Création d'un dossier entrepreneurial pour le financement des systèmes de gestion de formation Par Richard Nantel, Co-PDG, Brandon Hall Group Avril 2011 La situation Tout commence par une intuition géniale. Vous vous rendez compte que l'acquisition d'un système stème de gestion de formation (LMS) offre l'occasion d'une véritable amélioration au sein de votre entreprise. Pour cela, vous aurez besoin de travailler d'arrache-pied, d'obtenir des fonds et de faire accepter votre projet. Vous prenez donc l'ascenseur pour le dernier étage et empruntez le couloir interminable qui mène au bureau spacieux avec vue imprenable de la directrice que vous devez maintenant convaincre. Celle-ci vous écoute patiemment et conclut la conversation ainsi : «Très intéressant. Excellent travail.» Vous quittez son bureau, pas peu fier. Vous jouez dans la cour des grands désormais. Les jours et les semaines passent et vous commencez à comprendre que votre idée de génie a peut-être été étouffée dans l'œuf. Vous campez à côté de la machine à café pour savoir si on discute de votre «bébé». Pas un mot. Qu'est-ce qui a bien pu se passer? Le défi De nombreuses idées géniales circulent au sein de votre entreprise. Certaines plus que d'autres. Les décideurs passent beaucoup de temps à déterminer quels projets financer pour en retirer un maximum de retour sur investissement. Le problème pour ces décideurs est que les budgets ne sont pas extensibles. Quand ils mettent la main à la poche pour un projet, il y a moins de fonds disponibles pour d'autres initiatives. Les ressources financières en sont forcément diminuées. Chaque projet financé est une concession. Le facteur temps ajoute encore à la complexité de la situation. Les responsables auront-ils plutôt tendance à investir dans des projets avec des bénéfices à court terme ou ceux qui ne rapporteront que dans trois à cinq ans? La solution Pour parvenir à faire financer votre solution de système de gestion de formation, vous devez prouver qu'il présente un intérêt pour l'entreprise. Vous devez convaincre les décideurs qu'utiliser des fonds de l'entreprise dans l'acquisition de l'application en question 2011 Brandon Hall Group. Licence de distribution accordée à Saba. 1
apportera plus de valeur ajoutée que d'autres investissements potentiels. Le dossier entrepreneurial Un dossier entrepreneurial eurial formel (une présentation de la valeur commerciale et des raisons qui étayent projet potentiel) donnera la preuve que l'acquisition d'un système de gestion de formation, telle que vous la proposez, est plus importante que d'autres initiatives. Les dossiers entrepreneuriaux doivent être élaborés et présentés sous deux formats : Une courte présentation sur diapositives, afin de livrer un aperçu général de votre projet. Cette présentation doit rester brève : moins de 30 minutes dans l'idéal. Un document écrit détaillant les aspects du projet. Ce document est à remettre aux décideurs. Les deux documents doivent avoir un format attrayant et ne contenir aucune coquille ou faute. Une négligence au niveau de la forme sera interprétée, consciemment ou inconsciemment, comme de la négligence dans la planification du projet proposé. Votre dossier entrepreneurial doit être structuré de la manière suivante : 1. Synthèse 2. Besoins existants 3. Description de la solution 4. Budget 5. Retour sur investissement et résultats 6. Stratégie d'évaluation 7. Stratégie technique 8. Mise en œuvre et opération 9. Risques et défis 10. Étapes suivantes La synthèse est votre argumentaire express. Élaborez-la avec soin et mémorisez-la. Lorsqu'il vous faudra vous faire des alliés en faveur de votre projet, vous devrez la répéter souvent. En voici un exemple : «Les programmes de formation interne sur la conformité coûtent à [VOTRE ENTREPRISE] xxx xxx par an en déplacements, logement et perte de productivité. L'acquisition d'un système de gestion de formation permettrait de faire économiser à l'entreprise xxx xxx par an dans ce domaine, même en tenant compte du coût du logiciel. Le présent document présente une solution pour répondre à ce besoin crucial de notre société.» 2011 Brandon Hall Group. Licence de distribution accordée à Saba. 2
La section Besoins existants décrit le problème que votre projet entend résoudre au sein de l'entreprise. La Description de la solution indique comment votre solution répondra aux besoins de l'entreprise. Le Budget présente les coûts probables de manière réaliste. Il doit être complet et inclure les frais de licence et d'hébergement du LMS, les charges de personnel et sous-traitants, le coût de l'assistance technique, etc. Le chapitre Retour sur investissement et résultats présente les bénéfices escomptés suite à l'acquisition du LMS. Les décideurs prêteront une attention toute particulière aux données, aux justifications et à la logique développées dans cette rubrique. Les avantages généraux liés à la mise en œuvre du système de gestion de formation comprennent : La réduction des temps de formation La réduction des frais de déplacement et de logement grâce à une formation sur place, en face à face L'amélioration des performances grâce à des contenus de formation d accès facile. La stratégie d'évaluation détaille les personnes, les processus et les ressources grâce auxquelles les décisions prises au cours de la planification et de la mise en œuvre du projet seront aussi pertinentes que possible. Cette section doit inclure les groupes qui identifieront les besoins en termes de LMS et sélectionneront le système adéquat. La stratégie technique décrit l'impact de votre projet sur l'infrastructure de votre entreprise, en matière de technologies. Votre LMS pourra-t-il s'intégrer à une application des ressources humaines? Si oui, il faut le préciser. Cette section comprend également tous les besoins en termes d'infrastructure matérielle, d'applications logicielles et de personnel informatique. La rubrique Mise en œuvre et opération décrit les rôles et les responsabilités des personnes et services sollicités pour soutenir ce projet LMS. De quel service relèvera ce projet? Qui le prendra en charge? Qui sera responsable de la stratégie de communication lorsque le nouveau système sera lancé? La section Risques et défis reprend les risques potentiels connus du projet et propose des stratégies pour les atténuer. Les risques identifiés peuvent avoir une influence sur le contenu des contrats nécessaires à votre projet LMS. Le dernier chapitre, Étapes suivantes,, présente les délais et les étapes importantes pour garantir le succès de la mise en œuvre de votre projet. Pensez à inclure : La date à laquelle les besoins LMS seront identifiés La date à laquelle une présélection de systèmes admissibles sera disponible 2011 Brandon Hall Group. Licence de distribution accordée à Saba. 3
La date à laquelle le système final aura été sélectionné La date de la mise en service etc. Le résultat La rédaction d'un dossier entrepreneurial n'est pas une mince affaire. Préparer les documents ci-dessus requiert du temps et du travail. De plus, réussir à faire adopter votre projet d'acquisition LMS demande une bonne compréhension du mécanisme de décision au sein de votre entreprise, l'élaboration de nouvelles relations et la reprise de relations froissées. Si votre projet est accepté, le nouveau système de gestion de formation deviendra réalité et apportera une véritable valeur ajoutée à votre entreprise. Le sentiment d'accomplissement dont vous ferez l'expérience sera plus que satisfaisant. Si votre projet est refusé, le temps passé et les efforts fournis à élaborer ce dossier entrepreneurial ne seront pas pour autant perdus. La création d'un dossier entrepreneurial est une sorte de mini cursus HEC, une formation accélérée sur la façon de penser stratégie, l'élaboration d'un budget, le calcul du retour sur investissement, l'identification des rôles et des responsabilités, l'atténuation des risques, etc. Toutes ces aptitudes sont recherchées par les entreprises lorsqu'elles envisagent de promouvoir des personnes à des postes de direction. 2011 Brandon Hall Group. Licence de distribution accordée à Saba. 4
À propos de Brandon Hall Group Avec plus de 5000 clients dans le monde et 20 ans d'expérience dans la commercialisation de solutions d'exception, Brandon Hall Group est le leader du secteur de la recherche et de l'analyse. Le groupe est spécialisé dans le développement de solutions orientées recherche visant à stimuler la performance organisationnelle des entreprises de toutes tailles. Grâce à la récente fusion de Brandon Hall Research avec AC Growth, Brandon Hall Group dispose d'une base exceptionnelle en termes de conceptualisation, ation, de recherche, de données et d'expertise dans diverses compétences (gestion des talents, formation et développement, ventes, marketing et management). Au cœur de la solution se trouve un programme d'adhésion associant la recherche, l'analyse comparative et un accès illimité aux données et aux analystes. Le programme d'adhésion propose des idées et des pratiques d'exception vouées à permettre aux dirigeants de prendre les bonnes décisions ayant trait au personnel, aux processus et aux systèmes, ainsi que des services de conseil assurés par des analystes dont l'objectif est de mettre en pratique les résultats de recherche de manière pratique et efficace. La valeur de l'adhésion Le programme d'adhésion à Brandon Hall Group met à votre disposition des ressources de recherche exhaustives et un large éventail de services consultatifs. Notre programme d'adhésion se caractérise par les atouts suivants : Informations de pointe - Notre approche rigoureuse de recherche bénéficie d'un processus constant d'évolution et d'actualisation, ce qui assure à votre entreprise l'accès aux techniques les plus actuelles et à celles qui seront développées à l'avenir. Recherche exploitable - Votre adhésion comprend des services consultatifs axés sur la recherche et vous fournit une approche révolutionnaire visant à relever les défis immédiats et à concrétiser les opportunités au sein de votre entreprise. Soutien personnalisable - Quel que soit votre secteur d'intervention (formation et développement, gestion des talents, ventes, marketing ou haute direction), notre structure de recherche, nos cadres d'exécution, nos modèles et nos outils fourniront des idées et des solutions dont toute votre entreprise pourra tirer parti. Accès illimité - Tous les membres de votre équipe peuvent exploiter la recherche, les pratiques les plus à jour et les services 2011 Brandon Hall Group. Licence de distribution accordée à Saba. 5
consultatifs au moment et là où ils en ont besoin, dans le souci d'étayer la prise de décisions essentielles. Pour en savoir plus sur Brandon Hall Group, contactez-nous au (561) 8655017 ou par e-mail à success@brandonhall.com 2011 Brandon Hall Group. Licence de distribution accordée à Saba. 6