I. PV session d information 24/09/2012

I. PV session d information 24/09/2012 Participants de la CTB: Trijn Gesquière Inge Janssens Cédric De Bueger Didier Pocet Paul Van Impe Jean Vandeuren Ordre du jour : La session d info a commencé à 10h11. I. Présentation des slides par CDB et TGQ Les slides préparés ont été parcouru dans les deux langues nationales : français et néerlandais (voir slides BXL 1278 ERP BEHEERSTOOL INFOSESSIE AAN DE KANDIDATEN). 1) Introduction et objet du marché La CTB a évoqué que le nombre de 180 projets est indicatif et qu une évolution future vers un nombre moins élevé de projets plus volumineux est probable ; 2) Contexte ICT existant Explication par JVD : ERP Navision avec différents serveurs ERP (+/- 20, offline, entre REP et HQ, 3 niveaux) 3) Procédure MP et son déroulement ; 3 phases : 1. Sélection candidats > sélection des meilleurs dossiers de sélection (entre 3 et 5) 2. Envoi du CSC aux candidats sélectionnés avec l accent sur liberté de proposition 3. Analyse des offres avec possibilité de négociations et critères d attribution fixés dans le CSC. 4) Les règles de sélection ; - Déclaration implicite sur l honneur ; - Capacité financière : min. 5.000.000 pour les 3 dernières années. Si pas de 5.000.000 => société/association momentanée ou sous-traitance possible. Conditions : 1

1. Joindre contrat d association/de société momentanée 2. Engagement de l entité dont le candidat fait valoir les capacités financières (quelle que soit la nature juridique des liens existant entre lui-même et ces entités). Le candidat doit, dans ce cas, prouver au pouvoir adjudicateur que, pour l'exécution du marché, il disposera des moyens nécessaires par la production de l'engagement de cette entité de mettre de tels moyens à la disposition du fournisseur. - Capacité technique : Note de présentation de 2 références: Développement et implémentation outil de gestion ERP (1.500.000 ) réalisé au cours des trois dernières années (complètement implémenté) (Max 3 pages A4 pour chacune des références) Quid open source, càd projets sans frais d achat de licences, ce qui fait que le volume financier du projet ne s élève pas à 1.500.000, alors que la référence peut démontrer en soi le degré de complexité requis pour l exécution de notre projet? Une interprétation dite téléologique pourra être donnée par le pouvoir adjudicateur (voir infra). 1. Exigences minimales des 2 références 2. Contenu de la note de présentation 3. Méthode d évaluation des références : en fonction de 3 aspects 4. Conséquences de l évaluation des références : classement et invitation des 3 à 5 meilleurs classés à introduire une offre 5) Planning indicatif : Délai et forme d introduction de la candidature : Pour le 19.10.2012 à 10h00 au plus tard, par la poste ou porteur dans les bureaux de la CTB, double exemplaire (un original et une copie) - deux enveloppes fermées séparément. 1. Envoi de l avis pour publication : 10.09.2012 2. Réunion d information : 24.09.2012 3. Réception des candidatures : 19.10.2012 (et non 09.10.2012 comme mentionné dans les slides en néerlandais, erreur qui a été rectifiée oralement) 4. Envoi de la décision de sélection (max 5) + CSC: novembre 2012 (délai de 40 jours pour remettre offre) 5. Analyse des offres + Négociations: janvier février 2013 6. Attribution: Mars 2013 2

II. Session Questions & Réponses Après avoir parcouru les slides, une session Questions & Réponses a eu lieu. QUESTION : En cas d un bureau récemment ouvert/créé, le candidat en soi n a pas la capacité requise d un C.A. de 5.000.000 pour les 3 années précédentes. Peut-il se référer à la capacité financière de la société-mère/headoffice? RÉPONSE : Oui, à condition que le candidat démontre dans son dossier de sélection que le headoffice s engage à mettre les moyens financiers nécessaires à la disposition du candidat. QUESTION : Est-il possible de donner plus de précisions par rapport aux exigences des deux références? RÉPONSE : Le pouvoir adjudicateur n a pas voulu a priori exclure des possibilités et a voulu rester ouvert. La pondération des offres est-elle déjà connue? Non, mais ce qui est déjà connu est le fait que le prix ne sera pas prépondérant dans l évaluation. Vous demandez des références durant les 3 dernières années. Quid des projets déjà terminées avant 3 dernières années? quid des projets démarrés durant les 3 dernières années? Les projets doivent être terminés essentiellement durant les 3 dernières années. (cfr. Exécution travaux durant les 5 dernières années et attestations de bonne exécution) Pouvez-vous donner plus de détails relatifs à la qualité demandée? Il est renvoyé à la page 15 e.s. et une description du contexte CTB est donnée : la solution offerte doit tenir compte des éléments essentiels, à savoir 3 niveaux CTB (HQ, REP et projets) avec des niveaux de consolidation. À partir de 2004, la CTB a connu un système offline. Dans le futur, une évolution vers de projets de plus grand ampleur est probable. 3

Le marché concerne-t il surtout la fourniture d un produit ou concerne-t il le développement + autres services liés à l outil? Il s agit surtout d implémenter une solution adaptée à la situation CTB et des prestations intellectuelles à fournir. Le but n est pas non plus de partir de scratch. Quel budget est réservé à ce projet? La CTB ne dévoile pas cette information lors de la phase de sélection, mais plus de signes ou détails seront donnés au CSC à titre indicatif. Des solutions open source seront-elles acceptées comme référence? Oui, la CTB regardera le degré de complexité des projets qui servent de référence et donnera une interprêtation téléologique à cette exigence de seuil. Ne vaut-il pas mieux de demander d abord comment les candidats gèrent les grands projets et après évaluer les réponses aux exigences relatives à la capacité technique? Cela au lieu de demander d abord deux références et sélectionner sur base de cela. Le projet ne comporte-t il pas un aspect change management? Oui, cela comporte aussi un aspect change management. Le but est d élargir le scope de notre ERP actuel, Navision + offrir au terrain des tools très pratiques pour les projets. Quid datawarehouse? Pour consolider les infos venant de différentes sources + les alimenter, la CTB utilise des applications qui sont surtout orientées HQ. Quid problématique liée à la communication? 4

REP : communication internet Projets : cela dépend d une région à un autre, mais souvent communication satellitaire, liaison privée. En général, il y a une évolution vers le satellitaire en Afrique Centrale. II. Questions supplémentaires posées par courriel 1. Accepteriez-vous que nous remettons 3 références (ou plus?) (au lieu de 2) qui répondent aux critères de sélection. Il n est pas facile de choisir entre par exemple : une référence qui colle parfaitement à votre projet ERP (très similaire en termes de périmètre fonctionnel et géographique) mais qui a démarré il y a 3-4 mois (pas encore Live) et une référence d un projet Live qui répond globalement aux critères. Réponse CTB : Non ce n est pas possible. Le choix de la pertinence des références fait partie de l exercice demandé. 2. Dans les critères fonctionnels qui doivent se retrouver dans les deux références de projet à fournir, on trouve le «web access». Or, les références que nous pensons vous fournir travaillent évidemment dans des versions plus anciennes de nos ERP s. Les versions actuelles de ces ERP s sont en web access, mais ce n était pas le cas pour les versions implémentées chez nos références (accès à distance en WTS/VPN). Je suppose que ce n est pas un souci et que l adéquation entre vos besoins et ceux de ces références est le critère primordial? Réponse CTB : Comme vous l indiquez l adéquation entre vos besoins et ceux de ces références est le critère primordial. C est donc sur base de ce critère que la qualité des candidatures sera analysée. 3. Nous avons ouvert notre bureau en Belgique en 2011, nous ne pouvons pas communiquer un chiffre de 5.000.000. Comme nous avons fait pour le trajet d offre public récent chez un autre client, nous voudrions proposer de nous présenter comme candidat, en association avec notre HQ qui se trouve hors de la Belgique. Réponse CTB : Comme expliqué à la session d'information, il est possible pour une firme de déposer sa candidature même si elle ne dispose pas personnellement du chiffre d'affaire requis, et ce par le mécanisme de l'association momentanée ou celui de la sous-traitance. En effet, l'article 70 de l'ar du 08.01.1996 prévoit que le chiffre d'affaire d'un candidat peut être cumulé à celui de ses associés, en cas d'association momentanée, ou à celui de ses sous-traitants. 5

4. Par rapport au point 5 ci-dessous, des solutions ERP sont typiquement pas disponible en mode off-line, sauf pour certain domaines spécifiques (eg time registration,...). Est-ce que vous pouvez élaborer sur les domaines / modules / processus le mode off-line doit être disponible? Réponse CTB :Il y a lieu de signaler que les liaisons internet ne sont pas fiables /présentes dans toutes les représentations de la CTB. Cette question peut toutefois rester ouverte à ce stade de la procédure. III. Modification du critère qualitatif relatif aux référence à présenter ( page 6 et 7 de la note aux candidats) Afin de permettre aux entreprises qui travaillent avec de l «Open Source» et qui désirent déposer une candidature sur base de cette expertise, la CTB a décidé de supprimer le seuil de 1.500.000 relatif aux références à présenter. Toutes les références qui répondent aux exigences minimales relevée au point III. 3.A) en page 6 et 7 de la note aux candidats seront donc acceptées quel que soit leur montant. Au même point, la CTB modifie également le stade d avancement du projet pris en référence. Le projet en question ne doit pas être «complètement» mais «essentiellement» implémenté. Le point III. 3.A) en page 6 et 7 de la note aux candidats est donc modifié comme suit : Chacune des deux références doit avoir trait au développement et à l implémentation d un outil de gestion ERP réalisé au cours des trois dernières années précédant la présente publication. On entend par là que le projet auquel la référence renvoie au moment de l introduction du dossier de candidature doit être complètement essentiellement implémenté. Chacune des deux références doit porter sur un montant minimum de 1.500.000 HTVA. Chacune des références doit avoir trait à un projet répondant aux exigences minimales suivantes : Gestion intégrée d une entité centrale et d entités décentralisés ; Permettant la consolidation au niveau central des données venant des niveaux décentralisés; Permettant de lier l information contenue dans différents modules fonctionnels ; 6

Multilingue ; Principalement Web based avec fonctionalité off-line / synchronisation ; Permettant un paramétrage à divers niveaux (siège, entitées décentralisées, projets, ); Offrant une méthodologie de développement - d implémentation : proof of concept / step-by-step ; Permettant un usage des standards ouverts. IV. Informations complémentaires concernant le système d information de la CTB Le contexte 1. Trois niveaux de gestion a. Le siège Le siège concentre la grande majorité des applications informatiques. Le projet ERP 2012 met la priorité sur la réponse aux besoins des deux autres niveaux. b. Les représentations (REP, bureau central dans chaque pays partenaire) c. Les projets exécutés dans les pays partenaires, un projet pouvant également se subdiviser en «sous-projet», avec une 7

localisation géographique multi-sites. 2. Disparité des solutions informatiques Depuis sa création en 1999, la CTB a dû faire face à une croissance rapide. Pour faire face à cette croissance et aux besoins qu elle a engendrés, de nombreuses applications informatiques ont été mises en service, dans des technologies très variées. Le système d information de la CTB se caractérise par un nombre élevé d applications informatiques, de nombreuses bases de données, dans des technologies très variées. 3. Prédominance des aspects financiers Le système d information se caractérise historiquement également par une forte imprégnation des aspects comptables et financiers, ces aspects ont toujours De par ses obligations envers son bailleur de fonds, l Etat Belge, la CTB doit consolider toutes les données comptables en provenance des trois niveaux de gestion : siège, représentation et projets ; et cela pour justifier l emploi des fonds mis à sa disposition pour l exécution de ses missions. Le projet ERP 2012, se caractérise par un scope fonctionnel plus large, au-delà de la seule réponse aux besoins comptables et financiers. 4. Les applications majeures de la CTB a. DYNAMICS NAV version 3.60 NAVISION est l ERP utilisé à la CTB depuis sa création, la version 3.60 8

est utilisée depuis 2004. +/- 20 serveurs NAVISION ont été déployés, chaque représentation a été équipée, le déploiement a débuté en 2005 pour se terminer en 2007. Le déploiement connu sous le nom NWD à la CTB, assure le rapatriement des données comptables et financières de la représentation mais aussi des projets vers le siège. Le flux de données repose sur des dialogues entre la représentation et le siège via l utilisation de fichiers XML. Le système NWD fonctionne dans un mode offline. NAVISION 3.60 n est pas compatible avec Windows 7, avec Windows Server 2008. b. Les outils FILEMAKER : FIT & PIT FIT est l outil comptable et financier des projets. Une version représentation (FIT RR) et siège (FIT HQ) sont également utilisées, pour la consolidation des informations par niveau de gestion. FIT a été développé en interne en Filemaker 8, son développement a été arrêté, sa maintenance est cependant assurée. Tous les projets et les représentations utilisent FIT. PIT gère les données et les documents des projets. Cette application développée en Filemaker 8 en interne, n est accessible qu au siège. 5. DATAWAREHOUSE & Gestion de l information Devant la disparité des applications installées, des bases de données utilisées, et l absence d une intégration de ces solutions dans un système d information cohérent, la CTB a mis en place à partir de 2008, une nouvelle stratégie dans la gestion l information. Les principaux axes de cette stratégies sont : a. Intégration b. Ouverture c. Accessibilité Parallèlement a cette nouvelle stratégique dans la gestion de l information, la CTB a mis en place un DATAWAREHOUSE pour ses besoins et palier l hétérogénéité de son système d i 9