Oikocredit-be scfs Société coopérative à responsabilité limitée à finalité sociale Rue des Tanneurs 165 1000 Bruxelles Numéro d entreprise BE 0427.441.386 REGLEMENT D ORDRE INTERIEUR Le présent règlement d ordre intérieur est un complément des statuts tels qu ils ont été établis le vingt-quatre mai deux mille quatorze devant Maître Olivier de Clippele, notaire à Bruxelles. Ce règlement d ordre intérieur comporte uniquement des modalités pour la mise en œuvre des dispositions reprises aux statuts, conformément à l article 30 des statuts. Art. 1 AFFILIATION 1. Le Conseil d Administration respecte le principe de l affiliation libre. Le Conseil d Administration ne refusera pas l affiliation d un coopérateur pour des considérations spéculatives. 2. Tant les personnes physiques que les personnes morales peuvent devenir coopérateurs de la société. De même, des associations de fait peuvent devenir coopérateurs ; elles doivent alors bien préciser quelle personne physique les représente vis-à-vis de la société. Les membres du personnel d Oikocredit-be scfs et d Oikocredit-be asbl peuvent également devenir coopérateurs. 3. Il n y a à payer ni droit d entrée, ni droit de sortie. 4. L affiliation a lieu sur base d un document daté et signé dans lequel sont indiqués le nom et l adresse du candidat coopérateur, ainsi que le nombre de parts qu il/elle souhaite souscrire. Un versement sur le compte bancaire d Oikocredit-be avec communication des données susdites (nom, adresse et nombre de parts à attribuer) peut également être pris en compte à cet effet, dans la mesure où les parts doivent être placées au nom de détenteur du compte de l intéressé. La souscription des parts implique l acceptation des statuts et du règlement d ordre intérieur. Une personne de droit ou une association de fait qui devient coopérateur doit simultanément en communiquer en outre par écrit (lettre, fax, e-mail) le nom, l adresse légale et l adresse postale. 5. Tous les nouveaux coopérateurs doivent en outre remplir de manière complète et correcte la fiche d inscription de coopérateur de Oikocredit-be et retourner le formulaire daté et signé endéans les quatorze jours suivant sa réception.
Oikocredit-be Règlement d ordre intérieur 2014 page 2/5 6. Lors de l affiliation, le candidat coopérateur doit souscrire au moins cinq parts de 50 (cinquante) euros chacune. A l inscription, le montant complet doit être libéré entièrement. Le payement peut uniquement être effectué par un versement (en euros) sur un compte bancaire d Oikocredit-be avec communication du nombre de parts. 7. Tous les coopérateurs sont enregistrés dans un registre de parts : un numéro de titulaire y est attribué à chaque coopérateur. Le registre de parts est conservé au siège social et s y trouve à la disposition des coopérateurs. 8. Un coopérateur peut à tout moment souscrire une ou plusieurs parts supplémentaires (à raison de 50 euros par part) par versement sur un compte bancaire d Oikocredit-be, avec mention du nombre de parts. Il est également possible de souscrire une fraction de part. Ces parts supplémentaires sont inscrites dans le registre de parts sur base du versement effectué. L approbation préalable du Conseil d Administration n est plus exigée. Art. 2 DEMISSION ET RETRAIT DE PARTS 1. Conformément aux statuts (article 10), la démission d un coopérateur ou le retrait partiel de parts ne peut avoir lieu que durant les six premiers mois de l exercice (du 1er janvier au 30 juin). La demande de sortie ou de retrait partiel doit être faite par écrit (document daté et signé). Le remboursement ne peut avoir lieu que par un transfert en euros sur le compte du coopérateur ou sur le compte indiqué dans le document susmentionné. 2. La société veille à rembourser aussi vite que possible le montant réclamé. 3. La démission d un coopérateur ou le retrait partiel de parts peut cependant être refusé si cela avait pour conséquence la liquidation de la société, entamait la partie fixe du capital, ou mettait en danger l existence de la société. 4. Le retrait partiel de parts n est possible qu à condition que le coopérateur conserve au moins 5 parts. Art. 3 EXCLUSION L exclusion d un coopérateur (conformément à l art.11) est décrétée par le Conseil d Administration sur base d une décision motivée, après avoir entendu le coopérateur dont l exclusion est en cause. Une copie conforme du procès-verbal d exclusion est envoyée par lettre recommandée à la personne concernée endéans les deux semaines.. Art. 4 DROITS ET DEVOIRS 1. Après chaque transaction d affiliation, de versement, de retrait total ou partiel de parts, le coopérateur reçoit un relevé écrit de la transaction. En outre, il reçoit annuellement un extrait du registre des parts avec un relevé de son capital de parts. 2. Tous les coopérateurs peuvent participer à l Assemblée Générale. Chaque part entière donne droit à un vote. Les fractions de parts ne donnent donc pas le droit de vote et ne sont pas comptabilisées pour le calcul de la majorité. Le vote peut se faire à main levée ou électroniquement si les installations le permettent. Exceptionnellement, le Conseil d administration peut décider de permettre la participation à distance à l Assemblée générale. Dans ce cas, les coopérateurs qui souhaitent participer à distance sont invités à le demander au moins 3 semaines avant la date à laquelle se tiendra l Assemblée générale. L Assemblée générale peut s organiser à distance au moyen de n importe quel
Oikocredit-be Règlement d ordre intérieur 2014 page 3/5 moyen de communication électronique, parmi lesquels (mais non limités à) des sites web sécurisés, une videoconférence Le Conseil d Administration veille à ce que le moyen de communication mis à disposition permette de vérifier l identité des coopérateurs soit par l utilisation d une signature électronique, soit par vérification visuelle des participants. Le Conseil d administration expliquera toutes les modalités pratiques et conditions de la participation à distance dans la convocation. 3. Les coopérateurs sont invités à participer à l Assemblée générale par courrier normal (par exemple, lettre ordinaire, e-mail ou autre support adressé personnellement) et ce, au plus tard 15 jours avant le début de la réunion. Dans ce courrier, les points à l ordre du jour sont indiqués. 4. L Assemblée Générale ordinaire statutaire annuelle a normalement lieu au mois de mai. Le Conseil d Administration peut, sans devoir se justifier, décider d avancer ou de postposer celle-ci d un mois. 5. Chaque coopérateur est tenu régulièrement au courant de la destination du capital et des activités d Oikocredit-be et d Oikocredit EDCS, ce qui peut être réalisé entre autres via le périodique gratuit. Sur simple demande, chaque coopérateur peut obtenir gratuitement le rapport annuel. 6. Un coopérateur doit communiquer la modification de son domicile par écrit à Oikocreditbe. Si Oikocredit-be ne dispose plus de l adresse correcte d un coopérateur, la correspondance pour celui-ci est tenue à disposition au siège social. Art. 5 DIVIDENDE 1. Les parts donnent droit à un dividende sur le capital versé. Les décisions d octroi de dividende et la fixation du taux du dividende sont prises annuellement par l Assemblée Générale sur proposition du Conseil d Administration. 2. Le dividende est calculé sur la base de mois calendrier; en d'autres termes pour chaque mois calendrier complet que le montant est resté investi, les parts donnent droit à l'investisseur à 1/12 du dividende calculé sur l'année. Quel que soit le jour du mois où l'argent est investi, il ne commence à produire un dividende qu'à partir du mois calendrier suivant l'investissement et à condition de rester investi durant un mois calendrier complet au minimum. Lors du retrait de l'investissement, l'argent investi arrête de produire un dividende au dernier jour du mois précédent [complet]. La date d'entrée (investissement) ou de retrait (désinvestissement) est la date valeur de la transaction telle que reprise sur le compte bancaire d'oikocredit-be. 3. Le coopérateur est invité à communiquer par écrit à Oikocredit-be la manière dont il souhaite affecter le dividende qui lui est octroyé.. Cette affectation reste en vigueur jusqu à ce qu elle soit modifiée sur demande écrite de l intéressé. Tout coopérateur peut changer annuellement l affectation du dividende par demande par lettre ou par mail jusqu à une semaine avant la date de l assemblée générale. Si le coopérateur ne fait connaître aucun choix endéans le délai défini d avance, il donne à entendre son accord pour que le dividende soit converti en parts supplémentaires et que le solde inférieur à 50 euros soit affecté comme don à Oikocredit-be asbl. 4. Le coopérateur peut opter entre les affectations suivantes pour son dividende : payement par transfert sur le compte indiqué par lui conversion en parts complètes et don à Oikocredit-be asbl des fractions restantes; conversion complète en parts supplémentaires, y compris le cas échéant en fractions de parts don à Oikocredit-be asbl. Oikocredit-be asbl n est pas reconnue pour la délivrance d une attestation fiscale pour ce don.
Oikocredit-be Règlement d ordre intérieur 2014 page 4/5 Art. 6 ASPECTS FISCAUX DU DIVIDENDE 1. Oikocredit-be est reconnu par le Conseil National de la Coopération sous le numéro 5429. De cette reconnaissance, il s ensuit des exonérations fiscales pour les souscripteurs de parts. La première tranche de 190 (*) du dividende est exonérée de précompte mobilier pour les personnes physiques. Les autres coopérateurs et le montant excédant 190 (*) sont soumis à un précompte mobilier de 21%. Le précompte mobilier dû est retenu à la base par Oikocredit-be lui-même. Cette première tranche de 190 (*) n est pas non plus soumise à l impôt des personnes physiques (art.21.6. du C.I.R). Cette dernière exonération n est cependant attribuée qu une seule fois annuellement par famille fiscale. Ce régime fiscal est d application, quelle que soit l affectation du dividende choisie par le coopérateur (cf. art. 5.5). 2. Oikocredit-be est reconnu comme fonds de développement dans le cadre de la loi (1/06/2008) relative à la réduction fiscale pour les parts de fonds de développement pour la microfinance dans les pays en développement. Par ce fait, une réduction fiscale est accordée aux personnes physiques qui souscrivent des parts d Oikocredit-be pour les sommes qui sont versées durant l exercice de taxation de leur acquisition. La réduction fiscale est égale à 5 pc des versements effectifs, à concurrence d un maximum de 320 (**) par année de taxation. Chaque conjoint a droit à la réduction si les parts sont émises en nom personnel. La réduction fiscale est accordée sous les conditions et modalités ci-après : Les sommes versées doivent se monter au minimum à 400 (**) Les parts doivent, hormis en cas de décès, rester en possession du souscripteur durant au moins 60 mois de façon ininterrompue. Le souscripteur doit produire une attestation fiscale comme preuve dans sa déclaration à l impôt des personnes physiques. L attestation fiscale requise est fournie par Oikocredit-be (annuellement) si le souscripteur fait savoir par écrit une fois pour toutes qu il /elle souhaite recevoir une telle attestation. Un nouveau souscripteur indiquera ce choix lors de son affiliation sur la fiche d inscription de coopérateur de Oikocredit-be. Les coopérateurs existants reçoivent, en annexe au relevé de compte de leur premier versement supplémentaire, un document par lequel ils peuvent notifier ce choix. Art. 7 PROCURATION Le Conseil d Administration peut donner procuration à un membre du personnel pour rédiger et signer au nom de la société tous les documents concernant l entrée et le retrait des coopérateurs, à l exception des exclusions. A défaut de cette procuration, c est l Administrateur délégué qui est mandaté. (*) Ce montant peut être revu chaque année par les instances légalement compétentes, suite à quoi le montant sera chaque fois adapté à la loi en vigueur. Le montant exonéré pour pour l exercice fiscal 2013 s élevait à 190 euros. (**) Ces deux montants sont déterminés chaque année par le législateur, suite à quoi les montants seront chaque fois adaptés à la loi en vigueur. Pour l exercice fiscal 2013 (déclaration 2014), la réduction maximale s élève à 320 euros et l investissement minimal est de 400 euros. Art. 8 PROCEDURE D ELECTION DES ADMINISTRATEURS
Oikocredit-be Règlement d ordre intérieur 2014 page 5/5 1. Tous les coopérateurs sont informés, par le bulletin d Oikocredit-be ou par un autre document, quand un mandat d administrateur est vacant. Les procédures et le timing à suivre leur sont indiqués. 2. Les candidatures peuvent être proposées par un ou plusieurs coopérateurs (avec l accord du candidat). Une candidature doit se faire par lettre adressée au président du Conseil d Administration et ce, au plus tard la veille de la réunion du CA qui précède l Assemblée Générale. 3. Le Conseil d Administration décide des candidatures et du nombre de candidats à proposer à l Assemblée Générale. Une candidature présentée par au moins cinq coopérateurs doit en tout état de cause être proposée par le CA à l Assemblée Générale. Le CA peut proposer des candidats de sa propre initiative (moyennant l accord de la personne concernée). 4. Dans le choix des candidats à présenter, le Conseil d Administration prendra prioritairement en compte les compétences nécessaires mais il tendra en outre à une composition équilibrée. Des éléments dont il faut tenir compte sont entre autres : pondération hommes/femmes, âge, compétences sociales et professionnelles, petits et grands actionnaires, œcuménisme. Dans le cas où des déséquilibres importants risquent de se produire, le CA a pour tâche de chercher activement des candidats complémentaires. Le CA s efforce de présenter plus de candidats que les mandats à attribuer. 5. La liste des candidats proposés fait partie des documents envoyés aux personnes qui se sont inscrites pour l Assemblée Générale. 6. La nomination des administrateurs se fait par un seul vote sur tous les candidats en même temps. Chaque coopérateur dispose au maximum d autant de voix que de mandats à attribuer. En outre, il/elle ne peut donner qu une voix par candidat. Les mandats sont attribués aux candidats dans l ordre du nombre de voix obtenues, jusqu à ce que tous les mandats soient attribués. Pour être élu, un candidat doit obtenir au moins la moitié des voix exprimées. Version actualisée d.d. 24 mai 2014