 composants possibles, ceux qui sont présents dans chacun des immeubles et bâtiments de l ensemble immobilier. L annexe 1 contient la liste de tous les composants d un ensemble immobilier qui doivent être inspectés. Étape 3 : Appréciation des composants Une fois les composants inventoriés, l inspecteur doit évaluer l état de chacun, pour chaque immeuble et bâtiment de l ensemble immobilier. Pour ce faire, il doit : considérer chaque composant individuellement selon des fonctions spécifiques; apprécier leur état pour les cinq années suivant l inspection. Tout composant jugé «non acceptable» ou ayant reçu une appréciation négative et qui requiert un budget de réparation provenant de l enveloppe RAM, donnera lieu à la rédaction d un ou de plusieurs constats. Un composant est «non acceptable» si le fait de ne pas intervenir met en cause : la santé ou la sécurité des personnes; l intégrité, la fonctionnalité ou le rendement des composants majeurs; le service rendu à la clientèle. Étape 4 : Rédaction d un constat de désordre Une appréciation défavorable au sujet d un composant nécessite la rédaction d un ou de plusieurs constats de désordre donnant l opinion de l inspecteur sur un problème observé. Un composant peut donner lieu à plusieurs constats, mais un constat ne peut porter que sur un seul désordre. Par exemple, le composant «B3011 : Couverture» peut donner lieu à deux (2) constats : une recommandation de réparation la première année et le remplacement complet la cinquième année. 11

Section 1 Bilan de santé des immeubles Guide des immeubles Un constat de désordre doit être rédigé sur une fiche diagnostique, comporter le nom du composant défectueux et établir, suivant les codes ci-dessous : son «état» : pour qualifier l intégrité, le fonctionnement du composant, etc. Retenir un seul code parmi les huit possibilités figurant à l annexe 4; ses «causes» : pour établir la raison qui rend le constat de désordre nécessaire. Retenir un seul code parmi les sept possibilités figurant à l annexe 4; son «impact» : pour déterminer les conséquences d une non-intervention sur les occupants ou sur l immeuble. Retenir un seul code parmi les huit possibilités figurant à l annexe 4; l «intervention» : pour décrire le type d intervention à effectuer afin de régler le désordre. L intervention devra être conforme au Cadre normatif de rénovation ainsi qu aux directives de la section 3 du Guide des immeubles, Réalisation des travaux et suivi des projets. Retenir un seul code parmi les six possibilités figurant à l annexe 4; le «délai» : pour établir le laps de temps maximal recommandé afin de régler le désordre. Il est compris entre 0,0 année et 5,0 années (0,0 année à 15,0 années dans certains cas); le «coût de l intervention» : pour fournir une estimation des coûts de l intervention recommandée afin de régler le désordre. L inspecteur peut utiliser une liste de coûts unitaires mise à sa disposition, produire l estimation du coût sur la base de son expérience ou répéter le coût estimé lors d une expertise technique produite par un architecte, un ingénieur ou un autre spécialiste; la «description du désordre» : pour expliquer, globalement, le désordre et l intervention. L annexe 3 présente un exemple de fiche diagnostique remplie par un inspecteur. Chacun des constats doit être accompagné d au moins une photo témoignant du désordre. L inspecteur doit également y annexer tout autre document permettant de se faire une idée claire du désordre. Étape 5 : Recommandations L inspecteur peut, à l occasion, faire des recommandations à l organisme en lui communiquant les mesures à apporter pour assurer un bon entretien des composants. Une recommandation devrait mener à une intervention mineure, peu coûteuse et pouvant être réalisée à même le budget Administration, conciergerie et entretien (ACE) de l organisme. Le formulaire d inspection prévoit une méthode pour rédiger ces recommandations facilement. Quand doit-on mettre le bilan de santé à jour? Certaines situations nécessitent une mise à jour du bilan de santé. Tout d abord, un constat doit être rédigé et ajouté au bilan de santé dès qu un nouveau désordre est observé. Voici pourquoi : le cycle d inspection des immeubles se répète tous les cinq ans. Comme ces inspections sont généralement visuelles, il est probable qu elles ne permettent pas de déceler certains désordres qui ne présentaient pas de symptôme lors de l inspection. Ces désordres seront plutôt signalés par les locataires, ou à la suite d activités d entretien courant ou préventif, de contrats de service exécutés par des firmes spécialisées ou de travaux effectués pour régler un autre désordre. 12

Guide des immeubles Section 1 Bilan de santé des immeubles Une mise à jour est également nécessaire lors de l attribution d un nouveau budget RAM et après l exécution des travaux effectués pour corriger le désordre décrit au constat. Le gestionnaire d un parc immobilier doit avoir un portrait fidèle de l état de ses immeubles. La liste des constats de désordre du bilan de santé est le principal moyen mis à sa disposition pour l obtenir. Selon la présente démarche, les constats de désordre donnent lieu à des projets d intervention, puis à des travaux de réfection jusqu à ce que, finalement, les désordres disparaissent au profit de composants redevenus «acceptables». CONCLUSION Cette première section du Guide des immeubles permet de se familiariser avec le bilan de santé. Au cours des prochains mois, d autres sections, qui porteront notamment sur l intérieur des logements et sur les travaux d amélioration et de modernisation, viendront s y ajouter. 13

Guide des immeubles Section 1 Bilan de santé des immeubles ANNEXES ANNEXES Annexe 1 : Liste des composants Annexe 2 : Exemple de rapport d inspection Annexe 3 : Exemple de fiche diagnostique Annexe 4 : Liste des codes 15

Guide des immeubles Section 1 Bilan de santé des immeubles ANNEXE 1 Liste des composants A infrastructure A10 A20 Code Nom de composant fondations a1011 fondations et dalles inférieures construction en sous-sol a2021 construction en sous-sol IMMEUBLE B superstructure et enveloppe B10 superstructure b1011 planchers et murs structuraux b1012 balcons, paliers, rampes, échelles et escaliers extérieurs B20 enveloppe extérieure b2011 parements et murs extérieurs b2021 fenêtres b2031 portes extérieures B30 toit, marquises et terrasses b3011 couverture b3021 ouvertures de toit b3091 composants d entretoit G aménagement du site (immeuble) terrain Note : mêmes composants pour Q : aménagement du site (commun) G20 G30 G40 G90 améliorations sur le site (immeuble) g2021 aires de stationnement et accès g2031 allée piétonnière g2032 rampes et escaliers extérieurs g2041 terrasses et dalles extérieures g2042 murs de soutènement, talus en pierre, etc. g2043 remises et autres constructions g2044 autres aménagements du site et aménagement paysager services de mécanique sur le site (immeuble) g3011 alimentation municipale en eau g3012 alimentation en eau (puits artésien) g3021 égout sanitaire municipal g3022 égout sanitaire (traitement) g3031 égout pluvial services d électricité sur le site (immeuble) g4011 distribution électrique et éclairage autres composants du site (immeuble) g9011 tunnels de service et pour piétons 17

Section 1 Bilan de santé des immeubles Guide des immeubles ANNEXE 1 Liste des composants (suite) c aménagement intérieur C10 C20 C30 Code Nom de composant construction intérieure c1011 cloisons c1021 portes intérieures c1031 accessoires intégrés escaliers c2011 escaliers finition intérieure c3011 peinture murs, plafonds, escaliers et autres finis intérieurs c3021 finitions de planchers c3022 aires de stationnement intérieur (garage) Bâtiment d services D10 D20 D30 D40 D50 ascenseurs, chutes à déchets, etc. d1011 ascenseurs, plates-formes, etc. d1091 chutes et vidoirs à ordures plomberie d2011 appareils de plomberie d2021 réseau d eau domestique d2022 chauffe-eau domestiques d2031 réseau sanitaire et pluvial chauffage, ventilation, cvca d3011 source d énergie autre qu électrique (intérieure et extérieure) d3021 système central de chauffage (eau chaude, air chaud) d3041 distribution de cvca d3042 réseau de chauffage à l eau chaude d3051 unité cvca autonome ou monobloc protection incendie d4011 gicleurs d4021 canalisation et robinets d incendie d4031 extincteurs portatifs, cabinets et autres d4091 système d extinction pour hottes commerciales électricité d5011 entrée électrique et distribution d5021 éclairage et distribution secondaire d5031 système de détection et d alarme-incendie d5032 système de communication et autres systèmes intérieurs et extérieurs d5091 indicateurs de sorties, éclairage d urgence sur batteries d5092 génératrice d urgence e équipements et ameublements E10 E20 équipements e1011 équipements de buanderie e1091 équipements de services alimentaires e1092 équipements d entretien et autres ameublement et décoration e2011 ameublement et décoration (fixes et mobiles) 18

Guide des immeubles Section 1 Bilan de santé des immeubles ANNEXE 2 rapport d inspection Projet : Date de la visite : 2007-10-17 Ensemble immobilier : Organisme : Municipalité : Inspection exécutée par : Accompagnateur de l organisme : Fin de construction : 1972-06-01 Nombre total d immeubles : 3 Nombre total de bâtiments : 3 Date du rapport : 2008-06-05 Liste des immeubles et des bâtiments de l ensemble immobilier No d immeuble No de bâtiment ADRESSE nb DE type l Logements de logements 0000 000 576, rue de, X1X1X1 11 Familles 0000 000 130, rue, X1X1X1 11 Familles 0000 000 100, rue, X1X1X1 11 Familles 19

Section 1 Bilan de santé des immeubles Guide des immeubles ANNEXE 2 rapport d inspection (suite) Sommaire des montants recommandés par année budgétaire et leurs impacts sur l ensemble immobilier Projet : Date de la visite : 2007-10-17 Ensemble immobilier : Impact Court terme Année budgétaire 2008 2009 2010 2011 2012 0 à 5 ans Composants majeurs (15 ans) 6 à 10 ans 11 ans et + Par famille de composants «TERRAIN» - Stationnements, allées piétonnières, terrasses, autres aménagements sur le site, services de mécanique et d électricité sur le site, etc. AS + DL + UT EE ET + FA 18 400 $ 4 400 $ 45 900 $ 6 000 $ 74 700 $ 11 200 $ MN + SS 11 000 $ 11 000 $ Sous-total 29 400 $ 4 400 $ 45 900 $ 6 000 $ 85 700 $ 11 200 $ Par famille de composants «IMMEUBLE» - Fondations, constructions en sous-sol, structures, balcons, parements, fenêtres, portes, toits, etc., d un bâtiment isolé ou d un ensemble de bâtiments formant un tout et séparés par des murs mitoyens. AS + DL + UT EE 300 600 $ 300 600 $ ET + FA 48 700 $ 5 100 $ 2 600 $ 17 100 $ 73 600 $ MN + SS Sous-total 349 300 $ 5 100 $ 2 600 $ 17 100 $ 374 100 $ Par famille de composants «BÂTIMENT» - Aménagement intérieur, ascenseur, plomberie, chauffage, ventilation, protection incendie, électricité, etc., du ou des bâtiments constituant l immeuble. AS + DL + UT EE ET + FA MN + SS 1 100 $ 1 100 $ Sous-total 1 100 $ 1 100 $ TOTAL DE L ENSEMBLE IMMOBILIER : AS + DL + UT EE 300 600 $ 300 600 $ ET + FA 67 100 $ 9 500 $ 48 500 $ 17 100 $ 6 000 $ 148 200 $ 11 200 $ MN + SS 12 100 $ 12 100 $ TOTAL 379 800 $ 9 500 $ 48 500 $ 17 100 $ 6 000 $ 460 900 $ 11 200 $ Légende des impacts : AS : appels de service répétés + DL : disponibilité logements/espaces communs + UT : utilisation/entretien EE : efficacité énergétique ET : étanchéité/solidité/intégrité + FA : fonctionnement anormal MN : mise aux normes + SS : santé/sécurité 20

Guide des immeubles Section 1 Bilan de santé des immeubles ANNEXE 2 rapport d inspection (suite) Liste des constats par ordre de priorité par immeuble Projet : Date de la visite : 2007-10-17 Ensemble immobilier : Immeuble no : 2. Composants «Immeuble» de l immeuble no : Année 2008 Composant : B1012 BALCONS, PALIERS, ESCALIERS, RAMPES ET ÉCHELLES EXT. 14 100 $ Localisation : Façade arrière, façade avant État : DÉFECTUEUX Cause : USURE NORMALE Impact : ÉTANCHÉITÉ/SOLIDITÉ/INTÉGRITÉ Intervention : PLANS ET DEVIS Description du constat (No 31273) : Remplacer les 8 pontages de balcon en contreplaqué - fin de vie utile atteinte. 2. Composants «Immeuble» de l immeuble no : Année 2008 Composant : B2021 FENÊTRES (Coulissantes) 99 800 $ Localisation : Toutes les façades État : DÉFECTUEUX Cause : USURE NORMALE Impact : EFFICACITÉ ÉNERGÉTIQUE Intervention : PLANS ET DEVIS Description du constat (No 31284) : Remplacer toutes les fenêtres au périmètre de l immeuble (42 unités) - fin de vie utile atteinte. 2. Composants «Immeuble» de l immeuble no : Année 2008 Composant : B301106 AVANT-TOIT ET SOFFITES D AVANT-TOIT 2 200 $ Localisation : Niveau toiture État : DÉFECTUEUX Cause : USURE NORMALE Impact : ÉTANCHÉITÉ/SOLIDITÉ/INTÉGRITÉ Intervention : REMPLACER Description du constat (No 31597) : Remplacer complètement le soffite en avant et en arrière de l immeuble - fin de vie utile du contreplaqué atteinte. (25 m.lin.) 21

Guide des immeubles Section 1 Bilan de santé des immeubles ANNEXE 3 exemple de fiche diagnostique B superstructure et enveloppe Appréciation 15 ans B2031 B20 enveloppe extérieure Composant b2031 portes extérieures sous-composant inclus vie utile du composant B203101 cadres de porte extérieure 15 porte-fenêtre en bois; contre-porte en aluminium B203102 portes 20 porte-fenêtre en vinyle B203103 contre-portes 25 porte-fenêtre en bois recouverte de métal B203104 quincaillerie de porte extérieure 30 porte d entrée en aluminium B203105 ferme-porte extérieurs 15-18 porte de bois B203106 seuils de porte extérieure 20-25 porte-fenêtre en aluminium; porte d acier isolée B203107 B203108 B203109 coupe-froid de porte calfeutrage au périmètre des portes peinture et teinture de portes extérieures B203110 vitrage de porte Exemples de constats B2031 État Cause Impact Intervention Délai Coût Description - Notes B2031 DX UN EE RE VU UN EE RE DX UA ET RE DX UN ET RE NF EB DL RE NF UA FA RP 0 à 2 ans 3 à 15 ans 0 à 2 ans 0 à 2 ans 0 à 1 an Remplacement systématique de toutes les portes ou portes-fenêtres au périmètre du bâtiment, fin de vie utile atteinte ou prévisible. Remplacement de toutes les portes ou portes-fenêtres au périmètre du bâtiment, fin de vie utile prévisible. Remplacer la porte car infiltration d eau constatée, ou détérioration X (pour le remplacement d une ou de quelques unités seulement). Remplacer le scellant autour des ouvertures (portes). Enlever le scellant séché et fissuré. Gratter et nettoyer les surfaces adjacentes avant la pose du nouveau scellant. Remplacer la porte ou la modifier (RP) dans le cas d un constat relatif à l accessibilité universelle. Constat relatif à une porte qui ouvre ou ferme difficilement, quincaillerie (FA ou UT) (sortie de secours dans le cas d une porte d issue). 23

Section 1 Bilan de santé des immeubles Guide des immeubles ANNEXE 3 exemple de fiche diagnostique (suite) Exemples de constats B2031 État Cause Impact Intervention Délai Coût Description - Notes B203107 DX UN EE RE 0 à 1 an B203108 DX UN ET RE 0 à 2 ans AB UA ET AJ 0 à 1 an B203109 DX UN ET RP 0 à 1 an Coûts unitaires B2031 Objet de l intervention Unité Remplacer les ensembles coupe-froid sur les portes extérieures (UN ou UA ou SI). Remplacer les scellants autour des ouvertures des portes. Enlever le scellant séché et fissuré. Gratter et nettoyer les surfaces adjacentes avant la pose du nouveau scellant (VU prévision 3 à 5 ans). Ajouter scellant manquant. Nettoyer et peindre les portes extérieures doubles de la salle de mécanique - présence de rouille en bas des portes. Coût unitaire + profits ent. + taxes Coût unitaire + honoraires professionnels B203102 Remplacement de portes un 999 $ 1 099 $ (1 battant, acier, pleines) quincaillerie exclue B203102 Remplacement de portes un 1 275 $ 1 403 $ (2 battants, acier, pleines) B203102 Remplacement de portes un 3 719 $ 4 091 $ (1 battant, acier, vitrées) «commerciales» B203102 Porte 1 battant, acier, isolée avec vitrage un 1 063 $ 1 170 $ B203102 Remplacement porte et cadre d acier, isolée, un 1 063 $ 1 170 $ résidentielle B203102 Portes de garage 8 x 8 un 2 397 $ 2 637 $ B203102 Porte-fenêtre 6 x 7 un 2 444 $ 2 689 $ B203103 Remplacement d une contre-porte un 425 $ 468 $ B203104 Quincaillerie de porte extérieure un 413 $ 455 $ B203105 Ferme-porte extérieur ajustable un 433 $ 477 $ B203106 Remplacement de seuils de porte en bois un 292 $ 322 $ recouverts d aluminium extrudé B203107 Remplacement de coupe-froid un 133 $ 147 $ B203108 Remplacement de calfeutrage ml 16 $ 18 $ B203109 Peinture et teinture de portes extérieures un 220 $ 242 $ B203110 Verre trempé ou broché m² 260 $ 286 $ B203110 Verre clair 6mm m² 104 $ 115 $ B203110 Verre thermique m² 499 $ 549 $ B203110 Ajout d une barre de protection pour fenêtre un 133 $ 147 $ B203110 Ajout d une section vitrée latérale m² 531 $ 585 $ 24

Guide des immeubles Section 1 Bilan de santé des immeubles ANNEXE 4 Liste des codes Code État Code Cause Code Impact Code Intervention AB : absent DX : défectueux IN : inutile/nuisible NA : non accessible NC : non conforme aux normes NF : non fonctionnel UC : non constaté VU : vie utile résiduelle CI : condition d origine inadéquate EB : évolution du besoin ND : non déterminée PR : à titre préventif SI : sinistre/vandalisme UA : usure anormale/usage inapproprié UN : usure normale SS : 1-santé/sécurité ET : 2-étanchéité/solidité/intégrité MN : 3-mise aux normes FA : 4-fonctionnement anormal EE : 5-efficacité énergétique AS : 6-appels de service répétés DL : 7-disponibilité logements/espaces communs UT : 8-utilisation/entretien AJ : ajouter DE : demande expertise PD : plans et devis RE : remplacer RO : recommandations à l organisme RP : réparer/peinturer 25

GUIDE DES IMMEUBLES SECTION 2 PLAN PLURIANNUEL D INTERVENTION JUILLET 2012

Guide des immeubles Section 2 Plan pluriannuel d intervention TABLE DES MATIÈRES INTRODUCTION...3 1. LES NOUVEAUTÉS INTRODUITES POUR LE BUDGET RAM 2013 ET QUELQUES RAPPELS... 3 2. LES MESURES TRANSITOIRES... 3 3. LES RÔLES ET RESPONSABILITÉS DES INTERVENANTS 3.1. LES ORGANISMES... 4 3.2. LES CENTRES DE SERVICES... 4 3.3. LA SOCIÉTÉ D HABITATION DU QUÉBEC... 4 4. LES POLITIQUES ET LES DÉFINITIONS 4.1. LE SUIVI PAR ENSEMBLE IMMOBILIER...5 4.2. LE BILAN DE SANTÉ DES IMMEUBLES ET L EXPERTISE TECHNIQUE...5 4.3. LA CONSULTATION DES LOCATAIRES...6 4.4. LES PROJETS SPÉCIAUX...6 4.5. LA RÉFECTION COMPLÈTE D UN LOGEMENT...7 4.6. LES TRAVAUX D AMÉLIORATION ET DE MODERNISATION...7 5. L ALLOCATION BUDGÉTAIRE 5.1. LES TYPES DE DÉPENSES RELEVANT DU BUDGET RAM...7 5.2. LA RÉPARTITION DU BUDGET GLOBAL...7 5.3. LES CRITÈRES D ALLOCATION BUDGÉTAIRE...8 5.4. LA RÉVISION BUDGÉTAIRE...8 5.5. LE PROCESSUS...9 5.6. LES ORGANISMES NE RECOURANT PAS À UN CS...10 6. L APPLICATION PPI DEMANDE DE BUDGET RAM...11 ANNEXE A : LE CADRE DE GESTION DES INVESTISSEMENTS POUR LE MAINTIEN ET L AMÉLIORATION DU PARC DE HLM...12 ANNEXE B : DÉCONTAMINATION DES SOLS...13 2

Guide des immeubles Section 2 Plan pluriannuel d intervention INTRODUCTION Cette section s adresse aux organismes (offices d habitation, organismes à but non lucratif et coopératives d habitation) et aux centres de services (CS) impliqués dans la gestion des logements sociaux subventionnés par les programmes de logement à but non lucratif public et privé. Il présente les modalités du plan pluriannuel d intervention (PPI) portant sur la demande de budget RAM (remplacement, amélioration, modernisation). Le PPI s inscrit dans le Cadre de gestion des investissements pour le maintien et l amélioration du parc de HLM (voir à l annexe A). 1. LES NOUVEAUTÉS INTRODUITES POUR LE BUDGET RAM 2013 Poste de décontamination de terrain : n o 64556 RAM-D Ce poste a été ajouté afin d être en mesure de comptabiliser les frais liés à la décontamination des terrains dont la SHQ a fait l inventaire en 2011. Vous trouverez la liste des projets visés à l annexe B. Critères d allocation budgétaire Un nouveau critère d allocation budgétaire a été ajouté, soit la priorité 2, qui vise les travaux nécessaires pour les immeubles dont la fin des conventions est prévue d ici trois ans. Projets spéciaux La définition d un projet spécial a été légèrement modifiée : Ensemble immobilier pour lequel on prévoit dans l année en cours des travaux dont le coût est supérieur à 35 000 $ par logement touché ET dont l urgence fait en sorte que ceux-ci ne peuvent être reportés en tout ou en partie à une date ultérieure. Le formulaire Projet spécial est disponible en ligne. 2. LES MESURES TRANSITOIRES Le Cadre de gestion des investissements pour le maintien et l amélioration du parc de HLM dans lequel s intègre le PPI est en développement. Ces travaux se font en concertation avec les représentants de nos partenaires, et les changements sont implantés graduellement pour tenir compte notamment de la capacité diverse des intervenants à les intégrer. Ce travail en cours fait en sorte que certains éléments en application pour la demande de budget RAM doivent être considérés comme transitoires. Les principales mesures transitoires sont les suivantes : «L application PPI Demande de budget RAM» (outil informatique mis en place en 2009 par la SHQ) demeure le seul moyen de transmettre la demande de budget RAM 2012. Toutefois, la SHQ et la COGIWEB étudient la possibilité d utiliser le module du «bilan de santé des immeubles» (BSI) de SIGLS.NET pour alimenter en partie ou en totalité l application PPI. À compter du budget RAM 2014, les modalités de l allocation budgétaire seront modifiées afin de s appuyer sur les bilans de santé des immeubles (BSI). À terme, les constats provenant 3

Guide des immeubles Section 2 Plan pluriannuel d intervention d autres sources seront intégrés dans la banque de données regroupant les constats des BSI. Nous pourrons alors nous appuyer sur une évaluation directe des besoins qui conduira à déterminer de façon plus pointue les priorités d intervention et les budgets. 3. LES RÔLES ET RESPONSABILITÉS DES INTERVENANTS 3.1 LES ORGANISMES Les organismes (offices d habitation, organismes à but non lucratif et coopératives d habitation) ont la responsabilité de déterminer, à l intérieur des règles édictées par la SHQ, les réparations majeures à effectuer. C est l organisme qui fait la demande de budget RAM à la SHQ, même s il recourt à son CS pour la préparation de cette demande. Le budget est alloué à chaque organisme. Un office d habitation doit s assurer, avant de soumettre à la SHQ sa demande de budget RAM, que la municipalité accepte d assumer sa participation financière. L organisme conserve son pouvoir décisionnel sur la demande de budget RAM, même s il a confié au CS l ensemble des activités conduisant à l élaboration de celle-ci. L organisme, dans ce cas, doit faire connaître au CS les travaux qu il veut privilégier, et ce, en tenant compte notamment des résultats de la consultation des locataires. 3.2 LES CENTRES DE SERVICES Le CS soutient les organismes de son territoire dans la préparation du PPI, donc de la demande de budget RAM. Le recours au CS par un organisme est fonction de l entente de services convenue entre eux. À partir des travaux indiqués par les organismes et de ceux que commandent les bilans de santé déjà faits, le CS prépare la demande de budget RAM en respectant le contenu et la forme déterminés par la SHQ. Il tient compte des critères de priorité établis par la SHQ pour conseiller l organisme. À la lumière de l ensemble des demandes provenant de son territoire, le CS évalue aussi s il y a des avantages à coordonner certaines interventions prévues par plusieurs organismes. Il peut faire alors des propositions aux organismes concernés. Le CS a notamment comme mandat de favoriser la coordination territoriale des interventions pour en augmenter l efficience (par exemple : regroupement en un seul projet de travaux similaires prévus par différents organismes, report ou avancement de certains travaux pour profiter d économies d échelle ou pour tenir compte de la disponibilité des entrepreneurs, etc.). Le CS soumet, pour approbation par l organisme, la demande de budget RAM qu il a préparée. L organisme transmet ensuite la demande à la SHQ. Le CS, par son implication régulière dans les services liés au budget RAM (bilan de santé des immeubles, PPI, réalisation des travaux et suivi des projets), développe une meilleure connaissance des règles ainsi que des caractéristiques du parc de logements sociaux et des ressources disponibles dans sa région (entrepreneurs, architectes, etc.). Il devient donc l intervenant possédant toute l expertise nécessaire pour préparer le PPI tout en tenant compte des contraintes ou des possibilités liées au contexte régional. Il peut à ce titre être une ressource importante à consulter pour la SHQ dans le processus d approbation des budgets RAM. Il faut rappeler que le CS, après l exécution des travaux, doit mettre à jour les données du bilan de santé des immeubles. 3.3 LA SOCIÉTÉ D HABITATION DU QUÉBEC La SHQ élabore les règles d allocation budgétaire et approuve les budgets alloués à chaque organisme. 4

Guide des immeubles Section 2 Plan pluriannuel d intervention De plus, en relation avec les orientations à la base de la modernisation de l État, elle met en place une approche par laquelle elle accorde de plus en plus d autonomie à ses partenaires dans un contexte de gestion du risque et de gestion par résultats. Cette approche lui confère davantage un rôle d encadrement et de soutien. Elle s appuie davantage sur les CS pour le soutien de première ligne aux organismes. La SHQ s assure du respect par les organismes et les CS des règles qu elle édicte. Ces contrôles se font normalement par échantillonnage et a posteriori. Toutefois, dans le cadre de la gestion des risques, la SHQ peut devoir, dans certaines situations ou pour certains organismes, faire des contrôles systématiques et a priori. Également, la SHQ a produit, à la fin de 2011, son protocole d intervention des conseillersinspecteurs de la SHQ pour l application du Cadre de gestion des investissements pour le maintien et l amélioration du parc HLM. Toutes les actions du conseiller-inspecteur ont pour objectifs de soutenir le centre de services dans la réalisation de ses activités et de contrôler la qualité des interventions de ce dernier. 4. LES POLITIQUES ET LES DÉFINITIONS 4.1 LE SUIVI PAR ENSEMBLE IMMOBILIER La SHQ, dans la détermination de ses priorités d investissement et lors de l allocation budgétaire, fait ses analyses et son suivi sur la base des besoins d intervention par ensemble immobilier. L organisme, une fois qu il connaît son budget par ensemble immobilier, peut choisir de réaliser les interventions autorisées dans le cadre d un seul ou de plusieurs projets. Un ensemble immobilier correspond à un ou plusieurs immeubles construits lors d une même programmation et visés par une entente de financement avec la Société canadienne d hypothèques et de logement (SCHL). Comme les conditions de financement peuvent varier d une entente à l autre (par exemple, le taux de participation de la SCHL au déficit d exploitation peut différer), le suivi financier se fait par ensemble immobilier. C est pourquoi la demande de budget RAM est faite en fonction des numéros d ensemble immobilier enregistrés à la SHQ. Le suivi des travaux, pour l organisme et le CS, se fera en pratique sur la base des projets (contrats octroyés). Mais, lors de la reddition de comptes à la SHQ, les résultats devront être donnés par ensemble immobilier. Toutefois, même si la SHQ fonctionne sur la base des ensembles immobiliers pour l allocation budgétaire, il est important que l organisme et le CS appliquent une «approche projet» dès le choix des travaux. Une «approche projet» signifie une vision d ensemble de ce qui est à faire sur un ou plusieurs immeubles afin de planifier les interventions de façon cohérente. Cette vision d ensemble peut s appliquer également aux interventions prévues par plusieurs organismes d une même région. La coordination et intégration des interventions veut répondre notamment à des préoccupations d économie de coûts ou d énergie ou encore de diminution des inconvénients pour les locataires. 4.2 LE BILAN DE SANTÉ DES IMMEUBLES ET L EXPERTISE TECHNIQUE Un organisme peut demander un budget pour exécuter des travaux sur un immeuble n ayant pas fait l objet d un BSI. Toutefois, si les travaux prévus sur un immeuble sont importants, la SHQ pourra exiger une expertise technique permettant d avoir une vision globale de la situation avant d autoriser l intervention. Une telle exigence viserait à s assurer que l intervention sur l immeuble est cohérente. Elle s appliquera, par exemple, dans le cas des «projets spéciaux». 5

Section 2 Plan pluriannuel d intervention Guide des immeubles Toute intervention autorisée par le budget RAM devra avoir fait l objet d un rapport d inspection BSI ou d un rapport d expertise reconnu par la SHQ avant que les travaux soient entrepris (à moins d une situation d urgence). Ce rapport doit justifier les travaux à faire. Cette exigence ne s applique pas aux travaux d amélioration; la SHQ aura jugé de la pertinence de ceux-ci lors de l approbation du budget. Les rapports mentionnés précédemment devront être accessibles sur demande aux représentants de la SHQ auprès de l organisme ou du CS. 4.3 LA CONSULTATION DES LOCATAIRES Les travaux majeurs sur le parc de logements sociaux visent ultimement à répondre aux besoins de ses occupants et à favoriser un milieu de vie de qualité. Les locataires sont donc une source précieuse d information pour s assurer d intervenir adéquatement dans le maintien et l amélioration des logements. En conséquence, la consultation des locataires est obligatoire avant le dépôt de la demande de budget RAM à la SHQ. Les organismes peuvent confier au comité consultatif des résidents (CCR) la responsabilité de consulter les locataires sur les travaux touchant l immeuble et l intérieur de leur logement. Il est important que le processus de consultation comprenne un mécanisme pour tenir les locataires informés des travaux retenus par l organisme une fois que le CCR a déposé ses propositions. 4.4 LES PROJETS SPÉCIAUX Le déficit d entretien cumulé fait en sorte que la remise en état de certains immeubles exige des travaux importants. Ces travaux nécessitent des fonds dont le niveau va bien au-delà d un budget RAM régulier affecté au maintien des actifs. En conséquence, la SHQ, à même le budget global RAM, réserve un montant pour les projets spéciaux. Tous les projets spéciaux (exceptés ceux des offices d habitation de Montréal et de Québec, lesquels doivent être traités par ces organismes au sein de leur budget) sont priorisés à part par la SHQ en fonction des fonds réservés pour ce type de projet. Un «projet spécial» correspond à un ensemble immobilier pour lequel on prévoit, dans l année en cours, des travaux dont le coût est supérieur à 35 000 $ par logement touché ET dont l urgence fait en sorte que ceux-ci ne peuvent être reportés en tout ou en partie à une date ultérieure. Afin d analyser le projet spécial, la SHQ exige que la demande soit appuyée par une première expertise technique. D autres travaux peuvent déjà être prévus sur ce même ensemble immobilier pour l année en cours mais ils ne seront pas pris en considération pour établir le statut de «projet spécial». Afin d analyser le projet spécial, la SHQ exige que l organisme (à l exception des OH de Montréal et de Québec pour lesquels les vérifications sont faites à posteriori par la SHQ) lui transmette le formulaire Projet spécial accompagnés des documents requis : le Rapport d expertise; des photos; une liste des coûts ventilés. Le formulaire et le rapport technique doivent être transmis à la SHQ. L organisme peut transmettre sa demande pour un «projet spécial» même si sa demande PPI globale n a pas encore été déposée à la SHQ. Selon le nombre de projets spéciaux présentés, la SHQ peut établir des critères de sélection. La SHQ tient compte également, au moment de l allocation du budget global à un organisme, des fonds alloués à ce dernier pour réaliser un projet spécial. 6