Banque de renseignements personnels Table des matières Administration et gouvernement 3 Participation au conseil 3 Bureau d affaires 4 Fiche de compte du patient 4 Facture du client et du fournisseur 4 Stationnement 5 Communication de l'entreprise 6 Images 6 Administration générale 7 Listes de contacts du service et horaire 7 Dossiers médicaux 8 Dossiers protégés par la Loi sur la protection des renseignements personnels sur la santé 8 Dossiers de divulgations d'informations 9 Ressources humaines 10 Dossiers du personnel 10 Concours et recrutement des employés 11 Griefs et arbitrage 11 Programme de vérification des antécédents par la police 12 Registre de formation 12 Indemnisation des travailleurs et gestion des limitations fonctionnelles 13 Service d'information 14 Dossiers sur le système et sur l administration des comptes 14 Demandes d'accès à l'information 1
Services de la bibliothèque 15 Dossiers relatifs à l inscription des usagers 15 Santé et sécurité au travail et prévention des infections 16 Dossiers sur la santé et la sécurité au travail 16 Dossiers sur la prévention des infections 17 Relations avec les patients 18 Dossiers sur les relations avec les patients 18 Système de paie 19 Dossiers de paie des employés 19 Dossier sur les avantages sociaux 20 Dossiers de pension 20 Registre du livre de paie et traitement de la période de paie 21 Formulaires T4 et T4A, et cotisations au Régime de pensions du Canada 21 Pharmacie 22 Pharmacie : Ordonnances pour malade hospitalisé 22 Services de sécurité 23 Rapports de sécurité 23 Vidéosurveillance 24 Dossiers sur les cartes d'identité et sur la distribution de clés 25 Recherche 26 Comité d'éthique de la recherche 26 Services bénévoles 27 Bénévoles 27 Candidatures de bénévoles 27 2
Administration et gouvernement Participation au conseil Bureau administratif Autorité juridique : Loi sur les personnes morales (Ontario), art. 300 Individus dans la En totalité ou en partie : nom, courriel, nom de l'assistant, numéro de téléphone de l'assistant, courriel de l'assistant, adresse à la maison, adresse à la maison, numéro de téléphone à la maison Les renseignements sont utilisés pour documenter les membres des organismes dirigeants de l'hôpital et pour créer des étiquettes d'adresse. Assistants des services corporatifs Directeurs issus du personnel et du public 3
Bureau d affaires Fiche de compte du patient Dossier électronique, Directeur du bureau d affaires Autorité juridique : Loi de l'impôt sur le revenu, paragr. 230 (1) personnels directs En totalité ou en partie : nom, date de naissance, genre, statut matrimonial, adresse, numéro de téléphone, numéro d assurance-maladie, information médicale Les renseignements sont utilisés pour l'administration, pour garder les dossiers à jour. Personnel du bureau d affaires Patients Facture du client et du fournisseur Dossier électronique, Directeur du bureau d affaires Autorité juridique : Loi de l'impôt sur le revenu, paragr. 230 (1) personnels directs En totalité ou en partie : nom, adresse, numéro de téléphone, relevé de paiement (peut inclure débit, banque, carte de crédit, chèque ou autre type d'information sur le paiement), services reçus, information sur le véhicule, correspondance pertinente Les renseignements sont utilisés pour gérer les sommes recevables ou reçues par l'hôpital de la part d'un individu. Personnel du bureau d affaires Patients 4
Stationnement Bureau d affaires Autorité juridique : Loi sur les Hôpitaux publics, L.R.O., 1990 personnels directs En totalité ou en partie : coordonnées à la maison, numéro d'employé, et information sur le véhicule Les renseignements sont utilisés pour gérer le service de stationnement. Personnel du bureau d affaires Étudiants actuels et anciens, employés, sages-femmes, médecins 5
Communications Images Communications Autorité juridique : Loi sur les Hôpitaux publics, L.R.O., 1990 Photographie des personnes et des événements prise à l'hôpital, ou en lien avec l'histoire personnelle ou avec des faits Les renseignements sont utilisés pour la promotion de l'hôpital dans des publications internes et externes. Personnel de communication de l' hôpital Employés, bénévoles, étudiants, sages-femmes, médecins et membres du public qui assistent à des événements du CHEO 6
Administration générale Listes de contact et horaire du service Liste disponible dans la plupart des services Autorité juridique : Loi sur les Hôpitaux publics, L.R.O., 1990 personnels directs En totalité ou en partie : coordonnées à la maison et numéro d'employé Les renseignements sont utilisés pour gérer les relations de travail. Gestionnaires Personnel 7
Dossiers médicaux Autorisation légale : Dossiers protégés par la Loi sur la protection des renseignements personnels sur la santé Bureau des archives médicales Loi de 2004 sur la Protection des renseignements personnels sur la santé personnels directs En totalité ou en partie : nom, adresse, numéro de téléphone, courriel, date de naissance et genre personnels directs sur la santé En totalité ou en partie : nom, adresse, numéro de téléphone, courriel, date de naissance, numéro d assurance-maladie, genre, information sur l'assurance maladie, antécédents médicaux, mesures de la santé et résultats d'examen, états de santé, résultats d'examens et diagnostics, dossier de vaccination, traitements suivis, correspondance liée à l'individu et évaluations ou avis au sujet de l'individu Les renseignements sont utilisés pour la mise à jour des dossiers des patients traités à l'hôpital. Employés du service des archives médicales Patients 8
Autorité juridique : Dossiers de divulgations d'informations Bureau des archives médicales Loi de 2004 sur la Protection des renseignements personnels sur la santé personnels directs En totalité ou en partie : nom, adresse, numéro de téléphone, courriel, date de naissance et genre personnels directs sur la santé En totalité ou en partie : nom, adresse, numéro de téléphone, courriel, date de naissance, numéro d assurance-maladie, genre, information sur l'assurance maladie, antécédents médicaux, mesures de la santé et résultats d'examen, états de santé, résultats d'examens et diagnostics, dossier de vaccination, traitements suivis, correspondance liée à l'individu et évaluations ou avis au sujet de l'individu Les renseignements sont utilisés pour traiter les demandes de renseignements personnels sur la santé. Employés du service des archives médicales Patients, sages-femmes, médecins, avocats et autres parties autorisées à demander des renseignements personnels sur la santé d'un autre individu 9
Ressources humaines Dossiers du personnel Ressources humaines Autorité juridique : Loi sur les Hôpitaux publics, L.R.O., 1990 personnels directs En totalité ou en partie : nom, date de naissance, coordonnées et coordonnées de la personne à contacter en cas d'urgence, statut matrimonial et information pertinente, plus proche parent, coordonnées du bénéficiaire, citoyenneté ou statut d'immigration, numéro d assurance sociale, numéro d'employé ou d'étudiant, renseignements sur la formation, renseignement sur la recherche, antécédents professionnels, mesure du rendement, information sur les mesures disciplinaires, information sur les griefs, vérification d antécédents criminels, assiduité, renseignements financiers, renseignement sur l invalidité, antécédents médicaux, photographies, description physique, lettres de recommandation, commentaires et avis Les renseignements sont utilisés pour gérer les relations de travail de l'embauche jusqu'à la cessation d'emploi, en vertu des conventions collectives et des prescriptions juridiques, ainsi que pour entrer en contact ou pour effectuer un rapport. Personnel autorisé des ressources humaines Employés et personnes à contacter en cas d'urgence 10
Concours et recrutement des employés Ressources humaines Autorité juridique : Loi sur les Hôpitaux publics, L.R.O., 1990 personnels directs En totalité ou en partie : nom,vcoordonnées, genre, état matrimonial, admissibilité à travailler au Canada, numéro d'employé ou d'étudiant, renseignement sur la formation, renseignement sur l'emploi, offres d'emploi, état du groupe désigné, statut du contrat, affiliation syndicale, évaluation des étudiants, lettres de recommandation, commentaires et avis Les renseignements sont utilisés pour gérer le procédé d'embauche, pour maintenir les dossiers à jour. Personnel des ressources humaines Employés éventuels et employés Endroit : Griefs et arbitrage Ressources humaines Autorité juridique : Loi de 1995 sur les Relations de travail, L.O. 1995, c.1, art. 48. personnels directs En totalité ou en partie : nom, coordonnées, genre, statut matrimonial, admissibilité à travailler au Canada, numéro d'employé ou d'étudiant, renseignement sur la formation, renseignement sur l'emploi, offre d'affiliation syndicale, commentaires et avis Les renseignements sont utilisés pour répondre aux griefs des employés. Personnel des ressources humaines et des relations de travail Employés qui ont un grief 11
Programme de vérification des antécédents par la police Ressources humaines Autorité juridique : Loi sur les services aux personnes atteintes d'un handicap de développement R.R.O. 1990, règlement 272, alinéa 13(1) K, Rapport no 8 du comité du développement économique (article 6) {Vérification des antécédents par la police et processus d'embauche}. personnels directs En totalité ou en partie : nom, date de naissance, genre, adresse, numéro de téléphone, courriel Les renseignements sont utilisés pour aider à déterminer les qualifications des candidats reçus pour des postes au sein de l'hôpital. Personnel des ressources humaines Employés, étudiants, bénévoles Registre de formation Ressources humaines Autorité juridique : Loi sur la santé et la sécurité au travail, L.R.O., 1990, c. O.1, art. 25. personnels directs En totalité ou en partie : nom, genre, date de naissance, adresse, numéro de téléphone, antécédents professionnels, antécédents de formation (y compris les certificats), renseignements sur les examens et les résultats, et le formulaire d'employé Les renseignements sont utilisés pour l'administration; maintenir à jour le dossier de formation du personnel sur les compétences techniques et spécialisées. Personnel des ressources humaines Employés, étudiants, bénévoles 12
Autorité juridique: Indemnisation des travailleurs et gestion des limitations fonctionnelles Ressources humaines Loi sur les Hôpitaux, L.R.O., 1990; Loi de 1995 sur les Relations de travail personnels directs En totalité ou en partie : nom, date de naissance, coordonnées à la maison, statut matrimonial et information pertinente, numéro d assurance sociale, numéro d'employé, renseignement sur l'emploi, renseignement sur une rente d'invalidité de longue durée, renseignement sur les réclamations à la santé et sécurité au travail et à la commission des assurances, renseignements financiers Les renseignements sont utilisés pour gérer les réclamations et les avantages sociaux, pour faire le suivi des demandes et pour la planification du retour au travail. Personnel des ressources humaines et personnel autorisé Employés, personnes à charge et bénéficiaires 13
Service d information Dossiers sur le système et sur l administration des comptes Système d information (SI) Autorité juridique : Loi sur les hôpitaux publics, L.R.O., 1990 personnels directs En totalité ou en partie : nom, nom d utilisateur, mot de passe, coordonnées à la maison, numéro d employé Les renseignements sont utilisés pour créer des comptes de téléphone et des comptes courriel et Internet pour les étudiants, le personnel, les sages-femmes et les médecins, pour gérer les autorisations d accès, pour répondre aux demandes des usagers, pour enquêter sur les incidents, pour produire des rapports d appels interurbains et pour communiquer. Personnel qui gère le SI Étudiants actuels et anciens, bénévoles, personnel, sages-femmes, médecins Autorité juridique : Demandes d accès à l information Bureau de l accès à l information Loi sur l accès à l information et la protection de la vie privée (LAIPVP) personnels directs En totalité ou en partie : nom, adresse, numéro de téléphone, adresse courriel, relevé de paiement, objet de la demande, divers types de renseignements personnels selon les documents demandés Les renseignements sont utilisés pour traiter les demandes d accès et les corrections apportées aux demandes de renseignements personnels ou pour enquêter sur les plaintes d atteinte à la vie privée en vertu de la LAIPVP. Agent chargé de l accès à l information et aux renseignements personnels, coordonnateur de l accès à l information Personnes qui soumettent une demande 14
Services de la bibliothèque Dossiers relatifs à l inscription des usagers Bibliothèque Autorité juridique : Loi sur les hôpitaux publics, L.R.O., 1990 personnels directs En totalité ou en partie : nom, coordonnées, numéro d employé et renseignements sur l emploi Les renseignements sont utilisés pour gérer les prêts à la bibliothèque. Personnel de la bibliothèque Employés, étudiants, bénévoles, médecins, familles des patients, public 15
Santé et sécurité au travail et prévention des infections Autorité juridique: Dossiers sur la santé et la sécurité au travail Service de la santé et la sécurité au travail Loi sur la santé et la sécurité au travail / Loi sur la sécurité professionnelle et l assurance contre les accidents du travail personnels directs En totalité ou en partie : nom, date de naissance, coordonnées à la maison, statut matrimonial et familial et renseignements, numéro d employé, renseignements sur l emploi, renseignements médicaux Autre Correspondance Les renseignements sont utilisés pour que l hôpital respecte ses responsabilités en matière de santé et sécurité sur les lieux de travail et de questions relatives à la santé et sécurité au travail. Personnel du service de santé et sécurité au travail et médecins Employés, étudiants, bénévoles, sages-femmes, médecins 16
Dossiers sur la prévention des infections Service de la prévention des infections Autorité juridique : Loi sur la protection et la promotion de la santé, L.R.O. 1990, c. H.7, article 5, 25 personnels sur la santé En totalité ou en partie : nom, numéro d hôpital, renseignements médicaux, y compris les résultats des examens en laboratoire Les renseignements sont utilisés pour l établissement des rapports, des diagnostics et des traitements, pour les statuts d isolement et pour le suivi et l acheminement des patients. Personnel du service de la prévention des infections, médecins Personnes dont le résultat en laboratoire démontre qu elles sont porteuses d'un micro-organisme 17
Relations avec les patients Dossiers sur les relations avec les patients Bureau des relations avec les patients Autorité juridique : Loi sur les hôpitaux publics, L.R.O., 1990; Loi sur l excellence des soins pour tous (Projet de loi 128) personnels directs En totalité ou en partie : nom, adresse, numéro de téléphone, adresse courriel, avis Autre Correspondance et autres documents à l appui Les renseignements sont utilisés pour enquêter sur les plaintes et pour les régler. Consultant en relation avec les patients, directeurs et gestionnaires impliqués dans les enquêtes Patients ou tout autre plaignant, employés, étudiants, bénévoles, sages-femmes, médecins 18
Système de paie Autorité juridique : Dossiers de paie des employés Gestionnaire du système de paie Loi de 2000 sur les normes d emploi, c. 41, article 15; Loi sur les assurances, L.R.O. 1990, c. I.8, sarticle 300; Régime des pensions du Canada, L.R.C., 1985, c. C-8, a. Dossiers liés à l historique de paie des employés (renseignements sur les taux de salaire, les heures de travail, les absences signalées, les saisies-arrêts, les modifications du taux de salaire et les retenues salariales choisies et obligatoires pour chaque employé personnels directs En totalité ou en partie : nom, adresse, genre, numéro d assurance sociale, date de naissance, numéro de téléphone. adresse courriel, numéro d employé, antécédents professionnels, exonération fiscale, numéro de compte bancaire, renseignements médicaux at autre correspondance Utilisations: Les renseignements sont utilisés pour des fins administratives, pour le calcul et pour la gestion de la paie. Personnel affecté à la paie Employés, étudiants 19
Autorité juridique : Dossiers sur les avantages sociaux Gestionnaire du système de paie Loi de 2000 sur les normes d emploi, c. 41, article 15; Loi sur les assurances, L.R.O. 1990, c. I.8, sarticle 300; Régime des pensions du Canada, L.R.C., 1985, c. C-8, a. personnels directs Nom, adresse, numéro de téléphone, adresse courriel, numéro d employé, antécédents professionnels, renseignements médicaux Autre Correspondance, contrat, relevé de paiement Utilisations: Autorité juridique : Utilisations: Les renseignements sont utilisés pour des fins administratives, pour maintenir les dossiers. Employés du Bureau de la paie, ressources humaines Employés Dossiers de pension Bureau de la paie Loi sur l assurance-emploi personnels directs Nom, adresse, numéro de téléphone, adresse courriel, numéro d employé, numéro d assurance sociale, renseignements sur les prestations, antécédents financiers et professionnels, renseignements fiscaux. Les renseignements sont utilisés pour administrer les droits à pension et pour fournir une planification financière. Employés du Bureau de la paie, ressources humaines Employés 20
Autorité juridique : Registre du système de paie / traitement de la période de paie Bureau de la paie Loi sur l impôt-santé des employeurs, L.R.O. 1990, c. E.11, article 12; Régime des pensions du Canada, L.R.C., 1985, c. C-8, article 24; Loi sur l assurance-emploi, 1996, c. 23, article 87; Loi de l impôt sur le revenu, L.R.C. 1970-71-72, c. 63, article 230. Dossiers liés à l administration et au traitement du salaire et du paiement des frais des employés, pendant les périodes de paie régulières personnels directs En totalité ou en partie : nom, adresse, sexe, salaire brut, salaire net, déductions, détails sur les heures travaillées et les heures payées, numéro d assurance sociale, date de naissance, numéro de téléphone, adresse courriel, numéro d employé, antécédents professionnels, exonération fiscale, numéro de compte bancaire, renseignements médicaux Utilisations: Les renseignements sont utilisés à des fins administratives, pour fournir des renseignements à l agence des douanes et du revenu du Canada, ainsi que des renseignements relatifs aux exigences de vérification, en matière de paie. Employés du Bureau de la paie, ressources humaines Employés varié; voir l index de conservation des dossiers du CHEO Autorité juridique : Utilisations: Formulaire T4 et T4A et cotisations au Régime de pensions du Canada Copie papier, gestionnaire, système de paie Loi de l impôt sur le revenu, article 230 (1); Règlement de l impôt sur le revenus, article 5800 personnels directs Nom, adresse, numéro de téléphone, adresse courriel, numéro d employé, antécédents financiers et professionnels Les renseignements sont utilisés à des fins administratives, pour maintenir les dossiers. Employés du Bureau de la paie Employés 21
varié; voir l index de conservation des dossiers du CHEO 22
Pharmacie Autorité juridique : Ordonnances pour malades hospitalisés Service de pharmacie Loi sur les hôpitaux publics, L.R.O. 1990; Loi de 2004 sur la protection des renseignements personnels sur la santé, L.O. 2004 personnels directs En totalité ou en partie : nom, adresse, numéro de téléphone, adresse courriel, date de naissance, genre personnels directs sur la santé En totalité ou en partie : nom, adresse, numéro de téléphone, adresse courriel, date de naissance, numéro d assurance-maladie, genre, renseignements sur l assurance-maladie, antécédents médicaux, mesures prises pour la santé et résultats d examen, état de santé, résultats d évaluation et diagnostics, dossiers de vaccination, antécédents de traitement, correspondance, évaluations ou opinions à propos de l individu Utilisations: Les renseignements sont utilisés à des fins administratives, pour maintenir les dossiers. Employés, étudiants, sages-femmes, médecins Patients 23
Services de sécurité Rapports de sécurité Logiciel sécurisé, livres de notes, recours à toute forme de force Autorité juridique : Loi sur les hôpitaux publics, L.R.O., 1990 personnels directs En totalité ou en partie : nom, adresse, numéro de téléphone, date de naissance, genre, numéro d employé, pseudonymes, numéro de permis de conduire, renseignements financiers, renseignements médicaux, antécédents professionnels, renseignements juridiques, antécédents criminels, nature de l incident ou de la plainte, résumé de l incident, numéro de dossier, numéro d incident de la police, images, enregistrements audio, nom de l officier, déclarations des témoins, notes Les renseignements sont utilisés pour enquêter sur les incidents de sécurité et pour maintenir un environnement sécuritaire. Agents de sécurité, coordonnateurs de la sécurité, coordonnateurs suppléants, gestionnaires Public, patients, employés, bénévoles, étudiants, sages-femmes, médecins 24
Vidéosurveillance Bureau des services de protection Autorité juridique : Loi sur les hôpitaux publics, L.R.O., 1990 personnels directs Images vidéo des personnes qui entrent dans l hôpital ou qui utilisent les installations de l hôpital Les renseignements sont utilisés pour enquêter sur les incidents liés à la sûreté ou à la sécurité. Service de protection, personnes autorisées qui sont impliquées dans les enquêtes Public, patients, employés, bénévoles, étudiants, sages-femmes, médecins 25
Dossiers sur les cartes d identité et sur la distribution de clés Bureau des services de protection Autorité juridique : Loi sur les hôpitaux publics, L.R.O., 1990 personnels directs En totalité ou en partie : nom, coordonnées à la maison, numéro d employé, photographies Les renseignements sont utilisés pour administrer et pour assurer le contrôle de l accès. Employés des services de protection Employés, bénévoles, étudiants, sages-femmes, médecins 26
Recherche Autorité juridique : Comité d éthique de la recherche Bureau d éthique de la recherche, chercheurs Règlement sur les instruments médicaux, DORS/98-282; Lignes directrices sur les dossiers relatifs aux essais cliniques (GUIDE-0068) de Santé Canada, 2006 personnels directs Tous les noms ou certains noms des chercheurs, coordonnées, opinions de tierces parties à propos des individus impliqués dans le projet, opinions personnelles Les renseignements sont utilisés pour déterminer l autorisation du comité d éthique de la recherche avec des participants humains, y compris les essais cliniques. Bureau d éthique de la recherche, membres du comité d éthique de la recherche Employés, étudiants, sages-femmes, médecins, participants éventuels aux recherches 27
Services bénévoles Bénévoles Électronique, Services bénévoles Autorité juridique : Loi sur les hôpitaux publics, L.R.O. 1990 Utilisations: Utilisateurs: personnels directs En totalité ou en partie : nom, adresse, numéro de téléphone, adresse courriel, genre, âge, antécédents professionnels, langues parlées, références, études, vérification des antécédents criminels, formation, prix, coordonnées en cas d urgence, périodes de travail, postes occupés, notes de performance, notes d entrevue, lettres de référence, tests de dépistage de la tuberculose Les renseignements sont utilisés à des fins administratives, pour maintenir les dossiers. Directeur, coordonnateurs des services bénévoles, adjoints administratifs, y compris les bénévoles Bénévoles Nom: Candidatures de bénévoles Électronique, Services bénévoles Autorité juridique : Loi sur les hôpitaux publics, L.R.O. 1990 Utilisations: Utilisateurs: personnels directs En totalité ou en partie : nom, adresse, numéro de téléphone, adresse courriel, genre, âge, antécédents professionnels, langues parlées, références Les renseignements sont utilisés à des fins administratives, pour maintenir les dossiers. Directeur, coordonnateurs des services bénévoles, adjoints administratifs, y compris les bénévoles Bénévoles 28